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2 AGENDA - Europäische Kommission: Digitale Agenda 2020 - Anforderungen an E-Rechnungen (formal / technisch) - VR Rechnungsservice crossinx - Eingangsrechnungen optimieren - Ausgangsrechnungen als Service

3 Warum ist der Empfang von Papierrechnungen teuer und zeitaufwändig? Erstellen Druck Kuvertierung Versand Empfang Auspacken Prüfen Eingabe Wir verlieren Skonto durch die langwierige Bearbeitung von Papierrechnungen. Die Archivierung der Papierrechnung kostet Zeit und Platz. Belege suchen ist langwierig. Unser manueller Aufwand für die Eingabe der Rechnungsdaten und die Fehleranfälligkeit sind sehr hoch. Durch den dezentralen Eingang der Rechnungen verlieren wir die Transparenz zum Status der Rechnungen.

4 Europäische Kommission: Digitale Agenda 2020 Zur Vereinfachung elektronischer Zahlungen und Rechnungsstellung. VAT Invoicing Directive zum 1.1.2013 Einführung SEPA Single Euro Payments Area zum 1.2.2014 EU Direktive für e-procurement im öffentlichen Sektor

5! Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen sind nach EU- Vorgaben ab 2018 zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Der Anwendungsbereich der neuen EU-Richtlinie erstreckt sich gemäß Art. 1 RL auf Rechnungen, die aufgrund von Vergaben nach den neuen EU-Vergaberichtlinien (2014) gestellt wurden. Dies sind Auftragsvergaben, die den im Wege eines öffentlichen Auftrags erfolgenden Erwerb von Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen durch einen oder mehrere öffentliche Auftraggeber zum Gegenstand haben. Ziel ist es, nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren.

6 Technische Anforderungen beim Empfang von E-Rechnungen Werden die E-Rechnungen in einem Datenformat geschickt, das direkt verarbeitet werden kann? Werden die E-Rechnungen elektronisch freigegeben? Wird nach Rechnungen mit und ohne Bestellbezug unterschieden? Wie werden die E-Rechnungen an verschiedene Empfänger und/oder verschiedene IT-Systeme verteilt? Werden mögliche Anlagen zusammen mit den Rechnungen verarbeitet? Werden die E-Rechnungen nach den Anforderungen des 14 UStG geprüft? Wie werden Informationen ergänzt, damit eine automatisierte Verbuchung erfolgen kann? Werden verschiedene Lieferantengruppen berücksichtigt?

7 Steuerrechtliche Anforderungen beim Empfang von E-Rechnungen Gesetzliche Anforderungen an Integrität und Authentizität Anforderungen der GoBD Archivierung für Versender und Empfänger Lokal unterschiedliche Anforderungen Datenschutz * GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

8 Wie werden Lieferanten ins Boot geholt? Wie viele Rechnungen kommen pro Lieferant und wer ist der Ansprechpartner? Können sowohl kleine Lieferanten als auch multinationale Konzerne angebunden werden? Können den Lieferanten Informationen zur Verfügung gestellt werden? Wie werden die Lieferanten angesprochen und zur Umstellung motiviert? Erfolgskontrolle des Umstellungsprozesses?

9 100% elektronische Rechnungen bis 2020 Anteil E-Invoicing in Unternehmen und öffentlichem Sektor (2014) Anteil E-Invoicing in der Verwaltung (2020) > 40% 15-40% < 15% Digitale Agenda 2020 EU-Richtlinie für die öffentliche Verwaltung 100%

10 Entwicklung E-Rechnungen bis 2020 Rechnungsvolumen (Europa 2014) Papierloses Rechnungsvolumen (in Mrd.) 6,6 7,9 9,4 11,2 13,4 16,1 19,3 16 Mrd. 33 Mrd. 17 Mrd. B2B, B2G, G2B B2C 14 11 9 4 5 6 7 3 3 3 4 4 5 6 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 84% der Unternehmen stellen bis 2020 auf E-Rechnungen um?% Ihrer Lieferanten schicken dann E-Rechnungen!

11 Anforderungen der Lieferanten Unser Unternehmen kann nur ein spezielles Datenformat zur Verfügung stellen Wir schicken nur eine Handvoll Rechnungen pro Jahr Wir nutzen bereits einen Dienstleister" Eine Umstellung auf E- Rechnung ist nicht möglich. Wir verschicken weiterhin Papier Da wir verschiedene Standorte beliefern, müssen wir Rechnungen aus verschiedenen Ländern schicken

12 Was ist bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu beachten? 1. Technische Anforderungen 2. Steuerrechtliche Anforderungen 3. Onboarding 4. 84% E-Rechnungen bis 2020 Datenformat Freigabeprozess Anlagen Lieferantenstammdaten Lieferantensteuerung Integrität und Authentizität Anforderungen der GoBD Archivierung int. Steuerrecht Datenschutz Analyse der Lieferantenstruktur Information und Anbindung der Lieferanten Erfolgskontrolle Digitale Agenda 2020 und EU Richtlinie 2014 Billentis Studie: 84% E- Rechnung bis 2020

Unternehmensprofil

14 Kurzprofil crossinx Key facts 20 Mrd. Abrechnungsvolumen 30.000 Unternehmen 60 Mitarbeiter 100% Wachstumsraten Hamburg Mönchengladbach Frankfurt Pirmasens Deutschland Gesellschafter Namhafte Privatinvestoren KfW Bankengruppe Freiburg München Schweiz Moldawien Partner Standorte (national) Frankfurt (Zentrale) Hamburg München Freiburg Mönchengladbach Pirmasens Standorte (international) Deutschland (Frankfurt) Schweiz (Zürich) Moldawien (Kischinäu)

Management und Beirat Gründer & CEO CIO Beiratsmitglieder Michael Kleindl Vorsitzender Christoph Benner Beirat Marcus Laube Andreas Eichler Business Angel Investor bei Buy VIP, Eyewonder, etc. Gründer und Managing Partner Chom Capital GmbH Mitglied der EU Expertengruppe für E- Invoicing Stellvertretender Vorstand im VeR Mitglied des FeRD Vorstand des europäischen E- Invoicing Verbandes EESPA Über 15 Jahre E- Invoicing-Erfahrung Ehemals Vice President Business Development bei Basware Gründer und ehemaliger CEO der First Businesspost Klaus Rosenfeld Beirat CEO Schaeffler Gruppe Yves Müller Beirat Vorstand Service & Finance, Tchibo GmbH

Referenzen 16

17 VR-Rechnungsservice und crossinx unterstützen Sie rund um den Dokumentenaustausch mit ihren Geschäftspartnern damit die Rechnung aufgeht! Eingangsrechnung Ausgangsrechnung Bestelldokumente

Eingangsrechnungen Was auch immer hereinschneit: Wir machen es elektronisch.

19 Kosten pro Papierrechnung in Euro Eingangsrechnung Papier 1,1 3,0 4,0 2,5 4,8 2,2 17,60 E-Rechnung0,4 1,2 2,0 2,0 0,8 6,40 Empfangen, Zuordnen Erfassen Prüfen, Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Archivierung Bei 5.000 Eingangsrechnungen bedeutet die Umstellung auf E-Rechnung: 5000 x 11,20 = 56.000 Ersparnis

20 Services für Eingangsrechnungen E-Collector PDF-Collector Scan-Collector konvertieren überprüfen freigeben archivieren ergänzen Individualisierte E-Eingangsrechnung

21 E-Collector für elektronische Eingangsrechnungen Webportal Eingabe im Portal Pflichtfelder Virtueller Drucker Software (Windows) Daten z.b. aus Word/Excel PDF per E-Mail Datenformate Standard: XML, CSV, Edifact, IDOC, ZUGFeRD Individuelle Formate Datenübertragung: AS2, (S)FTP, HTTPS, Web Service Roaming z.b. im VeR- oder EESPA-Standard

23 PDF-Collector für PDF-Eingangsrechnungen Lieferanten senden ihre PDF-Rechnungen kostenfrei an Ihr E-Mail-Postfach bei crossinx Registrierung und White-List von Lieferanten Datenextraktion über OCR und Nachbearbeitung; Übertragung in strukturiertes Datenformat Datenvalidierung nach Pflichtfeldern Vermeidung von Spam und falschen Dokumenten Falsche Dokumente werden aussortiert und dem Empfänger gemeldet Automatisierte Verarbeitung von Kopf- und Positionsdaten

25 Scan-Collector für Papiereingangsrechnungen Die Papierrechnung kann auf verschiedenen Wegen zu crossinx kommen: - Postfach bei crossinx - Gesammelt vom Rechnungsempfänger - Bereits lokal als PDF gescannt Datenextraktion über OCR und manuelle Nachbearbeitung des Scans durch spezialisiertes Team bei crossinx Ergebnis ist ein PDF des Papieroriginals + ein beliebiges Datenformat zur maschinellen Weiterverarbeitung Rechnungsprozesse bleiben ausschließlich elektronisch, egal, ob Lieferanten soweit sind oder nicht

26 crossflow alle Rechnungen freigeben via crossinx-portal Keine Hardware- oder Lizenzkosten, kein Schulungsaufwand, funktioniert mit jedem System Alle Rechnungen über Portal zur Verfügung gestellt, direkt bearbeitbar Zuständige Mitarbeiter via Mail mit Direktlink zur Rechnung eingebunden Bearbeitungs-/Freigabestatus wird angezeigt Am Ende des Freigabeprozesses wird Rechnung als PDF + beliebiges Datenformat zur Verfügung gestellt Alles bleibt elektronisch

27 Services für Eingangsrechnungen E-Collector PDF-Collector Scan-Collector konvertieren überprüfen freigeben archivieren ergänzen ZIEL: Alles elektronisch erhalten! Individualisierte E-Eingangsrechnung

Ausgangsrechnungen Kosten sparen, vorne dabei sein, Kunden begeistern.

29 30 29 Kosten pro Papierrechnung in Euro Ausgangsrechnung Papier 3,9 0,5 4,5 2,2 11,10 E-Rechnung 0,30,4 3,0 0,8 4,50 Drucken, Kuvertieren, Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich, Cash Management Archivierung Bei 14.000 Ausgangsrechnungen bedeutet die Umstellung auf E-Rechnung: 14.000 x 6,60 = 92.400 Ersparnis

29 30 30 Services für Ausgangsrechnungen 29 E-Channel Print-Channel Pay-Channel archivieren verbuchen konvertieren freigeben steuern Ausgangsrechnung

31 29 30 E-Channel was immer der Kunde wünscht Webportal Optional im Corporate Design E-Mail Benachrichtigung PDF per E-Mail Standardformate XML CSV Edifact IDOC ZUGFeRD Individuelle Formate Format nach Kundenwunsch über AS2 (S)FTP OFTP HTTPS Web Service Roaming VeR- Standard EESPA-Standard

32 29 30 Compliance in nahezu 50 Ländern weltweit Unterstützt Umsetzung Beobachtung Mit und von lokalen Finanzbehörden geprüfte compliance.

Services für Ausgangsrechnungen E-Channel Print-Channel Pay-Channel archivieren verbuchen konvertieren freigeben steuern Ausgangsrechnung

34 Print-Channel auf Wunsch Ihres Kunden, Druck und Versand Daten aufbereiten Drucken über zertifizierte Lettershops Kuvertieren Versand mit optimiertem Porto über die Deutsche Post Dateneingang bis 8 Uhr garantiert den Versand am gleichen Tag Holen Sie alle Kunden ab, auch die, die nicht so fortschrittlich sind wie Sie

35 Services für Ausgangsrechnungen E-Channel Print-Channel Pay-Channel archivieren verbuchen konvertieren freigeben steuern Ausgangsrechnung

36 Pay-Channel die Komfort-Lösung für SEPA-Zahlungen QR-Code über crossinx auf elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen Auslesen des Codes über Banken-App und Überführung in Überweisungsmaske Fehler bei der Erfassung werden ausgeschlossen Mittels chiptan oder pushtan wird die Überweisung freigegeben Nutzung der neuen Funktionalität über die Apps der VR-Bank Erhebliche Erleichterung für den Kunden und damit schnellere Zahlung

37 Services für Ausgangsrechnungen E-Channel Print-Channel Pay-Channel archivieren verbuchen konvertieren freigeben steuern Ausgangsrechnung ZIEL: 100% Umstellung Papier abschalten!

38 Darum müssen Sie sich in Zukunft nicht mehr kümmern Datenformate Zahlungsziel Fehlüberweisung Datev Steuerrecht Archivierung

39 Das sind Ihre Vorteile beim Versand von E-Rechnungen Steigerung Kundenbindung Time-tomarket Modulare Nutzung Nur eine Schnittstelle Zukunftsfähig Schnelle Amortisation

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Fragen Lassen Sie uns gemeinsam starten!

Kontakt Raoul Koch Director Key Account Management mobil: +49 (0)151 108 322 46 fax: +49 (0)69 4800 65-115 email: raoul.koch@crossinx.com web: www.crossinx.com Hanauer Landstr. 291a 60314 Frankfurt Germany