Austausch SEM - Personalverbände vom 16.11.2016: Themen Begrüssung, Traktanden M. Gattiker 1. Aktuelle Lage M. Gattiker 2. Ressourcensituation R. Jeannottat 3. Projekt UNOS B. Büschi 4. Arbeiten im Testbetrieb: M. Bucher Erfahrungen aus Sicht MA U. Broger 5. Umgang mit internen Bewerbungen M. Stoppia 6. Themen und Anliegen Alle der Personalverbände 7. Varia und Ausblick 2017 Alle, M. Gattiker
2. Überblick Ressourcen SEM BRB vom 18.12.2015: 82 zusätzliche, bis Ende 2017 befristete Stellen BRB vom 18.05.2016: Verlängerung der 82 zusätzlichen Stellen bis Ende 2019; 62.5 zusätzliche, bis Ende 2017 befristete Stellen, welche nur im Einverständnis mit EFD besetzt werden können. Antrag aufgrund geringerer Gesuchszahlen hängig Weitere Sparmassnahmen Sparvorgabe des Stabilisierungsprogramms per 1.1.2017: 2.6 Stellen (anstelle 8!) wurde umgesetzt N-FK 11.11.2017: Kürzung im Asylbereich und beim Bundespersonal Befristete Stellen im gesamten SEM: Alle wurden aufgrund BRB vom 18.12.2015 bis am 31. Dezember 2017 verlängert. 2
Ressourcen SEM: Befr. Anstellungen per 31.10.2016 Anz. Stellen DB PR DB INT DB ZI DB AS Dir. & Stäbe SEM Total Bewilligt per 01.01.2016 (Total) 153.8 100.4 189.8 492.1 57.5 993.6 Davon besetzte, befristete Stellen 35.1 21.5 39.8 103.0 9.0 208.4 %-Anteil pro OE 22.8% 21.4% 21.0% 20.9% 15.6% 21.0%
Ressourcen SEM: HR-Kennzahlen Frauenanteil: 58% (Sollwert Bund: 44 bis 48%) Frauenanteil im Kader: - LK 24-29: 45% (Sollwert Bund: 33 bis 40%) - LK 30-38: 17% (Sollwert Bund: 20 bis 25%) Sprachenverteilung - Deutsch: 74% (Sollwert Bund: 68.5 bis 70.5%) - Französisch: 21% (Sollwert Bund: 21.5 bis 23.5%) - Italienisch: 5% (Sollwert Bund: 6.5 bis 8.5%) Teilzeit: 35% - davon Frauen: 47% - davon Männer: 19% Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Personalbefragung 2014) SEM: 75 Pkte (EJPD: 72 Pkte; Bund: 68 Pkte) Flexible Arbeitsformen: 78 Pkte (EJPD: 71 Pkte; Bund: 66 Pkte) Home-Office: 19% Lernende: 4.5% (Sollwert Bund: 4.0 bis 5.0%) Hochschulpraktika: 10.6% (Sollwert Bund: 1.2 bis 1.8%) Ausländeranteil: 5% MA mit Behinderungen: 1.8% (Sollwert Bund: 1.0 bis 2.0%) 4
3. UNOS Organisations- und Strukturentwicklung im SEM 5
Soundingboard UNOS Organisations- und Strukturentwicklung im SEM 6
Rolle des Soundingboards Ergebnisse der ersten Sitzung vom 8. Sept. 2016 Wichtigste Erfolgsfaktoren für ein gelingendes Projekt aus Sicht des Soundingboards: Transparente Kommunikation Rasche Klärung der Aufgabenverteilung Zentrale / Regionen Wahrung der «unité de doctrine» Starker Einbezug der bestehenden Aussenstellen Wichtigste Erfolgsfaktoren für ein gewinnbringendes Soundingboard: Kritische und ehrliche Diskussion Maximale Transparenz bei Informationen / Entscheid-Prozessen Bcb 7
Prinzipien der Umsetzung OS Kontinuität garantieren und sicherstellen: Auf bestehendem Wissen, Knowhow, Kompetenzen und Erfahrungen der Mitarbeitenden aufbauen, dies bewahren und weiterentwickeln Personalaufbau (und KEIN Personalabbau) Miteinander und partizipativ Wahl- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten Individuelle Lösungen ermöglichen Klarer personalrechtlicher Rahmen (BPG, BPV, Sozialplan Bund): Ausgebauter Schutz der Mitarbeitenden Grosse Änderungen: anderer Arbeitsort, veränderte Tätigkeit und Funktion, neue Anforderungen; veränderte Teams, andere Zusammenarbeit Organisations- und Strukturentwicklung im SEM 8
Teilprojekt Personal Zentrale Fragestellungen Personalstrategie OS: Die Personalstrategie OS gibt Antworten auf die zentralen Umsetzungsfragen von OS in Bezug auf die bestehenden und neuen Mitarbeitenden. Dabei stehen folgende HR-Schwerpunkte im Vordergrund: Qualitative Personalbedarfsplanung: Welche Kompetenzen und Erfahrungen werden zukünftig in welcher Funktion benötigt? Personalbeschaffung und -gewinnung: Wie finden wir die richtigen Personen für die jeweiligen Funktionen an den verschiedenen Standorten? Welche verbindlichen Spielregeln gelten grundsätzlich für die Besetzungsprozesse im Rahmen der Neustrukturierung Asyl? Personal- und Führungsentwicklung: Wie stellen wir sicher, dass die Mitarbeitenden und Chef/innen rechtzeitig über die erforderlichen Kompetenzen verfügen? Personalbindung und -erhaltung: Wie gewährleisten wir, dass die bisherigen Mitarbeitenden die OE OS im Alltag mittragen und dem SEM motiviert und gesund erhalten bleiben? Organisations- und Strukturentwicklung im SEM 9
Teilprojekt Personal Inhaltliche Ziele (zusätzlich zur Personalstrategie OS) Stellenbeschreibungen, Einreihungskonzept Rechtzeitige Stellenbesetzungen «richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort (Funktion und Standort)» Rechtzeitige und umfassende Kompetenzentwicklung: Die Mitarbeitenden und Führungskräfte verfügen über die erforderlichen Kompetenzen und sind für ihre Funktion «fit» und motiviert. Teamentwicklung, Teambildung für neue und veränderte Teams an allen Standorten (je nach Bedarf) Geeignete Arbeitsplatzbedingungen pro Standort Organisations- und Strukturentwicklung im SEM 10
4. Arbeiten im Testbetrieb: Erfahrungen aus Sicht MA Martin Bucher und Ursin Broger berichten aus ihrem Arbeitsalltag 11
5. Umgang mit internen Bewerbungen Bisher: Unterschiedliche SEM-Praxis: - Bewerbungskorrespondenz - Einladung zu Interviews - Feedbackkultur Rückkehrgarantien: Umsetzungsschwierigkeiten Punktuelle individuelle Rückmeldung von MA: wenig Entwicklungsmögl., trotz hoher interner Rekrutierungsquote Zukunft: Stellenprofil ist relevant Bei gleicher Qualifikation: intern vor extern Differenzierte Rückmeldung bei Absage Grössere Flexibilität bei Rückkehrgarantien 12
6. Themen von Seiten Personalverbände 13