Leitfaden für die Einreichung von Drittmittelanträgen bei Bundesministerien

Leitfaden für die Einreichung von Drittmittelanträgen bei Bundesministerien Umgang mit easy AZA, Antragsbedingungen des BMBF u.a. Bundesministerien, Ablauf innerhalb der Universität Zentrum für Projektkonzeption und Projektmanagement Universität Rostock Ulmenstr. 69 18057 Rostock www.zpp.uni-rostock.de zpp@uni-rostock.de Autorin: Referentin für Exzellenzprojekte Virginia Knaack virginia.knaack@uni-rostock.de 20. September 2012

Leitfaden für die Einreichung von Drittmittelanträgen bei Bundesministerien Inhalt 1. Easy AZA Formulare... 1 1.1 Aktuelle Software... 1 1.2 Ein neuer Antrag... 2 AZA 1... 4 AZA 2... 5 Seitenbereich a... 5 Seitenbereich b... 5 Seitenbereich c... 6 AZA 3... 6 Seitenbereich a... 6 Seitenbereich b... 8 AZA 4... 8 Seitenbereich a A) Personalausgaben... 8 Personalkosten für Drittmittelanträge... 10 Seitenbereich b B) Sachliche Verwaltungsausgaben... 14 Kalkulation der Verbrauchsmaterialien und Gegenstände... 15 Reisekostenberechnung... 16 Seitenbereich c... 17 AZA 5... 18 AZA 6... 19 Seitenbereich a... 20 Seitenbereich b... 21 Seitenbereich c... 22 1.3 Anlagen zum AZA Antrag... 23 Das AZA Formular... 23 Vorhabenbeschreibung... 24 Planungshilfen... 25 Erläuterungen zu den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans... 26 Liste der Gegenstände und andere Investitionen... 27 Angebote und Preislisten... 28 Sonstige Dokumente... 28 2. Vor der Einreichung eines Antrags auf Zuwendung... 29 Drittmittelanzeige... 29 3. Die Einreichung des Antrags... 32 4. Nach Einreichung des Antrags... 34 Korrekturen... 34 Bonuszahlungen... 34 5. Checkliste... 35

Leitfaden für die Einreichung von Drittmittelanträgen bei Bundesministerien Soll ein Antrag auf Zuwendung beim BMBF oder bei anderen Bundesministerien (bzw. bei den relevanten Projektträgern) auf eine bestimmte Ausschreibung (Call) hin eingereicht werden, sind bestimmte Rahmenbedingungen und Richtlinien einzuhalten. Nachfolgender Leitfaden soll über notwendige universitätsinterne und externe Schritte informieren, um die Einreichung von Projektanträgen zu erleichtern und die Erfolgsquote zu steigern. 1. Easy AZA Formulare Das BMBF fordert die Einreichung von Vollanträgen immer über sog. AZA Formulare (Antrag auf Gewährung einer Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis). Folgender Link zeigt eine Übersicht, bei welchen Bundesministerien das elektronische Antrags- und Angebotssystem (easy) zu tragen kommt: https://foerderportal.bund.de/easy/ Info Box: Call Als ein Call (Aufruf) wird die direkte Ausschreibung für Projektideen zu einem konkreten Thema bezeichnet. Die Antragstellung muss dabei bis zu einer vorgegebenen Deadline (Einreichfrist) erfolgen. Der Aufruf erfolgt durch Geldgeber meist mit dem Ziel, gesellschaftlich relevante Fragestellungen mit Hilfe der Forschung zu untersuchen. Ein Gegensatz zum Call ist ein festes Förderprogramm, zu dem jederzeit ein Antrag eingereicht werden kann (z.b. DFG Förderprogramm für eine Sachbeihilfe). Mit Hilfe dieser Software werden über Masken am PC alle relevanten Daten, wie zu beantragende Kosten oder Kontaktdaten eingetragen. Anschließend wird das Formular geschlossen und als pdf-datei sowie schreibgeschützter exe-datei gespeichert. Die ausgearbeitete Projektbeschreibung (Vorhabenbeschreibung) und andere zusätzlich relevante Dokumente werden als Anhänge an das AZA Dokument angefügt. 1.1 Aktuelle Software Wenn ein AZA Formular eingereicht werden muss, ist es zunächst notwendig die aktuelle Version der Software easyaza runterzuladen: https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_software Software Relevant ist für Angehörige der Universität die Software für eine Zuwendung auf Ausgabenbasis. Sollte sich die Vorbereitung eines Antrags mit der Sammlung aller notwendigen Dokumente über einen längeren Zeitraum hinziehen, ist es ratsam immer wieder die o.g. Homepage zu besuchen um nach Aktualisierungen der Software zu suchen. Dies sollte zumindest kurz vor Einreichung des Antrags noch einmal erfolgen. Ein bereits angefangenes AZA Dokument kann jederzeit mit der aktualisierten Fassung der Software geöffnet werden. 1 ZPP Virginia Knaack

1.2 Ein neuer Antrag Wenn die easyaza Software gestartet wird, öffnet sich zunächst das Start -Feld der neuen Datei. Hier ist nun auszuwählen, wo ein Antrag gestellt werden soll. Ein Klick auf das weiße Blatt öffnet ein Dropdown Menü unter dem das relevante Bundesministerium ausgewählt werden kann (im Folgenden als Beispiel das Bundesministerium für Bildung und Forschung). Als Nächstes ist auszuwählen wer der Antragsteller ist. Es ist dabei immer zwischen Projektleiter (z.b. Professor/In, Postdoktorand/In) und Antragsteller (Universität Rostock) zu unterscheiden. 2 ZPP Virginia Knaack

Nun folgt der Hinweis, dass bestimmte Vorhaben des Bundes keine Projektpauschale erhalten. Die Kenntnisnahme ist mit OK zu bestätigen. Ist das geplante Vorhaben nicht Bestandteil der Exzellenzinitiative, des Hochschulpakts oder des Professorinnenprogramms, kann im nächsten Schritt die Projektpauschale beantragt werden. Detaillierte Informationen zur Verwendung der Projektpauschale finden sich in der Verfahrensrichtlinie zur Verwendung der Programmpauschale der DFG, der Projektpauschale des BMBF, des Overheads bei EU-Förderung, der Gemeinkosten und des kalkulierten Stammperso- Info Box: Projektpauschale Die Projektpauschale (bei der DFG Programmpauschale, bei der EU Overhead genannt) ist ein zusätzlicher Betrag, der über die im Einzelnen begründeten Ausgaben (z.b. Personal- und Sachmittelausgaben) hinaus gezahlt wird. Sie entspricht dabei einem prozentualen Anteil der gesamt begründeten Ausgaben (z.b. bei BMBF und DFG zurzeit 20%). Eine Zuwendung (bewilligtes Geld) setzt sich also immer aus den Gesamtmitteln für Personal-, Sachkosten etc. und einem prozentualen Anteil davon zusammen. Die Projektpauschale unterstützt die Finanzierung der durch das jeweilige Forschungsprojekt verursachten indirekten Projektausgaben. 3 ZPP Virginia Knaack

nals bei der Auftragsforschung der Universität Rostock (Forschungsfonds-Richtlinie) : http://www.uni-rostock.de/forschung/infos-zur-drittmittelforschung/rechtsgrundlagen-richtlinien/ Projektpauschale Das Ganze ist dann noch einmal mit OK zu bestätigen. Nun öffnet sich automatisch eine pdf-datei mit den Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis (AZA). Diese Richtlinie erläutert die auszufüllenden Felder des Formulars und sollte unbedingt bei der Bearbeitung der Formulare als Ergänzung mit herangezogen werden. AZA 1 Unter dem Tab AZA1 sind der Planungszeitraum (Projektlaufzeit), der Titel des Projektes (auf Deutsch ggf. zusätzlich auf Englisch) und die Anschrift des Antragstellers anzugeben. Antragsteller ist immer die Universität, nicht einzelne Personen oder Institute. Von daher ist zu prüfen, wie die aktuelle offizielle Anschrift der Universität lautet (aktuell: Schwaansche Str. 2, nach Fertigstellung des Hauptgebäudes wieder Universitätsplatz 1). 4 ZPP Virginia Knaack

Die Telefonnummer gehört dem Referatsleiter des Referates Forschung und Wissenstransfer (aktuell: Herr Gregor Kempert). http://www.uni-rostock.de/forschung/kontakte/forschungsverwaltung/hochschulbereich/referatforschung-und-wissenstransfer/ Referat Forschung AZA 2 Seitenbereich a Ausführende Stelle ist der Lehrstuhl, an dem der Projektleiter (also derjenige, der das Projekt koordinieren bzw. den Antrag initiieren wird) angesiedelt ist. Es eignet sich hierbei eine hierarchische Auflistung, in dem zuerst die Fakultät, dann das Institut und zuletzt der Lehrstuhl genannt werden. Das Geschäftszeichen ist beim Referat Forschung und Wissenstransfer bei der zuständigen Person für Bund-Forschungsförderung abzufragen (aktuell Frau Hüttig): http://www.uni-rostock.de/forschung/kontakte/forschungsverwaltung/hochschulbereich/referatforschung-und-wissenstransfer/ Hierfür reicht eine E-Mail an das Referat mit der Bitte um Zuweisung eines Zeichens unter Angabe des Projekttitels sowie Name und Anschrift des Projektleiters. Das zugewiesene Geschäftszeichen wird auch als Projektnummer bezeichnet und dient der Zuordnung der Zuwendung für zukünftige Einnahmen und Ausgaben. Seitenbereich b Die Projektleitung übernimmt die Person, die im Antrag als Koordinator des Projektes bezeichnet bzw. den Antrag initiieren wird. Ansprechpartner für administrative Fragen ist der/die jeweils zuständige Mitarbeiter/In des Referats für Drittmittel. Die Zuständigkeit ist dabei nach Fakultäten aufgegliedert und kann hier nachgeschaut werden: http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/haushaltsangelegenheiten-d2/ref-22-drittmittel/ Administration Der bevollmächtigte Unterzeichner ist derjenige, der das AZA Formular am Ende im Namen der Universität als Antragsteller unterzeichnen muss (also nicht der Projektleiter). Die Wahl des Unterzeichners richtet sich dabei nach der Gesamtsumme der beantragten Mittel (inkl. Projektpauschale). Bei einer beantragten Summe von: < 500.000,00 ist es der Dezernent für akademische Angelegenheiten der Universität Rostock (aktuell: Herr Dr. Peter Volle) http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/akademische-angelegenheiten-d1/ > 500.000,00 ist es der Kanzler der Universität (aktuell: Herr Dr. Mathias Neukirchen) http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/kanzler/ Unterzeichner 5 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich c Der Antragsteller ist als Rechtsform eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Die Buchführung erfolgt kameralistisch. Zahlungsempfänger ist die Universität. Die Verbuchungsstelle ist für jedes Projekt verschieden und muss daher ebenfalls (am besten gleich zusammen mit dem Geschäftszeichen) beim Referat Forschung und Wissenstransfer abgefragt werden. Geldinstitut, BLZ und Konto-Nr. entsprechen aktuell jenen im Bild (s.o.). AZA 3 Seitenbereich a Die Universität ist ein Ausbildungsbetrieb, so dass bei 0500 eine 1 gesetzt werden muss. Die Zahl der Auszubildenden betrug z.b. im Bezugsjahr 2011 (0502) 10 (0501). Die aktuelle Anzahl für das jeweilige Vorjahr sollte ab 2013 ebenfalls beim Referat Forschung und Wissenstransfer abgefragt werden. Die Art der Zusammenarbeit und folgende Felder sind relevant, wenn das Projekt zusammen mit Projektpartnern durchgeführt wird, die eine eigene Zuwendung (also eigenes beantragtes Geld) an andere Einrichtungen als die der Universität Rostock erhalten sollen. Im Normalfall stellen dann alle Projektpartner, die eine Einzelzuwendung erhalten sollen, einen separaten AZA Antrag. Sind alle Beteiligten des Projektes von der Universität Rostock, aber z.b. an unterschiedlichen Instituten angesiedelt und erhalten alle Partner eigene Zuwendungen, reicht in der Regel die Einreichung eines AZA Dokuments mit der Angabe der Gesamtausgaben. Da der Zuwendungsempfänger die Universität Rostock ist, werden die Gelder dann intern auf die Teilprojektpartner verteilt. Beispiel 1: Prof. X der Universität Rostock erarbeitet eine Projektidee zusammen mit Prof. Y der Universität München. Prof. X muss dann ein AZA Formular für sich allein (auch in Bezug auf die beantragten Mittel) 6 ZPP Virginia Knaack

erstellen. Auch Prof. Y muss ein eigenes AZA (mit eigener Kalkulation der Mittel) ausfüllen, da seine Zuwendung an die Universität in München geht. Prof. X muss an dieser Stelle im AZA Formular (0610 ff.) die Universität München als Partner erwähnen, Prof. Y entsprechend in seinem Formular die Universität Rostock. Bei der Antragseinreichung wird dann eine Projektbeschreibung (Vorhabenbeschreibung) mit zwei AZA Formularen eingereicht (universitätsintern wird nur eine Drittmittelanzeige durch Prof. X eingereicht siehe Abschnitt Drittmittelanzeige). Beispiel 2: Prof. A der Universität Rostock (Institut für Informatik) erarbeitet eine Projektidee zusammen mit Prof. B der Universität Rostock (Institut für Mathematik). Beide wollen getrennte Zuwendungen erhalten (an Ihre jeweiligen Institute). Prof. A und B erstellen gemeinsam ein AZA Formular (gemeinsame Kalkulation) mit Prof. A als Projektleiter und der Universität Rostock als Antragsteller. Prof. A braucht Prof. B als Partner unter 0610 nicht zu erwähnen. Bei der Antragseinreichung wird dann eine Projektbeschreibung und ein AZA Formular eingereicht (allerdings müssen dann universitätsintern zwei Drittmittelanzeigen gestellt werden). An dieser Stelle im AZA Formular (0621 ff.) muss also erwähnt werden, ob die Einreichung des Projektantrags zusammen mit einem (externen) Partner erfolgt. Da beim BMBF dann zwei AZA Formulare vorliegen, kann somit die Zuordnung der Partner leichter erfolgen. Neben Universitäten können solche externen Partner z.b. auch Industriepartner oder außeruniversitäre Forschungseinrichtungen sein. Die Art der Zusammenarbeit ist dabei im Normalfall zwischen verschiedenen Universitäten eine Zusammenarbeit ohne gesellschaftlichen Zusammenschluss. Mit Klick auf das gelbe Quadrat lassen sich die rechtsverbindlichen Namen der Partner eintragen. Als rechtsverbindliche Namen sind wieder die Antragsteller, also die Universitäten, zu nennen, nicht einzelne Personennamen. Die Rolle des Partners ist ebenfalls eine Zusammenarbeit ohne gesellschaftlichen Zusammenschluss (Nr. 1). Eine Arbeitsgemeinschaft versteht sich hier als eine BGB-Gesellschaft. 7 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich b Wenn es notwendig ist, innerhalb des Projektes bestimmte Arbeiten z.b. durch Firmen oder andere Einrichtungen im Auftrag ausführen zu lassen, wird diese Art der Zusammenarbeit als Aufträge an Dritte bezeichnet. Für die Leistungen der Firmen werden dann ebenfalls Fördermittel (hier allerdings erst zu erwähnen bei Aufträgen von mehr als 100.000 ) kalkuliert. Bei Aufträgen über 100.000 müssen die Auftragnehmer ein formgebundenes Angebot abgegeben. Die Namen der Firmen bzw. Auftragnehmer und deren Vergütung sind dann mit Hilfe des gelben Quadrates anzugeben. Wenn laufende Projekte sich dem Ende nähern und der Geldgeber eine Weiterfinanzierung im Rahmen des gleichen Projektes oder eines Anschlussprojektes vorsieht, wird ebenfalls ein AZA Formular verlangt. In diesem Falle spricht man von Aufstockungs- bzw. Anschlussvorhaben. Hier ist dann die bisher bewilligte Zuwendung bzw. das Förderkennzeichen der letzten Zuwendung (im Zuwendungsbescheid zu finden) einzutragen. AZA 4 Info Box: Aufträge an Dritte vs. Auftragsforschung Die Begrifflichkeiten sind oft verwirrend, dennoch klar abzugrenzen. Aufträge an Dritte werden vergeben, wenn innerhalb des Projektes bestimmte Arbeiten durch andere als den Antragsteller und seine Projektpartner (Universitäten) erfüllt werden sollen, z.b. durch Firmen (Die Universität tritt als Auftraggeber auf). Bei der Auftragsforschung dagegen erhält die Universität den Auftrag von einem Dritten (z.b. einer Firma) auf einem bestimmten Gebiet etwas zu erforschen (die Universität tritt als Auftragnehmer auf). Der AZA Bereich 4 und die dazugehörigen Unterseiten sind in sich selbst noch einmal sehr verstrickt aufgeteilt und beinhalten den gesamten Finanzierungsplan und Erläuterungen zu den einzelnen Positionen. Generell können nur Mittel beantragt werden, die immer direkt im Bezug zur Projektidee stehen! Die Notwendigkeit und Kosten der beantragten Positionen müssen an vielen Stellen des Antrags ausgiebig begründet und erläutert werden. Nicht selten werden nach Einreichung des Antrags viele Positionen durch das Bundesministerium/den Projektträger gestrichen und damit nicht genehmigt, da die Begründung nicht überzeugend war oder interne Regelungen eine Finanzierung nicht erlauben. Seitenbereich a A) Personalausgaben Info Box: Eingruppierung von Personal Eine Übersicht zum Thema Tarife und Besoldung im öffentlichen Dienst, sowie die aktuellen Tariftabellen befinden sich hier: http://oeffentlicherdienst.info/ Die Unterteilung in Ost und West bleibt zunächst bestehen, auch wenn sich nach den Tarifrunden die Ost- und Westtabellen angeglichen haben, da es immer noch Unterschiede zwischen den Prozentsätzen der jährlichen Zulage gibt. Der Planungszeitraum wird vom Programm automatisch eingetragen, sofern die Angabe bereits unter AZA1 gemacht wurde. Für die Eingruppierung des Personals ist für Angehörige der Universität Rostock TV-L abzuhaken. Die Personalausgaben nehmen oft den größten Posten (neben Großgeräten) in einer Drittmittelkalkulation ein und werden nach bestimmten Regeln berechnet. Ein Klick auf den ersten oberen gelben Taschenrechner öffnet die Kalkulationsdatei für die gesamte Berechnung. Es ist nun möglich in dieser Datei zur Eingabe aller erforderlichen Angaben zu 8 ZPP Virginia Knaack

bleiben oder immer wieder zum AZA 4 Ausgangsblatt zu gehen und mit Hilfe der entsprechenden Taschenrechner die Eingaben zu machen. Unter dem Reiter Beschäftigte E12-E15 werden die beantragten Mittel für wissenschaftliches Personal eingetragen. Die erste Ansicht zeigt die Übersicht für den gesamten Finanzierungszeitraum. Hier wird zunächst unter Funktionsbezeichnung/Fachrichtung die Bezeichnung der Stelle eingetragen (z.b. Wissenschaftlicher Mitarbeiter, Doktorand, Postdoktorand, Nachwuchsgruppenleiter etc.) für deren Finanzierung die Eingruppierung E12 E15 in Frage kommt. 9 ZPP Virginia Knaack

Anschließend ist einzutragen ob die Person zu Projektbeginn bereits bekannt ist (N.N. = nein) oder nicht (N.N. = ja). Anschließend wird die Eingruppierung ausgewählt (in der Regel Ost). Es öffnet sich ein Merkblatt mit den aktuellen Obergrenzen der möglichen Zuwendung für Personalausgaben. Bei TV-L Eingruppierungen wird aktuell (aufgrund der laufenden Tarifverhandlungen) allerdings nur der Hinweis genannt, dass Personalkosten immer bedarfsgerecht ermittelt werden müssen. Es sollte immer nachgeschaut werden, ob sich bezgl. der Obergrenzen etwas Neues ergeben hat: https://foerderportal.bund.de/easy/easy_index.php?auswahl=easy_formulare&formularschrank=bmbf&m enue=block Obergrenzen Bei der tariflichen Arbeitszeit wird 40 h/woche eingetragen (unabhängig davon ob tatsächlich weniger gearbeitet werden soll, wie im Falle von Teilzeitstellen). In der Erläuterung muss die Position nun begründet werden. Dabei ist es wichtig deutlich zu machen, warum die Stelle für das Projekt und dessen Realisierung dringend notwendig ist und auch, warum die entsprechende Eingruppierung (Qualifikation, Vorrausetzungen) des Mitarbeiters angesetzt wird. Diese Begründungen müssen sehr plausibel sein und eindeutig im Einklang mit dem in der Vorhabenbeschreibung ausgearbeiteten Arbeitsplan und entsprechenden Aufgaben der Person stehen. Alternativ kann hier auch eingetragen werden siehe Erläuterungen im Anhang, wenn der Platz nicht ausreicht, da die Erläuterungen zu den einzelnen Positionen auch noch einmal als separate pdf-datei am Gesamtantrag angehangen werden müssen. Neben den inhaltlichen Erläuterungen ist auch die Höhe des monatlichen Zuschlags zu begründen (siehe unten). Personalkosten für Drittmittelanträge Die Berechnung der Personalkosten kann direkt bei den entsprechenden Verantwortlichen der Universität abgefragt werden: Bei Mitarbeitern der Universität Rostock ist dies das Referat Personalservice (D4) und der/die zutreffende Mitarbeiter/In des Instituts: http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/personal-und-personalentwicklung-d4/referatpersonalservice/ Personal Bei Mitarbeitern der Universitätsmedizin ist der/die entsprechende Sachbearbeiter/In hier zu finden: http://www.personal.med.uni-rostock.de/index.php?id=38 Normalerweise reicht eine freundliche Anfrage per E-Mail unter Angabe folgender Informationen: Name der einzustellenden Person geplante Entgeltgruppe Zeitraum der Einstellung aktueller Lebenslauf (wegen bisheriger Berufserfahrung Wochenarbeitszeit für Stufenzuordnung, wenn Tätigkeit im Projekt (z.b. Techniker oder nicht bekannt) wiss. Mitarbeiter) Mittelgeber 10 ZPP Virginia Knaack

Sollte die Person nicht bekannt sein, statt der Angabe des Namens um eine N.N. Berechnung bitten. Nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für eine personenbezogene Personalkostenberechnung für das Jahr 2013 (E13 Stufe 3, 100 %). Zu beachten ist, dass bei Personalberechnungen im AZA Jahressonderzahlungen (wie das Weihnachtsgeld) immer raus zu rechnen sind und als monatlicher Zuschlag angegeben werden. Der monatliche Zuschlag (bzw. die Jahressonderzahlung) ist ein prozentualer Anteil am Bruttogehalt und ist je nach Eingruppierungsstufe wie folgt angesetzt: Jahressonderzahlung Stufe E5 - E8 71,5 % Stufe E9 - E11 60 % Stufe E12 - E13 45 % Stufe E14 - E15 30 % Die restlichen Personalkosten werden pro Monat als Monatssatz angegeben. Die Kosten werden dann pro Jahr angegeben. Um die Berechnung für das Jahr 2013 einzutragen, muss im AZA Formular das Jahr ausgewählt werden: 11 ZPP Virginia Knaack

Hier werden die Beschäftigungsdauer in Monaten für das Jahr eingetragen (im Beispiel 12 Monate für 2013 da Projektbeginn der 01.01.2013 ist, ansonsten immer anteilig angeben) und die tatsächlichen Wochenarbeitsstunden (bei 100% Stellen = 40, bei 50% Stellen = 20 usw.). Nun muss der Monatssatz für 2013 angegeben werden. Beispiel (siehe Tabelle oben): Die gesamten Personalkosten für 2013 betragen 63.556,66 (inkl. Sicherheitszuschlag). Das Weihnachtsgeld von 1.841,49 (45 % vom Bruttogehalt bei Stufe E13) wird davon abgezogen. 63.556,66-1.841,49 = 61.715,17 Geteilt durch die Anzahl der Beschäftigungsdauer in diesem Jahr (12 Monate) ergibt den Monatssatz: 61.715,17 / 12 = 5.142,93 Das Weihnachtsgeld auf die Beschäftigungsmonate bezogen ergibt dann den monatlichen Zuschlag: 1.841,49 / 12 = 153,46 Dieses Verfahren wird anschließend für alle Jahre und beantragte Stellen angewendet. Das Programm berechnet die Gesamtkosten automatisch zusammen. Wie schon erwähnt, kann das Ganze nun mit OK bestätigt werden, um wieder in die Ausgangsmaske von AZA4 zurück zu gelangen. Alternativ, und nachfolgend gezeigt, kann aber auch in dieser Ansicht des AZA Formulars verblieben werden und lediglich die Reiter oben ausgewählt werden. Analog zur Personalkostenberechnung von oben ist das Verfahren für Beschäftigte E1-E11. Anders ist jedoch die Berechnung bei Beschäftigungsentgelten. Hier werden Personalausgaben kalkuliert, die nach der Richtlinie über die Arbeitsbedingungen der wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte vergütet werden. Diese findet sich hier: 12 ZPP Virginia Knaack

http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/personal-und-personalentwicklung-d4/studentische-undwissenschaftliche-hilfskraefte/ Hilfskräfte Achtung: In dieser Richtlinie sind Nettostundensätze angegeben! Die genauen Personalkosten (brutto) für studentische Hilfskräfte ermitteln sich wie folgt: Personalkosten 1. Jahr = Anzahl der Stunden/Woche (max. 19h/Woche) x Nettostundensatz x 4,348 (Wochen/Monat) x Anzahl der Monate/Jahr x 1,25 (Arbeitgeber-Anteil) Personalkosten 2. Jahr = Personalkosten 1.Jahr x 1,02 (Sicherheitszuschlag) Personalkosten 3. Jahr = Personalkosten 2. Jahr x 1,02 usw. Auch hier muss zunächst in der Ansicht Gesamt die Bezeichnung und die Begründung für diese Position eingetragen werden. Neben der inhaltlichen und projektbezogenen Erläuterung muss auch die Grundlage für die Kalkulation von Stundenzahl und Stundensatz genannt werden (Richtlinie). Anschließen kann über die Auswahl der Jahre der Jahresbetrag an Personalkosten eingetragen werden. Dieser Betrag kann wie oben gezeigt berechnet werden oder beim Personalservice (unter Angabe des akademischen Abschlusses und der Wochenstundenzahl des Beschäftigten) abgefragt werden. In diesen Unterdateiblättern des AZA Formulars befindet sich auch die Hilfe zur Benutzung. Hier werden noch einmal einige Formularfelder näher erläutert. Das Formular kann dann mit OK geschlossen werden, um wieder zum Hauptblatt von AZA 4 zu gelangen. 13 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich b B) Sachliche Verwaltungsausgaben Die Verwaltungsausgaben beinhalten die Sach- und Reisekosten, die für die Realisierung des Projektes notwendig sind und an dieser Stelle beantragt werden. Ein Klick auf den ersten gelben Taschenrechner öffnet wieder die Datei, in der zuvor die Personalkosten eingetragen wurden. Der nächste relevanten Reiter sind Gegenstände <410, Mieten/Rechnerkosten, Aufträge und Verbrauchsmaterial. Gegenstände <410 : In der Gesamtansicht muss die Bezeichnung und die Begründung eingetragen werden. Relevant sind bewegliche Sachen (Gegenstände) mit einem Wert von weniger als 410. In der Jahresansicht werden Anzahl und Einzelpreis (inkl. Mehrwertsteuer) eingetragen. Mieten und Rechnerkosten fallen in der Regel an der Universität nicht an, da diese Posten zur Grundausstattung gehören. Es kann jedoch sein, dass beispielsweise ein Labor oder ähnliches in einer anderen Firma angemietet werden muss. Dann sind diese Kosten hier zu benennen. Wie bereits weiter oben erläutert, ist manchmal auch die Vergabe von Aufträgen notwendig. Alle Aufträge (inkl. jene unter 100.000 ) müssen hier aufgezeigt werden. Im Reiter Verbrauchsmaterial lassen sich in der Gesamtansicht wieder die Erläuterungen für Verbrauchsmaterial (siehe Info Box), Geschäftsbedarf und Literatur angeben. Die nachfolgenden Felder (0841 ff.) können selbständig eingetragen werden (z.b. mit einer Position Patente). In den Jahresansichten müssen die Gesamtsummen der Positionen angegeben werden. Zu beachten ist dabei, dass die Einzelpositionen später im An- Info Box: Verbrauchsmaterial vs. Gegenstände Verbrauchsmaterialien sind Materialien die für die Funktion eines Gegenstandes dringend notwendig sind (z.b. Software für PC, Lizenzen für Software). Projektrelevante Gegenstände dagegen funktionieren selbständig (z.b. Headset, Hochleistungsrechner, Großgeräte). Diese Gegenstände müssen von ihrem Wert her unterteilt werden (größer/kleiner 410 ). Verbrauchsmaterialien und Gegenstände, für die Mittel beantragt werden, dürfen keine Grundausstattung der Universität sein (z.b. Drucker, Papier, Arbeitsrechner, Schreibtische etc.) und müssen immer im direkten Bezug zum Projekt stehen. 14 ZPP Virginia Knaack

hang genau erläutert werden müssen (Erläuterungen zum Finanzierungsplan). Kalkulation der Verbrauchsmaterialien und Gegenstände Wie werden die notwendigen Mittel für Gegenstände und Verbrauchsmaterialien berechnet? Die Preisermittlung kann mit Hilfe von Katalogpreisen, Internetpreisen oder direkten Angeboten von Firmen erfolgen (Bruttopreise, ohne Skonto). Wichtig ist, dass entweder direkt bei Antragseinreichung oder zumindest vorbereitet die entsprechenden Nachweise durch Ausdrucke oder Kopien vorliegen. Der entsprechende Geldgeber bzw. dessen Projektträger wird sehr wahrscheinlich nachfragen, wie sich bestimmte Positionen berechnen und wo die angegebenen Kosten herkommen. Es empfiehlt sich dann immer eine Begründung parat zu haben, in dem das entsprechende Angebot einer Firma für das Produkt vorgelegt werden kann oder aufgrund der Vorgeschichte des Antragstellers plausibel erklärt werden kann, dass auf Erfahrungswerte zurückgegriffen wurde. Bei der Akquise von Firmenangeboten sind die Rahmenverträge der Universität Rostock zu beachten. Dabei ist zu prüfen, ob die Universität eventuell einen festen Lieferpartner hat, von dem dann das entsprechende Angebot eingeholt werden muss. Die Rahmenpartner finden sich hier: http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/haushaltsangelegenheiten-d2/beschaffungen/ Rahmenverträge Ein nächster wesentlicher Bestandteil der beantragten Mittel sind die Dienstreisen. Unter AZA 4, Seitenbereich b (untere Taschenrechner) öffnet sich wieder das abgebildete Formular. Unter dem Reiter Dienstreisen und dem entsprechenden Jahr lassen sich alle relevanten Daten eintragen. Im AZA Formular wird zwischen Dienstreisen im Inland und Dienstreisen im Ausland unterschieden und muss dementsprechend eingetragen werden. Auch hier ist wieder jede Position und deren Notwendig- 15 ZPP Virginia Knaack

keit zu erläutern (diesmal nur im Anhang unter Erläuterungen zu den einzelnen Positionen, da hier kein Eingabefeld vorliegt). Zunächst muss das Reiseziel (Land, Stadt) angegeben werden. Anschließend wird der Reisezweck benannt z.b. Konferenzteilnahme, Besuch der Projektpartner, Statusmeetings etc. Der Zweck muss wieder eindeutig im Zusammenhang mit dem beantragten Projekt stehen. Reisekosten können nicht nur für den Projektleiter, sondern für alle beantragten Stellen des Projektes kalkuliert werden. Anschließend noch die Dauer der Reise (in Tagen) und den Gesamtbetrag für die Reise in dem Jahr aufzeigen. Reisekostenberechnung Für die Berechnung der Reisekosten gibt es Vorgaben von der Universität und dem Bundesfinanzministerium, die einzuhalten sind. Zur Kalkulation gehören: Eventuelle Konferenz- oder Teilnahmegebühren (bitte im Internet über vergangene Kosten informieren und anwenden bzw. eigene Erfahrungswerte angeben) Transportkosten (Bahn und Flugpreise für die Reise im Internet prüfen, wenn der Ort nicht bekannt ist, können Erfahrungswerte unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit angesetzt werden) Übernachtungskosten und Tagegeld: Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten die Richtlinien der Universität, d.h. aktuell können 65 Hotelkosten + 20 Tagegeld kalkuliert werden. Vor der Berechnung bitte unbedingt die folgende Internetseite aufrufen, um ggf. Änderungen in den Richtlinien zu erfahren: http://www.uni-rostock.de/struktur/verwaltung/haushaltsangelegenheitend2/reiseangelegenheiten/ Richtlinien Reise Für Reisen im Ausland gelten die Richtlinien des Bundesministeriums (Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2012) und müssen für jedes Land separat nachgeschaut werden: http://www.bundesfinanzministerium.de/content/de/downloads/bmf_schreiben/steuerarte n/lohnsteuer/026_a.html Wichtig ist auch hier die jährliche Überprüfung der BMF-Schreiben, da sich diese Tabellen jährlich ändern. Beispielberechnung der Reisekosten für ein Jahr der Projektlaufzeit: Reiseziel: Bonn, Deutschland Reisezweck: Musterkonferenz Reiseteilnehmer: 2 Reisedauer: 4 Tage (= Konferenzdauer) Gesamtbetrag: 1.350,00 Notwendigkeit der Reise: Wissenschaftliche Hauptkonferenz zum Projektthema. 16 ZPP Virginia Knaack

Berechnung: Grundlage ist die geltende Reisekostenrichtlinie der Universität Rostock. Hiernach wird ein Tagegeld von 20 (4 Tage x 20 = 80 p. P.) und Übernachtungskosten bis 65 (3 x 65 = 195 p. P.) erstattet. Der Austragungsort der Konferenz ist in jedem Jahr Bonn. Zum jetzigen Zeitpunkt betragen die Bahnkosten (2.Klasse) 250 p. P. (Hin und Rück). Die Konferenzgebühren betrugen in den letzten Jahren durchschnittlich 150 p. P. In der Summe ergeben sich für diese Reise daher Kosten in Höhe von 675,00 pro Person. Seitenbereich c Das nächste notwendige Formular für den Gesamtfinanzierungsplan unter AZA4 beinhaltet die Kalkulation der Gegenstände (C) mit einem Anschaffungspreis von über 410. Hier gelten die gleichen Bedingungen wie unter dem Punkt Kalkulation Verbrauchsmaterialien und Gegenstände weiter oben in diesem Leitfaden. Ein Klick auf den oberen gelben Taschenrechner öffnet erneut die Gesamt- und Jahresansicht zum Eintragen der Werte. Auch hier ist plausibel zu begründen, warum diese Gegenstände oder Investitionen benötigt werden und zu erklären, dass diese keine Grundausstattung der Universität sind. Die Belege der kalkulierten Werte erfolgt am besten durch direkt eingeforderte Angebote entsprechender Firmen. Die Gegenstände sind mit Begründung ihrer Notwendigkeit spezifiziert in einer nummerierten Liste aufzuführen (siehe Anlage Liste der Gegenstände und andere Investitionen). Dabei sind Art, Anzahl und Einzelpreis, Gesamtpreis bzw. Herstellaufwand (ggf. geschätzt) und soweit möglich Lieferant anzugeben. Die Gesamtausgaben des Vorhabens (D) werden vom Programm automatisch berechnet. Dabei ist zu beachten, dass die Werte immer auf volle Euro Werte auf- bzw. abgerundet werden. Zur Kontrolle ist eine separate Exceltabelle mit allen Positionen, Kalkulationen und Begründungen hilfreich. Solch eine Tabelle wird übrigens oft auch noch einmal vom Mittelgeber vor der Zuwendung verlangt. 17 ZPP Virginia Knaack

Bei der Übersicht über die Finanzierung (E) ist nun noch einmal eine wichtige Eintragung vorzunehmen. Mit Klick auf den zweiten gelben Taschenrechner öffnet sich die Finanzierungsübersicht. Wenn es sich um ein Projekt handelt, bei dem die Zuwendung mit 100 % vom Bundesministerium an die Universität gehen soll, so ist die Förderquote anzukreuzen und in dem freien Feld 100 einzutragen. Alternativ kann auch das Feld Eigenmittel oder Zuwendung anklickt und dort ein Betrag eingeben werden. Die Förderquote wird dann automatisch berechnet. Die notwendigen Eintragungen sind abhängig von den Ausschreibungsbedingungen. Bei einigen Förderangeboten wird die Erbringung eines Eigenanteils gefordert. Der Eigenanteil kann sein: beteiligtes Stammpersonal, Gerätenutzung, Raumnutzung, Eigenmittel. Der Nachweis darüber, ob und wie dieser Eigenanteil erbracht wird, wird mit Hilfe der Drittmittelanzeige erklärt. AZA 5 Die Kurzfassung der Vorhabenbeschreibung (bestehend aus Vorhabenziel und Arbeitsplanung) und die geplante Ergebnisverwertung sind immer auf Deutsch zu formulieren (können zusätzlich aber auch in Englisch verfasst sein). Bei den Beschreibungen des Vorhabenziels und der Arbeitsplanung ist darauf zu achten, dass diese relativ allgemeinverständlich (also nicht zu fachspezifisch) sind und keine Verweise zur Vorhabenbeschreibung aufgeführt werden (z.b. siehe Vorhabenbeschreibung S. 20 oder Abschnitt 3.1 ), da diese Textteile für die öffentliche Berichterstattung des BMBF bzw. der Bundesministerien genutzt werden. Die Aussagen zur Ergebnisverwertung werden nicht veröffentlicht. 18 ZPP Virginia Knaack

Ein Klick auf das gelbe Symbol öffnet das Bearbeitungsfeld. Die Kurzfassung der Vorhabenbeschreibung gliedert sich in zwei Punkte. Unter dem ersten Reiter ist das Vorhabenziel kurz und prägnant zu benennen. Der zweite Reiter führt zur Beschreibung der Arbeitsplanung, die das geplante Vorgehen sowie die angewendeten Methoden und Instrumente beinhalten soll. Zu beachten ist, dass beide Teile zusammen aus max. 1500 Zeichen (inkl. Leerzeichen!) bestehen dürfen. Eine Bestätigung mit OK führt zurück zu AZA 5. Gleiche Prozedur ist mit der geplanten Ergebnisverwertung anzuwenden. Hier beträgt die maximale Anzahl an Zeichen 1000 (inkl. Leerzeichen). Hier soll beschrieben werden, wie die Ergebnisse des geplanten Projektes verwertet werden sollen. Es empfiehlt sich, diese beiden Kurzfassungen erst nach Ausarbeitung der Vorhabenbeschreibung in einem separaten Dokument (z.b. Office Word) vorzuformulieren, um die entsprechende Anzahl an Zeichen zu überprüfen. Das AZA Programm wird sonst, bei Überschreitung der Länge, den Text automatisch kürzen. Absätze und Formatierungen werden vom Programm allerdings nicht übernommen. AZA 6 Unter AZA 6 werden die Anhänge des Antrags benannt und weitere Erklärungen gegeben. Dieses Formular, mit den drei Seitenbereichen, ist besonders mit Aufmerksamkeit auszufüllen und sollte im Zweifelsfall immer von der verantwortlichen Person für Bund-Forschungsförderung des Referats für Forschung (http://www.uni-rostock.de/forschung/kontakte/forschungsverwaltung/hochschulbereich/referatforschung-und-wissenstransfer/) überprüft werden! 19 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich a 0 1 2 3 4 5 6 7 Haken Nr.: 0 Automatisch generiert. =beigefügt (zu Nrn. 1-3) ist standardmäßig abgehakt und zeigt an, dass die Unterlagen zu nachfolgenden Überschriften 1 3 angefügt wurden. 1 Zwingend erforderlich. Mit einem Haken wird bestätigt, dass die Vorhabenbeschreibung mit angefügt ist (siehe Vorhabenbeschreibung). 2 Mindestens ein Balkenplan ist erforderlich. Unter Planungshilfe wird bestätigt, dass zumindest ein Balkenplan (siehe Planungshilfen) mit bei liegt. Bei größeren Projekten ist u. U. auch ein Strukturplan oder Netzplan notwendig. 3 Zwingend erforderlich. Bei Sonstige Unterlagen sind immer die Erläuterungen zu den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans (siehe Erläuterungen Finanzierungsplan) anzufügen. 4 Erforderlich, wenn Mittel für Gegenstände und andere Investitionen (mehr als 410 ) beantragt werden. Die Liste wird dann durch den Haken automatisch im AZA Dokument generiert. 5 Optional. Es können noch Zeichnungen, Skizzen o.ä. mit angefügt werden. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig. 6 Optional. Mitfinanzierungszusagen sind dann notwendig, wenn unter AZA 4 (Seitenbereich c, 0864) angegeben wurde, dass Mittel von Dritten oder andere Einnahmen die Projektfinanzierung sichern. Entsprechende Erklärungen der Geldgeber sind vorzulegen. 7 Entfällt. Das letzte Feld ist bei Antragseinreichungen durch die Universität Rostock nicht relevant. 20 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich b 1 2 3 4 5 6 7 8 Der nächste Bereich beinhaltet die Erklärungen des Antragstellers und das Abhaken hängt natürlich im Einzelfall vom Projekt ab. Dennoch sind in der Regel folgende Haken zu setzen, wenn der Antragsteller eine Universität ist (bitte aufmerksam die Texte hinter den Haken lesen). Haken Nr.: 1 Erforderlich, wenn mit dem Vorhaben noch nicht begonnen wurde. Generell gilt: Wenn eine Förderung beantragt wird, darf das beantragte Vorhaben nicht bereits begonnen worden sein (z.b. im Sinne von bereits eingegangenen Verpflichtungen). 2 Zwingend erforderlich. Die Universität ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. 3 Entfällt. Für die Universität nicht relevant. 4 Erforderlich, wenn unter AZA 4 Eigenmittel aufgeführt wurden. Den Einsatz der Eigenmittel bitte im Vorfeld mit dem Referat Forschung und Wissenstransfer (D 1.3) und dem Referat Drittmittel (D 2.2) abstimmen. 5 Entfällt. Für die Universität nicht relevant. 6 Zwingend erforderlich. 7 Erforderlich, wenn das Vorhaben nicht noch anderweitig öffentlich finanziert wird. 8 Erforderlich, wenn durch das Vorhaben keine Folgeausgaben entstehen. Sollten Folgeausgaben entstehen, ist die Übernahme der Kosten gesondert zu erläutern und zu erklären. 21 ZPP Virginia Knaack

Seitenbereich c 1 2 3 4 5 6 7 8 Haken Nr.: 1 Entfällt. Für die Universität nicht relevant. 2 Zwingend erforderlich. Die Universität Rostock beantragt Förderungen grundsätzlich für den nichtwirtschaftlichen Bereich. Für die Verwertung von Ergebnissen bedeutet dies, dass die Ergebnisse gegen marktübliches Entgelt zu verwerten sind. Entsprechende Regelungen unter Verbundpartnern sind im Bewilligungsfall in einer Kooperationsvereinbarung zu treffen. 3 Zwingend erforderlich. Der Universität entstehen indirekte Kosten in Höhe von mind. 20 %. Die Projektpauschale fließt in den Haushalt der Universität Rostock. Zur Verwendung dieser gilt die jeweils gültige Forschungsfond-Richtlinie. 4 Zwingend erforderlich. Für die Bereitstellung der Grundausstattung (die für das jeweilige Fachgebiet übliche Infrastruktur) muss der Projektleiter innerhalb seines Lehrstuhls/Instituts/Fakultät die notwendigen Voraussetzungen klären. Das Ergebnis dieser Klärung wird durch die Drittmittelanzeige dokumentiert. 5 Entfällt. Für die Universität nicht relevant. Um das Einvernehmen mit dem Land kümmert sich das Referat Forschung und Wissenstransfer. 6 Erforderlich, wenn im Antrag personenbezogene Daten von Mitarbeitern angegeben wurden (z.b. bei einer personenbezogenen Personalkostenberechnung, Qualifikationen). In diesem Fall muss eine Datenschutzerklärung ausgefüllt, von den betroffenen Mitarbeitern unterschrieben und an das Referat Forschung und Wissenstransfer weitergeleitet werden (Vorlage hierfür siehe unter Antragseinreichung). 22 ZPP Virginia Knaack

7 Das BMBF-/Projektträger-Aktenzeichen wird bei Einreichung eines Vorantrags zugeteilt und befindet sich auf dem Schreiben des Bundesministeriums, mit dem zur Antragstellung aufgefordert wird. 8 Das Datum sollte erst eingetragen werden, wenn das AZA Dokument endgültig geschlossen und zum Speichern als pdf-datei freigegeben wird (siehe AZA Formular). Dieses finale Dokument ist vom Verantwortlichen (bevollmächtigten Unterzeichner) zu unterschreiben. 1.3 Anlagen zum AZA Antrag Das AZA Formular Ist das AZA Dokument (AZA1-AZA6) noch nicht fertig ausgefüllt oder soll es z.b. zwischendurch an Projektpartner zur Kontrolle oder Mitarbeit weitergeleitet werden, ist es immer möglich einen Entwurf der gesamten Datei als pdf-datei zu speichern. Dies erfolgt unter Datei Drucken. Vorher muss die AZA Datei gespeichert werden. Nun kann entweder Entwurf drucken ausgewählt werden oder die Endfassung angefertigt werden. Das Programm fügt automatisch alle eingetragen Erläuterungen und Eingaben in die pdf-datei ein. Für die Fertigstellung der Antragseinreichung ist es notwendig, die Endfassung anzufertigen. Das Programm erstellt dann eine pdf-datei und eine AZA.exe Datei mit einem bestimmten Code als Namen (bestehend aus Zahlen und Buchstaben). Diese Dateinamen dürfen nicht geändert werden. Zu beachten ist, dass die Endfassung der AZA Datei nicht mehr veränderbar ist und nur eine Leseberechtigung existiert. Um doch noch Änderungen vorzunehmen, muss wieder die eigene gespeicherte Version geöffnet und die Prozedur der Endfassungsanfertigung wiederholt werden. Anschließend wird die pdf-datei ausgedruckt und dem Referat Forschung und Wissenstransfer, unterschrieben vom Projektleiter, in dreifacher Ausführung vorgelegt. Es gibt auf diesem Dokument kein 23 ZPP Virginia Knaack

ausdrückliches Feld, auf dem der Projektleiter unterschreiben kann, daher bitte auf der Seite mit AZA 6 unter dem Datum unterschreiben. Das Referat besorgt dann die Unterschrift des Unterzeichners (z.b. des Kanzlers) und wird den Antrag per Post an die entsprechende Einreichungsadresse weiterleiten (siehe Einreichung des Antrags). Wie bereits hier an Beispielen erklärt wurde, müssen mehrere AZA Formulare eingereicht werden, wenn eine Aufteilung der Zuwendung an Projektpartner außerhalb der Universität Rostock erfolgen soll. Besteht die Kollaboration innerhalb der Universität Rostock, aber aus unterschiedlichen Instituten, genügt ein gemeinsames AZA Formular. Vorhabenbeschreibung Eine weitere zwingend erforderliche Anlage ist die Vorhabenbeschreibung (siehe AZA 6, Seitenbereich a, Haken Nr. 1). Diese ist vergleichbar mit einem Vollantrag bei mehrstufigen Verfahren. Das BMBF gibt hierfür klare Vorgaben in Form einer Gliederung, die sich in den Richtlinien finden lässt (erneut als Hinweis: zu finden unter Hilfe Hinweise und Richtlinien in der AZA Software). Es empfiehlt sich ein Template mit dieser Struktur anzulegen (z.b. in Word). Die Formatierung (Schriftgröße, Schrifttyp etc.) und Seitenanzahl ist standardmäßig nicht vorgeschrieben, auch können Deckblatt, Gliederung und Literaturverzeichnis selbst eingefügt werden. Es gelten allerdings immer die Hinweise und Vorgaben der Drittmittelgeber in separaten Anschreiben oder Dokumenten zur Ausschreibung. Die Gliederung der Vorhabenbeschreibung ist für BMBF-Ausschreibungen wie folgt einzuhalten, wenn nicht anders definiert: I. Ziele Gesamtziel des Vorhabens Das Ziel der geplanten Arbeiten ist mit Angaben zur Verwertung der Ergebnisse kurz zu umreißen. Bezug des Vorhabens zu den förderpolitischen Zielen (z.b. Förderprogramm) Soweit bekannt, ist anzugeben, zu welchen Zielen das Vorhaben einen Beitrag leisten soll. (z.b. unter Angabe des Schwerpunkts im Förderprogramm) Wissenschaftliche und/oder technische Arbeitsziele des Vorhabens Hier sind die mit dem Vorhaben angestrebten wissenschaftlichen und/oder technischen Arbeitsziele zu nennen. Solche können beispielsweise sein: in der Grundlagenforschung die Aufklärung eines Phänomens, in der angewandten Forschung die Verbesserung bestimmter Werkstoffe, in der Entwicklung die Herstellung eines Prototyps. II. Stand der Wissenschaft und Technik; bisherige Arbeiten Stand der Wissenschaft und Technik (einschließlich alternative Lösungen, der Ergebnisverwertung entgegenstehende Rechte, Informationsrecherchen) Der Stand von Wissenschaft und Technik auf den vom Vorhaben berührten Arbeitsgebieten ist durch aktuelle Informationsrecherchen (z.b. Literatur- und Patentrecherchen) zu ermitteln. Es ist darzustellen, ob das Vorhaben bereits Gegenstand anderweitiger Forschungen/ Entwicklungen/ Untersuchungen/ Patente ist und/oder Schutzrechte und Schutzrechtsanmeldungen einer späteren Ergebnisverwertung entgegenstehen können. Hierbei sind möglichst elektronische Quellen (z.b. Datenbanken, Informationen in Netzwerken etc.) zu benutzen. Bisherige Arbeiten des Antragstellers Hier sollen die bisherigen Arbeiten und Erfahrungen auf dem das Vorhaben betreffenden Fachgebiet, falls möglich mit Veröffentlichungs- und Referenzliste, mitgeteilt werden. Insbesondere sind auch Vorarbeiten, die in das Vorhaben einfließen sollen, darzustellen. III. Ausführliche Beschreibung des Arbeitsplans Vorhabenbezogene Ressourcenplanung 24 ZPP Virginia Knaack

Im Arbeitsplan ist der Arbeitsumfang im Einzelnen festzulegen, der unter ökonomisch sinnvollem Einsatz von Ressourcen notwendig ist. Teilaufgaben, Spezifikationen, Probleme, Lösungswege, Meilensteine, Vorbehalte und wesentliche Voraussetzungen zur Erfüllung der Arbeiten sind aufzuzeigen. Es ist darzustellen, ob Personal, Sachmittel und Entwicklungskapazitäten im notwendigen Umfang vorhanden sind bzw. noch beschafft werden müssen. Meilensteinplanung Die Ablaufplanung ist so zu gestalten (insbesondere in Bezug auf Meilensteine), das neueste Erkenntnisse - auch Dritter (z.b. aus weiteren Informationsrecherchen im Rahmen der vorhabenbegleitenden Kontrolle) - einfließen können, die eine Änderung oder ggf. sogar einen Abbruch des Vorhabens erfordern würden. Meilensteine sind inhaltlich und zeitlich auszuformulieren und festzulegen. IV. Verwertungsplan Wirtschaftliche Erfolgsaussichten Es soll dargestellt werden, welche Erfolgsaussichten im Falle positiver Ergebnisse kurz-, mittel- bzw. längerfristig bestehen (Zeithorizont), insbesondere im Hinblick auf potentielle Märkte (Produkte/Systeme) und andere Nutzungen. Hierzu sind beispielsweise folgende Aspekte einzubeziehen: Verzahnung von Forschungs- und Produktionsstrategien, Nutzen für verschiedene Anwendergruppen/-industrien am Standort Deutschland (u.a. Auflistung), Ökonomische Umsetzungs- und Transferchancen. Soweit möglich, sind Angaben zu den ökonomischen Umsetzungs- und Transferchancen (z.b. Beschreibung des Marktpotentials) zu machen. Hierzu gehört z.b. auch die Einschätzung, inwieweit in funktionaler und/oder wirtschaftlicher Hinsicht bis zur erwarteten Markteinführung eine deutliche Überlegenheit des Lösungsansatzes zu Konkurrenzlösungen besteht. Wissenschaftliche und/oder technische Erfolgsaussichten Unabhängig von den wirtschaftlichen Erfolgsaussichten sollen die wissenschaftlichen und/oder technischen Erfolgsaussichten dargestellt werden (mit Zeithorizont) - u.a., wie die geplanten Ergebnisse in anderer Weise (z.b. für öffentliche Aufgaben, Datenbanken, Netzwerke, Transferstellen etc.) genutzt werden können. An dieser Stelle ist auch eine etwaige Zusammenarbeit mit anderen Einrichtungen, Firmen, Netzwerken, Forschungsstellen u.a. einzubeziehen. Wissenschaftliche und wirtschaftliche Anschlussfähigkeit Hier ist aufzuzeigen, wer im Falle eines positiven Ergebnisses die nächste Phase bzw. die nächsten innovatorischen Schritte zur erfolgreichen Umsetzung der Vorhabenergebnisse übernimmt/übernehmen soll und wie dieses angegangen werden soll. Beispiele können sein für Ergebnisse der Grundlagenforschung: Kooperationen von Wissenschaft und Wirtschaft, angewandten Forschung: Erschließung branchenübergreifender Nutzung, z.b. verschiedener Produktentwicklungen, Entwicklung: Umsetzung am Markt. V. Arbeitsteilung/Zusammenarbeit mit Dritten Bei Vorhaben mit breitem Anwendungspotential (z.b. Verbundvorhaben) ist die Arbeitsteilung [Zusammenarbeit mit Dritten (Wissenschaft, Großunternehmen, KMU)] unter Berücksichtigung der Ausführungen unter Teil A darzustellen. VI. Notwendigkeit der Zuwendung Es ist darzustellen, warum die Zuwendung zur Realisierung des Vorhabens notwendig ist (wirtschaftliches und wissenschaftlich-technisches Risiko des Antragstellers). Unabhängig davon, ob das Projekt mit Projektpartnern innerhalb oder außerhalb der Universität Rostock erfolgen wird, kann eine gemeinsame Vorhabenbeschreibung eingereicht werden, in der die einzelnen Aufgaben und benötigten Mittel klar abgegrenzt sind. Planungshilfen Die Planungshilfe ist ein weiterer Bestandteil des Anhangs zum AZA Antrag. Auch hierfür gelten bestimmte Kriterien, die eingehalten werden müssen (lt. BMBF Richtlinien): 25 ZPP Virginia Knaack

Je nach Umfang des Vorhabens sind Planungshilfen (möglichst grafische Darstellungen) beizufügen. Außer bei einfach gelagerten Fällen ist zumindest ein Balkenplan zu fertigen. Bei umfangreichen und komplexen Vorhaben kommt ein Strukturplan oder ein Netzplan in Betracht. In einem Balkenplan wird der voraussichtliche Zeitablauf des Vorhabens für die gesamte Laufzeit dargestellt. Die voraussichtliche Bearbeitungsdauer jeder Teilaufgabe wird in Form eines zur Zeitachse parallelen Balkens eingetragen. Der Balkenplan soll auch Meilensteine vorsehen, an denen über die Weiterführung von Teilaktivitäten bzw. über Alternativen entschieden werden kann (Sollbruchstellen). Termine von Meilensteinen werden durch Eintragung von Kurzbezeichnungen an den entsprechenden Stellen der Balken dargestellt. In einem Strukturplan wird das Vorhaben in seiner Struktur analysiert und in Teilaufgaben (gleiche Gliederung wie im Arbeitsplan) zerlegt. Die Teilaufgaben sind wiederum in Arbeitspakete zu unterteilen; ihnen sind - soweit möglich - die Ausgaben zuzuordnen. In einem Netzplan werden komplexe Vorhaben, bei denen so viele eng vermaschte Teilaktivitäten zeitlich parallel ablaufen, dass sie nicht mehr sinnvoll in einem Balkendiagramm dargestellt werden können, skizziert. Der Netzplan soll deutlich die zeitliche Abhängigkeit der Teilaktivitäten aufzeigen. Er soll weiterhin Aussagen zulassen, an welcher Stelle bei zeitlichen Verzögerungen in den Teilaktivitäten steuernd eingegriffen werden kann, damit das Vorhaben termingerecht abgeschlossen wird bzw. um welchen Zeitraum sich der Endtermin zwangsläufig verschieben wird und ggf. inwieweit der Finanzierungsplan berührt ist. Erläuterungen zu den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans Wie unter dem Punkt AZA 6 bereits gezeigt, gehören zum Anhang des Antrags die zusätzlichen Erläuterungen zu den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans. Die Handhabung ist hier jedoch unterschiedlich. So können die genauen Erläuterungen und Kalkulationssummen bereits auch schon in der Vorhabenbeschreibung genannt werden, z.b. bei der Beschreibung von Arbeitspaketen. Ist dies nicht der Fall empfiehlt sich ein Dokument, in dem noch einmal alle Positionen aus AZA 4, d.h. sämtliche beantragte Mittel, einzeln aufgelistet werden und Angaben zu Stückpreisen, Anzahl, Berechnungsgrundlagen, Mengenansätze und Gesamtpreisen sowie Begründungen (mit Bezug zum Projekt) gemacht werden. Dies sollte für jedes Jahr aufgeschlüsselt sein und für den Gesamtfinanzierungsraum angegeben werden. Als Bespiel für solch ein Dokument dient folgende Vorlage: Erläuterungen zu den einzelnen Positionen des Finanzierungsplans 0812-0822 Personalausgaben Berechnungen siehe Anlage zu AZAP 4 (Pos. 0812-0822) Begründungen und Tätigkeitsbeschreibungen der Beschäftigten: 1. Nachwuchsgruppenleiterin (N.N., 100%, 60 Monate): Begründung, Qualifikation Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L 14 (Ost). Der Zuschlag enthält die tariflich vereinbarte Jahressonderzahlung (einmalig 30% des Monatsgehalts). 2. Wissenschaftlicher Mitarbeiter (Doktorand, N.N., 50%, 60 Monate): Begründung Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L 13 (Ost). Der Zuschlag enthält die tariflich vereinbarte Jahressonderzahlung (einmalig 45% des Monatsgehalts). 3. Studentische Hilfskraft (N.N, 18h/Woche, 60 Monate) Die Kalkulation der Vergütung erfolgt nach der gegenwertig gültigen Richtlinie über die Arbeitsbedingungen der wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräfte des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur vom 11.12.2008. 26 ZPP Virginia Knaack