HowTo: Personalisierte Serienemails aus Selektion (ggf. mit Anhang) Versionen: CRM 5, CRM SIX I. Vorbereitung a) Erstellen einer Selektion -Grundlage für alle Serienbriefe oder Serienemails mit SuperOffice CRM sind Selektionen. Erstellen Sie daher als erstes eine SuperOffice Selektion indem Sie links auf den Button Selektion und rechts unten anschließend auf Neu klicken -Wählen Sie die gewünschten Kriterien für die Selektion und klicken Sie anschließend auf OK um die Datensätze zu selektieren. Tipp: Testen Sie das Serienemail als erstes immer nur mit einem einzelnen Datensatz, z.b. Ihrem eigenen. Sie erkennen so potentielle Fehler in der Vorlage.
b) Erstellen einer Vorlage Serienemails mit SuperOffice CRM werden mit einer HTML-Datei als Vorlage verschickt. Diese Datei können Sie entweder mit dem Texteditor oder einem HTML-Editor bearbeiten. Anmerkung: Viele HTML-Editoren erzeugen eine Art erweiterten HTML-Code der nicht verwendet werden kann, das gilt insbesondere für MS-Word. Verwenden Sie bitte nicht MS-Word als HMTL- Editor für die Vorlage. Ein praktischer Freeware-HTML-Editor ist z.b. http://www.nvu-composer.de/ Eine sehr umfangreiche Dokumentation rund um HTML: http://de.selfhtml.org/ So könnte die Vorlage im Editor aussehen. Alle SuperOffice-Vorlagenvariablen können in dieser Vorlage genutzt werden (z. B. {salu} für die personalisierte Anrede (Sehr geehrter Herr XYZ) oder z.b. {auth} für den Absender sie werden allerdings in geschweifte Klammern gesetzt, anstelle der "<" und ">" Zeichen. (Die sind bereits als HTML-Befehle reserviert) Anmerkung: SuperOffice interpretiert in der Serienmailfunktion jede Textdatei-Vorlage als HTML- Datei. Das hat zur Folge, dass jeder Zeilenwechsel erzwungen werden muss. Man erkennt dies in dem Beispiel an <br> (Break). Die wichtigsten Formatierungsmöglichkeiten finden Sie am Ende des Dokuments. Das Format der Textdatei kann einfach getestet werden, indem man sie umbenennt: ("Dateiname.htm") und anschließend doppelt anklickt. Sie sollte sich dann in Ihrem Browser öffnen und wie gewünscht formatiert sein. Für SuperOffice ist es kein Unterschied ob die Datei mit *.txt oder *.HTML endet, sie können den Dateinamen daher jetzt so lassen.
C) Die Vorlagen nach SuperOffice CRM übernehmen -Speichern Sie die Datei auf den Desktop -Drücken Sie die STRG-Taste und klicken Sie die Datei mit der linken Maustaste an (und halten) -Ziehen Sie die Datei in das SuperOffice CRM Fenster und lassen Sie dort die Maustaste los. -Es erscheint ein Dokumentendialog und Sie können die Datei einer Firma, Person und Projekt zuordnen* - WICHTIG: Achten Sie hier darauf dass Sie das Häkchen Als Serienbriefvorlage verwenden setzen! -Klicken Sie auf Neu um die Vorlage zu speichern *Tipp: Viele Kunden verwenden eine fiktive Firma Mailings unter der die Serienbriefvorlagen abgelegt werden, das erzeugt zusätzliche Übersicht. So könnte der Dokumentendialog aussehen
II. Serienmailing starten a) Öffnen Sie die vorher erstellte Selektion und klicken Sie auf den Reiter Aufgabe b) Klicken Sie hier auf Serienbrief erstellen (und nicht auf Email senden) c) Es öffnet sich der Assistent für Mailings, Bestätigen Sie den ersten Punkt mit Weiter d) Im Feld Titel sollte bereits die Vorlage eingetragen sein, ansonsten wählen Sie sie bitte aus dem DropDown-Feld aus. e) Klicken Sie zweimal auf weiter (Informationen zu den anderen Möglichkeiten oder Schritten entnehmen Sie bitte der allg. Hilfe) f) Wählen Sie im Punkt 4 die Option Senden über Email So könnte der Dialog des Maillingassistenten aussehen (im Schritt d): Punkt 4 - Klicken Sie auf fertig stellen um das Mailing zu starten.
III. Serienmailing mit Anhang starten Die Technik ist fast identisch mit den vorherigen Schritten, der einzige Unterschied ist dass der Anhang jetzt wie die Vorlage behandelt wird und die eigentliche Vorlage wird später ausgewählt. a) Erstellen Sie eine Selektion wie oben beschrieben b) Erstellen Sie eine HTML-Vorlage wie oben beschrieben und speichern Sie sie auf dem Desktop c) Speichern Sie den Anhang (maximal eine Datei) auf dem Desktop d) Ziehen Sie diesmal den Anhang vom Desktop in das SuperOffice-Fenster, wie oben beschrieben mit der gedrückten STRG-Taste. Denken Sie bitte unbedingt daran Als Serienbriefvorlage verwenden zu wählen. (siehe Screenshot) e) Öffnen Sie die Selektion klicken Sie auf den Reiter Aufgabe f) Klicken Sie wie oben beschrieben auf Serienbrief erstellen und anschließend auf weiter g) Sie werden feststellen dass nun der Anhang als Vorlage (Entwurf) angezeigt wird (Screenshot) h) Klicken zweimal auf Weiter (Informationen zu den anderen Möglichkeiten siehe allg. Hilfe) i) Es wird nun der Punkt 4 angezeigt, wählen Sie hier wieder Senden über: Email, anschließend klicken Sie aber noch auf Email-Optionen. Hier können Sie entweder den Text für das Email direkt (im HTML-Format) eingeben oder mit öffnen die Vorlage aus Schritt B auswählen. g)sie können das Mailing anschließend starten. Schritt d (den Anhang nach SuperOffice CRM ziehen)
Schritt g Der gerade hinzugfügte Anhang wird als Vorlage angezeigt Punkt 4 Auswählen der eigentlichen Vorlage
IV. Zusatzinformationen Übersicht der wichtigsten (Format-)Funktionen: Textformatierung: Fett: Kursiv: Unterstrichen: Durchgestrichen: Grösser: Kleiner: Höher: Tiefer: Schreibmaschine: Schriftfabe: <b>text</b> <i>text</i> <u>text</u> <s>text</s> <big>text</big> <small>text</small> <sup>text</sup> <sub>text</sub> <tt>text</tt> <font color="red">text</font><br> Farben: Black #000000 gray #808080 Maroon #800000 red #FF0000 Green #008000 lime #00FF00 Olive #808000 yellow #FFFF00 Navy #000080 blue #0000FF Purple #800080 fuchsia #FF00FF Teal #008080 aqua #00FFFF Silver #C0C0C0 white #FFFFFF Seitenformatierung Zeilenumbruch: <br> Überschrift: <h1>text</h1> Ausrichtung Überschrift: <h1 align="center">text</h1> Linie: <hr> Formatierte Linie: <hr color= blue width="50%" size="2" align="center"> Ausrichtung: Zentriert: <p align="center">text</p> Rechtsbündig: <p align="right">text</p> Linksbündig: <p align="left">text</p> Blocksatz: <p align="justify">text</p> (hat bei mir nicht funktioniert) Überschrift: <h1 align="center">text</h1> Rahmen: <div style="padding:10px; border:thin solid red; margin:15px">text</div> Links: Webseite: <A href="webseite" target=_blank>webseite</a> e-mailadresse: <A href="mailto:mailadresse"> Mailadresse </A> Grafik: <image src="http://www.so-team.de/images/header.jpg" align="left"> (Grafikdatei muss im Internet liegen z. B.: unser FTP-Server) Hintergrund: <html><head><title>background-color</title> <style type="text/css"> body { background-color:"silver" } </style> </head><body>