SAPERION Records Management

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Inhaltsverzeichnis 1 SAPERION Records Management... 1 1.1 Option "Records Management"... 1 1.2 Grundlagen... 1 1.2.1 Lebenszyklus und Aufbewahrungsverhalten... 2 1.3 Ablaufbeschreibung einer Retention... 3 1.3.1 Aktionen... 4 1.3.2 Rules Engine... 4 Einrichten eines Records Management-Szenarios... 5 2.1 Voraussetzungen... 5 2.2 Einrichten einer DDC... 5 2.3 Einrichten eines Content Types... 5 2.4 Einrichten einer Aufbewahrungsklasse... 7 2.5 Einrichten von Tasks... 8 2.5.1 Disposition Task... 8 2.5.2 Destruction Task... 9 2.6 Protokollierung von Records Management-Ereignissen... 9 2.7 Zugriffsrecht "Records Management... 10 3 Records Management Funktionen... 11 3.1 Verwaltung von Dokumenten mit Records Management-Eigenschaften... 11 3.2 Ändern von Fristen einzelner Dokumente... 11 3.3 Rechtsstreitsperre (Litigation Hold)... 11 3.4 Initiales Speichern mit unbefristeter Aufbewahrung... 12 4 Arbeiten mit Records Management Funktionen... 12 4.1 Funktionen für den Records Manager... 12 4.1.1 Nachträgliches Ändern von Fristen... 12 Aufbewahrungsfrist verlängern... 13 Vernichtungsfrist verkürzen... 13 Rechtsstreitsperre aktivieren/ deaktivieren... 13 4.2 Funktionen für Anwender mit Bearbeitungsrecht... 14 4.2.1 Aufbewahren mit Frist... 14 4.2.2 Aufbewahren ohne Frist... 14 5 Records Management und R/ Link... 15 5.1 R/ Link-Konfigurationsdialog und Archivierungsablauf... 15 5.2 Feldmapping... 15 6 Anhang... 16 6.1 Begriffsklärung... 16 2 4.1.2

6.2 Recht "Records Management"... 16 6.3 Systemfelder Records Management... 17 6.4 INI-Einträge für Records Management... 18

1.1 Option "Records Management" SAPERION Records Management 1 SAPERION Records Management 1.1 Option "Records Management" SAPERION stellt wichtige Funktionen zur gesicherten Aufbewahrung von Dokumenten zur Verfügung (revisionssichere Archivierung). Darunter zählt die Speicherung auf nicht veränderbare Medien als auch die Sicherstellung, dass mittels Zugriffskontrolle sensible Daten nur von berechtigten Personen eingesehen werden können, und dass Zugriffe auf Dokumente protokolliert werden. Die Option "Records Management" stellt zusätzlich auch sicher, dass einerseits aufbewahrte Daten nach ihrer Aufbewahrungsfrist wieder entfernt werden können, andererseits Dokumente gemäß Datenschutzgründen auch komplett vernichtet werden. Mit der Option "Records Management" (Lizenzrecht) wird systemweit gesteuert, welche Records Management Funktionen genutzt werden können. Dabei stehen die Funktionen transparent für die unterschiedlich eingesetzten Storage-Systeme und ihren Ausprägungen zur Verfügung. 1.2 Grundlagen Der Begriff "Records Management" stammt aus dem englischen Sprachgebrauch und entspricht weitgehend dem deutschen "Schriftgutverwaltung". Records Management ist eine vorwiegend organisatorische Aufgabe zur Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung als auch Vernichtung von jedweden geschäftlichen Informationen (Records). Dabei sind sowohl papiergebundene als auch elektronische Objekte zu berücksichtigen. Elektronische Formate reichen von unstrukturierten Dokumenten, die auf einer Festplatte abgelegt sind, über E-Mails bis hin zu einer Datenzeile in einer Datenbanktabelle. Die wichtigste Eigenschaft eines Records ist seine Unveränderbarkeit während seiner Aufbewahrung und Nutzung, ab dem Zeitpunkt seiner Erstellung oder Erfassung bis zur Vernichtung oder der Übergabe an andere Systeme wie z.b. Staatsarchive. Die Richtlinien, welche Dokumente und Informationen bis wann mindestens aufzubewahren oder spätestens zu vernichten sind, geben sich die Unternehmen individuell selbst auf Basis von internen Regelungen bzw. werden durch externen Bestimmungen wie Verträge, Gesetze und Vorschriften vorgegeben. Diese Richtlinien unterscheiden sich in den einzelnen Ländern, aber auch in den unterschiedlichen Branchen. Über eine feste Dauer datensicher (auch revisionssicher) aufzubewahren sind z.b. papiergebundene Dokumente, als auch E-Mails mit geschäfts- und/oder steuerrelevanten Informationen wie Angebote, Aufträge, Verträge, Rechnungen oder Lieferscheine. Objekte, die vernichtet werden müssen, unterliegen Datenschutzbestimmungen und sind meist personenbezogen wie z.b. Bewerbungsunterlagen, Protokolle aus Mitarbeitergesprächen oder Versicherungsunterlagen. Records Management ist damit eine Aufgabe im Kontext der Compliance Anforderungen (also der Einhaltung von Regularien) und gewinnt besonders vor dem Hintergrund vermehrter 1

1 SAPERION Records Management Pressemitteilungen über kritische Verletzungen von Geschäftsregeln und Datenschutzbestimmungen zunehmend an Bedeutung. Records Management ist als eine fortdauernde Tätigkeit für das Unternehmen zu sehen. Einerseits ändern sich interne und externe Vorschriften, andererseits werden neue Anwendungen eingeführt oder Technologien ausgetauscht. Die internen Prozesse sind den jeweiligen Änderungen in Hinsicht auf die Schriftgutverwaltung anzupassen. Im Standard bietet die SAPERION ECM Suite bereits eine Vielzahl an Funktionen des Dokumentenmanagements von der revisionssicheren (datensicheren) Ablage, über die Sicherstellung der Anzeige nur für berechtigte Personen, bis hin zum gesicherten Löschen inklusive einer Papierkorbfunktion an. Da die aktuell unterstützten Storage-Systeme die Funktionen unterschiedlich anbieten, fallen die seitens SAPERION angebotenen Funktionen unterschiedlich - je nach verwendeter Storage-Plattform - aus. Mit der Unterstützung dieser Funktionen wird die Einhaltung von Regularien notwendiger Aufbewahrungspflichten von Dokumenten in Abhängigkeit ihrer Klasse (z.b. Rechnungen) sichergestellt als auch die Durchführung von Löschungen im Sinne des Datenschutzes, wie es z.b. für Personaldokumente notwendig ist. 1.2.1 Lebenszyklus und Aufbewahrungsverhalten In Bezug auf die Anforderungen einer Aufbewahrung von Dokumenten können grundsätzlich folgende Fälle je nach Phase ihres Lebenszyklus unterschieden werden. Aufbewahrunsklassen Aufbewahrungsklasse Beschreibung No Retention Interne Dokumente in ihrer Bearbeitungsphase (Draft) werden ohne Aufbewahrungsschutz ("No Retention") gespeichert, da sie noch stark Änderungen unterworfen sind, noch verworfen werden können und daher jederzeit löschbar sein müssen. Fixed Retention Dokumente, deren Bearbeitungsphase abgeschlossen ist ("Fixed Retention"), z.b. durch eine interne Freigabe oder sie sind Eingangspost, und deren Aufbewahrungsdauer schon bekannt ist, werden mit einer Aufbewahrungsfrist archiviert. Nach Ablauf der Frist können die Dokumente gelöscht werden. Beispiel Alle Dokumente, die für eine Prüfung des Finanzamts relevant sind. Ereignisbasierte Retention Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, aber deren endgültige Aufbewahrungsfrist noch nicht bekannt ist, werden gespeichert und erhalten die Information ihrer Aufbewahrungsdauer durch das Auslösen eines bestimmten Ereignisses. Tritt dieses Ereignis ein, werden die Dokumente auf "Fixed Retention" gesetzt und können nach Ablauf der definierten Frist gelöscht werden. Beispiel Betroffene Dokumente befinden sich z.b. in Bankkontoakten oder Patientenakten. Das Ereignis ist die Kündigung des Kontos und damit dessen Schließung oder der Tod des Patienten. In einigen Fällen müssen die betroffenen Dokumente eine gesetzlich vorgegebene Frist aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden dürfen (diese Frist legt die "Fixed Retention" fest). 2

1.3 Ablaufbeschreibung einer Retention Aufbewahrungsklasse Beschreibung Disposition Abgeschlossene Dokumente, die jederzeit gelöscht werden können, aber zu einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden müssen, können mit einem Vernichtungstermin ("Maximal Retention") gespeichert werden. Beispiel Dokumente im Bereich der Personalverwaltung, in der personenbezogene Daten hinsichtlich des Datenschutzes behandelt werden müssen. Treten Dokumente von der Bearbeitungsphase in die ereignisbasierte oder endgültige Aufbewahrung, so werden sie vor dem Löschen solange geschützt, bis ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Ein Dokument durchläuft also in seinem Lebenszyklus unterschiedliche Phasen, in denen es unterschiedlich behandelt werden muss. Für die Verwaltung der relevanten Content Lifecycle- und Records Management-Parameter stehen den Administratoren und Records Managern entsprechende Dialoge zur Verfügung. Die Regeln werden in Systemtabellen revisionssicher hinterlegt. Änderungen an den Regeln werden zum Zwecke eines Audits in eine Protokolltabelle geschrieben. 1.3 Ablaufbeschreibung einer Retention Das folgende Diagramm stellt den Ablauf eines Retentionsprozesses dar. Abb. 1 1: Übersicht Retention Prozess 1. Schritt 1: Existiert Content Type? Es wird überprüft, ob ein Content Type für ein Dokument gesetzt wurde. Gleichzeitig wird überprüft, ob es einen Standard Content Type für die DDC gibt. Wenn dies der Fall ist (Ja), wird der Content Type aktiviert (Action I) 2. Schritt 2: Existiert eine Aufbewahrungsklasse? Es wird überprüft, ob eine Aufbewahrungsklasse mit dem gewählten Content Type verknüpft ist. 3. Schritt 3: Ist Retention aktiviert? 3

1 SAPERION Records Management Es wird überprüft, ob eine Aufbewahrungsregel für die Aufbewahrungsklasse definiert ist. Ist dies nicht der Fall (Nein), wird Retention aktiviert (Action II). Wenn eine Aufbewahrungsregel definiert ist (Ja), wird diese Regel ausgewertet. Liefert diese Regel das Ergebnis TRUE zurück, wird Retention aktiviert (Action II). i 4. Schritt 4: Ist ereignisbasierte Retention aktiviert für die Aufbewahrungsklasse? Wenn dies nicht der Fall ist (Nein), wird Retention aktiviert. (Action II). 5. Schritt 5: Ereignis ausgelöst? Auswertung der Ereignisregel. Liefert diese Auswertung TRUE, wird Retention aktiviert (Action II), bei FALSE wird ereignisbasierte Retention aktiviert (Action III). Wenn eine Revision auf einem Dokument mit LCMStage = 0 (Draft) gemacht wird, startet der Prozess bei Schritt 3. Wenn eine Revision auf einem Dokument mit LCMStage = 1 (ereignisbasiert) gemacht wird, startet der Prozess bei Schritt 5. 1.3.1 Aktionen Folgende Aktionen werden je nach Auswertung ausgelöst: Aktionen Aktion Beschreibung Action I: Set Content Type Setzt ACL, wenn angegeben (empfohlen) Startet Workflow, wenn definiert Action II: Set Retention Setzt Retention (RetentionTime, DispositionTime, Litigation Hold) Setzt LCMStage = 2 Action III: Set Event based Setzt Retention auf "unlimited" Setzt LCMStage = 1 1.3.2 Rules Engine Während der initialen Archivierung als auch bei jeder Revisionierung wertet eine Rules Engine die hinterlegten Records Management Richtlinien anhand der angegebenen Content Types aus, ergänzt die noch fehlenden Aufbewahrungseigenschaften und speichert diese entsprechend zusammen mit dem Dokument. Die Eigenschaften werden an das verwendete Storage-System weitergereicht, wenn dieses es erlaubt. Ausnahme ist die Aufbewahrungsfrist, die nur seitens SAPERION verwaltet wird. Für Storage-Systeme, die nur mit Aufbewahrungsklassen (z.b. IBM DR550) arbeiten, wird eine entsprechende Klasse gesetzt. Die Aufbewahrungseigenschaft wird für jedes Objekt des Strukturdokuments gesetzt (Vererbung). Dies gilt auch für Revisionen eines Dokuments, die z.b. nach dem Anbringen von Annotationen oder dem Ändern der Indexdaten durch das Ausführen von 4

2.1 Voraussetzungen Workflow-Aktionen gespeichert werden, dito für alle anderen Objekte des Dokuments, z.b. Text- oder Image-Notizen. 2 Einrichten eines Records Management-Szenarios 2.1 Voraussetzungen Records Management-Lizenz installiertes SAPERION ab Version 6 2.2 Einrichten einer DDC Zur Verwaltung der Dokumente hinsichtlich der für sie vorgesehenen Aufbewahrungsrichtlinien erhalten diese neue Systemeigenschaften, die in der Definition des Archivs, in das sie gespeichert werden sollen, hinzugefügt werden können. Beim Anlegen einer Archiv-Definition (DDC) wird durch Hinzufügen von den im Folgenden beschriebenen Systemfeldern gesteuert, ob für in dieses Archiv abgelegte Dokumente Records Management-Funktionen genutzt werden können sollen. SYSCONTENTTYPE SYSLCMSTAGE SYSRETENTIONTIME SYSLITIGATIONHOLD SYSDISPOSITIONTIME SYSRETENTIONCLASS Außerdem sollte mindestens ein Feld definiert werden, anhand dessen Inhalt die Auswertung der Regeln der Aufbewahrungsklasse vorgenommen werden kann, z.b. "Status" (siehe hierzu auch nächstes Kapitel "Einrichten einer Aufbewahrungsklasse"). Die Beschreibung der einzelnen Systemfelder finden Sie im Anhang dieses Handbuchs. 2.3 Einrichten eines Content Types Alles, was in SAPERION erfasst werden kann, wird als Content angesehen. Für unterschiedliche Anwendungsfälle können sogenannte Content Types definiert werden. Mit diesen Content Types können also Dokumente klassifiziert werden. Für die Verwendung im Records Management sollte einem Content Type eine Aufbewahrungsklasse hinterlegt werden. In der Aufbewahrungsklasse ist definiert, wann ein Dokument unter Retention zu stellen ist und welche Fristen für die Aufbewahrung (minimale und maximale Aufbewahrungsfrist) gelten sollen. 5

2 Einrichten eines Records Management-Szenarios Bei der Archivierung von neuen Dokumenten werden hinsichtlich des Content Types des Dokuments die hinterlegten Regeln der Aufbewahrungsklasse ausgewertet und ggf. fehlende Parameter ergänzt. Diese Parameter werden mit dem Dokument gespeichert. Damit wird sichergestellt, dass sie vor dem Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden oder nach dem Erreichen ihres Vernichtungstermins noch im System verbleiben. Solange für ein Dokument die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, befindet es sich noch nicht unter Retention. Es hat dann den Lifecycle Management-Status "No Retention". Erst wenn ein Dokument abgeschlossen ist, wird es unter Retention gesetzt und darf nicht mehr verändert werden. In Abhängigkeit von den gesetzten Aufbewahrungsregeln wird der Lifecycle Management-Status des Dokuments gesetzt. Wenn ein Dokument unter Retention steht, darf es nicht verändert oder gelöscht werden. Ist die Retentionszeit abgelaufen und keine Rechtsstreitsperre (Litigation Hold) auf das Dokument gesetzt, kann es gelöscht werden. Nach Ablauf der maximalen Aufbewahrungsfrist (Disposition Period) kann es gelöscht werden. Für einen Content Type können optional hinterlegt werden: Lebenszyklusphase (Lifecycle Stage), in der sich der Content gerade befindet (Draft, Retention event, Retention) Aufbewahrungsklasse (Retention Class) und Dauer (Period) für die Berechnung des Termins, bis wann das Dokument aufbewahrt werden muss Minimale Aufbewahrungsdauer (Disposition Period) für die Berechnung des Termins, bis wann das Dokument vernichtet sein muss Rechtsstreitsperre (Litigation Hold), die dafür sorgt, dass ein Dokument nicht gelöscht werden kann. Zugriffsrechte zur Sicherstellung, dass nur Berechtigte einen Zugriff auf das Dokument haben. Verarbeitungsprozess, über den z.b. eine Freigabe erfolgen kann Folgen Sie den beschriebenen Schritten, um den gewünschten Content Type einzurichten. 1. Klicken Sie im Ribbon ADMINISTRATION > Gruppe RECORDS MANAGEMENT > Befehl NEUER CONTENT-TYP. Der Dialog "Bearbeitung Content Type" öffnet sich. 2. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor und klicken abschließend auf [Speichern]. 6

2.4 Einrichten einer Aufbewahrungsklasse Parameter "Bearbeitung Content Type" Parameter Beschreibung Content Type Name des Content Types Beschreibung Geben Sie optional eine Beschreibung für den Content Type in das Textfeld ein. Zugriffsliste Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Zugriffsliste aus. Prozessdefinition Geben Sie hier den Namen der Prozessdefinition an, so dass beim Archivieren ein Geschäftsfall auf Basis dieser Prozessdefinition gestartet wird. Aufbewahrungsklasse Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Aufbewahrungsklasse aus. Repository Geben Sie hier den Namen der Archiv Datenbank Definition (DDC) an. 2.4 Einrichten einer Aufbewahrungsklasse Im nächsten Schritt müssen Sie die Definition einer Aufbewahrungsklasse, die für den gewünschten Content Type verwendet werden soll, vornehmen. 1. Klicken Sie im Ribbon ADMINISTRATION > Gruppe RECORDS MANAGEMENT > Befehl NEUE AUFBEWAHRUNGSKLASSE. Der Dialog "Bearbeitung Aufbewahrungsklassen" öffnet sich. 2. Nehmen Sie in diesem Dialog alle erforderlichen Einstellungen (siehe Tabelle "Parameter 'Neue Aufbewahrungsklasse'") vor und klicken auf [Speichern]. Parameter "Neue Aufbewahrungsklasse" Parameter Beschreibung Aufbewahrungsklasse Tragen Sie den Namen für die Aufbewahrungsklasse ein. Beschreibung Geben Sie optional eine Beschreibung für die Aufbewahrungsklasse in das Textfeld ein. Aufbewahrungsdauer Geben Sie die Dauer in Tagen für die Aufbewahrung ein. max. Aufbewahrungsdauer Geben Sie die maximale Dauer (Disposition Period) in Tagen für die Aufbewahrung ein. Nach Ablauf der angegebenen Tagen, können Dokumente über Tasks automatisiert gelöscht werden (siehe Kapitel "Löschen von Dokumenten per Task"). 7

2 Einrichten eines Records Management-Szenarios Parameter Beschreibung Aufbewahrungsregel Aktivieren Sie die Checkbox "Aufbewahrungsregel" und tragen dann die gewünschte Regel in das Textfeld ein, z.b. "Status >0". In diesem Fall greift die Aufbewahrungsregel, sobald der Status eines Dokuments >0 wird. Ereignisbasiert Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Aufbewahrungsklasse dann gelten soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Durch Aktivierung dieser Option wird ein Textfeld zum Eintragen der Ereignisregel aktiv. Rechtsstreitsperre 2.5 Wenn eine Rechtsstreitsperre gewünscht ist, aktivieren Sie entsprechend die Checkbox. Einrichten von Tasks Nach Ablauf der minimalen Aufbewahrungsfrist können Dokumente gelöscht werden, wenn kein Litigation Hold gesetzt ist. Die Löschung der Dokumente kann über Tasks automatisiert werden. Dabei werden zwei verschiedene Tasks unterschieden: Disposition Task: Löschung nach Ablauf der maximalen Aufbewahrungsfrist Destruction Task: Löschung nach Ablauf der minimalen Aufbewahrungsfrist ohne Verwendung einer maximalen Aufbewahrungsfrist Die Tasks werden über die Microsoft Management Console (MMC) am Core Server eingerichtet (siehe auch im Administrationshandbuch Kapitel "Administration des SAPERION Core Servers"). 2.5.1 Disposition Task Bei einem Disposition Task wird in den definierten Intervallen die angegebene Tabelle auf Dokumente überprüft, deren maximale Aufbewahrungsfrist abgelaufen und für die keine Rechtstreitsperre gesetzt ist. Dokumente, bei denen dies der Fall ist, werden durch den Task gelöscht. 1. Für die Einrichtung eines Disposition Tasks nehmen Sie im Dialog "Task bearbeiten" folgende Einstellungen auf der Registerkarte "Allgemein" vor: Definieren Sie einen Namen für den Task. Wählen Sie die Aktion "Records Management Disposition" aus. Definieren Sie, in welchem Zeitintervall der Task ausgeführt werden soll. 8

2.6 2. 2.5.2 Protokollierung von Records Management-Ereignissen Auf der Registerkarte "Abfrage" wählen Sie über die Schaltfläche [...] die Tabelle (DDC) aus, für die der Disposition Task aktiviert werden soll. Destruction Task Bei einem Destruction Task wird in den definierten Intervallen die angegebene Tabelle auf Dokumente überprüft, bei denen die minimale Aufbewahrungsfrist (Retention Time) abgelaufen und für die keine Rechtstreitsperre gesetzt ist. Für diesen Task kann zusätzlich eine Mappe (.SDL) angegeben werden. Ist dies der Fall, werden nur die Dokumente, die in der Mappe enthalten sind entsprechend der oben angegebenen Kriterien überprüft. Ansonsten werden alle Dokumente der Tabelle überprüft. Dokumente, für die die angegebenen Kriterien erfüllt sind, werden durch den Task gelöscht. 1. 2. 2.6 Für die Einrichtung eines Destruction Tasks nehmen Sie im Dialog "Task bearbeiten" folgende Einstellungen auf der Registerkarte "Allgemein" vor: Definieren Sie einen Namen für den Task. Wählen Sie die Aktion "Records Management Destruction" aus. Legen Sie fest, in welchem Zeitintervall der Task ausgeführt werden soll. Auf der Registerkarte "Abfrage" wählen Sie über die Schaltfläche [...] die Tabelle (DDC) aus, für die der Destruction Task aktiviert werden soll. Zusätzlich kann eine Mappe ausgewählt werden. Wenn dies der Fall ist, wird der Task nur auf die Dokumente der angegebenen Mappe angewendet. Protokollierung von Records Management-Ereignissen Um die Protokollierung von Records Management Ereignissen zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie über Ribbon ADMINISTRATION > Gruppe PROTOKOLLIERUNG > Befehl EINSTELLUNGEN den Dialog "Protokolle definieren". 9

2 i Einrichten eines Records Management-Szenarios 2. Aktivieren Sie die Checkbox "Retention". 3. Geben Sie das Verzeichnis für die Ablage der Log-Datei unter "Sicherungsverzeichnis" an. 4. Klicken Sie abschließend auf [OK]. Bei diesem Ereignis "Retention" handelt es sich um ein dokumentenspezifisches Ereignis, daher muss die Protokolltabelle mit der zu überwachenden DDC verknüpft werden. Folgende Ereignisse werden protokolliert: Das Dokument wird unter Retention gestellt Das Retention-Ereignis wurde bei ereignisbasierter Retention ausgelöst Die Retention Time oder Disposition Time wurde geändert Die Rechtstreitsperre wurde gesetzt Ein Content Type wurde gesetzt Ein Disposition Task wurde ausgeführt (wenn das Dokument erfolgreich gelöscht wurde). 2.7 Zugriffsrecht "Records Management Das Zugriffsrecht "Records Management" kann in einer ACL (Access Control List) verwendet werden. Über diese Recht wird definiert, ob ein Anwender für ein Dokument eine minimale und maximale Aufbewahrungsfrist (Retention Time und Disposition Time) setzen oder eine vorhandene verlängern darf. Des Weiteren, ob der Benutzer eine Rechtsstreitsperre (Litigation Hold) aktivieren oder deaktivieren darf. i Das Recht wird während der ACL-Konfiguration nur angeboten, wenn die Option "Records Management" freigeschaltet ist. Mit der Installation wird die additive ACL "Retention" hinterlegt, die nur das Löschen eines Dokuments nicht erlaubt. Diese ACL wird an ein Dokument gehängt, das unter Retention steht. 10

3.1 i Verwaltung von Dokumenten mit Records Management-Eigenschaften Wir empfehlen, eine ACL für Dokumente zu vergeben, die unter Retention gesetzt werden sollen. Wenn dies nicht möglich ist, sollte sichergestellt werden, dass ein Benutzer zur ACL "Retention" hinzugefügt wird, der die benötigten Rechte besitzt, um Sicherheitseinstellungen für das Dokument zu ändern. 3 Records Management Funktionen 3.1 Verwaltung von Dokumenten mit Records Management-Eigenschaften Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist werden bis zum Ablauf der Frist vor dem Löschen geschützt. Im Falle von Storage-Systemen mit Aufbewahrungseigenschaften sind die Daten doppelt geschützt, einerseits durch die Mechanismen von SAPERION und andererseits durch die am Dokument auf dem Storage gesetzten Eigenschaften. SAPERION bietet im Standard ein zweistufiges Löschen zur Unterstützung eines Vieraugenprinzips bzw. im Sinne einer Papierkorbfunktion. Anwender mit Löschrecht können ein Dokument zum Löschen markieren (1. Stufe). In diesem Fall existieren für Anwender, die nur über das Leserecht verfügen, diese Dokumente nicht mehr. Erst ein erneutes Löschen durch einen anderen Anwender mit Löschrecht sorgt für die endgültige Löschung (Indexdatenbank und Storage). i Im Zusammenspiel mit der Option "Records Management" steht ein Löschen nur zur Verfügung, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die Rechtsstreitsperre nicht aktiv ist. 3.2 Ändern von Fristen einzelner Dokumente Für den Fall, dass ein Dokument länger als die bisher angegebene Aufbewahrungsfrist aufgehoben werden soll oder dass ein Dokument schon früher vernichtet werden soll, stehen dem Records Manager je nach verwendetem Storage-System eine Kontextmenüfunktion in der Ergebnisliste zur Verfügung. Die neu eingegebenen Werte werden an jedes Objekt des Strukturdokuments geschrieben sowie an alle Objekte der älteren Revisionen, falls vorhanden. Diese Daten werden auch auf das Storage-System geschrieben, falls dies möglich ist. 3.3 Rechtsstreitsperre (Litigation Hold) Für den Fall, dass Dokumente in einem Rechtsstreit als Beweismittel vorgelegt werden müssen, steht dem Records Manager die Kontextmenüfunktion "Rechtsstreitsperre aktivieren" in der Ergebnisliste zur Verfügung. So gekennzeichnete Dokumente werden vor einer Löschung geschützt, auch wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft. Ist der Rechtsstreit beendet, steht dem Records Manager die Kontextmenüfunktion "Rechtstreitsperre deaktivieren" in der Ergebnisliste zur Aufhebung der Rechtstreitsperre zur Verfügung. 11

4 Arbeiten mit Records Management Funktionen Wurde das Dokument zum Löschen markiert (SYSINDEXSTATE=65002), wird die Löschfunktion Records Managern oder Administratoren nur dann angeboten, wenn die Aufbewahrungsfrist erreicht wurde und keine Rechtsstreitsperre aktiviert ist. Im Falle eines Löschversuchs per API wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Wird das Dokument aus dem Papierkorb gelöscht, so wird es von löschbaren Medien, u.a. auf den CAS wie EMC2 Centera, IBM DR550 oder NetApp SnapLock, entfernt, wenn dies am Storage konfiguriert ist. Im Falle von WORMs wird auf diesen ein Lösch-Flag gesetzt, so dass bei einer Medienmigration diese Dokumente nicht mehr mit übertragen werden. Ist für ein Dokument eine Rechtsstreitsperre aktiviert und es kommt zu einem weiteren Rechtsstreit, so ist es Aufgabe des Records Managers, dafür Sorge zu tragen, dass die Rechtsstreitsperre erst deaktiviert wird, wenn alle Rechtsstreitfälle beendet sind. 3.4 Initiales Speichern mit unbefristeter Aufbewahrung Dokumente, die grundsätzlich aufzubewahren sind, aber deren endgültige Aufbewahrungsfrist (Fixed Retention) erst nach einem Ereignis berechnet werden kann, werden in einen unbegrenzten Aufbewahrungsstatus gesetzt (ereignisbasierte Retention), so dass das Dokument erst einmal vor einem Löschen geschützt ist. Tritt das Ereignis ein, z.b. mit Abschluss einer Kreditakte (Event = Kontoschließung), wird die endgültige Aufbewahrungsfrist gesetzt. Ob beim initialen Speichern ein Dokument zunächst unbefristet aufbewahrt werden soll, kann über eine Regel in den Records Management-Bestimmungen hinterlegt werden. 4 Arbeiten mit Records Management Funktionen 4.1 Funktionen für den Records Manager Records Manager stehen in der Ergebnisliste spezielle Kontextmenüfunktionen zur Verfügung. Hierzu gehören beispielsweise das Verlängern der Aufbewahrungsfrist, das Verkürzen der Vernichtungsfrist oder auch das Aktivieren und Deaktivieren der Rechtsstreitsperre. Diese Funktionen werden Ihnen im Folgenden vorgestellt. 4.1.1 Nachträgliches Ändern von Fristen Das nachträgliche Ändern von Fristen kann z.b. aufgrund von Änderungen in firmeninternen Richtlinien oder durch Gesetzesänderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten erforderlich sein. Dabei ist folgendes zu beachten: Minimale Aufbewahrungsfristen (Retention Time) können nur verlängert werden Maximale Aufbewahrungsfristen (Disposition Time) können nur verkürzt werden 12

4.1 4.1.1.1 Funktionen für den Records Manager Aufbewahrungsfrist verlängern Diese Funktion wird im Kontextmenü zu einem Dokument in der Ergebnisliste angeboten, wenn das ausgewählte Dokument bereits die definierte Retention Time erreicht hat. 1. Markieren Sie das Dokument in der Ergebnisliste, dessen Aufbewahrungsfrist verlängert werden soll. 2. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Aufbewahrungsfrist verlängern. Der Dialog "Aufbewahrungsfrist verlängern" öffnet sich. 3. Geben Sie einen neuen Termin nach dem aktuell eingetragenen ein und klicken auf [OK]. 4. Bestätigen Sie die Abfrage "Sind Sie sicher, dass Sie die Aufbewahrungsfrist für das Dokument wirklich verlängern wollen?" mit der Schaltfläche [Ja]. Es wird ein Eintrag in der Revisionshistorie mit gleicher Versionsnummer geschrieben. 4.1.1.2 Vernichtungsfrist verkürzen Diese Funktion wird über das Kontextmenü zu einem Dokument in der Ergebnisliste angeboten. 1. Markieren Sie das Dokument in der Ergebnisliste, dessen Vernichtungsfrist verkürzt werden soll. 2. Klicken Sie im Kontextmenü den Eintrag Vernichtungsfrist verkürzen. Der Dialog "Vernichtungsfrist verkürzen" öffnet sich. 3. Geben Sie einen neuen Termin vor dem aktuell eingetragenen ein und klicken auf [OK]. Ist keine Disposition Time gesetzt, kann ein beliebiges Datum in der Zukunft gewählt werden. 4. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit der Schaltfläche [Ja]. Es wird ein Eintrag in der Revisionshistorie mit gleicher Versionsnummer geschrieben. 4.1.2 Rechtsstreitsperre aktivieren/ deaktivieren Für den Fall eines Rechtsstreits ist es oft erforderlich, sämtliche betroffenen Dokumente mit einer Löschsperre zu versehen. Die so markierten Dokumente dürfen während der Dauer des Rechtsstreits nicht gelöscht werden, auch wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In der Fachsprache wird dieses Verfahren "Litigation Hold" genannt. In SAPERION wird dieses Verhalten über das Systemfeld SYSLITIGATIONHOLD gesteuert. Um für ein Dokument die Löschsperre zu setzen, muss im Kontextmenü des Dokuments der Menüpunkt "Rechtsstreitsperre aktivieren" gewählt werden. 13

4 i Arbeiten mit Records Management Funktionen Wenn die Rechtsstreitsperre für ein Dokument aktiviert ist, kann dieses Dokument nicht gelöscht werden, selbst dann nicht, wenn die maximale Aufbewahrungsfrist (Disposition Time) abgelaufen ist. Diese Funktion wird über die Kontextmenüfunktion "Rechtsstreitsperre aktivieren" bzw. "Rechtstreitsperre deaktivieren" zu einem Dokument in der Ergebnisliste angeboten, wenn das Feld SYSRETENTIONTIME in der Archiv-Definition vorhanden ist. i 1. Markieren Sie das Dokument in der Ergebnisliste, für welches Sie eine Rechtsstreitsperre aktivieren möchten. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag "Rechtsstreitsperre aktivieren". 3. Bestätigen Sie die Meldung "Sind Sie sicher, dass Sie die Rechtsstreitsperre wirklich aktivieren möchten?" mit der Schaltfläche [Ja]. Es wird ein Eintrag in der Revisionshistorie mit gleicher Versionsnummer geschrieben. Gesperrte Dokumente sind in der Ergebnisliste mit einem entsprechenden Symbol markiert. 4.2 Funktionen für Anwender mit Bearbeitungsrecht Für Anwender mit Bearbeitungsrecht stehen in der Ergebnisliste Kontextmenüfunktionen zum Ändern einer Lebenszyklusphase zur Verfügung. 4.2.1 Aufbewahren mit Frist Diese Funktion wird über das Kontextmenü mit dem Eintrag "Aufbewahren mit Frist" zu einem Dokument in der Ergebnisliste angeboten, wenn das Feld SYSLCMSTAGE in der Archiv-Definition vorhanden ist, und der aktuelle Wert "Draft" oder "RetentionEB" ist. Mit dem Befehl "Aufbewahren mit Frist" wird das Feld SYSLCMSTAGE auf "Retention" gesetzt. Beim Speichern wertet die Rules Engine die entsprechenden Records Management-Parameter (SYSRETENTIONTIME, SYSRETENTIONCLASS) zum Content Type aus, die dann im Bedarf mit einer fixed Retention bis auf das Storage-System geschrieben werden. Alle schon mit einer ereignisbasierten Retention gespeicherten Objekte werden mittels eines Ereignisses für eine Aufbewahrung mit fixed Retention aktiviert. 4.2.2 Aufbewahren ohne Frist Diese Funktion wird über das Kontextmenü mit dem Eintrag "Aufbewahren ohne Frist" zu einem Dokument in der Ergebnisliste angeboten, wenn das Feld SYSLCMSTAGE in der Archiv-Definition vorhanden ist und der aktuelle Wert "Draft" ist. Mit dem Befehl "Aufbewahren ohne Frist" wird das Feld SYSLCMSTAGE auf "RetentionEB" gesetzt. 14

5.1 R/ Link-Konfigurationsdialog und Archivierungsablauf Beim Speichern wertet die Rules Engine die entsprechenden Records Management-Parameter (SYSRETENTIONTIME, SYSRETENTIONCLASS, Period) zum Content Type aus, die dann im Bedarf mit einer ereignisbasierten Retention bis auf das Storage-System geschrieben werden. 5 Records Management und R/ Link Für Dokumente, die über das SAP-ArchiveLink Interface über den R/ Link-Server archiviert wurden, können auch die Records Management Funktionen von SAPERION verwendet werden. 5.1 R/ Link-Konfigurationsdialog und Archivierungsablauf Innerhalb des R/ Link-Konfigurationsdialogs kann ein Content Type für die Dokumente eines SAP-Moduls hinterlegt werden. Dabei darf nur ein Typ aus der Tabelle "XContentTypes" verwendet werden. Beim Archivieren von Dokumenten aus SAP wird der Content-Typ festgestellt und mittels der Rules Engine die Systemfelder für das Records Management gesetzt. 5.2 Feldmapping Für jedes Content Repository können Sie eine Liste von Mappings definieren. Dabei werden Indexfelder und Formeln, über die diese Indexfelder gefüllt werden, miteinander verbunden. In der Formel können Variablen, die von SAP generiert wurden, verwendet werden. Abb. 5 1: Dialog "R/ Link Content Repository" - Feldmapping Als Felder können alle Felder verwendet werden, die über die COM-Schnittstelle gefüllt werden können, außer SAPDocID, die für die SAP Dokumenten ID verwendet wird. Außer diesen Feldern kann auch SYSACLLIST genutzt werden, darüber können Sie ACLs setzen. Zur Laufzeit wird für jedes Dokument zunächst versucht, die Indexdaten aus einer XML-Datei auszulesen. Danach werden die Mapping Sequenzen abgearbeitet. Die Mappings werden in der ARCHIEF.INI des R/ Link-Servers in der folgenden Sektion gespeichert. [RLinkAppServer<n>.Mappings] IndexField=Formula Die Formeln sind URL-codiert um mehrzeilige Formeln und Sonderzeichen zu ermöglichen. 15

6 Anhang Das Mapping kann sowohl über die Oberfläche (MMC) als auch über die Einträge in der ARCHIEF.INI vorgenommen werden. i Von den Systemfeldern, die für das Records Management benötigt werden, darf nur das Feld SYSCONTENTTYPE gefüllt werden, alle anderen Records Management Parameter werden über die Rules Engine angesprochen. 6 Anhang 6.1 Begriffsklärung Records Management Begriffe Begriff Definition Content Type Kategorie zur Klassifizierung von Dokumenten. Zu einem Content Type können eine ACL, eine Aufbewahrungsklasse (Retention Class) und eine Prozessdefinition (Workflow) zugeordnet werden. Disposition Period Mit Disposition Period wird die maximale Aufbewahrungsdauer eines Dokuments bezeichnet, das sich unter Retention befindet. Die Dauer wird in Tagen angegeben. Nach Ablauf dieser Frist muss das Dokument gelöscht werden. Lifecycle Management Stufen Bezeichnung der Stufen, die ein Dokument in seinem Lebenszyklus durchlaufen kann. Es werden dabei folgen- (LCM Stage) de Stufen unterschieden: No Retention / Draft Dokumente, die sich noch in Bearbeitung befinden, haben in SAPERION die LCM-Stufe "No Retention". Sie werden ohne Aufbewahrungsschutz gespeichert und können jederzeit gelöscht werden. Ereignisbasierte Retention In dieser LCM-Stufe befinden sich Dokumente, deren Bearbeitungsphase abgeschlossen ist, für die jedoch im Gegensatz zur Fixed Retention, die endgültige Aufbewahrungsfrist nicht bekannt ist, da der Beginn der Aufbewahrung durch ein Ereignis ausgelöst wird. Fixed Retention In diese LCM-Stufe befinden sich Dokumente, deren Bearbeitungsphase abgeschlossen ist. Für diese Dokumente ist, im Gegensatz zur ereignisbasierten Retention, die endgültige Aufbewahrungsfrist bekannt. Litigation Hold Rechtsstreitsperre von Dokumenten, welche im Rich Client aktiviert und deaktiviert werden kann Retention Class Eine Aufbewahrungsklasse enthält Regeln und Fristen (Retention Period, Disposition Period) für die Aufbewahrung von Dokumenten. Retention Period Mit Retention Period wird die minimale Aufbewahrungsdauer eines Dokuments bezeichnet, das sich unter Retention befindet. Die Dauer wird in Tagen angegeben. Vor Ablauf dieser Frist darf das Dokument nicht gelöscht werden. 6.2 Recht "Records Management" In der SAPERION Rechteverwaltung finden Sie das Recht "Records Management". Dieses Recht wird in der Liste der Rechte im ACL-Dialog angezeigt und nutzbar, wenn die Option "Records Management" 16

6.3 Systemfelder Records Management aktiv ist. Ist das Recht in einer ACL zugewiesen, ist dies im Dialog durch den Buchstaben "C" (wie Compliance) gekennzeichnet. 6.3 Systemfelder Records Management Beim Anlegen einer Archiv-Definition (DDC) wird durch Hinzufügen von den im folgenden beschriebenen Systemfeldern gesteuert, ob für in dieses Archiv abgelegte Dokumente Records Management-Funktionen genutzt werden können sollen. Systemfelder Records Management Systemfeld Beschreibung SYSCONTENTTYPE Wenn dieses Systemfeld vom Typ String beim Archivieren gesetzt wird und die Systemfelder SYSRETENTIONTIME und SYSRETENTIONCLASS den Wert null enthalten, dann werden ihre Werte mittels Auswertung der Indextabellen "XContentTypes" und "XRetentionClasses" bestimmt. Kann in der Tabelle "XContentTypes" der betreffende Eintrag nicht gefunden werden, so behalten die Systemfelder SYSRETENTIONTIME und SYSDISPOSITIONTIME den Wert null bei. Das heißt, diese Dokumente erhalten keine Aufbewahrungsfrist. Ist das Feld NULL, so kann der Wert über die Tabelle "XContentTypes" in Bezug auf das verwendete Repository (DDC) ermittelt werden. So erhalten alle Dokumente eines Repositories den gleichen Content-Typ und die entsprechenden Records Management-Parameter. SYSLCMSTAGE Dieses Feld dient als Kennzeichnung, in welcher Phase sich ein Dokument befindet. Es wird durch die Rules Engine gesetzt. Folgende Phasen existieren: - No Retention/ Draft - Ereignisbasierte Retention - Fixed Retention Bei ereignisbasierter Retention wird der Wert für SYSLCMSTAGE auf 1 gesetzt, wenn die Retention Time noch nicht begonnen hat. Wenn die Retention Time beginnt (ausgelöst durch ein entsprechendes Ereignis) wird der Wert für SYSLCMSTAGE auf 2 gesetzt. SYSRETENTIONTIME Wenn dieses Systemfeld vom Typ Datum/ Zeit mit einer Zeit in der Zukunft beim Archivieren belegt wird und es wird ein Plug-In für ein Storage-System mit "Data Retention"-Funktionen genutzt, dann wird diese Zeit im Sinne der minimalen Aufbewahrungsfrist an das Storage-System für jedes betreffende SAPERION-Objekt mit übergeben. Ist der Wert null und es ist eine Dokumentenklasse gesetzt, dann wird die Zeit über die Indextabelle "XContentTypes" ermittelt. SYSDISPOSITIONTIME Wenn dieses Systemfeld vom Typ Datum/ Zeít mit einer Zeit in der Zukunft beim Archivieren belegt wird und es wird ein Plug-In für ein Storage-System mit "Data Retention"-Funktionen genutzt, dann wird diese Zeit im Sinne der maximalen Aufbewahrungsfrist an das Storage-System für jedes betreffende SAPERION-Objekt mit übergeben. Ist der Wert null und es ist eine Dokumentenklasse gesetzt dann wird die Zeit über die Indextabelle "XContentTypes" ermittelt. SYSLITIGATIONHOLD Dieses Systemfeld vom Typ Boolean ist per Default FALSE, d.h. es wird keine Rechtsstreitsperre gesetzt. Wenn die Ermittlung der Werte für die Felder SYSRETENTIONTIME und SYSRETENTIONCLASS über die Systemtabellen "XContentTypes" und "XRetentionClasses" erfolgt, so wird auch ermittelt, ob in der Tabelle "XRetentionClasses" im Feld LIGITATIONHOLD ein Wert ungleich null hinterlegt ist. Ist dies der Fall, so wird dieser Wert in das Feld SYSLITIGATIONHOLD geschrieben und im Falle von Storage-Systemen mit Litigation Hold-Funktion für alle Objekte des SAPERION-Dokuments übermittelt. SYSINDEXSTATE Dieses Systemfeld vom Typ Integer steuert, das zweistufige Löschen eines Feldes. 17

6 Systemfeld Beschreibung svtemporary Wird SYSINDEXSTATE genutzt, kann je nach Anwendungsfall diese Variable an das Dokument ge- Anhang hängt werden. Ist es vorhanden, erfolgt bei der zweiten Löschstufe ein Löschen sowohl des Indexdatensatzes als auch des Dokuments, wenn der SYSINDEXSTATE > 65.000 ist. Ist svtemporary nicht vorhanden, wird nur der Eintrag in der Indexdatenbank gelöscht. Für mehr Sicherheit im Sinne einer Papierkorbfunktion wird die Nutzung von svtemporary nicht empfohlen. 6.4 INI-Einträge für Records Management In der ARCHIEF.INI sind folgende Einträge für das Records Management möglich: [RecordsManagement] LitigationHold=xxx Retention=xxx Prolongation=xxx Die oben angegebenen Parameter können die Werte HARDWARE oder SOFTWARE haben. HARDWARE: Parameter wird an die Hardware weiter gereicht (Standardverhalten) SOFTWARE: Parameter wird nur in SAPERION gehalten und ausgewertet, aber nicht an die Hardware weitergereicht. 18