SIS-VISIT Besucherverwaltung Leistungsbeschreibung SIS Evosoft EDV GmbH Hofzeile 24, 1190 Wien Tel.: +43 (0)1 368 65 00 0 E-Mail:office@sisworld.com
Seite 2 1. Einleitung SIS-VISIT, die Besucherverwaltung der Firma SIS, steht Ihnen als Zusatzmodul zu Ihrem Zutrittskontrollsystem SIS-ACCESS und/oder Ihrem Zeiterfassungssystem SIS-ePZE zur Verfügung. SIS-VISIT ermöglicht das Verwalten von Besuchern (Stammbesucher und Gäste) in Ihrem Unternehmen. Besucher können vom Empfang Ihres Unternehmens im System erfasst, einem Gastgeber zugeordnet und mit einem Besucherausweis und/oder einer Zutrittskarte ausgestattet werden. Mit der Zutrittskarte ausgestattet kann der Besucher nur genau definierte Bereiche im Unternehmen betreten. Die Zutrittsberechtigung wird temporär erteilt und erlischt nach deren Ablauf automatisch. Neben dem Empfang erlaubt das System auch die Erfassung von Besuchern durch Ihre Mitarbeiter in einem Webinterface. Dadurch ist der Portier jederzeit über bevorstehende Besucher informiert. Die Besucherverwaltung kann als Administrationsplattform für die reine Verwaltung von Besuchern eingesetzt werden. Dabei erhält der Besucher einen Besucherausweis, jedoch keine Zutrittskarte: der Vorgang kann papierlos z.b. über ein Sekretariat, den Pförtner oder den Empfang passieren Ihre Besucher erhalten einen Ausweis es kann eine Anwesenheitsprüfung des Gastgebers erfolgen Mitarbeiter können ihre Gäste selbst anlegen Sie haben jederzeit eine aktuelle Übersicht der Gäste im Unternehmen die Erstellung von Besucherstatistiken ist möglich am Parkplatz abgestellte Besucherfahrzeuge sind zuordenbar. Bei Integration in Ihr Zutrittskontrollsystem SIS-ACCESS profitieren Sie zusätzlich von folgenden Features: der Gast erhält eine Zutrittskarte die Zutrittskarte hat eine temporärer Gültigkeit sensitive Unternehmensbereiche werden geschützt minutengenaue Erfassung der Kommen- (und eventuell auch Gehen-) Zeiten der Besucher die Zutrittsberechtigung kann jederzeit entzogen oder verlängert werden. Was ersparen Sie sich durch den Einsatz von SIS-VISIT? handschriftliches Zuordnen von Besucherdaten Mehrfacherfassung von Stammbesuchern Zeitverlust durch Eingabe von Basisdaten wie z. B. Uhrzeit, Datum alle unternehmensfremden Personen sind klar erkennbar abgestellte Fahrzeuge sind klar Personen zuordenbar keine Rückfragen des Portiers beim Gastgeber durch Erfassung von Besuchern durch Mitarbeiter. Verschaffen Sie sich per Knopfdruck einen Überblick: Wer befindet sich im Unternehmen? In welchem Bereich befindet sich der Besucher? Wie lange war der Besucher im Unternehmen? Sind Besucher für die nächste Zeit angemeldet? Aus welcher Firma sind Besucher im Haus?... SIS-VISIT - eine sinnvolle modulare Ergänzung zu SIS-ePZE und/oder SIS-ACCESS...
Seite 3 2. Funktionen SIS-VISIT besteht im wesentlichen aus folgende Funktionen: 2.1 Besucher anlegen In dieser Programmfunktion wird der/die BesucherIn angelegt. Zuname, die Kontaktperson sowie die Besuchszeit und das Besuchsdatum (von bis) sind zwingende Eingaben. Zusätzlich können noch Zusatzinformationen wie die Firma, das Autokennzeichen und die Telefonnummer sowie eine Bemerkung und der Zweck des Besuches eingegeben werden. Diese Informationen können für Rückfragen (Parkplatzverwaltung etc.) verwendet sein.
Seite 4 2.2 Karte zuordnen In Verbindung mit SIS-ACCESS wird im nächsten Schritt einem Besucher für den gewünschten Besuchszeitraum eine Karte zugeordnet. In unserem Beispiel wird aus dem Kartenpool für die Besucher die Karte Nr. 12 zugeordnet. Zutrittskarten können als Besucherkarten deklariert werden. Über die Zuordnung von Zutrittsgruppen können diese für bestimmte Zutrittsbereiche freigegeben werden. Diese Karten sind nur an den berechtigten Terminals für den Aktivierungszeitraum gültig. Wird eine Karte zurückgemeldet, kann sie für den nächsten Besucher verwendet werden. 2.3 Besucher anmelden / abmelden Jeder Besucher, der in der Gegenwart bzw. in der Zukunft eine Karte zugeordnet hat, kann an- bzw. abgemeldet werden. Dies geschieht durch Klick auf die entsprechenden Icons: Anmeldung Abmeldung
Seite 5 Einen aktuellen Überblick gibt die Detailansicht der Besucherverwaltung. Alle mit einem grünen Symbol gekennzeichneten Besucher können angemeldet werden. Die Besucher mit rotem Symbol wurden bereits angemeldet (sind z.b. auf dem Firmengelände). 2.4 Besucherausweis und Besucherhandout drucken Durch einen Klick auf das Icon in der Spalte Ausweis-Drucken bei der gewünschten Person kann ein Ausweis für den Besucher gedruckt werden. Der Besucherausweis kann Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.
Seite 6 Zusätzlich kann ein Besucherhandout gedruckt und dem Besucher mitgegeben werden. Dieses zeigt die wichtigsten Kontaktdaten, die Gültigkeit und die Bemerkung an. Es kann von der Kontaktperson und dem Besucher unterschrieben werden, um eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Erstellt wird es durch einen Klick auf das Icon bei der entsprechenden Person. SIS.Evosoft.09.10.1