brainsletter HTML und TEXT fähiger Newslettermanager Kurzanleitung v1.0 www.brainsquad.de 2006-2007 Systemvoraussetzung: Webserver mit installiertem Mailserver (z.b. Postfix) Clientseitig für Adminoberfläche: Mozilla Firefox 1.0 2.X (Internet Explorer wird nicht unterstützt) mysql 4.X Datenbank PHP 4.X Unterstützung Technische Information: brainsletter sendet beim E-Mail Versand alle E-Mails direkt an den Mailserver. Die Auslieferungsrate ist dabei von den Einstellungen des Mailservers abhängig. Die korrekte Wahl der Auslieferungsrate ist abhängig von der Rechnerleistung (RAM/CPU). Gerne helfen wir Ihnen bei der Konfiguration. Beim Versand eines Newsletters darf während des Verarbeitungsvorgangs das Browserfenster NICHT geschlossen werden. Vorwort Vielen Dank für den Erwerb des brainsletter Newsletter Managers. Ein Browserbasiertes Programm mit dem Sie im Handumdrehen HTML und Textformatierte Newsletter an Ihre Kunden versenden. Inhalt 1. Anmeldeseite 2. Bestätigung 3. Adminbereich Ihres brainsletter 4. Newsletter (neu) 5. Newsletter 6. Kategorie (neu) 7. Kategorien 8. Abonnent (neu) 9. Abonnenten 10. Einstellungen Seite 1 von 9
1. Anmeldeseite Rufen Sie die Ihnen mitgeteilte URL im Browser auf. Meistens: www.ihre-domain.tld/brainsletter. Auf dieser Oberfläche können sich Ihre Kunden an Ihrem Newsletter anmelden. Nach Klick auf OK erhält der Kunde einen Bestätigungslink der E-Mail, um die Eintragung in den Newsletter zu verifizieren. Die Optik der Eintragungsseite kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden und genauso gut in ein bestehendes Seitenlayout eingebunden werden. 2. Bestätigung Nachdem Ihr Kunde den Bestätigungslink in der eingehenden E-Mail geklickt hat erscheint folgende Bestätigungsmeldung. Die Optik kann dabei frei angepasst werden. Seite 2 von 9
3. Adminbereich Ihres brainsletter Die selbsterklärende Adminoberfläche des brainsletter ist nach Passworteingabe über den Linkaufruf, üblicherweise www.ihre-domain.de/brainsletter/admin zu erreichen und bietet schnellen Zugriff auf alle wichtigen Funktionen. STARTSEITE Übersicht und Kurzbeschreibung der einzelnen Funktionen Newsletter (neu) Einen neuen Newsletter anlegen Kategorie (neu) Neue Kategorie anlegen Kategorien Kategorien verwalten Abonnent (neu) neuen Abonnenten anlegen Abonnenten Abonnenten verwalten Einstellungen Zeigt den Inhalt der Konfigurationsdatei. Änderung aus Sicherheitsgründen nur über direkte Öffnung der Konfigurationsdatei möglich. Hilfe Kurzhilfe 4. Newsletter (neu) In dieser Maske legen Sie einen Neuen Newsletter an. 1. Wählen Sie die Absenderadresse über die Sie den Newsletter absenden möchten (beliebig viele möglich) 2. Legen Sie den Betreff fest und wählen Sie eine oder mehrere Kategorien um festzulegen welche Ihrer Abonnenten den Newsletter erhält. Seite 3 von 9
Achtung: Wenn Sie keine Kategorie auswählen werden automatisch ALLE Kategorien markiert. Es wird dringend empfohlen IMMER mindestens eine Kategorie auszuwählen. 3. Geben Sie den Text für Ihren Newsletter in das Text Fassung Feld ein. Den dort enthaltenen Text erhalten Ihre Abonnente welche bei der Anmeldung NUR TEXT als Formatoption gewählt haben. 4. Geben Sie den HTML Text und sämtliche Bilder im Bereich HTML Fassung für Ihren Newsletter ein. Dazu steht Ihnen der leistungsfähige FCK Editor zur Verfügung, welcher eine Word-ähnliche Oberfläche aufweist. Seite 4 von 9
4.1 Beschreibung der wichtigsten Funktionen: 1. Vorlagen: Über dieses Symbol laden Sie das HTML Template für Ihren Newsletter. Die Templates werden von brainsquad für Ihr Unternehmen vorbereitet. Gerne dürfen Sie diese Aufgabe welche lediglich HTML Kenntnisse voraussetzt auch selbst übernehmen. Wir erklären Ihnen gerne auf was Sie achten müssen. 2. Bild einfügen/editieren: Über dieses Symbol öffnet sich der Bildbrowser, über den Sie die Seite 5 von 9
Möglichkeit haben Bilder und Ordner hochzuladen und diese zu verwalten. Über umfangreiche HTML Formatierungsoptionen können Sie schließlich das Bild in Ihren Newsletter einpflegen. 3. Quellcode: HTML Profis haben hier die Möglichkeit Änderungen am Newsletter direkt im Quellcode vorzunehmen 4. Jetzt speichern: Diesen Button können Sie jederzeit klicken, auch wenn ihre Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist. Wir empfehlen Ihnen in regelmäßigen Abständen, vor allem bei längeren Newslettern zu speichern, um Datenverlust, z.b. durch Abstürze des Browsers zu vermeiden. Achtung: Es wird dringend empfohlen vor dem Versand nochmals auf JETZT SPEICHERN zu klicken um 100%ig die aktuellste Fassung abzusenden und Fehler auszuschliessen. 5. Newsletter In dieser Übersicht sehen Sie alle bereits versendeten und nicht versendeten Newsletter und können diese entsprechend Ihrer Kategorien filtern durchsuchen, löschen etc. Ebenso ist es möglich einen bereits versendeten Newsletter als Vorlage für einen neuen Newsletter zu nutzen. Öffnen Sie dazu einfach den bestehenden Newsletter den Sie kopieren möchten und geben Sie einen neuen Betreff ein. Wenn Sie auf JETZT SPEICHERN klicken wird der Newsletter unter neuem Betreff angelegt. Achtung: Die Spalte Aktiv JA oder NEIN zeigt an ob ein Newsletter bereits versendet wurde. Sie können nur bereits versendete Newsletter als Wiedervorlage nutzen. Wenn Sie einen noch nicht versendeten Newsletter bearbeiten, wird dieser Überschrieben und Sie verlieren Ihre eingegebenen Informationen. 6. Kategorie (neu) Brainsletter unterstützt beliebig viele Kategorien. Mittels der Kategorien können Sie Ihre Abonnenten Eindeutig filtern. Hierfür geben wir Ihnen ein paar Beispiele. Beispiel 1: Sie haben Geschäftspartner, die ebenfalls Ihre Newsletter erhalten möchten, und teilweise auch zu Ihren Privatkontakten zählen. Legen Sie also folgende Newsletterkategorien an: Geschäftspartner, Privatkontakte, und Ihre Newsletterkategorie, wobei diese in der Regel bereits durch brainsquad vorkonfiguriert wurde. Jetzt können Sie Ihre Abonnenten bearbeiten und diesen weitere Kategorien zuweisen. So ist es möglich dass Sie z.b. ein Rundschreiben an Ihre Geschäftspartner versenden, das u.a. auch Ihre Privatkontakte erhalten, aber keiner Ihrer Newsletterabonnenten. Beispiel 2: Sie haben über die Kategorien auch die Möglichkeit Ihre Abonnenten zu katalogisieren. Nehmen wir an Sie haben Abonnenten die Interessiert sind an Immobilien und andere die Interessiert sind an Motorsport. Sie legen also die Kategorien Immobilien und Motorsport an und weisen den entsprechenden Abonnenten diese Kategorien zu. Jetzt haben Sie die Möglichkeit gezielt Inhalte an Immobilieninteressenten zu versenden die Abonnenten die z.b. nur Interesse für Motorsport haben, nicht erhalten. Sollte ein Abonnent in mehreren Kategorien Mitglied sein, erkennt brainsletter dies und sendet den Newsletter bzw. das Rundschreiben auch nur 1 mal ab! In der Eingabemaske für die Kategorien haben Sie die Möglichkeit Signaturtexte, sprich Fußzeilen automatisch anzufügen. Dazu stehen Ihnen wiederum Text und HTML Formatierung wie bei den Newslettern selbst zur Verfügung. Die dort eingegebenen Texte werden wenn die jeweilige Kategorie angewählt ist, automatisch an das Ende des Newsletter angefügt. Achtung: Die Signaturfunktion funktioniert nur wenn ein Newsletter an nur EINE Kategorie verschickt wird. Bei Mehrfachauswahl von Kategorien wird die Signatur nicht angezeigt, da das Newslettersystem selbstverständlich nicht entscheiden kann, welche Signatur welcher Kategorie für den aktuellen Newsletter geeignet wäre vor allem dann nicht wenn ein User Mitglied in mehreren Kategorien ist. Seite 6 von 9
7. Kategorien In der Kategorienübersicht finden Sie alle Ihre aktiven Kategorien und können diese Bearbeiten sowie löschen. Seite 7 von 9
8. Abonnent (neu) In dieser Maske legen Sie manuell einen neuen Abonnenten an oder ändern einen bestehenden Abonnenten um z.b. seine Kategorien zu erweitern. 9. Abonnenten In der Abonnentenübersicht können Sie alle Abonnenten schnell durchsuchen, löschen und Ändern. Ebenfalls ist es möglich an alle bestehenden Abonnenten eine erneute Bestätigungsmail zu versenden. Achtung: Die erneute Bestätigungsanfrage sollte mit Vorsicht genossen werden da ein Abonnent bei z.b. längerer Inaktivität des Newsletters wahrscheinlich verwundert sein wird und den Bestätigungslink nicht klickt. Sie sollten bei Einsatz der automatischen Bestätigungsanfrage an ALLE auf jedenfall den Begrüßungstext in Ihrer Registrationsemail entsprechend ändern. Wenn Sie hierzu Fragen haben sprechen Sie mit uns. Im Allgemeinen wird diese Funktion sehr selten benötigt. Seite 8 von 9
10. Einstellungen Das Einstellungsfenster dient nur zur Überprüfung Ihrer Konfigurationsdatei. Diese finden Sie im brainsletter Serververzeichnis unter /admin/config.ini Sie müssen sich um die korrekte Konfiguration keine Gedanken machen denn brainsquad wird für Sie alle Einstellungen übernehmen und Ihnen bei Fragen gerne weiterhelfen. Folgende Einstellungsoptionen stehen zur Verfügung: shost = brainsquad.de/brainsletter ====== Domain auf der brainsletter betrieben wird mail_name = brainsquad Newsletter ==== Name der im E-Mail Programm Ihrer Kunden bei der Anmeldung zu sehen ist mail_address = f.gloetzl@brainsquad.de ===== Mailadresse des Administrators mail_subject = Bestätigen Sie bitte Ihre Newsletter Anmeldung ====== Betreffzeile der Bestätigungsemail mail_names = newsletter@brainsquad.de,f.gloetzl@brainsquad.de ==== E-Mail Adressen die Sie zum Versand mit brainsletter nutzen möchten mail_text = Vielen Dank ür Ihr Interesse an unserem kostenlosen brainsquad Newsletter.\nBitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung durch Klick auf folgenden Link:\n\nhttp://%s/bl_register.php?parm=%s ====== Text der E-Mail Bestätigung für Ihre Kunden. \n\ signalisiert einen Zeilenumbruch da diese E-Mail im NUR TEXT Format versendet wird und keine HTML Befehle unterstützt. mail_inquery = Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem kostenlosen brainsquad Newsletter.\nBitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung durch Klick auf folgenden Link:\n\nhttp://%s/bl_inquery.php?parm=%s ====== Text der Anmeldebestätigung new_ok_url = http://www.brainsquad.de/brainsletter/bl_new.htm ===> Anmeldebestätigung register_ok_url = http://www.brainsquad.de/brainsletter/bl_register.htm ===> Registrierbestätigung inquery_ok_url = http://www.brainsquad.de/brainsletter/bl_inquery.htm ===> Bestätigungsnachricht E- Mail Link delete_ok_url = http://www.brainsquad.de/brainsletter/bl_delete.htm ====> Bestätigung für Löschung 2006 2007 brainsquad Werbeagentur München, Florian Glötzl Alle Rechte vorbehalten Diese Kurzanleitung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Fehler im Sinne Falscher Angaben vorbehalten. Seite 9 von 9