Benutzerleitfaden Anwendung von AnA-Web

Benutzerleitfaden Anwendung von AnA-Web

Inhaltsverzeichnis 1. Überblick... 3 1.1. Voraussetzungen für die Nutzung von AnA-Web... 3 1.2. Benutzer- und Berechtigungskonzept... 4 1.3. Funktionsumfang AnA-Web... 6 2. Registrieren für AnA-Web... 8 3. An Ausschreibungen teilnehmen... 11 3.1. Teilnahme an Ausschreibung aktivieren... 11 3.2. Ausschreibungsübersicht... 12 3.3. Ausschreibung bearbeiten... 13 3.4. Teilnahmeantrag/Angebot abgeben... 16 4. Disponentenfunktionen... 20 4.1. Unbearbeitete Ausschreibungen... 20 4.2. Alle Ausschreibungen... 21 4.3. Bearbeiter zuweisen... 21 4.4. Mitteilungen für Disponenten... 22 5. Benutzerkonto... 24 6. Administration... 26 6.1. Benutzerverwaltung... 26 6.2. Gruppenverwaltung... 28 6.3. Unternehmensdaten... 29 6.4. Registrierungsverwaltung... 30 6.5. Rubrikenverwaltung... 31 Seite 2

1. Überblick AnA-Web ist der webbasierte Angebotsassistent der e-vergabe. Er unterstützt Unternehmen bei der Teilnahme an Ausschreibungen, die über die e-vergabe-plattform des Bundes veröffentlicht werden. Die Anwendung ist in den Online-Auftritt der e-vergabe integriert und auf www.evergabe-online.de unter Meine e-vergabe zu erreichen. Abbildung 1: Anmeldung an AnA-Web im Online-Auftritt der e-vergabe Den vorliegenden Benutzerleitfaden und weitere Informationen zu AnA- Web finden Sie auf www.evergabe-online.info. 1.1. Voraussetzungen für die Nutzung von AnA-Web AnA-Web verzichtet im Sinne einer komfortablen Webanwendung weitgehend auf lokal zu installierende Zusatzkomponenten. Für den Zugang und die Nutzung von AnA-Web sind folgende Voraussetzungen zu beachten: Für die optionale zertifizierte Registrierung benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat (siehe 2, Registrieren für AnA-Web). Sie Seite 3

werden dabei von der evergabeapp unterstützt. Diese lokale Anwendung führt Sie durch die zertifikatsbasierte Registrierung. Sie wird Ihnen im Registrierungsprozess angeboten und in Ihrem Webbrowser automatisch eingebunden. Falls noch nicht vorhanden, werden Sie dabei aufgefordert und unterstützt, eine Java-Runtime zu installieren. Alternativ zur zertifizierten Registrierung können Sie eine einfache Registrierung durchführen. Zum Abschluss der Registrierung werden Sie per E-Mail aufgefordert, Ihre Eingaben zu bestätigen. Das elektronische Zertifikat sollten Sie jedoch spätestens bei der Abgabe eines Teilnahmeantrags oder Angebots zur Hand haben. Es sind die Vorgaben der Vergabestelle für die Ausschreibung zu beachten. Die Anmeldung an AnA-Web geschieht mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort. Hinweis auf die Verwendung von JavaScript Die Nutzung von AnA-Web ist mit oder ohne JavaScript möglich. Die Anwendung mit aktiviertem JavaScript ist zu empfehlen, denn sie bietet eine komfortable Benutzerführung. Bei ausgeschaltetem JavaScript ist AnA-Web auf eine zweckmäßige Benutzerführung beschränkt. Hinweis für eine Nutzung von AnA-Web durch Multi-User Benutzer, die Ausschreibungen z. B. als Dienstleister im Auftrag von Unternehmen durchführen, müssen sich in AnA-Web für jedes Unternehmen registrieren. Sie können jedoch mit derselben Identität agieren. Dies betrifft die Verwendung derselben E-Mail-Adresse sowie desselben elektronischen Zertifikats. 1.2. Benutzer- und Berechtigungskonzept Die Berechtigungen von AnA-Web werden in erster Linie über Benutzerrollen gesteuert. Über die Zuordnung zu einer Benutzerrolle erhält jeder Benutzer die Zugriffsrechte auf bestimmte Funktionen (siehe unten, Funktionsberechtigungen). Mit der optionalen Nutzung der Gruppenverwaltung kann über die Funktionsberechtigungen hinaus der Zugriff auf Ausschreibungen gesteuert werden (siehe unten, Gruppenberechtigungen). Funktionsberechtigungen Die Funktionsberechtigungen betreffen den lesenden und schreibenden Zugriff auf die Funktionen von AnA-Web. Der Zugriff auf den Funktionsumfang hängt von den Benutzerrollen ab. Es gibt die Benutzerrollen Nutzer, Administrator und Disponent. Der Nutzer verfügt über alle notwendigen Grundfunktionen. Damit kann er Seite 4

Ausschreibungen aktivieren, einsehen, bearbeiten und sein Benutzerkonto verwalten. Das gilt auch für den Administrator: Er hat alle Berechtigungen des Nutzers und zusätzlich Zugriff auf die Administration der Daten des im AnA-Web registrierten Unternehmens sowie der Benutzer des jeweiligen Unternehmens. Der Disponent ist eine optionale Zusatzrolle für einen Nutzer oder Administrator. Er ist für die Verteilung von Ausschreibungen zuständig, die keinen Bearbeiter haben. Die Nutzung der Benutzerrolle Disponent bietet sich insbesondere für Unternehmen an, die in AnA-Web mit mehreren Benutzern regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen (siehe Abschnitt 3) Funktionsberechtigungen Zugriff auf alle Grundfunktionen Wie Nutzer + Administration Nutzer Administrator Disponent Disponent Wie Nutzer oder Administrator + Disponenten- Funktionen Benutzerrollen Abbildung 2: AnA-Web Benutzerrollen / Berechtigungen für den Zugriff auf Funktionen Gruppenberechtigungen In der optionalen Gruppenverwaltung werden alle Benutzer der Registrierung angezeigt. Es können beliebige Benutzergruppen angelegt werden, denen die Benutzer zugeordnet werden können (siehe 6.2 Gruppenverwaltung). Dadurch werden automatisch gruppenbezogene Berechtigungen vergeben, womit jeder Benutzer nur noch Sicht und Zugriff auf Ausschreibungen innerhalb seiner Gruppe hat. Generell kann eine Ausschreibung nur von dem Benutzer bearbeitet werden, der Bearbeiter der Ausschreibung ist (schreibender Zugriff). Ohne Nutzung der Gruppenverwaltung können Benutzer darüber hinaus alle Ausschreibungen in AnA-Web sehen (lesender Zugriff). Der Disponent ist die einzige Benutzerrolle, die den Einblick auf alle Ausschreibungen erlaubt (lesender Zugriff). Seite 5

Gruppenberechtigungen Bei optionaler Nutzung von Gruppen / zusätzlich zu Funktionsberechtigungen Meine Ausschreibung bearbeiten + Ausschreibungen meiner Gruppe sehen Nutzer Administrator Disponent Disponent Alle Ausschreibungen des Unternehmens sehen Benutzerrollen Abbildung 3: AnA-Web Benutzerrollen / Berechtigungen für Ausschreibungen Die Zuweisung der Benutzerrollen erfolgt durch einen Administrator in der Benutzerverwaltung (siehe 6.1, Benutzerverwaltung). 1.3. Funktionsumfang AnA-Web Folgende Punkte geben einen Überblick über den Funktionsumfang von AnA-Web. Auf diese Funktionen wird in den weiteren Abschnitten des Leitfadens eingegangen. Registrieren für AnA-Web (Abschnitt 2) In diesem Abschnitt finden Sie die Beschreibung des Registrierungsprozesses für die beiden Optionen der einfachen und zertifizierten Registrierung. An Ausschreibungen teilnehmen (Abschnitt 3) Hier erfahren Sie, wie Sie an Ausschreibungen teilnehmen von der Aktivierung der Teilnahme an der Ausschreibung in der Ausschreibungssuche oder per Einladung einer Vergabestelle über die Übersicht Ihrer Ausschreibungen in Meine Ausschreibungen bis zur konkreten Bearbeitung der Ausschreibung mit der Abgabe von Teilnahmeantrag bzw. Angebot. Disponentenfunktionen (Abschnitt 4) Den Funktionsumfang eines Disponenten lernen Sie in Abschnitt 4 kennen. Benutzer der Benutzerrolle Disponent sind innerhalb von AnA-Web für die Verteilung von Ausschreibungen im Unternehmen zuständig, die keinen Bearbeiter haben. Benutzerkonto (Abschnitt 5) Jeder Benutzer kann seine eigenen Benutzerdaten einsehen und bearbeiten. Dies und weitere Funktionen des Benutzerkontos erfahren Sie in Abschnitt 5. Seite 6

Administration (Abschnitt 6) In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Funktionen zur Administration Ihrer Unternehmensregistrierung zur Verfügung stehen. Als Administrator verwalten Sie in erster Linie die Benutzer Ihres Unternehmens. Darüber hinaus können Sie z. B. die Unternehmensdaten pflegen, Benutzergruppen einrichten und die Unternehmensregistrierung verwalten. Seite 7

2. Registrieren für AnA-Web Für den Zugriff auf AnA-Web ist die Registrierung Ihres Unternehmens an der e-vergabe erforderlich. Die Registrierung erfolgt in mehreren Schritten durch einen beliebigen Benutzer. Dieser Benutzer macht Angaben zum Unternehmen und zu seinen eigenen Benutzerdaten. Abbildung 4: Registrieren an der e-vergabe für die Nutzung von AnA-Web Einfache oder zertifizierte Registrierung Sie können die Registrierung optional als einfache oder zertifizierte Registrierung abschließen. Die einfache Registrierung kann zügig durchgeführt werden, damit Sie bald mit der Ausschreibungsbearbeitung starten können. Es ist jederzeit möglich, die zertifizierte Registrierung in AnA-Web nachzuholen (siehe 6.4, Registrierungsverwaltung). Für die zertifizierte Registrierung benötigen Sie ein gültiges elektronisches Zertifikat 1 (siehe 1.1, Voraussetzungen für die Nutzung von AnA-Web). 1 Hinweis: Spätestens bei der Abgabe eines Teilnahmeantrags oder Angebots können Sie dazu aufgefordert werden, ein elektronisches Zertifikat für die Signatur und Verschlüsselung Ihrer Dokumente einzulesen. Es sind die Vorgaben der Vergabestelle für die Ausschreibung zu beachten. Seite 8

Mit beiden Registrierungsformen haben Sie Zugriff auf den kompletten Funktionsumfang von AnA-Web. Der Unterschied ist: Mit der zertifizierten Registrierung haben Sie im Falle von Ausschreibungen mit vertraulichen Inhalten im Vergleich zur einfachen Registrierung ggf. den Vorteil einer schnelleren Prüfung Ihrer Identität durch die Vergabestelle. Abbildung 5: Zwei Registrierungsoptionen Anmelden mit Benutzernamen und Passwort Im Anschluss an die Registrierung können Sie für Ihr Unternehmen sofort an Ausschreibungen der e-vergabe teilnehmen. Ihre Angaben aus der Registrierung können Sie in AnA-Web einsehen und pflegen. Die Anmeldung an AnA-Web geschieht über Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, welche Sie als Zugangsdaten in der Registrierung vergeben haben. Weitere Benutzer anlegen In AnA-Web sind Sie Administrator und können beliebig viele Benutzer einrichten und verwalten. Legen Sie auch möglichst zeitnah einen weiteren Benutzer mit der Rolle "Administrator" an, damit Sie einen Seite 9

Vertreter haben. Zur Aktivierung von Benutzerkonten müssen Sie jeden Benutzer einladen und nach seiner ersten Anmeldung an AnA-Web freischalten. Seite 10

3. An Ausschreibungen teilnehmen Hier erfahren Sie, wie Sie an Ausschreibungen teilnehmen. Für die Teilnahme an einer Ausschreibung reicht die Benutzerrolle Nutzer. Da ein Administrator auf alle Funktionen eines Nutzers zugreifen kann, kann er ebenfalls eine Ausschreibung bearbeiten. Im Folgenden wird auf die wesentlichen Funktionen eingegangen. Diese sind im Überblick: Aktivierung einer Ausschreibung in der Ausschreibungssuche oder Einladung einer Vergabestelle zur Teilnahme am Verfahren (Abschnitt 3.1) Übersicht über Meine Ausschreibungen (Abschnitt 3.2) Ausschreibung bearbeiten (Abschnitt 3.3) Teilnahmeantrag / Angebot abgeben (Abschnitt 3.4) 3.1. Teilnahme an Ausschreibung aktivieren Auf www.evergabe-online.de befindet sich die Ausschreibungssuche der e-vergabe. Haben Sie eine passende Ausschreibung gefunden, an der Sie teilnehmen wollen? Dann können Sie auf der Bekanntmachungsseite in den Ausschreibungsdetails die Teilnahme aktivieren. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechende Schaltfläche. Ggf. werden Sie noch aufgefordert sich anzumelden. Abbildung 6: Ausschreibungsdetails der Bekanntmachungsseite Seite 11

Bestimmte Ausschreibungen werden nicht veröffentlicht. Hier kann es sein, dass Sie zur Teilnahme an einer Ausschreibung direkt von der Vergabestelle eingeladen werden. Die Benutzer der Rolle Disponent werden diesbezüglich per Mitteilung, welche im geschützten Bereich der e- Vergabe unter Meine Mitteilungen angezeigt wird sowie per E-Mail benachrichtigt. Bei einer solchen Aufforderung zur Angebotsabgabe erübrigt sich die eigene Aktivierung der Teilnahme. Sie können direkt in AnA-Web die Bearbeitung der Ausschreibung beginnen. Gelöscht: 3.2. Ausschreibungsübersicht Der Menüpunkt Meine Ausschreibungen öffnet sich unmittelbar, wenn Sie auf den Bereich Meine e-vergabe klicken. Meine Ausschreibungen ist der zentrale Einstieg in AnA-Web. Abbildung 7: Menü Meine Ausschreibungen Sobald Sie die Teilnahme an einer Ausschreibung aktiviert haben, finden Sie die betreffende Ausschreibung in dieser Übersicht. Im Falle einer Aufforderung zur Angebotsabgabe durch die Vergabestelle wird eine solche Ausschreibung ebenfalls in der Übersicht angezeigt. Das gilt für eine Nutzung von AnA-Web ohne Benutzergruppen. Sofern Gruppen verwendet werden, greifen die Gruppenberechtigungen. Somit können nur Benutzer der Rolle Disponent auf solche Ausschreibungen zugreifen (siehe 1.2, Benutzer- und Berechtigungskonzept). Seite 12

Abbildung 8: Ausschreibungsübersicht zu Meine Ausschreibungen Zusätzlich erhalten Sie darüber jeweils eine Nachricht in AnA-Web und per E-Mail. Abbildung 9: Mitteilung über eine aktivierte Ausschreibung in AnA-Web 3.3. Ausschreibung bearbeiten Die Bearbeitung einer Ausschreibung starten Sie über das Bearbeiten- Symbol der Ausschreibung in der Ausschreibungsübersicht. Abbildung 10: Start der Bearbeitung einer Ausschreibung Sie erreichen darüber die Seite Ausschreibung bearbeiten. Seite 13

Hier finden Sie alle relevanten Informationen über die betreffende Ausschreibung: Bezeichnung und Geschäftszeichen der Ausschreibung Eine Workflowleiste mit den Schritten durch die Bearbeitung; hier wird Ihnen die nächste Aktion zur Auswahl angeboten, z. B. Angebot abgeben. Reiter Dokumente : Alle Dokumente der Vergabestelle im Eingang sowie bereits versendete Dokumente Ihres Unternehmens im Ausgang. Reiter Nachrichten (Anfragen) : Alle Nachrichten der Vergabestelle sowie Ihre Anfragen an die Vergabestelle. Reiter Details : Detailinformationen zur Ausschreibungen; hier können Sie für diese Ausschreibung die Bearbeitung abgeben oder die Bearbeitung eines Kollegen/einer Kollegin per Mir zuweisen übernehmen (siehe unten zu Vertretungsregelung). Abbildung 11: Seite Ausschreibung bearbeiten Seite 14

Vertretungsregelung: Bearbeitung abgeben/zuweisen Eine Ausschreibung kann immer nur von einem Bearbeiter bearbeitet werden. Im Reiter Details haben Sie die Möglichkeit sich mit Kollegen gegenseitig für die Bearbeitung einer Ausschreibung zu vertreten. Im Falle der Verwendung von Benutzergruppen in AnA-Web können Sie die Vertretung lediglich innerhalb der Gruppe nutzen, in der Sie sich als Benutzer befinden (siehe 6.2, Gruppenverwaltung). Wenn Sie die Vertretungsregelung nutzen wollen, können Sie für eine Ausschreibung, in der ein Kollege/eine Kollegin Bearbeiter ist, die Bearbeitung per Mir zuweisen übernehmen. Abbildung 12: Seite Ausschreibung bearbeiten Register Details, Bearbeitung Mir zuweisen Alternativ dazu können Sie für eine Ausschreibung, in der Sie selbst Bearbeiter sind, die Bearbeitung abgeben. Diese Ausschreibung hat dann keinen Bearbeiter mehr und kann durch den Disponenten erneut einem Bearbeiter zugewiesen werden. Seite 15

Abbildung 13: Seite Ausschreibung bearbeiten Register Details, Bearbeitung abgeben 3.4. Teilnahmeantrag/Angebot abgeben Je nach Vergabeverfahren müssen Sie zu der Ausschreibung zunächst einen Teilnahmeantrag oder direkt ein Angebot abgeben. AnA-Web weist Ihnen den Weg. Über die Workflowleiste finden Sie den Einstieg für die nächste notwendige Aktion. Abbildung 14: Einstieg zu Angebot abgeben Erst wenn Sie im vorliegenden Beispiel ein Angebot abgegeben haben, können Sie es bei Bedarf wieder zurückziehen 2. Sie können über das Vergabeverfahren hinweg 3 Anfragen an die Vergabestelle stellen sowie die Teilnahme an der Ausschreibung beenden 4. 2 Es ist möglich, mehrere Teilnahmeanträge/Angebote abzugeben. 3 Zu Anfrage stellen bzw. Teilnahme beenden : Beachten Sie dafür die Bestimmungen der Vergabestelle für die jeweilige Ausschreibung. 4 Voraussetzung für Teilnahme beenden ist, dass Sie zuvor alle abgegebenen Angebote zurückziehen. Die Aktion Teilnahme beenden ist unwiderruflich. Für eine erneute Beteiligung an der Ausschreibung müssten Sie innerhalb der gegebenen Fristen erneut die Teilnahme an der Ausschreibung aktivieren. Gelöscht:, ohne diese explizit zurückzuziehen. Die zuletzt abgegebene Version ist für die Ausschreibung verbindlich Seite 16

Die von Ihnen gestellten Anfragen sowie die Nachrichten der Vergabestelle finden Sie im Register Nachrichten (Anfragen). Beispiel: Angebot abgeben 5 Nach Klick auf die Schaltfläche Angebot abgeben gelangen Sie auf eine Seite, auf der Sie im ersten Schritt die evergabeapp starten müssen. Dies ist die technische Voraussetzung für die Signatur und Verschlüsselung der im zweiten Schritt folgenden Angebotsabgabe. Sie werden dabei von AnA- Web durch die notwendigen Aktionen geführt. Abbildung 15: Vorbereitung für Angebot abgeben Über die Schaltfläche Angebot abgeben gelangen Sie in die Oberfläche, in der Sie Ihr Angebot zusammenstellen können. 5 Der Ablauf für Teilnahmeantrag abgeben ist vergleichbar mit Angebot abgeben und wird hier nicht beschrieben. Seite 17

Abbildung 16: Angebot für die Angebotsabgabe zusammenstellen Hier werden in der Regel die Unterlagen angezeigt, die verpflichtend abzugeben sind bzw. für eine Signatur vorgesehen sind. Optional können Sie auf der Benutzeroberfläche eine Ordnerstruktur für die Angebotsdateien anlegen. Wenn Sie alle Angebotsdateien hinzugefügt haben, führen Sie bitte die Aktion Angebot zusammenstellen aus. Im folgenden Dialog können Sie nun das Angebot auf die e-vergabe- Plattform hochladen. Damit ist die Angebotsabgabe erfolgt. Seite 18

Abbildung 17: Angebot hochladen (ohne JavaScript) Über die erfolgreiche Angebotsabgabe werden Sie anschließend in AnA- Web und per E-Mail informiert. Zusätzlich finden Sie eine Empfangsbestätigung im Register Dokumente auf der Seite Ausschreibung bearbeiten. Seite 19

4. Disponentenfunktionen Der Disponent ist eine Zusatzrolle zu den Benutzerrollen Nutzer oder Administrator. Sowohl Nutzer als auch Administratoren können also Disponenten sein. Die Nutzung der Disponentenfunktionen ist für Unternehmen sinnvoll, die in AnA-Web mit mehreren Benutzern eine größere Menge von Ausschreibungen bearbeiten. Disponenten können den Überblick über alle Ausschreibungen behalten. Sie können dafür sorgen, dass Ausschreibungen ohne Bearbeiter einem Bearbeiter zugewiesen werden. Es können beliebig viele Disponenten eingerichtet werden. Nachstehend wird auf die Zusatzfunktionen für den Disponenten eingegangen: Unbearbeitete Ausschreibungen (Abschnitt 4.1) Alle Ausschreibungen (Abschnitt 4.2) Bearbeiter zuweisen (Abschnitt 4.3) Mitteilungen für Disponenten (Abschnitt 4.4) Ein Disponent sieht in AnA-Web ein erweitertes Menü. Darüber hat er Zugriff auf seine zentralen Übersichten Unbearbeitete Ausschreibungen und Alle Ausschreibungen. Abbildung 18: Menüpunkte zu Disponent 4.1. Unbearbeitete Ausschreibungen Diese Übersicht zeigt alle Ausschreibungen, die zum aktuellen Zeitpunkt keinen Bearbeiter haben. Seite 20

Link zur Bekanntmachung Aktionen Mir zuweisen und Bearbeiter zuweisen Abbildung 19: Seite Unbearbeitete Ausschreibungen für Disponent Unbearbeitete Ausschreibungen können über verschiedene Wege einer Bearbeitung zugeführt werden. Zum einen können sie direkt mit der Aktion Bearbeiter zuweisen einem Bearbeiter in AnA-Web zugeteilt werden. Falls der Disponent weitere Informationen über die Ausschreibung benötigt, hat er zwei Möglichkeiten: 1. Für einen ersten Überblick über den Ausschreibungsgegenstand folgt er dem Link zur Bekanntmachung oder 2. Er führt die Aktion Mir zuweisen aus, um sich anschließend als (temporärer) Bearbeiter einen detaillierten Einblick in die Vergabeunterlagen zu verschaffen. 4.2. Alle Ausschreibungen Die Ansicht unter Menüpunkt Alle Ausschreibungen ermöglicht dem Disponenten den Überblick über alle Ausschreibungen des Unternehmens. Sofern in AnA-Web Benutzergruppen genutzt werden, wird der Unterschied zum Menüpunkt Meine Ausschreibungen deutlich: Hier kann ein Benutzer einer Gruppe ausschließlich die Ausschreibungen sehen, die von ihm oder einem Benutzer seiner Gruppe bearbeitet werden (siehe 1.2, Benutzer- und Berechtigungskonzept bzw. 6.2, Gruppenverwaltung). Gelöscht: 4.3. Bearbeiter zuweisen Die wichtigste Funktion für den Disponenten ist die Aktion Bearbeiter zuweisen. Hierüber kann er eine Ausschreibung ohne Bearbeiter gezielt einem Kollegen oder einer Kollegin zuweisen. Seite 21

Die Aktion befindet sich einerseits in der Disponenten-Ansicht Unbearbeitete Ausschreibungen (siehe 4.1, Unbearbeitete Ausschreibungen). Andererseits findet der Disponent die Aktion in den Ausschreibungsdetails der Bekanntmachungsseite. Diese ist wie beschrieben über einen Link aus den Disponenten-Übersichten zu erreichen. Abbildung 20: Aktion Bearbeiter zuweisen für Disponent in den Ausschreibungsdetails der Bekanntmachungsseite 4.4. Mitteilungen für Disponenten Der Disponent erhält Informationen über die wesentlichen Aktionen, die ihn betreffen. Dazu hat der Disponent Zugriff auf eine separate Mitteilungsfunktion. Seite 22

Abbildung 21: Mitteilungen für Disponenten Über den Link Alle anzeigen gelangt der Disponent in die zentrale Mitteilungsverwaltung von AnA-Web. Seite 23

5. Benutzerkonto Jeder Benutzer in AnA-Web hat Zugriff auf sein Benutzerkonto. Dort findet er seine Benutzerdaten sowie sofern vorhanden Informationen zu seinen Ansprechpartnern (Administratoren) sowie Gruppenmitgliedern. Abbildung 22: Menüpunkte zu Benutzerkonto In den Benutzerdaten kann der Benutzer einen Teil seiner Angaben ändern und hat u. a. Einblick in Daten zu seiner Gruppenzuordnung und Benutzerrolle. Darüber hinaus kann ein Benutzer hier sein Passwort ändern. Seite 24

Abbildung 23: Seite Eigene Benutzerdaten bearbeiten in Benutzerkonto Seite 25

6. Administration Ein Benutzer der Benutzerrolle Administrator hat Zugriff auf die Administration des Unternehmens, das für AnA-Web registriert ist. Abbildung 24: Menüpunkte zu Administration Ein Administrator verfügt über den gleichen Funktionsumfang wie die Benutzerrolle Nutzer, darüber hinaus hat er Zugriff auf alle Funktionen zur Administration des im AnA-Web registrierten Unternehmens und dessen Nutzer. Es können beliebig viele Administratoren eingerichtet werden. Bei Registrierungen mit mehr als einem Benutzer sollte mindestens ein weiterer Administrator als Vertreter eingerichtet werden, der z.b. im Notfall auch mal das Passwort für den anderen Administrator zurücksetzen kann. Die Administration umfasst Funktionen zur Verwaltung und Konfiguration des registrierten Unternehmens in AnA-Web: Benutzerverwaltung (Abschnitt 6.1) Gruppenverwaltung (Abschnitt 6.2) Unternehmensdaten verwalten (Abschnitt 6.3) Registrierungsverwaltung (Abschnitt 6.4) Rubrikenverwaltung (Abschnitt 6.5) 6.1. Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung ist das Herzstück der Administration. Hier werden alle vorhandenen Benutzer angezeigt und können einzeln bearbeitet werden. Neue Benutzer können angelegt und eingeladen werden. Seite 26

Abbildung 25: Seite Benutzerverwaltung in der Administration In der Übersicht auf der Seite Benutzer verwalten können weitere Benutzer eingeladen werden. Eingeladene Benutzer werden mit dem Status eingeladen in der Benutzerverwaltung angezeigt. Sie erhalten eine E-Mail und müssen einem Bestätigungslink folgen. Nach ihrer ersten Anmeldung sind sie aktive Benutzer und werden hier als solche angezeigt. In der Benutzerverwaltung sind zudem über ein jeweiliges Symbol die Aktionen Benutzer bearbeiten, Benutzer anzeigen und Benutzer löschen verfügbar. Wird ein Benutzer gelöscht, der Bearbeiter von Ausschreibungen ist, werden diese als unbearbeitete Ausschreibungen an den Disponenten geleitet (siehe 4, Disponentenfunktionen). Über die Aktion Bearbeiten gelangt man in die Benutzerdaten des gewählten Benutzers. Seite 27

Abbildung 26: Seite Benutzerdaten bearbeiten in der Benutzerverwaltung der Administration 6.2. Gruppenverwaltung Die Gruppenverwaltung ermöglicht die optionale Einrichtung von Gruppen, zu denen vorhandene Benutzer zugeordnet werden können. Eine Nutzung von Gruppen ist insbesondere für Registrierungen größerer Unternehmen sinnvoll. Es können beispielsweise Gruppen für Abteilungen oder Standorte angelegt werden. Seite 28

Abbildung 27: Seite Gruppen verwalten in der Administration Benutzer können in eine andere Gruppe verschoben werden. Wenn dieser Benutzer Bearbeiter von Ausschreibungen ist, werden Sie gefragt, ob der Benutzer mit oder ohne seine Ausschreibungen verschoben werden soll. Im letzteren Fall gelangen die Ausschreibungen in die unbearbeiteten Ausschreibungen des Disponenten (siehe 4, Disponentenfunktionen). Mit der Verwendung der Gruppenverwaltung greift ein zusätzliches Berechtigungskonzept: Ein Benutzer einer Gruppe kann ausschließlich seine eigenen sowie die Ausschreibungen der Kollegen und Kolleginnen sehen, die Benutzer in seiner Gruppe sind. Nur ein Benutzer der Rolle Disponent hat dann die Berechtigung, alle Ausschreibungen des Unternehmens einzusehen (siehe 1.2, Benutzer- und Berechtigungskonzept). Im Falle einer Vertretungsabsprache kann er die Ausschreibung eines anderen Bearbeiters seiner Gruppe sich selbst zur Bearbeitung zuweisen (Aktion Mir zuweisen, siehe Vertreterregelung unter 3.3, Ausschreibung bearbeiten). 6.3. Unternehmensdaten Unter dem Menüpunkt Unternehmensdaten kann der Administrator diese Daten einsehen und teilweise ändern. Seite 29

Abbildung 28: Seite Unternehmensdaten verwalten in der Administration 6.4. Registrierungsverwaltung Auf dieser Seite können Sie eine zertifizierte Registrierung durchführen, sofern Sie die Registrierung mit der Option einfache Registrierung abgeschlossen haben (siehe 2, Registrieren für AnA-Web). Seite 30

Abbildung 29: Seite Registrierung verwalten in der Administration 6.5. Rubrikenverwaltung Mit Rubriken können Sie Ihre Ausschreibungen organisieren. In der Rubrikenverwaltung können Sie als Administrator an zentraler Stelle beliebige Rubriken anlegen. Seite 31

Abbildung 30: Seite Rubriken verwalten in der Administration Diese Rubriken können Bearbeiter von Ausschreibungen einer jeden Ausschreibung zuweisen (siehe 3.3, Ausschreibung bearbeiten). In der Ausschreibungsübersicht können Ausschreibungen wiederum nach Rubriken gefiltert oder sortiert werden (siehe 3.2, Ausschreibungsübersicht) Seite 32