Umstieg Aus- und Fortbildungszentrum Umstieg auf Windows 7 und Office 2010 BASIS.Bremen Stand: November 2014 Freie Hansestadt Bremen
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Inhalt 3 1. Was ist BASIS.bremen? 7 1.1 Umstellung auf Windows 7 und Office 2010 7 1.2 Unterstützung bei Problemen mit Geräten und Programmen 7 2. Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 9 2.1 Informationen am Bildschirm 10 2.2 In Gruppen zusammengefasste Befehle 10 2.3 Neue Registerkarten Registerkarten für Tools 10 2.4 Registerkarte Gliederung in der Gliederungsansicht 11 2.5 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen 11 3. Word 2010 13 3.1 Text oder Zahlen gestalten 13 3.2 Standardtexteigenschaften einstellen 14 3.3 Automatische Korrekturen während der Eingabe 14 3.4 Silbentrennung 14 4. Tabellen in Word 15 5. Dokumentenansichten wechseln und zoomen 16 6. Seitenansicht und Drucken 17 6.1 Seitenansicht 17 6.2 Drucken 18 7. Dateien speichern 19 7.1 Neue Erweiterungen bei den Dateinamen 20 7.2 Als PDF-Datei speichern 20 7.3 Eigenschaften einer Datei 21 7.4 Datei als E-Mail senden 21 8. Dateien öffnen 22 8.1 Öffnen aus dem Programm 22 8.2 Öffnen zuletzt verwendeter Dateien aus dem Programm 23 8.3 Öffnen zuletzt verwendeter Dateien aus der Taskleiste 24 8.4 Öffnen angehefteter Dateien aus der Taskleiste 24 9. Vorlagen nutzen 25 9.1 Vorlage aufrufen 25 9.2 Vorlage erstellen 25 9.3 Vorlagen ändern 26
Inhalt 4 10. Schnellbausteine und AutoTexte 27 10.1 AutoTexte anlegen 27 10.2 Schnellbausteine anlegen 28 10.3 AutoTexte und Schnellbausteine aufrufen 28 10.4 AutoTexte speichern 29 10.5 AutoTexte und Schnellbausteine ändern 29 10.6 AutoTexte und Schnellbausteine löschen 29 10.7 AutoTexte drucken 29 10.8 Umgang mit AutoText aus der alten Word-Version 30 11. Kopf- und Fußzeilen 32 11.1 Kopf- und Fußzeile selbst bearbeiten 32 11.2 Vorhandene Kopf- und Fußzeilen nutzen und verändern 33 12. Excel 2010 34 12.1 Einstellmöglichkeiten für die Bearbeitungsleiste 34 12.2 Neues Tabellenblatt 34 12.3 Standardschriftart ändern 34 12.4 Einblenden der Formeldarstellung 35 12.5 Symbol AutoSumme 35 12.6 Anzeige der Zahlenformate 35 12.7 Bedingte Formatierung 35 12.8 Kopf- und Fußzeilen 36 12.9 Wiederholungszeilen und spalten 36 12.10 Listen 37 13. Outlook 2010 38 13.1 Die Oberfläche von Outlook 2010 38 13.2 Nachricht erstellen und senden 39 13.3 Umgang mit Anlagen in empfangenen Nachrichten 39 13.4 Anlagen und Signatur einer Nachricht hinzufügen 40 13.5 Signatur erstellen 40 13.6 Standardschriftart ändern 41 13.7 Autokorrekturoptionen 41 13.8 AutoTexte 41 13.9 Adressbuch Kontakte 42 13.9.1 Neuer Name für Verteilerlisten 42 13.9.2 Gewünschtes Adressbuch anzeigen 42 13.9.3 Sortierreihenfolge der Kontakte einstellen 42 13.10 Automatische Antwort bei Abwesenheit 43 13.11 Postfach aufräumen 44 13.11.1 Speichern in eine Datendatei 44
Inhalt 5 14. Umgang mit dem Betriebssystem Windows 7 45 14.1 Herunterfahren, Abmelden und Sperren des Computers 45 14.2 Öffnen von Programmen einrichten 46 14.2.1 Aufruf über die Taskleiste 46 14.2.2 Aufruf über das Startmenü 46 14.2.3 Aufruf vom Desktop 46 14.3 Livevorschau in der Taskleiste 47 14.4 Desktop anpassen und anzeigen 47 15. Zwischenablage 48 16. Der Datei-Explorer 50 16.1 Neuen Ordner erstellen 51 16.2 Einblenden von Ordnern im Inhalts- und Navigationsbereich 51 16.3 Dateinamenerweiterungen einblenden 51 16.4 Kopieren von Dateien 52 16.5 Suchen in Dateien oder Ordnern 52 17. Snipping Tool 54 18. Der Papierkorb 54 19. Der Internet-Explorer 54 20. Grundeinstellungen für Windows 7 und Office 2010 55 21. Stichwortverzeichnis 56 22. Umstiegshilfe Office 2010 57 Lernmaterial 58 Tipps & Tricks 58 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 58
Was ist BASIS.bremen? 7 1. Was ist BASIS.bremen? Mit BASIS.bremen soll der PC-Einsatz standardisiert werden. Hierzu gehören eine weitgehend einheitliche Geräteausstattung, einheitliche Versionen des Betriebssystems und der Office-Programme, sowie die technische Umsetzung und Unterstützung durch den Dienstleister Dataport. Dort werden bereits viele Fachanwendungen betrieben, die natürlich auch weiterhin zur Verfügung stehen. Die Umsetzung von BASIS.bremen soll für den größten Teil der PC-Arbeitsplätze bis Ende 2013 abgeschlossen sein und wird in mehreren Umstellungswellen erfolgen. Informationen hierzu erhalten Sie im Mitarbeiterportal MIP auf der Seite Aktuelles. Die konkreten Auswirkungen werden für Sie besonders in zwei Bereichen bemerkbar: 1.1 Umstellung auf Windows 7 und Office 2010 Windows 7 hat sich optisch und funktionell weiterentwickelt. Schon die Anmeldung sieht anders aus und es stehen neue Funktionen auf dem Desktop zur Verfügung. Sie haben vielfältigere Möglichkeiten, Programme und Dateien zu öffnen und auch der Explorer bietet einiges Neues. Office-Programme wie z. B. Outlook, Word und Excel folgen einer neuen Philosophie des Herstellers. Hierzu gehören eine andere Logik in der Anordnung der Funktionen, die Möglichkeit direkter zu gestalten und in einer Vorschau anzusehen. Das Aussehen und die Benennung der Elemente haben sich verändert, teilweise auch die Anordnung und es sind neue Funktionen hinzugekommen. In diesen Unterlagen beschreiben wir die wesentlichen Neuerungen von Windows 7 und Office 2010 für die Funktionen, die Sie für den täglichen Umgang mit den Programmen an Ihrem Arbeitsplatz in der bremischen Verwaltung benötigen. Die Beschreibung der Arbeitsoberfläche erfolgt in diesen Unterlagen schwerpunktmäßig an Word und lässt sich auf alle anderen Office-Programme übertragen, da die Oberfläche in allen Programmen gleich gestaltet ist. 1.2 Unterstützung bei Problemen mit Geräten und Programmen Die Unterstützung bei Problemen mit Geräten und Programmen, die Sie bisher vor Ort hatten, wird durch BASIS.bremen an Dataport übergeben. Dort ist eine zentrale Telefonnummer 4444 eingerichtet, an die Sie sich bei allen Problemen wenden können und wo sich um eine schnelle Lösung gekümmert wird. Dieser sogenannte User-Helpdesk (UHD) wird künftig Ihre ausschließliche Anlaufstelle bei Problemen sein, an die Sie sich bei Hardwarestörungen, Fragen zur Funktionalität oder Bedienung von installierter Software und etwaige Datenwiederherstellungen wenden. Damit Dataport im Bedarfsfall helfen kann, müssen Sie dem User- Helpdesk (UHP) Ihren Rechnernamen und die Modellnummer Ihres PCs mitteilen. Diese finden Sie in der Dataport-Toolbox. Sie rufen diese Toolbox über den Startbutton auf:
Was ist BASIS.bremen? 8 Auf der Registerkarte Rechnerinfo finden Sie die notwendigen Informationen. Hinweis Dieses Dialogfeld sollten Sie sich ausdrucken, damit Sie, wenn Ihr Rechner überhaupt nicht mehr startet, Dataport Ihre Rechnernummer nennen können. Das Ausdrucken eines Fensters können Sie mit dem Programm Snipping Tool machen, siehe Kapitel 17.
Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 2. Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 9 1 Titelleiste mit Dateiname und Programmtitel 2 Schaltflächen zum Minimieren, Verkleinern/Maximieren und Schließen 3 Registerkarte Datei für die Backstage-Ansicht mit den Befehlen Speichern, Öffnen, Neu, Drucken, Optionen etc. Mit Klick auf eine Registerkarte oder Drücken der Taste ESC verlässt man die Backstage-Ansicht. 4 Symbolleiste für den Schnellzugriff mit den Symbolen Speichern, Rückgängig und Wiederholen (kann individuell angepasst werden) 5 Menüband mit Registerkarten und den dazugehörigen Gruppen 6 Gruppe (hier: Formatvorlagen) 7 Startprogramm zum Öffnen der Dialogfelder in Gruppen (hier: Schriftart und Absatz) 8 Menüband aus-/ einblenden. 9 Nur in Word 2010: Symbol zum Ein- und Ausblenden des Lineals 10 Aufgaben- oder Navigationsbereich 11 Bildlaufleiste mit Rollbalken und Schaltflächen zum Blättern zwischen den Seiten 12 Statuszeile, die mit der rechten Maustaste angepasst werden kann. 13 Symbole zur Änderung der Dokumentenansichten 14 Schieberegler zur Änderung des Zooms; alternativ können Sie auch mit gedrückter Strg-Taste und dem Rollrad an der Maus den Zoom verändern. Mit Klick auf die %-Angabe wird das Dialogfeld Zoom geöffnet.
Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 10 2.1 Informationen am Bildschirm Grundsätzlich ist es in Word für die Gestaltung von Vorteil, wenn Sie sich die nicht druckbaren Zeichen mit dem Symbol einblenden. Dieses finden Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz. In Word 2010 werden sog. Zuschnittsmarken in einem Dokument eingeblendet. Diese sind Hilfslinien zum Zuschneiden des Papiers, die man aber normalerweise nicht benötigt und deshalb ausblenden sollte, siehe auch Darstellung eines Word-Dokuments auf Seite 9. Zum Ausblenden gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie mit Klick auf Datei die Backstage-Ansicht auf und wählen Sie den Eintrag Optionen. Klicken Sie hier links auf die Kategorie Erweitert. Im unteren Bereich finden Sie die Überschrift Dokumentinhalt anzeigen. Dort entfernen Sie den Haken bei Zuschnittsmarken anzeigen und bestätigen das Dialogfeld. 2.2 In Gruppen zusammengefasste Befehle In den Menübändern sind Symbole zu einem Thema z. B. Absatz- oder Zeichengestaltung in sogenannten Gruppen zusammengefasst. Vieles kann bereits mit diesen Symbolen bearbeitet werden. Bei einigen Gruppen von Befehlen oder Funktionen können noch Dialogfelder (früher Fenster genannt) aufgerufen werden, um weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zu nutzen. Hinweis Das Menüband und damit auch die Gruppen können je nach Bildschirmgröße unterschiedlich aussehen. Hier die Gruppe Seite einrichten der Registerkarte Seitenlayout in Word: An dem kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke ist erkennbar, dass zusätzlich zu den Symbolen noch ein Dialogfeld aufgerufen werden kann. Wenn der Mauszeiger hierauf gehalten wird, kommt ein erklärendes Quickinfo: Mit Klick auf den Pfeil wird das dazu gehörige Dialogfeld aufgerufen. 2.3 Neue Registerkarten Registerkarten für Tools Zusätzlich zu den ständig sichtbaren Registerkarten werden bei bestimmten Elementen weitere Registerkarten für Tools rechts von den vorhandenen Registerkarten eingeblendet. Sobald Sie z. B. mit Ihrem Cursor in eine Grafik, eine Tabelle oder eine Kopf- und Fußzeile klicken. Hier als Beispiel die Bildtools:
Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 11 2.4 Registerkarte Gliederung in der Gliederungsansicht Eine kleine Ausnahme bildet in Word die Registerkarte Gliederung, die sich links einblendet, wenn Sie die Ansicht Gliederung auswählen. Diese Ansicht muss man mit dem entsprechenden Symbol schließen. 2.5 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Für häufig benötigte Funktionen gibt es in den Office 2010-Programmen die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese ist links in der Titelleiste integriert. Sie enthält standardmäßig in Word, Excel und PowerPoint die Symbole zum Speichern, Rückgängigmachen und Wiederholen: In Outlook sind es diese Symbole:. Abhängig von dem Arbeitsschritt befindet sich teilweise auch das Symbol Wiederherstellen darin:. Diese Symbolleiste kann angepasst werden. Mit Klick auf das Dreieck am rechten Ende wird in Word folgende Liste angezeigt: An den Haken vor den Befehlen kann man erkennen, welche Symbole bereits in der Symbolleiste enthalten sind. Mit Klick auf einen Befehl ohne Haken wird dieser in die Symbolleiste aufgenommen. Durch Klick auf ein Symbol mit Haken wird es aus der Symbolleiste wieder entfernt. Mit Unter dem Menüband anzeigen können Sie die Position der Symbolleiste verändern.
Die neue Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 12 Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Symbolleiste über den Eintrag Weitere Befehle anzupassen. Es öffnet sich in Word das Dialogfeld Word-Optionen. Ganz links in der Liste ist der Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff markiert. Im mittleren Bereich des Dialogfeldes wählen Sie unterhalb von Befehle auswählen aus, welche Befehle in der Liste darunter zu sehen sein sollen z. B. Häufig verwendete Befehle oder Alle Befehle. Wählen Sie einen Befehl aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Wollen Sie ein so eingefügtes Symbol wieder entfernen, markieren Sie das Symbol im rechten Bereich des Dialogfeldes Word-Optionen und klicken Sie dann auf Entfernen. Oben in der Liste finden Sie den Eintrag Trennzeichen. Hiermit erzeugen Sie kleine graue Trennlinien zum besseren Unterteilen der Symbolleiste. Mit den Schaltflächen Schnellzugriff anordnen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK. können Sie die Position der Symbole in der Symbolleiste für den Das Dialogfeld Word-Optionen Kategorie Symbolleiste für den Schnellzugriff wird auch angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken und den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen auswählen oder über die Registerkarte Datei > Optionen in der Backstage-Ansicht den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff wählen. Hinweis: Sie können Symbole auch aus Befehlsgruppen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren, in dem Sie auf ein Symbol mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü den Eintrag Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auswählen. Die Anordnung der Symbole müssen Sie dann jedoch nach oben beschriebenem Weg vornehmen.
Word 2010 3. Word 2010 3.1 Text oder Zahlen gestalten Wollen Sie Text oder Zahlen in Word, Excel oder PowerPoint gestalten, müssen Sie zunächst den Bereich markieren. Wählen Sie dann die Registerkarte Start. Hier finden Sie die bekannten Symbole zum Gestalten. Einige Symbole sind in den Gruppen neu dazugekommen. 13 Mit Klick auf das Startprogramm für Dialogfelder der Gruppen öffnen sich Dialogfelder, mit denen Sie noch weitere Möglichkeiten haben, Text oder Zahlen zu gestalten. Wenn Sie einen Textteil markiert haben und mit dem Mauszeiger in die Nähe der Markierung kommen, blendet sich eine Minisymbolleiste ein, mit der Sie die wichtigsten Symbole zur Gestaltung nutzen können. Hinweis: Diese Minisymbolleiste blendet sich auch ein, wenn Sie in der Markierung die rechte Maustaste betätigen. In Excel wird sie nur mit dieser Methode eingeblendet. Die Anzeige der Minisymbolleiste kann in der Registerkarte Datei in der Backstage-Ansicht > Optionen, Bereich Allgemein, Kategorie: Benutzeroberflächenoptionen verhindert werden. Neu ist, dass bei einigen Symbolen automatisch eine Vorschau, die sogenannte Live- Vorschau, für den markierten Textteil angezeigt wird, so dass sofort am Bildschirm erkennbar ist, wie sich die ausgewählte Funktion auswirkt. Voraussetzung dafür ist, dass der Mauszeiger auf der Funktion belassen wird, allerdings ohne zu klicken. Hinweis: Die Anzeige der Livevorschau kann in der Registerkarte Datei in der Backstage-Ansicht > Optionen, Bereich Allgemein, Kategorie Benutzeroberflächenoptionen verhindert werden.
Word 2010 14 3.2 Standardtexteigenschaften einstellen In Word 2010 ist als Standardschriftart Calibri, Schriftgröße 11 festgelegt; für die Absatzgestaltung ist ein Abstand nach jedem Absatz von 10 pt und ein 1,15-facher Zeilenabstand eingestellt. Wenn Sie die Standardeigenschaften ändern möchten, nehmen Sie die Einstellungen in der Registerkarte Start in den Befehlsgruppen Schriftart und Absatz vor. In den dazugehörigen Dialogfeldern gibt es jeweils die Schaltfläche Als Standard festlegen. Im folgenden Dialogfeld bestätigen Sie, dass die Einstellungen in der Normal.dotm gespeichert werden sollen. 3.3 Automatische Korrekturen während der Eingabe Während der Eingabe von Text prüfen und korrigieren die Office-Programme das Geschriebene automatisch. Einstellungen dafür können als AutoKorrektur-Option vorgenommen werden. Das Dialogfeld zur AutoKorrektur finden Sie in der Registerkarte Datei, also in der Backstage-Ansicht. Wählen Sie dort Optionen, dann den Abschnitt Dokumentprüfung. Hier finden Sie bei Auto- Korrektur-Optionen eine gleichnamige Schaltfläche zur Einstellung der Autokorrektur. Nutzen Sie auch die Einstellungen der Registerkarte Autoformat während der Eingabe. Hinweis: Sofern die Smarttags eingeschaltet sind, siehe Häkchen bei Schaltflächen für AutoKorrektur-Optionen anzeigen, können Sie mit einem Klick darauf entscheiden, ob eine automatische Nummerierung oder Aufzählung rückgängig oder für die Zukunft ausgeschaltet werden soll. Außerdem gelangen Sie in das Dialogfeld für weitere AutoFormat-Optionen. 3.4 Silbentrennung Mit der ESC-Taste schalten Sie den Smarttag aus. Die Funktion zur Silbentrennung finden Sie nun in der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten. Es wird empfohlen, die manuelle Silbentrennung zu benutzen.
Tabellen in Word 4. Tabellen in Word Ein wesentliches Merkmal zur Gestaltung von Text in Word sind die Tabellen. Über die Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen können Sie mit der Maus in dem Raster die gewünschte Größe der Tabelle aufziehen. Sobald Sie eine Tabelle eingefügt haben und sich mit dem Cursor darin befinden, wird rechts eine zusätzliche Registerkarte Tabellentools mit den Unterregistern Entwurf und Layout sichtbar. Hier stehen Ihnen alle bisherigen Befehle in den beiden Unterregistern der Tabellentools zur Verfügung. Hinweis: Allerdings sehen Sie zunächst weiter das Menüband der Registerkarte Start und müssen einmal in eine Registerkarte des Tabellentools klicken. 15 Um die Tabelle befindet sich nach wie vor ein Rahmen, den Sie ggf. mit dem Rahmensymbol entfernen können. Standardmäßig sehen Sie auf dem Bildschirm keine Gitternetzlinien mehr, die bisher der Orientierung am Bildschirm dienten. Einblenden können Sie diese Orientierungshilfe nun über die Registerkarte Tabellentools, Unterregister Layout in der Gruppe Tabelle mit dem Symbol Rasterlinien anzeigen. Das Symbol AutoAnpassen in der Registerkarte Layout des Tabellentools bietet praktische Möglichkeiten, um die Tabelle auf der Seite zu positionieren: Mit Inhalt automatisch anpassen werden die Spalten so eingestellt, dass der Text genau hineinpasst. Mit Fenster automatisch anpassen wird die Tabelle auf die Breite der Seite angepasst.
Dokumentenansichten wechseln und zoomen 16 5. Dokumentenansichten wechseln und zoomen Die Symbole zur Darstellung eines Dokumentes in Word, einer Tabelle in Excel, einer Präsentation in PowerPoint oder der Ordner von Outlook auf dem Bildschirm sind nun unten rechts im Fenster der Programme untergebracht. In den einzelnen Programmen gibt es unterschiedliche Symbole, die mit den bekannten Quickinfos erklärt werden. Neu sind die prozentuale Angabe des Zooms und die Verstellbarkeit mit einem Schieberegler: Das Schieben an dem Regler oder das Klicken auf die Plus- bzw. Minussymbole bewirkt eine Anpassung der Größendarstellung. Ein Klick auf die Prozentangabe öffnet das Dialogfeld Zoom, in dem die Darstellung ebenfalls eingestellt werden kann. Das Dialogfeld Zoom sieht in Word 2010 so aus: Die Einstellungen zur Ansicht können in allen Programmen auch im Menüband über die Registerkarte Ansicht vorgenommen werden. Hier gibt es dann noch weitere, programmabhängige Einstell- und Auswahlmöglichkeiten. Dies ist die Registerkarte Ansicht in Word 2010: Hinweis: Wenn Sie mit gedrückter STRG-Taste im Text am Scrollrad Ihrer Maus drehen, können Sie die Größendarstellung in allen Programmen ebenfalls verändern.
Seitenansicht und Drucken 6. Seitenansicht und Drucken 6.1 Seitenansicht Bevor Sie ein Dokument in Word, eine Tabelle in Excel oder eine Präsentation in PowerPoint drucken, sollten Sie in die Seitenansicht gehen. In früheren Office-Versionen gab es in allen Programmen hierfür ein Symbol. Jetzt sind die Funktionen der Vorschau und des Druckens mit allen Einstellmöglichkeiten in der Backstage-Ansicht zusammengefasst. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Datei und auf Drucken. Die Abbildung zeigt das Fenster von Word: 17 Im rechten Fensterbereich wird Ihr Dokument, Ihre Tabelle bzw. Ihre Folie dargestellt. Bei Word und PowerPoint gibt es rechts unten den Schieberegler mit Prozentangaben, wie auf Seite 16 beschrieben. In diesen Programmen können Sie auch mit Scrollen am rechten Bildschirmrand zu den nächsten Seiten weiterblättern. In allen Programmen besteht die Möglichkeit, bei zwischen einzelnen Seiten zu blättern. Wenn eine Seite verkleinert wurde, kann sie mit dem Symbol auf die Bildschirmfläche angepasst werden. Hinweis: Wenn Sie mit gedrückter STRG-Taste am Scrollrad Ihrer Maus drehen, können Sie die Größendarstellung des Dokuments ebenfalls verändern.
Seitenansicht und Drucken 18 6.2 Drucken Im Bereich links von der Seitenansicht können Sie die Einstellungen zum Drucken, z. B. die Anzahl der Exemplare, das Drucken bestimmter Seiten, die Druckreihenfolge etc. vornehmen. Die Auswahl ist abhängig vom jeweiligen Office-Programm und dem gerade aktiven Druckertreiber. Die Abbildung zeigt die Auswahl bei Word 2010: Nachdem die Druckeinstellungen vorgenommen wurden, wird der Ausdruck mit einem Klick auf das Druckersymbol gestartet: Hinweis: Wollen Sie das Fenster für die Seitenansicht / das Drucken also die Backstage-Ansicht - verlassen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können die Taste ESC benutzen, erneut auf die Registerkarte Datei klicken oder eine andere Registerkarte auswählen. Klicken Sie nicht oben rechts auf das Symbol die Datei bzw. Word geschlossen. zum Schließen. Hiermit wird
Dateien speichern 7. Dateien speichern Zum Speichern Ihrer Arbeitsergebnisse klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie die Datei noch nicht gespeichert haben, wird das Dialogfeld Speichern unter geöffnet. Wie schon in den vorherigen Versionen wird dieses Dialogfeld nicht geöffnet, wenn die Datei bereits einen Namen hat. Auf der Registerkarte Datei also in der Backstage-Ansicht können Sie mit Klick auf wie zuvor das Dialogfeld zum Speichern aufrufen. In Word 2010 sieht das so aus: 19 6 In der obersten Zeile wird das Laufwerk bzw. der Ordner angezeigt, in dem Sie speichern. Standardmäßig erscheinen hier die in Windows 7 neuen Bibliotheken. Der Inhalt Ihres Standardlaufwerks (meist das Laufwerk H:) wird im Unterordner Dokumente der Bibliotheken angezeigt. Ihre anderen Speicherorte Netzlaufwerke, andere Ordner etc. finden Sie im linken Teil des Dialogfeldes (Navigationsbereich) unter dem Eintrag Computer (entspricht dem früheren Arbeitsplatz). Im Dialogfeld Speichern unter ist der Navigationsbereich meist zu schmal, um Einträge z. B. zum Laufwerk H: vollständig anzuzeigen. Ziehen Sie deshalb diesen Bereich breiter. Im Navigationsbereich ist die Ordnerstruktur abgebildet. Erst wenn Sie mit der Maus in diesen Bereich kommen (nur zeigen, nicht klicken), wird mit Dreiecken kenntlich gemacht, ob es Unterordner gibt, die durch Anklicken der Dreiecke ein- und ausgeblendet werden können. Durch Ziehen an der Begrenzungslinie kann der Navigationsbereich breiter eingestellt werden.
Dateien speichern 20 Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus, indem Sie auf den Namen des Ordners klicken. Die Ordnerstruktur kann mit Klick auf Ordner ausblenden ausgeblendet werden. Damit wird das Dialogfeld auch verkleinert. Um sie wieder einzublenden, wird an der Stelle eine Schaltfläche mit der Beschriftung Ordner durchsuchen dargestellt. Wenn Sie überprüfen möchten, wo Ihre Office-Programme standardmäßig die jeweiligen Dokumente speichern, können Sie in allen Programmen (Word, Excel, PowerPoint) über Datei in der Backstage-Ansicht den Punkt Optionen und dort den Bereich Speichern erreichen. Hier finden Sie bei Standardspeicherort, die Anzeige des Dateipfades und die Möglichkeit, über Durchsuchen einen anderen Ort einzustellen. Hinweis: Wenn Sie erreichen möchten, dass bei dem Dateinamen und dem Dateityp die jeweilige Erweiterung (z. B. DOCX) angezeigt wird, müssen Sie das vorher im Explorer einstellen, siehe dazu Seite 51. 7.1 Neue Erweiterungen bei den Dateinamen Bei der standardmäßigen Erweiterung wird in Office 2010 an die bekannte Namenserweiterung ein x angehängt. So bekommen Word-Dateien die Erweiterung DOCX, Excel-Dateien die Erweiterung XLSX, PowerPoint-Dateien PPTX. Zusätzlich gibt es noch Erweiterungen mit einem m als letztem Buchstaben. Diese Dateien dürfen Makros enthalten. Beim Speichern einer Datei müssen Sie überlegen, ob diese Datei auch mit einer älteren Office-Version gelesen bzw. bearbeitet werden soll. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter bei Dateityp den entsprechenden Eintrag, also z. B. DOC für die Nutzung in älteren Wordversionen. Dies ist ein Ausschnitt aus der Liste bei Word 2010: Hinweis: Im PDF-Format gespeicherte Dokumente sind systemunabhängig nutzbar. Sie können mit kostenlosen Programmen unter beliebigen Betriebssystemen gelesen und gedruckt werden. 7.2 Als PDF-Datei speichern In allen Office 2010 Programmen können Sie Ihre Dateien als PDF-Datei speichern. Sie benötigen dazu nicht das Programm Acrobat. Vorteil einer PDF-Datei ist u. a, dass sie ein unverfälschtes Druckergebnis garantiert, dass Sie sie mit gezielt eingestellten Nutzungsmöglichkeiten veröffentlichen können und dass Sie sie auf Barrierefreiheit prüfen bzw. optimieren können (dazu benötigen Sie allerdings das Programm Acrobat Pro). Zum Speichern gehen Sie so vor, wie auf Seite 19 beschrieben.
Dateien speichern Wählen Sie bei Dateityp den Eintrag PDF (*.pdf), dadurch wird eine Schaltfläche Optionen eingeblendet. Mit Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie einstellen können, dass die PDF-Datei als PDF/A-Datei entsprechend der ISO-Norm 19005 erstellt wird. Hinweis: Denken Sie daran, dass das Speichern in Word als PDF-Datei noch nicht ausreicht, barrierefreie Dokumente zu erzeugen. Dies ist nur möglich, wenn Sie das Dokument in Acrobat Professional konvertieren. Speichern Sie sicherheitshalber die Datei auch als Word-Datei, damit Sie auch weiterhin die Möglichkeit haben, die Datei zu bearbeiten. 7.3 Eigenschaften einer Datei Beim Speichern einer Datei werden von Windows 7 Informationen über die Datei mitgespeichert, z. B. die Dateigröße, das Erstelldatum, der Autor etc. Diese Eigenschaften können erweitert werden z. B. kann der Titel einer Datei oder Stichwörter, nach denen gesucht werden kann, vergeben werden. In Office 2010 klicken Sie auf die Registerkarte Datei. In der Backstage-Ansicht wählen Sie den Eintrag Informationen. Im rechten Fensterbereich können Sie die zusätzlichen Informationen erfassen oder Sie klicken auf den kleinen Pfeil bei Eigenschaften. Wenn Sie den Eintrag Erweiterte Eigenschaften auswählen, gelangen Sie zu einem Dialogfeld, in dem Sie die Informationen erfassen können. Wenn Sie im Explorer eine Datei markieren, können Sie die so erfassten Eigenschaften einer Datei z. T. in der Statuszeile nachvollziehen. Hinweis: Leider sind die Bezeichnungen für die unterschiedlichen Eigenschaften nicht einheitlich gewählt. So wird die Eigenschaft Schlüsselwörter zu einer Datei auch Stichwörter oder Kategorien genannt; im Explorer finden Sie sie in der Rubrik Markierung. 7.4 Datei als E-Mail senden Sie können weiterhin eine Datei aus den Office-Programmen als Anlage einer E-Mail senden. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um in die Backstage-Ansicht zu gelangen. Wählen Sie dort die Option Speichern und senden. Im mittleren Bereich wählen Sie dann Per E-Mail senden und im rechten Bereich Als Anlage senden. Alternativ können Sie die Datei Als PDF senden auswählen. Die Datei wird dann im pdf-format gesendet. 21 Hinweis: Denken Sie daran, die Datei ggf. auch noch zu speichern. Die Bezeichnung in der Backstage-Ansicht ist etwas irritierend, weil sich das Speichern nicht auf das Senden, sondern auf andere mögliche Speicherorte bezieht.
Dateien öffnen 22 8. Dateien öffnen Für alle Office-Programme gilt, dass Sie das Öffnen-Dialogfeld nach dem Start des jeweiligen Programms über die Registerkarte Datei in der Backstage-Ansicht finden. 8.1 Öffnen aus dem Programm Starten Sie das Programm und begeben Sie sich über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Öffnen. Standardmäßig erscheinen hier die in Windows 7 neuen Bibliotheken. Ihre anderen Speicherorte Netzlaufwerke, andere Ordner etc. finden Sie im linken Teil des Dialogfeldes (Navigationsbereich) unter dem Eintrag Computer (entspricht dem früheren Arbeitsplatz). Im Navigationsbereich des Fensters können Sie durch Klicken auf die kleinen Dreiecke neben den Bezeichnungen die Ablagestruktur sichtbar machen und durch einfaches Anklicken auch öffnen. Hinweis: Mit einer entsprechenden Einstellung im Explorer - siehe Seite 51 - können Sie dafür sorgen, dass sich beim Anklicken eines Ordners im Inhaltsbereich, die Darstellung auch im Navigationsbereich anpasst. Im rechten Teil des Fenster müssen Sie mit einem Doppelklick arbeiten, um einen Ordner zu öffnen. Den Rückweg finden Sie am einfachsten mit dem blauen Pfeilsymbol in der linken oberen Ecke des Fensters oder indem Sie auf die Namen in der Adresszeile klicken. Sobald Sie die gewünschte Datei sehen, können Sie sie mit einem Doppelklick zur Bearbeitung aktivieren. Hinweis: Wenn Sie Dateien öffnen, die mit einer älteren Wordversion gespeichert wurden, erscheint in der Titelleiste neben dem Dateinamen der Hinweis Kompabilitätsmodus. Dies führt dazu, dass nicht alle Funktionalitäten der Programmversion 2010 zur Verfügung stehen.
Dateien öffnen 8.2 Öffnen zuletzt verwendeter Dateien aus dem Programm Starten Sie das Programm und wählen Sie die Backstage-Ansicht über die Registerkarte Datei > Zuletzt verwendet. Dort finden Sie eine Liste von Dateien und besuchten Ordnern, die Sie in dem jeweiligen Programm zum Öffnen oder Speichern von Dateien benutzt haben. 23 Mit Klick auf das Pinnnadel-Symbol neben einem Datei- oder Ordnernamen können Sie die Datei bzw. den Ordner dauerhaft in diese Liste anheften. Als Symbol sehen Sie dann eine eingesteckte Pinnnadel. Ein Klick hierauf löst die Datei wieder aus der Liste. Wollen Sie ganz bewusst eine Datei aus der Liste entfernen, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie dann Aus Liste entfernen. Sie löschen damit nicht die Datei, sondern nur den Hinweis darauf! Mit der Auswahl Gelöste Dokumente entfernen leeren Sie alle nicht angehefteten Dokumente aus der Liste.
Dateien öffnen 24 8.3 Öffnen zuletzt verwendeter Dateien aus der Taskleiste Klicken Sie, bevor Sie das Programm öffnen, mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol in der Taskleiste. (Auf Seite 46 ist beschrieben, wie ein Programmaufruf in der Taskleiste abgelegt wird.) Eine sog. Sprungliste wird geöffnet. Hier finden Sie unterhalb des Eintrags Zuletzt verwendet die zehn zuletzt geöffneten Dateien. Mit einem Klick auf eine gewünschte Datei wird diese incl. des dazu gehörigen Programms geöffnet. Falls die Datei schon gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben wurde, wird folgender Hinweis eingeblendet: Wird diese Meldung mit Löschen bestätigt, wird die Datei aus der Liste entfernt. Wollen Sie ganz bewusst eine Datei aus der Liste entfernen, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie dann Aus Liste entfernen. Mit beiden Verfahren löschen Sie nicht die Datei, sondern nur den Hinweis auf sie! 8.4 Öffnen angehefteter Dateien aus der Taskleiste Oben wird beschrieben, wie eine Datei mit Rechtsklick aus der Sprungliste geöffnet werden kann. Arbeiten Sie häufiger mit einer bestimmten Datei, besteht die Möglichkeit, eine Datei dauerhaft in der Liste aufzunehmen. Klicken Sie dazu in der Liste unterhalb von Zuletzt verwendet auf das Symbol rechts neben dem Dateinamen. Die Datei wird dann unter der Überschrift Angeheftet aufgenommen. Wollen Sie sie aus der Liste entfernen, klicken Sie am Ende der Zeile auf das Symbol.
Vorlagen nutzen 25 9. Vorlagen nutzen Nach wie vor gibt es in Office-2010-Programmen Vorlagen, die Sie als vorbereitete Kopiervorlagen für Ihre Dokumente, Tabellen oder Präsentationen nutzen können. Die Vorlagendateien bekommen zur bekannten Erweiterung noch ein m, wenn Makros oder ein x, wenn keine Makros darin gespeichert werden sollen. Die Vorlage für ein leeres Dokument in Word heißt NORMAL.DOTM. 9.1 Vorlage aufrufen Wollen Sie mit einer Datei arbeiten, die auf einer besonderen Vorlage basiert, also z. B. in Word eine Dokumentvorlage für einen Brief, gehen Sie folgendermaßen vor: - Klicken Sie in der Backstage-Ansicht (Datei) auf Neu. - Im Bereich Verfügbare Vorlagen klicken Sie auf das Symbol - Nach einem Klick hierauf öffnet sich das in den Office-Programmen bekannte Dialogfeld, um eine Vorlage auszuwählen. Aktivieren Sie die Vorlage mit einem Doppelklick. Hinweis: Sofern in Windows die Sprungliste genutzt wird siehe dazu Seite 24 können Sie ein Dokument auf Basis dieser Vorlage auch aus der Sprungliste aufrufen. 9.2 Vorlage erstellen Im Folgenden wird das Verfahren zum Erstellen einer Vorlage in Word beschrieben. - Schreiben und gestalten Sie den Text für die Vorlage. - Klicken Sie in der Registerkarte Datei auf Speichern unter Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld bei Dateityp Word-Vorlage (DOTM oder DOTX) aus. Word wechselt leider nicht automatisch in den Ordner, in dem die Vorlagen gespeichert werden. Bei BASIS.Bremen-Rechnern heißt dieser Ordner Vorlagen, im Standard von Word heißt der Ordner Templates. Klicken Sie deshalb im Dialogfeld links oben unterhalb des Word- Symbols auf den Ordner Vorlagen/Templates. Dieser gehört zu Ihrem eigenen Profil und ist deshalb auf Laufwerk H:
Vorlagen nutzen 26 Hinweis: In Excel und PowerPoint wechselt das Dialogfeld automatisch in den Vorlagen- Ordner, wenn als Dateityp eine Vorlage ausgewählt wird. Schließen Sie diese Vorlage. Wenn Sie sie nutzen wollen, gehen Sie so vor, wie auf Seite 25 oben beschrieben. Hinweis: 9.3 Vorlagen ändern Sie können die Vorlage - wie in Kapitel 8.4 beschrieben - in der Sprungliste der Taskleiste anheften. Sie sollten sie nicht bei den zuletzt verwendeten Dokumenten in der Backstage-Ansicht der Programme anheften, weil Sie so immer das Original aufrufen und eventuell ungewollt verändern - würden. Wenn Sie eine vorhandene Vorlage ändern wollen, rufen Sie das Fenster zur Auswahl der Vorlagen auf und stellen ein, dass Sie die Vorlage als Vorlage öffnen wollen. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie die Vorlage erneut wie oben beschrieben. Der bisherige Name wird mit einer Ergänzung vorgeschlagen und Sie befinden sich bereits im Ordner Vorlagen/Templates. Wählen Sie den bereits vorhandenen Namen aus und speichern Sie die Vorlage. Sie erhalten dann noch folgende Sicherheitsabfrage.
Schnellbausteine und AutoTexte 10. Schnellbausteine und AutoTexte Individuell herstellbare Bausteine zum Zusammenfügen eines Dokumentes hat es in allen Word-Versionen gegeben, sie hießen nur unterschiedlich und der Umgang mit ihnen hat sich verändert. Das gilt ganz besonders für Word 2010. In Word 2010 gibt es drei Arten von Bausteinen. AutoTexte Schnellbausteine Fertige Bausteine Hinweis können Sie selbst erstellen. Sie werden wie bisher in der Normal.Dotm gespeichert. können Sie selbst erstellen. Sie werden in der Building Blocks.dotx gespeichert. z. B. für Kopf- oder Fußzeilen sind Katalogen zugeordnet. Sie sind in der Built-in Building Blocks.dotx gespeichert. Wenn Sie viele Bausteine selbst erstellen und anschließend eine Liste ausdrucken möchten, dann sollten Sie AutoTexte erstellen. 10.1 AutoTexte anlegen Schreiben, gestalten und markieren Sie zunächst den Text, der zu einem AutoText werden soll. Wählen Sie anschließend die Registerkarte Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Text auf Schnellbausteine. Klicken Sie auf AutoText und dann auf Auswahl im AutoText-Katalog speichern. Im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen geben Sie dem AutoText im Feld Name eine Bezeichnung. Sie können die Kategorie Allgemein nutzen oder eine neue Kategorie erstellen. Der AutoText wird in der Normal.dotm gespeichert, wenn Sie keine andere Dokumentvorlage wählen. 27 Hinweis: Wenn Sie viele Autotexte erstellen, sollten Sie sich das Symbol für den Befehl Auswahl im AutoText-Katalog speichern mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen.
Schnellbausteine und AutoTexte 28 10.2 Schnellbausteine anlegen Wenn Sie lieber Schnellbausteine anlegen möchten, die in der Building Blocks.dotx gespeichert werden, gehen Sie ganz ähnlich vor: - Schreiben und gestalten Sie zunächst wie üblich den Text, der Schnellbaustein werden soll. Markieren Sie dann den Text. - Wählen Sie anschließend die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf Schnellbausteine. Damit öffnen Sie eine Liste, in der Sie Auswahl in Schnellbaustein- Katalog speichern anklicken müssen. Es öffnet sich wieder das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen: Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung für den Schnellbaustein ein. Zusätzlich können Sie über die Auswahl einer Kategorie die Einsortierung Ihrer Schnellbausteine einstellen. Bestätigen Sie das Dialogfeld. 10.3 AutoTexte und Schnellbausteine aufrufen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, AutoTexte oder Schnellbausteine einzufügen: - Geben Sie die Bezeichnung ein und drücken Sie die Funktionstaste F3. - Ab der Eingabe des vierten Zeichens der AutoText-Bezeichnung erscheint ein Vorschlag, den Sie mit der -Taste übernehmen können. - Wählen Sie die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf den Eintrag Schnellbausteine > Autotext. - Wählen Sie die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Text klicken Sie auf den Eintrag Schnellbausteine. In der Liste finden Sie unten den Eintrag Organizer für Bausteine... Mit Klick hierauf öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie in der Kategorie Allgemein Ihren Schnellbaustein auswählen können.
Schnellbausteine und AutoTexte 10.4 AutoTexte speichern Wenn Sie AutoTexte für die Normal.dotm erstellt haben, werden diese automatisch gespeichert. Wollen Sie auch hier gefragt werden, müssen Sie auf die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht wechseln und unter Optionen im Bereich Erweitert nach unten blättern, bis Sie unter Speichern die Option Bestätigung vor dem Speichern von Normal.dot aktivieren können. Beim Schließen von Word erhalten Sie dann diese Abfrage und klicken hier auf Speichern. 29 Das Speichern der Schnellbausteine erfolgt automatisch in der Building Blocks.dotx. 10.5 AutoTexte und Schnellbausteine ändern Das Verfahren zum Ändern des Inhalts eines Schnellbausteins oder eines AutoTextes hat sich nicht geändert: Fügen Sie den bestehenden Baustein ein, nehmen Sie die Änderungen vor. Nach dem Markieren können Sie ihn unter dem alten Namen wieder anlegen. Sie bekommen dann folgendes Hinweisfenster, das Sie bestätigen. 10.6 AutoTexte und Schnellbausteine löschen Wollen Sie einen Baustein löschen, rufen Sie die Registerkarte Einfügen auf. In der Gruppe Text wählen Sie den Eintrag Schnellbausteine und dann Organizer für Bausteine... Suchen Sie im folgenden Dialogfeld Ihren Baustein und klicken Sie dann auf Löschen. In das Dialogfeld zum Organizer für Bausteine kommen Sie zum noch bequemer, wenn Sie in der jeweiligen Liste der AutoTexte bzw. Schnellbausteine den Textbaustein mit der rechten Maustaste anklicken. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie dann den Eintrag Organisieren und Löschen. Es wird dann Dialogfeld Organizer für Bausteine geöffnet, in dem der entsprechende Textbaustein schon markiert ist. Nun brauchen Sie nur noch auf Löschen zu klicken. Dieses Löschen müssen Sie beim Schließen von Word, wenn die Abfragen nach Änderungen kommen, bestätigen (siehe oben). 10.7 AutoTexte drucken Sie können eine Liste Ihrer AutoTexte drucken (bei Schnellbausteinen ist das nicht möglich). Klicken Sie auf Datei und im Backstage-Bereich auf Drucken. Unter Einstellungen wählen Sie statt Alle Seiten die Option AutoText-Einträge und klicken auf Drucken.
Schnellbausteine und AutoTexte 30 10.8 Umgang mit AutoText aus der alten Word-Version Autotexte oder Textbausteine wurden bisher in der Normal.dot gespeichert. Mit der neuen Version von Word ist eine neue Normal.dotm vorhanden, in der bestimmte Einstellungen, wie z. B. die Schriftart und größe enthalten sind. Aus diesem Grund kann nicht einfach die alte normal.dot übernommen werden. Sofern die bisherige Normal.dot gesichert wurde, finden Sie diese auf dem neu installierten Rechner. Öffnen Sie Word und begeben Sie sich über die Registerkarte Datei in die Backstage-Ansicht und wählen Sie dort Öffnen. Suchen Sie die Normal.dot und öffnen Sie diese. Es erfolgt die Anzeige der geöffneten (leeren) Datei. Rufen Sie dann über die Registerkarte Einfügen aus der Gruppe Text bei den Schnellbausteinen den Organizer für Bausteine auf. Im gleichnamigen Dialogfeld werden nun die Autotexte aus der Normal.dot angezeigt. Um die richtige Ansicht zu haben, verbreitern Sie die Spalte Vorlage, um den vollständigen Namen der Vorlagen zu sehen und blättern Sie ggf. mit der Bildlaufleiste nach rechts. Leider lässt sich das Fenster nicht insgesamt verbreitern. Sortieren Sie die Bausteine nach Vorlagen, indem Sie einmal auf die Spaltenüberschrift Vorlage klicken.
Schnellbausteine und AutoTexte Klicken Sie den ersten Autotext/Textbaustein, den Sie übernehmen wollen, an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften bearbeiten Sie gelangen in das Dialogfeld Baustein ändern. Wählen Sie nun im Feld Speichern in: mit dem Pfeil die Normal.dotm statt der Normal.dot aus. 31 Bestätigen Sie die Aktion mit OK und die nachfolgende Abfrage mit Ja. Sie sind wieder im Dialogfeld Organizer für Bausteine und können auf diese Art die anderen Autotexte/Textbausteine in die neue Normal.dotm übernehmen. Leider erscheinen in der Liste auch alle Standard-Autotexte der alten Wordversion, wie z. B. Vertraulich, Briefsendung usw. Diese brauchen Sie natürlich nicht zu übernehmen.
Kopf- und Fußzeilen 32 11. Kopf- und Fußzeilen Häufig werden Kopf- oder Fußzeile für Angaben zum Autor, für die Seitennummerierung oder für den Stand des Dokuments genutzt. Das Verfahren hat sich gegenüber der vorherigen Version geändert. 11.1 Kopf- und Fußzeile selbst bearbeiten Um den Kopf- oder Fußbereich eines Word-Dokuments zu erreichen, klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen. Hier finden Sie in der Befehlsgruppe Kopf- und Fußzeile die Symbole. Unterhalb der Liste mit vorgefertigten Mustern finden Sie den Eintrag Kopf- bzw. Fußzeile bearbeiten. Sie gelangen in die Kopf- bzw. Fußzeile, für die sich die Registerkarte Kopf- und Fußzeilentools einblendet. Nun können Sie eigenen Text schreiben, gestalten, die vorhandenen Tabulatoren nutzen oder Felder einfügen. Die Registerkarte schließen Sie mit dem Symbol ganz rechts. Die Feldfunktionen finden Sie jetzt im Menüband des Kopf- und Fußzeilentools in der Gruppe Einfügen bei den Schnellbausteinen. Hinweis: Sie können in den Bereich für Kopf- und Fußzeile auch mit einem Doppelklick gelangen oder diesen verlassen.
Kopf- und Fußzeilen 11.2 Vorhandene Kopf- und Fußzeilen nutzen und verändern Wenn Sie z. B. als Seitennummerierung die Form 'Seite x von y' benötigen, die bewirkt, dass für das x die aktuelle Seitenzahl und für das y die Gesamtseitenzahl in einer Kopf- oder Fußzeile stehen, können Sie diese aus Liste mit fertigen Bausteinen auswählen. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Kopf- und Fußzeile auf das Symbol Seitenzahl. 33 Wählen Sie Seitenanfang oder Seitenende aus und suchen Sie den Eintrag Seite X von Y aus der Liste ganz unten. Die Gestaltung der eingefügten Seitennummerierung nehmen Sie mit den Formatierungssymbolen der Registerkarte Start vor. Hinweis: Da alle vorgefertigten Seitennummerierungen nicht dem üblichen Gebrauch entsprechen, speichern Sie sich eine einmal gestaltete Kopf-/Fußzeile als AutoText, siehe dazu Kapitel 10.1.
Excel 2010 34 12. Excel 2010 Verglichen mit den bisher am Beispiel von Word 2010 beschriebenen Funktionen werden Unterschiede in Excel 2010 erst bei den weiter rechts angezeigten Registerkarten erkennbar. So gibt es auch in Excel die Registerkarten Datei, Start und Einfügen, erst danach gibt es andere Themen: Formeln z. B. sind vor allem in der Tabellenkalkulation nötig, beim Versenden von Mails eher nicht. Das Menüband und die Registerkarte Start sehen in Excel 2010 so aus: Die Registerkarte Datei, um in die Backstage-Ansicht zu kommen, ist in Excel Grün dargestellt. 12.1 Einstellmöglichkeiten für die Bearbeitungsleiste Wenn Sie längere Überschriften oder Zeilenumbrüche in Zellen benutzen, können Sie nun die Bearbeitungsleiste mit den Symbolen am rechten Rand oder durch Ziehen der Begrenzung zur Spaltenbezeichnung erweitern und sich so den Inhalt ansehen. Das automatische Aufklappen, bei dem häufig nicht mehr die dahinter liegenden Zellinhalte zu sehen waren, entfällt. Außerdem kann die Bearbeitungsleiste mit dem Mauszeiger auf dem werden. 12.2 Neues Tabellenblatt verschoben Das Verfahren zum Einfügen neuer Tabellenblätter ist nun einfacher geworden. Neben den drei vorhandenen Tabellenblättern in jeder Mappe befindet sich nun ein zusätzliches Blatt mit einem Sternchen, dass nur angeklickt werden muss, um ein weiteres Blatt hinzuzufügen. 12.3 Standardschriftart ändern Wie in Word 2010 ist auch in Excel die Standardschriftart Calibri, Schriftgröße 11 eingestellt. Wollen Sie diese Schriftart z. B. in Arial Schriftgröße 11 ändern, rufen Sie die Backstage- Ansicht mit Klick auf Datei auf und wählen Sie Optionen. Dort finden Sie in der obersten Kategorie Allgemein den Eintrag Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen. Klicken Sie hier auf das Dreieck bei Folgende Schriftart verwenden. In der aufklappenden Liste wählen Sie die Schriftart aus und bestätigen das Dialogfeld.
Excel 2010 12.4 Einblenden der Formeldarstellung Leider funktioniert der Tastenschlüssel STRG + # nicht mehr, um in die Formeldarstellung umzuschalten. Die Formeldarstellung schalten Sie jetzt in der Registerkarte Formeln mit dem Symbol ein bzw. aus. 12.5 Symbol AutoSumme Sie finden das Symbol in der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten. Zusätzlich zu der Funktion Autosumme befindet sich dort auch im Listenpfeil ein weiteres Angebot der häufig verwendeten Funktionen. Am Ende der Liste erreichen Sie mit dem Eintrag Weitere Funktionen den Funktionsassistenten. Hinweis: Zusätzlich finden Sie das Symbol für Autosumme auch in der Registerkarte Formeln. Hier werden in der Gruppe Funktionsbibliothek auch Kategorien für weitere Funktionen angezeigt. 12.6 Anzeige der Zahlenformate In der Registerkarte Start können Sie in der Gruppe Zahl immer sofort erkennen, welches Zahlenformat für die markierte Zelle eingestellt ist. 35 12.7 Bedingte Formatierung Die Möglichkeiten in einer Tabelle Zellen mit bestimmten Inhalten hervorzuheben sind vielfältiger geworden. Über das Symbol Bedingte Formatierung in der Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen gibt es eine große Auswahl zur Gestaltung.
Excel 2010 36 12.8 Kopf- und Fußzeilen Die Vorgehensweise bei Kopf- und Fußzeilen ist in Excel 2010 verändert worden. Wollen Sie in der Fußzeile wie eben bei Word beschrieben ebenfalls in der Fußzeile Seite x von y gedruckt und dazu noch den Tabellenblattnamen ausgegeben haben, gehen Sie folgendermaßen vor: Um den Kopf- oder Fußbereich einer Excel-Tabelle zu erreichen, klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen. Hier finden Sie in der Befehlsgruppe Text das Symbol. Die Darstellung der Tabelle wird automatisch in die Ansicht Seitenlayout umgeschaltet. Der Cursor befindet sich in der Kopfzeile. Die Kopfzeile ist wie auch die Fußzeile in einen linken, mittleren und rechten Bereich unterteilt. Der Cursor blinkt im mittleren Bereich. Gleichzeitig wird eine neue Registerkarte Kopf- und Fußzeilentools eingeblendet. Hier finden Sie die Symbole zur Gestaltung der Kopf- oder Fußzeile. Wählen Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeile, anschließend in der geöffneten Liste den Eintrag Seite 1 von?. In der Tabelle steht dann in der Fußzeile - wie aus der vorherigen Excel-Version bekannt Seite &[Seite] von &[Seiten]. Um den Tabellenblattnamen in der Fußzeile auszugeben, setzen Sie den Cursor an die Einfügestelle und wählen Sie dann in der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente das Symbol Blattname. An der Einfügeposition wird &[Register] eingetragen. Die Formatierung der eingefügten Fußzeile nehmen Sie auf der Registerkarte Start vor. Mit einem Klick in die eigentliche Tabelle verlassen Sie den Fußzeilenbereich. Die Darstellung der Tabelle stellen Sie mit Klick auf das Symbol unten rechts wieder auf Normal zurück. 12.9 Wiederholungszeilen und spalten Bei Tabellen, die länger oder breiter als eine Seite im Ausdruck sind, ist es hilfreich, die Zeilen bzw. Spaltenüberschriften zu wiederholen. Klicken Sie in der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten auf das Symbol. Im folgenden Dialogfenster könne Sie wie bisher die Spalten und Zeilen auswählen, die wiederholt werden sollen.
Excel 2010 12.10 Listen Was in früheren Versionen von Excel als Liste bezeichnet wurde, heißt nun Tabelle (nicht zu verwechseln mit den Tabellenblättern einer Mappe). In diesen Tabellen können Sie in Listen sortieren, filtern und Auswertungen machen. Stellen Sie zunächst die Darstellung der Tabelle um. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Tabellen klicken Sie dann auf das Symbol Tabelle. Im Hintergrund wird die gesamte Tabelle markiert. Diese Markierung können Sie im folgenden Dialogfeld verändern oder bestätigen. Anschließend sieht die Tabelle wie in folgendem Beispiel aus: 37 Wenn in den Tabellenbereich geklickt wird, schaltet sich eine neue Registerkarte Tabellentools ein. In den Listenpfeilen der Spalten kann wie bisher gefiltert oder die Sortierung umgestellt werden. Mit dem Symbol Ergebniszeile in der Gruppe Optionen für Tabellenformat wird unterhalb der Tabelle eine Zeile aktiv, mit der verschiedene Funktionen ausgewählt werden können, um die Daten auszuwerten. Mit dem Symbol In Bereich konvertieren der Gruppe Tools in der Registerkarte Tabellentools wird die Tabelle wieder entfernt. Dies muss in einem folgenden Dialogfeld bestätigt werden. Die Gestaltung der Tabelle bleibt erhalten.