Grafische Dienstzeitplanung mit Personalbedarfs- und Kostenberechnung GRAFDIPKO Tabellenblatt Dienstplaner Mit der Makroanwendung GRAFDIPKO können alternative Dienstbesetzungen für eine Organisationseinheit entwickelt und deren quantitativer Personalbedarf berechnet werden. Um mit dem Tool zu arbeiten, wird vorausgesetzt, dass der Anwender über das Tabellenkalkulationsprogramm Excel (hier Version 2007 oder 2013 für Windows ) verfügt. Geplante Anwesenheitszeiten einer Dienstbesetzung werden mit dem Mauszeiger als Zeitbalken in das zur Arbeitsmappe gehörende Tabellenblatt Dienstplaner eingetragen. Der erforderliche Vollkräftebedarf und die Höhe der zu erwartenden Personalkosten werden aus der grafischen Darstellung und zusätzlich einzutragenden Pflichtangaben (Tarifarbeitszeit, Personalausfallquote, Personaldurchschnittskosten, Wochentage) ermittelt. Alle gewünschten Aktionen werden über Schaltflächen ausgelöst, die in das Tabellenblatt eingefügt sind. Die gelbe Zeitachse im Tabellenkopf umfasst 24 Stunden (00:00 bis 24:00 Uhr). Eine Stunde besteht aus acht Zeitintervallen, d. h., ein Zeitintervall entspricht 7,5 Minuten. Mit dem Mauszeiger wird die gewünschte Anwesenheitszeit eines Dienstes von Dienstbeginn bis Dienstende balkenförmig eingetragen und durch einen Klick auf eine der zehn zur Verfügung stehenden Farbschaltflächen farbig markiert. Die Farbauswahl ist abhängig von der Zielsetzung der Berechnung. Beispielsweise können Früh-, Spät-, Zwischen- und Nachtdienst unterschiedlich farblich markiert werden. Zu jeder Farbe (jedem Dienst) wird nach Anklicken der Schaltfläche Vollkräfte und Kosten berechnen die erforderliche Vollkräftezahl angezeigt. Zuvor sind die Wochentage, für die die Besetzung gelten soll, über ein Dialogfenster auszuwählen. Wöchentliche Tarifarbeitszeit und Personalausfallquote sind in die dafür vorgesehenen hellblauen Datenfelder einzugeben. Ergebnisblatt zur Weitergabe an Dritte ohne Makro
Arbeitszeit = Anwesenheitszeit (Dienstanfang bis Dienstende) - unbezahlte Pausenzeit Jahrestarifarbeitszeit [h/(a*vk)] = Tarifarbeitszeit [h/(wo*vk)] : 5 [AT/Wo] * 250 [AT/a] NJAZ (Nettojahresarbeitszeit pro VK in h) = Jahrestarifarbeitszeit * (1 - Personalausfallquote [%]) VK (Vollkraft) = anfallende Jahresarbeitsstunden : NJAZ Gleichungen zur Personalbedarfsberechnung Automatisch wird zur gewählten Anwesenheitszeit die Mindestpausenzeit nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz ermittelt. Sind die jährlichen Durchschnittskosten einer gewählten Personalart bekannt, kann der Wert optional in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden, um nach Aufstellung des Dienstzeitplans die Gesamtpersonalkosten der geplanten Dienstbesetzung auszuweisen. Im Tabellenblatt Profil lassen sich die Ergebnisse alternativer Besetzungsvorschläge übersichtlich zusammenfassen. Tabellenblatt Profil Ist die Dienstbesetzung und Pausenzeit eingetragen, kann mit dem Mauszeiger ein ausgewählter Zeitabschnitt, z. B. 11:15 bis 13:45 Uhr, markiert werden, um die täglich für diesen Zeitabschnitt verfügbaren Mannarbeitsminuten zu ermitteln. Damit kann überprüft werden, ob die gewählte Personalbesetzung ausreicht, um anfallende Tätigkeiten im dafür vorgesehenen Zeitrahmen auszuführen. Ein Kennzahlenvergleich wird durch das Tabellenblatt Minuten unterstützt. Tabellenblatt Minuten Ein Fallbeispiel zur Makroanwendung GRAFDIPKO ist in einem fünfzehn Minuten dauernden Video auf YouTube zu sehen: https://youtu.be/zdxz1ljlgse Horst-Peter Freimark, September 2017 grafdipko@online.de