MEHRJÄHRIGER KALENDER

Transkript

1 Kurzbeschreibung MEHRJÄHRIGER KALENDER FÜR EREIGNISSE UND TERMINE MIT EXCEL 2007

2 EINLEITUNG Auf Basis Microsoft EXCEL 2007 wurden durch den Autor ein Werkzeug entwickelt, mit welchem wiederkehrende Ereignisse wie Geburtstage, Jubiläen, Feiertage und im gleichen Zug jahresabhängige Termine bespielsweise für Vereine, Anlässe, Veranstaltungen etc. einfach verwaltet und in farbigen, mehrjährigen Kalendern dargestellt werden können. Der Verwaltungsaufwand ist minim. Sie tragen lediglich die Ereignisse und/oder Termine in einem einfachen Datenblatt ein. Die Daten können in beliebiger Reihenfolge eingtragen werden, die nötige Sortierung/Flterung der Daten übernimmt dieses Tool selbst. Für einen breiten Einsatz wurde das Tool mehrsprachig gestaltet, dh. die gewünschte Sprache kann pro Kalenderansicht individuell eingestellt werden. Es wurde speziell darauf geachtet, dass dieses Werkzeug mit Microsoft-Bordmitteln realisiert werden kann, dh. auf den Einsatz von VB-Macros wurde an dieser Stelle explizit verzichtet. Nachfolgend sind die wichtigsten Handgriffe zu diesem Werkeug beschrieben. Und nun viel Spass und natürlich auch viel Zeitersparnis mit diesem Tool! Peter Leu

3 Unterscheidung Ereignisse/Termine Im Werkzeug sind 2 verschiedende Kalender enthalten: Der Ereignis-Kalender Für jährlich wiederkehrende Ereignisse (repetiv), darunter fallen Geburtstage, Jahrestage, Hochzeitstage, Staatsfeiertage, fixe Feiertage etc. Charakteristisch ist, dass dazu ein Referenzjahr wie zb. das Geburtsjahr oder auch das Gründungsjahr (zb. Schweizerische Eidgenossenschaft im Jahr 1291) existiert. Die Mutationen für den Ereignis-Kalender beschränken sich in der Regel auf kleine Mutationen bezüglich Geburtstagen, Jahrestagen etc. In der Regel genügt es hier, für das Folgejahr im Kalender selbst die Jahreszahl zu wechseln. Das "Alter" wird in Abhängigkeit von der eingestellten Jahreszahl bezüglich dem Referenzdatum dynamisch ermittelt und in der letzten Spalte des entsprechenden Monats angezeigt. Jubiläumstage (runde Geburtstage) werden nach der Altersangabe wir folgt markiert: o 5-jährige Jubiläen mit * o 10-jährige Jubiläen mit ** o 100-jährige Jubiläen mit ***

4 Der Termin-Kalender Für datumsabhängige, einmalige Ereignisse, darunter fallen Geburtstage, Hochzeitstage, Staatsfeiertage, fixe Feiertage etc. Im Gegensatz zum Ereignis-Kalender werden hier im Termin-Kalender nur diejenigen Termine angezeigt, welche in das entsprechende, voreingestellte Jahr (oben rechts) fallen. Hier können fixe Termine aus dem Vereinskalender, private Termine etc. angezeigt werden. Im Datenblatt können die Termine, soweit bekannt, bereits für die Folgejahre eingetragen respektive definiert werden. Die Mutationen hier betreffen das Plus/Minus punkto wichtiger Termine. Ein Löschen veralteter Termine ist nicht zwingend notwendig, dennoch wird jedoch empfohlen, nicht mehr benötigte Daten/Termine in etwa im Jahresrhythmus zu löschen. Einschränkungen in der Anzeige Bezüglich der Anzeige in beiden Kalendern gibt es folgende Einschränkungen: o pro Monat können maximal 15 Einträge dargestellt werden, wobei o maximal 5 Einträge an demselben Datum

5 Erfassung der Daten Für die Erfassung der Ereignisse benutzen Sie das Tabellenblatt "Daten". Die im EXCEL-Blatt enthalten Testdaten (ab Zeile 17) können Sie einfach löschen und im Anschluss eigene Einträge vornehmen. Sie können, falls gewünscht, das Tabellenblatt "Daten" auf einen anderen Namen umbenennen. Diese Regelung gilt im erweiterten Sinne auch für die anderen (sichtbaren) Tabellenblätter. Wichtig: Löschen Sie nicht die Kopfzeile (initial ist dies Zeile 16) selbst. Es ist jedoch erlaubt, vor oder nach dieser Kopfzeile neue Zeilen einzufügen, oder Zeilen zu löschen. Die Einträge R und S bitte ebenfalls nicht ändern/löschen. Ansonsten ist in diesem Tabellenblatt fast alles erlaubt! Die EXCEL-Arbeitsmappe enthält nebst dem Tabellenblatt "Daten" die Kalenderblätter "Ereignisse" und "Termine". Wenn Sie Eingaben im Blatt "Daten" vornehmen, werden diese im entsprechenden Kalender sofort angezeigt.

6 Ob Ihre Daten im Tabellenblatt "Ereignisse" oder in "Terminen" angezeigt werden, steuern Sie über den Typ: Typ R : jährlich wiederholende (repetive) Ereignisse wie Geburtstage, Jubiläen, Jahrestage etc. Geben Sie das Referenzdatum (Geburtsdatum, Gründungsdatum, etc.) in den Spalten Tag, Monat, Jahr ein. Die beschreibenden Informationen sind in den Spalten Text-1 resp. Text-2 einzugeben. Beide Texte werden in zusammengesetzter Form im Ereignis- Kalender angezeigt. Typ S : einzelne Termine (ohne Wiederholung) wie Vereinsanlässe, Nachtessen mit Kollegen etc. Diese Termine werden im Termin-Kalender angezeigt. Sortieren der Daten Sie können die Daten im Tabellenblatt bei Bedarf nach Ihren Kriterien sortieren, funktionell hat dies keinen Einfluss. Bereinigungen Die EXCEL-Arbeitsmappe ist derzeit auf maximal Einträge voreingestellt. Bei den Ereignissen (Typ R) sind keine grossen Datenbestände (Datensätze) zu erwarten, hingegen wird es bei den Terminen (Typ S) einen Zuwachs geben. Es wird empfohlen, die Datenbestände Typ S im Jahresintervall zu bereinigen/aktualisieren.

7 Einstellungen in den Kalenderblättern Das aktuelle (gewünschte) Jahr und auch die Sprache können im jeweiligen Kalenderblatt voreingestellt werden. Die Einstellungen beider Kalenderblätter sind unabhängig, diese können bei Bedarf unterschiedlich gesetzt sein. Die Schaltflächen für diese Voreinstellungen werden nicht gedruckt! Folgende Einstellungen müssen vorgenommen werden: Aktuelles Jahr Die Jahrszahl kann über die Schaltfläche (rot markiert) im entsprechenden Kalenderblatt oben rechts eingestellt werden. Der Wertebereich ist von 1900 bis 2100 eingeschränkt. Folgenden Einflüsse habe die Änderungen im Kalenderblatt: - Ereignis-Kalender Die Wochentage und das Alter wird aktualisiert. - Termin-Kalender Es werden diejenigen Termine angezeigt, welche für das aktuelle Jahr gelten. Sprache Abhängig von der Sprachauswahl werden die Texte im Kalenderblatt dynamisch angepasst. Derzeit stehen folgende Sprachen zur Auswahl: o Schwiizerdütsch o Deutsch o English o Französich o Italienisch

8 Ergänzende Informationen Schutz Die einzelnen Tabellenblätter sind (ohne Passwort) geschützt. Dies soll vor allem unbeabsichtigte Manipulationen an den Zellen mit Formeln vermeiden. Die Arbeitsmappe ist nicht weiter geschützt. Hintergrundbilder für Kalenderblätter Damit die Hintergrundbilder sowohl im Tabellenblatt selbst wie auch beim Drucken sichtbar sind, müssen 2 unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden. a) Hinzufügen eines Hintergrundbildes Menu Seitenlayout Hintergrund (Seite einrichten) Die Auflösung des Hintergrundbildes ist aktuell 1200 x 900 Punkte (72 DPI) b) Grafik in Kopfzeile Menu Seitenlayout Seite einrichten Kopfzeile/Fusszeile benutzerdef. Kopfzeile Hier wurde dieselbe Graphik eingefügt. Die Auflösung ist aktuell 900 x 675 Punkte (72 DPI) Seitengrösse Die Kalenderseiten sind auf das DIN-Format A4 (ohne Ränder) angepasst. Die Einstellung Seite automatisch anpassen wurde aktiviert. Der Druckbereich wurde für die Kalenderblätter ebenfalls festgelegt.