D A M - E D V GES.M.B.H. Software - Schulung - Organisation Seering 5, 8141 Unterpremstätten Tel.: 03135/55 8 40 Fax: 03135/55 8 40-17 E-Mail Adresse: info@damedv.at Internet Adresse: www.damedv.at Neuer Releasestand Fakturierung BST DAM-EDV E.1.01 1. Programm 331: Export Fakturen Dieses Programm wurde erheblich erweitert: 1
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2. Programm 332: Export Be/Bvk-Gu/Bvk-Re/Lie Dieses Programm wurde erheblich erweitert: 6
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3. Neues Programm 333: Export Artikel 10
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4. Neues Programm 334: Export Kunden 12
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5. Schnellere Überleitung von Druckdaten in Excel Bis jetzt konnten Druckprogramme mit folgenden Arbeitsschritten ins Excel übergeleitet werden: Druckprogramm Vorgaben ausfüllen Ausgabe F = ASCII-File Name eingeben (basc + 4 Zeichen frei wählbar) Programm 287: Konvertieren ASCII-File mit anschließendem Kopieren der ASCII-Datei auf z.b. f:\eigene-dateien\test.xls Dokument öffnen und die Köpfe je neuer Seite löschen 14
Nun gibt es die Möglichkeit direkt vom Druckprogramm die Daten ins Excel zu kopieren. (bereits konvertiert mir nur einem Kopf zu Beginn) Arbeitsschritte: Druckprogramm Vorgaben ausfüllen Ausgabe F = ASCII-File Name: excel + 3 Zeichen frei wählbar (z.b. excel001) Am Ende des Druckes erscheint folgende Meldung: Dokument im gewünschten Pfad speichern (z.b. f:\eigenedateien\test.xls). 15
Die Daten enthalten nur mehr eine Kopfzeile und der Rest ist schön in Spalten abgestellt. 16
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In folgenden Druckprogrammen ist die Ausgabe in Excel vorgesehen: Dies sind: 32: Druck Stammdaten 33: Druck Artikel 34: Druck Kunden 35: Druck Konditionen 36: Druck Angebote 37: Druck Erlösdefinitionen 38: Druck Artikelpreisliste 39: Druck Zustellsätze 53: Preisfixierung Lieferscheine 56: Druck Lieferscheine Endlos 58: Druck Absummierung 211: Kundenstatistik Eberstein 212: Warengruppenstatistik Eberstein 213: Artikelstatistik Eberstein 214: Druck Etiketten 215: Druck Absummierung Lieferanten 216: Druck Baustellenstatistik 217: Druck Baustellenstatistik-1 219: Druck Artikelstatistik-1 225: Druck Fakturensperre 228: Druck Baustellenstatistik-2 229: Druck Kundenstatistik Alpha 232: Verbuchen Finanzbuchhaltung DAM-EDV 239: Verbuchen Finanzbuchhaltung Porr 244: Druck Barverkäufe von Filiale 246: Verbuchen Statistik Barverkäufe 247: Rückbuchen Statistik Barverkäufe 262: Verbuchen Statistik Fakturen 263: Rückbuchen Statistik Fakturen 265: Druck Artikelstatistik 266: Druck Kundenstatistik 18
267: Druck LKW-Statistik 268: Druck Artikelstatistik-1 274: Druck Lieferscheine von Filiale 341: Druck Lieferscheine Baustelle Eberstein 351: Artikelstatistik-1 Eberstein 352: Artikelstatistik-2 Eberstein 353: LKW-Statistik Eberstein 354: Kundenstatistik-1 Eberstein 6. Vollautomatisches Programmupdate via Internet Notwendige Schritte: 295: Utilities (99) = Programmupdate DAM-EDV Internet Download Vorgaben okay? (J/N) Ausfüllen der Downloadbestätigung Absenden der Downloadbestätigung Schließen des Internet Explorer Das Holen und Speichern der Updatedateien erledigt das Programm. 19
7. Übersicht Programmeinstiege Es gibt nun eine Übersicht, welcher Anwender welches Programmpaket von DAM-EDV gerade bearbeitet. Angezeigt werden die Terminalnummer, der Name des Anwenders, das Datum und die Uhrzeit des Einstiegs in das Programmpaket. z.b. 20
Die einzelnen Bausteine: a) Symbol F19 Mit Hilfe dieses Programms können die Terminalnummern je Anwender angelegt werden. b) F1 = Anzeige angelegte Anwender 21
c) F2 = Anzeige aktive Anwender 22
8. Ausgabe Druckprogramme auf Bildschirm Bis jetzt wurde nach jeder Druckseite (30 Zeilen) ein neuer Kopf gedruckt. z.b. Druck Artikelgruppen Statistik Nun gibt es die Möglichkeit, das die Kopfzeilen nur mehr zu Beginn gedruckt werden. 23
Voraussetzung: F1 = Reservierungen ( 4) Kopf nur einmal? J/N Druckprogramme können auch am Bildschirm ausgegeben werden. Sollen die Kopfzeilen nur einmal zu Beginn gedruckt werden? J = Ja N = Nein 9. Archivierung digitaler Fakturen Es besteht nun die Möglichkeit Rechnungen und Gutschriften zwecks Archivierung im PDF-Format abzulegen inklusive der Rechnungs- / Gutschriftsnummer im Barcodeformat (Barcode 39). Voraussetzung und durchzuführende Arbeiten: Folgende Programme müssen auf den PCs, bei denen die Archivierung digitaler Fakturen durchgeführt wird, installiert sein: TxtToPDF.exe Dieses Programm stellt Ihnen die Firma DAM-EDV kostenlos zur Verfügung und muss unter C : \ USR abgespeichert werden! 24
pdcat.exe pdsplit.exe Diese Programme sind kostenpflichtige Programme der Firma PDF-Tools (www.pdf-tools.com)! Diese Dateien müssen unter C : \ USR abgespeichert werden und können bei DAM-EDV erworben werden. Free PDF XP Dieses Programm stellt Ihnen die Firma DAM-EDV zur Verfügung und kann auf allen PCs mit Betriebssystem Windows 2000 oder Windows XP installiert werden. (siehe unter www.damedv.at / News 02/2005) Barcode 39 IDAutomationHC39M Diese Barcodeschrift stellt Ihnen die Firma DAM-EDV zur Verfügung und muss in C : \ WINNT \ Fonts oder C : \ WINDOWS \ Fonts abgespeichert werden! Bei allen PCs, wo der Barcode 39 installiert wird, muss in den config s der Software DAM-EDV beim Windowsdrucker die Schriftart Courier New bzw. Lucida Console eingetragen werden. Die config s befinden sich im Verzeichnis C : \ USR \ VPRO5. Anlegen der Ordner am Server Es müssen Ordner am Server, auf dem sich die Daten DAM-EDV befinden, angelegt werden. In diesen Ordnern werden die digitalen Fakturen gespeichert. z.b. G : \ ARCHIV \ 307 \ oder G : \ ARCHIV \ 314 \ 25
Arbeiten in Programm Fakturierung BST Zusatzprogramm 261: Archivierung digitale Fakturen 1 = Archivierung digitale Fakturen 26
Beschreibung: ( 9) Pfad + Name Dokument AR: Hier ist das Laufwerk, der Pfad und der Name des Dokumentes einzugeben. z.b. G:\ steht für Netzlaufwerk ARCHIV\ steht für Ordner-1 307\ steht für Ordner-2 A steht für Rechnung 05 steht für Jahr 307 steht für Mandant Das Programm ergänzt dieses Dokument um die Fakturennummer (7-stellig, numerisch) und die Endung.pdf. z.b. AR127 wir zu G:\ARCHIV\307\A053070000127.pdf (10) Pfad + Name Dokument GS: Hier ist das Laufwerk, der Pfad und der Name des Dokumentes einzugeben. z.b. G:\ steht für Netzlaufwerk ARCHIV\ steht für Ordner-1 307\ steht für Ordner-2 D steht für Gutschrift 05 steht für Jahr 307 steht für Mandant Das Programm ergänzt dieses Dokument um die Gutschriftsnummer (7-stellig, numerisch) und die Endung.pdf. z.b. GS225 wir zu G:\ARCHIV\307\D053070000225.pdf (11) Pfad + Name Dokument Logo: Hier ist das Laufwerk, der Pfad und der Name des Dokumentes einzugeben. z.b. G:\ steht für Netzlaufwerk ARCHIV\ steht für Ordner-1 LOGO.PDF steht für Name des Logos 27
(12) Pfad + Name Dokument Barcode: Hier ist das Laufwerk, der Pfad und der Name des Dokumentes einzugeben. z.b. G:\ steht für Netzlaufwerk ARCHIV\ steht für Ordner-1 BARCODE.PDF steht für Name des Logos F2 = Beginn Archivierung Programm beginnt Rechnungen/Gutschriften einzulesen für die Erstellung des Barcodes. 28
Es erscheint folgendes Fenster: FreePDF XP muss als Drucker ausgewählt werden dann OK Es erscheint folgendes Fenster: 1. Diese Checkbox darf nicht angehakt sein! 2. Eingabe des Dateinamens 3. Auf Ablegen klicken 29
Es erscheint folgendes Fenster: G : \ ARCHIV auswählen und Speichern klicken Muster eines erstellten PDF-Dokuments 30
Zusatzprogramm 261: Archivierung digitale Fakturen 2 = Kopieren digitale Fakturen 31
10. Artikel am Lieferschein aber nicht fakturieren Es besteht nun die Möglichkeit, dass Artikel am Lieferschein erfasst werden, jedoch o nicht fakturiert werden o nicht in die Statistik verbucht werden o nicht in die Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung verbucht werden. Voraussetzung: 16: Verwalten Anbote ( 8) Faktura/Statistik/Fibu/Kore? (J/N) N = Nein Betroffene Programme: 16: Verwalten Anbote 36: Druck Anbote 221: Druck Sofortfakturen 222: Druck Sofortfakturen-1 223: Druck Vorschau Sofortfakturen 32
239: Verbuchen Finanzbuchhaltung Porr 251: Druck Fakturen 252: Druck Fakturenjournal 253: Druck Buchungsbeleg Porr 262: Verbuchen Statistik Fakturen 263: Rückbuchen Statistik Fakturen 264: Druck Sofortfakturen-2 11. Spezialsuche bei Matchcode Bei der Eingabe des Suchbegriffs gibt es 2 neue Funktonstasten: a) F1 = Spezialsuche Eingabe des Suchbegriffs und Abschluss mit der F1-Taste. z.b. gk16 bei Matchcode Artikel Es werden alle Artikel angezeigt, wo irgendwo in der Bezeichnung gk16 oder GK16 steht. (kein Unterschied zwischen Groß-/Kleinschreibung) b) F2 = Suche nach Kriterium-1 und 2 33
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