OSP wird mehr OSP wird T.R.A.C. Bewährtes elektronisches Zeiterfassungstool um vielseitige Funktionen erweitert Das von entwickelte Komplettsystem "OSP - Objekt-Steuerungs-Programm" rogramm" wurde 2010 auf den Markt gebracht. Funktionsschwerpunkt lag in der Steuerung der Objekte z.b. durch Zeiterfassung, SMS Alarmmeldung bei Nichterscheinen und Schnittstellen zu den Lohnabrechnungsprogrammen. In mehreren erfolgreichen Installationen wurde OSP in Zusammenarbeit mit Kunden und Anwendern sukzesentwickelt. Nun verfügt die ausgebaute Lösung mit sive weiterentwickelt. dem Handelsnamen T.R.A.C. Time Recording And Contnoch vielseitigere Funktionen. Das System be- rolling" über steht aus installierten Terminals in den Objekten und einer internetbasierten Software. Erfasste Daten werden per Mobil- funk-netz verschlüsselt übertragen, sind in Echtzeit auf einem Zentralserver verfügbar und jederzeit von jedem Ort aus über sichere Leitungen abrufbar. Zu den neuen Funktionen von T.R.A.C. gehören je nach Anforderung neben der entsendegeund Leistungserfassung mit einem fäl- setzkonformen Zeit- schungssicheren Fingerprint ein Barcodescanner, ein Qualierweiterte Software zur tätsmanagements-tool sowie präzisen Page 1
Planung der Arbeitsabläufe und der Möglichkeit der Steueeinfachen Abrechnung des Personaleinsatzes. rung und Daten statt Stundenzettel entsendegesetzkonform Ausschließlich für Gebäudedienstleister konzipiert, vereint T.R.A.C. das EU-Arbeitnehmer-Entsendegesetlen Anforderungen und Restriktionen der Branche. Eine gewis- mit den flexibsenhafte Einhaltung des Entsendegesetzes stellt den Gebäudereiniger vor große Herausforderungen. Die korrekte Dokumentation der erbrachten Leistungen und die Überleitung in die Buchhaltung sind aufgrund der vielen Objekte und Mitarbeiter häufig sehr aufwendig. Das größte Zeitproblem stellt die administrative Verwaltung der Stundenzettel dar. Der Objektverantwortliche muss jedes Objekt anfahren, die Stundenzetteln einsammeln und diese zuerst einmal für die Personal- abteilung dechiffrieren. Dabei muss kontrolliert werden, ob die Zeiten korrekt eingetragen worden sind, sowie welche Lohnzuschläge oder Mehr-/ Minderarbeiten eventuell anfallen. Dies geschieht in der Regel von Hand. Der Objektleiter benöjeden Monat drei bis fünf Arbeitstage. Sobald tigt hierfür die Formulare in halbwegs strukturierter Form vorliegen, muss die Personalabteilung die Daten, ebenfalls manuell, in das Lohnabrechnungssystem übertragen. Dies erzeugt am Ende jedes Abrechnungszeitraumes einen enormen bürokratischen Auf- wand. Somit steht der Gebäudereiniger vor mehreren Proble- Page 2
men gleichzeitig: Sicherstellung der korrekten Eintragung der Arbeitszeiten, Entlastung des Objektleiters im administrativen Bereich, optimal aufbereitete Stundenauswertungen für die Personalabteilung u.a. Unter dem Motto Daten statt Stundenzettel schafft T.R.A.C.. von Abhilfe. Das Ausfüllen eines Stundenzettels entfällt durch Einsatz dieses Tools nämlich komplett. Einfache Bedienung bei umfangreicher Funktionalität Die Funktionsweise des T.R.A.C. ist simpel: Die Reinigungskraft scannt sich zum Arbeitsbeginn beim Betreten des Ob- per Fingerabdruck an einem Terminal ein und beim Verlassen aus. Das System leitet diese Information sogleich an die jekts Software weiter. So weiß der Objektverantwortliche immer genau, wer sich wann im Objekt befindet. Erscheint eine Reinigungskraft z.b. aus Krankheitsgründen nicht zur Arbeit, meldet das System es sofort an den entsprechenden Objektleiter, der dann kurzfristig eine entsprechende Vertretung orga- nisieren kann. Systeminitiierte SMS verhelfen dem Objektleiter dabei zu zeitnahen Reaktionen, falls Mitarbeiter fehlen oder Objekte nicht gereinigt worden sind. Mit T.R.A.C. hat der Verjederzeit Datenzugriff und kann in Echtzeit se- antwortliche hen, welche Objektkosten Tag genau in dem Objekt angefallen sind. Page 3
Das Bedenken der Gebäudereiniger gegen elektronische Lösungen ist häufig die Unflexibilität der Zeiterfassung. So muss laut Entsendegesetz jede Minute, die als Arbeitszeit dokumentiert ist, vergütet werden. Hier denkt man an die Abrechnungsschwierigkeiten, wenn ein Mitarbeiter fünf Minuten länger im Objekt bleibt, obwohl er nicht mehr arbeitet. Dieses Problem wurde durch T.R.A.C. intelligent gelöst. Das System hat eine automatische Unterscheidungsfunktion, die Anwesenheit und Arbeitszeit auseinander hält. Dank dieser ist der Gebäudereiniger nicht im Zwang, die wenigen Überminuten zu vergüten, sofern diese nicht gearbeitet werden. Wenn je- doch Bedarf nach Mehrarbeit besteht, wird dies im System als genehmigungspflichtige Mehrarbeit ausgewiesen. Das heißt im konkreten Fall: Alles, was über die normale Kappzeit hinaus geht, muss explizit vom Objektleiter genehmigt werden. Streichungen sind entsendegetzkonform zu dokumentieren und nachvollziehbar zu begründen. Darüber hinaus bietet T.R.A.C. weitere Funktionen wie Dienstplangestaltung, tung, Budgetierung sowie Einteilung von Schichtplänen. Neben dem SMS-Dienst gibt es weitere automatische Alarmmeldungen, wenn beispielsweise geringfügig Beschäftige über ihre Lohngrenzen kommen würden, Arbeitseinsätze auslaufen, Aufenthaltsgenehmigungen oder Arbeitserlaubnisse enden. Page 4
Vielfältige Einsatzgebiete Das System hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Mit einem neuen Bestandsteil des T.R.A.C.-Portfolios - Barcodescanner - welches als Revierscanner funktioniert, lassen sich zum Beispiel beliebig viele Elemente wie Reviere, Räume, Betten, Schränke oder Vorgänge wie Grundreinigung, Bedarfsreinigung, Bettenaufbereitung usw. definieren. Jede abgeschlossene Arbeit wird erfasst und stationär oder mobil an einen Zentralrechner übertragen. So gibt es Zimmerscanfunktionen für Altersheime, die sicherstellen, dass die Zimmer der Patienten gereinigt worden sind. Hier ist auch ersichtlich, welche Person wann und in welchem Zeitraum das Zimmer gereinigt hat. Weitere Einsatzgebiete reichen vom Winterdienst bis hin zu Tourenfahrten, Treppenhausreinigung etc. Auch für Kleinst- und Schlüsselobjekte ist eine wirtschaftliche Lösung verfügbar. Fazit Der Gebäudedienstleister profitiert in einem hohen Maß von der elektronischen Zeit- und Leistungserfassung mit dem neuen T.R.A.C. von. Der Objektleiter hat mehr Zeit, sich um seine Kernaufgaben zu kümmern, die un- komplizierte Handhabung gewährleistet schnelle Bedienung für Reinigungskräfte, die Verwaltung bekommt systematisch aufbereitete Informationen. Man arbeitet mit T.R.A.C. jeder- Page 5
No. 3, 15.05.2014 zeit entsendegesetzkonform. Die Arbeitszeiten sind aufgrund des Fingerabdruckscans fälschungssicher. Fehler, die während eines manuellen Eingabe- und Verarbeitungsprozesses geschehen können, werden durch die elektronische Erfassung ausgeschlossen. Bildmaterial Bild 3-1: Effiziente Objektverwaltung und Steuerung dank elektronischem Zeit-und Leistungserfassungs-System T.R.A.C. von Page 6