RS Nr. 7/2013; Budget und Rechnungswesen - Anpassung von Verträgen sowie allgemeiner Vertragsbedingungen;

LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH A - 4040 LINZ, SONNENSTEINSTRASSE 20 Direktionen der allgemeinbildenden höheren Schulen, berufsbildenden mittleren und höheren Schulen sowie der Anstalten für Lehrer- und Erzieherbildung des Bundes in Oberösterreich Bearbeiterin: Fr. Pirngruber Tel: 0732 / 7071-3101 Fax: 0732 / 7071-3090 E-mail: lsr@lsr-ooe.gv.at _ Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom --- --- A4-15/2-2013 13.05.2013 RS Nr. 7/2013; Budget und Rechnungswesen - Anpassung von Verträgen sowie allgemeiner Vertragsbedingungen; Sehr geehrte Damen und Herren! Ab dem 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen verpflichtet und sind Auszahlungen auf Grundlage eingebrachter Papierrechnungen nicht mehr möglich. In diesem Zusammenhang informiert das vorliegende Rundschreiben über den Stand der technischen Voraussetzungen sowie über die grundsätzlichen Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr des Bundes. Im Besonderen hat das vorliegende Rundschreiben allerdings die erforderliche Information von Vertragspartner/innen bzw. von Rechnungsaussteller/innen in den Fällen bereits laufender sowie neu abzuschließender Verträge und die Anpassung von Musterverträgen und allgemeiner Geschäfts- oder Vertragsbedingungen zum Gegenstand (sh. Abschnitt 4 dieses Rundschreibens). 1. Allgemeines 1.1. Rechtsgrundlage Gemäß 5 Abs. 2 in Verbindung mit 7 des Bundesgesetzes, mit dem IKT- Lösungen und IT-Verfahren bundesweit konsolidiert werden (IKT- Konsolidierungsgesetz IKTKonG, BGBl. I, Nr. 35/2012) sind alle Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen mit Wirkung vom 1. Jänner 2014 zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen verpflichtet. http://www.lsr-ooe.gv.at DVR.0064351 Parteienverkehr Montag - Freitag 08.00-12.30

- 2 - Ab 1. Jänner 2014 haben Vertragspartner/innen von Bundesdienststellen ausschließlich elektronisch eingebrachte Rechnungen (e-rechnungen) über ein vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestelltes Portal zu übermitteln. 1.2 Elektronische Rechnung (e-rechnung) Gemäß 5 Abs. 1 erster Satz IKT-Konsolidierungsgesetz ist eine elektronische Rechnung (e-rechnung) eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Sie hat zumindest die im 11 Abs. 1 (Pkt. 1-4) Umsatzsteuergesetz 1994 genannten Rechnungsmerkmale zu enthalten. Mit Blick auf 5 Abs. 1 vierter Satz IKT-Konsolidierungsgesetz sind elektronische Rechnungen (e-rechnungen) darüber hinaus solche, die in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht werden. Nicht unter den Begriff e-rechnung fallen daher Papierrechnungen, Rechnungen, die mit oder ohne Signatur per E-Mail übermittelt werden, Rechnungen im PDF-Format Fax-Rechnungen. 2. Technische Voraussetzungen Die technischen Voraussetzungen für die Annahme und Verarbeitung von e-rechnungen im System der Haushaltsverrechnung werden vom Bundesministerium für Finanzen geschaffen. 2.1 Grundsätzliche technische Konzeption Die zulässige Einbringung einer e-rechnung durch die /den Rechnungsaussteller/in kann entweder nach Authentifizierung im Unternehmensserviceportal des Bundes (Einbringung per Formular, per Upload von Files oder per Webservice) oder über die Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)-Transport-Infrastruktur erfolgen. Die so eingebrachte e-rechnung wird in ein automationsunterstütztes Verfahren des Systems der Haushaltsverrechnung übergeben, mit welchem die Rechnung im Arbeitsvorrat der jeweiligen Sachbearbeiterin/des jeweiligen Sachbearbeiters für die Weiterbehandlung verfügbar sein soll. 2.2 Verarbeitung von e-rechnungen in spezifischen Geschäftsfällen Die beim Punkt 2.1 dieses Rundschreibens angesprochene technische Konzeption bezieht sich wesentlich auf die Bezahlung von e-rechnungen für Lieferungen (Kaufverträge). Die Vorgangsweise sowie die technischen Abläufe für e-rechnungen in spezifischen, auch für das Unterrichtsressort typischen Geschäftsfällen (zb Bezahlung von

- 3 - Rechnungen für Telekommunikation, Energiebezüge, Mieten und Werkverträge) werden vom Bundesministerium für Finanzen noch geklärt. Informationen über die für solche Geschäftsfälle maßgeblichen Vorgangsweisen bzw. maßgeblichen Abläufe werden vom Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur nach dieser Klärung gesondert zur Verfügung gestellt. 3. Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr des Bundes Wegen 5 Abs. 2 in Verbindung mit 7 IKT-Konsolidierungsgesetz sind Auszahlungen des Bundes auf Grundlage von Papierrechnungen, welche nach dem 31. Dezember 2013 eingebracht wurden, nicht mehr möglich. Nach dem 31. Dezember 2013 in Papierform, per E-Mail, im PDF-Format oder im Wege von Fax beim Bund eingebrachte Rechnungen gelten als nicht eingebracht. Solcherart eingebrachte Rechnungen sind ausnahmslos zurückzuweisen; gleichzeitig ist die/der Rechnungsaussteller/in unter Hinweis auf die Rechtslage ( 5 Abs 2 erster Satz in Verbindung mit 7 IKT-Konsolidierungsgesetz) um Ausstellung einer e-rechnung zu ersuchen. Dies gilt jeweils auch für eine allfällige Rechnungsübermittlung zwischen Bundesministerien bzw. Dienststellen anderer Bundesministerien bzw. den Obersten Organen. 4. Information der Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen 4.1 Im Falle bereits errichteter, laufender Verträge Sehen bereits errichtete, laufende Verträge jeglicher Art Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 vor, ist wie folgt vorzugehen: Die jeweils zuständigen Organisationseinheiten sowie die nachgeordneten Dienststellen (Bundesschulen) werden ersucht, ihre Vertragspartner/innen bzw. die Rechnungsaussteller/innen unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, dass Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 ausschließlich elektronisch gemäß 5 IKT-Konsolidierungsgesetz zu erfolgen haben und Rechnungen in jeder anderen Form zurückgewiesen werden. Bei Anfragen oder erbetenen näheren Informationen zur elektronischen Rechnungseinbringung wären die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen auf die Webseite www.erb.gv.at zu verweisen. 4.2 Im Falle neu abzuschließender Verträge Ab sofort haben sämtliche nachgeordneten Dienststellen des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass Rechnungslegungen nach dem 31. Dezember 2013 ausschließlich elektronisch gemäß

- 4-5 IKT-Konsolidierungsgesetz zu erfolgen haben und Rechnungen in jeder anderen Form zurückgewiesen werden. Bei Anfragen oder erbetenen näheren Informationen zur elektronischen Rechnungseinbringung wären die Vertragspartner/innen bzw. Rechnungsaussteller/innen auf die Webseite www.erb.gv.at zu verweisen. Hinsichtlich der vertraglichen Festlegung der Zahlungsfristen, etwaiger An- bzw. Vorauszahlungen sowie von Teilzahlungen werden im Übrigen die Punkte A.9.5, A.9.6 und A.9.7 des BMUKK-Rundschreibens Nr. 2/2013 (A4-15/1-2013) in Erinnerung gebracht. 4.3 Anpassung von Musterverträgen sowie allgemeiner Geschäfts- oder Vertragsbedingungen Vom Bundesministerium für Finanzen wird im Einvernehmen mit der Finanzprokuratur empfohlen, in Musterverträgen sowie in allgemeinen Geschäfts- oder Vertragsbedingungen des Bundes enthaltene Bestimmungen betreffend die Rechnungslegung bzw. die Zahlungsbedingungen durch folgende Formulierung zu ersetzen bzw. zu ergänzen: "Die vertraglich vereinbarte Leistung des Auftraggebers (in der Regel Zahlung) wird frühestens fällig, sobald der Vertragspartner eine inhaltlich richtige und vollständige sowie den Anforderungen der Bestimmungen des 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz sowie des 1 E-Rechung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012, in der jeweils geltenden Fassung entsprechende e-rechnung ausgestellt und übermittelt hat und diese vom Rechnungs- bzw. Leistungsempfänger als sachlich und rechnerisch richtig anerkannt wurde." 4.4 Ausländische Vertragspartner/innen Ausländische Vertragspartner mit Betriebsstätte in Österreich sind bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass sie ab 1. Jänner 2014 verpflichtet sind, nur mehr e-rechnungen einzubringen. Die Einbringung hat entweder über das Unternehmensserviceportal oder, soweit die technisch organisatorische Verfügbarkeit gegeben ist, über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur zu erfolgen(siehe Punkt 2.1 dieses Rundschreibens). Ausländische Vertragspartner ohne Betriebsstätte in Österreich sind bereits bei der Auftragserteilung (Bestellung) darauf hinzuweisen, dass sie ab 1. Jännr 2014, soweit die technisch organisatorische Verfügbarkeit gegeben ist, verpflichtet sind, e- Rechnungen an den Bund über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur (siehe Punkt 2.1 dieses Rundschreibens) einzubringen. 5. Sonstige 5.1 Barzahlungsverkehr Für den Barzahlungsverkehr gemäß 110 BHV 2013 besteht für die/den Leistungserbringer/in keine Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer

- 5 - e-rechung. Gemäß 110 Abs. 2 BHV 2013 ist der Barzahlungsverkehr allerdings auf das unumgänglich notwendige Ausmaß zu beschränken. Auszahlungen in bar dürfen, sofern gesetzlich nicht anders bestimmt, nur in besonders dringenden Fällen oder wenn damit besondere Zahlungsbegünstigungen erreicht werden oder wenn die Barzahlung dem Handelsbrauch entspricht, geleistet werden. 5.2 Informationsfolder zum Unternehmensserviceportal Der aktuell vom Bundesministerium für Finanzen aufgelegte Informationsfolder zum Unternehmensserviceportal liegt diesem Rundschreiben bei. Mit freundlichen Grüßen Für den Amtsführenden Präsidenten Stadlbauer eh. Elektronisch gefertigt! Anlagen: Informationsfolder Auszug IKT-Konsolidierungsgesetz e-rechnungsverordnung

VERWALTUNG VON DER SCHNELLSTEN SEITE. AB JETZT! e-rechnung an den Bund usp.gv.at

Impressum: Herausgeber, Medieninhaber und Verleger: Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Fotos: BMF/Citronenrot, Fotolia, Sebastian Reich Druck: Druckerei des BMF Wien, im März 2013 www. bmf.gv.at Mein Ziel ist eine Verwaltung, die sich an den Bedürfnissen der Menschen und der Wirtschaft orientiert nicht umgekehrt. Die konsequente Modernisierung staatlicher Strukturen ist mir daher ein besonderes Anliegen. Das Unternehmensserviceportal ist ein wichtiger Schritt in diese Richtung, um Ihr Unternehmen zu entlasten, perfekte Serviceleistungen anzubieten sowie den Bürokratieabbau voranzutreiben. Und: Ab 2014 ist das USP der Ort, um elektronische Rechnungen an den Bund schnell und unkompliziert einzubringen. Daher: Sparen Sie Zeit und Geld mit dem USP und mit der elektronischen Rechnung an den Bund. Dr. Maria Fekter Finanzministerin

MACHT DEN UNTERNEHMEN DAS LEBEN LEICHTER. DAS USP. Das Unternehmensserviceportal (USP) schafft optimale Bedingungen für Wirtschaftstreibende und unterstützt so bestmöglich moderne, effiziente und digitale Verwaltungsabläufe. Außerdem stärkt es den Wirtschaftsstandort und baut Österreichs Vorreiterrolle im E-Government weiter aus. Im Zuge dieser E-Government-Initiative wurde ein zentraler One-Stop-Shop eingerichtet über den Sie unternehmensrelevante Informationen abfragen können, aber auch Melde- und Informationspflichten (wie etwa die Anmeldung einer Mitarbeiterin/ eines Mitarbeiters oder das Einbringen einer elektronischen Rechnung an den Bund) rasch, effizient und rund um die Uhr online durchführen können. Unternehmensserviceportal ein kompliziertes Wort, das aber in seiner Umsetzung viel Erleichterung mit sich bringt. Als elektronische Schnittstelle zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung bietet es schnellere Verfahrensabläufe und einen besseren und einfacheren Zugang zu wichtigen Informationen. Damit kommt es vor allem einer zugute: der österreichischen Wirtschaft, die sich noch stärker auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren kann. Seit Jänner 2013 können über das USP auch elektronische Rechnungen an den Bund eingebracht werden. Das spart sowohl den Unternehmen als auch dem Bund Zeit und Kosten. Das ist eine Win-win-Situation für Unternehmen und Bund. ALLE AmTSWEGE auf einen KLICK. Das USP ist eine Initiative der österreichischen Bundesregierung und wird im Auftrag der Bundesministerin für Finanzen durch die Bundesrechenzentrum GmbH betrieben und laufend um zusätzliche Services erweitert. Zentrale und wichtige E-Government-Anwendungen des Bundes sind durch Single- Sign-on-Technologie an einer Stelle und rund um die Uhr erreichbar. Neu ist das Service e-rechnung an den Bund, das ein weiteres Einsparungspotenzial sowohl für Unternehmen als auch für die Verwaltung in sich birgt. Mag. Andreas Schieder Finanzstaatssekretär

DAS DIGITALE ZEITALTER FÜR RECHNUNGEN AN DEN BUND BRICHT AN. DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK. Aufgrund einer EU-Richtlinie wurde mit 1. Jänner 2013 die elektronische Rechnung der Papierrechnung rechtlich gleichgestellt. Die österreichische Bundesregierung geht noch einen Schritt weiter und sieht vor, dass Lieferantinnen und Lieferanten ab 1. Jänner 2014 ihre Rechnungen an den Bund ausschließlich auf elektronischem Weg übermitteln. Die Regelung gilt für alle Vertragsbeteiligten im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen (Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie die obersten Organe eine ausführliche Liste finden Sie unter www.erb.gv.at) nur der Barzahlungsverkehr ist ausgenommen. E-RECHNUNG MEHR ZEIT FÜR ANDERE AUFGABEN. Die Übermittlung und die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen beschleunigt Verwaltungsabläufe und hilft, Kosten zu sparen. Für die österreichische Wirtschaft und die heimische öffentliche Verwaltung ergibt sich bei einer Umstellung von Papier- auf e-rechnung ein sehr hohes Einsparungspotenzial, eine Studie der Wirtschaftskammer Österreich spricht von bis zu neun Mrd. Euro. Eine e-rechnung an den Bund ist eine Rechnung, die ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format (nicht PDF!) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die elektronische Rechnung an den Bund können Sie jetzt schon über das Unternehmensserviceportal oder über das internationale Service PEPPOL abwickeln. Nach Feststellung der formalen Fehlerfreiheit wird die eingebrachte elektronische Rechnung durch das Verfahren unmittelbar an die entsprechende Dienststelle des Bundes übermittelt. Eine Rechnungskopie wird automatisch im PDF-Format erzeugt und mittels E-Mail an die Vertragspartnerin bzw. den Vertragspartner rückübermittelt. WAS BRINGT MIR DIE E-RECHNUNG AN DEN BUND? Kostenreduktion durch Wegfall von Papier, Druck, Porto etc. Kein Medienbruch einfache Weiterverarbeitung möglich Schutz vor Dokumentenverlust Kurze Bearbeitungszeiten Termingerechte Zahlung Jederzeitige Nachvollziehbarkeit des Rechnungs- und Prozesslaufes und des Bearbeitungsstatus

DAS VERFAHREN SO GEHT S. Die e-rechnung an den Bund ist ein Datenübertragungsverfahren für Vertragspartnerinnen und Vertragspartner, die im Waren- und Dienstleistungsverkehr in Geschäftsbeziehung mit dem Bund stehen. Rechnungen mit strukturiertem Datenformat werden elektronisch an Bundesdienststellen eingebracht, wodurch die Rechnungsbearbeitung sowohl bei den Vertragspartnerinnen und Vertragspartnern als auch bei der Bundesverwaltung optimiert wird. Eingesetzt werden das XML-Format ebinterface (www.ebinterface.at) sowie das PEPPOL-Format (www.peppol.eu). Rechnung Rechnung Rechnung Authentifizierte Anmeldung am USP Upload Formular Web-Service EINBRINGUNG DER E-RECHNUNG VIA USP. E-RECHNUNG AN DEN BUND Automatische Übermittlung an Empfänger Bearbeitung Bezahlung Nach Anmeldung am Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at) und Aufruf des Services e-rechnung an den Bund werden für die Rechnungseinbringung folgende Wege angeboten: Hochladen Rechnungen, die im eigenen System oder mithilfe des bereitgestellten Word-Plug-Ins im Format ebinterface (3.0, 3.02, 4.0) bzw. im PEPPOL-Format erzeugt wurden, können in der Anwendung einzeln hochgeladen und so an den Bund übergeben werden. Webformular Als Alternative steht auch ein Webformular zur Verfügung, in dem die Inhalte der Rechnung online erfasst, vom System strukturiert und an den Bund übermittelt werden. Webservice Das Webservice unterstützt die maschinelle Übermittlung der elektronischen Rechnung an die Bundesdienststelle. Mit dem Aufruf dieses Services können Rechnungen samt Beilagen übermittelt werden. Eine Anmeldung beim USP ist Voraussetzung, um das Service e-rechnung an den Bund nutzen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter www.erb.gv.at.

DIE ANMELDUNG IHRES UNTERNEHMENS BEIM USP. Anmeldung mit Kennung Teilnehmer-Identifikation Anmeldung mit Bürgerkarte Benutzer-Identifikation PIN Anmelden Zurücksetzen Karte Handy Um e-rechnungen an den Bund übertragen zu können, müssen Sie sich beim USP anmelden. Dafür stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung. Unter www.usp.gv.at finden Sie auch den Online- Ratgeber, der Ihnen bei der erstmaligen Anmeldung hilft, sowie weitere Informationen, z.b. die Rechteverwaltung für das Service e-rechnung an den Bund und vieles mehr. 1. DIE ANMELDUNG MIT IHREN ZUGANGSDATEN VON FINANZONLINE. Ein Weg zum USP führt über jene Daten, die Sie als Unternehmen bereits für die Anmeldung für Finanz Online verwenden: die Teilnehmer-Identifikation, die Benutzer-Identifikation und den PIN. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.finanzonline.at. 2. DIE ANMELDUNG VIA HANDY-SIGNATUR. Ihre Handynummer und Signatur-Passwort eingeben. Per SMS erhalten Sie einen TAN, der fünf Minuten gültig ist. Sie haben noch keine Handy-Signatur? Dann lassen Sie Ihr Handy über FinanzOnline oder am Finanzamt freischalten. Infos dazu unter www. handy-signatur.at. 3. DIE ANMELDUNG MIT IHRER BÜRGERKARTE. Einfach die E-Card oder eine andere Chipkarte in das Lesegerät Ihres Computers schieben, Signatur- PIN eingeben und loslegen. Sie haben noch keine Bürgerkarte? Infos finden Sie unter www.buergerkarte.at.

DAS USP STEHT FÜR MODERNE VERWALTUNG: EINFACH, SICHER, JEDERZEIT ERREICHBAR. Die E-Government-Offensive des Bundesmini - ste riums für Finanzen schafft mit dem USP zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Im USP-Vollausbau sparen sich die österreichischen Unternehmen dadurch bis zu 300 Mio. Euro pro Jahr. DIE Vorteile des USP im ÜBERBLICK: Informationen rund um die Uhr Einmal anmelden und die wichtigsten E-Government-Anwendungen des Bundes nutzen Höchste Sicherheit Eine zentrale Eingabemöglichkeit Umfassende, auf das Unternehmen zugeschnittene Informationen Kostenersparnis durch Online-Verfahren bei Antragstellungen 4. DIE ANMELDUNG DIREKT am finanzamt. Sie haben weder FinanzOnline-Zugangsdaten noch eine Bürgerkarte und auch keine Handy-Signatur? Dann melden Sie sich bei Ihrem Finanzamt für das USP erstmalig an. Die Adressen aller österreichischen Finanzämter finden Sie unter dienststellen.bmf.gv.at.

EINE ANMELDUNG VIELE VERFAHREN NUTZEN. immer für sie da. Das USP stellt Ihnen nicht nur die e-rechnung an den Bund als Service zur Verfügung. Für das Erfüllen Ihrer Melde- und Informationspflichten an den Bund bietet Ihnen das USP außerdem: FinanzOnline (FON) Elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) Elektronisches Datenmanagement des Lebensministeriums (EDM) WEB-BE-Kunden-Portal der Sozialversicherung (WEBEKU) SVA-Onlineservice für Versicherte SVA-Onlineservice für Bevollmächtigte Portalanwendungen der Bauarbeiter-Urlaubs- & Abfertigungskasse (ebuak) Verbrauchsteuer/Altlastenbeitrag-InternetPlattform (VIPplus) Zentrales Waffenregister (ZWR) Lobbying- und Interessenvertretungs-Register Kontrollsystem Automatenglückspiel Datenverarbeitungsregister-Online (DVR-Online) BAES eservices im Ernährungssicherungsbereich Transparenzportal (mit April 2013) Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, dann erreichen Sie das USP Service Center unter Telefon-Hotline: 0810 202 202, Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr oder schriftlich mittels Kontaktformular auf www.usp.gv.at Bei Fragen zum Verfahren e-rechnung an den Bund besuchen Sie bitte die Informations-Webseite www.erb.gv.at; der Onlineratgeber unterstützt Sie bei der Suche nach der passenden Lösung für Ihr Unternehmen.

erb.gv.at usp.gv.at

BGBI. I - Ausgegeben arn24. April20l2 - Nr. 35 5 von 60 Artikel2 Bundesgesetz, mit dem IKT-Lösungen und lt-verfahren bundesweit konsolidiert werden (IKT-Konsolidierungsgesetz - IKTKonG) 1. Abschnitt Gegenstand und Ziele des Gesetzes S l. (l) Dieses Bundesgesetz dient der Vereinheitlichung bestehender und neu zu schaffender IKT- Lösungen und IT-Verfahren des Bundes. Einheitliche Systeme und gemeinsame Lösungen auf Basis vorgegebener IKT-Standards sind zu verwenden, um insbesondere die Rahmenbedingungen fìir einen effizienten gemeinsamen Betrieb zu schaffen und ein hohes Maß an Datensicherheit und -qualität zu gewährleisten. (2) Im Geltungsbereich dieses Bundesgesetzes sind folgende Begriffsbestimmungen maßgebend: I. IKT-Lösung ist die Gesamtheit aller informationstechnologischen Maßnahmen und technischen Mittel, die erforderlich sind, um Nutzem Funktionen und Informationen automationsunterstützt zur Verfi.igung zu stellen. 2. IT-Verfahren ist ein Bestandteil einer IKT-Lösung, der über Informationstechnologie als Service genutzt wird. 3. IKT Standard ist eine einheitliche oder vereinheitlichte A t und Weise, IKT-Lösungen und IT- Verfahren her- bzw. bereitzustellen. IKT-Standards $ 2. (l) IKT-Standards fi.ir einheitliche lkt-lösungen und IT-Verfahren des Bundes beheffen insbesondere den standardisiefen IT-Büroarbeitsplatz in der Bundesverwaltung (,Bundesclient- Architektur"), eine gemeinsame Lösung zur Entwicklung und Wartung der Internetauftritte der Bundesdienststellen (Content Management System), das IT- Lizenzmanagement des Bundes, die duale Zustellung, elektronische Signaturen, das Identity- und Accessmanagement (Rechte- und Rollenverwaltung), den ELAK, Softwarebausteine bzw. Softwarebibliotheken sowie Basiskomponenten (zb Scanning). (2) Dieses Bundesgesetz lässt bestehende standardisierte lkt-lösungen und lt-verfahren fìir den Bund, die in Materiengesetzen verankert sind, unberührt. Bei der Weiterentwicklung dieser IKT- Lösungen und IT-Verfahren sind die nach Abs. I definierten IKT-Standards zu berücksichtigen. Festlegung von lkt-standards $ 3. (l) Die nähere Festlegung von IKT-Standards im Sinne von $ 2 sowie die Festlegung neuer IKT-Standards erfolgt durch Verordnung der Bundeskanzlerin oder des Bundeskanzlers im Einvemehmen mit der Bundesministerin fìir Finanzen oder dem Bundesminister fìir Finanzen. Sollen spezifische IKT-Standards oder IT-Verfah en zur Umsetzung von rechtlichen Vorhaben im Rahmen der sachlichen Zuständigkeit einer Bundesministerin oder eines Bundesministers als neue IKT-Standards für den Bund festgelegt werden, ist zusätzlich auch das Einvernehmen mit dieser oder diesem herzustellen. (2) Die oder der die E,igentümerrechte wah nehmende Bundesministerin oder Bundesminister kann im Einvemehmen mit der Bundeskanzlerin oder dem Bundeskanzler und der Bundesministerin fiir Finanzen oder dem Bundesminister fi,ir Finanzen durch Verordnung Rechtsträger gemäß Art. l26b B VG zur Anwendung nach Abs. 1 festgelegter Standards verpflichtan soweit nicht unionsrechtliche Vorgaben institutioneller, organisatorischer oder IT-technischer Natur entgegen stehen und diese Verpflichtung nicht zu einer Beeinträchtigung der Aufgabenwahmehmung dieser Rechtsträger frihrt. (3) Bei der Festlegung der lkt-standards sind die durch Beschluss der Bundesregierung eingerichteten IKT-Koordinationsgremien beratend beizuziehen. Sind Sicherheitsaspekte betroffen, ist zusätzlich das Zentrum fiir sichere Informationstechnologie - Austria (A-SIT) als Sachverständiger, sind Rechenzentrumsaspekte betroffen, ist die BRZ GmbH einzubeziehen. Zuständigkeit und Kostentragung $ 4. (l) Ist die Entwicklung, Weiterentwicklung und der Betrieb von lkt-lösungen und IT- Verfahren gemäß $ 2 geplant, ist vom Auftraggeber gemäß Abs. 3 von der Bundesrechenzentrum GmbH vor Durchführung eines ftirmlichen Vergabeverfahrens ein Angebot einzuholen. Der Auftraggeber hat auf geeignete Art zu prüfen, ob dieses Angebot nachvollziehbar marktkonform ist. Falls dies zutrifft, ist die BRZ GmbH zu beauftragen. www.ris.bka.gv.at

BGBI. I - Ausgegeben am24. April2012 - Nr. 35 6 von 60 (2) Für den vorgesehenen Betrieb neuer IKT-Lösungen und IT-Verfahren gemäß $ 3 Abs. l..ist vor DurchfÌihrung eines ftirmlichen Vergabeverfahrens ein Angebot der BRZ GmbH einzuholen. Im Ubrigen gilt Abs. I mit Ausnahme des ersten Satzes. (3) Die Beauftragung im Sinne von Abs. 1 und 2 hat durch jene Bundesministerin oder jenen Bundesminister zu erfolgen, die oder der in der gemäß $ 3 Abs. I erlassenen Verordnung dazu bestimmt ist. (a) Die Weiterentwicklung und der Betrieb von lkt-lösungen und IT-Verfahren gemåiß $$ 2 und 3 ist den Nutzem kostendeckend und anteilig zu verrechn n. Das Verrechnungsmodell ist in der Verordnung gemåiß $ 3 Abs. I festzulegen. Der IKT-Dienstleister des Bundes, die Bundesrechenzentrum GmbH, kann als Zahlstelle eingerichtet werden. (5) Bei Neuentwicklungen von lkt-lösungen und IT-Verfahren gemäß $ 3 können die Tragung der Entwicklungskosten und dazu ergânzende Bestimmungen in der Verordnung gemäß $ 3 Abs. I festgelegt werden. 2. Abschnitt e-rechnung S 5. (1) Eine elektronische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die e-rechnung hat zumindest die im $ 1l Abs. I UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale zu enthalten. Die näheren Regelungen hinsichtlich der Voraussetzungen der zu verwendenden Datenstrukturen für e-rechnungen, der Ubertragungswege sowie weitere Voraussetzungen betreffend den Inhalt der e-rechnung sind von der Bundesministerin für Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen durch Verordnung zu erlassen. (2) Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind alle Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen oder deren sonstige Berechtigte zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen gemäß Abs. I verpflichtet. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen kann durch Verordnung der Bundesministerin für Finanzen oder des Bundesminister fìir Finanzen auf Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Rechtsträgern gemäß Art. l26b B-VG nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten ausgedehnt werden. (3) Ausländische Vertragspaftnerinnen oder Vertragspartner vo. Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und Ubermittlung von e-rechnungen verpflichtet. (a) Die Vertragspartnerinnen und Vertragspartner haben sich zur Übermittlung der e-rechnung eines von der Bundesministerin fìir Finanzen oder vom Bundesminister für Finanzen zur Verfìigung gestellten Portals zu bedienen. (5) Erst nach einer bei der Einbringung durchgeführten Prüfung auf formale Fehlerfreiheit und der damit erfolgten Übernahme durch die Bundesdienststelle gilt die e-rechnung als ordnungsgemäß eingebracht. 3. Abschnitt Vollziehung S 6. Mit der Vollziehung dieses Bundesgesetzes ist hinsichtlich der $$ I bis 4 die Bundeskanzlerin oder der Bundeskanzler, hinsichtlich des $ 5 die Bundesministerin fìir Finanzen oder der Bundesminister für Finanzen betraut. Inkrafttreten S 7. $ 5 ist aufsachverhalte anzu\ /enden, die sich nach dem 31. Dezember 2013 ereignen. Artikel3 Änderung des Konsulargebührengesetzes 1992 Das Konsulargebührengesetz1992, BGBI. Nr. 10011992, zuletzt geãndert durch das Bundesgesetz BGBI. I Nr. I I l/2010, wird wie folgt geändert: I. In der Anlage zu $ I wird in Tariþost Ia Abs. 4 die Zahl,,10" durch die Zahl,,20" ersetzt. www.ris.bka.gv.at

I von2 BUNDESGESETZBLATT FUR DIE REPUBLIK OSTERREICH Jahrgang20l2 Ausgegeben^m27.Dezember2012 Teil II 505. Verordnung: e-rechnungsverordnung 505. Verordnung der Bundesministerin für Finanzen über die Einbringung von e- Rechnungen bei Bundesdienststellen (e.rechnungsverordnung) Auf Grund des $ 5 Abs. I des Bundesgesetzes, mit dem IKT-Lösungen und lt-verfahren bundesweit konsolidiert werden (lkt-konsolidierungsgesetz - IKTKonG), BGBI. I Nr. 35/2012, wird verordnet: Gegenstand und Geltungsbereich S 1. (1) Diese Verordnung regelt im Rahmen der Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen an Bundesdienststellen die näheren Bestimmungen hinsichtlich der Voraussetzungen der zu verwendenden Datenstrukturen fllr e-rechnungen, der Ubertragungswege sowie weitere Voraussetzungen betreffend den Inhalt der e-rechnung. (2) Diese Verordnung gilt im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen für alle Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen oder deren sonstige Berechtigte. Unter dem Begriff,,sonstige Berechtigte" sind insbesondere berufsmäßige Parteienvertreterinnen oder Parteienvertreter (zb Wirtschaftstreuhänderinnen oder Wirtschaftstreuhänder, Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte) oder sonstige Dienstleister (zb Service-Provider) zu verstehen. (3) Diese Verordnung gilt nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten auch für ausländische Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen. (4) Diese Verordnung gilt nicht fi.ir Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt. Definition e-rechnung S 2. (l) Eine elektronische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Die e-rechnung wird nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. (2) Eine elektronische Gutschrift einer Vertragspartnerin oder eines Vertragspartners ($ 1 Abs. 2 oder 3) an eine Bundesdienststelle ist einer elektronischen Rechnung gleichzuhalten. (3) Rechnungsrelevante Detailinformationen zu einer e-rechnung, die über die Rechnungsmerkmale des $ 4 Abs. t hinausgehen, können der e-rechnung als Beilagen beigefìigt werden, wobei die vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Formate zu verwenden sind. Ausstellung, Übermittlung, Ännahme und Verarbeitung von e-rechnungen S 3. (l) Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen sind die in $ I Abs. 2 oder 3 genannten Vertragspartnerinnen oder Vertragspaftner zur Ausstellung und Übermittlung von e- Rechnungen im Sinne des $ 2 verpflichtet. (2) Die Bundesdienststellen sind zur Annahme und Verarbeitung der e-rechnungen der in $ I Abs. 2 oder 3 genannten Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner verpflichtet. Inhalt der e-rechnung S 4. (1) Neben den ymsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen hat die e-rechnung folgende Angaben zu enthalten: www.ris.bka. gv.at

BGBI. II - Ausgegeben am27. Dezember 2012 - Nr. 505 2 von2 2. die Auftragsreferenz, 3. eine oder meh ere Positionsnummer(n), sofem diese Nummer(n) in der Beauftragung angegeben wurde(n), 4. die Bankverbindung (IBAN und BIC), 5. die Zahlungsbedingungen sowie 6. die E-Mail-Adresse der Vertragspafinerin oder des Vertragspartners nach $ 1 Abs. 2 oder 3. (2) Bundesdienststellen haben die in Abs. 7 Z I und 2 angeführlen Angaben bereits in der Beauftragung den in $ I Abs.2 oder 3 genannten Vertragspartnerinnen oder Vertragspaftnern zu übermitteln. Datenstrukturen und Übertragungswege S 5. (l) e-rechnungen sind in den vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Datenstrukturen (Formaten) einzubringen. (2) Die Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner nach $ I Abs.2 oder 3 haben sich zur Übermittlung der e-rechnungen an..bundesdienststellen der folgenden - vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfligung gestellten - Ùbertragungswege zu bedienen: l. Unternehmensservicepoftal (USP) des Bundes oder 2. Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)- Transport-lnfrastruktur. (3) Im Verfahren e-rechnung an den Bund sind eingebrachte e-rechnungen automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerfreiheit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Einbringung festgestellt ist, ist die Vertragspartnerin oder der Vertragspartner nach $ 1 Abs.2 oder 3 automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Inkrafttreten Fekter $ 6. Diese Verordnung tritt mit 1. Jänner 2014 in Kraft. www.ris.bka.gv.at