Elektronische Rechnung Besonderheiten elektronischer Rechnungen an den Bund ab

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1 UMSATZSTEUER 71 Elektronische Rechnung Besonderheiten elektronischer Rechnungen an den Bund ab Grundzüge der elektronischen Rechnung an den Bund Details siehe Arbeitsbuch Herbst 2013, S 91 ff Rechnungen an den Bund als Leistungsempfänger sind ab verpflichtend elektronisch auszustellen, die Rechnungsformate sind genau und abschließend definiert und die Übertragungswege sind genau definiert und vorgegeben, e-rechnungsverordnung, BGBl II, 505/2012 vom Ab 1. Jänner 2014 sind Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form einzubringen. Ab diesem Zeitpunkt werden von den Bundesdienststellen Papierrechnungen nicht mehr akzeptiert bzw die Bezahlung erfolgt erst dann, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung ausgestellt wurde. Ausnahme bildet der Barzahlungsverkehr. Elektronische Rechnungen sind in einer vom BMF vorgegebenen Datenstruktur zu erstellen, das sind die Formate "ebinterface" oder PEPPOL. Die Übertragung an den Bund kann über 2 Wege erfolgen, nämlich über das Unternehmensserviceportal USP oder über die PEPPOL-Transport- Infrastruktur (insbesondere für internationale Partner des Bundes). In der Praxis erfolgt die Übertragung elektronischer Rechnungen an den Bund über das Unternehmensserviceportal USP. Dort können die Rechnungsdaten entweder über ein manuelles Formular erfasst werden oder im Format "ebinterface" übertragen werden. Details dazu siehe gleich. 2. Wichtige Details zur elektronischen Rechnung an den Bund 2.1. Bundesdienststellen Bundesdienststellen sind alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Eine ausführliche Liste findet sich unter Bundesdienstellen sind beispielsweise: Arbeitsinspektorate, Botschaften, Finanzämter, Ministerien, Zollämter, Polizeikommanden, Polizeidirektionen, Polizeikommissariate, Justizanstalten, Gerichte (Bezirksgerichte, Landesgerichte, etc), Staatsanwaltschaften, Kasernen, Schulen, Schülerheime, Eichämter, Staatsarchive, etc. Auf oben angeführter Homepage findet sich auch eine interessante Liste von Nicht-Bundesdienststellen, zb Arbeitsmarktservice, ASFINAG, Austro Control, Bundesmuseen, Bundesrechenzentrum, Gemeinden und Länder, Krankenanstalten, Magistrate, ÖBB, Universitäten, Nationalbank, Nationalbibliothek, Staatsdruckerei, Staatsoper, Volksoper, Münze Österreich, Wiener Zeitung.

2 72 UMSATZSTEUER 2.2. Inhalt einer elektronischen Rechnung an den Bund Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen, die in einem gesonderten Beitrag in diesem Arbeitsbuch dargestellt sind, hat die e-rechnung an den Bund zusätzliche Angaben zu enthalten, siehe 4 Abs 1 e-rechnungsverordnung Lieferantennummer, die der Auftragsnehmer von der Bundesverwaltung zugeordnet wurde (wird von den Bundesdienststellen bei Beauftragung mitgeteilt) Auftragsreferenz (wird von den Bundesdienststellen bei Beauftragung mitgeteilt) Positionsnummer(n), sofern diese Nummer(n) in der Beauftragung angegeben wurde(n), Bankverbindung (IBAN und BIC), Zahlungsbedingungen sowie -Adresse des Vertragspartners 2.3. Geschäftsfälle, für die keine elektronische Rechnung erforderlich ist Grundsatz Alle Leistungen müssen elektronisch abgerechnet werden Alle Leistungen an den Bund müssen mittels e-rechnung abgerechnet werden. Das gilt auch für Privatpersonen, die ausnahmsweise eine Rechnung legen sowie für Kleinunternehmer und auch für Unternehmer, die keine EDV haben. Diesfalls ist die EDV-Infrastruktur Dritter zu nutzen oder die e-rechnung durch einen Serviceprovider zu erstellen und einzubringen. Ausnahmen Leistungen, die nicht elektronisch abgerechnet werden müssen Bar- und Kreditkartenzahlungen Sofortzahlungen mit Bargeld oder Kreditkarte. Mieten und Mietvorschreibungen inkl Leasingverträge Für Mieten gilt nach dem UStG eine vereinfachte Rechnungslegung. Der Mietvertrag, der nahezu alle Rechnungselemente enthält und die monatlichen Vorschreibungen zusammen gelten damit als Rechnung gemäß 11 UStG, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, Rz 1524a UStR. Versicherungsverträge Versicherungsunternehmen sind von der umsatzsteuerrechtlichen Rechnungslegungspflicht befreit, siehe VO in BGBl II 279/2004. Sachverständige und Dolmetscher Tätigkeiten der Sachverständigen/Dolmetscher, wenn ein Anspruch auf eine Gebühr nach dem Gebührenanspruchsgesetz (GebG) besteht. Gebühren und Abgaben Gebühren und Abgaben, wenn sie auf Grund eines Bescheides vorgeschrieben werden (zb Kommunalabgaben). Förderungen Rechnungen, die dem Fördergeber zum Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung von Förderungen vorgelegt werden. Kostenersätze Rechnungen, die im Zusammenhang mit Kostenersätzen erstellt werden, da kein Dienstleistungsverkehr vorliegt, zb Kostenersatz für die Tätigkeit eines Laienrichters, von Schöffen, Zeugen, Geschworenen oder Auskunftspersonen. Mitgliedsbeiträge Mitgliedsbeiträge, da es sich um eine Leistung handelt, der keine unmittelbare Gegenleistung gegenübersteht. Nicht-wirtschaftliche Dienstleistungen Rechnungen im Zusammenhang mit nicht-wirtschaftlichen Dienstleistungen, zb Beiträge für gesetzliche Sozialversicherungen.

3 UMSATZSTEUER Übermittlung von Rechnungen über das Unternehmensserviceportal USP Das Unternehmensserviceportal ist der für die Praxis wichtige Übertragungsweg für Rechnungen an den Bund. Daneben gibt es auch noch die sogenannte PEPPOL-Transport-Infrastruktur, welche durch ein EU-Projekt entstanden ist und daher im wesentlichen für ausländische Vertragspartner des Bundes von Interesse ist. Auf PEPPOL wird im Nachfolgenden nicht mehr eingegangen, weil österreichische Vertragspartner das Unternehmensserviceportal USP nutzen werden. Bei erstmaligem Einstieg in das Unternehmensserviceportal bedarf es einer erstmaligen Registrierung. Danach kann die Übertragung elektronischer Rechnungen auf folgende 3 Arten erfolgen: Online Formular - manuelle Erfassung der Rechnung in einer Bildschirmmaske Im USP-Portal steht eine sehr gut verständliche Formular-Maske zur Verfügung, in welche alle erforderlichen Daten eingegeben werden können, das sind Rechnungsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Rechnungsdetails. Im Button Rechnungskontrolle werden die erfassten Daten in einem Gesamtdokument zur Verfügung gestellt. Dort können auch erforderliche Korrekturen vorgenommen werden. Beilagen zu Rechnungen (Lieferscheine, Leistungsdetails, Übernahmebestätigungen, etc) können gemeinsam mit der e-rechnung übermittelt werden. Dazu stehen die Formate png für Bilder, xls und xlsx für Excel, xml für strukturierte Dateien und pdf für andere Dokumente zur Verfügung. Nach dem Absenden der Rechnung erfolgt die Bestätigung der Einbringung. Gleichzeitig wird die übermittelte e-rechnung als pdf-dokument zum Download zur Verfügung gestellt. Das Rechnungsdokument kann auch als Vorlage gespeichert werden, und steht bei der nächsten Rechnung zur Verfügung, sodass die Grunddaten nicht nochmals ausgefüllt werden müssen. Dieser Weg bietet sich an, wenn der Vertragspartner in seinem System keine e-rechnung erzeugen kann oder nur vereinzelt Rechnungen an Dienststellen des Bundes legt. Upload - manuelles Hochladen selbst erstellter e-rechnungen Der Vertragspartner erzeugt selbst e-rechnungen im richtigen Format aus dem eigenen Fakturierungssystem oder über das ebinterface Word Plugin, kostenlos erhältlich über die Homepage der Wirtschaftskammer Österreich, Dieses Plugin ermöglicht das Ausfüllen eines standardisierten Rechnungsformulars in Word, sowie das Abspeichern und Hochladen der Rechnung im ebinterface-format. Das abgespeicherte Dokument kann als Rechnungsvorlage gespeichert und jederzeit wieder neu geladen werden, sodass nicht bei jeder Rechnung alle Angaben neuerlich eigegeben werden müssen. Siehe Muster einer solchen ebinterface-rechnung im Anschluss an diesen Beitrag. Nach dem Upload wird die Rechnung an die angegebene Bundesdienststelle weitergeleitet. Im Erfolgsfall bekommt der Vertragspartner einen Rechnungsnachweis im pdf-format per zugesendet. Diese vom Bund übermittelte pdf-datei dient dem leistenden Unternehmer als Nachweis für die Übermittlung der e-rechnung. Im Fehlerfall wird der Vertragspartner per über die Ursachen informiert (zb die Rechnung kann maschinell nicht zugeordnet werden). Die Rechnung gilt in diesem Fall als nicht angenommen. Beilagen zu Rechnungen (Lieferscheine, Leistungsdetails, Übernahmebestätigungen, etc) können gemeinsam mit der e-rechnung übermittelt werden. Zulässige Formate siehe oben. Dieser Weg bietet sich an, wenn der Vertragspartner eine e-rechnung selbst erzeugen kann (im eigenen Fakturierungssystem oder über ebinterface).

4 74 UMSATZSTEUER Webservice - automatisches Hochladen der erstellten e-rechnungen inklusive Beilagen Im USP steht ein Webservice zur Einbringung von e-rechnungen an den Bund zur Verfügung. Damit kann der Vertragspartner in seinem System erzeugte e-rechnungen inkl. Beilagen automatisch an den Bund übertragen. Im Zuge der Übertragung wird die authentische Anmeldung am USP automatisch vom Webservice durchgeführt. Nach der erfolgreichen Übertragung erhält der Vertragspartner für jede übertragene e-rechnung einen generierten Rechnungsnachweis im pdf-format per Mail. Dieser Weg, der technisch deutlich aufwändiger ist als die zuvor dargestellten Möglichkeiten, bietet sich an, wenn sehr viele Rechnungen an die Dienststellen des Bundes gelegt werden und das manuelle Hochladen daher zu aufwändig wäre. Zusammenfassung Die Besonderheiten der e-rechnungen an den Bund bestehen darin, dass nur genau definierte Formate zulässig sind (ebinterface oder PEPPOL) und das die Übertragungswege limitiert sind (USP oder PEPPOL). Für kleinere und mittelgroße Unternehmen scheint es am zweckmäßigsten zu sein, Rechnungen an den Bund im ebinterface-format selbst zu erzeugen und manuell hochzuladen. Die Erzeugung der Rechnungen kann dabei entweder über Word Plugin oder über die eigene Fakturierungssoftware erfolgen, sofern diese imstande ist, Rechnungen im benötigten ebinterface-format zu produzieren. Sollten nur einzelne Rechnungen an den Bund ausgestellt werden, ist die Erstellung über das Online-Formular auf USP angebracht.