Informationsveranstaltung zum Beleglistenverfahren in VERA online. Herzlich Willkommen

Transkript

1 Informationsveranstaltung zum Beleglistenverfahren in VERA online Herzlich Willkommen

2 Inhalt: Vorstellung der Admin Funktion Beleglisteneingabe in VERA online Auszahlanträge stellen 2

3 Aküfi Im Folgenden verwendete Abkürzungen: Vo VI AZA Admin Träger ZGS VERA online VERA Inhouse Auszahlantrag Administrator/in Arbeitsmarktpolitischer Dienstleister Zwischengeschaltete Stelle 3

4 Kontaktpersonen in VERA Inhouse 4

5 VERA online Nutzer/innen 5

6 VERA online Nutzer/innen Träger GF schickt Infos über Kontaktpersonen an d. ZGS Benutzer/innen können Daten in VERA erfassen und AZAs stellen Freigabe der Admin-Funktion Die ZGS erfasst die Kontaktpersonen in VERA Inhouse (Träger) Admin erstellt für Kontaktpersonen Benutzerkonten und vergibt Rechte Kontaktpersonen werden in VERA online sichtbar 6

7 Admin Funktion Admin-Funktionsträger können Benutzerkonten anlegen Bearbeitungsrechte (= Rollen ) zuweisen Zugriffrechte auf Projekte erteilen Der/die Admin hat keinen Zugriff auf Projektdaten 7

8 Admin Funktion 8

9 Admin Funktion 11

10 Admin Funktion Dabei gibt es folgendes zu beachten jeder Träger erhält (nur) 1 Administrationskonto. Die Funktion kann jederzeit auf andere Kontaktpersonen übertragen werden alle VERA online User benötigen ein gültiges Zertifikat (also auch der/die Admin) Mails über Zertifikatsanforderungen und die Vergabe der Admin-Funktion müssen von eine zeichnungsberechtigten Person übermittelt werden. 12

11 Definitionen im Folgenden verwendete Begrifflichkeiten: Beleg Beleglisteneintrag Beleglistenpaket Belegliste Rechnung, Monatsnachweis, Einzahlungsbeleg etc alle zu einem Beleg erforderlichen Angaben in der Liste Gemeinsam verschickte Beleglisteneinträge alle Beleglisteneinträge eines Projektes Auszahlantrag Versand eines Beleglistenpaketes mit Mittelanforderung 13

12 Beleglistenerfassung 14

13 Ansicht-Optionen 15

14 Beleglistenerfassung Folgende Funktionen werden angeboten Manuelle Erfassung, wahlweise in der Listenansicht oder in einer Belegerfassungsmaske Import im csv Format Export im *.xlsx, *.csv, *.pdf Format Automatische Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen Ausgabe eines Fehlerprotokolls beim Import fehlerhafter Beleglisteneinträge. 16

15 Beleglistenerfassung Neue Beleglisteneinträge anlegen 17

16 Beleglisteneingabe 18

17 Beleglistenerfassung Erfassung in der Listenansicht 19

18 Nur bewilligte Finanzplanpositionen werden in der Belegliste angeboten 20

19 Beleglisteneingabe Nur bewilligte Finanzplanpositionen werden zur Auswahl angeboten 21

20 Import einer csv Datei 22

21 Import einer fehlerfreien csv Datei Import einer csv Datei 23

22 Import einer fehlerhaften csv Datei 24

23 Export von Beleglisten Symbole zur Aktivierung der Filterfunktion eines Excel-Exports eines csv-exports eins pdf-exports 25

24 Filterfunktion 26

25 Filterfunktion 27

26 Auszahlantrag stellen 28

27 Auszahlantrag stellen Prüfprozess, Anzeige möglicher Duplikate und Differenzen 29

28 Auszahlantrag stellen 30

29 Auszahlantrag stellen 31

30 Auszahlantrag stellen 32

31 Auszahlantrag stellen 33

32 Auszahlantrag stellen 34

33 Zusammenfassung Ein Auszahlantrag kann nur über den Versand von Beleglisteneingaben gestellt werden. Die Schritte: Beleglisten eingeben, den Button Auszahlantrag drücken ggf. Fehler korrigieren, falls ein Fehlerprotokoll ausgegeben wird die System gespeicherte Bankverbindung bestätigen ODER die ZGS per Briefpost über den Wechsel der Bankverbindung informieren die vom System ausgegeben Vorschau-Datei prüfen und bestätigen die Frage des Systems nach dem "verbindlichen Absenden bestätigen die ausgegebene pdf Datei ausdrucken den rechtsverbindlich unterschriebenen AZA auf dem Postweg der ZGS zuschicken 35

34 Prüfung des AZAs Die Sachbearbeitung kennzeichnet die vorzulegenden Originalbelege und informiert Sie per Mail. die vorzulegenden Belege können Sie auch in VERA online einsehen. 36

35 Nacharbeiten Wurden Beleglisteneinträge nicht oder nur teilweise anerkannt, können die Ausgaben ggf. erneut ins System eingeben und mit dem nächsten Auszahlantrag abgeschickt werden Diese erneut eingegebenen Belegeinträge sind als Korrekturbeleg zu kennzeichnen Fehlen Finanzplanpositionen (z.b. im Bereich der Kofinanzierung) bitte umgehend die Sachbearbeitung informieren. 37

36 = unsere zentrale Adresse für folgende Informationen: Zertifikatsanforderungen Änderungen der Träger-Stammdaten Änderungen der VERA online Kontaktpersonen Supportanfragen zu VERA online etc Informationen zur Projektbearbeitung schicken Sie bitte weiterhin an die zuständige Sachbearbeitung 39

37 Vielen Dank 40