SC-Ware e-rechnung an den Bund

Transkript

1 SC-Ware e-rechnung an den Bund Allgemeine Informationen SC-Ware stellt mit dem integrierten Programmmodul Edifact/e-Rechnung ab SC-Line Version die Möglichkeit bereit, Ausgangsrechnungen im Format e-rechnung an den Bund zu erzeugen. Die e-rechnungen werden als XML-Datei erzeugt und via WebService an das Unternehmensserviceportal (USP) übergeben. Um e-rechnungen erzeugen zu können, benötigt man von SoftCard das SC-Ware Modul Edifact/e- Rechnung. Um e-rechnungen an das USP einbringen zu können, muss ein USP-Webservice Benutzerkonto angelegt werden. Dieses Benutzerkonto wird direkt im USP ( erstellt. Die entsprechende Vorgangsweise für die Benutzeranlage im USP, ist auf der USP Webseite beschrieben. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

2 Kunde / Kundenstamm Damit SC-Line Ware erkennen kann an welche Benutzer eine e-rechnung geschickt werden soll, gibt es im Kundenstamm auf der Lasche Einstellungen die Markierung Kunde bekommt e-rechnung. Soll ein Kunde e-rechnungen bekommen, dann muss auf der Lasche Allgemeines zusätzlich das Feld Unsere Nummer befüllt werden. Hier tragen Sie die Nummer ein, die Ihnen als Lieferantennummer Ihres Kunden genannt wird. Diese Daten stellen später Bestandteile der e-rechnung dar. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

3 Ist das Markierungsfeld Kunde bekommt e-rechnungen ausgewählt, wird dieser Kunde für das Erzeugen von e-rechnungen herangezogen. Trotzdem können unabhängig davon die Ausgangsrechnungen auch gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt werden. Allgemeine Daten SC-Ware Um die e-rechnungen verwenden zu können, müssen in den allgemeinen Daten SC-Ware Einstellungen vorgenommen werden. Diese Einstellungen werden in der Lasche digitale E/R vorgenommen. Damit sich SC-Line Ware am USP-Webservice authentifizieren kann, ist ein Benutzername und ein Passwort notwendig. Es handelt sich dabei um jene Daten, die Sie bei der Registrierung am USP bekommen. Es ist der e-rechnung Ordner für Datenablage zuzuordnen. Es handelt sich bei diesem Ordner um einen Archivordner in dem die XML-Rechnungen und die Antworten vom USP gespeichert werden. Sofern SC-Line auf einem Server installiert ist, muss der hier eingestellte Ordner von allen Clients mit demselben Namen angesprochen werden können. Es empfiehlt sich also diesen Ordner als Unterordner der SC-Line anzulegen (z.b. \\SERVER\SCLINE\USP). SC-Ware erstellt automatisch in diesem eingestellten Ordner zwei weitere Ordner. Den Ordner XML und den Ordner Response. Werden später e-rechnungen erzeugt, dann werden diese von SC-Ware im Ordner XML abgelegt. Nach erfolgreicher Übergabe an das USP, wird die Antwort des USP im Ordner Response gespeichert. Mit der Markierung Testmodus aktiv kann eingestellt werden, ob die Übertragung der e-rechnungen als Test gekennzeichnet werden sollen. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

4 Diese Rechnungen sind dann nicht eingebracht. Verkauf / Rechnungen Sollen Belege als e-rechnung erzeugt werden, dann ist es im Verkauf zwingend notwendig einige Felder mit Daten zu befüllen. Die Mussfelder sind der Liefertermin, die Bestellnummer und das Bestelldatum. Beim Feld Bestellnummer ist es so, das hier unbedingt eine gültige Bestellnummer hinterlegt werden muss. Das USP-Webservice prüft diese Daten beim Einbringen und verweigert im Falle einer falschen Bestellnummer die Annahme der Rechnung. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

5 Wenn die Bestellnummer 10-stellig ist, dann sollte bei den Artikelzeilen des Verkaufsbeleges das Feld e- Rechnung PosNr befüllt sein. Hier gehört die Positionsnummer der Bestellzeile hinein. Steht in diesem Feld der Wert Null, dann wird nachfolgende Meldung angezeigt: Bei dieser Meldung handelt es sich um einen Hinweis. Wird mit Ja bestätigt, so wird die Belegzeile gespeichert. Bei Nein bleibt man in der Belegzeilenerfassung stehen. e-rechnungen werden genauso wie alle anderen Belege beim Ausdruck herangezogen. Damit auch die Möglichkeit der Kontrolle für die e-rechnungsbelege besteht, wird folgende Vorgangsweise empfohlen: Jenen Kunden, die eine e-rechnung erhalten, wird eine eigene Formulargruppe zugeordnet, wo am Rechnungsbeleg bereits angeführt ist e-rechnung. (Siehe Dokument Formulargruppen im Kundenportal). Dann wird im Verkaufsdialog gewählt: Rechnung aktuell Drucken von bis die Markierung keine Rechnungserstellung für Kunden die digitale Rechnungen wünschen wird weggeklickt. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

6 Nun erfolgt der Rechnungsdruck im Stapel für alle Rechnungen für die interne Kontrolle. Zusätzlich wird mit dem Andruck des Vermerks e-rechnung diese Information am Kopiebeleg dargestellt. e-rechnungen Zum Erzeugen der e-rechnungen gibt es den neuen Menüpunkt e-rechnungen. Er ist in der Schaltfläche Optionen auf der Rechnungslasche der aktuellen Rechnungen zu finden. Bei Start des Programmpunktes wird folgender Dialog geöffnet: Im angezeigten Dialog kann die Eingrenzung der Rechnungsnummern vorgenommen werden. Es können hier alle offenen Belege eingegrenzt werden. SC-Line Ware erzeugt nur e-rechnungen für jene Kunden bei denen die Einstellung in den Stammdaten vorgenommen wurde. Alle anderen Belege werden nicht verarbeitet. Wenn die Markierung Verbuchen gesetzt wird, dann werden die verarbeiteten Belege automatisch für die Fibubuchung vorbereitet und in den erledigt Bereich gestellt. Wenn der Eingrenzungsdialog mit Ok bestätigt wird, dann erfolgt das Erzeugen der e-rechnungen. Fallen keine Belege in die getroffene Eingrenzung, so wird der Programmpunkt mit der Meldung Keine Belege für e-rechnung vorhanden beendet. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

7 Die Belege werden validiert und mögliche Fehler werden in einem Protokoll auf dem Bildschirm angezeigt. Folgende Fehler können auftreten: Fehler die aufgrund von falschen Einstellungen und Dateneingaben auftreten können: 'Ordner für e-rechnung' muss in den Allgemeinen Daten SC-Ware auf der Lasche 'digitale E/R' eingestellt werden. 'Ordner für e-rechnung' ist ungültig. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') XML-Ordner für erechnung ungültig. Response-Ordner für erechnung ungültig. USP WS-Benutzername ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') USP WS-Passwort ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') Beim Kunde ist das Feld 'Unsere Nummer' leer. Bei der Rechnung 1/ ist kein Liefertermin hinterlegt. Bei der Rechnung 1/ ist keine Bestellnummer eingetragen. Bei der Rechnung 1/ ist kein Bestelldatum eingetragen. technische Fehler: Fehler bei Beleg 1/140001: Msg:<übergebenen Daten> Resp:<Rückantword des Webservice> Fehler bei Beleg 1/140001: <hier steht die Fehlerbeschreibung> Zusatzinfo Beleg 1/140001: <hier eine genauere Beschreibung des Problems> Nach dem erfolgreichen Überleiten wird die Meldung xx e-rechnung(en) gesendet angezeigt. Im Ordner e-rechnung Ordner für Datenablage\XML stehen nun die erzeugten XML e-rechnungen und im Ordner e-rechnung Ordner für Datenablage\Response befindet sich die Antwort des Webservice. Die beiden Dateinamen sind jeweils aus dem Nummernkreis und der Belegnummer des Verkaufsbeleges gebildet. Als Dateierweiterung steht XML. Zwischen Nummernkreis und Belegnummer ist ein Unterstrich angeführt. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

8 Können e-rechnungen aus technischen Gründen nicht übermittelt werden, so wird dies in Form einer Fehlermeldung angezeigt. Anmeldung am USP konnte nicht korrekt vorgenommen werden: Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

9 Username oder Passwort falsch: e-rechnungen erzeugen , 09:28 Fehler bei Beleg 1/130001: <> Zusatzsinfo Beleg 1/130001: <<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//IETF//DTD HTML 2.0//EN"> <html><head> <title>500 Internal Server Error</title> </head><body> <h1>internal Server Error</h1> <p>the server encountered an internal error or misconfiguration and was unable to complete your request.</p> <p>please contact the server administrator, you@example.com and inform them of the time the error occurred, and anything you might have done that may have caused the error.</p> <p>more information about this error may be available in the server error log.</p> </body></html> > Bestellnummer (Auftragsnummer) falsch: e-rechnungen erzeugen , 09:33 Fehler bei Beleg 1/130019: <[EBI ] Der angegebene Wert '1234' ist ungültig. Die Auftragsreferenz ist ungültig.> Zusatzsinfo Beleg 1/130019: <<?xml version='1.0' encoding='utf-8'?><s:envelope xmlns:s=" xmlns=" Der angegebene Wert '1234' ist ungültig. Die Auftragsreferenz ist ungültig.</message></errordetail></error></deliverinvoiceinvoiceoutput></s:body></s:envelope>> Unsere Nummer fehlt: e-rechnungen erzeugen , 09:34 Fehler bei Beleg 1/130019: <Beim Kunde ist das Feld 'Unsere Nummer' leer.> Liefertermin fehlt: Beim der Rechnung 1/ ist kein Liefertermin hinterlegt. Bestellnummer fehlt: Bei der Rechnung 1/ ist keine Bestellnummer eingetragen. Bestelldatum fehlt: Bei der Rechnung 1/ ist kein Bestelldatum eingetragen. Allgemeine Daten SC-Ware: Error( "'Ordner für e-rechnung' muss in den Allgemeinen Daten SC-Ware auf der Lasche 'digitale E/R' eingestellt werden." ); Error( "'Ordner für e-rechnung' ist ungültig. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" ); Error( "XML-Ordner für erechnung ungültig." ); Error( "PDF-Ordner für erechnung ungültig." ); Error( "USP WS-Benutzername ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" ); Error( "USP WS-Passwort ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" ); Beim erfolgreichen Durchführen der e-rechnung wird im Verkaufsdeckblatt die Markierung elektronische Rechnung wurde erzeugt gesetzt. Zu finden ist dieses Feld auf der Lasche Edifact/e-Rechnung. Die Markierung wird auch in der Verkaufsübersicht angezeigt. Es handelt sich dabei um die Spalte E/R. Ist in dieser Spalte ein R eingetragen, dann wurde die e-rechnung erzeugt. Wenn eine Rechnung einmal an das USP übergeben wurde, dann wird sie beim nächsten automatischen Erstellen der e-rechnungen ausgelassen. Soll eine Rechnung neuerlich übergeben werden, so muss man die Markierung elektronische Rechnung wurde erzeugt entfernen. Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner

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