SyncExchange Server 3.1

SyncExchange Server 3.1 (Stand 11.05.2015) Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines... 2 1.1 Unidirektional... 2 1.1.1 Exchange -> infoboard... 2 1.1.2 infoboard -> Exchange... 3 1.2 Bidirektional... 3 1.3 Systemgrenzen... 3 2 Systemvoraussetzungen und Installation... 4 2.1 Voraussetzungen... 4 2.1.1 MS Exchange Server 2007 SP1 bis 2010 SP2... 4 2.1.2 Berechtigung auf der infoboard Plantafel... 4 2.2 Installation... 4 3 Konfiguration... 5 3.1 MS Exchange Server... 5 3.1.1 Lokaler Exchange Server... 5 3.1.2 Office 365... 6 3.1.3 Generelle Konfigurationsoptionen für Exchange Server... 6 3.2 infoboard Server... 7 3.3 Benutzer- und Ressourcenzeilenzuordnung... 8 3.3.1 Office 365... 8 3.3.1 Lokaler Exchange Server... 8 3.4 Vierte Karteikarte: Einstellungen... 9 4 Administration für Office 365... 11 5 Betrieb und Funktionsweise... 15 5.1 Aufbau eines Outlook Termins in infoboard...15 5.1.1 Ansicht in MS Outlook...15 5.1.2 Ansicht in infoboard...15 5.2 Unterstützte Attribute eines Outlook Termins...17 5.2.1 Unterstützte Eigenschaften...17 5.3 Aufbau von infoboard Planungsobjekten und Ausfallzeiten...18 5.3.1 Ansicht in infoboard...18 5.3.2 Ansicht in Outlook...18 5.3.3 Aussehen der Planungsobjekte im Kalender von Office 365...21 6 Ablauf der Synchronisation... 22 6.1 Exchange infoboard...22 6.2 infoboard Exchange...22 infoboard Europe GmbH Seite 1

1 Allgemeines SyncExchange (nachfolgend SE) synchronisiert die Inhalte der Outlook/Exchange-Kalender von vielen Benutzern eines MS Exchange Servers mit den Zeilen einer infoboard Plantafel. Im Outlook Terminkalender werden insbesondere Termine gepflegt. Im infoboard werden durch Planungsobjekte (Balken) Zeiträume für die Aufgaben in Bezug auf die Auftragsbearbeitung geplant. Das Produkt synchronisiert die Darstellung unterschiedlicher Planungen zusammen auf einer Oberfläche: Schwerpunkt des persönlichen Terminkalenders sind überwiegend Zeitpunkte (Meeting mit anderen, Anruf eines anderen, Auswärtstermin etc.), während in infoboard die jeweiligen Zeiträume für persönlichen Aufgaben innerhalb eines Auftragskontexts mit mehreren Ressourcen geplant werden. Dabei werden keine besonderen Einzelheiten festgelegt. Die Anzahl der unterstützten Outlook-Benutzer-Kalender wird bei Kauf (Lizenz) festgelegt. 1.1 Unidirektional Die Übertragung erfolgt in einer Richtung, hierbei werden zwei Varianten unterschieden: 1.1.1 Exchange -> infoboard Termine werden aus dem MS Exchange Server ausgelesen und in das infoboard übertragen. Dort werden sie in der für den entsprechenden Exchange-Nutzer konfigurierten Zeile als Task & Co Objekte dargestellt. Die Übertragung der Termine erfolgt in einem zu konfigurierenden Intervall. Beim SE-Dienst werden, sofern nicht anders konfiguriert, einmal alle in Frage kommenden Termine aus Exchange ausgelesen und in das infoboard übertragen. Anschließend werden nur noch Änderungen vom Exchange-Server abgefragt und auf die infoboard Objekte übertragen. Standardmäßig werden nur aktuelle und Termine der Zukunft berücksichtigt, die im Zeitraum der verwendeten Plantafel liegen. Der Zeitraum kann in der Konfiguration geändert werden, wenn zum Beispiel in der Vergangenheit liegende Termine nach synchronisiert werden sollen. Außerdem kann in der Konfiguration bestimmt werden, ob als Privat gekennzeichnete Termine ignoriert werden sollen. infoboard Europe GmbH Seite 2

1.1.2 infoboard -> Exchange Planungsobjekte und Ausfallzeiten aus dem infoboard werden als Termine nach Exchange übertragen, wenn sie im Synchronisationszeitraum liegen und sie sich in Zeilen befinden, die einem Exchange-Nutzer zugeordnet sind. Ausfallzeiten erscheinen als Status Abwesend. Beim Start der Anwendung werden, wenn nicht anders konfiguriert, einmalig alle infoboard- Objekte aus den entsprechenden Zeilen und Zeiträumen nach Exchange übertragen. Danach lauscht SE auf Änderungsmeldungen vom infoboard Server, verarbeitet diese sofort und überträgt sie nach Exchange. 1.2 Bidirektional Bidirektional bedeutet, dass die Termine aus dem MS Exchange Server ausgelesen werden und die Planungsobjekte als Termine an MS Exchange-Kalender übertragen werden. Beide haben denselben Informationsstand. 1.3 Systemgrenzen Es wird jeweils nur die Synchronisation unterstützt, d.h. ein Outlook Termin kann nur in Outlook kreiert, bearbeitet und gelöscht werden. Ein infoboard Planungsobjekt kann nur in infoboard angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. MS Outlook-Serientermine werden nicht unterstützt. infoboard Europe GmbH Seite 3

2 Systemvoraussetzungen und Installation 2.1 Voraussetzungen 2.1.1 MS Exchange Server 2007 SP1 bis 2010 SP2 Der in der SE-Konfiguration angegebene Exchange-Nutzer muss die Möglichkeit haben, auf die Kalender aller der Synchronisation unterliegenden Nutzer zuzugreifen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten User Impersonation: Dem Exchange-Nutzer wird das Recht gewährt, als jeder andere Nutzer auftreten zu können, Konfiguration in der Exchange-Verwaltung Rechte an Kalendern vergeben: Jeder zur Synchronisation verwendete Nutzer muss dem von SE verwendeten Nutzer das Recht Bearbeiter auf seinem Kalender einräumen. Dies kann auch über Outlook vorgenommen werden. 2.1.2 Berechtigung auf der infoboard Plantafel Es muss ein eigener Benutzer eingerichtet und mit Schreibrechten auf die zu synchronisierende Plantafel ausgestattet werden. Für jeden zu synchronisierenden Outlook Benutzer- Kalender muss eine infoboard Zeile eingerichtet werden / vorhanden sein. 2.2 Installation Setup.exe ist auszuführen und die Standardverzeichnisse zu bestätigen. Auf dem Desktop entsteht eine Verknüpfung zum Konfigurationsprogramm. Nach Konfiguration wird der infoboard SE Server als Windows Dienst, der im Startmodus automatisch konfiguriert ist, einmalig manuell gestartet. infoboard Europe GmbH Seite 4

3 Konfiguration Die Konfiguration des SE-Dienstes erfolgt über eine kleine Extra-Anwendung (SyncExchangeConfig), ähnlich wie beim infoboard Server. Nach Änderung der Konfiguration muss der SE-Dienst neu gestartet werden. 3.1 MS Exchange Server SE kann mit einem lokalen Exchange-Server und mit Office 365 verwendet werden. Ab MS Exchange Server Version 2007 SP1 ist eine Angabe von Servername oder IP nicht mehr notwendig. Wichtig ist die Auswahl der richtigen Exchange Server Version (2007 SP1, 2010, 2010 SP1, 2010 SP2). Es wird empfohlen, den Exchange Server immer mit dem aktuellsten Service Pack und Patch Rollup zu betreiben. 3.1.1 Lokaler Exchange Server Unter Exchange Server Name ist der Rechnername des Exchange-Servers oder seine IP anzugeben. Unter Domäne tragen Sie bitte Ihre Domäne ein, in der Ihr Rechner und der Exchange-Rechner ist. infoboard Europe GmbH Seite 5

3.1.2 Office 365 Die Office 365-Konfiguration benötigt keine speziellen Konfigurationsoptionen. 3.1.3 Generelle Konfigurationsoptionen für Exchange Server Bei Serverversion ist die Version des Exchange-Servers anzugeben. Für Office 365 ist dies die höchste verfügbare Version. Die Synchronisationsrichtung bestimmt, in welche Richtung(en) der Synchronisationslauf stattfindet. Dabei kann ein in Outlook erzeugter Termin nur in Outlook und ein in infoboard erzeugter Termin nur in infoboard geändert werden, Änderungen im jeweils anderen Ziel- Synchronisationssystem werden ignoriert. Im Bereich Exchange Account wird der Exchange-Benutzer eingetragen, der auf die Kalender zugreift. Die E-Mailadresse wird zur automatischen Erkennung des Exchange- Servers benötigt. Wird Impersonifizierung zum Zugriff auf die Kalender verwendet, muss hier das Häkchen gesetzt werden. infoboard Europe GmbH Seite 6

3.2 infoboard Server Dazu sollte der infoboard Server installiert und gestartet sein. Sind die Verbindungsdaten nicht zur Hand, können Sie aus dem Logprotokoll des infoboard Servers ermittelt bzw. durch Start der Konfigurationsanwendung des infoboard Servers angezeigt werden. infoboard Europe GmbH Seite 7

3.3 Benutzer- und Ressourcenzeilenzuordnung Hier findet die Zuordnung der zu synchronisierenden Exchange-Nutzer zu den Zeilen einer Plantafel auf dem zuvor gewählten infoboard Server statt. 3.3.1 Office 365 Der Button Exchange-Benutzer eintragen steht nur zur Verfügung, wenn Sie Office 365 nutzen. Hier müssen im ersten Schritt alle Nutzer angelegt werden, welche synchronisiert werden sollen. Plantafel: Es werden die Plantafeln zur Auswahl angezeigt, auf denen der für SE verwendete infoboard-nutzer Eigentümer-Rechte hat. Exchange-Benutzer: Es werden die auf dem MS Exchange Server befindlichen Benutzer zur Auswahl angeboten. Man wählt Zeilengruppe und Zeile und weist diesem mit dem Button Zuweisen eine Zeile zu. Über den Testen-Button kann der Zugriff auf den Kalender eines Benutzers und so die Funktion der User Impersonation überprüft werden. Soll nachträglich eine andere Plantafel verwendet werden, müssen zuvor alle Zeilenzuordnungen gelöscht werden. 3.3.1 Lokaler Exchange Server Arbeiten Sie die Karteikarte Zuordnung wie in Punkt 3.3.1 ab, wobei Ihnen der Button Exchange-Benutzer eintragen nicht zur Verfügung steht. infoboard Europe GmbH Seite 8

3.4 Vierte Karteikarte: Einstellungen Intervall des Synchronisationslaufs: Betrifft nur die Richtung Exchange -> infoboard Die einzustellende Zeit muss ausreichen, um bei einem Lauf alle Termine zu aktualisieren! Zum Testen bei Neuinstallation sollte man 5 Minuten 00:05:00 wählen, aber für den regelmäßigen Betrieb empfehlen wir 30 Minuten 00:30:00 oder höher. Exchange E-Mailbenachrichtigung: Hier kann gewählt werden, bei welchem Ereignis dem Exchange-Nutzer, den das Ereignis betrifft, eine entsprechende E-Mailbenachrichtigung zugesandt wird. Beim Start alles synchronisieren (nur bei Richtung ib->ex): Ist diese Einstellung aktiviert, werden beim Start des SE-Dienstes alle im Synchronisationszeitraum liegenden Objekte in den konfigurierten Zeilen nach Exchange übertragen / aktualisiert. Benutzerdefinierte Attribute (nur bei Richtung ib->ex): Legt fest, ob die Benutzerdefinierten Attribute aus dem infoboard als Text des Termins in Outlook mit übertragen werden. Termine ignorieren: Vertrauliche und private Termine können optional nicht mit synchronisiert werden. infoboard Europe GmbH Seite 9

E-Mail-Benachrichtigung bei Sync-Stopp: Hier kann ein E-Mailkonto eingerichtet werden, über welches eine Benachrichtigung versendet wird, falls die Synchronisation abbricht. Startdatum Synchronisation: Hier kann ein Startdatum konfiguriert werden, ab dem Objekte / Termine für die Synchronisation berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass ein früheres (festes) Datum zum 1. Datenabgleich sinnvoll ist, danach aber auf eine der anderen Einstellungen gesetzt werden sollte. Kategorien: Wenn aktiviert, wird die Farbe der aus Exchange-Terminen erzeugten infoboard-objekte der Kategoriefarbe angepasst. Dazu müssen die Kategorien ihre Standardnamen besitzen, z.b. Grüne Kategorie. Außerdem wird bei Aktivieren dieser Option eine Filtereigenschaft aktiviert, dass nur noch Exchange-Termine mit der Kategorie InfoBoard synchronisiert werden. Alle aus infoboard-erzeugten Termine bekommen diese Kategorie ebenfalls gesetzt. Diese Kategorie muss als zusätzliche Kategorie angelegt werden. infoboard Europe GmbH Seite 10

4 Administration für Office 365 Wenn die Nutzung des SE mit Office 365 über Impersonifikation erfolgen soll, müssen Sie diese Rolle für einen Nutzer vergeben. Da dieser Nutzer dann in alle Kalender schreiben kann, sollten Sie am besten einen unbenutzten Nutzer wählen. Dazu führen Sie folgende Schritte aus: 1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an office365 an. 2. Wählen Sie Administration => Exchange 3. Wählen Sie Berechtigungen infoboard Europe GmbH Seite 11

4. Klicken Sie auf Administratorrollen, dann auf das +-Symbol 5. Ein neues Fenster öffnet sich. Geben Sie als Name SyncEx Impersonation ein. 6. Klicken Sie auf das + bei Rollen. Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier ApplicationImpersonation, dann OK. infoboard Europe GmbH Seite 12

7. Klicken Sie auf das + bei Mitglieder. Ein neues Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier das Konto aus, das für SE die Impersonifizierung annehmen soll, dann klicken Sie OK. infoboard Europe GmbH Seite 13

8. In diesem Fenster klicken Sie nun Speichern: 9. Als neue Administratorrolle ist SyncEx Impersonation angelegt worden. infoboard Europe GmbH Seite 14

5 Betrieb und Funktionsweise 5.1 Aufbau eines Outlook Termins in infoboard 5.1.1 Ansicht in MS Outlook In Outlook eingetragene Termine werden von hier in das infoboard synchronisiert. 5.1.2 Ansicht in infoboard Ein aus Exchange übertragener Outlook-Termin ist ein eigener infoboard-typ ähnlich wie aus dem Modul Task & Co. infoboard Europe GmbH Seite 15

Auf Doppelklick öffnet sich der Termin. infoboard Europe GmbH Seite 16

5.2 Unterstützte Attribute eines Outlook Termins Nur die wesentlichen Attribute eines Outlook Termins werden unterstützt. Diese werden im Folgenden an Hand der Outlook 2007 Version genannt und gezeigt. 5.2.1 Unterstützte Eigenschaften Die Überschrift kommt in die TextBox. Anzeigen als ist der infoboard Status, diese Status sind auf jeder neuen infoboard Plantafel bereits vorkonfiguriert vorhanden. Hintergrundfarbe festlegen = diese Farbe wird die Farbe des infoboard Planungsobjektes. infoboard Europe GmbH Seite 17

5.3 Aufbau von infoboard Planungsobjekten und Ausfallzeiten 5.3.1 Ansicht in infoboard Im infoboard sind Planungsobjekte und Ausfallzeiten zu sehen: 5.3.2 Ansicht in Outlook Diese werden in Exchange zum passenden Mitarbeiter eingetragen. Beispielhaft im Überblick der Wochenansicht: infoboard Europe GmbH Seite 18

Im Detail mehrere Termine/Aufgaben an einem Tag: infoboard Europe GmbH Seite 19

Im Detail Aufgaben an mehreren Tagen, mit Einfärbung ganztägiger Aufgaben Im Überblick der Monatsansicht: infoboard Europe GmbH Seite 20

Im Detail Aufgaben an mehreren Tagen, mit Einfärbung ganztägiger Aufgaben Im Detail Ausfallzeiten an mehreren Tagen, mit Einfärbung ganztägig 5.3.3 Aussehen der Planungsobjekte im Kalender von Office 365 infoboard Europe GmbH Seite 21

6 Ablauf der Synchronisation 6.1 Exchange infoboard Termine im Exchange werden zu Tasks im infoboard Alle Termine eines Exchange-Benutzers im Zeitraum heute (bzw. anders definierter Startpunkt) bis Plantafelende auslesen Zugriff auf die Zeile, die dem Exchange-Benutzer zugeordnet ist Löschen von Tasks: Es werden alle Tasks gelöscht, die zwar in infoboard, aber nicht mehr im Exchange vorhanden sind (z.b. Termin im Exchange gelöscht). Restliche Termine: Wenn Termin als Task vorhanden, dann wird überprüft, ob Änderung vorhanden, gegebenenfalls Task aktualisieren. Wenn kein Task zum Termin vorhanden, wird ein neuer Task angelegt. Termine im Exchange werden nicht erzeugt, verändert oder gelöscht. 6.2 infoboard Exchange Planungsobjekte(Items) und Ausfallzeiten(Downtimes) werden zu Terminen im Exchange. Bei der Erzeugung eines Exchange-Termins werden Extended Attributes angelegt, die die eindeutige ID (GuID) der Items und Downtimes enthalten. Alle Termine eines Exchange-Benutzers im Bereich vom Startzeitpunkt bis Plantafelende auslesen, die die Extended Attributes für Items und Downtimes enthalten. Das Extended Attribute enthält die GuID des Items bzw. der Downtime Alle Items und Downtimes der Zeile des Exchange-Benutzers laden, Zeitraum heute (bzw. anders definierter Startpunkt) bis Plantafelende Termine zu den Items/Downtimes werden aktualisiert bzw. erzeugt, wenn keiner bestehen sollte, dabei wird dem Termin das Extended Attribute für das Objekt (Item oder Downtime) hinzugefügt Löschen von Terminen: Es werden alle Termine, die über das Extended Attribute zwar assoziiert sind, aber keine Entsprechung mehr (Item/Downtime) in infoboard haben, gelöscht. Dieser Durchlauf geschieht (sofern konfiguriert) einmal beim Start separat für Items und Downtimes infoboard Europe GmbH Seite 22

Anschließend wird auf Nachrichten des infoboard Servers gewartet, die Objekte oder Ausfallzeiten in den konfigurierten Zeilen und Zeiträumen betreffen. Auf die Nachrichten wird wie folgt reagiert: Item Add bzw. Undo Item Delete: Ein neuer Termin wird im Exchange angelegt und per Extended Attribute verknüpft Item Update bzw. Undo Item Update: Exchange-Termine aus dem Kalender der betreffenden infoboard-zeile werden geladen. Befindet sich dort ein mit dem infoboard Item assoziierter Termin, wird dieser aktualisiert Item Delete bzw. Undo Item Add: Exchange-Termine aus dem Kalender der betreffenden infoboard-zeile werden geladen. Befindet sich dort ein mit dem infoboard Item assoziierter Termin, wird dieser gelöscht Downtime Add / Update / Delete / Undo Add / Undo Update / Undo Delete: Analog zu den Item Messages, nur dass beim Anlegen von Terminen im Exchange der Status Abwesend gesetzt wird infoboard Europe GmbH Seite 23