IN KOOPERATION MIT DER RECHTSANWALTSKANZLEI WOLFGANG HAYDN & KOLLEGEN PRAGER STR. 14 91217 HERSBRUCK Informations brief Nov./Dez. 2008 Inhalt 2008 1. In eigener Sache 9. Inventur am Ende des Wirtschaftsjahres 2. Jahressteuergesetz 2009 a) Regelungen zur Inventur a) Allgemeines b) Inventar b) Übungsleiter-Freibetrag c) Vorratsvermögen c) Betriebliche Gesundheitsförderung 10. Fahrtenbuch d) Schulgeld als Sonderausgabe a) Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch e) Mitgliedsbeiträge an Kulturfördervereine b) Betriebliche Fahrten f) Aktienanleihen, Umtauschanleihen c) Anforderungen an das Fahrtenbuch g) Private Veräußerungsgeschäfte d) Geschlossene Form h) Einführung eines Faktorverfahrens e) Elektronisches Fahrtenbuch i) Vorsteuerkappung bei gemischt genutzten f) Mehrere Fahrzeuge Fahrzeugen g) Wechsel der Methode j) Verjährung bei Steuerhinterziehung 11. Aussonderung von Unterlagen 3. Steuerbürokratieabbaugesetz a) Fristberechnung a) Elektronische Übermittlung der Steuerer- b) 10-jährige Aufbewahrungspflicht klärungen von Unternehmen c) 6-jährige Aufbewahrungspflicht b) Elektronische Übermittlung von Gewinn- d) Lieferscheine ermittlungen e) Aufbewahrungspflicht nach dem UStG c) Zeitgleiche Durchführung von Prüfungen f) Vernichtungsverbot für bestimmte Unterlagen der Lohnsteuer und Rentenversicherung g) Private Unterlagen d) Schwellenwerte für Umsatzsteuer-VA und h) Aufbewahrungspflicht für den Privatbereich Lohnsteueranmeldung 12. Steuersätze 2007 2009 4. Familienleistungsgesetz 13. Neuregelung der Erbschaft- und Schenkungsteuer a) Kinderfreibetrag 14. Modernisierung des GmbH-Rechts b) Kindergeld a) Allgemeines c) Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse b) Beschleunigung von Unternehmensgründungen 5. Gesetz zur Umsetzung steuerrechtlicher c) Kapitalaufbringung Regelungen des Maßnahmenpakets Beschäf- d) Übernahme mehrerer Geschäftsanteile tigungssicherung durch Wachstumsstärkung e) Verwendung eines Musterprotokolls a) Zusätzliches Finanzierungsinstrument f) Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) b) Degressive Absetzung für Abnutzung g) Deregulierung des Eigenkapitalersatzrechts c) Betriebsvermögensgrenzen bei 7g EStG 15. Beitragssatz zur Krankenversicherung d) Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen a) Beitragssatz ab 2009 e) Kfz-Steuerbefreiung b) Bedeutung für Arbeitgeber 6. Offenlegung von Jahresabschlüssen c) Beispiel 7. Abgeltungssteuer ab 1.1.2009 16. Geschenke 8. Kapitalertragsteuer auf Gewinnausschüttung a) Geschenkegrenzen a) Zeitpunkt des Zuflusses b) Steuerpflicht der Geschenke b) Höhe der Kapitalertragsteuer c) Pauschalierungsmöglichkeit c) Kapitalertragsteueranmeldung 17. Betriebliche Einrichtung eines Kunden 18. Weitere Informationen 1
1. In eigener Sache Ein gravierendes zusätzliches Problem des Jahreswechsels ist die seit dem Veranlagungsjahr 2006 auf den 31.12. verkürzte Abgabefrist für die Steuererklärungen, für 2007 also der 31.12.2008. Fristverlängerungen werden nur noch in begründeten Einzelfällen gewährt, d. h. sie können von uns nicht mehr pauschal beantragt werden. Wegen der Neueinführung hat die Finanzverwaltung letztes Jahr auf Verspätungszuschläge verzichtet. Der ehem. bayer. Finanzminister Huber hatte über das ganze Jahr hin gegenüber den Steuerberaterkammern angekündigt, für die Steuererklärungen 2007 Verspätungszuschläge festzusetzen, ja sogar mit der Einführung eines zwangsweisen Zuschlags gedroht. Ob und inwieweit die Finanzämter das umsetzen, müssen wir abwarten. Leider hat sich im selben Zuge der Trend verstärkt, uns immer später angeforderte Unterlagen zur Abschlusserstellung zu übergeben. Annähernd die Hälfte aller Steuererklärungen konnten erst ab Ende September von uns angegangen werden. Dies ist termingerecht nicht machbar, verlangt von uns monatelanges Arbeiten am Limit und der hohe Druck fördert natürlich nicht die Gründlichkeit. Deswegen werden wir künftig bei der Anforderung von Unterlagen etwas energischer nachhaken und bitten dafür um Ihr Verständnis und um Zusammenarbeit! Soweit uns Ihre Unterlagen 2007 vollständig zur Verfügung standen werden wir evtl. folgende Verspätungszuschläge mit den Finanzämtern unaufgefordert ausdiskutieren. Soweit wir angeforderte Unterlagen bis jetzt nicht erhalten haben, bitten wir Sie, dies selbst zu übernehmen! 2. Jahressteuergesetz 2009 a) Allgemeines Mit dem Jahressteuergesetz 2009 werden viele steuerliche Regelungen geändert. Über die wichtigsten Änderungen wollen wir nachstehend berichten. b) Übungsleiter-Freibetrag Der Übungsleiter-Freibetrag von 2.100 kommt jetzt auch für Tätigkeiten bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts in Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR zum Ansatz. Diese Regelung gilt in allen noch offenen Fällen. c) Betriebliche Gesundheitsförderung Rückwirkend zum 1.1.2008 wird die betriebliche Gesundheitsförderung stärker begünstigt. In 3 Nr. 34 Einkommensteuergesetz (EStG) wird eingefügt, dass zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung steuerfrei sind, soweit sie 500 im Kalenderjahr nicht übersteigen. Die Leistungen müssen hinsichtlich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Anforderungen der 20 und 20a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen (s. a. Präventionskatalog der Krankenkassen, kann bei uns angefordert werden). Arbeitgeber können dadurch Maßnahmen zur Gesundheitsförderung ihrer Arbeitnehmer mit bis zu Euro 500,00 im Jahr steuerfrei fördern. Als mögliche Maßnahmen sind z.b. Kurse zur - Ernährung - Rückengymnastik - Suchtprävention - Stressbewältigung - etc. zu verstehen. d) Schulgeld als Sonderausgabe Schulgeld ist in Höhe von 30% bis zu einem Höchstbetrag von 5.000 abzugsfähig. Dies gilt auch bei Schulen in Mitgliedsstaaten der EU oder des EWR sowie in Deutschen Schulen weltweit, sofern der Schulabschluss durch deutsche Kultusministerien anerkannt wird. Die Änderung tritt rückwirkend zum 1.1.2008 in Kraft. 2
e) Mitgliedsbeiträge an Kulturfördervereine Mit dem Jahressteuergesetz 2009 wurde in 10b Abs. 1 EStG (Spendenabzug) klarstellend mit aufgenommen, dass die Beiträge als Sonderausgaben abzugsfähig sind und zwar selbst dann, wenn gemäß der Satzung oder der tatsächlichen Geschäftsführung den Mitgliedern Vergünstigungen (z.b. im Bereich der Jahresabgaben oder verbilligter Eintritte) zustehen. f) Aktienanleihen, Umtauschanleihen Werden Aktienanleihen oder Umtauschanleihen mit Verlust eingelöst oder veräußert, so ist der Verlust eine sog. negative Marktrendite. Dieser Verlust mindert die Einnahmen aus Kapitalvermögen nur noch, wenn die Veräußerung oder Einlösung bis zum 31.12.2008 erfolgt. Erfolgt die Veräußerung oder Einlösung ab dem 1.1.2009 sind die Veräußerungs- oder Einlösungsverluste keine negative Einnahme mehr. Durch eine Änderung des 20 EStG handelt es sich dann um Anschaffungskosten der erhaltenen Aktien. Dies hat zur Folge, dass die Anschaffungskosten der Aktien- oder Umtauschanleihe die Anschaffungskosten der erhaltenen Aktien darstellen. g) Private Veräußerungsgeschäfte Die Veräußerungsfrist bei anderen Wirtschaftsgütern des Privatvermögens (außer Grundstücken und Kapitalanlagen) beträgt prinzipiell 1 Jahr. Wenn aber die veräußerten Wirtschaftsgüter mindestens in einem Jahr als Einkunftsquelle gedient haben, erhöht sich die Veräußerungsfrist ab 2009 auf 10 Jahre. Dies sind z.b. - Container, die vermietet werden - Pkw, die vermietet werden (auch Vermietung zwischen Ehepartnern) Die Regelung gilt bei Anschaffungen ab 1.1.2009. Beispiel zum Container-Modell A erwirbt am 3.1.2009 einen Container (Nutzungsdauer 10 Jahre) für 20.000 Euro und vermietet ihn für 7 Jahre an die Firma X. Nach Ablauf der 7 Jahre am 3.1.2016 erwirbt die Firma X den Container für 9.000 Euro. A erzielt aus der Vermietung des Containers Einkünfte nach 22 Nr. 3 EStG. Nachdem das Wirtschaftsgut zumindest in 1 Kalenderjahr als Einkunftsquelle gedient hat, beträgt die Veräußerungsfrist 10 Jahre. Ermittlung des Veräußerungsgewinns: Kauf am 3.1.2009 Verkauf am 3.1.2016 Verkaufspreis 9.000 Anschaffungskosten 20.000 AfA (Abschreibung) 14.000-6.000 Veräußerungskosten 0 Verlust/Gewinn + 3.000 Bei Anschaffungen bis 31.12.2008 verbleibt die 1-Jahres-Frist, auch wenn die Veräußerung erst ab 2009 stattfindet. Somit wird bei den alten Modellen auch künftig die Gewinnrealisierung ohne Steuerbelastung stattfinden. h) Einführung eines Faktorverfahrens Ab dem Jahre 2010 wird das Lohnsteuerabzugsverfahren, um ein Faktorverfahren erweitert werden. Beim Faktorverfahren handelt es sich um ein Wahlrecht für Ehegatten als Alternative zur Steuerklassenkombination III/V. 3
Sinn und Zweck ist die Abmilderung der im Vergleich zur Steuerklasse IV relativ hohen Lohnsteuerbelastung bei Steuerklasse V, die bei individueller Betrachtung als Hemmschwelle für eine Beschäftigungsaufnahme angesehen wird. Mit dem alternativen Faktorverfahren soll ein Anreiz zur Aufnahme einer sozialversicherungspflichtigen Erwerbstätigkeit geschaffen werden. Auf der anderen Seite führt die Anwendung des Faktorverfahrens zu einem höheren Lohnsteuerabzug des Ehegatten, der bislang nach Lohnsteuerklasse III besteuert wurde. i) Vorsteuerkappung bei gemischt genutzten Fahrzeugen Im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2009 sollte die zum 31.12.2003 abgeschaffte 50%-ige Vorsteuerkappung wieder eingeführt werden. Union und SPD haben sich am 13.11.2008 darauf verständigt, dass die Vorsteuer-Kappung aus dem Jahressteuergesetz 2009 entfernt wird. Somit rechtfertigt die Anschaffung eines gemischt genutzten Pkw weiterhin den vollen Vorsteuerabzug. j) Verjährung bei Steuerhinterziehung Für besonders schwere Fälle der Steuerhinterziehung wird die Strafverfolgungsverjährung von 5 auf 10 Jahre angehoben. Die Änderung tritt mit Gesetzesverkündung in Kraft. Für Fälle die bei Inkrafttreten bereits nach den bisherigen strafrechtlichen Regelungen verjährt sind, gilt die Neuregelung nicht. 3. Steuerbürokratieabbaugesetz a) Elektronische Übermittlung der Steuererklärungen von Unternehmen Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 müssen Unternehmen folgende Steuererklärungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln: - Einkommensteuererklärung - Gewerbesteuererklärung - Körperschaftsteuererklärung - Feststellungserklärung - Umsatzsteuererklärung b) Elektronische Übermittlung von Gewinnermittlungen Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2010 beginnen, müssen folgende Unterlagen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden: - Schlussbilanz - Gewinn- und Verlustrechnung - Überleitungsrechnung nach 60 Abs. 2 EStDV - Einnahmen-Überschuss-Rechnung c) Zeitgleiche Durchführung von Prüfungen der Lohnsteuer und Rentenversicherung Mit einem neuen 42f Abs. 4 EStG wird die Möglichkeit geschaffen, dass die Finanzverwaltung und die Träger der Rentenversicherung ihre Außenprüfungen bei den Arbeitgebern gemeinsam und zeitgleich durchführen können. Arbeitgeber erhalten ab 1.1.2010 die Möglichkeit, beim Betriebsstättenfinanzamt die Durchführung zeitgleicher Außenprüfungen formlos zu beantragen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht. 4
d) Schwellenwerte für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteueranmeldungen Die Schwellenwerte entwickeln sich ab 2009 wie folgt: Umsatzsteuer-Voranmeldung Monatlich Euro 7.500,00 Vierteljährlich Euro 1.000,00 Wahlrecht wenn Vorsteuerüberhang über Euro 7.500,00, ob monatlich oder vierteljährlich Lohnsteuer-Anmeldung Jährlich Euro 1.000,00 Vierteljährlich Euro 4.000,00 4. Familienleistungsgesetz Durch das Familienleistungsgesetz treten zum 1.1.2009 folgende Änderungen ein: a) Kinderfreibetrag Der Kinderfreibetrag wird für jedes Kind erhöht. Insgesamt werden somit die Jahres-Freibeträge für jedes Kind auf 6.024 angehoben. Ein Kinderfreibetrag wirkt sich nur aus, wenn dadurch die Steuerersparnis höher ist, als das gezahlte Kindergeld. b) Kindergeld Das Kindergeld wird für erste und zweite Kinder um jeweils 10 Euro von 154 Euro auf 164 Euro, für dritte Kinder um 16 Euro von 154 Euro auf 170 Euro sowie für vierte und weitere Kinder um je 16 Euro von 179 Euro auf 195 Euro monatlich angehoben. c) Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse Die steuerlichen Regelungen zu haushaltsnahen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen und haushaltsnahen Dienstleistungen einschließlich Pflegeleistungen, die bisher in mehreren gesonderten Tatbeständen erfasst waren, werden in einer Vorschrift zur Förderung privater Haushalte als Auftraggeber einer Dienstleistung bzw. als Arbeitgeber sozialversicherungspflichtig Beschäftigter zusammengefasst. Die Förderung wird deutlich ausgeweitet auf einheitlich 20 % der Aufwendungen von bis zu 20 000, höchstens 4 000 pro Jahr. Bei Beschäftigung von Mini-Jobbern im Haushalt beträgt die höchste steuerliche Förderung 20 % von 2.550 = 510. 5. Gesetz zur Umsetzung steuerrechtlicher Regelungen des Maßnahmenpakets Beschäftigungssicherung durch Wachstumsstärkung Durch dieses Gesetz treten überwiegend zum 1.1.2009 folgende wichtigen Änderungen ein: a) Zusätzliches Finanzierungsinstrument Bei der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) wird zeitlich befristet bis Ende 2009 ein zusätzliches Finanzierungsinstrument mit einem Volumen von bis zu 15 Mrd. angeboten, mit dem das Kreditangebot der privaten Bankwirtschaft verstärkt wird. In diesem Zusammenhang sind auch Haftungsübernahmen durch die KfW von bis zu 80 % und eine Abdeckung des Bankenrisikos der KfW vorgesehen, die durch eine entsprechende Bundesgarantie unterlegt werden. b) Degressive Absetzung für Abnutzung Bei Anschaffung in der Zeit vom 1.1.2009 31.12.2010 von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens wird die degressive Absetzung für Abnutzung (AfA) wieder eingeführt. Die degressive AfA beträgt das 2,5 fache der linearen AfA, höchstens 25 %. 5
Beispiel: Nutzungsdauer 10 Jahre: degressive AfA 25 % Nutzungsdauer 20 Jahre: degressive AfA 12,5 % Die degressive AfA darf bei Anschaffung ab 2009 auch neben der Sonderabschreibung nach 7g EStG vorgenommen werden. c) Betriebsvermögensgrenzen beim 7g EStG Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2008 enden, werden die Grenzen des 7g EStG erhöht. Bei bilanzierenden Betrieben wird die Betriebsvermögensgrenze von 235.000 auf 335.000 erhöht. Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern wird die schädliche Gewinngrenze von 100.000 auf 200.000 erhöht. Durch diese Erhöhung werden ab 2009 wesentlich mehr Unternehmen die Möglichkeit der Förderung durch 7g EStG (Investitionsabzugsbetrag, Sonder-Abschreibung) in Anspruch nehmen können. d) Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen Die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen bei Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen wird erhöht. Für 2 Jahre wird ab 1.1.2009 die Steuerermäßigung auf 20 % von 6.000 = 1.200 verdoppelt. Die erhöhte Förderung steht nur für Aufwendungen ab 2009 zu, bei denen die Leistung ab 1.1.2009 erbracht wurde. e) Kfz-Steuerbefreiung Die Kfz-Steuer für das Halten von Personenkraftwagen wird für ein Jahr ab dem Tag der erstmaligen Zulassung nicht erhoben, wenn das Fahrzeug in der Zeit vom 5. November 2008 bis zum 30. Juni 2009 erstmals zugelassen wird. Erfüllt das Fahrzeug die Euro-5 oder die Euro-6-Norm, so wird die Steuerbefreiung auf 2 Jahre ausgedehnt. 6. Offenlegung von Jahresabschlüssen Bei Jahresabschlüssen zum 31.12.2007 müssen die offenlegungspflichtigen Unternehmen ihre Jahresabschlussunterlagen elektronisch bis spätestens 31.12.2008 beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers, dem Bundesanzeiger-Verlag in Köln, einreichen. Bei Verstößen gegen die Publizitätspflicht drohen seit dem 1. Januar 2007 Sanktionen. Wenn die Unterlagen nicht rechtzeitig oder unvollständig beim elektronischen Bundesanzeiger eingehen, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein. In diesem Verfahren können sowohl die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft als auch die Kapitalgesellschaft selbst unter Androhung eines Ordnungsgeldes aufgefordert werden, innerhalb von sechs Wochen den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Durch diese Aufforderung entsteht eine Verfahrensgebühr von 50 Euro. Erfolgt auch dann keine Offenlegung, wird ein Ordnungsgeld festgesetzt. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 höchstens 25.000. Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen ihre gesetzlichen Vertreter und gegebenenfalls auch mehrfach festgesetzt werden. Nicht geändert hat sich der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen (insbesondere die Kapitalgesellschaften, bestimmte Kapitalgesellschaften und Co, darunter vor allem die meisten GmbH & Co. KGs, sehr große Personenhandelsgesellschaften und sehr große Einzelkaufleute). Auch Art und Umfang der Unterlagen, die veröffentlicht werden müssen, sind gleich geblieben. 6
7. Abgeltungssteuer bei Kapitalerträgen ab 1.1.2009 Die Neuregelung der Besteuerung der Kapitalerträge gilt grundsätzlich für alle Kapitalerträge, die ab 1.1.2009 zufließen. Die wichtigsten Punkte wurden in unserem Informationsbrief zur Abgeltungssteuer dargestellt, auf den wir hier nochmals hinweisen dürfen. 8. Kapitalertragsteuer auf Gewinnausschüttungen a) Zeitpunkt des Zuflusses Schüttet eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) Gewinne an ihre Gesellschafter aus, so unterliegt die Gewinnausschüttung der Kapitalertragsteuer. Bei Gewinnausschüttungen ist die Kapitalertragsteuer in dem Zeitpunkt abzuführen, in dem die Kapitalerträge dem Gesellschafter zufließen. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden. a) Wird im Gewinnausschüttungsbeschluss ein Auszahlungstag genannt, so fließen die Gewinnausschüttungen dem Gesellschafter an diesem Tag zu. An diesem Tag entsteht auch die Kapitalertragsteuer. b) Falls im Gewinnausschüttungsbeschluss kein Auszahlungstag genannt wird, gilt der Kapitalertrag am Tag nach der Beschlussfassung als zugeflossen. Wird nun eine Gewinnausschüttung am 27.12.2008 beschlossen und kein Auszahlungstag genannt, so ist die Kapitalertragsteuer bereits am 28.12.2008 an das Finanzamt anzumelden und abzuführen. Die Steuer muss in diesem Fall am 28.12.2008 auf den Konten des Finanzamts eingegangen sein oder ein Abbuchungsauftrag liegt vor. b) Höhe der Kapitalertragsteuer Die Kapitalertragsteuer beträgt bis 31.12.2008 20 %. Ab 1.1.2009 wird die Höhe der Kapitalertragsteuer auch durch die einzubehaltende Kirchensteuer beeinflusst. Die Kapitalertragsteuer beträgt ab 1.1.2009: Kirchensteuer in % Kapitalertragsteuer in % 0 25,00 8 24,51 9 24,45 c) Kapitalertragsteueranmeldung Die Anmeldung der einbehaltenen Kapitalertragsteuer auf Kapitalerträge, die dem Gläubiger nach dem 31.12.2008 zufließen, hat elektronisch zu erfolgen. 9. Inventur am Ende des Wirtschaftsjahres a) Regelungen zur Inventur Im Regelfall endet mit dem Ablauf des Kalenderjahres auch das Wirtschaftsjahr (Geschäftsjahr). Nach 240 Handelsgesetzbuch (HGB) sowie den 140 und 141 Abgabenordnung (AO) ergibt sich die Verpflichtung zur Inventur. Danach sind die Jahresabschlüsse aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen zu erstellen. Somit sind nur bei bilanzierenden Steuerpflichtigen Bestandsaufnahmen erforderlich. Wird der Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ( 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz) ermittelt, so ist eine Inventur nicht erforderlich. b) Inventar Die Inventur wird beim Vorratsvermögen mittels einer körperlichen Bestandsaufnahme durchgeführt. Anhand der Inventur wird das Inventar (Aufzeichnung der einzelnen Vermögensgegenstände) erstellt. 7
c) Vorratsvermögen Die Aufnahme des Vorratsvermögens erfolgt in sog. Inventurlisten (Aufnahmelisten). Diese Listen müssen durchgehend nummeriert sein und an Ort und Stelle ausgefüllt werden. Die Waren usw. sind einzeln aufzunehmen. Dabei sind anzugeben: - Stückzahl des entsprechenden Vorratsvermögens - Bezeichnung des jeweiligen Vorratsvermögens - Je nach Bewertungsverfahren: o Angabe der Einkaufspreise je Stück o Angabe der Anschaffungskosten je Stück o Angabe der Verkaufspreise je Stück Die Inventurlisten sind von den aufnehmenden Personen zu unterzeichnen. 10. Fahrtenbuch a) Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Um Nachteile zu vermeiden, hatten wir bereits mehrmals die Führung von ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern angeraten. Sollte ein Fahrtenbuch nicht geführt werden, so empfehlen wir, die betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen, um den betrieblichen Anteil nachweisen zu können. b) Betriebliche Fahrten Der betrieblichen Nutzung eines Kraftfahrzeugs werden alle Fahrten zugerechnet, die betrieblich veranlasst sind, die also in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar. c) Anforderungen an das Fahrtenbuch Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschaftsjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden. Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten: - Benennung des Fahrzeugs und amtliches Kennzeichen - Datum jeder Fahrt - Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt - Umwege sind aufzuzeichnen - Nur bei betrieblichen/geschäftlichen Fahrten (nicht bei privaten Fahrten): o Reiseziel (Ort, Straße, Hausnummer) o Reisezweck o aufgesuchte Geschäftspartner Zudem setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs voraus, dass dieses fortlaufend und zeitnah geführt und im Original vorgelegt wird. Fehlen die Angaben über die Kilometerstände des Fahrzeuges bei Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt, so ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß. d) Geschlossene Form Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. In diesem Fahrtenbuch sind die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben. Der BFH fordert, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit 8
bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. e) Elektronisches Fahrtenbuch Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Sog. Excel-Fahrtenbücher sind nach der Rechtsprechung nicht anzuerkennen, da sich nachträgliche Veränderungen nicht erkennen lassen. f) Mehrere Fahrzeuge Führt ein Steuerpflichtiger bei mehreren auch privat genutzten betrieblichen Kfz nur für einzelne der Fahrzeuge (ordnungsgemäß) ein Fahrtenbuch, so kann er für diese Fahrzeuge die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen und für die anderen auch privat genutzten Kfz die sog. Ein-Prozent-Regelung wählen. Es besteht somit eine Wahlfreiheit bezüglich der Ermittlungsmethode der privaten Nutzungen bei mehreren betrieblichen Fahrzeugen. So kann z.b. für das abgeschriebene Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode und für das Neufahrzeug die sog. 1 %-Methode angewandt werden. g) Wechsel der Methode Allerdings ist ein Wechsel bei den einzelnen Fahrzeugen während des Wirtschaftsjahres nicht möglich. Aber zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres kann neu entschieden werden, für welches Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode oder die 1 %-Methode angewandt werden soll. 11. Aussonderung von Unterlagen a) Fristberechnung Zu Beginn des Jahres 2009 dürfen wieder umfangreiche Geschäftsunterlagen ausgesondert werden. Maßgeblich für die Berechnung dabei ist, wann, d.h. in welchem Jahr, letztmals ein Beleg erstellt wurde, eine Eintragung vorgenommen wurde bzw. die Abschlussarbeiten durchgeführt wurden. Die rechtlichen Grundlagen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind in 257 HGB (Handelsgesetzbuch), 147 Abs. 3 AO (Abgabenordnung) und 41 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) niedergelegt. Beispiel: Die letzten abschließenden Buchführungsarbeiten für das Wirtschaftsjahr 1997 wurden im November 1998 durchgeführt. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch das Inventarverzeichnis dieses Wirtschaftsjahres berichtigt. Die Aufbewahrungsfrist für die o.g. Unterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letztmalig Eintragungen oder Änderungen u.ä. vorgenommen wurden. Dies ist das Jahr 1998. Somit beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 1998 und endet mit Ablauf des Jahres 2008. Folgende Unterlagen dürfen dann erst mit Ablauf des Jahres 2008 ausgesondert werden: b) 10-jährige Aufbewahrungspflicht Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.b. für folgende Unterlagen: - Prima-Nota - Saldenlisten - Sachkonten - Debitoren- und Kreditorenkonten - Eröffnungsbilanz - Jahresabschluss und Lagebericht - Anlagenverzeichnis - Warenbestandsaufnahmen - Verträge (Soweit es sich um Dauerverträge handelt, z.b. Mietverträge) 9
- Organisationsunterlagen zur Buchführung - Kassenberichte, Kassenbücher - Bankauszüge, Darlehensauszüge - Eingangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg - Ausgangsrechnungen, falls Verwendung als Buchungsbeleg - Buchungsbelege c) 6-jährige Aufbewahrungspflicht Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.b. für folgende Unterlagen: - Schriftverkehr bzgl. des Geschäftsverkehrs - Lohnkonten sowie die dazugehörigen notwendigen Belege und Bescheinigungen mit entsprechenden Eintragungen. - Sämtliche sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen - E-Mail, soweit sie nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungspflicht fallen. d) Lieferscheine Auch wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben, fallen die Lieferscheine unter die Aufbewahrungspflicht. Lieferscheine sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach 147 Abs. 1 Nr. 2 AO aufbewahrungspflichtig. Dabei gilt für diese empfangenen Handelsbriefe eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht. Sollten die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden, gilt für die Lieferscheine die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. e) Aufbewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz Gemäß 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) hat der Unternehmer aufzubewahren: - ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, - alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Die Aufbewahrungspflichten gelten auch: - für Fahrzeuglieferer ( 2 a UStG), - in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach 13 a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den letzten Abnehmer und - in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach 13 b Abs. 2 UStG schuldet, für den Leistungsempfänger (unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde). f) Vernichtungsverbot für bestimmte Unterlagen Ein Vernichtungsverbot besteht allerdings für die o.g. Unterlagen, wenn - eine Außenprüfung bereits begonnen hat und diese Unterlagen für diese AP von Bedeutung sind, oder - ein steuerstrafrechtliches bzw. bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren anhängig ist, oder - ein Rechtsbehelfsverfahren aufgrund einer Außenprüfung zu erwarten ist, oder - die Belege sind für Zeiträume bedeutsam, für die eine Steuerfestsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. 10
g) Private Unterlagen Private Unterlagen, wie zum Beispiel Belege zu Zins- und Mieteinnahmen, Sonderausgaben, außergewöhnlicher Belastung, Werbungskosten usw. unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. D.h., sobald für das jeweilige Jahr eine endgültige Steuerfestsetzung vorliegt, könnten diese Belege vernichtet werden. Solange der Fall offen ist (Rechtsmittel oder Vorbehalt der Nachprüfung/Vorläufigkeitsvermerk), sollten die Belege aufbewahrt werden, da im Regelfall die Beweispflicht beim Steuerbürger liegt, wenn es sich um steuermindernde Anträge handelt. h) Aufbewahrungspflicht bei Lieferungen/Leistungen für den Privatbereich Seit dem 1.8.2004 gilt eine Aufbewahrungspflicht für Nicht-Unternehmer. Soweit eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück vorliegt, besteht eine Rechnungsausstellungspflicht auch gegenüber einem Nicht-Unternehmer. Der Nicht-Unternehmer (Leistungsempfänger) hat die Rechnungen, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Die 2-Jahres-Frist gilt nur, wenn er 1. nicht Unternehmer ist oder 2. Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. 12. Steuersätze 2007-2009 Das Einkommensteuergesetz sieht folgende Werte vor: 2007 2008 2009 Grundfreibetrag 7.664 7.664 7.664 Eingangssteuersatz 15,0 % 15,0 % 15,0 % Spitzensteuersatz 45,0 % 45,0 % 45,0 % Der Spitzensteuersatz gilt für alle zu versteuernde Einkommen, soweit sie über 250.000 Euro (Grundtabelle) bzw. über 500.000 Euro (Splittingtabelle) liegen. Soweit in dem über 250.000 bzw. 500.000 Euro liegenden Einkommen Gewinneinkünfte enthalten sind, steht für 2007 ein Entlastungsbetrag von 3 % der enthaltenen Gewinneinkünfte zu. 13. Neuregelung der Erbschaft- und Schenkungsteuer Das neue Erbschaft- und Schenkungsteuerrecht gilt bis auf einige Ausnahmen grundsätzlich für Erbfälle bzw. Zuwendungen ab 1.1.2009. Die wichtigsten Punkte wurden in unserem Informationsbrief zum neuen Erbschaft- und Schenkungsteuerrecht 2009 dargestellt. 14. Modernisierung des GmbH-Rechts a) Allgemeines Am 1. November 2008 trat das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) in Kraft. Damit ist eine der umfassendsten Reformen des GmbH-Rechts seit Bestehen des GmbH-Gesetzes von 1892 abgeschlossen. Im internationalen Wettbewerb wurde die GmbH wettbewerbsfähig gemacht. Existenzgründern steht künftig neben der üblichen GmbH die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als eine Einstiegsvariante der GmbH zur Verfügung. Nachfolgend eine kurze Darstellung der wichtigsten Änderungen. 11
b) Beschleunigung von Unternehmensgründungen Bei Gesellschaften, deren Unternehmensgegenstand genehmigungspflichtig ist, wird das Eintragungsverfahren vollständig von der verwaltungsrechtlichen Genehmigung abgekoppelt. Das betrifft zum Beispiel Handwerks- und Restaurantbetriebe oder Bauträger, die eine gewerberechtliche Erlaubnis brauchen. Bislang kann eine solche Gesellschaft nur dann in das Handelsregister eingetragen werden, wenn bereits bei der Anmeldung zur Eintragung die staatliche Genehmigungsurkunde vorliegt. Allerdings ist zu beachten, dass nur die Gründung ohne erforderliche Genehmigungen erfolgen kann. Soweit für den Betrieb Genehmigungen erforderlich sind, darf die Tätigkeit erst ab dem Zeitpunkt ausgeübt werden, ab dem diese Genehmigung vorliegt. c) Kapitalaufbringung Vereinfacht wurde auch die Gründung von Ein-Personen-GmbHs. Hier wird nun auf die Stellung besonderer Sicherheitsleistungen verzichtet. Bei der Kapitalaufbringung ist die Ein-Personen- GmbH nun der Mehr-Personen-GmbH gleichgestellt. Dies bedeutet bei einem Stammkapital von 25.000 Euro, dass nicht mehr als 12.500 Euro einbezahlt und über die Differenz keine besonderen Sicherheiten gestellt werden müssen. d) Übernahme mehrerer Geschäftsanteile Bereits bei der Gründung einer GmbH kann nun ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile an einer GmbH halten. Jeder Geschäftsanteil muss nun nur noch auf einen Betrag von mindestens einem Euro lauten. e) Verwendung eines Musterprotokolls Für unkomplizierte Standardgründungen (z.b. Bargründung und höchstens drei Gesellschafter) werden zwei beurkundungspflichtige Musterprotokolle als Anlage zum GmbH-Gesetz zur Verfügung gestellt. Die GmbH-Gründung wird einfacher, wenn ein Musterprotokoll verwendet wird. Bei der haftungsbeschränkten Unternehmergesellschaft mit geringem Stammkapital wird die Gründung unter Verwendung eines Musterprotokolls darüber hinaus aufgrund einer kostenrechtlichen Privilegierung zu einer echten Kosteneinsparung führen. Nachdem das Musterprotokoll aber keine Regelung zum Einziehen von Geschäftsanteilen usw. enthält, ist das Musterprotokoll für eine Mehr-Personen-GmbH nicht zu empfehlen. f) Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Neben der üblichen GmbH mit 25.000 Euro Mindeststammkapital besteht nun die Möglichkeit eine Haftungsbeschränkung mit niedrigerem Kapitaleinsatz zu erreichen. Es ist nun möglich mit einem Kapitaleinsatz von 1 Euro 24.999 Euro eine sog. Mini-GmbH zu errichten. Allerdings trägt diese Firma nicht den Zusatz GmbH sondern den Rechtsformzusatz "Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)" oder die Abkürzung "UG (haftungsbeschränkt)". Diese beiden Rechtsformzusatzvarianten sind zwingend, eine Abkürzung des Zusatzes "haftungsbeschränkt" ist nicht zulässig. Sacheinlagen sind bei der standardisierten "Mini-GmbH" nicht zulässig. Das GmbHG regelt, dass die Anmeldung der "Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)" erst erfolgen darf, wenn das Stammkapital in voller Höhe eingezahlt worden ist. Zudem wird im GmbHG zwingend vorgeschrieben, dass die UG (haftungsbeschränkt) in ihrer Bilanz eine gesetzliche Rücklage zu bilden hat, in die jeweils ein Viertel des Jahresüberschusses einzustellen ist. Der Jahresüberschuss darf dabei um den Verlustvortrag des Vorjahres gemindert werden. Die Rücklage darf u.a. für Zwecke der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln verwendet werden. Solange das Stammkapital unter 25.000 Euro liegt, darf diese Gewinnrücklage nicht ausgeschüttet werden. 12
Wird das Stammkapital auf 25.000 Euro erhöht, darf sich die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft weiterhin so nennen, kann aber stattdessen auch den Zusatz GmbH tragen. g) Deregulierung des Eigenkapitalersatzrechts Das schwierige Eigenkapitalersatzrecht wird erheblich vereinfacht und grundlegend dereguliert. Beim Eigenkapitalersatzrecht geht es um die Frage, ob Kredite, die Gesellschafter ihrer GmbH geben, als Darlehen oder als Eigenkapital behandelt werden. 15. Einheitlicher Beitragssatz zur Krankenversicherung a) Beitragssatz ab 2009 Ab 1.Januar 2009 beträgt der einheitliche allgemeine Beitragssatz zur Krankenversicherung 15,5 %. Der ermäßigte Beitragssatz wird auf 14,9 % festgeschrieben. Die Beitragssätze zur Krankenversicherung werden künftig nicht mehr individuell durch die Verwaltungsräte der Krankenkassen, sondern per Rechtsverordnung durch die Bundesregierung festgelegt. b) Bedeutung für Arbeitgeber Bei allen Krankenkassen beträgt der Beitragssatz ab Januar 15,5 %. Der festgesetzte allgemeine Beitragssatz von 15,5 % bezieht den für Versicherte bereits heute geltenden Sonderbeitrag von 0,9 % mit ein. Der Arbeitgeber muss künftig die Hälfte der Beiträge des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsentgelt nach dem um 0,9 % verminderten allgemeinen Beitragssatz aufbringen. Den verbleibenden Beitrag entrichtet der Arbeitnehmer. c) Beispiel Monatliches Arbeitsentgelt: 2 000 EUR Allgemeiner Beitragssatz: 15,5 % Beitragsberechnung: 15,5 % - 0,9 % = 14,6 % : 2 = 7,3 % Arbeitgeberanteil: 2 000 EUR x 7,3 % = 146,00 EUR Arbeitnehmeranteil: 2 000 EUR x 8,2 % = 164,00 EUR Gesamtbeitrag: 310,00 EUR 16. Geschenke a) Geschenkegrenzen Gerade zur Weihnachtszeit überreichen viele Unternehmen ihren Kunden Geschenke. Dabei stellt sich die Frage der steuerlichen Behandlung. Steuerlich ist nach aktuellem Recht folgende Einteilung möglich: - Geschenke bis 10,00 Euro - Geschenke von 10,01 35,00 Euro - Geschenke über 35,00 Euro Dabei sind für diese Grenzen die gesamten Geschenke je Empfänger und Geschäftsjahr maßgebend. 13
b) Steuerpflicht der Geschenke Die erhaltenen Geschenke sind beim Empfänger grundsätzlich einkommensteuerpflichtig. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Geschenke bis oder über 35 Euro handelt. c) Pauschalierungsmöglichkeit Seit dem 1.1.2007 gibt es die Pauschalierungsmöglichkeit der Einkommensteuer für Sachgeschenke. Dabei kann die Einkommensteuer mit 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) der Bemessungsgrundlage erhoben werden. Nach Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen sind Sachgeschenke mit Anschaffungskosten bis 10,00 Euro als Streuartikel einzustufen und von der Pauschalierung ausgenommen. 17. Betriebliche Einrichtung eines Kunden Nach Auffassung der Finanzverwaltung stellt die betriebliche Einrichtung eines Kunden eine regelmäßige Arbeitsstätte dar, wenn diese Einrichtung mehr als drei Monate aufgesucht wird. Der Bundesfinanzhof (BFH) teilte in einem aktuellen Fall diese Rechtsauffassung nicht. Mit Urteil vom 10. Juli 2008, Az. VI R 21/07, hat der BFH entschieden, dass die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte ist. Dies hat besondere Bedeutung für: - Einordnung der Fahrten (Dienstreise statt Fahrten Wohnung Arbeitsstätte) - die Frage des geldwerten Vorteils bei zur Verfügung gestellten Fahrzeugen. 18. Weitere Informationen Bei den vorstehenden Ausführungen handelt es sich nicht um abschließende Informationen die eine Beratung ersetzen können. Sollten Sie Fragen zu diesen oder anderen Punkten haben, so wenden Sie sich bitte an uns. 14