Vorbereitungsbogen zum Mitarbeitendengespräch für Vorgesetzte MITARBEITENDENGESPRÄCHE Einleitung 1. Rückblick Die vorliegenden Vorbereitungsunterlagen sollen Sie auf das Mitarbeitendengespräch einstimmen. Bevor Sie den Vorbereitungsbogen der als Anregung zu verstehen ist durcharbeiten, stellen Sie sich auf Ihre Gesprächspartnerin/Ihren Gesprächspartner ein. Überlegen Sie, wie Ihre momentane Arbeitsbeziehung aussieht, welche erfreulichen und belastenden Situationen Ihnen seit dem letzten Mitarbeitendengespräch in Erinnerung sind. Welche Auswirkungen hatten diese auf Ihre bisherigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit? Welche Art von Gesprächsbasis haben Sie miteinander? Was möchten Sie in dieser Hinsichtin dem bevorstehenden Mitarbeitendengespräch erreichen? Welche innere Einstellung und persönliche Haltung ist für die Verwirklichung dieses Zieles förderlich? Was bedeutet es für das Gespräch, dass sie es als Mann oder Frau miteiner Person desselben oder des anderen Geschlechts führen? Der Vorbereitungsbogen ist ausschließlich für Ihre persönliche Vorbereitung gedacht. Er bleibt in Ihrem persönlichen Besitz. Einen entsprechenden Vorbereitungsbogen gibt es auch für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter. Er ist hinsichtlich der angesprochenen Themen identisch und unterscheidet sich allein in der Frageformulierung. Ziel des Gesprächs ist es, konkrete Arbeitsziele zu vereinbaren und Entwicklungsmaßnahmen (z.b. Schulungen) abzusprechen. Diese Gesprächsergebnisse werden in einem Vereinbarungsbogen für Zielvereinbarungen und Entwicklungsmaßnahmen festgehalten. Die Vereinbarungsbögen sind für die Gesprächspartnerinnen und -partner verbindlich und werden in doppelter Ausfertigung erstellt. Jede Gesprächspartnerin/jeder Gesprächspartner erhält ein Exemplar. Ihr Exemplar wird in einer gesonderten Akte abgelegt. Zu dieser Akte hat ohne Zustimmung der/ des Mitarbeitenden niemand außer Ihnen Zugang. Die Vereinbarungsbögen werden nach dem nächsten Mitarbeitendengespräch vernichtet. Wir hoffen, dass Ihnen diese Unterlagen helfen, Ihre Anliegen vorzubereiten, persönliche Schwerpunkte zu setzen und diese in dem gemeinsamen Gespräch zur Sprache zu bringen. Die folgenden Fragen sollen zur Vorbereitung des Mitarbeitendengespräches dienen. Beantworten Sie für sich diejenigen Fragen, die Ihnen besonders wichtig sind. Auf der nächsten Seite dieses Bogens können Sie für sich ein kleines Fazitziehen, d.h. jene Themen aufschreiben, die Sie im Mitarbeitendengespräch auf jeden Fall ansprechen wollen. Zu den notwendigen Unterlagen zur Vorbereitung gehören z.b.: die Vereinbarungen des letzten Gesprächs, Dienstanweisung/Stellenbeschreibung. 1. Für welche Tätigkeitsbereiche hat die/der Mitarbeitende in der Vergangenheit die größten Zeitanteile aufgewandt? 2. Wie sind die Aufgaben und Zuständigkeiten der/des Mitarbeitenden geregelt bzw. abgesprochen? Gibt es eine Dienstanweisung oder Stellenbeschreibung? 3. Hat sich die Dienstanweisung/Stellenbeschreibung bewährt? 4. Hat die/der Mitarbeitende ihre/seine Aufgaben erfüllen können? - Was istgelungen? - Was istweniger gelungen? - Was istverbesserungswürdig? 5. Wie zufrieden ist die/der Mitarbeitende mit - der Kommunikation und Zusammenarbeitmitanderen Mitarbeitenden - der Arbeitsorganisation - dem Umfang der Tätigkeit und der Flexibilität bei ihrer Gestaltung - dem Anstellungsträger (z.b. Presbyterium, KSV) - den Arbeitsbedingungen? 6. Wie bringt die/der Mitarbeitende die Anforderungen des Dienstes mit ihrer/seiner persönlichen Lebenssituation und den sich daraus ergebenden Anforderungen in Einklang? 7. Hat die/der Mitarbeitende sich fortgebildet? Wenn ja, mitwelchem Ziel? Was war der persönliche Ertrag, und was war der Ertrag für die dienstliche Tätigkeit? 8. Welche Ziele wurden im letzten Mitarbeitendengespräch vereinbartund wie wurden sie erreicht(erstab dem zweiten Mitarbeitendengespräch erörtern)?
MITARBEITENDENGESPRÄCHE 2. Standortbestimmung a) Arbeitsprofil Stärken und Schwächen 1. Wo sehen Sie die Stärken der/des Mitarbeitenden? 2. Welche dieser Stärken sollte die/der Mitarbeitende in Zukunftstärker einbringen? 3. Was fällt der/dem Mitarbeitenden schwer? 4. Wie beurteilen Sie ihre/seine Fähigkeit zur Zusammenarbeit(Sachebene)? (Bei Mitarbeitenden mit Leitungsfunktion: Wie beurteilen Sie ihr/sein Leitungshandeln?) 5. Wie erleben Sie die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden im persönlichen Umgang mit anderen Mitarbeitenden (Beziehungsebene)? 6. Wie ordnet die/der Mitarbeitende ihren/seinen Dienstdem Auftrag der Kirche zu? 7. Welche Fähigkeiten, Begabungen und Ideen über ihren/seinen Arbeitsbereich hinaus könnte die/der Mitarbeitende in Zukunft einbringen? Möchten Sie noch etwas ansprechen? b) Leitung und Zusammenarbeit Es geht im Folgenden um Ihren Leitungsstil der/dem Mitarbeitenden gegenüber. 1. Welche Erfahrungen hat die/der Mitarbeitende nach Ihrem Eindruck bislang gemachtim Hinblick darauf, wie Sie zum Beispiel: - Informationen weiter geben - Besprechungen gestalten und durchführen - Aufgaben und Projekte planen und abstimmen (Koordination) - offene Fragen klären - Aufgaben an andere übertragen - rechtzeitig Entscheidungen treffen - andere an Entscheidungen beteiligen - mitkonflikten umgehen - sich darum kümmern, dass Aufgaben erledigt werden - Leistungen loben oder kritisieren - Mitarbeitende fördern - Geschlechtergerechtigkeit beachten - den kirchlichen Auftrag vermitteln - Impulse für geistliches Leben geben? 2. Was vermuten Sie, dass sich aus Sicht der/des Mitarbeitenden in der Zusammenarbeit mit Ihnen ändern sollte und was beibehalten werden sollte? 3. Kennt die/der Mitarbeitende Ihre Erwartungen als Vorgesetzte/Vorgesetzter im Hinblick auf Ihre Zusammenarbeit?
MITARBEITENDENGESPRÄCHE 3. Vereinbarungen 4. Rückmeldung Die folgenden Fragen sollen helfen, konkrete Ziele zu vereinbaren. Ferner sollen sie helfen zu überlegen, welche Maßnahmen dafür erforderlich sind. a) Zielvereinbarungen 1. Kennen Sie und kennt die/der Mitarbeitende die Ziele der Gesamtkonzeption/des Leitbildes des Anstellungsträgers? 2. Was sind die Ziele der Arbeitder/des Mitarbeitenden? 3. Wie verhalten sich die Ziele der/des Mitarbeitenden zu denen, die sie/er von ihrem/ seinem Anstellungsträger oder ihrer/seiner Einrichtung kennt? 4. Welche anderen Mitarbeitenden verfolgen beim Anstellungsträger gleiche oder ähnliche Ziele? 5. Welche ihrer/seiner Aufgaben soll die/der Mitarbeitende wie bisher weiterführen? 6. Welche neuen oder anderen Aufgaben könnte die/der Mitarbeitende in Zukunft wahrnehmen? 7. Welche Aufgaben sollte die/der Mitarbeitende in Zukunftaufgeben? 8. Welche konkreten Ziele sollte die/der Mitarbeitende in den kommenden Monaten erreichen? 9. Wer soll die Mitarbeitende/den Mitarbeitenden dabei unterstützen (z.b. Kolleginnen/Kollegen, Presbyterium, KSV), und mit wem könnte und müsste sie/er zusammenarbeiten? Wie könnte die Zusammenarbeit aussehen? 10. Was brauchtsie/er dafür (z.b. Geld, Räume, Ausstattung, Zeit o.ä.)? b) Entwicklungsmaßnahmen Im Blick auf die bisher genannten Ziele: 1. Wie kann die/der Mitarbeitende ihre/seine Kompetenz (fachlich und persönlich) erweitern? 2. Welche konkreten Schritte sind zu unternehmen? 3. Was können Sie als Leitungsperson dazu beitragen? 4. Mögliche Entwicklungsmaßnahmen: - Selbststudium - Seminare/Kurse/Tagungen - Praktika/berufsbegleitende Aus- bzw. Fortbildung - Ausbildung am Arbeitsplatz - Lerngruppen/Arbeitsgruppen - Freistellung für Projekte, Sonderaufgaben - Supervision und Beratung - Coaching 1. Wie zufrieden sind Sie mitdem Verlauf des Gesprächs? 2. Wie zufrieden sind Sie mitdem Ergebnis des Gesprächs? 3. Wie haben Sie die Atmosphäre des Gesprächs erlebt? 4. Welche Verbesserungsvorschläge zur Durchführung künftiger Gespräche haben Sie? 5. Checkliste für Mitarbeitendengespräche Vor dem Gespräch: - Termin vereinbaren (mindestens vier Wochen vorher) - Raumfrage klären (z.b. Besprechungsraum) - ausreichend Zeitveranschlagen - Gesprächsleitfaden lesen - Vorbereitungsbogen bearbeiten - dafür Sorge tragen, dass das Gespräch nicht gestört wird (z.b. Telefon umstellen) Nach dem Gespräch: - Gemeinsam unterschriebene Vereinbarungen aushändigen - Mitteilung an das Leitungsorgan geben, dass das Gespräch stattgefunden hat - Fortbildungswünsche im Fachbereich besprechen und - an das Leitungsorgan weiterleiten - Verbesserungsvorschläge an die Arbeitsgruppe Mitarbeitendengespräche zurückmelden - Gespräch reflektieren - Unterlagen vertraulich aufbewahren
FORMBLATT FÜR VORGESETZTE Vereinbarungen Mitarbeitendengespräche Datum: Name der/des Mitarbeitenden: Name der/des Vorgesetzten: Als Zielvereinbarung wird festgehalten: 1 Termin: 2 3
FORMBLATT FÜR VORGESETZTE Vereinbarungen Mitarbeitendengespräche Datum: Name der/des Mitarbeitenden: Name der/des Vorgesetzten: 1 2 3 Als Entwicklungsmaßnahmen werden verabredet: Termin: Folgende Punkte werden weitergeleitet: An: Unterschrift Mitarbeiterin/Mitarbeiter Unterschrift Vorgesetzte/Vorgesetzter