Merkblatt 12.215 Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick A Abkürzungsverzeichnis, allgemein Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. ä. Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage Abschlussbericht (falls keine Bilanz erstellt wurde) Abtretungserklärungen Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke (wenn Bilanzunterlage: ) Angebote (soweit Handelsbriefe) Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) Anhang Anlagenverzeichnis AnIagevermögensbücher/-karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisung für EDV-Buchführung Auftragsbestätigungen Auftrags- und Bestellunterlagen Ausfuhrgenehmigungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) B Bankbelege Bankbürgschaften Baubücher Bauakte Baugenehmigung Baupläne Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr Beitragabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege, soweit Buchfunktion (OP-Buchhaltung) Belegzusammenstellungen Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen)
2 Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen und -belege Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) Briefe Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion Buchungsprotokolle (EDV) Buchführungsprogramme C Computerausdrucke mit Kontoauszügen Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen Computerausdrucke mit OP-Liste D Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Datenflusspläne für die EDV-Buchführung Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventar: 6.Jahre) Depotbestätigungen Depotbücher Devisenunterlagen (allgemeine) Disketten mit gespeicherten Buchungsbelegen Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern Disketten mit gespeicherten Inventaren Disketten mit gespeicherten Lageberichten Disketten mit gespeicherten Konzernlageberichten 1 Disketten mit gespeicherten Arbeitsanweis. (nicht Buchungsanweisungen) Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen Dubiosenunterlagen E EDV-Joumal Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Einheitswertunterlagen/-bescheide Eröffnungsbilanzen Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsrundlage) Exportunterlagen.
3 F Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) Fakturier-Joumal Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung Finanzberichte Frachtbriefe G Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltskonten Gehaltslisten Geschäftsberichte (Lageberichte) Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftsanzeigen H Handelsbilanz Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) Hauptbuch Hauptbuchkonten Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen) I Inventar Inventarunterlagen Investitionszulage (Unterlagen) J Jahresabschlüsse JahresabschIusserläuterungen Jahresabschlusslisten Journale für Hauptbuch und Kontokorrent K Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlagen) Konsignationslager -Unterlagen Konsolidierungsunterlagen
4 Kontenpläne/Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher und -kontenkarten Konzernabschlüsse Konzernlagebericht (einschließt Arbeitsanweisungen und Orga- Unterlagen) Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditunterlagen L Lagebericht Lagerbuchführung Lagerprotokolle Lieferscheine Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnungen und -bescheide Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) Mietunterlagen Mikrofilme mit Geschäftsbriefen Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit Orga-Unterlagen und Arbeitsanweisungen f. d. Buchführ. N Nachnahmebelege Nebenbücher O OP-Listen Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung P Pachtunterlagen Patente und Unterlagen Portokassenbücher Postgirobelege Preislisten Prima Nota Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm Protokolle (allgemeiner Art). Provisionsabrechnungen, -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Prozessakten
5 Q Quittungen R Rechnungen Rechnungensdoppel über steuerfreie innergemeinschaftl. Lieferungen Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Registrierkassenstreifen Reisekostenabrechnung Rentenversicherungsunterlagen S Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Scheck Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Schuldtitel Sparbücher Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten Spendenbescheinigungen (Wenn keine Buchungsunterlagen: ) Steuerbilanzen Steuerunterlagen Steuererklärungen T Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) U Überstundenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge (wenn Buchungsunterlage: )
6 W Wareneingangs-/-ausgangsbücher Wechsel (falls nicht Buchungsunterlage) Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) Wechselbuch Werbegeschenknachweise Z Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) Zollbelege Zwischenbilanz 1 Jahre