INHOUSE-WORKSHOP MAKIGAMI - PROZESSANALYSE Administrative Prozesse optimieren BASIS
MAKIGAMI Die Makigami-Prozessdarstellung ist eine bekannte Prozess-Mapping-Methode. Sie ist ein weltweit bewährtes Tool für die Visualisierung und Analyse von Unternehmensprozessen jeder Art. Im Vordergrund steht der Blick auf den gesamten Prozess und aller zusammenhängenden Abläufe. Makigami eignet sich gleichermassen, um bestehende Prozesse zu optimieren wie auch, um neue Prozesse zu planen bzw. zu erstellen. Im Gegensatz zu den Produktionsprozessen sind die umständlichen interne Abläufe und Schnittstellenprobleme zwischen den einzelnen Fachabteilungen sowie den Kunden und Lieferanten in der Administration auf den ersten Blick viel schwieriger zu erkennen. Mit Makigami wird in drei Phasen die notwendige Transparenz in administrativen Prozessen erreicht. Diese führen in den meisten Unternehmen ein Schattendasein und werden selten auf Wertschöpfung hin untersucht. Gut zu wissen: Das Fraunhofer Institut misst seit Jahren in den administrativen Bereichen eine Verschwendung von 20-30 %. Es lohnt sich deshalb diese Unternehmensprozesse genauer anzuschauen. Makigami unterstützt Sie dabei in vielfältiger Hinsicht. Die Prozessdarstellung beleuchtet nicht nur die einzelnen Schritte, sondern u.a. auch die Aktionszeit, die Wertschöpfung sowie die verwendeten Informationsund Datenträger. 2
METHODIK Das Vorgehen gliedert sich in vier Phasen: einer Vorbereitung und drei Hauptphasen. Phase Bezeichnung Inhalte / Fragen (nicht abschliessend) 1 Vorbereitung Abklärung, welcher Prozess angegangen werden soll. Wo endet der Prozess? Die Prozessgrenze ist festzulegen. Bestimmen, wer die Betroffenen innerhalb des gewählten Prozesses sind. 2 Aufnahme und Visualisierung des IST-Zustandes Wer macht was? Wie lange dauert der jeweilige Prozessschritt? Welche Probleme/Verschwendungen fallen während der einzelnen Schritte an? Welche Dokumente und Kommunikationsmittel werden genutzt? Welche Verbesserungsmöglichkeiten sind zu erkennen? 3 Erarbeitung und Visualisierung des SOLL-Zustandes Wie hat der ideale Prozess auszusehen? Die eigene Wunschvorstellung steht an erster Stelle. 4 Entwicklung des Verbesserungsprozesses und Umsetzung des SOLL-Zustandes Auftragsvergabe und Definition der Termine für die Umsetzung der Verbesserungen. Äussere Einflüsse (z.b. Abteilungen, Kunden und Lieferanten) einbeziehen. Verbesserungsprozess etablieren. 3
7 VERSCHWENDUNGEN Mittels der Prozessanalyse werden rasch Verbesserungspotenziale und die Verschwendungen (jap. Muda) aufgedeckt. In der Administration sind das: Überproduktion von Informationen Wartezeiten von Mitarbeitenden Unnötiger Transport von Informationen Zu viele oder falsche Prozessschritte Bestände von Informationen Bewegungen bzw. Laufwege im Büro Fehler und Nacharbeit VOR- UND NACHTEILE Die Prozessdarstellung und -analyse mit Makigami bietet viele Vorteile und keine wesentlichen Nachteile. Vorteile Darstellung als Flussbild. Kostengünstiges Verbrauchsmaterial. Schnittstellen werden leicht erkennbar. Detaillierte Prozessschritte. Verschwendungen werden leicht erkannt. Keine Symbolik notwendig. Ablauf grösstenteils selbsterklärend. Jede beteiligte Person kann ohne besonderes Fachwissen mitmachen und mitgestalten. Nachteile Parallele Prozesse lassen sich nur schwer in eine gemeinsame Analyse einbinden. Je nach Prozess benötigt die Analyse enorm viel Platz. 4
INHALTE Schwerpunkte dieses eintägigen Workshops: Prozessdarstellung Wofür ist das gut? Was bedeutet Wertschöpfung? Sinn und Zweck von Makigami. Aufbau und Anwendung von Makigami. Informations- und Prozessflüsse. Abgrenzung zum Wertstromdiagramm. Verschwendungen (er)kennen. Verbesserungen erstellen und umsetzen. Die Teilnehmenden arbeiten an einem realen Prozess aus ihrem Unternehmen. Erleben dabei Schritt für Schritt die vorhandenen Schwachstellen im Prozess und verändern den Prozess gemeinsam. IHR NUTZEN Sie erwerben in einem Tag das Basiswissen rund um die Prozessdarstellung Makigami und können dieses Know-how in der Praxis selbst anwenden. Dies ermöglicht Ihnen Durchlaufzeiten, Fehler und vorhandenen Schnittstellen eines beliebigen Prozesses weitgehend selbständig zu erfassen und zu visualisieren. Sie erkennen die Verschwendungen und verfügen über ausreichende Kenntnisse, um die passenden Gegenmassnahmen einzuleiten. Ausserdem werden die Teilnehmenden hinsichtlich der Zusammenhänge von Unternehmensprozessen sensibilisiert und geschult. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Zielgruppe Führungskräfte und Mitarbeitende aller Stufen, die ihre administrativen Prozesse mit möglichst einfachen Mitteln selbständig erheben und verbessern möchten. Dauer 1 Tag 5
ANSCHLUSSWORKSHOP Allen Teilnehmenden des Basisworkshops steht die Möglichkeit offen den weiterführenden Workshop Administrative Prozesse optimieren VERTIEFUNG zu besuchen. Die Schwerpunkte liegen auf der selbständigen Erhebung eines umfangreicheren Prozesses, der raschen Erkennung von Verschwendung sowie der Erstellung geeigneter Vorschläge zur Verbesserung des Prozesses. Die Workshop-Leitung greift nur ein wo nötig und gibt Feedback zu der Vorgehensweise der Teilnehmenden. Die Führungs- und Prozessverantwortlichen werden hinsichtlich ihrer Rolle vertieft sensibilisiert. INHOUSE-SCHULUNGEN SIND HOCHWIRKSAM Gestalten Sie Ihre Weiterbildung individuell und nach Ihren Bedürfnissen. Möchten Sie mehrere Mitarbeitende gleichzeitig auf den neusten Stand bringen oder haben Sie spezielle Anforderungen an eine Schulung? In solchen Fällen ist es sinnvoll, eine individuell an Ihre Anforderungen angepasste Inhouse-Schulung durchzuführen. Die Inhouse-Schulungen werden direkt vor Ort durchgeführt: im gewohnten Umfeld, ohne Fahrzeiten, nahe bei den Alltagsproblemen der Betroffenen. Wir stehen Ihnen jederzeit mit unserer Trainerund Praxiserfahrung zur Verfügung, um das geeignete Konzept mit Ihnen zusammen zu erarbeiten. Profitieren Sie von unserem Wissen und Erfahrungen. Gerne unterstützen wir Sie. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, um in einem unverbindlichen Gespräch zu klären, wie wir Sie am besten unterstützen können. 6
KONTAKT Jordan Consulting Telefon + 41 44 796 15 42 Frédéric Jordan Mobile + 41 79 300 36 56 Kronenweg 9 E-Mail info@jftop.ch 8712 Stäfa Web www.jftop.ch 7