Prozessoptimierung im Office

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Valentin Berger
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1 Prozessoptimierung im Office

Vorstellung Aufgaben Qualifikationen Leiter Operational Excellence / QM Industriemechaniker Fachrichtung Betriebstechnik Industriemeister Metall TPM Instruktor Lean Office Master CETPM CETPM

2 Vorstellung Aufgaben Qualifikationen Leiter Operational Excellence / QM Industriemechaniker Fachrichtung Betriebstechnik Industriemeister Metall TPM Instruktor Lean Office Master CETPM CETPM Begleitung bei der Einführung von Lean Management Lean Production Master CETPM PRINCE2 Foundation Stefan Roth Leiter Operational Excellence / QM Mainsite GmbH & Co. KG Industrie Center Obernburg Seite 2 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

3 Industrie Center Obernburg Mainsite GmbH & Co.KG ist die Betreibergesellschaft des Industrie Centers Obernburg Gründung 1924 Fläche 176 Hektar Beschäftigte 3000 Firmen am Standort 33 Seite 3 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

4 Ganzheitliche Prozessoptimierung? Kunde Kunde übergeordnete Bereiche HR, Controlling, Marketing, Facility Management, vorgelagerte Bereiche Entwicklung, AV, Beschaffung, Produktion nachgelagerte Bereiche Verpackung, Kundendienst, begleitende Bereiche Qualitätsmanagement, Logistik, Instandhaltung, technischer Service, Seite 4 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

5 Awarenesstest Seite 5 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

6 Situation in vielen administrativen Bereichen Prozess? Prozess? Prozess? Tagesgeschäft Fehlende Transparenz in den Prozessen Seite 6 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

Raum für Verbesserung schaffen Makigami-Prozess-Workshop Visualisierung IST-Prozess Entwicklung Soll-Prozess Präsentation Umsetzung der Maßnahmen KVP Darstellung des tatsächlichen Prozessverlaufes

weiteren Vorgehensweise Durchführung gezielter Maßnahmen zur Umsetzung des Soll- Prozesses durch die Mitarbeiter Kontinuierliche Verbesserung der Prozessabläufe Vorteile: Prozessorientierte

7 Raum für Verbesserung schaffen Makigami-Prozess-Workshop Visualisierung IST-Prozess Entwicklung Soll-Prozess Präsentation Umsetzung der Maßnahmen KVP Darstellung des tatsächlichen Prozessverlaufes inkl. der verwendeten Prozessdokumente Gemeinsame Entwicklung eines verbesserten Prozesses und Ableitung der nötigen Maßnahmen durch die Mitarbeiter Vorstellung der Ergebnisse und Abstimmung der weiteren Vorgehensweise Durchführung gezielter Maßnahmen zur Umsetzung des Soll- Prozesses durch die Mitarbeiter Kontinuierliche Verbesserung der Prozessabläufe Vorteile: Prozessorientierte Methodik mit starker Einbeziehung der Mitarbeiter Gezielter Abbau von Abteilungsdenken und Widerständen gegen Veränderungen Seite 7 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

8 Was ist Makigami? Analysemethode um den Informationsfluss in einem Prozess zu analysieren und zu visualisieren. Wesentliche Inhalte: Darstellung von Schnittstellen zwischen internen und externen Fachabteilungen. Aufzeigen von Verschwendungen und Verluste Bewertung der Prozessschritte hinsichtlich Wertschöpfung und Nicht- Wertschöpfung Darstellung der Prozesszeiten Aufzeigen von Verbesserungspotential Seite 8 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

9 Makigami Visualisierung der Current State (IST-Prozess) Stefan Roth Mainsite GmbH & Co. KG

10 Die richtige Sichtweise ist entscheidend Es werden Prozesse analysiert.!! Keine Menschen!! Immer aus der Sicht des Prozesses analysieren. Verschwendungen und Verluste sind leichter zu erkennen. Aus der Sicht des Mitarbeiters kommt es meistens zu den Aussagen Machen wir so weil wir es schon immer so machen Das muss ich doch machen sonst läuft der Prozess ja nicht Stefan Roth Mainsite GmbH & Co. KG

Makigami Entwicklung der Future State (Soll-Prozess) - Ziele Reduzieren Steigern Durchlaufzeit Wertschöpfung Schnittstellen (Transfers) Datenträger

11 Makigami Entwicklung der Future State (Soll-Prozess) - Ziele Reduzieren Steigern Durchlaufzeit Wertschöpfung Schnittstellen (Transfers) Datenträger Kommunikation Schnittstellen-Sicherheit Transparenz Fehlerkultur KVP Verbessern Seite 11 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

12 Makigami Entwicklung der Future State (Soll-Prozess) Vorgehensweise 01 Identifizieren 02 Visualisieren 03 Umsetzen Was ist das Produkt aus dem Prozess? Wer ist der Kunde und was möchte er? Identifizierung der notwendigen Schritte Wertschöpfende Punkte aus Current State mit einfließen lassen Probleme analysieren Ideen entwickeln Makigami rückwärts aufbauen Maßnahmenbewertung Aufwand/Nutzen Maßnahmen ableiten Festlegung wer? Macht was? Bis wann? Seite 12 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

13 Mögliche Erfolge Reduzierung der Durchlaufzeit % Reduzierung der Schnittstellen (Transfers) % Reduzierung der Datenträger % Steigerung der Wertschöpfung % Beispiele Seite 13 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

14 Ganzheitliche Prozessoptimierung Kunde Kunde Internes Kunden- und Lieferantenverständnis übergeordnete Bereiche HR, Controlling, Marketing, Facility Management, vorgelagerte Bereiche Entwicklung, AV, Beschaffung, Produktion nachgelagerte Bereiche Verpackung, Kundendienst, begleitende Bereiche Qualitätsmanagement, Logistik, Instandhaltung, technischer Service, Freiräume schaffen Transparenz schaffen Effizienz steigern Fehlerkultur entwickeln Wertschöpfung steigern Sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren Weniger Stress Informationsfluss verbessern KVP Seite 14 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt Stefan Roth Leiter Operational Excellence / QM [email protected] Seite 15 Stefan Roth Prozessoptimierung im Office mit Makigami Mainsite GmbH & Co. KG

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