Intercredit Kundenhandbuch VB Factoring Bank AG. A-5033 Salzburg. Thumegger Straße 2. Postfach 34. http://www.vbfactoring.at. E- Mail: info@vbfactoring.at Tel. +43(0662)623553-0
Inhaltsverzeichnis Der Ablauf auf einen Blick ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 Was müssen Sie tun? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 Anpassungen Ihrer Geschäftsbedingungen ----------------------------------------------------------------------------------- 5 Eigentumsvorbehalt ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Inkassogebühren ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Forderungsabtretung ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 Gerichtsstandvereinbarung ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Geschäftsbedingungen --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Zessionsfreierklärung --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Buchvermerk ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Laufende Zusammenarbeit ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Offene Posten Übernahme und Datentransfer ------------------------------------------------------------------------------ 6 Zahlungseingänge ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Direktzahlungen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Abnehmerverständigung ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Kaufpreisanzahlungen -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Limitanträge -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Delkredere ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Mahnwesen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Forderungsinkasso ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 8 Laufende Übersichten per Post oder Mail ------------------------------------------------------------------------------------- 9 Kontoauszug -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Übersicht nicht finanzierbare Forderungen ----------------------------------------------------------------------------------- 9 Scheckeinreichung ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 9 Limitentscheidungen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 On-Line System ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10 Informationen zum Datenaustausch --------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Tabelle 1: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Tabelle 2: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Anlagen ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Anlage Nr. 1: Muster Kontoauszug ---------------------------------------------------------------------------------------- 13 Seite: 2
Anlage Nr. 2: Scheckeinreichung ------------------------------------------------------------------------------------------ 15 Anlage Nr. 3: Muster Einreichungsformular ---------------------------------------------------------------------------- 16 Anlage Nr. 4: Limitantrag ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Anlage Nr. 5: Limitentscheidung Schreiben an Kunden ----------------------------------------------------------- 18 Anlage Nr. 6: Muster Notifikationsschreiben -------------------------------------------------------------------------- 19 Anlage Nr. 6a: Text Abtretungsvermerk in verschiedenen Sprachen -------------------------------------------- 20 Erfassung des Factoring in Ihrer Buchhaltung --------------------------------------------------------------------------------- 21 Buchungsvorschläge -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Nicht bilanzverkürzende Abbildung des Forderungsverkaufes Intercredit/ treuhändige Führung der Debitorenbuchhaltung durch den Kunden ------------------------------------------------------------------------------- 21 Bilanzverkürzende Abbildung des Forderungsverkaufes Intercredit/ treuhändige Führung der Debitorenbuchhaltung durch den Kunden ------------------------------------------------------------------------------- 22 Kontakte -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Vorstand ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Verkauf ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Adresse ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Seite: 3
Der Ablauf auf einen Blick 1. Sie versenden wie bisher die Rechnungen im Original an Ihre Kunden. 2. An VB Factoring übermitteln Sie eine Umsatz-Datei mit den jeweils neu hinzukommenden Rechnungs- und Gutschriftsdaten sowie eine zweite Datei mit der dann aktuellen Offenen Posten-Liste 3. VB Factoring überweist Ihnen den vereinbarten Kaufpreis auf Ihr Konto bei Ihrer Hausbank. 4. Für die Zahlungen Ihrer Kunden wird ein Zahlungseingangskonto eingerichtet. Nach Möglichkeit wird das bestehende Konto weiter verwendet. 5. Von diesem Konto erhalten Sie weiterhin den Kontoauszug im Original und die Gutschriftsbelege. Wir erhalten eine Kopie des Kontoauszuges direkt von der Bank. 6. Die Zahlungseingänge auf diesem Konto werden von VB Factoring abgeschöpft. 7. Wöchentlich werden die Offenen Posten abgestimmt, die Offene Posten-Liste wird uns dabei auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt. 8. Der von VB Factoring einbehaltene Kaufpreisrest wird an Sie überwiesen. Seite: 4
Was müssen Sie tun? Anpassungen Ihrer Geschäftsbedingungen Eigentumsvorbehalt Die Parteien vereinbaren ausdrücklich, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Verkäufers bleibt. Inkassogebühren Im Falle eines Zahlungsverzuges verpflichtet sich der Kunde, die gesetzlichen Verzugszinsen und die Kosten des Inkassobüros Eurincasso GmbH, Salzburg, in im Vertrag festgelegter Höhe von der Rechnungssumme zu ersetzen. Forderungsabtretung Der Käufer nimmt zur Kenntnis, dass die Kaufpreisforderung an die VB Factoring Bank AG mit Sitz in Salzburg verkauft und abgetreten wurde und dass schuldbefreiende Zahlungen ausschließlich an die VB Factoring Bank AG geleistet werden können. Gerichtsstandvereinbarung Für etwaige Streitigkeiten aus diesem Vertrag vereinbaren die Vertragsteile den Gerichtsstand Salzburg. Geschäftsbedingungen Widersprechende Bedingungen aus den Geschäftsbedingungen der Abnehmer (wie z.b. Abtretungsverbot oder Beschränkung) sind nicht rechtskräftig. Zessionsfreierklärung Zu allen Ihren Bankverbindungen ist eine Erklärung einzuholen, worin bestätigt wird, dass mit Ihrem Unternehmen keine Vereinbarungen über die Abtretung von Forderungen aus Warenlieferungen und/oder Dienstleistungen bestehen. Buchvermerk In Ihren Büchern ist der Forderungsverkauf entsprechend zu kennzeichnen, da Sie auch weiterhin treuhändig für uns die Debitorenbuchhaltung führen werden. Die konkreten Anforderungen werden wir Ihnen bei Beginn unserer Factoring-Kooperation zur Verfügung stellen. Seite: 5
Laufende Zusammenarbeit Offene Posten Übernahme und Datentransfer Die Meldungen erfolgen in einer bei uns einlesbaren Dateiform s. Informationen Datenaustausch. und werden grundsätzlich elektronisch übertragen. Die Datenübermittlung setzt sich aus zwei Dateien zusammen. In der Rechnungs-Gutschriftsdatei werden alle neuen Rechnungen und Gutschriften seit der letzten Einreichung übermittelt. In der Offene Posten Datei muss der gesamte Offene Posten Bestand angeliefert werden. Anhand dieses Bestandes werden die seit der letzten Einreichung (ausgehend von der vorhergehenden Offenen-Posten- Liste) erfolgten Zahlungen bei uns simuliert, wobei natürlich die erfolgten Abzüge nicht berücksichtigt werden können. Debitorisch werden also nur die Bruttozahlbeträge erzeugt. Der Termin für die Datenübermittlung wird mit der Kundenbetreuung vereinbart. Dabei ist als Basisintervall ein einwöchentlicher Rhythmus vorgesehen, ein Abgehen davon ist mit unserer Kundenbetreuung abzustimmen. Zusätzlich zu den übermittelten Datensätzen benötigt VB Factoring ein von Ihnen ausgefülltes Einreichungsformular. Erst an Hand dieser Übersicht über die Bestandveränderungen werden von uns die entsprechenden Buchungen vorgenommen, dieses Einreichungsblatt ist daher notwendiger Bestandteil jeder neuen Standmeldung (s. Anlage Nr. 3). Mit jeder Einreichung (Rechnungen und Gutschriften) an die VB Factoring Bank schreiben Sie den Forderungsbestand fort. Alle Veränderungen durch Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Ausbuchungen sind festgehalten und werden uns mitgeteilt. Der sich daraus neu ergebende OP-Bestand muss mit dem OP-Endsaldo lt. übermittelten Datensätzen (Offene Posten Datei) übereinstimmen. Bevor Sie mit der Programmierung der Schnittstelle beginnen, ist zu ermitteln, über welche Software Sie verfügen. Es gibt mehrere Softwarepakete, die eine Exportfunktion für unsere Bank bereits anbieten (z.b. Ramsauer & Stürmer -RS2 Rechnungswesen, BMD, Navision, Jet-Fibu DL Data, Softcard GmbH -SC-Line). Zahlungseingänge Zahlungen werden erst nach Eingang auf dem VB Factoring Zahlungseingangskonto gebucht und gemeldet. Kopien der Zahlungsbelege inkl. Anlagen gehen Ihnen direkt zu. Dies betrifft auch die von Ihnen weitergeleiteten Direktzahlungen. Direktzahlungen Zahlungen von Debitoren, die nicht auf unseren Konten eingehen, sondern auf Konten Ihres Unternehmens oder in bar an Sie beglichen werden, werden als Direktzahlungen bezeichnet. Seite: 6
Direktzahlungen sind auf die in unserem Namen einzurichtenden Zahlungseingangskonten oder auf eines unserer Hauptgeschäfts-Bankkonten weiterzuleiten. Dazu zählen auch Schecks und Wechsel, diese sind in girierter Form an unsere Geschäftsadresse in Salzburg zu senden. Sie werden bei uns in der Bank auf einem gesonderten Scheckverrechnungskonto verbucht und Sie als Kunde erhalten jeweils eine Zahlungsinformation über solche Scheckzahlungen. Achtung: Schecks sind erst dann als Zahlung zu melden, wenn Ihnen unsere dazugehörige Zahlungsmeldung vorliegt. Um den bei solchen Weiterleitungen von Direktzahlungen entstehenden Aufwand so gering wie möglich zu halten, ist die Übertragung der Kontoinhaberschaft zu unseren Gunsten bei den Bankkonten anzustreben, wohin der Großteil der Abnehmerzahlungen bislang geleistet wird. Abnehmerverständigung Zur Vermeidung von Direktzahlungen werden alle Debitoren über die Zusammenarbeit mit VB Factoring Bank AG in Form eines Rundschreibens informiert. Der Forderungsverkauf an uns wird gegenüber den Debitoren offengelegt, es ist daher ein Abtretungsvermerk auf den Fakturen (sowohl auf dem Original als auch auf allen Kopien und Durchschlägen) erforderlich. Allen Debitoren ist die Bankverbindung des Zahlungseingangskontos mitzuteilen. Ein Beispiel für einen Abtretungsvermerk in diversen Fremdsprachen finden Sie in der Anlage Nr. 6a. Kaufpreisanzahlungen Kaufpreisanzahlungen werden immer nur nach einer bei uns verbuchten Einreichung durchgeführt. In Folge sind wir jedoch bestrebt, am Einreichungstag auch taggleich die entsprechende Kaufpreisanzahlung zur Verfügung zu stellen. Die Überweisung der Kaufpreisanzahlungen kann von uns in drei Varianten durchgeführt werden: Vormittags telefonisch-kostenpflichtig, erfahrungsgemäß ist der Überweisungsbetrag dabei noch am selben Tag auf Ihrem Hausbankkonto verfügbar Nachmittags telefonisch- bei uns kostenlos, im Zwischenbankweg fallen dzt. geringfügige Spesen an, der Geldbetrag ist am kommenden Vormittag erfahrungsgemäß auf dem Hausbankkonto zu Ihrer Verfügung Nachmittags ohne Eilauftrag, zur Gänze spesenfrei, dabei kann der Geldbetrag teilweise auch erst am übernächsten Werktag auf Ihrem Hausbankkonto verfügbar sein. Falls erwünscht können auch andere Vereinbarungen wie z.b. auf Abruf per Email an auszahlung@vbfactoring.at getroffen werden. Seite: 7
Limitanträge Stellen Sie die Limitanträge bereits vor Auftragsannahme, Auslieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung. Unsere Limitentscheidung erhalten Sie schriftlich s. Anlage Nr. 5. Von uns genehmigte Limite gelten rückwirkend ab Datum der Antragsstellung. Einmal jährlich wird die Bonität Ihrer Abnehmer überprüft. Die dafür vereinbarte Verlängerungsgebühr wird ihnen dann in Rechnung gestellt. Sie haben jedoch vorher die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Abnehmer Limite streichen zu lassen. Auf Anfrage erhalten Sie von uns eine Limitliste, auf der alle Abnehmer mit Limiten aufscheinen. Alle Limitänderungen werden schriftlich beantragt. Dafür wird ein Formular bereitgestellt. Delkredere Ist die Delkredere-Übernahme vereinbart, benötigen wir von Ihnen ausgefüllte Limitanträge in der gewünschten Höhe. Nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit Ihres Abnehmers stellen Sie einen Antrag auf Delkredere Auszahlung. Die Auszahlung dieses Delkrederefalles erfolgt nach Prüfung der vertraglichen Bestimmungen auf Ihr Konto. Ist keine Delkredere-Übernahme vereinbart, nehmen wir bei größeren Salden eine Bonitätsprüfung Ihrer Abnehmer vor. Sie können jederzeit auch selbst Limitempfehlungen beantragen. Bei Limitempfehlungen übernehmen wir keine Haftung jeglicher Art für etwaige Zahlungsausfälle. Mahnwesen Das Mahnwesen werden Sie für uns weiterführen. Auf den Mahnungen sind die in unserem Namen eingerichteten Zahlungseingangskonten in Form des Abtretungsvermerks anzuführen. Nach jedem Mahnlauf stellen Sie uns eine Mahnstatusliste zur Verfügung. Forderungsinkasso Bleiben trotz der von Ihnen erfolgten Mahnschritte Forderungen unbeglichen, übergeben Sie diese Posten an unsere Inkassogesellschaft Eurincasso GmbH. Unser Tochterunternehmen Eurincasso führt im Namen von VB Factoring den Forderungseinzug durch und mahnt nach Erhalt des Auftrages Ihre Abnehmer an, das Kapital, die Verzugszinsen, die Mahnspesen sowie Gebühren von Eurincasso zu bezahlen. Sollte in vorgeschriebener Zeit ab Mahndatum immer noch keine Zahlung geleistet worden sein, schaltet, je nach Erfahrungswerten mit dem Abnehmer und je nach Höhe des überfälligen Saldos, Eurincasso entweder Seite: 8
den Inkassanten zwecks persönlicher Intervention ein oder übergibt den Fall einem Anwalt zur gerichtlichen Betreibung. Es kann auch ein Anwalt Ihres Vertrauens beauftragt werden. Sie führen für uns treuhändig die Debitorenbuchhaltung. Leisten Abnehmer ihre Zahlungen nicht direkt an unsere Inkassogesellschaft, sondern auf uns oder Ihnen gehörige Bankkonten, führen Sie bitte eine Zahlungsmeldung an Eurincasso durch. Laufende Übersichten per Post oder Mail Kontoauszug Sie erhalten von uns regelmäßig (täglich, wöchentlich oder monatlich) einen Kontoauszug s. Anlage Nr. 1. Der Kontoauszug informiert Sie über Ihren Kontostand und über welche Summe Sie zu diesem Stichtag verfügen können. Sie sehen auf einen Blick das Verhältnis von Verfügbarkeit zu den eingereichten Forderungen. Alle Bewegungen wie Rechnungen, Gutschriften, Belastungen, Gebühren, Kaufpreisanzahlungen usw. werden kumuliert für eine bestimmte Periode dargestellt. Falls erwünscht, erhalten Sie von uns eine detaillierte Übersicht über alle von uns durchgeführten Buchungen. Übersicht nicht finanzierbare Forderungen In dieser Übersicht werden alle nicht finanzierbaren Forderungen aufgelistet, auf die keine Kaufpreisanzahlungen möglich sind, wie z.b. überfällige Forderungen, Anwaltsübertragungen und Forderungen, die wir aufgrund mangelnder Bonität nicht finanzieren können. Scheckeinreichung Nachdem wir alle Schecks, die Ihre Abnehmer ausgestellt haben, entweder direkt von den Debitoren oder von Ihnen als Direktzahlung weitergeleitet erhalten, bekommen Sie regelmäßig von uns eine Übersicht über solche Scheckeinreichungen s. Anlage Nr. 2. Limitentscheidungen Sobald eine Limitentscheidung getroffen wurde, erhalten Sie davon Information in Form einer Übersichtliste. Seite: 9
On-Line System Als Kunde unseres Hauses bieten wir Ihnen einen Online-Zugang über Internet an. Dieser Zugang steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung und ermöglicht Ihnen den Zugriff zu für Sie wichtigen Informationen wie z.b. aktueller Kontostand, Kontoentwicklung, Bewegungen auf den Abnehmerkonten und vieles mehr. Wir stellen dafür folgende Programme zur Verfügung: Abnehmeridentifikation Abfrage Offene Posten - Zahlungshistorie Zahlungserfahrungen - Abnehmerstammdaten Anzeige Eurincasso Akte Tagesbewegungen Anzeige aus der Finanzierung genommener Offener Posten Anzeige/Druck/Mail Kontoauszüge Druck/Mail nicht finanz. Forderungen Anzeige aller offenen Eurincasso-Akte Limitantragstellung Druck/Mail überfällige Forderungen Druck/Mail Debitoren-Umsatzstatistik Druck/Mail OP-Liste Druck/Mail Zahlungseingänge Druck/Mail Limitliste Die erforderlichen Zugangsdaten erhalten Sie bei uns auf Anfrage in der EDV-Abteilung. Auf unserer Homepage http://www.vbfactoring.at finden Sie den On-Line Einstieg. Seite: 10
Informationen zum Datenaustausch Dieser Vorgang erfolgt per Email auf eine in unserem Haus dafür vorgesehene Email Adresse - datenaus@vbfactoring.at. Beide Dateien VBGESAMT und HFDATAUS verfügen über den gleichen Satzaufbau s. Tabelle 1 und 2. In der Datei VBGESAMT (ASCII-Code) muss der gesamte OP-Bestand übermittelt werden. Anhand dieses OP- Bestandes werden die seit der letzten OP-Übertragung erfolgten Zahlungen automatisch ausgerechnet. Bemerkung: Bei dieser Simulation werden nur die Bruttozahlbeträge erzeugt. In der Datei HFDATAUS (ASCII-Code) müssen alle neuen Rechnungen und Gutschriften seit der letzten Übermittlung angeliefert werden. Damit es zu keinen Differenzen kommt, muss die Durchführung - Export des OP-Bestandes und der neuen Rechnungen und Gutschriften, zum gleichen Zeitpunkt erfolgen. Jeder OP bildet einen Satz (Tabelle 1) und jede Datei muss genau einen END Satz (Tabelle 2) beinhalten in dem Anzahl Sätze und Gesamtbetrag angegeben sind. Tabelle 1: OP-Satz Beschreibung: Stelle Län ge Art Feldname MF/ KF Inhalt Beschreibung 1. 1 3 3 A Identifikation MF "REC" für Rechnung, "GUT" für Gutschrift und negativen OP 4 1 Leerstelle 2. 5 7 3 N Konzernnummer MF z.b. 001 bei VB Factoring Bank anfragen 8 1 Leerstelle 3. 9 11 3 N Kundennummer MF z.b. 100 bei VB Factoring Bank anfragen 4. 12 1 A Kennzeichen MF K 13 1 Leerstelle 5. 14-22 9 N Abnehmernummer MF Abnehmernummer rechtsbündig 6. 23-32 10 A Rechnungsnummer MF 33 1 Leerstelle 7. 34-39 6 N Rechnungsdatum MF z.b.: Rechnungsdatum im Form TTMMJJ 310109 40 1 Leerstelle 8. 41-54 14/ 2 N Rechnungsbetrag oder Gutschriftsbetrag 55 1 Leerstelle 9. 56-58 3 N Zahlungsbedingung scode Kunde 59 Leerstelle 10. 60-62 3 N Zahlungsbedingung scode MF MF MF z.b.: 10000,00 immer 000 immer 001 ohne Vorzeichen, mit 2 Dezimalstellen und Dezimalkomma Die Unterscheidung, ob es sich um eine Rechnung oder Gutschrift handelt, erfolgt durch die Identifikation "REC" oder "GUT Wert 000 Fix vorgeben Wert 001 Fix vorgeben 63 1 Leerstelle 11. 64-66 3 N Währungscode MF z.b. für weitere Währungscodes auf Anfrage Seite: 11
Euro 000 12. 67-106 40 A Abnehmername MF Firmenname des Abnehmers 13. 107-146 40 A Strasse KF 14. 147-186 40 A PLZ und Ort MF 1010 Wien D 80000 Köln 187-187 1 Leerstelle 15. 188-192 5 N Null KF 193 1 Leerstelle 16. 194-199 6 N Fälligkeitsdatum MF z.b.: 310809 200 1 Leerstelle 16a. 201 1 A Kennzeichen MF "Z" = Zahlung 202-203 1 A Leerstelle 17. 204-218 15 A UID-Nummer KF 18. 219-258 40 A Abnehmername KF "Z" = Zeile 2 Zahlung 259-272 Leerstellen Tabelle 2: END-Satz (Summensatz) Beschreibung Stelle Län ge Art Feldname MF/ KF Inhalt bei diversen Kunden ohne PLZ Wert 0000 vorgeben Ausland mit Landcode z.b. D 800000 Köln Inland ohne Landcode z.b. 1010 Wien Fälligkeitsdatum der Rechnung im Form TTMMJJ "Z", wenn der Offene Posten beim Buchen einer Zahlung entstanden ist "Z", wenn der Offene Posten beim Buchen einer Zahlung entstanden ist Beschreibung 1. 1 3 3 A Identifikation MF END "END" für Endsatz 4 1 Leerstelle 2. 5 7 3 N Konzernnummer MF z.b. 001 bei VB Factoring Bank anfragen 8 1 Leerstelle 3. 9-11 3 N Kundennummer MF z.b. 100 bei VB Factoring Bank anfragen 8. 41-54 14/ 2 55-187 Leerstellen N Gesamtsumme MF z.b.: 90000,00 Format: mit 2 Dezimalstellen und Dezimalkomma Bei positiver Summe ist kein Vorzeichen auszugeben, bei negativer Summe ist das Minus links von der 1. Ziffer einzusteuern: z.b. -10520,30. Ist die Summe Null dann ist 0,00 auszugeben. Diese Summe ist eine reine Kontrollsumme, die Aufsummierung erfolgt unabhängig von Währungscode der Rechnung bzw. Gutschrift. Die Bestimmung der Summe erfolgt folgendermaßen : Summe der Rechnungen minus Summe der Gutschriften 15. 188-192 5 N Anzahl REC und GUT Sätze KF 54 Anzahl der übermittelten Rechnungen und Gutschriften. Wird von Seiten der VB Factoring Bank AG geprüft, sollten sich Abweichungen ergeben, kann der Datenträger nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Seite: 12
193-203 Leerstellen Anlagen Anlage Nr. 1: Muster Kontoauszug Der Kontoauszug besteht aus 2 Teilen: Gesamtübersicht - auf der 1. Seite werden Übersichtsinformationen für Sie als Kunde (Entwicklung der Forderungen, des Abrechnungskontos und die Zusammensetzung der Verfügbarkeit) angedruckt. Detailübersicht - ab der 2. Seite wird eine Detaillierung - jede einzelne Buchung der auf Seite 1 angeführten Summen angedruckt - sofern gewünscht. Gesamtübersicht Wir führen auf dem Kontoauszug für unsere Kunden zwei Kontenkreise: Forderungen Abrechnungskonto und errechnen die Verfügbarkeit. FORDERUNGEN Dieser Teil bietet eine Übersicht über die an VB Factoring verkauften Forderungen sowie einen informativen Überblick über Zahlungseingänge, Skonti, Ausbuchungen usw. ABRECHNUNGSKONTO Sofern seit dem letzten Kontoauszug Bewegungen, die das Abrechnungskonto des Kunden betreffen, erfolgt sind, werden diese unter der Einteilung in Gruppen Rechnungen, Gutschriften, Skonti und Sonstige Abzüge, Zahlungseingänge, Kaufpreisanzahlungen, Belastungen etc. zusammengefasst. VERFÜGBARKEIT Am Ende des Kontoauszuges - unter der Überschrift Verfügbarkeit - ist eine eventuelle weitere Verfügbarkeit abzulesen. Ist hier ein Minus-Zeichen hinzugefügt, übersteigen die bereits geleisteten Kaufpreisanzahlungen entsprechend die vertraglich vereinbarte Verfügbarkeit. Buchungen wie Forderungen ohne Kaufpreisanzahlung, Einbehalte, Vertragliche Kaufpreisanzahlungen werden ebenfalls angeführt. Standardmäßig erfolgt der Druck des Kontoauszuges wöchentlich. Auf Wunsch sind auch tägliche und monatliche Kontoauszüge möglich. Über unser On Line System steht es dem Kunden frei, sich einen Kontoauszug zu mailen oder zu drucken. Es können beliebig viele Kontoauszüge zusammengefasst gedruckt werden (z.b. Jahreszusammenfassung). Seite: 13
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Anlage Nr. 2: Scheckeinreichung Seite: 15
Anlage Nr. 3: Muster Einreichungsformular VB FACTORING BANK AG Postfach 34 A-5033 Salzburg Kunde Kunden-Nr. Datum Lfd. Nr. Einreichung Im Rahmen des mit Ihnen abgeschlossenen Factoring-Vertrages geben wir Ihnen wie folgt bekannt: Der Forderungsstand vom:... Währung:... Rechnungen über insgesamt (lt. Datei/beil. RE-Ausgangsjournal) Gutschriften über insgesamt (lt.datei/ beil. GS-Ausgangsjournal) Zahlungseingänge netto von Nr.... bis Nr... Bank.. von Nr.... bis Nr... Bank.. Schecks lt. VBF-Abrechnung Nr. von... bis Nr.... Wechseleingang bei VB Factoring Weiterleitung Direktzahlung Ausbuchungen: - Skonto - Gegenverrechnung - Forderung uneinbringlich - Ausbuchung Direktzahlung (Kassa, Nachnahme) - sonstige Abzüge Verzugszinsen Überzahlungen Differenzen OP-Bestand Der Forderungsstand lt. OP-Datei vom... Gesamtstand Die fakturierten Waren/Erzeugnisse sind ausgeliefert. Kommissionsware wurde nicht fakturiert. Dienstleistungen waren zum Zeitpunkt der Rechnungslegung voll erbracht. Die Forderungen unterliegen keinem Abtretungsverbot und gelten somit als verkauft und abgetreten. Bevorschussung gewünscht Unterschrift Ja Nein VB Factoring Bank Aktiengesellschaft Thumegger Straße 2,Postfach 34, A-5033 Salzburg, Telefon 0662/62 35 53-0 Seite: 16
Anlage Nr. 4: Limitantrag Seite: 17
Anlage Nr. 5: Limitentscheidung Schreiben an Kunden Seite: 18
Anlage Nr. 6: Muster Notifikationsschreiben Kundenname Adresse PLZ Betrifft: Zusammenarbeit mit der VB Factoring Bank AG Sehr geehrte/r Frau/Herr..., mit diesem Schreiben informieren wir Sie darüber, dass wir mit der VB Factoring Bank AG ab... im Factoring-Verfahren zusammenarbeiten. Die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen werden wir weiterhin treuhändig für die VB Factoring Bank durchführen. Im Rahmen der Factoring-Vereinbarung haben wir alle gegenwärtigen und zukünftigen Forderungen an VB Factoring verkauft und abgetreten. Wir ersuchen Sie daher, Ihre Zahlungen künftig ausschließlich an die VB Factoring Bank AG Konto-Nr.:... bei:... BLZ :... SWIFT/BIC:... IBAN:... zu leisten. Erfolgt die Regulierung durch Scheck oder Wechsel, ersuchen wir Sie, diese direkt an VB Factoring Bank AG, Postfach 34, A-5033 Salzburg, zu senden. Für alle Fragen im Zusammenhang mit unseren Produkten und Konditionen stehen selbstverständlich weiterhin unsere bewährten Mitarbeiter zur Verfügung. Mit Freundlichen Grüßen Seite: 19
Anlage Nr. 6a: Text Abtretungsvermerk in verschiedenen Sprachen Deutsch Bitte zu beachten! Der Rechnungsbetrag ist an die VB Factoring Bank AG, A-5033 Salzburg, Thumegger Str. 2, zu bezahlen, an die wir alle unsere Forderungen abgetreten und verkauft haben. Kto.-Nr.... bei der Bank..., BLZ... Iban-Code..Swift/Bic-Code.. Important notice! Englisch The claim of purchase had been assigned under a factoring-agreement to VB Factoring Bank AG, Thumegger Str. 2, A- 5033 Salzburg, Austria. Therefore payment have to be exclusively effected to the below mentioned account of the VB Factoring Bank AG. Account number: Bank code.. Iban-Code..Swift/Bic-Code. Attention! Französisch Dans le cadre de la convention de factoring nous avons vendu et cédé nos créances présentes et futures à la VB Factoring Bank AG, Thumegger Str. 2, A-5033 Salzburg. Veuillez s.v.p. effectuer vos prochains paiements uniquement à la VB Factoring sur le numéro de compte suivant. Numéro de compte...numéro d identité bancaire... Iban-Code..Swift/Bic-Code.. Si prega di osservare! Italienisch Vi ricordiamo che il credito originato da questa fattura è stato ceduto alla VB Factoring Bank AG, Thumegger Str. 2, A- 5033 Salzburg / Austria come già comunicato con nostra lettera. Pertanto il pagamento sarà per Voi liberatorio soltanto se effetuato da parte Vostra alla predetta VB Factoring Bank AG. Numere del conto...presso la..., CAB... Iban-Code..., Swift/Bic-Code... Le pedimos tomar en cuenta! Spanisch El pago de esta factura se debe efectuar a la VB Factoring Bank AG, Thumegger Str. 2, A-5033 Salzburgo, Austria, a la cual hemos vendido y cedido todos nuestros créditos. C/C número..., codigo bancario... Iban-Code..Swift/Bic-Code... Seite: 20
Erfassung des Factoring in Ihrer Buchhaltung Buchungsvorschläge Bei Intercredit-Factoring-Verträgen führt der Kunde treuhändig für uns (Forderungskäufer) weiterhin eine eigene Debitorenbuchhaltung, dazu schlagen wir unten angeführte Buchungen vor. Dies sind nur Vorschläge, es ist notwendig, sie mit Ihrem Steuerberater klären, wie man künftig in Ihrer Buchhaltung und dann in der Bilanz das Factoring erfassen soll. Nicht bilanzverkürzende Abbildung des Forderungsverkaufes Intercredit/ treuhändige Führung der Debitorenbuchhaltung durch den Kunden Notwendige Buchungen: Buchungssatz: 1) Bei Rechnungslegung Kundenforderung / Erlöse / Umsatzsteuer 2) Gutschrift Erlöse / Kundenforderung Umsatzsteuer / 3) Kaufpreisanzahlungen auf Forderungen durch VBF (Auszahlung) Bank / Verbindlichkeit VBF 4a) Zahlungseingänge gem. Kontoauszug (Eingänge auf dem der VB Factoring Bank gehörigen Zahlungseingangs- Bankkonto) Zwischenkonto ( Zahlungseingangskto. VBF ) / Kundenforderung 4b) Summe aller verbuchten Debitorenzahlungen eines Tages oder einer Woche (Entlastung des Zwischenkontos) Verbindlichkeiten VBF / Zwischenkonto 5) Kundenskonto (Abzüge bei Zahlungen) Skontoaufwand Umsatzsteuer / / Kundenforderung 6) Zinsen Zinsaufwand / Verbindlichkeit VBF Umsatzsteuer / 7) Gebühren Gebührenaufwand / Verbindlichkeit VBF Umsatzsteuer / ***Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es sich hier um eine reine formale Darstellung der Methoden handelt. Die zu handhabende Buchungsweise und die Art des Bilanzausweises sind mit dem Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer abzustimmen. Die VB Factoring Bank AG übernimmt keinerlei Haftung. Seite: 21
Bilanzverkürzende Abbildung des Forderungsverkaufes Intercredit/ treuhändige Führung der Debitorenbuchhaltung durch den Kunden Voraussetzung: Bilanzverkürzung ist der Aktivtausch der Debitorenforderungen gegen eine Forderung gegenüber der VB Factoring Bank AG. Der Bruttoforderungsstand wird um die Summe der von der VB Factoring Bank AG geleisteten Kaufpreisanzahlungen gekürzt. Bei Factoring inklusive Übernahme der Delkredere-Haftung durch den Factor ist die Voraussetzung für Bilanzverkürzung unseres Erachtens erfüllt. Bei Factoring ohne Übernahme der Delcredere-Haftung ist vom jeweiligen Bilanzprüfer und/oder Wirtschaftstreuhänder zu entscheiden, ob auch hier eine Bilanzverkürzung möglich ist. Eine gängige Auffassung ist, dass dies möglich ist, wenn der Factoringkunde eine eigene Waren- bzw. Exportkreditversicherung abgeschlossen hat, wobei hier die Ansprüche aus diesem Vertrag an die VB Factoring Bank AG abgetreten sein müssen. Ausweis in der Bilanz: Der gesamte Forderungstand aus Lieferungen und Leistungen wird um die von der VB Factoring Bank AG geleisteten Vorschüsse gekürzt. Damit verringert sich im Vergleich zum Bruttoausweis die Bilanzsumme. Als Konsequenz verändern sich sämtliche bilanzsummenbezogenen Kennzahlen, wie z.b. die Eigenkapitalquote. Im Bilanzanhang ist die Eventualverbindlichkeit hinsichtlich des vertraglich festgelegten Selbstbehaltes, im Zuge der Übernahme des Zahlungsausfallsrisikos durch die VB Factoring Bank AG oder Abschluss einer eigenen Waren- oder Exportkreditversicherung, auszuweisen. Gleichzeitig kann diese Position auch als Eventualforderung dargestellt werden, da der Schadensfall noch nicht eingetreten ist. Der Selbstbehalt der effektiven Schadensfälle würde bilanziell bereits mittels Einzelwertberichtigung Berücksichtigung finden. Im Bilanzanhang bzw. in den Erläuterungen ist der Forderungsverkauf zu dokumentieren. Da der Kunde selbst eine Debitorenbuchhaltung treuhändig für VB Factoring Bank AG weiter führt, ist in den Büchern ein entsprechender Buchvermerk zu setzen. Die Art und Weise wird von der VB Factoring Bank AG auf Anfrage mitgeteilt. Seite: 22
Notwendige Buchungen: Buchungssatz: 1) Bei Rechnungslegung Kundenforderung / Erlöse / Umsatzsteuer 2) Gutschrift Erlöse Umsatzsteuer / Kundenforderung / 3) Kaufpreisanzahlungen auf Forderungen durch VBF* (Auszahlung) Bank / Verbindlichkeit VBF* 4a) Zahlungseingänge gem. Kontoauszug (Eingänge auf dem der VB Factoring Bank gehörigen Zahlungseingangs- Bankkonto) Zwischenkonto ( Zahlungseingangskto. VBF ) / Kundenforderung 4b) Summe aller verbuchten Debitorenzahlungen einer Periode (Entlastung des Zwischenkontos) Verbindlichkeiten VBF / Zwischenkonto 5) Kundenskonto (Abzüge bei Zahlungen) Skontoaufwand Umsatzsteuer / Kundenforderung / 6) Zinsen Zinsaufwand Umsatzsteuer / Verbindlichkeit VBF* 7) Gebühren Gebührenaufwand / Verbindlichkeit VBF* Umsatzsteuer Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es sich hier um eine reine formale Darstellung der Methoden handelt. Die zu handhabende Buchungsweise und die Art des Bilanzausweises sind mit dem Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer abzustimmen. Die VB Factoring Bank AG übernimmt keinerlei Haftung. Die bilanzverkürzende Buchung sollte jeweils nur am Monatsende durchgeführt werden, da es ansonsten in der laufenden Abwicklung zu Abstimmungsdifferenzen kommen kann, d.h. jeweils zum Monatsende werden die beiden OP-Stände angeglichen. Buchung 1) Am Monatsende (f. Monatsabschluss) Forderung VBF Verbindlichkeit VBF / Kundenforderungen / Forderung VBF* 2) Am Monatsanfang (Rückbuchung) Kundenforderungen / Verbindlichkeit VBF* Abkürzung: *VBF = VB Factoring Bank AG Seite: 23
Kontakte Vorstand Dr. Gerhard Ebner +43(0662)623553-0 Herbert Auer +43(0662)623553-0 Verkauf für die Bundesländer Salzburg, Oberösterreich, Tirol, Vorarlberg und Kärnten Thomas Rieser +43(0662)623553-132 E-Mail: t.rieser@vbfactoring.at für die Bundesländer Wien, Niederösterreich, Steiermark, und Burgenland Mag. Helmut Zimmel +43 050-4004-4379 E-Mail: h.zimmel@vbfactoring.at Kundenbetreuung Mag. Peter Feitzinger EDV-Abteilung Mag. Werner Oberascher +43(0662)623553-300 E-Mail: p.feitzinger@vbfactoring.at +43(0662)623553-800 E-Mail: w.oberascher@vbfactoring.at Adresse VB Factoring Bank AG Thumegger Strasse 2 5033 Salzburg Firmenbuchnummer: FN 62648 f Firmenbuchgericht: Landesgericht Salzburg WEB: http://www.vbfactoring.at E-mail: info@vbfactoring.at Seite: 24