Merkblatt zur gleitenden Arbeitszeit im Bereich des Botanischen Gartens der Universität Würzburg Stand: 15.07.2007 Die gleitende Arbeitszeit soll den Mitarbeitern des Botanischen Gartens die Möglichkeit geben, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie der Mittagspause in den festgelegten Grenzen selbst zu bestimmen und damit den persönlichen Bedürfnissen anzupassen. Gleichwohl muss der allgemeine Dienstbetrieb in den einzelnen Bereichen - durch Absprache der Mitarbeiter untereinander - aufrecht erhalten bleiben. An der gleitenden Arbeitszeit nehmen alle Mitarbeiter teil, die mindestens halbtags beschäftigt sind. Aus organisatorischen Gründen ist der Bereich der Gartenaufsicht ausgenommen. Nachfolgend werden der wesentliche Inhalt der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit vom 21.04.2005/26.04.2005, zuletzt geändert am 24.10.2006/08.11.2006 kurz dargestellt und Erläuterungen sowie Hinweise zur praktischen Durchführung gegeben: 1. Präsenz- und Rahmenzeit: In den Präsenzzeiten muss jeder Mitarbeiter grundsätzlich an seinem Arbeitsplatz anwesend sein. Besprechungen sind nach Möglichkeit auf die Präsenzzeiten zu legen. Die Rahmenzeit ist die Zeit zwischen dem frühestmöglichen Dienstbeginn und dem spätestmöglichen Dienstende. Die Präsenz- und Rahmenzeiten für Vollbeschäftigte werden wie folgt festgesetzt: a) Vollbeschäftigte mit Ausnahme der Mitarbeiter im Sekretariat des Botanischen Gartens: Montag bis Donnerstag Montag bis 08.30 Uhr bis 11.30 Uhr 13.00 Uhr bis 14.30 Uhr 08.00 Uhr bis 12.00 Uhr b) Vollbeschäftigte im Sekretariat des Botanischen Gartens: Montag bis Donnerstag Montag bis 08.30 Uhr bis 11.30 Uhr 13.00 Uhr bis 14.30 Uhr 08.00 Uhr bis 12.00 Uhr Aus Gründen der besseren Lesbarkeit sind mit allen im Merkblatt verwendeten Personenbezeichnungen stets beide Geschlechter gemeint.
Die Präsenz- und Rahmenzeiten für Teilzeitbeschäftigte mit der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter werden wie folgt festgesetzt: a) Halbtagsbeschäftigte mit Ausnahme der Mitarbeiter im Sekretariat des Botanischen Gartens: Montag bis Donnerstag Montag bis 08.30 Uhr bis 11.00 Uhr 08.00 Uhr bis 10.30 Uhr b) Halbtagsbeschäftigte im Sekretariat des Botanischen Gartens: Montag bis 08.30 Uhr bis 11.00 Uhr Montag bis c) Teilen sich zwei Mitarbeiter einen Arbeitsplatz im Job-Sharing, darf von der Gleitzeit nur insoweit Gebrauch gemacht werden, als es zu keinen Überschneidungen der Arbeitszeit kommt. Für Teilzeitbeschäftigte mit mehr als der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter wird die Präsenzzeit individuell festgelegt. 2. Sollzeit; höchstzulässige Arbeitszeit: Die Sollzeit ist der auf den einzelnen Arbeitstag entfallende Anteil der regelmäßigen Arbeitszeit. Sie beginnt für die Beschäftigten Montag bis um 07.30 Uhr. Ihr Ende bestimmt sich jeweils nach der auf den einzelnen Arbeitstag entfallenden Sollzeit einschließlich der Pausen. Die Sollzeit Vollbeschäftigter beträgt bei einer 40,1-Stunden-Woche: Montag bis Donnerstag täglich bei einer 38,5-Stunden-Woche: Montag bis Dienstag Mittwoch bis Donnerstag täglich 8 Stunden 15 Minuten 7 Stunden 06 Minuten 8 Stunden 15 Minuten 8 Stunden 6 Stunden Die Sollzeit für Teilzeitbeschäftigte mit der Hälfte der Arbeitszeit Vollbeschäftigter in der 5-Tage-Woche beträgt: bei einer 20,05-Stunden-Woche: Montag bis Donnerstag täglich bei einer 19,25-Stunden-Woche: 2 4 Stunden 4 Stunden 03 Minuten
Montag bis Donnerstag 4 Stunden 3 Stunden 15 Minuten Bei den übrigen Teilzeitbeschäftigten ermäßigt sich die Sollzeit entsprechend der individuellen Dienstleistungspflicht. Abweichend von der Sollzeit kann jeder Mitarbeiter, für den diese Dienstvereinbarung gilt, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie der Mittagspause innerhalb der Gleitzeiten selbst bestimmen. Die im Rahmen der Gleitzeitregelung zulässigen Überschreitungen der Sollzeit stellen keine Mehrarbeit und keine Überstunden im Sinne der gesetzlichen/tariflichen Bestimmungen dar. Die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit beträgt 10 Stunden (ohne Mittagspause); nach den derzeit geltenden Vorschriften beträgt sie für jugendliche Beschäftigte und für unter Mutterschutz stehende Mitarbeiterinnen 8,5 Stunden. 3. Pausen Die Mittagspause kann in der Zeit zwischen 11.30 Uhr und 13.00 Uhr genommen werden. Die Mittagspause kann auch in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.es kann auf sie verzichtet werden, wenn an einem Arbeitstag nicht mehr als sechs Stunden Dienst geleistet wird. Wenn ein Mitarbeiter mittags das Dienstgebäude nicht verlässt und keine Buchung vornimmt, wird automatisch die Mindestmittagspause von 30 Minuten (bei Jugendlichen 60 Minuten) abgezogen. Entsprechendes gilt, wenn die Mindestpause nicht voll in Anspruch genommen wird, für den Rest der Pausenzeit. Wird keine Buchung vorgenommen, ist eine nachträgliche Zeitbewilligung erforderlich, wenn die Mindestpause der Mittagspause überschritten wird. Beträgt bei Arbeitnehmern die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, ist aufgrund gesetzlicher Regelung eine weitere Arbeitspause von mind. 15 Minuten zu nehmen. Die Arbeitspause wird von Amts wegen berücksichtigt und angerechnet. 4. Arbeitszeitausgleich, Ausgleich von Mehrarbeit a) Unterschreitungen oder Überschreitung der täglichen Sollzeit sollen an anderen Tagen innerhalb des Abrechnungszeitraums (siehe unten b) ausgeglichen werden. Die Präsenzzeiten dürfen für den Ausgleich nicht in Anspruch genommen werden; davon abweichend können dienstlich angeordnete Arbeitsstunden, die über die Sollzeit hinausgehen, mit Genehmigung des Leiters des Botanischen Gartens auch während der Präsenzzeiten ausgeglichen werden. Außer auf Anordnung oder mit Genehmigung des Leiters des Botanischen Gartens werden Anwesenheitszeiten, die über 10 Stunden täglich hinausgehen, nicht berücksichtigt. Die Mittagspause wird nicht mitgerechnet. Zeitguthaben kann durch Dienst- oder Arbeitsbefreiungen nicht entstehen. Ein Plus-Saldo ergibt sich nur an solchen Tagen, an denen die Istzeit - ohne Anrechnung der Zeit der Dienst- oder Arbeitsbefreiung - die Sollzeit übersteigt. 3
b) Der Abrechnungszeitraum beträgt ein halbes Jahr und entspricht dem Verwaltungszeitraum des Semesters (01.10. bis 31.03. sowie 01.04. bis 30.09.) Überschreitungen der halbjährlichen Sollstundenzahl können bis zu 25 Stunden in den folgenden Abrechnungszeitraum übernommen werden; Überschreitungen von mehr als 25 Stunden verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums. Unterschreitungen von mehr als 20 Stunden sind unzulässig. Bei Teilzeitkräften bestimmt sich, abstellend auf die vorgenannten Obergrenzen, das Ausmaß der zulässigen Unter- und Überschreitungen nach dem Verhältnis der tariflichen Arbeitszeit zur Sollstundenzahl laut Arbeitsvertrag beziehungsweise bei Beamten nach dem Verhältnis der gesetzlichen Arbeitszeit zur Sollstundenzahl laut Bewilligung, wobei ein Rest von weniger als einer halben Stunde auf eine halbe Stunde aufgerundet wird. In Sonderfällen (z. B. Urlaub, Krankheit oder dienstliche Gründe) können jeweils mit Zustimmung des Leiters des Botanischen Gartens darüber hinausgehende Unterund Überschreitungen in den folgenden Abrechnungszeitraum übernommen werden. c) Unbeschadet der vorgenannten Regelung in lit. b) dürfen während des Arbeitsbzw. Dienstverhältnisses Arbeitszeitrückstände 40 Stunden nicht überschreiten. d) Vollbeschäftigten und Teilzeitbeschäftigten können in Abstimmung mit der Leitung des Botanischen Gartens pro Jahr 24 Tage zur Abgeltung von anrechenbarem Zeitguthaben (Gleittage) freigegeben werden; insoweit entfällt die Anwesenheitspflicht innerhalb der Präsenzzeiten. Die Inanspruchnahme von fünf oder mehr aufeinanderfolgenden Tagen ist nicht erlaubt. Den Beschäftigten, die ihre Dienstleistung regelmäßig an weniger als fünf Wochenarbeitstagen erbringen, kann in Ausnahmefällen unter Abweichung von dem Grundsatz, dass eine tägliche Anwesenheit der Beschäftigten sicherzustellen ist, durch den Leiter des Botanischen Gartens der Abbau von Zeitguthaben in entsprechender Anwendung der vorstehenden Regelungen ermöglicht werden. Die Freigabe, die mittels Korrekturantrag rechtzeitig vorher zu beantragen ist, erteilt der Leiter des Botanischen Gartens. Voraussetzung für die Freigabe ist, dass dienstliche Belange nicht entgegenstehen. Da die Nutzung der arbeitsfreien Zeit in die Risikosphäre des Beschäftigten fällt, kann die freigegebene Zeit im Krankheitsfall nicht gutgeschrieben werden. Ohne Zustimmung der Kanzlerin kann freigegebene Arbeitszeit nicht zurückgenommen werden. e) Die Anrechnung von Arbeitszeit außerhalb der Rahmenzeit sowie an Samstagen bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung des Leiters des Botanischen Gartens, die Anrechnung von Arbeitszeit an Sonntagen und Feiertagen bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung der Kanzlerin. Für bestimmte Anlässe oder bestimmte Beschäftigte kann die Genehmigung allgemein erteilt werden. f) Ein Freizeitausgleich wegen angeordneter oder genehmigter Mehrarbeit im Sinne von Art. 80 Abs. 2 BayBG oder wegen angeordneter Überstunden wird durch Arbeitszeitausgleich im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit nicht berührt. 4
g) Ausscheidende Mitarbeiter müssen Zeitschulden bis zum Ablauf des letzten Arbeitstages ausgeglichen haben. Eine finanzielle Abgeltung für etwa noch vorhandenes Zeitguthaben erfolgt nicht. 5. Abwesenheit aus anerkannt wichtigem Grund Bei ganztägiger Abwesenheit wegen Urlaub, Krankheit, Dienst- oder Arbeitsbefreiung gilt die Sollzeit als erbracht. Bei Teilzeitbeschäftigten wird die für den jeweiligen Arbeitstag vereinbarte bzw. bewilligte Arbeitszeit (individuelle Sollzeit) angerechnet. Wenn ein Mitarbeiter mit Genehmigung aus einem sonstigen anerkannt wichtigen Grunde (z. Bsp. Erkrankung, Unfall, eines zu diesem Zeitpunkt akut notwendigen Arztbesuches, Ausübung staatsbürgerlicher Pflichten oder öffentlicher Ehrenämter, Wahrnehmung amtlicher, insbesondere gerichtlicher oder polizeilicher Termine, soweit diese nicht durch private Angelegenheiten des Beschäftigten veranlasst sind) den Dienst verspätet beginnt, unterbricht oder verfrüht beendet, ist die Dauer der hierfür erforderlichen Abwesenheit während der Sollzeit/individuellen Sollzeit anzurechnen. 6. Abwesenheit aus sonstigen Gründen Wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, kann in begründeten Fällen während der Präsenzzeit die Abwesenheit vom Dienst zur Erledigung privater Angelegenheiten genehmigt werden. Dies gilt insbesondere für - ärztliche und zahnärztliche Behandlungen, soweit nicht Nr. 5.2 zutrifft - Heilbehandlungen - Behördengänge. Diese Abwesenheiten werden auf die zu erbringende Arbeitszeit nicht angerechnet; sie sind einzuarbeiten. Bestehende Regelungen über die Voraussetzungen und Genehmigungen von Dienst- und Arbeitsbefreiungen bleiben unberührt. 7. Dienstreisen, Dienstgänge a) Bei ganz- oder mehrtägigen Dienstreisen wird jedem Mitarbeiter für jeden Reisetag die für ihn geltende Sollzeit angerechnet, soweit die Reisedauer diese umfasst. Hiervon abweichend wird die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort als Arbeitszeit (Istzeit) angerechnet, wenn sie die tägliche Sollzeit übersteigt. Im übrigen richtet sich die Anrechnung von Reisezeiten als Arbeitszeit nach der FMBek. vom 20. Mai 1997 Nr. 21 - P 1101 38/1533-16957 (St.Anz. Nr. 22/1997). Bei Dienstreisen von kürzerer Dauer gelten die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am Geschäftsort sowie die Reisezeiten, soweit sie in der Sollzeit liegen, als Arbeitszeit. Wird die Dienstreise an der Wohnung angetreten oder beendet, so tritt diese an die Stelle der Dienststelle mit der Maßgabe, dass höchstens die Zeit berücksichtigt werden darf, die aufzuwenden wäre, wenn die Dienstreise an der Dienststelle angetreten oder beendet worden wäre. 5
Bei mehrtägigen Fortbildungsreisen, die im überwiegenden dienstlichen Interesse liegen, werden der An- und Abreisetag wie Dienstreisetage behandelt; die übrigen Reisetage werden mit der jeweils maßgeblichen Sollzeit berücksichtigt. Günstigere tarifrechtliche Regelungen sowie beamtenrechtliche Regelungen bleiben unberührt. b) Bei Dienstgängen ist Nr. 7.1 entsprechend anzuwenden. 8. Arbeitszeiterfassung Alle Mitarbeiter, die an der gleitenden Arbeitszeit teilnehmen, erhalten Zeiterfassungskarten und sind verpflichtet, diese bei Dienstbeginn, bei Dienstende sowie bei jedem Verlassen und Wiederbetreten der Arbeitsstelle an das entsprechende Zeiterfassungsgerät anzuhalten. Dies gilt auch für das Aufsuchen von Kantinen, Personalspeiseräumen, Verkaufsstellen etc. Beginnt oder endet der Dienst nicht in der Dienststelle, so ist der Dienstbeginn bzw. das Dienstende unverzüglich formblattmäßig dem Gleitzeiterfasser anzuzeigen. Jeder Mitarbeiter ist für die sachliche und rechnerische Richtigkeit der auf seinem Zeitkonto von ihm veranlassten Buchungen selbst verantwortlich. Die Kontrolle des Zeitkontos ist für den Mitarbeiter jederzeit möglich. Arbeitszeitkorrekturen, insbesondere nach Nr. 5 und 6, sind unverzüglich, spätestens innerhalb einer Woche, formblattmäßig zu beantragen. 9. Sonstiges Missbrauch der zur Zeiterfassung geschaffenen Einrichtungen stellt ein schweres Dienstvergehen bzw. einen Grund zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses dar. Buchungen an den Zeiterfassungsgeräten dürfen nur von dem Zeitkarteninhaber persönlich vorgenommen werden. Kommt die Zeiterfassungskarte abhanden, so hat der Mitarbeiter dies unverzüglich dem Gleitzeiterfasser mitzuteilen. Daten, die mit dem Zeiterfassungssystem anfallen, werden nur hinsichtlich der Arbeitszeitermittlung ausgewertet. Ausgenommen von dieser Einschränkung sind Auswertungen für statistische Zwecke, die nicht namentlich zuzuordnen sind. Beim Totalausfall des Zeiterfassungssystems ist ein Korrekturantrag auf manuelle Zeiterfassung zu stellen. Dauert die Störung länger als einen Arbeitstag, gilt für die nachfolgenden Arbeitstage bis zur Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit die maßgebliche Sollzeit. Für Rückfragen steht der Gleitzeitbeauftragte, Herr André Kolowrat, Stabstelle 4.1-GLZ, Montag bis Donnerstag von 09.00-11.30 Uhr und 14.00 15.30 Uhr sowie von 09.00 12.00 Uhr unter der Tel.-Nr. 31-2642 sowie persönlich in Zimmer 205, Ottostraße 16, gerne zur Verfügung. Herr Kolowrat ist außerdem über E-Mail unter gleitzeit@zv.uni-wuerzburg.de 6
erreichbar. Die Dienstvereinbarung kann in der Stabstelle 4.1-GLZ während der Parteiverkehrszeiten eingesehen werden. 7