SAP White Paper SAP Smart Business Solutions SAP BUSINESS ONE
Copyright 2003 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iseries, pseries, xseries, zseries, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix und Informix Dynamic ServerTM sind Marken der IBM Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. MarketSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP AG und Commerce One. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mysap, mysap.com, xapps, mysap Business Suite und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. 2
INHALTSVERZEICHNIS 1. Überblick............................................................ 5 1.1 Erwartungen an eine bedarfsgerechte und leistungsstarke Unternehmenslösung....... 5 1.2 Zukunftssicherheit und Nutzenvorteile für kleine und mittlere Unternehmen durch SAP Business One........................................................... 5 1.3 Die Zielgruppen von SAP Business One......................................... 6 1.4 Kurze Einführungszeiten stellen den schnellen SAP-Einsatz sicher................... 6 2. Herausragende Merkmale und Funktionen von SAP Business One............. 7 2.1 Benutzerfreundliche Oberfläche kombiniert mit einem intelligenten Datenkonzept.... 7 2.2 Online-Alarmfunktionen mit Workflow-Eigenschaften............................ 7 2.3 Leistungsstarker Assistent für Berichtsabfragen................................... 7 2.4 Nahtlose Integration mit Microsoft Office....................................... 8 2.5 Firmenspezifische Belegvorlagen............................................... 8 2.6 Unterstützung von Fremdwährungen und Euro/Mehrsprachigkeit und Länderunterstützung......................................................... 8 2.7 Interne CRM-Funktionen schaffen Produktivitätsvorteile.......................... 8 2.8 Praxisbewährte Client-/Server-Architektur....................................... 8 2.9 Standardschnittstellen gewährleisten weitreichende Systemkopplungen.............. 8 2.10 Effizientes Tabellen-Management.............................................. 8 3. Module und unterstützte Geschäftsprozesse im Blickpunkt.................. 9 3.1 Hoher Abdeckungsgrad und vielseitige Nutzung.................................. 9 3.2 Funktionsbereiche im Überblick............................................... 9 3.3 Kerngeschäftsprozesse im Detail.............................................. 9 3.3.1 Buchhaltung............................................................... 9 3.3.2 Verkauf.................................................................... 10 3.3.3 Einkauf.................................................................... 11 3.3.4 Geschäftspartner Stammdatenpflege......................................... 12 3.3.5 Bankenabwicklung.......................................................... 12 3.3.6 Lagerverwaltung............................................................ 13 3.3.7 Montage................................................................... 14 3.3.8 Kostenrechnung............................................................ 14 3.3.9 Berichtswesen.............................................................. 15 3
4. Customizing von SAP Business One..................................... 17 4.1 Konfiguration.............................................................. 17 4.2 Benutzerdefinierte Felder.................................................... 17 4.3 Formatierte Suche.......................................................... 17 5. Dynamische Erweiterungsmöglichkeiten der SAP Business One-Funktionen... 18 5.1 Ausbau des Anwendungsspektrums mittels APIs................................. 18 5.1.1 Datenschnittstelle (OBS) Dreh- und Angelpunkt für den Objektaustausch......... 18 5.1.2 Zugriff auf die Benutzeroberfläche............................................. 18 6. Optionale Komponenten runden das Angebot ab.......................... 19 6.1 Migrationspakete........................................................... 19 6.1.1 Altdatenübernahme......................................................... 19 6.1.2 Migration nach mysap Business Suite......................................... 19 6.2 Internet Sales.............................................................. 19 6.3 Schnittstellen zu Human Resource (HR)-Anwendungen.......................... 19 7. SAP Business One und mysap Business Suite............................. 20 7.1 Integrationsszenarien für SAP-Verbundlösungen................................. 20 7.1.1 Datenkonsolidierung mit SAP BW............................................. 20 7.1.2 Datenzugriff auf SAP Business One über Unternehmensportale.................... 20 7.1.3 Funktionalität der Portal-Inhalte.............................................. 21 7.1.4 Definierte Benutzerrollen.................................................... 21 7.2 Unternehmensübergreifende Szenarien mit SAP NetWeaver....................... 22 8. Service Info.......................................................... 22 4
1. ÜBERBLICK 1.1 ERWARTUNGEN AN EINE BEDARFSGERECHTE UND LEISTUNGSSTARKE UNTERNEHMENSLÖSUNG Die dynamische und hochvernetzte Geschäftswelt von heute kommt ohne leistungsstarke IT-Systeme nicht mehr aus. Unternehmen jeder Größe greifen verstärkt auf die Informationstechnik zurück, um damit sowohl Effizienz- als auch Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Kleine und mittlere Unternehmen benötigen ebenso wie Großfirmen integrierte Enterprise Resource Planning (ERP)-Softwaresysteme, die sie bei der Umsetzung ihrer anvisierten Geschäftsziele wirkungsvoll unterstützen und auf die sie auch morgen zurück greifen können. Die Hauptanforderungen beziehungsweise die vorrangigen Erwartungen speziell kleiner und mittlerer Unternehmen an eine bedarfsgerechte und leistungsstarke ERP-Lösung sind breit gefächert: sie reichen von einer schnellen Implementierung über einen ausreichend großen Funktionsumfang, einer ausreichend hohen Integration einzelner Anwendungskomponenten, einem adäquaten Preis, einer einfachen Handhabung, Zukunftskompatibilität, einer starken Marktstellung des Softwarelieferanten, Verwendung modernster Technologien inklusive Internet-Techniken, Nutzung von Standards bis zur Bereitstellung sowie Schulung und Wartung der Software durch einen kompetenten und erfahrenen IT-Dienstleistungspartner vor Ort. 1.2 ZUKUNFTSSICHERHEIT UND NUTZENVORTEILE FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN DURCH SAP BUSINESS ONE SAP Business One bietet speziell kleinen und mittleren Unternehmen eine integrierte Software, die in idealer Art und Weise den zuvor genannten Erfordernissen entspricht. Sie stellt nicht nur einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Firmeninformationen sicher, sondern liefert auch für alle Geschäftsbereiche eines Unternehmens entscheidungsrelevante Berichte und Dokumente quasi auf Knopfdruck. Das heißt, vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zur Buchhaltung steht ein durchgängiges nutzenbringendes Instrument zur Verfügung, mit dem das tägliche Geschäft wirkungsvoll und gewinnbringend unterstützt wird. Zudem liefert SAP Business One entscheidungsrelevante Informationen für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Darüber hinaus kommt die SAP mit SAP Business One einer wichtigen Forderungen kleiner und mittlerer Firmen nach, nämlich eine investitions- bzw. zukunftssichere Unternehmenslösung bereit zu stellen. 5
1.3 DIE ZIELGRUPPEN VON SAP BUSINESS ONE SAP Business One richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen an Softwarelösungen. Diese oft vertriebsorientierten Handels- und Dienstleistungsunternehmen sowie Niederlassungen und Geschäftspartner von großen Unternehmen sind oftmals weniger auf individuelle Lösungen oder spezielle Branchenfunktionalität angewiesen. Aus diesem Grund deckt die Standard-Softwarelösung durch ihren hohen Funktionsumfang alle Kernbereiche im Unternehmen ab: von der Buchhaltung über Einkauf und Administration bis hin zur Bankenabwicklung. 1.4 KURZE EINFÜHRUNGSZEITEN STELLEN DEN SCHNELLEN SAP-EINSATZ SICHER Auf der Basis von SAP Business One realisierte ERP-Einführungen bedeuten sehr kurze Implementierungszeiten von nur wenigen Tagen bis zu wenigen Wochen je nach Komplexität der Geschäftsfälle. Sicher gestellt wird dies unter anderem durch den Aufbau und die Konzeption der Lösung selbst, aber auch durch einfache und verständliche Implementierungsschritte und optimierte Einführungsverfahren. Durchgeführt wird eine SAP Business One-Einführung von zertifizierten SAP-Partnern. Zusätzlich ist das Enterprise Resource Planning (ERP)-System mit standardisierten Schnittstellen zu internen und externen Datenquellen, Handheld-Computern, CRM-Anwendungen und verschiedenen Auswertungsprogrammen ausgerüstet. Die offene Architektur von SAP Business One integriert harmonisch die E-Business Plattform mysap Business Suite und ermöglicht eine stufenlose Skalierung der IT Landschaft entsprechend dem Unternehmenswachstum. Für Tochterfirmen oder Niederlassungen ist SAP Business One eine geeignete Software um den Einstieg in eine Softwareumgebungen mit altbewährten SAP-Anwendungen zu realisieren. 6
2. HERAUSRAGENDE MERKMALE UND FUNKTIONEN VON SAP BUSINESS ONE SAP Business One erfüllt alle relevanten Merkmale und Funktionen an eine innovative, leistungsstarke und zukunftsorientierte Unternehmenslösung für die bereits dargestellten Zielgruppen in vollem Umfang. Sie berücksichtigt die von SAP, als dem führenden Hersteller von ganzheitlichen Unternehmenslösungen, selbst aufgestellten hohen Maßstäbe. Dabei wird SAP die Entwicklungen kontinuierlich forcieren und sich selbstverständlich permanent am Kundenbedarf orientieren. Nachfolgend grob skizziert die herausragenden Highlights von SAP Business One. 2.1 BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHE KOMBINIERT MIT EINEM INTELLIGENTEN DATENKONZEPT Die komfortable Benutzeroberfläche des Systems ist genau auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen entwickelt worden. Sie ist leicht zu bedienen und ermöglicht schnelles und effizientes Arbeiten. Mit der innovativen drag&relate-funktion lassen sich betriebswirtschaftliche Abfragen mühelos ausführen. Dazu wird beispielsweise in der Maske Angebotserstellung im operativen System ein Feldinhalt wie Kunden- oder Artikelnummer mit der Maus angeklickt uns der Inhalt auf eine Maske mit Auswertungsfragen gezogen (drag) und abgesetzt. Auf diese Weise werden Daten miteinander verbunden (relate). Dadurch ist es zum Beispiel möglich, umgehend Informationen zu generieren und in der Konsequenz schnellere und effektivere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Abb. 1: Einfacher Datenzugriff auf andere Informationen z. B. Angebotserstellung 2.2 ONLINE-ALARMFUNKTIONEN MIT WORKFLOW- EIGENSCHAFTEN Jeder Benutzer von SAP Business One kann eine Reihe von Alarmfunktionen für außergewöhnliche Ereignisse, als Erinnerung, für Genehmigungsverfahren, zur Übergabe von Dokumenten zwischen Mitarbeitern etc. einrichten. Das System sendet entsprechend der durchgeführten Einstellungen automatische Meldungen an den verantwortlichen Mitarbeiter, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet. Ausgelöst werden diese Aktionen sowohl über die Alarmfunktion im System als durch Verwendung der E-Mail- und/oder SMS-Funktion. Abb. 2: Über drag&relate können in sekundenschnelle Berichte generiert werden 2.3 LEISTUNGSSTARKER ASSISTENT FÜR BERICHTSABFRAGEN Neben umfangreichen, standardmäßig bereit gestellten Berichten (Reports), lassen sich mit den hochproduktiven Abfrageassistenten auf sehr einfache Art und Weise Informationen aus allen Bereichen für kundenspezifische Berichte zusammenstellen. Praktisch sind damit alle Arten von Auswertungen möglich. 7
2.4 NAHTLOSE INTEGRATION MIT MICROSOFT OFFICE SAP Business One garantiert das Arbeiten in einer reinen Windows-Umgebung mit vertrauten und standardmäßigen Benutzeroberflächen und Funktionen. Dadurch ist auch eine einfache Systembedienung sicher gestellt. Auf diese Weise können Berichte in einen personalisierten Brief oder ein Excel- Arbeitsblatt umgewandelt und beispielsweise als E-Mail über einen einzigen Mausklick verschickt werden. 2.5 FIRMENSPEZIFISCHE BELEGVORLAGEN In der SAP-Lösung kann jede Belegvorlage firmenspezifisch gestaltet werden. Durch die kundenspezifische Auswahl der erforderlichen Elemente wie Daten, Produktbilder, Kalkulationen, Zwischensummen usw. können ansprechende Belege gestaltet werden. 2.6 UNTERSTÜTZUNG VON FREMDWÄHRUNGEN UND EURO/MEHRSPRACHIGKEIT UND LÄNDERUNTERSTÜTZUNG Die Kostenrechnung in SAP Business One unterstützt die gleichzeitige Abwicklung aller Buchungen in drei Währungen: In der Hauswährung, in der Transaktionswährung und in der Systemwährung. Es ist problemlos möglich, Berichte in jeder internationalen Währung auszugeben. Weiterhin unterstützt SAP Business One mehrere Sprachen. Das heißt, der Benutzer kann die gewünschte Sprache auswählen, in der er mit dem System arbeiten möchte und sie zu jedem Zeitpunkt wieder ändern. Unabhängig von der Sprache kann das Land im System ausgewählt werden. Dies wird entweder bei der Installation festgelegt, oder beim Anlegen einer neuen Firma. So werden landesspezifische Funktionen unterstützt, wie zum Beispiel besondere rechtliche Anforderungen oder spezifische eschäftsanforderungen eines Landes. 2.7 INTERNE CRM-FUNKTIONEN SCHAFFEN PRODUKTIVITÄTSVORTEILE Das System stellt standardmäßig hocheffiziente Werkzeuge zur Verfügung, über die Geschäftsmöglichkeiten (im Sinne des Customer Relationship Management) ermittelt und verwaltet werden können. Hierzu gehört auch der vollständige Zugriff auf Informationen zum Bruttogewinn und Bestandsstufen. 2.8 PRAXISBEWÄHRTE CLIENT-/SERVER-ARCHITEKTUR Die in SAP Business One verwendete, vielfach in der Praxis erprobte Client-/Server-Architektur sorgt für eine zweckmäßige und stabile Lastverteilung der Systemressourcen bzw. für die effiziente Verarbeitung von Geschäftstransaktionen. Hierbei handelt es sich um eine Fat-Client -Anwendung, bei der die Geschäftslogik auf den Benutzer-PCs läuft. Zur Sicherstellung der kritischen Geschäfts- und Systemprozesse wird eine robuste MS-SQL-2000-Datenbank eingesetzt. Sie unterstützt eine unbegrenzte Zahl gleichzeitiger Benutzertransaktionen. Außerdem ermöglicht ihre Skalierbarkeit eine Erweiterung der Geschäftsaktivitäten bei gleichzeitiger Sicherstellung und Steuerung aller Geschäftsprozesse. Um die Konsistenz der Client-/Server-Anwendung zu sichern, unterstützt SAP Business One eine automatische Versionsprüfung sowie einen automatischen Upgrade-Prozess, bei dem die neue Client-Software von der Server-Datenbank geladen wird. Neben der Server-Datenbank laufen in SAP Business One auf der Server-Seite nur Backup-Dienste, E-Mail-Verbindungen und die Lizenzverwaltung. 2.9 STANDARDSCHNITTSTELLEN GEWÄHRLEISTEN WEITREICHENDE SYSTEMKOPPLUNGEN Die Geschäftslösung fungiert als zentrale ERP-Anwendung mit Standardschnittstellen zu internen und externen Datenquellen, wie etwa Handheld-Computern, Internet-Sales- Anwendungen oder am Markt verbreiteten Auswertungsprogrammen. 2.10 EFFIZIENTES TABELLEN-MANAGEMENT Das integrierte benutzerfreundliche Tabellen-Management- System ermöglicht rasch und einfach das Hinzufügen von Feldern. Dropdown-Listen, Auswertungen oder Prozesse können zu jedem gültigen Feld ergänzt werden. 8
3. MODULE UND UNTERSTÜTZTE GESCHÄFTSPROZESSE IM BLICKPUNKT 3.1 HOHER ABDECKUNGSGRAD UND VIELSEITIGE NUTZUNG SAP Business One ist vielseitig einsetzbar und deckt alle Bereiche eines Unternehmens ab: von Verkauf, Endmontage, Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung bis zur Bankenabwicklung. Ausgestattet mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche arbeitet SAP Business One als zentrale ERP-Anwendung mit zahlreichen Standardschnittstellen. Das Ergebnis stellt ein umfassendes Instrument zur erfolgreichen Unternehmensführung dar. Das System hat 9 Module und die Administrationsfunktion. 3.2 FUNKTIONSBEREICHE IM ÜBERBLICK Administration Dieser Bereich beinhaltet die Grundeinstellungen des Systems wie zum Beispiel Währungsumrechnungskurse, System-Setup, Benutzerberechtigungen auf Transaktionsebene, E-Mail- und SMS-Grundeinstellungen, Online- Alarmfunktionen, Daten-import und Exportfunktionen uvm. Buchhaltung Mit den Funktionen der Buchhaltung werden alle Vorgänge der Finanzabwicklung getätigt: Haupt- und Kontokorrentbuchungen, Budgets und Berichtswesen. Verkauf Diese Komponente konzentriert sich auf den Vertriebsprozess vom Angebot bis zur Rechnungsstellung. Einkauf Hier werden die Transaktionen mit den Lieferanten bearbeitet. Ausgehend von Bestellanforderungen wird der Einkaufsprozess über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Lieferantenrechnung durchgeführt. Geschäftspartner Im Fokus befinden sich hier die Stammdaten für Geschäftspartner mit allen relevanten Informationen über Kunden und Lieferanten sowie Interessenten. Zusätzlich werden in diesem Modul alle Kontakte mit Geschäftspartnern und Daten für Umsatzprognosen hinterlegt. Bankenabwicklung Das Modul bearbeitet die Abwicklung der Zahlungsein- und -ausgänge, sowie die Abstimmung mit den Kontoauszügen der Banken. Artikel- und Lagerverwaltung Hier finden sich die gesamten Informationen über Artikel, Lagerbestände, Preislisten, spezielle Preisabstimmungen und Lagertransaktionen. Endmontage Die Funktionen der Endmontage ermöglichen das Arbeiten mit Stücklisten und Arbeitsaufträgen. Kostenrechnung An dieser Stelle bietet SAP Business One die Möglichkeit, Profit Center zu definieren und eine Nebenkontierung der Buchungen zu organisieren. Berichtswesen Über diese Funktionen können Berichte über Unternehmensdaten und -informationen nach beliebigen Strukturen generiert werden. Das gilt für innerbetriebliche Auswertungen, Lagerberichte, Finanzreports und Buchhaltungsnachweise. Neben den vordefinierten Berichten besteht auch die Möglichkeit, individuelle Abfragen zu definieren. 3.3 KERNGESCHÄFTSPROZESSE IM DETAIL 3.3.1 Buchhaltung Kontenplan: SAP Business One bietet für jedes Land eine Kontenplanvorlage, die an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden kann. Es besteht auch die Möglichkeit, frei Kontenpläne zu definieren. Journalbuchungen: Hier lassen sich Journalbuchungen eingeben oder suchen. (Die meisten Journalbuchungen werden automatisch aus dem Verkauf, Einkauf und von der Bankenabwicklung gebucht). Jede Transaktion kann automatisch einem Projekt oder einem Profit Center zugeordnet werden. 9
Buchungsvorerfassung: Mit dieser Funktion können manuelle Journalbuchungen für eine vorläufige Stapelverarbeitung vorgesehen werden. So lassen sich Buchungen überprüfen und korrigieren, bevor diese in das Hauptbuch eingetragen werden. Kontierungsmuster: Damit können Kontierungsmuster angelegt werden. Diese vordefinierten Schemata eröffnen wertvolle Zeitersparnisse und vermeiden Fehler bei der manuellen Erfassung von Journalbuchungen. Wiederkehrende Buchungen: Mit dieser Funktion sind Anwender in der Lage, eigene Buchungen zu definieren, die regelmäßig von der Buchhaltung ausgeführt werden müssen. Wenn für jede wiederkehrende Buchung eine Häufigkeit angegeben wird, wird man später automatisch daran erinnert, die Buchung zu erfassen. Buchungsjournal: Dieser Bericht fasst alle Journalbuchungen zusammen. Wechselkursdifferenzen: Hiermit können offene Posten in Fremdwährungen periodisch bewertet werden. Damit lassen sich Differenzen aufzeigen und die richtige Transaktion zur Korrektur auswählen. Bilanz Testbericht: Mit diesem Bericht können Kontosalden und -Transaktionen angezeigt oder gedruckt werden. Angezeigt werden können alle Finanzberichte in jeder gewünschten Währung und in jedem Detaillierungsgrad. Jeder Finanzbericht lässt sich in verschiedenen Sichten anzeigen: vierteljährliche oder monatliche Ergebnisse, nach Profit Centern, Projekten und so weiter. Gewinn- und Verlustrechnung: Der Bericht umfasst Einnahmen und Ausgaben gemäß der rechtlichen Anforderungen des gewählten Landes. Über diesen Bericht können wie mit jedem anderen Finanzbericht auch ein Vergleich der Finanzdaten verschiedener Buchhaltungsperioden durchgeführt werden. Bilanz: Dieser Bericht zeigt Aktiva und Passiva gemäß den rechtlichen Anforderungen des entsprechenden Landes auf. Vergleichsberichte: Alle oben genannten Berichte können auch als Gegenüberstellung angezeigt werden (von Monaten, Quartalen, Jahren und jeder beliebigen anderen Periode). Budgetberichte: Mit diesen Berichten lässt sich ein Budget festlegen und verfolgen. Über dieses Untermenü können Budgetzuteilungsmethoden fixiert, Budgetzahlen in jeder Währung (Haus-, Fremd- oder beides) definiert und ein zusammenfassender Budgetbericht angezeigt werden. Er vergleicht die tatsächlichen mit den geplanten Zahlen. Auch ist es möglich, einen Online-Alert festzulegen, der jedes Mal benachrichtigt, wenn ein Vorgang das monatliche oder jährliche Budgetlimit überschreitet. Finanzberichtsvorlagen: Damit kann auf schnelle und einfache Weise eine unbegrenzte Zahl an Finanzberichtsvorlagen generiert werden. Über dieses Formular können verschiedene Vorlagen für jeden Zweck (z.b. für Gewinn- und Verlustberichte) erstellt werden. 3.3.2 Verkauf Angebot: Hiermit wird ein Kundenangebot aufgesetzt. Ermittelt werden kann der Bruttogewinn für dieses Angebot, die Bestände (allgemein oder nach Lager) und das eigene Kundensaldo. Ferner können die letzten Preise angezeigt werden, die einem bestimmten Kunden für einen Artikel in dieser Preisspanne in der Vergangenheit eingeräumt wurden. Nach Angebotserstellung, kann es per Mausklick wie alle anderen Belege auch nach Microsoft Word exportiert werden. Auftrag: Hier werden die Kundenaufträge erfasst. Über diese Funktion können bestellte Artikel automatisch reserviert, und der Lagerverwalter kann über das Lieferdatum informiert werden. Lieferung: Diese Funktion ist für die Übergabe der gekauften Ware an den Kunden erforderlich, beinhaltet aber nicht die 10
Ausgabe einer Rechnung. Gleichzeitig aktualisiert diese Funktion automatisch die Lagerbestandsmenge. Retouren: Hier werden Wareneingänge in Form von Kundenretouren erfasst. Ausgangsrechnung: Als wichtigster Verkaufsbeleg legt er automatisch eine Journalbuchung an. Auf diese Weise kann eine automatische Quittung ausgeben werden, falls der Kunde einen Teil der Rechnung sofort bezahlt. Rechnung und Zahlung: Über diese Funktion lässt sich eine Rechnung und eine Quittung über denselben Beleg in einem Schritt erfassen. Gutschrift: Damit wird dem Kunden eine Gutschrift ausgestellt, wenn beispielsweise eine Ware zurück geschickt wird. Wie bei jedem anderen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg, können die gewünschten Daten einfach aus der Originalrechnung importiert werden. Reserverechnung: Diese Rechnungsvariante wird eingesetzt, wenn eine Rechnung ausgeben werden soll, ohne das Lagersaldo zu ändern. Belegdruck: Hierüber lassen sich alle Verkaufs- und Einkaufsbelege drucken. Dabei bestehen die Optionen, einen Zeitraum, die Belegnummer oder die Art des gewünschten Belegs auszuwählen. Belegzusammenfassung: Mit diesem benutzerfreundlichen Assistenten können alle früheren Verkaufsbelege zu allen Kunden über einen automatischen Prozess in einer Rechnung zusammen gefasst werden. Diese Funktion kann für den Benutzer sehr hilfreich sein, der Aufträge oder Lieferscheine im Laufe eines Monats ausgeben, aber am Ende des Monats eine zusammengefasste Rechnung für jeden Kunden erhalten möchte. Liste geparkter Belege: Damit können als Entwürfe gespeicherte Belege gedruckt, bearbeitet und verwaltet werden. 3.3.3 Einkauf Bestellung: Über diese Funktion wird eine Bestellung über Materialien oder Dienstleistungen an Lieferanten ausgestellt. Ein solcher Auftrag aktualisiert die verfügbare Menge der bestellten Artikel und informiert den Lagerverwalter über das erwartete Lieferdatum. Lieferung zu Bestellung: Diese Funktion wird verwendet, wenn Waren ins Lager aufgenommen werden und die tatsächliche Lagermenge aktualisiert werden muss. Sie beeinflusst jedoch nicht den Lieferantensaldo. Retouren: Hier werden Retouren an Lieferanten erfasst. Eingangsrechnung: Damit werden Lieferantenrechnungen bearbeitet. Es wird gleichzeitig eine Journalbuchung angelegt. Auf diese Weise können später Zahlungen an den Lieferanten bearbeitet werden. Gutschrift: An dieser Stelle wird im System bei Warenretouren eine Gutschrift an den Lieferanten ausgestellt. Wie bei jedem anderen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg, können die gewünschten Daten auf einfache Art und Weise aus der Originalrechnung importiert werden. Einfuhrdaten: Mit diesem Werkzeug kann der Einstandswert von importierten Waren berechnet werden. Hierüber lassen sich unterschiedliche Kosten- und Aufwandsarten (Lieferung, Versicherung, Zoll und ähnliches mehr) zu den FOB-Kosten jedes Artikels zuordnen und somit seinen tatsächlichen Lagerwert aktualisieren. Buchungsjournal: Das Modul zeigt alle Journalbuchungen an. Sie können nach unterschiedlichen Zeiträumen sortiert werden. Belegdruck: Hierüber werden alle Verkaufs- und Einkaufsbelege gedruckt. Es besteht die Möglichkeit, nach Zeitraum, Belegnummer oder Art des gewünschten Belegs zu selektieren. 11
3.3.4 Geschäftspartner Stammdatenpflege Stammdatenmanagement: An dieser Stelle werden alle wichtigen Informationen über Kunden und Lieferanten verwaltet. Zum Beispiel werden in diesem Bereich Daten, wie Adresse, Vorzüge, Verkaufsmitarbeiter, Kreditbedingungen usw. eingegeben. Hinterlegt werden können eine unbegrenzte Anzahl von Ansprechpartnern für jeden Geschäftspartner; ebenso deren Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere wichtige Daten. Auch besteht die Möglichkeit, hier einen Kundenkontakt oder Lieferanten zu erfassen, an sie E-Mails oder SMS senden. Zusätzlich können alle wichtigen Daten, wie Kundenverkaufsberichte, detaillierte Salden etc. angezeigt werden. Wie in jeder anderen Funktion auch, können über ein Formfeld nach Einträgen mit Hilfe von Suchmethoden wie Beginnt mit Beinhaltet, ist größer als und ähnliches mehr gesucht werden. Definitionen: An dieser Stelle lassen sich die Namen der Kunden- und Lieferantengruppen festlegen sowie die Namen für die Stammdatenmerkmale. Diese Gruppen können dafür verwendet werden, um Kunden- und Lieferantenberichte einfach miteinander zu kombinieren. Kontakte mit Geschäftspartnern: Mit dieser Funktion kann ein Telefongespräch dokumentiert werden, gleichfalls kann ein Meeting jeglicher Art oder eine Aktivität mit Kunden oder Lieferanten protokolliert werden. Ferner können Systembelege oder sonstige Belege an einen Kontakt angehängt werden. Dieser Kontakt wird dann Bestandteil von Kunden- und Lieferantendaten. Eröffnungssaldo GP: In diesem Abschnitt werden Eröffnungssalden von Kunden und Lieferanten erfasst. Diese Funktion ist besonders für neue Benutzer sehr hilfreich, die Daten aus einer anderen Buchhaltungsanwendung migrieren. Kontaktübersicht: Dieser Bericht erlaubt es, alle offenen Kontakte nach Datum sortiert und mit Bezug zum heutigen Tag oder dieser Woche anzuzeigen. Aufgaben und Kontakte können erledigt und bereits realisierte Kontakte oder Aufgaben geschlossen werden. Opportunity: Mit dieser Funktion kann jede Verkaufsmöglichkeit (Opportunity), vom ersten Anruf bis hin zum erfolgreichen Abschluss, erfasst werden. Es können verschiedene Details zu einer Opportunity festgelegt werden. Dazu zählen etwa Quelle, Potenzial, Abschlussdatum, Mitbewerber, Aktivitäten usw. Nachdem das erste relevante Angebot erstellt wurde, kann man es mit der Opportunity verknüpfen, was die spätere Verfolgung und Analyse erleichtert. Opportunity-Analyse: Eine Opportunity-Analyse kann aus drei Perspektiven durchgeführt werden: nach Kunden, Artikel und Vertriebsmitarbeiter. Alle Perspektiven können miteinander kombiniert werden, um einen besseren Überblick zu erhalten (zum Beispiel Artikel wird angeboten von einem Vertriebsmitarbeiter mit Gewinnpotenzial). Dieser Bericht erstellt automatisch Diagramme zur übersichtlichen Darstellung der Daten. Jeder Bericht kann in einem beliebigen Detaillierungsgrad angezeigt werden, vom allgemeinsten (etwa Opportunities nach Kundengruppe) bis hin zum spezifischsten (eine spezielle Opportunity eines bestimmten Kunden). Opportunity Pipeline: Dieser Bericht ermöglicht es, einen dynamischen Opportunity-Überblick aller Verkaufsstufen, von Lead bis Auftrag, in Form eines grafisch dargestellten Trichters anzuzeigen. Durch einen Mausklick auf jedes Element kann ein detaillierter Bericht zu jeder Stufe angezeigt werden. Zusätzlich stehen weitere grafische Funktionen zur Darstellung des Verkaufsprozesses zur Verfügung. Das System zeigt beispielsweise die wichtigsten 10 bis 30 Opportunities mit allen Details von der Erstellung bis zum Abschluss an. Dieser Bericht hilft nachhaltig, Trends und Kaufverhalten einfacher zu ermitteln. 3.3.5 Bankenabwicklung Eingangszahlung: Mit dieser Funktion werden alle eingegangenen Zahlungen wie Schecks, Kreditkartenzahlungen, Barzahlungen oder Überweisungen erfasst. Zahlungen können offenen Rechnungen zugeordnet werden, um so den Zahlungseingangsprozess zu vereinfachen. Wenn eine Zahlung angelegt wird, erfolgt eine Aktualisierung des Hauptbuches. 12
Ausgangszahlung: Genutzt wird die Funktion Ausgangszahlung, um Zahlungen an Lieferanten durchzuführen. Hier können Zahlungen zu offenen Einkaufsrechnungen zugeordnet werden. Weiterhin kann automatisch die Ausgabe von Schecks an Lieferanten angestoßen werden. Einreichungen: An dieser Stelle werden Bareinzahlungen, Kreditkartenzahlungen oder Schecks an die Bank erfasst. Dargestellt wird eine Liste aller Schecks. Hieraus können die jenigen ausgewählt werden, die eingereicht werden sollen. Kreditkartenzahlungen können, je nach Vereinbarung mit den entsprechenden Kreditkartengesellschaften, automatisch eingereicht werden. Einreichung vordatierter Schecks: Über diese Funktion werden automatisch vordatierte Schecks angezeigt, die am heutigen Tag eingelöst werden müssen. Die Einlösung kann direkt vorgenommen werden. Schecks zur Zahlung: Damit werden Schecks für Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Gläubiger ausgestellt. Zusätzlich können hier Schecks ausgedruckt und das Lieferantensaldo entsprechend fortgeschrieben werden. Scheckverwaltung: Hier können alle Scheckdaten verwaltet werden. Es ist möglich einen Scheck zu indossieren oder zu stornieren. Kreditkartenverwaltung: Mit dieser Funktion lassen sich alle Kreditkartendaten verwalten. Ein Kartenbeleg kann indossiert oder storniert werden. Einreichung vordatierter Kreditkartenbelege: Damit werden automatisch vordatierte Kreditkartenbelege angezeigt, die am heutigen Tag eingelöst werden müssen. Die Einlösung kann direkt aus dieser Funktion vorgenommen werden. Kontoauszüge und Abgleiche: Das System unterstützt ein leistungsstarkes Abgleichmodul, das folgende Funktionen umfasst: Externe Verarbeitung von Kontoauszügen: Kontodaten lassen sich erfassen oder Banktransaktionen direkt aus einer Datei importieren. Diese Daten werden für Bankenvergleiche verwendet. Abstimmung: Das System unterstützt die völlig automatische Abstimmung. Haben- und Soll-Transaktionen können miteinander abgeglichen oder Daten mit denen der Bank verglichen werden. Abstimmungsassistent: Dieser Assistent von SAP Business One kann Stunden oder sogar Tage Arbeit eines Buchhalters einsparen: Nachdem die Abstimmungsparameter definiert wurden, ermittelt das System über einen ausgeklügelten Algorithmus die richtige Übereinstimmung unter allen Optionen. 3.3.6 Lagerverwaltung Artikelverwaltung: Damit können alle Artikeldaten zentral an einem Ort verwaltet werden. Es lassen sich Informationen wie Artikelname und -nummer, Strichcode, Markenzeichen, Maße, Preise und auch Bilder der Artikel erfassen. Ohne das Fenster verlassen zu müssen, kann der Artikelbestand, Bestellmengen und Verkaufsanalysen angezeigt werden. Definitionen: In diesem Menü werden die Namen der Artikelgruppen festgelegt sowie die Namen der Artikelmerkmale. Diese Gruppen können in entsprechenden Artikelberichten einfach miteinander kombiniert werden. An dieser Stelle können auch Lager, Markenzeichen, Maße, Lieferarten usw. definiert werden. Unter Definitionen können ferner kunden-/ lieferantenspezifische Katalognummern für einzelne Artikel definiert werden. Auf diese Weise können eindeutige Katalognummern für jeden Kunden oder Lieferanten verwaltet und dabei dieselben Artikel verwendet werden. 13
Artikelabfrage: Mit dieser Funktion können schnell Artikeldetails angezeigt werden. Preisliste: Dieses effiziente Modul ermöglicht es, beliebig viele Preislisten zu definieren und sie mit Kunden oder Lieferanten zu verknüpfen. Auf einfache Art und Weise können dynamische Links zwischen Preislisten erstellt und diese automatisch aktualisiert werden, sobald sich die eigentliche Preisliste geändert hat. Sonderpreise: Hier werden für einzelne Kunden oder Lieferanten Sonderpreise festgelegt. Es können auch mengenabhängige Preise definiert werden, die sich nach der abgenommenen Menge richten. Für jede Preisliste kann eine Gültigkeitsdauer bestimmt und automatisch angepasst werden, sobald sich Daten ändern. Zusätzlich können Rabatte eingeräumt werden, die auf unterschiedlichen Zahlungsbedingungen basieren. Wareneingang/-ausgang: Über diese beiden Funktionen werden der Warenein- beziehungsweise -ausgang, der nicht direkt mit einem Verkaufs- oder Einkaufsbeleg in Verbindung steht, erfasst. Umlagerung: Wenn mehr als ein Lager existiert, können hier alle Umlagerungen zwischen den Lagern erfasst werden. Inventur-/Bestandsbuchungen: Diese Funktion erfüllt zwei wichtige Aufgaben: für Lagerartikel Eröffnungssalden zu erfassen und Lagerdaten im System fortzuschreiben. Chargen: Chargen können Produkten zugeordnet und über eine Gültigkeitsdauer oder frei definierte Merkmale klassifiziert werden. Für diese Produkte sind in Kundenaufträgen, Lieferscheinen oder Bestandsbewegungen Chargen zu definieren. Chargen können über einen eigenen Chargenbericht überwacht werden. Seriennummern: Sie können Produkten zugeordnet werden und sind in Kundenaufträgen, Lieferscheinen oder Bestandsbewegungen zu definieren. 3.3.7 Montage Produktstruktur festlegen: In diesem Fenster kann eine mehrstufige Produktstruktur angelegt werden. Hierzu wird ein Hauptprodukt definiert und alle Rohstoffe angegeben, die zur Produktion erforderlich sind, mit genauer Angabe von Mengen und beteiligten Lager. Produktionsanweisung/-auftrag: Hier können Produktionsaufträge erfasst und einfach in Arbeitsaufträge geändert werden, bis zur letzten Stufe von Fertiggütern. Über einen solchen Arbeitsauftrag lässt sich sofort eine Mengenprüfung vornehmen, um zu ermitteln, ob genügend Bestandsstufen verfügbar sind. Offene Produktionsaufträge: Dieser Bericht fasst alle derzeit laufenden Arbeiten zusammen und zeigt die entsprechenden Arbeitsaufträge über nur einen Mausklick an. Bericht über Produktempfehlungen: Mit dieser Funktion kann zu jedem Zeitpunkt des Produktionsprozesses überprüft werden, ob alle Produkte oder die zur Produktion erforderlichen Materialien in ausreichender Menge auf Lager sind. Produktstrukturen: Damit lässt sich ein detaillierter Überblick über alle Produktstrukturen auf jeder beliebigen Stufe anzeigen. 3.3.8 Kostenrechnung Profit Center anlegen: In diesem Fenster werden die unterschiedlichen Profit Center/Abteilungen eines Unternehmens definiert. Im Kontenplan können geeignete Einkommensoder Kostenkonten zu einem vordefinierten Profit Center zugeordnet werden. 14
Aufteilungsregeln anlegen: Auf der Grundlage von Kalkulationen und der Geschäftserfahrung können hier unterschiedliche Aufteilungsregeln festgelegt werden, welche die Geschäftsaktivität charakterisieren. Im Kontenplan kann einfach ein geeignetes Einkommens- oder Kostenkonto der entsprechenden Aufteilungsregel zugeordnet werden. Tabelle für Profit Center und Aufteilungsregeln: Damit werden Profit Center und Aufteilungsregeln in Tabellenform angezeigt. Auf dieser Basis werden alle Zahlen übersichtlich dargestellt und lassen sich anpassen. Ferner können hier weitere Profit Center und Aufteilungsregeln angelegt werden. Sobald alle Kostenfaktoren festgelegt sind, ordnet das System automatisch die Kosten den einzelnen Kostenstellen in jeder Transaktion zu und bietet einen raschen Zugriff auf detaillierte Kosteninformationen. Profit Center-Bericht: Hierbei handelt es sich um einen Gewinn- und Verlustrechnungsbericht für die Unternehmensleitung. Er kann für jedes Profit Center ausgeführt werden. Er basiert auf allen Erlösen und Kosten, direkten und indirekten, entsprechend der vordefinierten Aufteilungsregeln. Gewählt werden kann zwischen einem jährlichen oder monatlichen Anzeigeformat. Das Ergebnis lässt sich mit den Vorjahreszahlen vergleichen. 3.3.9 Berichtswesen Das Modul Berichtswesen ist eines der wichtigsten Module von SAP Business One. Hierüber werden alle Arten von Berichten dargestellt; zugleich lassen sich damit relevante Aktionen auslösen. Enthalten sind Unternehmensberichte, Buchhaltungsberichte, Bestandsberichte, Finanzberichte und Berichte zur Entscheidungsfindung. Jeder Bericht kann per Mausklick nach Microsoft-Excel exportiert werden. Die komfortable Datennavigation von SAP Business One unterstützt Anwender dabei, Daten auf einfache Art und Weise abzurufen. Über dieses Modul kann wertvolle Zeit gespart und effizient auf neue Daten und Informationen zugegriffen werden. Offene Posten: Mit diesen Berichten können sich Führungskräfte schnell einen Überblick über alle offenen Posten in ihrem Bereich verschaffen, wie etwa über unbezahlte Rechnungen, offene Angebote oder Aufträge usw. Eine Verknüpfung zu Microsoft-Word ermöglicht es, Briefe an relevante Kunden zu schreiben. Kundenforderungen/Lieferantenverbindlichkeiten nach Fälligkeit: Mit diesen beiden Berichten können alle Kundenforderungen/Lieferantenverbindlichkeiten sortiert und in bestimmten Zeiträumen unterteilt angezeigt werden. Wenn Sie auf eine Kundenzeile klicken, wird ein detaillierter Bericht zu diesem Kunden aufgerufen. Über einen Hotlink zum MS-Word können Sie mit einem einzigen Klick Kontostände erstellen lassen, denen Sie den jeweiligen Status der Kundenverbindlichkeiten entnehmen können. Verkaufsanalyse: Diese Funktion ermöglicht es, eine Verkaufsanalyse aus drei Perspektiven durchzuführen: Verkäufe je Kunde, je Artikel sowie je Verkäufer. Alle Perspektiven können miteinander kombiniert werden, um einen besseren Überblick zu erhalten (zum Beispiel Artikel verkauft durch einen bestimmten Verkäufer oder Artikel gekauft durch Kunden usw.). Dieser Bericht erstellt automatisch Diagramme zur übersichtlichen Darstellung der Daten. Es lassen sich Informationen in jedem beliebigen Detaillierungsgrad anzeigen, vom allgemeinsten (etwa Verkäufe nach Kundengruppe) bis hin zum spezifischsten (eine relevante Rechnung eines bestimmten Kunden). Cashflow: Dieser Bericht analysiert den Cashflow über alle Einnahmen und Ausgaben wie etwa Schecks, Kreditkarten, wiederkehrende Transaktionen, Kundenverbindlichkeiten usw. Die Auswahl von unterschiedlichen Detailstufen dieses Berichts ist gegeben. 15
Query Interface: Mit diesem Werkzeug können Datenbankabfragen über eine einfache Abfragesprache erstellt und Berichte dazu definiert werden. Es lassen sich alle Daten aus sämtlichen Feldern zur Erstellung oder Zusammenfassung eines Berichts verwenden. Nachdem eine Abfrage generiert wurde, kann sie in der Abfragenbibliothek zur künftigen Verwendung gespeichert werden. Vorhandene Abfragen können über den Berichtseditor ausgestaltet und verändert werden. Kontaktübersicht: Dieser Bericht erlaubt es, offene Kontakte nach Datum zu sortieren und mit Bezug zum heutigen Tag oder dieser Woche anzuzeigen. Hier können Aufgaben und Kontakte erledigt und bereits abgearbeitete Kontakte oder Aufgaben geschlossen werden. Buchhaltungsberichte: Ein Menüeintrag umfasst alle wichtigen Buchhaltungsberichte wie zum Beispiel: Saldenlisten, Kontoauszüge (fasst alle Buchungen nach Geschäftspartner oder Konto zusammen), Umsatzsteuerbericht (kummuliert Umsatzsteuerpflichten entsprechend der lokalen gesetzlichen Anforderungen), Zusammenfassende Meldung (fasst alle Verkäufe an EG- Kunden entsprechend der lokalen gesetzlichen Anforderungen zusammen), Belegjournal, Buchungsjournal, Belegnummerierung überprüfen (ermöglicht es, die Reihenfolge der Belegnummern zu überprüfen); Unternehmensberichte: Dieser Menüeintrag umfasst alle wichtigen Finanzberichte: Bilanz, Bilanz Testbericht, Gewinn- und Verlustrechnung, Profit Center Bericht; Lagerberichte: Alle wichtigen Lagerberichte sind bereits vorbelegt: Artikelliste, Liste Bestandsbuchungen (fasst alle Bestandsbuchungen nach Geschäftspartner oder Artikel zusammen), Bestandssituation (zeigt den Lagerbestand nach Artikeln auf Lager, Bestellmenge und verfügbarem Artikelbestand an. Über einen Mausklick auf eine Artikelzeile kann ein Auftragsbericht zum ausgewählten Artikel ausgeführt werden), Lager-Saldenbericht: Mit diesem Bericht können alle Artikelbestände pro Lager und den Gesamtsaldo pro Artikel angezeigt werden. Lagerbestandsbewertung: Mit diesem Bericht können Sie Ihr Vorratsvermögen nach einer der herkömmlichen Methoden bewerten: FIFO, LIFO oder auf Basis des gleitenden Durchschnittspreises. Sie können sich die Übersicht für alle Artikel oder für jeden einzelnen Artikel als detailliert aufgeschlüsselten Bericht anzeigen lassen. Ein spezieller Algorithmus wird für die korrekte Umsetzung eines negativen Artikelbestands verwendet. Produktstrukturen: Dieser Bericht gibt einen Überblick über alle Produktstrukturen auf jeder gewünschten Ebene und in unterschiedlichen Detaillierungsgraden. Zusätzliche Berichte: Dieser Menüeinträg beinhaltet alle übrigen Berichte wie: Letzte Preise: zeigt eine Liste der für einen bestimmten Kunden zuletzt gewährten Preise. Inaktive Kunden: stellt eine Übersicht der inaktiven Kunden in einem bestimmten Zeitraum dar. Inaktive Artikel: zeigt eine Liste der inaktiven Artikel in einem bestimmten Zeitraum an. Dieser Bericht hilft, Lagerinstandhaltungskosten zu reduzieren. 16
4. CUSTOMIZING VON SAP BUSINESS ONE 4.1 KONFIGURATION Vom Bereich Administration aus werden in SAP Business One die grundlegenden Systemeinstellungen über alle Komponenten hinweg eingestellt. Dazu zählen etwa die Definition von Wechselkursen, die Systeminitialisierung, das Berechtigungskonzept, die internen Maileinstellungen, grundlegende E-Mail- und SMS-Einstellungen, Datenimport- und -exportfunktionen usw. Die Kernfunktionen dabei sind: Firma auswählen (diverse Grundeinstellungen), Systeminitialisierung (Firmendaten und allgemeine Einstellungen), Definitionen (etwa über Benutzer, Währungen oder Zahlungsbedingungen), Berechtigungen (Zugriffsschutz, Änderungsrechte), Wechselkurse festlegen (Grundlage für alle Berichte und erfassten Daten), Dienstprogramme (Datensicherung; Daten von einem Jahr ins nächste übertragen; definierte automatische Prozesse festlegen), Datenimport/Datenexport, Wiederherstellen (Datenverwaltung / Datenwiederherstellung), Alarmfunktionen (persönliche Profilfestlegung von Warnmeldungen), Nachricht senden (interne Benutzer, Kunden oder etwa Lieferanten). 4.2 BENUTZERDEFINIERTE FELDER Es besteht in SAP Business One die Möglichkeit, für alle Objekte eigene Felder zu definieren, etwa für Artikel, Geschäftspartner oder Aufträge. Auf diese Weise können für die unterschiedlichsten Geschäftsaktivitäten typische Informationen verwaltet werden. In den benutzerdefinierten Feldern lassen sich unterschiedliche Informationen wie Texte, Adressen, Telefonnummern, Internet-Adressen, Dateianhänge, Bilder, Auswahllisten usw. erfassen. 4.3 FORMATIERTE SUCHE Die formatierte Suche stellt sicher, Werte aus einem vordefinierten Suchprozess zu jedem Feld im System (einschließlich benutzerdefinierten Felder) einzugeben. Im folgenden einige Beispiele für die Verwendung der formatierten Suche: Automatische Eingabe von Werten in Felder über die Verwendung verschiedener Objekte im System, Eingabe von Werten in Felder über eine vordefinierte Liste, Automatische Eingabe von Werten in Felder über vordefinierte Abfragen (benutzerdefiniert), Definition von Abhängigkeiten zwischen Systemfeldern, d.h. der Wert im Feld X beeinflusst den Wert im Feld Y oder Anzeige von Feldern, die nur über Abfragen dargestellt werden können. Zum Beispiel Benutzersignatur, Erstellungsdatum, Saldo offener Schecks (für Geschäftspartner) usw. 17
5. DYNAMISCHE ERWEITERUNGSMÖGLICHKEITEN DER SAP BUSINESS ONE-FUNKTIONEN 5.1 AUSBAU DES ANWENDUNGSSPEKTRUMS MITTELS APIS SAP Business One wird als stabiles Basissystem mit den Kernfunktionen ausgeliefert. Dazu gehören die Hauptprozesse eines Unternehmens und die legalen Anforderungen für den Einsatz in einem bestimmten Land. Die funktionale Erweiterung über Schnittstellen für Anforderungen einer bestimmten Industrie kann über APIs (Application Programming Interfaces) vorgenommen werden. SAP Business One ist mit einer Programmierschnittstelle (Application Programming Interface, API) auf Basis der COM- Technologie ausgestattet. Über dieses API lässt sich das Funktionsspektrum erweitern, oder es kann an individuelle Anforderungen anpasst werden. Die verfügbaren COM-Objekte können mit Programmiersprachen wie Visual Basic, C / C++ und JAVA bearbeitet werden. Es stehen zwei verschiedene APIs, eine für Datenschnittstellen, eine weitere für die Bearbeitung der Benutzeroberfläche zur Verfügung. 5.1.1 Datenschnittstelle (OBS) Dreh- und Angelpunkt für den Objektaustausch Dieses API liefert Objekte und Verfahren, mit denen die wichtigsten Datenobjekte von SAP Business One gelesen oder bearbeitet werden können. Darüber kann sowohl auf Stammdaten als auch auf Transaktionsdaten zugegriffen werden. Sowie eine Reihe von allgemeinen Objekten: DBConnection stellt eine Verbindung zu einem SQL-Server her; Company repräsentiert eine Unternehmensdatenbank; RecordSet enthält SQL-Daten (mit seiner Funktion DoQuery können SQL-Queries oder bereits gesicherte Prozesse gestartet werden); SBObob hilft, schnell und einfach wertvolle Informationen zu finden; Message wird dazu verwendet, eine Nachricht mit Dateianhängen und Links an einen Benutzer von SAP Business One zu schicken; UserFields enthält eine Sammlung aller benutzerdefinierter Datenfelder; Field wird für die Bearbeitung von Felddaten verwendet; Items repräsentiert den Stammdatensatz eines Produkts; Geschäftspartner beinhaltet den Stammdatensatz eines Kunden oder Lieferanten; ProductTrees stellt die Kopfzeile einer Stückliste dar; ProductTrees_Lines stellt die einzelnen Produkte dar, die einer Stückliste zugeordnet sind; Documents repräsentiert die Kopfzeile eines Verkaufs- oder Beschaffungsbelegs; Documents_Lines beinhaltet die einzelnen Positionen, die einem Verkaufs- oder Beschaffungsbeleg zugeordnet sind; JournalEntries repräsentiert Journalbuchungen. 5.1.2 Zugriff auf die Benutzeroberfläche Dieses API liefert Objekte und Verfahren, mit denen auf Objekte der Benutzeroberfläche wie etwa Eingabefelder/ Ankreuzfelder oder systeminterne Ereignisse zugegriffen werden kann. Beispiele für Objekte und Verfahren sind: Application stellt die Verbindung zur Anwendung SAP Business One her; Form repräsentiert ein Fenster innerhalb eines SAP Business One-Moduls; Item ermöglicht, Dialogfenster zu bearbeiten (sowohl Inhalte als auch die Position, Größe oder Sichtbarkeit können verändert werden); CheckBox für die Bearbeitung von Ankreuzfelder; Matrix steht für eine Tabelle in einem Fenster; das Objekt ItemEvent wird zur Bearbeitung von Ereignissen verwendet; MenuItem aktiviert einzelne Menüpunkte; MenuEvent erlaubt, in den Prozess eines Events einzugreifen. 18
6. OPTIONALE KOMPONENTEN RUNDEN DAS ANGEBOT AB Zusätzlich zur Lösung bietet SAP eine Reihe von Zusatzkomponenten wie beispielsweise Internet Sales an, die als Ergänzung zu SAP Business One genutzt werden können. 6.1 MIGRATIONSPAKETE 6.1.1 Altdatenübernahme Während des Implementierungsprojekts müssen Daten, z. B. von Produkten, Aufträgen, Rechnungen und Journalbuchungen aus einem Altsystem geladen werden. SAP hat eine benutzerfreundliche Schnittstelle entwickelt, mit der Daten aus flachen Dateien in SAP Business One eingespielt werden können. 6.1.2 Migration nach mysap Business Suite SAP bietet Unternehmen, die mit SAP Business One arbeiten, nicht nur Wachstumsperspektiven, sondern auch eine Lösung für steigende Unternehmensanforderungen. Vorgesehen ist, eine Migration von SAP Business One nach SAP R/3 durchführen zu können. 6.2 INTERNET SALES Für SAP Business One wird eine umfassende Softwarelösung für die Verkäuferseite auf Basis des Internetstandards J2EE angeboten werden. Diese beinhaltet die Szenarien Business-to- Business und Business-to-Consumer. Zwischen dem Web-Shop und SAP Business One finden eine direkte Kommunikation und ein Austausch von Daten wie etwa Produktkataloge, Preise und Kundendaten statt. Auf Basis der erstellten Einkaufskörbe werden Aufträge in SAP Business One angelegt. 6.3 SCHNITTSTELLEN ZU HUMAN RESOURCE (HR)-ANWENDUNGEN Mit SAP Business One ist die Möglichkeit gegeben, Schnittstellen zu Softwarelösungen für die Personalwirtschaft wie mysap HR oder anderen lokalen HR-Lösungen wie DATEV einzurichten. Die Pflege der HR-Stammdaten und Gehaltsabrechnungstransaktionen werden in der HR-Anwendung vorgenommen. SAP bietet neben einer offenen Schnittstelle (XML) für die Finanzbuchungen eine Anbindung an mysap HR. Sie wird von Partnern als Hosting-Lösung für Kunden von SAP Business One angeboten werden. Die Partner können auch Anbindungen an HR-Anwendungen von Drittanbietern zur Verfügung stellen. KUNDE ASP INTERNET ASP HR PAYROLL STAMMDATEN SAP BUSINESS ONE FI / CO Drei verschiedene Arten der Integration werden angeboten: TRANSFER ZU FI / CO SCHNITTSTELLE FÜR FI-BUCHUNGEN Abb. 3: Schnittstelle zu HR-Anwendungen 19
7. SAP BUSINESS ONE UND mysap Business Suite SAP stellt mittels verschiedener Integrationsszenarien die nahtlose Kopplung von mysap Business Suite und SAP Business One sicher. Dadurch versetzt SAP Kunden in die Lage, eine einheitliche, integrierte SAP-Anwendungsumgebung nutzen zu können, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt. 7.1 INTEGRATIONSSZENARIEN FÜR SAP-VERBUND- LÖSUNGEN Für multinationale Unternehmen bietet sich an, in ihren einzelnen Niederlassungen SAP Business One einzusetzen. Mittels eines Integrationspakets für die Anbindung von mysap Business Suite, das im Hauptsitz des Unternehmens eingesetzt wird, findet die SAP Business One An- und Einbindung der Tochtergesellschaften statt. So entsteht eine nahtlos integrierte Systemlandschaft auf Basis der Lösungen SAP Business Information Warehouse, mysap Enterprise Portal und SAP NetWeaver. mysap Business Suite IM HAUPTSITZ EINES GROSSEN MULITNATIONALEN UNTERNEHMENS HAUPTSITZ UK SAP BUSINESS ONE DEUTSCHLAND SAP BUSINESS ONE US mysap ALL-IN-ONE NORWEGEN SAP BUSINESS ONE SINGAPUR SAP BUSINESS ONE 7.1.1 Datenkonsolidierung mit SAP BW Heute und in Zukunft benötigen Führungskräfte multinationaler Unternehmen integrierte Informationssysteme, mit denen sie Daten aus verschiedenen Produktivsystemen effizient zur Entscheidungsfindung und zur Überwachung nutzen können. Die Antwort auf diese Unternehmensanforderungen ist eine vorkonfigurierte Lösung, mit der sich Daten aus SAP Business One überwachen und für das Berichtswesen verwenden lassen. SAP bietet hierfür sowohl das notwendige Konfigurationspaket als auch die entsprechenden Komponenten für die Datenzuordnung und den Datenzugriff für Tochtergesellschaften an, die mit SAP Business One arbeiten. 7.1.2 Datenzugriff auf SAP Business One über Unternehmensportale mysap Enterprise Portal ermöglicht die Integration von SAP Business One mit mysap Business Suite und externen Datenquellen sowie Softwarelösungen. So entsteht eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf gemeinsame Geschäftsaufgaben. Überdies können Informationen Mitarbeitern, Partnern und Kunden überall auf der Welt zugänglich gemacht werden. Die Vorteile hierbei: Zentraler Zugriff auf Informationen unabhängig vom Standort der Datenquelle (Intranet oder Internet), Integration unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse, Transparenter und einheitlicher Zugriff auf Lösungen, die eine Zusammenarbeit sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen mehreren Unternehmen ermöglichen, Bereitstellung von High-Level-Interaktionstechnologie: intelligente Bereitstellung von Inhalten, benutzerfreundliches point&click, zeitsparendes drag&relate. Abb. 4: mysap Business Suite im Hauptsitz eines großen multinationalen Unternehmens 20