Direct Trade Finance Quick Guide für den Benutzer Hotline: +41 44 333 77 55 www.credit-suisse.com/dtf
Inhalt Übersicht... 3 Hyperlinks... 3 Ein- und Ausblenden... 4 E-Mail Benachrichtigung... 4 Archivieren... 4 Navigationsleisten... 5 Transaktionsnachricht... 6 Transaktionen kopieren... 6 Kundenadressen, Klauseln und Vorlagen erstellen... 7 Kategorien erstellen... 8 Suchen... 9 Transaktions- Status... 9 Offene Transaktion... 10 Transaktions-Wahl... 10 Transaktions-Historie... 10 Reporting... 11 Unterschreiben... 12 Status-Meldungen... 12 Trade Finance Support... 13 Einleitung Wir möchten mit dieser Broschüre dem Benutzer von Direct Trade Finance ein Hilfsmittel in die Hand geben, um wichtigste Funktionen in der Applikation nachschlagen zu können. Mit Administrator ist immer die Person in Ihrer Firma gemeint, die die Nutzungsrechte und Unterschriftsstufen im Direct Trade Finance definiert. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 2
Übersicht Die Startseite in Direct Trade Finance ist in 4 Bereiche gegliedert. Über die Startfläche gelangen Sie immer auf die Startseite. Eingehende Post: Unsere Korrespondenz im PDF-Format Zahlung/Freigeben: Zahlungen auslösen im Import Bereich Unterschrift Benötigt: Aufträge an die Credit Suisse AG online visieren Transaktion in Bearbeitung Zwischenspeicher für Entwürfe Hyperlinks Die Hyperlinks (in roter oder blauer Schrift) ermöglichen Ihnen die Transaktion zu öffnen und anzuschauen, aber nicht zu bearbeiten. Roter Text zeigt Ihnen, dass die Transaktion oder Korrespondenz neu oder noch nicht durch einen Benutzer angeklickt, respektive geöffnet worden ist. Klicken Sie auf den Link unter der Überschrift 'Transaktions-Nr.' und die Details zur Transaktion (Transaktions-Historie) werden Ihnen angezeigt. Über den Knopf- Kategorisieren kann die 'Kategorisierungs-Funktion' aufgerufen werden. (siehe Kapitel Kategorisieren - Seite 8). Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 3
Ein- und Ausblenden Zur besseren Darstellung der Übersicht lassen sich selten gebrauchte Funktionen ausblenden. Transaktionen sind AUS geblendet Transaktionen sind EIN geblendet E-Mail Benachrichtigung Mit der Funktion 'E-Mail Benachrichtigung' erhalten Sie beim Eingang neuer Korrespondenz in der Direct Trade Finance Inbox automatisch eine Mitteilung per E-Mail, die Sie über den neuen Posteingang informiert. So können Sie sich gezielt einloggen. In der E-Mail sind keine Transaktionsund/oder Kundenreferenzen enthalten. Damit Benutzer E-Mail Benachrichtigungen erhalten können, müssen diese durch den Administrator der Firma eingerichtet werden. Archivieren Transaktionen, die Sie in der 'Eingehende Post' nicht mehr benötigen, entfernen Sie durch klicken auf das Icon 'Archivieren'. Der Knopf Sammelaufträge (in der Übersicht oben rechts) ermöglicht es Ihnen, für mehrere Transaktionen gleichzeitig eine Archivierung durchzuführen. Die Transaktionen werden nicht gelöscht, sondern nur von der Übersicht entfernt. Sie können jederzeit in der Applikation wieder eingesehen werden. (mehr dazu im Kapitel Suchen Seite 9 & 10) Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 4
Navigationsleisten Mit Hilfe der Navigationsleiste auf der linken Seite gelangen Sie zu den einzelnen Untermenüs. Die Navigation die Sie bei sich sehen, kann von der hier dargestellten Navigation abweichen. Abhängig von Ihren Berechtigungen. Haben Sie z.b. keine Berechtigung, Garantien zu erfassen oder zu ändern, so erscheint nur der Titel "Stand-by/Garantien", nicht jedoch die Untermenüs. Das zeigt an, dass Vorlagen (Templates) erfasst worden sind. Die Vorlagen können unter 'Personalisieren' / 'Vorlagen' geändert werden. (Seite 7) Transaktionsnachricht als alternative zum E-Mail, Brief oder Fax. (Seite 6) Daten von bestehenden Transaktionen kopieren und wiederverwenden. (Seite 6) Transaktionen Suchen (Seite 9 &10) Reporting (Seite 11) Kategorien definieren und erstellen (Seite 8) Kundenadressen hinterlegen, Klauseln (Textbausteine) erstellen und Vorlagen bearbeiten (Seite 7) Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 5
Transaktionsnachricht Zu jeder laufenden Transaktion kann eine Nachricht (ähnlich einem verschlüsseltem E-Mail) an die Bank geschickt werden: Eine Transaktionsnachricht kann erst dann geschrieben werden, wenn die Transaktion von der Bank bearbeitet worden ist. Transaktionsnachrichten, die von der Bank beantwortet werden sind rechtsverbindlich. Z.B. Eine Kommissions-Anfrage Ihrerseits kann Ihnen so verbindlich von der Bank beantwortet werden. Der Transaktionsnachrichtenzyklus sieht folgendermassen aus: 1 Der Benutzer schreibt eine Transaktionsnachricht an die Bank Kundenseitig erhalten. Zyklus beendet 4 2 Bankseitig erhalten 3 Die Bank ist verpflichtet auf diese Transaktionsnachricht zu antworten Transaktionen kopieren Mit der Funktion Kopieren von können Sie eine bestehende Transaktion kopieren und wiederverwenden. Dazu müssen Sie in der Navigationsleiste in der betroffenen Kategorie die Schaltfläche Kopieren von wählen und mittels Transaktion- oder Referenznummer die erforderliche Transaktion aufrufen. Sie können aber auch mittels Dropdown Name sämtliche Transaktionen einer bestimmten Transaktionsart (z.b. Import LC) suchen. Klicken Sie auf das Icon-, um eine Kopie zu erstellen. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 6
Kundenadressen, Klauseln und Vorlagen erstellen In der Applikation können Sie vordefinierte Klauseln (Textbausteine) und Kundenadressen hinterlegen. Kundenadresse erstellen Verwenden Sie in der Navigationsleiste die Schaltflächen Beteiligte, um Kundenadressen zu hinterlegen. Klauseln erstellen Nutzen Sie das gleiche Prinzip um Klauseln (Textbausteine) anzulegen. Hier können die Textbausteine zusätzlich noch einer spezifischen Transaktion und einem speziellen Feld zugewiesen werden. In der Transaktionsmaske können Sie die Textbausteine mittels dem Icon- einfügen. Vorlagen erstellen Verwenden Sie in der Transaktionsmaske die Schaltfläche Vorlage, um die Daten einer Transaktion als Vorlage abzuspeichern. Das Icon- (Template) in der Navigationsleiste weist darauf hin, dass eine Vorlage vorhanden ist. Klicken Sie auf den Knopf, um die Vorlage zu öffnen. Vorlagen ändern/löschen Mit der Schaltfläche,Vorlagen in der Navigationsleiste können Sie die Vorlagen jederzeit ändern oder löschen. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 7
Kategorien erstellen Mit der Kategorisierungs-Funktion können Sie die Direct Trade Finance Transaktionen nach ihren Vorstellungen in Gruppen einteilen und so optimaler auf die Bedürfnisse in Ihrem Betrieb anpassen. 'Kategorien' sind Gruppen, unter denen Sie beliebig viele 'Werte' definieren können. 'Interne Referenzen' sind eindeutige Hinweise (z.b. Nummern, Referenzen etc.) auf ein bestehendes Geschäft. Sie haben die Möglichkeit bis zu 4 'Kategorien' (mit beliebig vielen Werten) und zusätzlich bis zu 3 'Interne Referenzen' zu bestimmen und Auswertungen darüber zu machen. Damit die Benutzer die 'Kategorien-Funktion' nutzen können, müssen diese vorgängig durch den Administrator Ihrer Firma dazu autorisiert werden. Die Transaktionen selber werden dann mithilfe des Menü Eintrages 'Kategorie Einstellung' den gewünschten Kategorien zugeordnet. Kategorien können auch in der 'Eingehenden Post' direkt durch klicken auf das Kategorisieren Icon- zugeordnet werden. Kategorien definieren Als berechtigte Person oder als Administrator können Sie die Namen der 'Kategorien', 'Werte' und 'interne Referenzen' mittels dem Menüpunkt 'Kategorien Definition' erfassen. Benennen Sie die 'Kategorien' indem Sie auf das Bleistift klicken. Sie können unter einer Kategorie beliebig viele Werte erfassen. Klicken Sie hierzu auf 'Werte pro Kategorie'. Fügen Sie einen neuen 'Eintrag' an, indem sie auf 'Einfügen' klicken oder editieren Sie bestehende Werte, indem Sie auf das Bleistift klicken. Solange noch keine Transaktion einem bestimmten Kategorien-Wert zugeordnet worden ist, kann dieser Kategorien-Wert gelöscht werden, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sind Transaktionen bereits einem bestimmten Kategorien-Wert zugeordnet worden, werden diese automatisch bei einer Änderung des Kategorien-Werts angepasst. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 8
Suchen Transaktionen, die aus der Eingehender Post archiviert wurden, sind dort nicht mehr ersichtlich. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen, wie Sie die Transaktionen wieder finden. Transaktionen gehen nicht einfach verloren, sondern bleiben im elektronischen Archiv von Direct Trade Finance. Sie können über die Funktion Sammelaufträge einfach und schnell nach Korrespondenzen suchen, auch jene die bereits archiviert wurden. Folgende 4 Suchfunktionen sind im Direct Trade Finance auch möglich: Transaktions-Status -> zeigt den Status einer Transaktion an Offene Transaktion -> findet alle offene, nicht liquidierte Transaktionen Transaktions-Historie -> das elektronische Archiv Transaktions-Wahl -> umfassende Suchfunktion Eines der grossen Vorteile von Direct Trade Finance ist die Möglichkeit, mit wenigen Klicks Daten als Excel- Datei zu extrahieren. Zusätzlich zu den 4 Berichten gibt es zwei 'Auswertungen', die im Kapitel Reporting (Seite 11) genauer erläutert werden. Transaktions- Status Mit dem Bericht 'Transaktions-Status' kann ein Benutzer eine Transaktion nach ihrem Status suchen. Sie können z.b. gezielt prüfen, ob eine Transaktion die nötigen Unterschriften schon erhalten hat, oder Sie können sehen, ob die Credit Suisse AG ihre Anfrage schon bearbeitet hat. TIPP: Wenn Sie wissen wollen, welchen Status ihre geschickten Transaktionen aufweisen, ist es am besten, wenn Sie nur nach dem Datum suchen und das Feld Status leer lassen. So erhalten Sie am schnellsten die Liste aller Transaktionen mit ihrem jeweiligen Status. Definitionen zu den Status-Begriffen finden Sie im Kapitel Status-Meldungen - Seite 12. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 9
Offene Transaktion Dieser Bericht erlaubt es den Benutzern, Transaktionen anzusehen und zu bearbeiten, die erst teilweise benutzt worden, bzw. noch nicht vollständig liquidiert sind. Sie müssen ihre Wahl auf einen Transaktionstyp einschränken. Wenn Sie alle ihre offenen Transaktionen sehen wollen, müssen Sie dies mit der 'Transaktionsauswertungen' (siehe Kapitel Reporting) abfragen. Solange die Transaktion von der CREDIT SUISSE AG nicht liquidiert worden ist, bleibt sie 'offen'. Ein Saldo von 0 bedeutet nicht zwingend, dass die Transaktion 'geschlossen' worden ist. Abänderungen können so weiterhin initialisiert werden. 'Verfalldatum': bezieht sich auf das Verfallsdatum eines Akkreditivs oder einer Garantie. 'Fälligkeitsdatum': bezieht sich nur auf den Typ 'Aufgeschobene Zahlungen/Akzept'. Transaktions-Wahl Dieser Bericht erlaubt es den Benutzern, gezielt nach allen im Direct Trade Finance enthaltene Transaktionen zu suchen. Wenn Sie in der darauf erscheinenden Liste links auf den Link klicken, werden Sie direkt in die 'Transaktions-Historie' dieser Transaktion geführt. Transaktions-Historie Dieser Bericht erlaubt es den Benutzern die einzelnen Schritte einer Transaktion anzuschauen. Jeder einzelne Schritt der Transaktion, z.b. von der Eröffnung, Bestätigung, Änderung ist detailliert und strukturiert aufgelistet. Die Transaktions-Historie lässt sich ebenfalls von der Übersicht (unter 'Eingehender Post') durch das Anklicken der Transaktionsnummer direkt ansteuern. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 10
Reporting Mit dem Menü-Punkt 'Auswertungen', können Sie einfache, aussagekräftige und optisch ansprechende Portfolio-Betrachtungen ihrer Geschäfte erstellen. Sortierfunktionen, Gesamtsumme sowie Firmengruppenbetrachtung lassen Ihnen die Wahl, die Auswertung Ihren Bedürfnissen entsprechend zu gestalten. Das Ergebnis können Sie danach auch druckfertig ins Excel exportieren mitsamt den Formatierungen. Transaktionsauswertungen Mit dieser Auswertung können Sie z.b. nach allen offenen Transaktionen abfragen, ohne vorgängige Einschränkung auf den Transaktionstyp. Die Einschränkungs- und Filtermöglichkeiten sind weiter unten erklärt. Zusammenfassung Transaktionsauswertungen Mit dieser Auswertung können Sie direkt Summen bilden, um z.b. auf einen Blick zu sehen, wie viele Geschäfte in welcher Währung gegenwärtig offen sind. Unter 'Typ der Auswertung' wählen Sie die Art Ihrer Auswertung: Alle Transaktionen: Geschlossene Transaktion: Offene Transaktionen: sämtliche Transaktionen der Applikation alle liquidierten Transaktionen alle offenen, nicht liquidierte Transaktionen Mit der 'Vorschaufunktion' können Sie Ihre Auswertung vor dem Ausdruck begutachten. Mit 'Auswertungen' exportieren Sie den Bericht ins Excel-Format. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 11
Unterschreiben Transaktionen, die erfasst worden sind, müssen, bevor sie an die Credit Suisse AG übermittelt werden können, unterschrieben werden. Dabei gibt es verschiedene Aspekte zu beachten: A) Der Benutzer, der die Transaktion online unterzeichnet, muss nicht zwingend eine Bankunterschrift innehaben. Es ist z.b. durchaus möglich, dass jede von Ihrem Administrator definierte Person, eine Transaktion unterzeichnen kann. Ihre Firma alleine bestimmt die Unterschriftenregelung. B) Ein Benutzer, der nur erfassen darf, aber keinerlei Unterschriftsrechte hat, muss, um eine Transaktion abzuschliessen, ebenfalls auf den Knopf 'Unterschreiben' klicken. In seinem Fall bewirkt das 'Unterschreiben' lediglich das Abschliessen der Eingabe und ermöglicht es so anderen berechtigten Benutzern, die Transaktion zu unterschreiben (sprich autorisieren). C) Die Unterschriftsstufen und Berechtigungen müssen zuerst, d.h. bevor die Benutzer mit der Applikation arbeiten, durch den Administrator Ihrer Firma erfasst werden. Die Einstellungen können fortlaufend den Bedürfnissen des Betriebes angepasst werden. Status-Meldungen Status Transaktion im Entwurf U schrift erforderlich Warten auf Übermittlung Übermittelt an Bank Bankseitig erhalten Bankseitig verarbeitet E-Mail abgeschlossen Abgelehnt Bedeutung Die Transaktion befindet sich immer noch beim Benutzer, ist weder unterschrieben noch ist die Eingabe beendet. Dieser Status erscheint, wenn man "Speichern" statt unterschreiben angeklickt hat. Eine Transaktion ist kundenseitig noch nicht fertig abgewickelt worden. Es fehlt eine oder mehrere Unterschrift(en). Wenn Sie das Icon anklicken, sehen Sie welche Unterschriften geleistet worden sind und welche fehlen. Ev. ist für diese spezifische Transaktion keine Unterschriftsstufe definiert worden. Nehmen Sie in diesem Fall mit Ihrem Administrator Kontakt auf! Ihre Transaktion wartet auf die technische Übertragung zur Credit Suisse AG. Aus technischen Gründen kann dies bis zu 2 Minuten dauern. Der Status wird danach mit der Meldung Übermittelt an Bank abgelöst. Die Transaktion ist technisch bei der Credit Suisse AG angekommen, aber sie ist noch nicht beim CS Mitarbeiter in Bearbeitung. Sobald ein Credit Suisse Mitarbeiter an ihrer Transaktion zu arbeiten beginnt, wechselt der Status auf Bankseitig erhalten. Ihre Transaktion ist beim Backend-System der Credit Suisse AG angekommen. Ein Mitarbeiter nimmt sich Ihrer Transaktion an. Die Transaktion ist seitens der Bank bearbeitet worden. In der Inbox der Übersicht finden Sie die abgewickelte Transaktion. Der Transaktionsnachrichtenzyklus ist abgeschlossen. (siehe auch Kapitel Transaktionsnachricht - Seite 6) Die durch den Benutzer neu erstellte Transaktion wurde von der Bank abgelehnt. Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 12
Trade Finance Support Finden Sie eine Transaktion nicht mehr? Können Sie ihre SecurID-Karte nicht mehr finden? Haben Sie ihr Passwort vergessen? Können Sie sich nicht anmelden? Bei allen Fragen im Zusammenhang mit Direct Trade Finance wenden Sie sich bitte an unsere Hotline: Direct Trade Finance Hotline Tel: +41 44 333 77 55 Mo bis Fr 8:00-17:00 Uhr Fachliche Probleme Ihre bestehenden Ansprechpartner in den verschiedenen Trade Finance Service Centern bleiben auch bei Nutzung von Direct Trade Finance weiterhin gültig. Für Informationen und Beratung können Sie sich auch direkt an folgende Telefonnummer wenden: Ihre Ansprechpartner Trade Finance Service Center Genf Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: +41 22 393 25 81 Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: +41 22 393 23 34 Trade Finance Service Center Lugano Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: +41 91 802 52 50 Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: +41 91 802 52 78 Trade Finance Service Center Zürich Akkreditive und Dokumentarinkassi Tel.: 0800 880 885 (Int.: +41 44 334 48 38) Kautionen (Bürgschaften und Garantien) Tel.: +41 44 332 88 95 Direct Trade Finance Quick Guide - Benutzer 13