ACCENON Zeiterfassung.NET Zeitmodelle
Redaktion: ACCENON Software und Hardware GmbH Postfach 12 46 74208 Leingarten Telefon: 0 71 31 / 9 02 20-0 Telefax: 0 71 31 / 9 02 20-99 Copyright ACCENON Software und Hardware GmbH 1996-2014. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, Kopien und Auszüge nur mit schriftlicher Genehmigung. Dieses Handbuch wurde mit größter Sorgfalt und Umsicht erstellt. Trotzdem sind Fehler möglich. Für fehlerhafte Angaben und deren Folgen können der Herausgeber und die Autoren weder eine juristische noch eine sonstige Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Fehlerhinweise sind wir Ihnen dankbar.
Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis... 3 2. en... 4 2.1 Tagespläne... 4 2.1.1 Beispiel Arbeitsbeginn 6 Uhr... 4 2.1.2 Beispiel Arbeitsbeginn 7 Uhr... 5 2.2 Pausen... 6 2.2.1 Uhrzeitabhängige Pause... 6 2.2.2 Istzeitabhängige Pause... 7 2.3 Rundungen... 8 2.4 Alternativen... 9-10 2.5 Konstanten... 11 2.5.1 Bsp. Buchungsschlüssel mit Sollzeit aus dem Tagesplan:... 11 2.5.2 Bsp. Buchungsschlüssel mit veränderter Sollzeit... 11 2.6 Kernzeit... 12 2.7 Wochenplan... 13 2.8 Schichtpläne... 14 2.7.1 Wöchentlicher Wechsel zw. 3 Wochenplänen... 14 2.9 Schichtzuordnung... 15 2.10 Zuordnungen... 16 3. Änderungen in den Zeitmodellen... 17 3.1 Änderung in den Tagesplänen... 17 3.1.1 Gültig für alle Mitarbeiter mit diesem Tagesplan... 17 3.1.2 Gültig für einzelne Mitarbeiter mit diesem Tagesplan... 18 3.2 Notwendigkeit eines neuen Wochenplans... 19 3.3 Notwendigkeit eines Schichtplans... 20 3.3.1 Mitarbeiter haben noch keinen Schichtplan zugeordnet:... 20 3.3.2 Mitarbeiter haben bereits einen Schichtplan, der ergänzt werden soll:... 21 3.3.3 Definition Schichtablauf... 22 4. Vollkontischichtmodell... 23 4.1 Einleitung... 23 4.2 Tagespläne... 23 4.3 Wochenpläne... 23 4.3.1 Bsp für einen Dreischichtzyklus... 23 4.4 Schichtplan... 24 4.4.1 Bsp. für Schichtplan... 24 5. Übersicht Zusammenhänge... 25 Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3
2. en In diesem Kapitel werden die Formulare und deren Möglichkeiten kurz erklärt. 2.1 Tagespläne [Stamm Zeitmodelle Tagespläne]: Hier können Tagespläne für die unterschiedlichen Arbeitszeiten angelegt werden. In den jeweiligen Tagesplänen können die entsprechenden Pausen-, Rundungs-, Alternativen- und Konstantengruppen hinterlegt werden (falls benötigt). 2.1.1 Beispiel Arbeitsbeginn 6 Uhr Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4
2.1.2 Beispiel Arbeitsbeginn 7 Uhr Falls der Arbeitsbeginn generell von 6 Uhr auf 7 Uhr verschoben wird, kann der Tagesplan umbenannt werden (Klick auf den Button Umbenennen). Ebenfalls muss die Arbeitszeit angepasst und in einer anderen Gültigkeit abgespeichert werden. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Tagespläne] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5
2.2 Pausen [Stamm Zeitmodelle Regelungen Pausen]: Um den Pausenabzug zu gewährleisten, werden hier Pausen angelegt. Sie können hier zwischen 2 Pausenarten wählen: 2.2.1 Uhrzeitabhängige Pause Pausenabzug an fest vorgegebenen Uhrzeiten (z.b.: von 12:00 12:30 Uhr). Da in diesem Beispiel auch ein Zeitraum angegeben ist, kann hier die Pause beispielsweise auch zu einem anderen Zeitpunkt, aber bis spätestens 14 Uhr gestempelt werden. Hierbei muss beachtet werden, dass ein Haken bei Mindestpause gesetzt ist, da sonst nur die gestempelte Zeit abgezogen wird und nicht grundsätzlich die 30 Minuten, die vorgegeben sind. Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6
2.2.2 Istzeitabhängige Pausen Pausenabzug ist von der geleisteten Istzeit abhängig (z.b.: 30 Min. Pausenabzug nach 6 Std. Istzeit und nach dem Erreichen von 9 Std. Istzeit ein weiterer Pausenabzug von 15 Min.) Hierbei muss beachtet werden, dass in dem Feld abgezogene Pausen Ignorieren gewählt wird, da sonst auch die 30 Minuten Pause ab einer Arbeitszeit(Schwelle) von 6 Stunden zur Berechnung der Arbeitszeit(Schwelle) von 9 Stunden gezählt wird. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Regelungen Pausen] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7
2.3 Rundungen [Stamm Zeitmodelle Regelungen Rundungen]: Um die Buchungen wie gewünscht zu runden, werden Rundungen angelegt. Beispiel: Auf-Rundung der Kommen-Buchung ab 7 Uhr im 15 Minuten Takt und Ab-Rundung ab 10 Uhr im 5 Minuten Takt. Wenn hier also der Mitarbeiter beispielsweise um 7:04 Uhr kommt, wird die Buchung auf 7:15 Uhr aufgerundet. Wenn der Mitarbeiter 10:41 Uhr kommt, wird die Buchung auf 10:40 Uhr abgerundet. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Regelungen Rundungen] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8
2.4 Alternativen [Stamm Zeitmodelle Regelungen Alternativen]: Um den Wechsel zwischen z.b. 2 Tagesplänen zu garantieren (je nach Kommen-Zeit oder Gehen-Zeit) werden Alternativen angelegt. In diesem Beispiel bedeutet dies, dass der Tagesplan [Mo-Fr ab 6 Uhr] dann von der Zeiterfassung gewählt wird, wenn der Mitarbeiter bis zu 30 Minuten vor oder bis zu 29 Minuten nach 6 Uhr Kommen bucht, da im Feld Priorität 1 [ToleranzKommen] eingestellt ist. Falls dieser Plan gewählt werden soll, wenn der Mitarbeiter bis zu 30 Minuten vor oder bis zu 29 Minuten nach 15 Uhr Gehen bucht, dann muss im Feld Priorität 1 [ToleranzGehen] gewählt werden. Der Tagesplan [Mo-Fr ab 7 Uhr] wird gewählt, wenn der Mitarbeiter bis zu 30 Minuten vor und bis zu 29 Minuten nach 7 Uhr Kommen bucht. Falls dieser Plan gewählt werden soll, wenn der Mitarbeiter bis zu 30 Minuten vor oder bis zu 29 Minuten nach 16 Uhr Gehen bucht, dann muss im Feld Priorität 1 [ToleranzGehen] gewählt werden. Prinzipiell sollte darauf geachtet werden, dass sich die Zeiträume der Alternativen nicht überschneiden, da sonst eine korrekte Alternativenfindung nicht gewährleistet wird. Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 9
In der Spalte [Istzeit von] und [Istzeit bis] kann ebenfalls ein Zeitraum eingegeben werden. Damit diese Einstellung funktioniert, muss im Feld Priorität 1 [Istzeit] eingegeben werden. Wenn aber z.b. 2 Istzeiten in einer Alternative identisch sind, dann wird auf Priorität 2 geprüft. In diesem Beispiel wird der Tagesplan [Mo-Fr ab 6 Uhr] gewählt, wenn der Großteil der Istzeit des Mitarbeiters sich in dem Zeitraum zwischen 7 und 14 Uhr befindet. Ansonsten wird der andere Tagesplan [Mo-Fr ab 8 Uhr], der ebenfalls in dieser Alternative hinterlegt ist, mit zutreffendem Zeitraum der Istzeit gewählt. Wenn der Mitarbeiter allerdings in diesem Beispiel von 8 Uhr 13 Uhr anwesend ist, dann liegt eine identische Istzeit in beiden Tagesplänen dieser Alternativgruppe vor. In beiden Fällen hat der Mitarbeiter eine Anwesenheit von 5 Stunden in dem Zeitraum zwischen 7 Uhr und 14 Uhr und in dem Zeitraum zwischen 8 Uhr und 15 Uhr. Also prüft die Zeiterfassung.NET auf die Priorität 2 und würde sich dann in diesem Fall für den Tagesplan [Mo-Fr ab 8 Uhr] entscheiden, weil hier die Kommen Zeit bis 08:29 berücksichtigt wird. Weitere Beispiele: Priorität 1 [ToleranzKommen] + Priorität 2 [ToleranzGehen]: Wenn die erste Kommen Buchung im Kommen-Zeitraum von 2 oder mehreren Tagesplänen liegt, wird auf die letzte Gehen Buchung an diesem Tag geprüft. Priorität 2 [ToleranzKommen] + Priorität 2 [Istzeit]: Wenn die erste Kommen Buchung im Kommen-Zeitraum von 2 oder mehreren Tagesplänen liegt, wird auf die längste Istzeit in dem angegebenen Zeitraum geprüft. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Regelungen Alternativen] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 10
2.5 Konstanten [Stamm Zeitmodelle Regelungen Konstanten]: Sie können für bestimmte Buchungsschlüssel eine abweichende Soll- und Istzeit angeben. Dies kann z.b. verwendet werden, wenn bei Auszubildenden die Berufschultage mit einer anderen Istzeit gewertet werden, als normale Anwesenheitstage oder wenn Sie Mo Do 7:30 Std. und Fr 5 Std. arbeiten, für Urlaub, Krankheit aber immer 7 Stunden berechnen möchten. 2.5.1 Bsp. Buchungsschlüssel mit Sollzeit aus dem Tagesplan: In diesem Beispiel bleibt die Sollzeit gemäß Tagesplan bestehen, jedoch wird der Buchungsschlüssel <BS>, obwohl ganztägig, nur mit 6 Std. Istzeit eingestellt. 2.5.2 Bsp. Buchungsschlüssel mit veränderter Sollzeit In diesem Beispiel werden für die angegebenen Buchungsschlüssel je 7 Stunden für die Sollund Istzeit genommen, unabhängig von der Vorgabe im Tagesplan. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Regelungen Konstanten] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 11
2.6 Kernzeit [Stamm Zeitmodelle Regelungen Kernzeit]: Kernzeiten werden beispielsweise verwendet, um auswerten zu können, ob ein Mitarbeiter eine Kernzeit verletzt, sprich den Kernzeitbeginn oder das Kernzeitende nicht einhält. Wenn also im folgenden Beispiel ein Mitarbeiter später als sein Kernzeitbeginn um 7 Uhr erscheint, lässt sich dies mit dem [Buchungstagebericht nach Zeiten] mit der Auswahl Kernzeit verletzt auswerten. Wenn er früher erscheint, ist dies ebenfalls mit der gleichen Auswahl ersichtlich. Mit den Zeiten von/bis wird ein Zeitraum festgelegt, in dem der Mitarbeiter anwesend sein soll. Falls der Mitarbeiter in diesem Zeitraum nicht anwesend ist, lässt es sich in diesem Buchungstagebericht nach Zeiten auswerten. Die Kernzeit muss allerdings nicht gleichzeitig mit dem regulären Arbeitsbeginn anfangen. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Regelungen Kernzeit] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 12
2.7 Wochenplan [Stamm Zeitmodelle Wochenpläne]: Die jeweiligen Tagespläne werden hier zu Wochenplänen zusammengefasst. Falls die Wochensumme auf 0:00 steht, dann liegt es daran, dass die Tagespläne ihr Gültigkeitsdatum noch nicht erreicht haben, oder dass in den Tagesplänen keine Sollzeit hinterlegt wurde. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Wochenpläne] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 13
2.8 Schichtpläne [Stamm Zeitmodelle Schichtpläne]: Der Schichtplan ermöglicht es, bei Mitarbeitern wöchentlich wechselnde Wochenpläne zu hinterlegen. Wenn also der Wochenplan mit der Nr.1 durchgelaufen ist, kommt der nächste Wochenplan. Nach dem letzten Wochenplan kommt wieder der erste. Der Schichtplan beginnt mit dem ersten Wochenplan, nach der Bestimmung der Gültigkeit. Damit der Schichtplan wirksam wird, muss dieser unter [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnung] einem Mitarbeiter zugewiesen werden. 2.8.1 Wöchentlicher Wechsel zw. 3 Wochenplänen Der Schichtplan kann wie folgt aussehen: Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Schichtpläne] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 14
2.9 Schichtzuordnung [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnung]: Erstellte Schichtpläne können den Mitarbeitern zugeteilt werden. Damit man einen Schichtplan nicht mehreren Mitarbeitern einzeln zuteilen muss, kann man hier einen Schichtplan mehreren Mitarbeitern auf einmal zuteilen. Anhand von diesem Beispiel lässt sich erkennen, dass mehreren Mitarbeitern auf einmal der Schichtplan Wechsel zugeteilt wurde. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnungen] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 15
2.10 Zuordnungen [Stamm Mitarbeiter Zuordnungen]: In den Zuordnungen muss nun der jeweilige Wochenplan hinterlegt werden. Es kann immer nur ein Wochenplan hinterlegt sein. Wenn ein Wochenplan eingetragen ist, übersteuert dieser den Schichtplan. Die Schichtpläne werden mit Hilfe der Schichtzuordnung unter [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnung] eingetragen. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Mitarbeiter Zuordnungen] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 16
Änderungen in den Zeitmodellen 3. Änderungen in den Zeitmodellen In diesem Kapitel wird nur der Zusammenhang zwischen den Tages-, Wochen- und Schichtplänen bei Änderungen beschrieben. Für nähere Informationen beachten Sie hier bitte [Stamm Zeitmodelle] in der Online Hilfe der Zeiterfassung.NET (F1-Taste). Informationen bezüglich des Vollkontischichtmodells finden Sie im Kapitel 4. 3.1 Änderung in den Tagesplänen 3.1.1 Gültig für alle Mitarbeiter mit diesem Tagesplan Falls die Änderungen für alle Mitarbeiter gelten sollen, muss hier nur der bestehende Tagesplan geändert werden. Es darf kein neuer Tagesplan angelegt werden Es muss im bestehenden Tagesplan eine neue Gültigkeit angelegt werden Vorgehensweise: Den zu ergänzenden Tagesplan aufrufen Die gewünschten Änderungen vornehmen In eine andere Zeile klicken und den Tagesplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Im Feld <Gültigkeit> das neue Gültigkeitsdatum eintragen Den Tagesplan erneut mit einem Klick auf die Diskette speichern Es existiert dann weiterhin nur ein Tagesplan, jedoch hat dieser zwei Gültigkeitsdaten mit unterschiedlichen Regelungen. Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 17
Änderungen in den Zeitmodellen 3.1.2 Gültig für einzelne Mitarbeiter mit diesem Tagesplan Der bestehende Tagesplan darf nicht geändert werden, da sonst alle Mitarbeiter mit diesem Plan betroffen sind Ein neuer Tagesplan muss angelegt werden Vorgehensweise: Tagespläne aufrufen Den gewünschten Tagesplan auswählen Anschließend auf Duplizieren klicken und einen Namen zuteilen und bestätigen Die gewünschten Regelungen im Plan definieren Im Feld <Gültigkeit> das Gültigkeitsdatum eintragen Tagesplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 18
Änderungen in den Zeitmodellen 3.2 Notwendigkeit eines neuen Wochenplans Falls wie oben beschrieben für einen Mitarbeiter sich der Tagesplan ändert, muss ebenfalls ein neuer Wochenplan angelegt werden. Vorgehensweise: Wochenpläne aufrufen Anschließend auf Neuanlage klicken und den gewünschten Namen eingeben und bestätigen Der Wochenplan muss mit Tagesplänen befüllt werden (einschließlich des geänderten Tagesplans) In eine neue Zeile klicken und den neuen Wochenplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Im Feld <Gültigkeit> das Gültigkeitsdatum eintragen Den neuen Wochenplan mit einem Klick auf die Diskette erneut speichern Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 19
Änderungen in den Zeitmodellen 3.3 Notwendigkeit eines Schichtplans Es gibt zwei Gründe für die Verwendung eines Schichtplanes: 1. Es ändert sich für einzelne Mitarbeiter ständig der Wochenplan in festen Zeiträumen 2. Definition eines festen Schichtablaufs (Früh/ Spät / Nacht im festen Wechsel) 3.3.1 Mitarbeiter haben noch keinen Schichtplan zugeordnet: Schichtpläne öffnen Auf Neuanlage klicken und den gewünschten Namen eingeben und bestätigen Die gewünschten Wochenpläne in der richtigen Reihenfolge hinterlegen Schichtplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Schichtplan erneut mit einem Klick auf die Diskette speichern Im Feld <Gültigkeit> ein neues Gültigkeitsdatum eintragen Der Schichtplan muss unter [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnung] den Mitarbeitern zugeordnet werden Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 20
Änderungen in den Zeitmodellen 3.3.2 Mitarbeiter haben bereits einen Schichtplan, der ergänzt werden soll: Den bisherigen Schichtplan aufrufen Die hinterlegten Wochenpläne bearbeiten (entfernen oder neue hinzufügen) Den Schichtplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Im Feld <Gültigkeit> ein neues Gültigkeitsdatum eintragen Schichtplan erneut mit einem Klick auf die Diskette speichern Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 21
Änderungen in den Zeitmodellen 3.3.3 Definition Schichtablauf Um einen festen Schichtablauf (z.b. Früh / Spät / Nacht) zu definieren, wird der Ablauf unter einer Gültigkeit definiert. Ist der letzte eingetragene Wochenplan erreicht, so beginnt der Durchlauf erneut, bis er durch eine andere Gültigkeit abgelöst wird. Vorgehensweise: Schichtpläne öffnen Auf Neuanlage klicken und den gewünschten Namen eingeben und bestätigen Die gewünschten Wochenpläne in der richtigen Reihenfolge hinterlegen Schichtplan mit einem Klick auf die Diskette speichern Im Feld <Gültigkeit> ein neues Gültigkeitsdatum eintragen Schichtplan erneut mit einem Klick auf die Diskette speichern Der Schichtplan muss unter [Stamm Zeitmodelle Schichtzuordnung] den Mitarbeitern zugeordnet werden Der komplette Ablauf muss nur einmal definiert werden, da er sich danach immer automatisch wiederholt. Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 22
Übersicht Zusammenhänge 4. Vollkontischichtmodell 4.1 Einleitung Im Folgenden wird das Prinzip zur Anlage eines Vollkontischichtmodells erläutert. Die unten aufgeführten Beispiele können auf jede Form von Schichtmodell angewandt werden. 4.2 Tagespläne Tagespläne (z. B. Früh, Spät, Nacht) mit den dazugehörigen Alternativen (= automatische Schichtfindung) anlegen. (Siehe auch Tagespläne und Alternativen ) 4.3 Wochenpläne Tagespläne anhand eines Schichtdurchlaufs in die Wochenpläne eingeben. 4.3.1 Bsp für einen Dreischichtzyklus Gruppe A B C Mo Früh Spät Spät Di Früh Spät Spät Mi Spät Frei Nacht Do Spät Früh Nacht Fr Spät Früh Nacht Sa Frei Frei Frei So Frei Nacht Frei Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 23
Übersicht Zusammenhänge 4.4 Schichtplan Einen Schichtplan anlegen Wochenpläne in Reihenfolge des Schichtzyklus Wochenstartdatum nicht relevant 1. Eintrag = Woche 1, 2. Eintrag = Woche 2, usw. 4.4.1 Bsp. für Schichtplan Wochenstar KW Schichtplan Woocchhee t rreel llaatti iivv 01.01.03 1 Gruppe A 11 06.01.03 2 Gruppe B 22 13.01.03 3 Gruppe C 33 Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 24
Übersicht Zusammenhänge 5. Übersicht Zusammenhänge Copyright 2014 ACCENON GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 25