Firstbird Integration 1
Einleitung Durch das digitale Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm Firstbird können Sie Ihren eigenen Unternehmens- Account erstellen und Mitarbeiter als Talent Scouts einladen. Durch eine Integration zwischen Ihrem Bewerber-Managementsystem (BMS) und Firstbird sparen Sie wertvolle Zeit und halten den Status Ihrer Stellenausschreibungen und Bewerber aktuell. Wir bieten Ihnen abhängig von Ihren Unternehmensbedürfnissen drei Pakete an: Light, Advanced and Full Integration. Dieses Dokument dient als Schritt-für-Schritt Anleitung, um eine reibungslose Implementierung des von Ihnen gewählten Pakets zu garantieren. Inhaltsverzeichnis Projektplan 3 Projektteam 4 Formen der Integration 5 Synchronisieren & Veröffentlichen von Jobs aus Ihrem BMS 7 Export von Bewerbungen an Ihr BMS 10 Export der Feedback-Information an Ihr BMS 12 Export der Bewertungs-Information aus Ihrem BMS 14 Synchronisierung des Bewerbungsstatus aus Ihrem BMS 16 Einschränkungen 19 Testdaten 20 User Acceptance Test 20 2
Projektplan 3
Projektteam Unser Anspruch ist, dass Sie so schnell wie möglich von der Firstbird-Integration profitieren können. Für einen reibungslosen und optimalen Prozessverlauf ist die Kooperation von allen beteiligten Projektteilnehmern in Ihrem Unternehmen (sowohl Business als auch IT) mit Ihrem Bewerber- Managementsystem-Anbieter sowie mit Firstbird von Nöten. 4
Formen der Integration Dank der offenen Schnittstelle von Firstbird und der ereignisgesteuerten Technologie ist eine nahtlose Integration mit Ihren täglichen Prozessen und Ihrer Software möglich, um Ihnen die bestmögliche Mitarbeiter-Empfehlungsplattform zu bieten. Abhängig von Ihren Bedürfnissen und Ihrem BMS können Sie zwischen drei unterschiedlichen Paketen wählen: Light Integration (Job-Import als Entwurf und Export der Bewerbungen) Advanced Integration (Job-Import & Veröffentlichung, sowie Export der Bewerbungen) Full Integration (Job-Import & Veröffentlichung, Export der Bewerbungen, Export des Feedbacks der Talent Scouts, Import der Recruiter-Bewertungen und Import des Status der Bewerbung) Die Integration ermöglicht automatisierte Job-Importe zu Firstbird. Vor dem Start ist jedoch die Zuordnung sowie der Abgleich der relevanten Felder Ihres BMS mit den verfügbaren Feldern in Firstbird nötig. Abhängig von dem von Ihnen gewählten Paket, müssen Sie wenig oder keine weiteren Arbeitsschritte tätigen, um Jobs zu veröffentlichen und auf dem aktuellsten Stand zu halten. Die in Firstbird hochgeladenen Bewerbungen werden automatisch zu Ihrem BMS exportiert und für Sie bereitgestellt. Im Zuge der Full Integration bieten wir die Möglichkeit, den Bewerber-Export mit dem Feedback Ihrer Talent Scouts anzureichern. Darüber hinaus ist es möglich, die Bewertung einer Bewerbung aus Ihrem BMS als Rating in Firstbird zu synchronisieren. Zudem wird der Status Ihrer Bewerbungen in Firstbird aktualisiert, das spart Ihnen den Aufwand, die Informationen in zwei Systemen zu warten. Allgemeine technische Voraussetzungen Ein erfolgreicher Job-Import sowie Bewerbungs-Export ist von der Technologie und dem Format, die während dieser Prozesse in Verwendung sind, abhängig. Im Allgemeinen werden von Firstbird folgende Kriterien für den Datentransfer vorausgesetzt: Job-Import Export von Empfehlungen Technologien: REST SOAP (S)FTP WebDAV Technologien: REST SOAP (S)FTP WebDAV Formate: XML JSON HTML Formate: XML JSON Bitte kontaktieren Sie uns, sollten Sie andere Formate und Technologien für die Datenübertragung verwenden. 5
Unterstützte Prozesse Unsere unterstützten Prozesse sind so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Bedürfnissen und Anforderungen erfüllen, je nachdem, welches Integrationspaket Sie ausgewählt haben. Die Prozesse reichen von einem einfachen Import Ihrer Jobs von Ihrem ATS bis zu Firstbird, bis hin zu einer vollständigen Synchronisation aller Ereignisse, die stattfinden. 6
Synchronisieren & Veröffentlichen von Jobs aus Ihrem BMS Mit unserer Integration ist es für Sie möglich, Jobs in Ihrem BMS zu veröffentlichen und diese mit Firstbird zu synchronisieren. Sofern alle nötigen Anforderungen (siehe Anforderungen) erfüllt wurden, kann der gewünschte Job direkt in Firstbird veröffentlicht werden. Andernfalls wird der Job als Entwurf in Firstbird gespeichert und kann von dem Recruiter mit weiteren relevanten Informationen angereichert werden, bevor er manuell veröffentlicht wird. Änderungen in den Jobs werden laufend mit Firstbird synchronisiert. Wurde ein Job veröffentlicht, kann dieser nur über Ihr BMS geschlossen werden. Achtung! Jobs, die von Ihnen manuell geschlossen wurden und von Ihrem BMS zu Firstbird synchronisiert wurden, werden bei der nächsten Synchronisierung erneut veröffentlicht. Deshalb sollten Jobs in Ihrem BMS nur dann aktualisiert werden, nachdem die Integration live ist (davon ausgenommen sind jene Kunden, die Informationen manuell aktualisieren). 7
Anforderungen Um einen erfolgreichen Job-Import zu gewährleisten, werden spezielle Daten benötigt. Diese Daten variieren je nach gewähltem Integrations-Paket. Da im Zuge der Light Integration die Jobs in Firstbird nur importiert werden, sind hier nur die Jobbezeichnung, Jobbeschreibung und die Job-Referenznummer (Job ID aus Ihrem BMS) notwendig. Im Gegenzug dazu werden bei der Advanced Integration, sowie der Full Integration folgende Informationen benötigt: Jobbezeichnung Job-Referenznummer Fachbereich Standort Kontaktperson Prämie Branding Beschreibung Bei den beiden Paketen Advanced und Full Integration werden die Jobs unmittelbar veröffentlicht. Um dies zu ermöglichen, müssen in Firstbird alle vorgeschriebenen Felder ausgefüllt sein. Sollte Ihr BMS einzelne Informationen aus der genannten Liste nicht zur Verfügung stellen, wie etwa Prämie oder Branding, haben Sie zwei Optionen. Bitten Sie Ihren BMS-Anbieter, ein weiteres Feld zur Verfügung zu stellen, um die fehlende Information einzufügen, oder definieren Sie eine Standardeinstellung, die für jeden Job gilt. Möchten Sie einen Job für mehr als einen Fachbereich oder mehrere Standorte veröffentlichen, so wird der Job für jeden einzelnen Fachbereich sowie Standort separat in Firstbird veröffentlicht. Durch die Selektionsmöglichkeiten nach Standort und Fachbereich ist Ihr Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm für alle User strukturiert und effizient nutzbar. Jeder erstellte Job und jeder eingeladene Talent Scout wird einem bestimmten Standort und einem bestimmten Fachbereich zugeordnet. Wird ein neuer Job veröffentlicht, erhalten all jene Talent Scouts eine Benachrichtigung, die demselben Fachbereich und demselben Standort zugeordnet sind. Dennoch kann jeder Talent Scout alle im Unternehmens-Account veröffentlichten Jobs sehen. Mithilfe der Fachbereiche und der Standorte können Sie Ihre Jobs und Talent Scouts leicht filtern. 8
Mapping Die benötigten Stammdaten müssen mit jenen in Ihrem BMS zur Verfügung stehenden Daten abgeglichen werden, um einen erfolgreichen Import oder eine unmittelbare Veröffentlichung des Jobs zu ermöglichen. Mit unserer Hilfe können Sie definieren, wie der Job aus Ihrem BMS in Firstbird angezeigt wird. Normalerweise enthält ein Job, der in einem BMS erstellt wurde, neben dem Titel und einer Beschreibung, viele zusätzliche Informationen. Dazu zählen etwa Kontaktperson, gewünschte Berufserfahrung und vieles mehr. Während des Kickoff-Meetings klären wir mit Ihnen den Prozess und den Abgleich der Felder Ihres BMS sowie die zusätzlich benötigten Felder, um einen Job in Firstbird zu veröffentlichen. Bitte beachten Sie, dass der Inhalt in Ihrem BMS anders aussehen kann, als dies in Firstbird der Fall ist. Nichtsdestotrotz ist es unser Anspruch, die beste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden. 9
Export von Bewerbungen an Ihr BMS Sobald eine neue Empfehlung hochgeladen wurde, oder ein Kandidat sich über einen geteilten Job-Link beworben hat, wird die Bewerbung von Firstbird an Ihr BMS gesendet. Die gesendeten Informationen sind abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS. 10
Anforderungen Die Integration des Exports der Bewerbungen an Ihr BMS ist abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS. Es ist Ihre Entscheidung, ob und wo die Informationen in Ihrem BMS abgebildet werden sollen. Überlegen Sie sich eine Zuordnung zwischen den in Ihrem BMS verfügbaren Feldern und den Feldern in Firstbird. Firstbird unterscheidet für den Upload zwischen zwei Dateitypen: Dokumente und Profilbild. Ihr BMS-Anbieter stellt möglicherweise unterschiedliche Arten von Dokumenten zur Verfügung. Um Dokumente getrennt voneinander hochladen zu können, etwa Lebenslauf, Anschreiben, Dienstzeugnisse etc., legen Sie für jene Uploads, die aus Firstbird importiert werden, einen Standard-Dokumenttyp fest. Mapping Beispiel 11
Export der Feedback- Information an Ihr BMS Das Paket Full Integration bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzliches Feedback vom jeweiligen Talent Scouts zu erhalten. Für das Feedback kann aus drei unterschiedlichen Möglichkeiten ausgewählt werden (Empfehlung, neutral und negativ), es informiert darüber, in welchem Verhältnis der Talent Scout zu dem Kandidaten steht und enthält einen Grund für das Feedback. 12
Anforderungen Das Feedback Ihrer Talent Scouts kann bedeutenden Einfluss auf den Entscheidungsprozess nehmen. Diese Information kann auch dann in Ihrem BMS abgebildet werden, wenn dieses dafür kein spezielles Feld vorgesehen hat. Wir werden gemeinsam mit Ihnen und Ihrem BMS-Anbieter nach der besten Lösung suchen, ohne für Sie zusätzlichen Aufwand zu erzeugen. Mapping Abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS wird das Feedback aus Firstbird in bestimmten bereits vorhandenen Feldern in Ihrem BMS abgebildet. Beispiel 13
Export der BewertungsInformation aus Ihrem BMS Ein weiterer Vorteil des Pakets Full Integration ist der Import der Bewertungs-Information der Recruiter. Sofern Ihr BMS es Ihnen ermöglicht eine Bewerbung zu bewerten, kann diese Information bei der Bewertungs-Information in Firstbird abgebildet werden. Bei Firstbird ist es möglich, bis zu drei Sterne als Bewertung zu vergeben. 14
Anforderungen Sofern es bei Ihrem BMS die Möglichkeit gibt, Bewertungen von den Recruitern zu exportieren, so wird diese unter den Bewertungen in Firstbird abgebildet. Mit diesem automatisierten Austausch des Feedbacks und der Bewertungen wird das Profil eines Kandidaten angereichert und erleichtern die Kommunikation zwischen Recruitern und Talent Scouts. Mapping Abhängig von den Möglichkeiten Ihres BMS wird die Bewertung aus Ihrem BMS in einem speziellen Bewertungsfeld in Firstbird abgebildet. Beispiel 15
Synchronisierung des Bewerbungsstatus aus Ihrem BMS Eine weitere in dem Paket Full Integration inkludierte Funktion ist die Synchronisierung des Bewerbungsstatus, welche die Administration und Kommunikation während des Auswahlprozesses der Kandidaten unterstützt. Sobald der Status einer Bewerbung in Ihrem BMS geändert wird, wird diese Information in Firstbird aktualisiert. Mit dieser Integration werden auch Ihre Talent Scouts über den aktuellen Status ihrer Empfehlungen auf dem Laufenden gehalten. 16
Anforderungen Für die Synchronisierung des Bewerbungsstatus zwischen Ihrem BMS und Firstbird wird die eindeutige Bewerbungs-ID sowie die Zuteilung der Felder, wie im nächsten Absatz erklärt, benötigt. Wird der Kandidat eingestellt, sollte die Bewerbung in Firstbird zum einen mit dem Status Eingestellt versehen werden und im Zuge dessen sollten auch Details zum Einstellungsdatum abgefragt werden. Ist diese Information verfügbar, so wird das Feld in Firstbird ebenso wie in Ihrem BMS abgebildet. Ist das nicht der Fall, muss eine Standardeinstellung, etwa der 1. des Folgemonats, definiert werden. Um eine Bewerbung in Firstbird automatisch zu schließen, müssen neben dem Status auch der Grund für die Entscheidung aus ihrem BMS exportiert und mit jenen aus Firstbird remapped werden. Mapping In Firstbird gibt es für die Bewerbung folgende möglichen Status: In Bearbeitung, Geschlossen oder Eingestellt. Die beiden Statusoptionen Geschlossen und Eingestellt triggern Pop-up Fenster, die verpflichtend mit neuen Status-Updates befüllt werden müssen. Status Eingestellt: Hier muss neben einem Eintrittsdatum (das ist für den Zeitpunkt der Auszahlung der Prämie wichtig) auch die Information eingetragen werden, ob der Talent Scout eine Prämie bekommt oder nicht. Der Recruiter kann dem Talent Scout auch eine persönliche Nachricht schreiben. Status Geschlossen: Hier muss ein Grund für das Schließen der Bewerbung eingetragen werden. Darüber hinaus kann der Talent Scout mit einer persönlichen Nachricht informiert werden. Es ist möglich, dass Ihr BMS weitere Status zur Verfügung stellt. Deshalb werden bei der Full Integration die benötigten und zur Verfügung stehenden Felder Ihres BMS mit jenen in Firstbird abgeglichen und zugeordnet. Die Feedback-Schleife zum Talent Scout wird mit dem Aktualisieren des Bewerbungsstatus geschlossen, ohne, dass vom Recruiter noch zusätzlich etwas zu tun ist. 17
Beispiel 18
Einschränkungen Die Integrationsmöglichkeiten für bereits bestehende Jobs sind von der Schnittstelle Ihres BMS abhängig. Es ist möglich, dass nach Abschluss der Integration bereits bestehende Jobs nicht automatisch in Firstbird importiert wurden. Einige BMS-Anbieter verlangen explizit, dass die Veröffentlichung der Jobs manuell zu erfolgen hat. Es ist für Sie möglich, Firstbird als Veröffentlichungskanal einzurichten. Eine andere Möglichkeit ist, Ihren BMS-Anbieter zu bitten, dies für Sie einzurichten. Beachten Sie, dass nur neu angelegte Jobs zu Firstbird exportiert werden. Abhängig von Ihrem BMS werden Bewerbungen nach Eingang sofort, oder gesammelt in Ihr BMS importiert. Wir stellen sicher, dass Ihr BMS die Bewerbungen jederzeit erfolgreich erhält. Dabei ist unser Support-Angebot abhängig von den Konditionen Ihres BMS. Beispiel einer Datenübertragung zwischen BMS und Firstbird: Unsere Erfahrung zeigt, dass abhängig vom BMS-Anbieter, eine erfolgreiche Integration einiger Voraussetzungen bedarf, bevor die Schnittstelle entwickelt werden kann. 19
Testdaten Unser Anspruch ist, Ihnen eine perfekt funktionierende Integration anzubieten, die Sie bei Ihren HR-Prozessen unterstützt. Angefangen bei der Veröffentlichung von Jobs über die Einstellung des geeignetsten Kandidaten, bis hin zum Schließen des Jobs. Um die Integration unter realen Bedingungen zu testen, benötigen wir von Ihnen Testdaten. Für den Test des Fehlermanagements, sollen die zur Verfügung gestellten Testdaten, neben validen Informationen, auch ungültige Datensätze enthalten. Je vielfältiger die Testdaten, um so besser können Sie die Funktionen rund um Import und Export testen, bevor Sie die finale Freigabe erteilen und die Integration live geht. User Acceptance Test Der Zweck eines Benutzerakzeptanztests besteht darin, Ihnen zu zeigen, dass die Integration voll funktionsfähig ist und live gehen kann. Während des Benutzerakzeptanztests testen Sie jede mögliche Variante, die in der täglichen Benutzung auftreten kann und geben Sie Feedback, ob die Integration nach Ihren Erwartungen entwickelt wurde. Allgemeines Beispiel 20
Kontaktieren Sie uns für Ihre Firstbird-Integration Katarina Cosic Project Manager Integrations katarina.cosic@firstbird.com +43 699 198 18005 www.firstbird.com 21