WinOffice pro 5.2 Handbuch KIT GmbH bits&paper GmbH
Die in dieser Unterlage angegebenen Daten können in der Software jederzeit und ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen enthaltenen Namen und Daten sind frei erfunden. Das in diesem Heft beschriebene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie verbunden. Die Haftung für eventuelle Schäden, die sich aus der Benutzung des Programms ergeben, ist ausgeschlossen. Alle Rechte vorbehalten. KIT GmbH, Februar 2014 Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Autors unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. WinOffice pro 5.2 2
Inhaltsverzeichnis Allgemein...5 Voraussetzungen für die Installation...6 Installation...7 Erster Start...8 Datensicherung...14 Hauptmenü...16 Menü anpassen...16 Erste Schritte: Vom ersten Start zur ersten Rechnung...17 (Schritt 1) Eigene Daten eingeben...17 (Schritt 2) Anpassungen der Grundeinstellungen...18 (Schritt 3) Kunden anlegen...21 (Schritt 4) Artikel anlegen...21 (Schritt 5) Rechnung erstellen...21 Allgemeine Anmerkungen zur Benutzeroberfläche...33 Datumseingabefelder...33 Maskenfenster...33 Verwaltungsfenster...34 Filterfenster...36 Schaltflächen (z.b. in der Adressverwaltung)...38 Menü Auftrag...41 Aufträge (verwalten)...41 Bezug auf...44 Eingabefenster für Aufträge...46 Sammelrechnung...47 Schlussrechnung...48 Rechnung stornieren...51 Eingangsrechnung...52 Menü Adressen...54 Adressen (verwalten)...54 Kunde, Lieferant, Vertreter (neu)...55 Eigene Daten (neu) E-Mailzugang einrichten...57 Menü Artikel...60 Artikel (verwalten)...60 Artikel Ändern...61 Artikel (neu)...62 Freitext (neu)...63 Artikelkombination (verwalten)...64 Artikelkombination (neu)...64 Renner und Penner (ansehen)...65 Menü Schriftverkehr...67 Schriftverkehr (verwalten)...67 Rechtschreibprüfung in Texteditoren...68 Brief (neu), Fax (neu)...69 E-Mail (neu)...70 Kurzbrief (neu)...71 Serien- Brief, Fax oder Email...71 Tages Adressdruckliste...72 Standardbrief (neu)...73 Menü Buchhaltung...74 Kassenbücher (verwalten)...74 Aktuelles Kassenbuch...75 Mahnungsverlauf einer Rechung (ansehen)...76 Inventurlisten (verwalten)...77 Inventurliste (neu)...77 Gesamtumsätze (ansehen)...78 Erinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Dritte Mahnung (Text)...79 Menü Zahlungsverkehr...80 Eigenüberweisung (verwalten)...80 Fremdzahlungsvorgänge (verwalten)...80 WinOffice pro 5.2 3
SEPA - Überweisung (neu)...81 SEPA - Eigenüberweisung (neu)...81 Verrechnungsscheck (neu)...82 Scheckeinreicher (neu)...82 Nachnahme (neu)...82 Tages Eigenüberweisungsliste...83 Menü Sonstiges...84 Freie Berechnungsliste (verwalten)...84 Freie Berechnungsliste (neu)...85 Ordnerrücken-schmal, Ordnerrücken-breit (neu)...86 Menü Schnittstellen...87 Adressdaten aus EXCEL importieren...87 Artikeldaten aus EXCEL importieren...90 DATEV Export...91 Ausgangsrechnungen nach DATEV exportieren...91 Eingangsrechnungen nach DATEV exportieren...92 Kassenbücher nach DATEV exportieren...93 Menü Grundeinstellungen...94 Aktuelle eigene Daten...94 Anderen eigenen Datensatz wählen...94 Benutzer (verwalten)...95 Mandanten (verwalten)...96 Auswahlboxinhalte (MwSt., Versandart, Zahlungsart M)...99 Auftragsnummern...99 Auftragstypen...99 Preisgruppen...100 Kundennummer...100 Briefpapier...101 Berichte anpassen...101 Netzwerkeinstellungen...101 Sucheinstellungen...102 Alle Menüpunkte mit dem Zusatz (Voreinstellungen)...103 Menü Datenpflege...104 Datensicherung erzeugen...104 Doppelte Kunden-Datensätze zusammenführen...105 Druckberichte anpassen...106 Briefpapier anpassen...106 Speziellen Druckbericht anpassen...110 Info und Hilfe...113 WinOffice pro 5.2 4
Allgemein WinOffice pro 5.2 ist die dritte Generation der Weiterentwicklung des über 25.000-mal installierten und im Einsatz befindlichen Büroprogramms WinOffice Pro 4. WinOffice pro 5.2 ist als 32-Bit Anwendung auf allen modernen Windows Betriebssystemen einsetzbar. WinOffice pro 5.2 wurde im Vergleich zu der Version 5.2 wesentlich weiterentwickelt. (z.b. Artikel einbuchen, Kunden Dateien zuordnen, Rechnungen stornieren und vieles mehr.). Hinweise zum Handbuch Alle Einträge mit einem weisen auf einen Menüpunkt in WinOffice pro 5.2 hin. Fett geschriebene Begriffe heben einen wichtigen Punkt hervor. Verweise führen Sie zu einer verwandten Stelle im Handbuch. WinOffice pro 5.2 5
Voraussetzungen für die Installation Betriebssysteme Windows 2000 (mind. Service Pack 4) Windows XP (mind. Service Pack 2) Windows Vista Windows 7 (32 und 64 Bit) Windows 8 (32 und 64 Bit) Auf den Server-Betriebssystemen von Microsoft (Microsoft Server 2003, Microsoft Server 2008) wurde WinOffice pro 5.2 nicht ausführlich getestet. Wir können daher für diese Betriebssysteme den ordnungsgemäßen Betrieb nicht garantieren, bzw. keinen speziellen Support leisten. Systemsoftware MSI (Microsoft Installer) KB835732 (Microsoft-Sicherheitspaket) Microsoft.Net Framework 2.0 (mind. Service Pack 1) MDAC (Datenzugriffskomponenten von Microsoft. Mind. MDAC 2.6) MS Jet (Datenbank Zusatzkomponenten von Microsoft, MS Jet 4.04) WinOffice pro 5.2 setzt zum ordnungsgemäßen Funktionieren die genannten Softwarekomponenten von Microsoft voraus. Sie sind auf neuen Rechnern oder Rechnern, bei denen die Updatefunktion des Betriebssystems über das Internet aktiviert ist, in der Regel vorhanden. (Automatische Updates des Betriebssystems über das Internet sind ein Service von Microsoft.) Falls Voraussetzungen auf Ihrem Rechner fehlen: Die CD-Installation von WinOffice pro 5.2 überprüft am Anfang der Installation Ihren Rechner auf die für den Betrieb von WinOffice pro 5.2 notwendige Systemsoftware. Sollten Komponenten fehlen, versucht die Installationsroutine, diese nachzuinstallieren. Wenn Sie die Installation einer der benötigten Systemkomponenten abbrechen, wird die gesamte WinOffice pro 5.2 Installation abgebrochen. Hardware Pentium Prozessor 4 ab 2.00 GHz oder äquivalent Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher (wir empfehlen mindestens 2 GB) Grafikauflösung mindestens 1024 768 Tintenstrahl- bzw. Laserdrucker Sonstiges Falls Sie mit WinOffice pro 5.2 E-Mails versenden wollen, benötigen Sie einen Internetzugang und Zugang zu einem SMTP Server (z.b. über Strato, 1und1, etc.). WinOffice pro 5.2 6
Installation Ablauf der Installation Beachten Sie bitte, dass Virenscanner bzw. andere Software wie Antispyware eine korrekte Installation verhindern können. Vorbereitungen für die Installation Deaktivieren Sie Ihren Virenscanner (wie im Handbuch für den Virenscanner beschrieben). Führen Sie die WinOffice pro 5.2-Installation durch. Aktivieren Sie Ihren Virenscanner wieder. Probleme, die bei der Installation auftreten können Möglicherweise sehen Sie im Installationsfenster keine Schaltfläche weiter >>. Sollte das der Fall sein, beenden Sie die Installation und prüfen Sie dann, ob auf Ihrem System der Schriftgrad für die Bildschirmdarstellung auf normal (96dpi) eingestellt ist. Sie können den Schriftgrad verändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Desktop (Bildschirm) klicken und den Menüpunkt Eigenschaften auswählen. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Darstellung. In der Auswahlbox Schriftgrad können Sie den Schriftgrad verändern. Der Ablauf der Installation ist für Neuinstallationen und Update-Installationen gleich: Legen Sie die WinOffice pro 5.2-CD in Ihr CD- bzw. DVD-Laufwerk ein. Nach dem Schließen des Laufwerks wird die Installation automatisch gestartet. Falls die Installation nicht von alleine startet, öffnen Sie den Windows-Arbeitsplatz oder den Windows-Explorer. Wählen Sie dann das Laufwerk aus, in dem sich die Installations-CD befindet. Auf ihr befindet sich die Datei Setup.exe. Klicken Sie doppelt auf diese Datei oder markieren Sie die Datei und drücken Sie die Eingabetaste. Jetzt wird die Installation gestartet. Nach einer erfolgreichen Installation wird, falls noch nicht vorhanden, ein Programm-Icon auf dem Desktop (Bildschirm) und eine WinOffice pro 5.2 -Programmgruppe (erreichbar über das Start-Menü) angelegt. Dort finden Sie das Start-Icon für WinOffice pro 5.2 und einen Link zum kompletten WinOffice pro 5.2-Handbuch. Danach ist WinOffice pro 5.2 für den ersten Start bereit. Nach dem ersten Start befinden sich in der Programmgruppe zusätzliche Icons für MDAC und MSJet reparieren und WinOffice pro 5.2 Datenbanken reorganisieren und komprimieren Funktionalitäten. WinOffice pro 5.2 7
Erster Start Der erste Start erfolgt nach der erfolgreichen Installation von der Installations-CD. Die folgenden Punkte werden bei dem ersten Start durchgeführt: Bestimmung der Einsatzart (Einzelplatz, Server, Arbeitsplatz) Übernahme von Daten aus einer WinOffice Pro4, bzw. einem WinOffice pro 5.x Programm. Falls Sie WinOffice pro 5.2 ausschließlich auf einem Rechner verwenden wollen, ist für Sie die Einsatzart Einzelplatz die richtige Auswahl. Siehe auch Kapitel Einzelplatzeinsatz, Seite 9. Sollten Sie WinOffice pro 5.2 im Netzwerk einsetzen wollen, überlegen Sie bitte auf welchem Rechner die Daten liegen sollen. Auf diesem Rechner müssen Sie dann als erstes WinOffice pro 5.2 mit der Einsatzart Server einrichten. Siehe Kapitel Netzwerkeinsatz Server Seite 11. Alle weiteren WinOffice pro 5.2 Arbeitsplätze im Netzwerk werden nach erfolgter Servereinrichtung als Einsatzart Arbeitsplatz eingerichtet. Siehe Kapitel Netzwerkeinsatz Arbeitsplatz (Seite 13). Sollten Sie bestehende WinOffice pro 4 bzw. 5.x Daten übernehmen wollen, muss Ihre aktuelle WinOffice Pro 4 Datendatei ( wo4dat.lw, diese befindet sich normalerweise im Verzeichnis C:\WOPRO), bzw. WinOffice pro 5.x Datendatei ( Wo5_Daten.lw, den Speicherort können Sie aus dem gestarteten WinOffice pro 5.x über Menü Hilfe -> Über ablesen) von Ihrem Einzelplatzrechner bzw. Server erreichbar sein. Beachten Sie bitte, dass ein Lese-, und Schreibzugriff auf diese Datei gewährleistet ist. Falls sich die WinOffice pro 4 Datendatei auf einem Netzwerklaufwerk befindet kopieren Sie die Datei bitte in ein lokales Verzeichnis. Wichtig: Die Übernahme bestehender WinOffice Pro 4 Daten, bzw. von WinOffice pro 5.x muss beim ersten Programmstart erfolgen. Ein späterer Import ist nur in einen neu angelegten Mandanten möglich. WinOffice pro 5.2 8
Einzelplatzeinsatz Diese Einsatzart bedeutet, dass Sie WinOffice pro 5.2 als Einzelplatzversion verwenden wollen. Einsatzart (Schritt 1 für die Einzelplatzeinrichtung) Einsatzart Einzelplatz Sie können den Ort, an dem Ihre WinOffice Pro 5.2 Daten gespeichert werden, verändern. Bitte ändern Sie dieses Verzeichnis aber nur, falls unbedingt notwendig. Bei einer Einzelplatzversion muss die Datendatei auf einem lokalen Verzeichnis liegen. Lizenzeingabe (Schritt 2 für die Einzelplatzeinrichtung) Wählen Sie Vollversion. Geben Sie den 24 stelligen Lizenzcode ein. Der Code befindet sich auf der Rückseite Ihrer CD Hülle. WinOffice pro 5.2 9
Datenübernahme (Schritt 3 für die Einzelplatzeinrichtung) Falls Sie keine Daten übernehmen wollen, markieren Sie die Auswahlbox Keine Daten übernehmenm. Falls Sie Daten übernehmen wollen, dann entscheiden Sie, ob Sie Daten aus WinOffice pro 4, oder WinOffice pro 5.x übernehmen wollen. Bei der Datenübernahme aus WinOffice pro 4 müssen Sie die Datei Wo4dat.lw auswählen. Bei der Datenübernahme aus WinOffice pro 5.x müssen Sie die Datei Wo5_Daten.lw auswählen. Einrichtung vollständig (Schritt 4 für die Einzelplatzeinrichtung) Die Dateneingabe für die Einrichtung ist abgeschlossen. Mit der OK Schaltfläche starten Sie die Einrichtung. Falls Sie eine Datenübernahme ausgewählt haben, kann die folgende Einrichtung etwas länger dauern. WinOffice pro 5.2 10
Netzwerkeinsatz Serverinstallation Falls Sie WinOffice pro 5.2 im Netzwerk einsetzen wollen, müssen Sie als erstes WinOffice pro 5.2 auf dem Serverrechner einrichten. (Auf diesem Rechner liegen dann auch alle eingegebenen Daten). Server Einsatzart (Schritt 1 für die Servereinrichtung) Einsatzart Server Dieses Verzeichnis muss von allen Arbeitsplätzen aus erreichbar sein. Während der Einrichtung wird eine Netzwerkfreigabe mit dem Namen Wo52_Daten erzeugt. Server Netzwerkfreigabe (Schritt 2 für die Servereinrichtung) Falls Sie JA wählen, erzeugt WinOffice pro 5.2 für Sie eine Netzwerkfreigabe des Datenordners mit dem Namen Wo52_Daten. Wir empfehlen diese Vorgehensweise. Falls Sie NEIN wählen, müssen Sie in der Einrichtung ein Verzeichnis wählen, welches die entsprechenden Lese-, und Schreibzugriffsrechte für das Netzwerk hat. Server Lizenzeingabe (Schritt 3 für die Servereinrichtung) Geben Sie den 24 stelligen Lizenzcode von der Rückseite Ihrer CD Hülle ein. (Das Vorgehen ist entsprechend der Lizenzeingabe (Schritt 2 für Einzelplatzeinrichtung) Seite 9.) Server Datenübernahme (Schritt 4 für die Servereinrichtung) Falls Sie keine Daten übernehmen wollen, markieren Sie die Auswahlbox Keine Daten übernehmen. Falls Ihre alte wo4ini Datei nicht vorhanden ist, werden Standardeinstellungen verwendet. (Vorgehen entsprechend der Datenübernahme (Schritt 3 für Einzelplatzeinrichtung) Seite 10.) WinOffice pro 5.2 11
Server Einrichtung vollständig (Schritt 5 für die Servereinrichtung) Bitte überprüfen Sie nach dem ersten Start bei der Servereinrichtung unbedingt, ob bei dem im Netzwerk freigegebenen Datenverzeichnis der Windows Jeder Benutzer bei den Freigabeeinstellungen und den Sicherheitseinstellungen mit Vollzugriff zugeordnet ist. Sollte das nicht der Fall sein nehmen Sie diese Zuordnung bitte vor, da es sonst zu Zugriffsproblemen kommen kann, sobald Sie mit mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig mit WinOffice pro 5.2 arbeiten wollen. WinOffice pro 5.2 12
Netzwerkeinsatz Arbeitsplatzinstallation Richten Sie jetzt alle benötigten Arbeitsplätze ein. Das Einrichten der Arbeitsplätze wird auf allen Arbeitsplatzrechnern auf die gleiche Weise ausgeführt. Arbeitsplatz Einsatzart (Schritt 1 für die Arbeitsplatzeinrichtung) Einsatzart Arbeitsplatz Wählen Sie hier das während der Servereinrichtung freigegebene Netzwerkverzeichnis mit dem Namen Wo52_Daten und dort die Datei Wo5_Benutzer.lw aus. Arbeitsplatz Lizenzeingabe (Schritt 2 für die Arbeitsplatzeinrichtung) Geben Sie den 24 stelligen Lizenzcode ein. Der Code befindet sich auf Ihrer CD Hülle. (Das Vorgehen ist entsprechend der Lizenzeingabe (Schritt 2 für Einzelplatzeinrichtung) Seite 9.) Arbeitsplatz Datenübernahme (Schritt 3 für die Arbeitsplatzeinrichtung) Eine Datenübernahme ist hier nicht möglich und auch nicht notwendig, da die Datenübernahme schon bei der Servereinrichtung durchgeführt wurde. Arbeitsplatz Einrichtung vollständig (Schritt 4 für die Arbeitsplatzeinrichtung) WinOffice pro 5.2 13
Datensicherung Der Erhalt Ihrer Daten ist ein wichtiges Thema. Speicherort der WinOffice pro 5.2 Daten Alle WinOffice pro 5.2 Daten liegen standardmäßig in Unterverzeichnissen Ihres Datenordners %ALLUSERSPROFILE%\Anwendungsdaten\KreilhoferIT\Wo52\Daten). Je nach Betriebssystem zeigt die Systemvariable %ALLUSERSPROFILE% auf einen anderen Ordner, z.b. unter XP auf C:\Dokumente und Einstellungen\All Users. Datei Wo5_Daten.lw Hier befinden sich alle Ihre eingegebenen bzw. aus einer alten Version übernommenen Daten. Datei Wo5_Benutzer.lw Hier befinden sich Anmeldedaten und Benutzerrechte für die Datenbank. Unterverzeichnis \Email In diesem Verzeichnis werden alle Emailanhänge gespeichert, falls Sie eine Email mit Anhang senden. Die Anhänge werden nicht in der Datenbank gespeichert, da diese sonst zu schnell zu groß werden würde. Verzeichnis \Backup In diesem Unterverzeichnis werden Daten aus der WinOffice pro 5.2 Datensicherung gespeichert. Unterverzeichnis \Verknuepfte_Dateien In diesem Unterverzeichnis werden mit Adressdatensätzen verknüpfte Dateien gespeichert. Das macht WinOffice pro 5.2 für Sie Automatische Erinnerung an eine Datensicherung Standardmäßig werden Sie alle 7 Tage bei Beenden von WinOffice pro 5.2 an eine Datensicherung erinnert. Sie sollten mindestens in diesen vorgeschlagenen Zeitintervallen eine Sicherung durchführen. Mittels der Schaltfläche Datensicherung starten wird die in WinOffice pro 5.2 integrierte Datensicherung gestartet. Nach erfolgreicher Sicherung wird WinOffice pro 5.2 beendet. Falls Sie nicht mehr erinnert werden wollen, müssen Sie die Option Nicht mehr erinnern auswählen Sie können die automatische Erinnerung wieder unter Datenpflege Datensicherung erzeugen einschalten. Sie können hier auch das Erinnerungsintervall verändern. WinOffice pro 5.2 14
In WinOffice pro 5.2 integrierte Sicherung Die automatische Sicherung erstellt eine gezippte Datei der Datendatei und speichert diese in das Unterverzeichnis \Backup\Aktuell\ ab. Sollte in \Backup\Aktuell\ schon eine Sicherungsdatei liegen, dann werden diese Dateien in das Unterverzeichnis \Backup\Letzte\ verschoben. Mit diesem Sicherungsvorgehen haben Sie immer zwei Versionen Ihrer Daten gesichert. Die Datensicherung können Sie über Datenpflege Datensicherung erzeugen aufrufen. Das Datum der letzten beiden Sicherungen. Ändern Sie hier das Erinnerungsintervall. Wichtiger Hinweis zur Sicherung Sie sollten sich nicht auf die in WinOffice pro 5.2 erstellte Sicherung verlassen, da z.b. das Laufwerk, auf dem diese Sicherung erstellt wurde, kaputt gehen könnte. Es ist daher wichtig, dass Sie möglichst selbst in regelmäßigen Zeitabständen das gesamte Unterverzeichnis \Daten auf einem anderen Rechner bzw. einem anderen Speichermedium (CDR, USB-Stick) sichern. So können Sie bestehende Sicherungen wieder einlesen Das Einlesen von bestehenden Datensicherungen sollten Sie nur im Notfall durchführen. Vorsicht: Ihre aktuellen Daten sind nach dem Einlesen einer Sicherung nicht mehr vorhanden. Das Datum der letzten beiden Sicherungen. Wählen Sie hier die Sicherung aus, die Sie wiederherstellen wollen. WinOffice pro 5.2 15
Hauptmenü Das Menü ist der zentrale Ort von dem aus Sie alle möglichen WinOffice pro 5.2 Programmpunkte aufrufen können. Außerdem werden hier die zuletzt bearbeiteten Aufträge, Adressen und Schriftverkehrsvorgänge (Briefe, Kurzbriefe, Emails und Faxe) angezeigt und können direkt aufgerufen werden. Aktuell ausgewählter eigener Datensatz. Name des Mandanten der geöffnet wurde. Hauptmenüpunkte. Wählen Sie hier die benötigte Hauptkategorie aus. Detailfunktionen einer Hauptkategorie. Aufruf mit Doppelklick Aufruf der Menü Grundeinstellungen. Passen Sie das Menü an Ihre Anforderungen an. Letzten Aufträge, Adressen, Schriftverkehr. Aufruf mit Doppelklick. Inkl. Letzte Bearbeitungszeit. Mit rechte Maustaste und Leeren können Sei die Ansicht leeren. Aktuell angemeldeter Benutzer. Menü anpassen Aufruf über den Menü anpassenm Link. Blenden Sie nicht benötigte Detailfunktionen aus, indem Sie das entsprechende sichtbar Häkchen entfernen. Ändern Sie die Sortierung Ihrer Detailmenüpunkte so dass z.b. ein häufig verwendeter Menüpunkt ganz oben steht. Fügen Sie Trenner ein, um eine für Sie übersichtlichere Darstellung zu erreichen. Mit der Standardsortierung Schaltfläche können Sie das Untermenü auf die ursprüngliche Darstellung zurücksetzen. WinOffice pro 5.2 16
Erste Schritte: Vom ersten Start zur ersten Rechnung Anhand der folgenden Anleitung werden alle Punkte von der Anlage der eigenen Daten bis hin zur Anpassung des Rechnungsdruckberichtes erörtert. Einzelheiten und Spezialwissen erhalten Sie in den entsprechenden späteren Kapiteln ab Kapitel Allgemeine Anmerkungen zur Benutzeroberfläche auf Seite 33. (Schritt 1) Eigene Daten eingeben Öffnen Sie als erstes das Eigene Daten Fenster über den Menüpunkt: Grundeinstellungen Aktuelle Eigene Daten. Stammdaten, Zusätze und Daten für Brief und Auftrag Tragen Sie Ihre Stammdaten und Zusätze ein. Unter Brief und Auftrag können Sie Daten (Fußzeilen und Eigene Anschrift im Adressfeld) eingeben, die auf Ihrer Rechnung erscheinen sollen. Wechseln Sie mit der Weiter >> Schaltfläche auf die nächste Eingabeseite. Logo und Druck Daten eingeben Die Einstellungen die Sie in Logo und Druckeinstellungen vornehmen, betreffen das WinOffice pro 5.2 Briefpapier ( Grundeinstellungen Briefpapier, Kapitel Briefpapier Seite 101). Durch die Verwendung des Briefpapiers müssen Sie Ihre persönlichen Daten nur an einer Stelle eingeben. Das Briefpapier wird für die folgenden Ausdrucke verwendet Alle Auftragsausdrucke (z.b. Rechnung) Schriftverkehr (z.b. Brief) Kassenbuch, Inventurliste Listenausdrucke Freie Berechnungsliste Logo Falls Sie ein Logo im Briefpapier verwenden wollen, erstellen Sie dieses mit einem Grafikprogramm Ihrer Wahl. Bitte beachten Sie dabei die folgenden Punkte: Das Logo wird bei einer Updateinstallation nicht aus alten WinOffice Pro4 Daten übernommen, sondern muss neu eingefügt werden. Sie sollten das Logo möglichst in der Größe erstellen in der es auch ausgedruckt werden soll. Die Druckauflösung sollte bei mindestens 300 DPI bei einem Schwarzweißdruck und bei 600 DPI bei einem Farbdruck liegen. Ein in WinOffice pro 5.2 eingefügtes Logo wird am rechten oberen Rand des Druckberichtes ausgegeben. Die Druckberichte passen sich dabei automatisch an die Größe des Logos an. Fügen Sie das Logo per Drag&Drop, über die Zwischenablage oder über die Aus Datei einfügen Schaltfläche ein. WinOffice pro 5.2 17
Wählen Sie aus, welche Ihrer Daten auf dem Briefpapier erscheinen sollen. Führen Sie unbedingt einen Testdruck aus, da Sie dann sehen können, wie Ihr Briefpapier im Ausdruck aussehen wird. (Schritt 2) Anpassungen der Grundeinstellungen Briefpapier Falls Sie nach dem Testausdruck festgestellt haben, dass Ihre Druckränder im Briefpapier die falschen Breiten aufweisen, oder Sie ab der zweiten Seite bedrucktes Briefpapier verwenden wollen, dann öffnen Sie jetzt bitte die Einstellungsseite für das Briefpapier über den Menüpunkt: Grundeinstellungen Briefpapier. Hier können Sie die Druckränder des Briefpapiers anpassen. Geben Sie hier an, ab welchem oberen Rand WinOffice Pro5.2 ab Druckseite 2 drucken soll. Falls Sie z.b. vorbedrucktes Briefpapier mit einem oberen Logo in Höhe von 40 mm haben, dann geben Sie hier 40 mm ein. Details zur Anpassung des Briefpapiers mit dem Berichtsdesigner können Sie auf Seite 79 nachlesen. Voreinstellungen Tipp: Sie können für jedes Maskenfenster (z.b. Rechnung, Artikel, Kunden M) in den Grundeinstellungen bei dem entsprechenden (z.b. Rechnung - netto (Voreinstellungen)) Menüeintrag einstellen, welche Werte bei der Neuanlage voreingestellt bzw. eingetragen werden. Lesen Sie dazu auch in Kapitel Grundeinstellungen Alle Menüpunkte mit dem Zusatz (Voreinstellungen) Seite 103. WinOffice pro 5.2 18
Auftragsnummern Überprüfen Sie jetzt die Einstellungen für die Erzeugung Ihrer Auftragsnummern. WinOffice pro 5.2 stellt für jede Vorgangsart einen eigenen Nummernkreis zur Verfügung. Die Auftragsnummern werden erst bei dem Druck eines Auftrags bzw. einer PDF Speicherung erzeugt. Bei der reinen Vorschau eines Auftrags wird noch keine Auftragsnummer vergeben. Falls Sie Auftragsnummern manuell eingeben wollen, dann müssen Sie für den Vorgangstyp bei dem Sie die Nummer manuell eingeben wollen das Editierbar Häkchen in den Grundeinstellungen für die Auftragsnummern setzen. Bei dem erzeugen der Auftragsnummer (durch den Ausdruck, bzw. das Speichern als PDF) wird ein Fensterchen mit der vorgeschlagenen Auftragsnummer angezeigt. Diese Nummer können Sie überschreiben. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können Sie auf die von WinOffice pro 5.2 vorgeschlagene Nummer zurücksetzen. Ab der Version WinOffice pro 5.2 können Auftragsnummern auch im Nachhinein editiert werden. Voraussetzung für das nochmals editieren ist: Das entsprechende Editierbar Häkchen des Nummernkreises muss gesetzt sein. WinOffice pro 5.2 19
Auftragsnummern einstellen Bitte rufen Sie dazu das Auftragsnummern Fenster auf: Grundeinstellungen Auftragsnummern. In Aktuell steht der variable Teil der zuletzt vergebene n Vorgangsnummer für eine bestimmte Vorgangsart. Inkrement bedeutet, um welche Zahl die Vorgangsnummer von einer Nummer zur nächsten erhöht wird. Vorschau der Auftragsnummer. Hier können Sie sehen, wie sich Ihre Formatierung auswirkt. datumskodiert und fortlaufend sind zwei Arten, wie die fortlaufende Nummer kodiert wird. Siehe Beschreibung im Text. Falls Sie die Vorgangsnummer selbst eingeben wollen, bzw. noch editieren wollen setzen Sie hier ein Häkchen. (Wir empfehlen den Editierbar Modus nicht anzuschalten). Anpassen Folgende zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten bestehen: Präfix Datumsformat Nummernformat Postfix Dieser Eintrag wird an den Anfang der Auftragsnummer gesetzt. In diesem Format wird das Datum bei der datumskodierten Variante kodiert. Eine Datumskodierung mit dem Datumsformat yy/mm ergibt z.b. für das Datum 16.12.2009 die Ausgabe: 09.12. yy steht für JahrJahr und MM für MonatMonat. Der Trennerzeichen / erzeugt in der Ausgabe eine Punkt. Mit diesem Formatausdruck wird der Aktuell-Teil der Auftragsnummer kodiert. Ein Nummernformat mit 0000 ergibt z.b. bei einer aktuellen Nummer 21 die Ausgabe 0021. Die 0 fungiert dabei als 0-Platzhalter. Der Formatbezeichner # ist ein Ziffernplatzhalter. Ein Formatausdruck #000 ergibt dann bei der Nummer 21 die Ausgabe 021. Eintrag wird immer am Ende der Auftragsnummer angehängt. WinOffice pro 5.2 20
(Schritt 3) Kunden anlegen Legen Sie jetzt den Kunden an, an den Sie die Rechnung schreiben wollen. Rufen Sie dazu das Kundenfenster über Adressen Kunde (neu) auf. Tragen Sie dort alle relevanten Kundendaten ein. (Lesen Sie dazu auch in Kapitel Adressen Kunde, Lieferant, Vertreter (neu) auf Seite 55). Standardmäßig wird bei der Anlage eines neuen Kunden, Lieferanten bzw. Vertreters automatisch eine Kundennummer angelegt. Sollten Sie das nicht wollen, können Sie das unter: Grundeinstellungen Kundennummer ausschalten. (Lesen Sie dazu auch in Kapitel Grundeinstellungen Kundennummer Seite 100). (Schritt 4) Artikel anlegen Legen Sie jetzt einen bzw. mehrere Artikel an, die Sie in die Rechnung einfügen wollen. Rufen Sie dazu die Artikelverwaltung über Artikel Artikel (verwalten) auf. Klicken Sie auf die Neu Schaltfläche und tragen alle relevanten Daten ein. (Lesen Sie dazu auch in Kapitel Artikel, Freitext (neu) auf Seite 62). (Schritt 5) Rechnung erstellen Unterschiedliche Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen Wir haben für Sie in WinOffice pro 5.2 verschiedene Möglichkeiten integriert, wie Sie eine Rechnung erstellen können. Im Folgenden erklären wir jeweils die Vorteile. Entscheiden Sie selbst welcher Weg für Sie der beste ist. Direkt Aufruf für eine Netto - Rechnung mit Auftrag Netto - Rechnung (neu). Vorteil: Schneller direkter Aufruf. Aus der Auftragsverwaltung 1. Aufruf über Auftrag Aufträge (verwalten). 2. Wechseln Sie zum Register Rechnung. 3. Erstellen Sie die gewünschte Rechnung mit der Neu Schaltfläche. Wählen Sie für eine Netto-Rechnung aus Vorgang netto und für eine Brutto-Rechnung aus - brutto aus. Vorteile: Sie haben hier alle Auftragsvorgänge und die entsprechenden Positionen, Abzüge und Zuschläge und den Mahnungsverlauf auf einen Blick verfügbar. Falls Sie Aufträge auf andere Aufträge bezogen haben (z.b. haben Sie aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung und dann daraus eine Rechnung erstellt), dann können Sie diese zusammengehörigen Aufträge auf dem Register Historie einsehen. Aus der Adressverwaltung 1. Aufruf über Adressen Adressen (verwalten). 2. Wählen Sie den zuvor angelegten Kunden aus. 3. Wechseln Sie im Detailbereich auf das Register Aufträge 4. Klicken Sie auf Detaildaten: und wählen Sie dann die gewünschte Rechnungsart aus. Vorteile: Bei der Erzeugung einer Rechnung wird der ausgewählte Kunde sofort eingetragen. Sie haben hier alle kundenrelevanten Daten auf einen Blick verfügbar. Sie können von hier Aufträge und Schriftstücke erzeugen, bearbeiten und löschen. Sie sehen die Kundenumsätze, sowie angebotene und gekaufte Artikel. Sie können offene Rechnungen anmahnen bzw. buchen. WinOffice pro 5.2 21
Kopfdaten eingeben Geben Sie jetzt die Daten in die Rechnung ein. Falls Sie die Rechnung über den direkten Aufruf, bzw. die Auftragsverwaltung geöffnet haben, müssen Sie als erstes einen Kunden auswählen. Kunden suchen bzw. bearbeiten Wählen Sie als erstes einen Kunden aus, bzw. kontrollieren Sie die Daten. Sie können dazu entweder die Schnellsuche verwenden (Siehe Beschreibung in der Abbildung), oder Sie rufen das erweiterte Suchfenster über die Schaltfläche auf. Tipp: Wenn Sie sich im Suche-Feld befinden können Sie mit der Tastenkombination STRG+F alle Kunden anzeigen. Ansonsten wird die Suche nach der Eingabe des zweiten Zeichens gestartet. Kopfeinstellungen und Kopftext Überprüfen Sie jetzt die Daten für die Bestellart, Versandart etc. Sollte Ihnen dort ein Eintrag fehlen, können Sie mit der entsprechenden Schaltfläche die Grundeinstellungen aufrufen und dort einen Eintrag hinzufügen, bzw. verändern. Die VorgangsNr wird erst bei dem Druck der Rechnung automatisch vergeben. In dem Suche Feld können Sie einen Suchbegriff eingeben. Nach der Eingabe des zweiten Zeichens wird die Suche ausgeführt. Falls Sie bei der Auswahl in Feld eine Kombination aus 2 Feldern angezeigt haben, können Sie in dem Suchfeld nach beiden Feldern suchen. Beispiel: Suche: Me,9 In Feld: Nachname, PLZ Jetzt wird nach allen Adressen mit Me am Anfang des Nachnamens im PLZ-Bereich 9 gesucht. Nach der Auswahl der Adresse wird sofort die weiter >> Schaltfläche aktiv und Sie können mit der Enter Taste auf die nächste Seite springen. Wechseln Sie auf die Registerseite Artikel. WinOffice pro 5.2 22
Bildschirm Artikeltabellenansicht anpassen Passen Sie als erstes die Bildschirmdarstellung an Ihre Anforderungen an. Die Bildschirmdarstellung wird separat für Brutto-, Nettoaufträge und Lieferscheine gespeichert. Hinweis: Diese Einstellungen betreffen nur die Bildschirmansicht nicht den Ausdruck. Sie können auf allen Tabellenansichten mit der rechten Maustaste ein Menü öffnen und bei Spalten ein/ausblenden Spalten, die Sie nicht verwenden wollen, ausblenden oder wieder einblenden. Tipp: Das funktioniert in allen Tabellenansichten. Der gleiche Menüpunkt kann über die Schaltfläche Tabellenspalten in der Bildschirmansicht ein,- bzw. ausblenden erreicht werden. Falls Sie Artikel verwenden, deren Bezeichnung mehrzeilig ist, können Sie bei Zeilenhöhe optimal verwenden. WinOffice pro 5.2 23
Artikel Zusatzspalten und Ihre Bedeutung Bedeutung der unterschiedlichen Artikeltypen. (Spalte Typ ) Tipp: Falls Sie die folgenden Spalten nicht verwenden, können Sie diese wie oben beschrieben ausblenden. A Artikel: Artikel, der aus der Datenbank ausgewählt wurde. Artikelbestand wird aktualisiert. Preis wird in die Gesamtsumme einberechnet. AA Alternativ-Artikel: Artikel, der aus der Datenbank ausgewählt wurde. Artikelbestand wird nicht aktualisiert. Preis wird nicht in die Gesamtsumme einberechnet. Der Artikel wird anders formatiert im Ausdruck ausgegeben. FA Freier-Artikel: Frei eingegebener Artikel. Artikelbestand wird nicht aktualisiert. Preis wird in die Gesamtsumme einberechnet. F Freitext: Freitext kann aus der Datenbank ausgewählt werden, dann wird auch der Bestand aktualisiert. Falls der Freitext nicht aus der Datenbank ausgewählt wurde, wird der Bestand nicht einberechnet. ZWK Zwischensumme (kummulierend): Die Zwischensumme berechnet sich immer von der ersten Artikelposition bis zur Zwischensumme. SW Seitenwechsel: Nach der Position, an der der Seitenwechsel eingefügt wurde, wird im Ausdruck ein Seitenwechsel erzwungen. ZWG Zwischensumme (gruppenbezogen): Die Zwischensumme berechnet sich von der ersten Artikelposition bis zur ZWG und dann von ZWG zu ZWG. Bedeutung der unterschiedlichen Artikelgruppen. (Spalte Gruppe ) Die Unterscheidung in verschiedene Gruppen muss bei Handwerkerrechnung vorgenommen werden, damit eine gesetzeskonforme Ausweisung der MWSt. Beträge erreicht wird. AL Arbeitsleistung: Bei Handwerkerrechnung muss bei einer Arbeitsleistungen diese Gruppe gewählt werden. MK Materialkosten: Bei Handwerkerrechnung muss bei Materialien diese Gruppe gewählt werden. WinOffice pro 5.2 24
Artikel eingeben bzw. Suchen Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Artikel in die Artikeltabelle einzugeben. Im Folgenden werden die Unterschiede und jeweiligen Vorteile erklärt. Artikel und Artikelkombinationen können in Zeilen mit dem Typ A Artikel und AA Alternativ- Artikel (siehe oben) gesucht und eingefügt werden. Freitexte können in Zeilen mit dem Typ F Freitext gesucht und eingefügt werden. Direkte Suche in der Artikeltabelle Vorteile: Sie können in der Artikeltabelle bleiben. Sie können die komplette Suche mit der Tastatur durchführen. Bei der Suche wird der Preis aus der Preisgruppe übernommen, die bei dem ausgewählten Kunden eingestellt ist. Tipp: Sie können z.b. mit AN, MC nach einem Artikel mit der Artikelnummer AN und einem Matchcode MC suchen. Falls Sie nur den Matchcode auswendig wissen, dann geben Sie,MC ein. Geben Sie die ersten Zeichen aus der Artikelnummer ein. Sie können auch in der Bezeichnung nach der Artikelbezeichnung suchen. Suche im Suchfenster Vorteile: Sie können mehrere Artikel in einem auswählen und in einem Rutsch übernehmen. Sie können nach mehr Informationen suchen. Sie sehen die unterschiedlichen Verkaufspreise. Sie können das Artikelfenster mit der Bearbeiten Schaltfläche öffnen. Mit Alle können Sie alle Artikel anzeigen. Wenn dieses Häkchen gesetzt wurde, dann werden bei dem Öffnen des Suchfensters sofort alle Datensätze angezeigt. TIPP: Mit gedrückter STRG Taste können Sie mehrere Datensätze für die Übernahme auswählen. Ändern Sie die Auswahl der Preisgruppe, falls Sie Preise aus einer anderen Preisgruppe als der voreingestellten Preisgruppe übernehmen wollen. WinOffice pro 5.2 25
Artikel einlesen Zusätzlich zu der Möglichkeit Artikel aus der Artikeldatenbank einzulesen können Sie die kompletten Artikel eines beliebigen Auftrages in einem Rutsch einlesen, oder Artikeldaten aus einer EXCEL, bzw. CSV Datei einlesen. Aufruf des gewünschten Artikel Einlesemöglichkeit. Wählen Sie den Auftrag aus, aus dem die Artikel in den aktuellen Auftrag eingelesen werden sollen. Weisen Sie die gewünschten Felder aus der Importdatei Feldern aus WinOffice pro 5.2 zu. Die Zuordnung kann gespeichert und wieder aufgerufen werden. Öffnen Sie die Importdatei in der sich die Artikeldaten befinden. Profi-TIPP: Sie können bestehende Artikeldaten aus WinOffice pro 5.2 in die Zwischenablage kopieren, Preise z.b. in EXCEL kalkulieren und danach wieder in WinOffice pro 5.2 einlesen. Wechseln Sie auf die Registerseite Abzüge / Zuschläge. WinOffice pro 5.2 26
Abzüge bzw. Zuschläge eingeben Prozentuale Abzüge bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag. Die prozentualen Abzüge, bzw. Zuschläge beziehen sich jeweils auf den durch den vorhergehenden Abzug bzw. Zuschlag entstandenen Betrag. Der prozentuale Abzug, bzw. Zuschlag wird auf jeden Artikel in der Rechnung angewendet. Beispiel für einen Gesamtartikelpreis von 100 und einen Abzug1 (-3%) und einen Abzug2 (-5%). Abzug1: 3% von 100 sind 3. Der reduzierte Betrag ist 97. 5% von 97 sind 4,85 Der reduzierte Betrag ist 92,15. Der resultierende prozentuale Wert für diese beiden Abzüge ist also 7,85 %. Bei Abzügen muss der Prozent Wert negativ angegeben werden. Bei Zuschlägen muss der Prozent Wert positiv angegeben werden. Hier wird der resultierende prozentuale Wert angezeigt. Betragsmäßige Abzüge bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag. Die betragsmäßigen Abzüge, bzw. Zuschläge werden auf die möglicherweise schon prozentual reduzierten Artikel angewendet. Da es in einer Rechnung Artikel mit verschiedenen MWSt - Sätzen, bzw. bei Handwerkern eine Unterteilung in Arbeitsleistung und Materialkosten geben kann, muss ein betragsmäßiger Abzug, bzw. Zuschlag einer genau definierten Artikelgruppe zugeordnet werden. Im Beispiel unterhalb sehen Sie einen frei eingegebenen Zuschlag Versandkosten von 10 der auf die Artikelgruppe mit 19,00% aufgeschlagen wird. Bei Abzügen muss der Wert negativ angegeben werden. Bei Zuschlägen muss der Wert positiv angegeben werden. Geben Sie die ersten Zeichen aus der Artikelnummer ein, um einen Abzug-Zuschlag aus der Datenbank zu suchen. Für die Suche muss als Typ BAM ausgewählt sein. Tipp: Wiederkehrende Zuschläge, bzw. Abzüge sollten Sie als Artikel anlegen. BA Betragsmässiger-Abzug/Zuschlag Artikel: Abzug-Zuschlag, der aus der Datenbank ausgewählt wurde. Der Artikelbestand wird aktualisiert. BF Betragsmässiger-Abzug/Zuschlag Freier-Artikel: Frei eingegebener Abzug-Zuschlag. Artikelbestand wird nicht aktualisiert. WinOffice pro 5.2 27
Gesamtabzüge bzw. Gesamtzuschläge nach dem Gesamtbetrag. Tipp: Gesamtabzüge können Sie einsetzen, falls ein Kunde für eine bestimmte Rechnung schon eine Anzahlung durchgeführt hat. Der Skontobetrag wird aus dem Rechnungsbetrag errechnet. Bei Gesamtabzügen muss der Wert negativ angegeben werden. Bei Gesamtzuschlägen muss der Wert positiv angegeben werden. Wechseln Sie auf die Registerseite Fuß. WinOffice pro 5.2 28
Fußdaten eingeben Geben Sie auf dieser Registerseite das Zahlungsziel, ein mögliches Skonto ein und überprüfen Sie den Fußtext und die ausgewählten Zusätze. Sie können im Text für das Zahlungsziel bzw. das Skonto Platzhalter verwenden. Diese Platzhalter beginnen mit dem @ - Zeichen. Im Ausdruck werden die Platzhalter durch die entsprechenden Werte ersetzt. Lesen Sie welche Platzhalter bei Zahlungsziel bzw. Skonto verwendet werden können. Platzhalter im Zahlungsziel Wert im Ausdruck @Datum Fälligkeitsdatum @IBAN IBAN aus dem Kundenkonto @BIC BIC aus dem Kundenkonto @MandatsrefNr Mandatsreferenz-Nr aus dem Kundenkonto Platzhalter im Skonto Wert im Ausdruck @Skonto prozentualer Skontowert @SkontoBetrag Skontobetrag @ZBetragSkontiert skontierter Rechnungsbetrag @DatumSkonto Datum, bis zu dem das Skonto abgezogen werden kann Wenn Sie ein Skonto ausgewählt haben, zeigt Ihnen WinOffice pro 5.2 die skontierten Beträge an. Zusätze Falls Sie bestimmte Zusätze immer bei einem Auftrag haben wollen, bietet es sich an, diese bei dem entsprechenden Auftrag in den Grundeinstellungen zu markieren. Lesen Sie dazu in Kapitel Alle Menüpunkte mit dem Zusatz (Voreinstellungen) auf Seite 103. WinOffice pro 5.2 29
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Drucken Mit der Drucken Schaltfläche wird der Druckdialog aufgerufen. Wenn Sie einfache Änderungen am Standardbericht durchführen wollen, rufen Sie die Einstellungen auf (Siehe Beschreibung auf Seite 24). Mit dieser Schaltfläche können Sie für diesen Druckaufruf (in unserem Fall Rechnung) die augenblicklichen Einstellungen als Standard setzen. Diese Einstellungen werden dann bei dem nächsten Aufruf gesetzt. Sie können hier direkt die Vorschau aufrufen. Nach dem Schließen der Vorschau kommen Sie direkt zu diesem Dialog zurück. Ausdruck mit Standardeinstellungen In diesem Ausdruck sind alle Standardspalten ausgegeben. Z.B. auch die Spalte Abzug, die in diesem Beispiel nicht verwendet wird. Die Spaltenüberschriften sind die Standardeinstellungen. WinOffice pro 5.2 31
Ausdruck anpassen Wenn Sie einfache Änderungen am Standardbericht durchführen wollen, rufen Sie die Einstellungen auf. Tragen Sie bei einer Spaltenbreite eine 0 ein, falls diese Spalte nicht angezeigt werden soll. Hier können Sie Spaltenüberschriften und Feldbeschriftungen ändern. Hier sehen Sie welche Spaltenbreite automatisch berechnet wird. Bei Aufträgen ist das die Spalte Bezeichnung. Wenn Sie z.b. die Abzug -Spalte mit 16 mm Breite auf 0 setzen, dann wird die Spalte Bezeichnung automatisch um diese 16 mm breiter. Hier können Sie z.b. einstellen, ob die Anzahl immer mit Nachkommanullen ausgedruckt werden soll oder nicht. Nach dem Speichern der Druckbericht- Einstellungen mit OK wird der geänderte Standardbericht in Standardbericht (bearbeitet) umbenannt. Ausdruck mit geänderten Einstellungen In diesem Ausdruck sind die Spalten Abzug und Pos ausgeblendet. WinOffice pro 5.2 32
Allgemeine Anmerkungen zur Benutzeroberfläche Im Folgenden werden Bedienungsmerkmale von WinOffice pro 5.2 erklärt, die an vielen Stellen im Programm wiederkehren. Datumseingabefelder Tipp: Sie können das Datumsmenü mit der Eingabe eines K öffnen, falls sich der Eingabecursor im Datumsfeld befindet. Falls Sie nur den Tag eingeben und dann die ENTER Schaltfläche betätigen wird das Datum mit dem aktuellen Monat und Jahr ergänzt. Aktuelle Woche Heute und die zurückliegenden Tag bis Sonntag der letzten Woche als Schnelleingabehilfe. Letzte Woche Alle Tage der letzten Woche als Schnelleingabehilfe. Datum ändern Mit diesen Menüpunkte bzw. Tastaturkürzeln können Sie ein schon eingegebenes Datum verändern. Maskenfenster Maskenfenster sind Eingabefenster, wie z.b. das Rechnungsfenster, Artikelfenster etc. Sie können von einem Eingabefeld zum nächsten mit der Eingabe Taste oder der TAB Taste weitergehen. Mit Umschalt+Eingabe, bzw. Umschalt+TAB gehen Sie ein Eingabefeld zurück. Vom letzten Eingabefeld kommen Sie auf die weiter >> Schaltfläche und von dort auf die nächste Registerseite. Suche Eingabefeld Wählen Sie aus, in welchen Feldern Sie mit dem in der Suche eingegebenen Suchausdruck nach Ergebnissen suchen wollen. Nach der Eingabe des zweiten Suchbegriffs wird die Suche ausgeführt. Sie können mit STRG+F die Suche unabhängig von einer Eingabe ausführen. Falls Sie wie in diesem Fall in Feld zwei Felder als Suchbegriff ausgewählt haben, können Sie einen Suchwert eingeben, der durch ein Komma getrennt in beiden Feldern gleichzeitig sucht. (z.b. N,9 nach allen Firmen, die mit N beginnen und sich im PLZ-Bereich 9 befinden. Falls keine Firma gefunden wird, wird mit dem gleichen Suchbegriff in dem eingeklammerten Feld (in diesem Fall Nachname) gesucht. WinOffice pro 5.2 33
Drucken Schaltfläche (z.b. Rechnungsfenster) Drucken Der Druckdialog wird mit Druckeinstellungen geöffnet. als PDF abspeichern Der Druckdialog wird mit PDF Einstellungen geöffnet. als EXCEL Datei abspeichern. Der Druckdialog wird mit EXCEL Einstellungen geöffnet. als E-Mail senden Der Druckdialog wird mit PDF Einstellungen geöffnet, da die Rechnung zuerst als PDF verpackt wird. Erst dann wird der weitere Email-Versand ausgeführt. Verwaltungsfenster In Verwaltungsfenstern werden alle Daten eines Typs angezeigt (z.b. alle Adressdaten im Adressdaten (verwalten) Fenster). Zusätzlich werden in einigen Verwaltungsfenstern zu den Hauptdaten verfügbare Details angezeigt. In der Adressverwaltung z.b. die Aufträge eines ausgewählten Kunden. Grundsätzlicher Aufbau eines Verwaltungsfensters Ein WinOffice pro 5.2 Verwaltungsfenster ist immer in einen Hauptbereich und einen Detailbereich unterteilt. Neu, Bearbeiten und Löschen von Hauptdaten. In diesem Fall Adressen. Drucken von Hauptdaten. Listen und falls vorhanden Einzeldokumente. (z.b. aus der Auftragsverwaltung: Angebote, RechnungenM). Hauptbereich Detailbereich Wählen Sie hier die Detailkategorie aus, die Sie bearbeiten, bzw. einsehen wollen. Mit dieser Schaltfläche können die Daten der Detailanzeige gefiltert werden. Hier können Sie Details erstellen, bearbeiten, löschen und drucken. (Listen und Einzeldokumente). In diesem Fall können Sie diese Aufgaben für Aufträge des im Hauptbereich gewählten Kunden durchführen. Falls ein Hauptfilter angewendet wurde, wird hier die Bezeichnung des Hauptfilters in grüner Farbe angezeigt. Detailfilter werden im Detailbereich darüber angezeigt. WinOffice pro 5.2 34
Tabellenansichten Kontextmenü In jeder Tabellenansicht können Sie mit einem rechte Mausklick auf die Tabelle ein Kontextmenü öffnen, mit dessen Hilfe Sie einige Aufgaben, bzw. Einstellungen mit der Tabelle, bzw. dem Tabelleninhalt ausführen können. Die von ihnen vorgenommenen Einstellungen werden abgespeichert. Falls Sie die Tabellenansichten wieder auf die Standardeinstellungen zurücksetzen wollen können Sie dies über den Menüpunkt: Aktionen Tabellenansichten auf Grundeinstellungen setzen. Vorauswahl Auswahlbox Alles markieren: Der komplette Tabelleninhalt wird markiert. Kopieren: Markierte Datensätze werden in die Zwischenablage kopiert und können z.b. in EXCEL eingefügt werden. Kopieren (inklusive Überschriften): Wie Kopieren, jedoch mit dem Zusatz, dass auch die Überschriften der Spalten kopiert werden. Spalten ein/ausblenden: Spalten können ein bzw. ausgeblendet werden. Alle Spalten anzeigen: Es werden alle für diese Ansicht verfügbaren Spalten eingeblendet. Filter bearbeiten: Falls dieser Menüpunkt angezeigt wird können Sie damit das Filterfenster aufrufen. Siehe auch Mit der Vorauswahl können Sie die Daten einschränken die aus der Datenbank geladen werden. Tipp: Verwenden Sie z.b. im Aufträge (verwalten) Fenster die Auswahl Vorgänge aus diesem Quartal. Sollten Sie sehr viele Aufträge haben, dann wird das Fenster schneller geöffnet. Suche Wählen Sie aus, in welchen Feldern Sie mit dem in der Suche eingegebenen Suchausdruck nach Ergebnissen suchen wollen. Nach der Eingabe des ersten Suchbegriffs werden die aktuell angezeigten Datensätze auf das Suchergebnis eingeschränkt. WinOffice pro 5.2 35
Filterfenster Mit Hilfe des Filterfensters können Sie die Datensätze die in der Hauptansicht eines Verwaltungsfensters angezeigt werden nach den von Ihnen gewünschten Kriterien filtern. Seite der Version WinOffice pro 5.2 können auch Daten im Detailbereich gefiltert werden. Tipp: Sie können das Filterfenster bzw. Alle anzeigen auch mit einem rechte Mausklick auf die Tabellenansicht öffnen bzw. ausführen. Erweitert Wählen Sie hier die Felder, Vergleiche und Kriterien aus nach denen Sie filtern wollen. alle Kriterien bedeutet alle eingetragenen Kriterien müssen zutreffen. beliebige Kriterien bedeutet, jedes Kriterium das zutrifft führt zu einem Treffer. Filterergebnis umkehren bedeutet, dass alle Datensätze angezeigt werden, die den Suchkriterien nicht entsprechen. Datumsbereich Wählen Sie das Datum aus mit dem der Filter angewendet werden soll. Der letzte verwendete Erweiterte, bzw. Datumsbereich Filter wird gespeichert und kann direkt aus dem Filtermenü aufgerufen werden. WinOffice pro 5.2 36
Haupt- und Detailfilter Für die Haupt-, bzw. Detaildaten Filter gibt es getrennte Filterfenster. Das Filterfenster für die Hauptdaten wird über die Filter Schaltfläche rechts im Hauptbereich geöffnet. Das Detailfilterfenster wird unten im Detailbereich mit der Filter Schaltfläche geöffnet. Die Hauptdaten sind auf Nachnamen gefiltert, die Sch im Namen enthalten. Haupt- und Detailfilter sind aktiv. Die Detailumsätze wurden auf das Jahr 2009 gefiltert. WinOffice pro 5.2 37
Schaltflächen (z.b. in der Adressverwaltung) Neu Schaltfläche mit Voreinstellungen (über Tastatur mit Strg+N ) Es wird ein neuer Datensatz (in diesem Fall ein Kunde) mit den in den Grundeinstellungen eingestellten Voreinstellungen angelegt. Als Kopie (über Tastatur mit Strg+K ) Es wird ein neuer Kunde als Kopie des in der Verwaltung ausgewählten Datensatzes angelegt. TIPP: als Kopie funktioniert in allen Verwaltungsfenstern für die Neuanlage eines Datensatzes (außer in der Inventur bzw. Kassenbuchverwaltung) Drucken Schaltfläche Adressliste Drucken, bzw. Speichern Sie eine Liste Ihrer Adressen. Adressetiketten (mit Stammdaten) Drucken Sie verschiedene Adressetiketten mit den ausgewählten Adress-Stammdaten. Adressetiketten (mit Lieferdaten falls vorhanden) Drucken Sie verschiedene Adressetiketten mit den ausgewählten Adress-Lieferdaten (falls vorhanden sonnst werden die Stammdaten verwendet). Stammdaten Drucken Sie sich eine kompakte Darstellung der Stammdaten für jeden ausgewählten Adressdatensatz aus. Filter Schaltfläche Es wurde noch kein Filter angewendet Filter bearbeiteno Das Filterfenster wird leer geöffnet. Es wurde ein Filter angewendet Das Filtersymbol zeigt an, dass ein Filter aktiv ist. Filter bearbeiteno Das Filterfenster wird mit dem aktuellen Filter geöffnet. Alle anzeigen Es werden alle Daten (ohne Filterung) angezeigt. Letzter Datums-Filter Sobald einmal ein Filter angewendet wurde, kann hier der letzte Filter direkt angewendet werden. Tipp: Der aktuell angewendete Filter wird im entsprechenden Verwaltungsfenster links unten in grüner Farbe angezeigt. WinOffice pro 5.2 38
Im Hauptmenü Datei MDAC und MSJet reparieren... Dieser Menüpunkt kann helfen, falls Sie Probleme mit dem Datenbankzugriff haben und z.b. Meldungen wie Provider nicht gefunden oder Prozedureinsprungspunkt nicht gefundeno auftreten. Datenbank reorganisieren und reparierenm Mit diesem Menüpunkt können Sie die WinOffice pro 5.2 Datenbanken reparieren und komprimieren. In WinOffice pro 5.2 gelöschte Daten werden jetzt erst endgültig gelöscht. Datenbank Struktur testenm Falls Datenbankfelder bzw. Tabellen fehlen, oder verletzt sind kann ein Strukturtest Abhilfe schaffen. Datensicherung erzeugenm Siehe Kapitel Datensicherung auf Seite 14. Datensicherung einlesenm Siehe Kapitel So können Sie bestehende Sicherungen wieder einlesen auf Seite 15. Lizenzcode eingebenm Hier können Sie einen Lizenzcode eingeben, falls Sie mehr Lizenzen als die im Standard enthaltenen 3 benötigen, oder eine Vollversion über eine bestehende Testversion installieren. Aktionen Fenster aufrufen Strg+M Ruft den im Hauptmenü ausgewählten Menüpunkt auf. Hilfe Bildschirm fotografieren Strg+Alt+B Fotografiert den gesamten Bildschirminhalt. Aktives Fenster fotografieren Strg+Alt+F Fotografiert nur das aktive Fenster. Handbuch anzeigenm Anzeige des kompletten WinOffice pro 5.2 Handbuches im PDF Format. ÜberM Interne Informationen zu WinOffice pro 5.2 und wo Sie Hilfe finden, falls im Programm Probleme auftreten, bzw. über das Handbuch hinausgehende Fragen auftreten. WinOffice pro 5.2 39
In Verwaltungsfenstern (z.b. Auftragsverwaltung) Vorgangstypen (Jedes Verwaltungsfenster hat hier andere Typen von Hauptinformationen). Alle Vorgänge Strg+1 (Navigation zwischen den Hauptkategorien mit Strg+1M Strg+5.) Positionen (Navigation in entsprechenden Detailkategorien.) Aktionen Schließen Schließt das aktuelle Verwaltungsfenster. Neu Strg+N Erzeugt einen neuen Datensatz mit den in den Grundeinstellungen gesetzten Voreinstellungen. Neu Strg+K Erzeugt einen neuen Datensatz als Kopie des aktuell ausgewählten Datensatzes. Bearbeiten Strg+B Öffnet den ausgewählten Datensatz im entsprechenden Maskenfenster zur Bearbeitung. Löschen Entf Löscht den ausgewählten Datensatz mit Sicherheitsrückfrage. Drucken Strg+Umschalt+P Ruft den Listendruck für die aktuelle Hauptverwaltungsansicht auf. Suchen Strg+F Setzt den Eingabecursor in das Suche Feld. Sie können sofort einen Suchbegriff eingeben. Daten sofort aktualisieren F5 Falls Sie im Netzwerk arbeiten und eine sofortige Aktualisierung Ihrer Daten in der Verwaltungsansicht erzwingen wollen. Tabellenansichten auf Grundeinstellungen setzenm Spaltenbreiten, Spaltensichtbarkeit, Spaltensortierung und die Höhe des Trenners zwischen Haupt und Detailbereich werden wieder auf die Grundeinstellungen zurückgesetzt. In Maskenfenstern (z.b. Rechnung) Schritte Kopf Strg+1Mn Navigation zwischen den Registerseiten. Aktionen Schließen Strg+O Schließt das aktuelle Maskenfenster. Der Datensatz wird gespeichert. Abbrechen Schließt das aktuelle Maskenfenster ohne abzuspeichern. Drucken Strg+Umschalt+P Druckt den aktuellen Datensatz (z.b. Rechnung). WinOffice pro 5.2 40