Wie Du DevonThink in 10 Minuten synchronisierst. mit WebDav und Syn-Stores

Wie Du DevonThink in 10 Minuten synchronisierst mit WebDav und Syn-Stores DevonThinkProOffice (DTPO) ist ein mächtiges Werkzeug und sehr flexibel zu nutzen. Es gibt allerhand Möglichkeiten es so anzupassen, dass es zu Dir und Deiner eigenen Cloud passt! Mit dem kleinen Bruder DevonThinkToGo (DTTG) wird DTPO noch mächtiger, da Du alle Deine Daten auf Deinem Mobilgerät haben kannst. Mit diesen beiden Werkzeugen bist Du für alles - und ich meine wirklich Alles - gerüstet um das Datenmanagement in Deiner eigenen Cloud effizient zu bewerkstelligen. Für macht eine Synchronisation das folgende aus: Funktioniert überall - egal ob zu Hause oder unterwegs Sicher sollte die Übertragung sein Verschlüsselung der Daten ist notwendig, bevor diese synchronisiert werden und mindestens AES 256 bit haben Alle Geräte sollen auf den gleichen Stand gebracht werden Backup-Funktion, falls doch etwas schief gehen sollte - was allerdings noch nie vorgekommen ist. Vorwort - die Begriffe Ich starte einfach mit der Desktop-Anwendung weil es einfach leichter ist, eine Synchronisation aufzusetzen. Wenn Du eine Synchronisation zuerst in IOS erstellen möchtest kannst Du das natürlich auch tun. Datenbank Copyright 2017; All Rights Reserved 1 / 19

Eine Datenbank wird mit der Endung. dtbase2 erstellt und beinhaltet, wie sollte es auch anders Deine Deine Daten, und : Eingansordner Struktur der Ordner (z.b. wie beim Finder / Explorer) Stichwörter Informationen wie Betreff, Texte, Verlinkungen etc. Intelligente Ordner z.b. Alle PDF oder Alle Bilder etc. Option Mobile Sync - welche ich später noch erklären werde Du kannst Deine Ansichten in Gehe zu - Arbeitsumgebung speichern. Das ist sehr nützlich, da Du nicht alle Datenbanken immer benötigst und Dir so Platz schaffen kannst. Ich habe hier z.b. zwei Umgebungen - einmal Standard mit allen Datenbanken und einmal für meinen Blog mit nur einer Datenbank. Cloud Es gibt ja nun verschiedene Clouds, die von DTPO unterstützt werden: WebDav - für Deine eigene Cloud unerlässlich Dropbox Box Cloud.me Telekom Magenta Cloud usw. Die Möglichkeiten sind schier endlos für meine Synchronisation nutze ich WebDav ausschließlich. Bonjour-Optionen Bonjour ist ein Dienst, welcher das synchronisieren im lokalem Netzwerk Copyright 2017; All Rights Reserved 2 / 19

zwischen Computern und Mobilgeräten möglich macht. Die Funktion in DTPO ist super und sehr schnell! Allerdings möchtest Du bestimmt Deine Daten auch unterwegs nicht nur mithaben, sondern auch synchronisieren. Bonjour gleicht Deine Datenbanken ab und somit benötigst Du nicht weiter. Sync-Stores Sind recht neu und einfach gesagt, beinhalten diese Deine Daten in Meta-Daten-Format und machen eine Synchronisation - egal wo - schnell möglich. Die Dateiendung ist.dtcloud. Diese Sync-Stores werden das Bindeglied zwischen Deinen Geräten sein. Es ist möglich gleichzeitig maximal 16 Verbindungen in diesen zu synchronisieren. Du speicherst diese Dateien direkt auf Deine eigenen Cloud und sie werden über WebDav übermittelt. Ein wichtiger Tipp Es ist durchaus möglich einen Sync-Store für alle vorhandenen Datenbanken zu nutzen. Jedoch sehe ich hier ein Problemchen, da wenn dieser einzige Sync-Store einmal Schwierigkeiten bereiten sollte, was zwar nicht vorgekommen ist, dann haben alle Datenbanken ein Sync- Problem. Um das einfach auszuschließen, halte ich es so, dass : Ein Sync-Store für eine Datenbank Name des Sync-Stores und der Datenbank sind identisch (das macht Sinn falls irgendwas schief läuft oder man den Überblick bei vielen Datenbanken verlieren könnte). Copyright 2017; All Rights Reserved 3 / 19

Ein anderer Vorteil ist, dass jeder Sync-Store einzeln verschlüsselt wird und ein individuelles Zugangspasswort erhält. Somit ist die Synchronisation hier nochmals abgesichert. Lokaler Sync-Store Es ist das ähnliche Prinzip, wie bei den Sync-Stores, nur das Du eben Deine Ordner per Finder wählen kannst, wenn Du Deine eigene Cloud auf dem Computer eingebunden hast. Da ich nicht weiß, wie Dein Setup der Anbindung zwischen eigener Cloud und Computer ist, wähle ich hier ebenfalls WebDav. Der Grund ist einfach, dass es vorkommen kann, dass sich der Pfad zu Deinen Laufwerken ändern könnte z.b. durch Add-Ons, welche dann eine Synchronisation zwischen Computer und Sync-Store verhindern könnten. Synchronisation mit DevonThinkProOffice (DTPO) Hast Du schon eine Datenbank angelegt? Falls nicht, gehe auf Ablage - Neue Datenbank um diese anzulegen. Speichere diese in einem Ordner auf Deinem Computer wie z.b. unter Dokumente. Copyright 2017; All Rights Reserved 4 / 19

Warum? Es ist einfach eine Möglichkeit noch ein Backup zu haben, falls irgendwas schief gehen sollte mit dem Synchronisieren. Ich halte es so, dass ich Datenbanken in Dokumente - Unterordner gespeichert habe und die Sync-Stores in der eigenen Cloud. Anlegen des Sync-Stores Einfach auf DevonThinkOffice -> Einstellungen -> Sync gehen. Die Optionen Bonjour-Optionen Wie bereits erwähnt für den Abgleich der Datenbanken innerhalb des eigenen Netzwerkes geeignet. Copyright 2017; All Rights Reserved 5 / 19

Speicherort Hier sieht Du schon ein paar Möglichkeiten die ausgewählt werden können. Ganz unten ist das + - Zeichen welche weitere Optionen öffnet. Datenbanken (rechts) Hier werden Deine Datenbanken angezeigt, welche synchronisiert werden sollen Synchronisieren auf Automatisch stellen Max. Verbindungen 16 Es können maximal 16 Verbindungen gleichzeitig synchronisiert werden. Hier kommt es auf Deine Geschwindigkeit zum Internet an und ob Du wirklich so viele Geräte bzw. Verbindungen benötigst. Konflikte Hier stellst Du ein, was passieren soll, wenn DTPO feststellt, dass es die gleichen Meta-Daten sind. Du kannst hier auch duplizieren verwenden, um keine Daten zu überschreiben. Ich gehe nach der Annahme, dass die neuesten Dokumente auch die aktuellsten sind (Datum der Änderung oder Erstellung), somit habe ich diese Option auf Neuestes Dokument verwenden gewählt. Copyright 2017; All Rights Reserved 6 / 19

Auswahl Auf das + -Zeichen unten gehen - WebDav Server auswählen. Es öffnet sich das Options-Fenster für die Informationen der Verbindung zum WebDav Alle Infos eintragen : URL Deine IP/DNS inlusive des Ordners auf Deiner eigenen Cloud z.b. https://deineeigenecloud/meindms/meinesyncstores Benutzer und Passwort Dies sind die Daten um auf Deine eigenen Cloud zu kommen. Sync-Store Name Trage hier Deinen gewählten Namen mit dem Endung.dtCloud ein. Dieses Endung mit dem gewählten Namen sind super wichtig und sollten eindeutig sein. Warum? Weil bei einer kleinsten Unachtsamkeit MAC und IOS diesen Sync-Store nicht finden werden bzw. Unterschiedliche Sync-Stores anlegen. Copyright 2017; All Rights Reserved 7 / 19

Verschlüsselung AES 256 bit mit einem sehr sehr langen Passwort. Am einfachsten ist es dieses Passwort mit einem Password-Manager, wie z.b. Enpass zu generieren. Somit kann es auch nicht vergessen werden. Optionen Was soll alles Synchronisiert werden? Dies kommt jetzt darauf an, wie Du DTPO und DTTG nutzen möchtest. Ich für meine Zwecke schließe alles mit ein, somit sind auch die Etiketten, Farben, Positionen und Inhalte von indizierten Objekten mit synchronisiert. Hochgeladene Objekte überprüfen: Setze ich auf JA somit ist dann auch gewährleistet das alles ok ist. Nach all dessen, sollte das Setup so oder Ähnlich aussehen: Nachdem Du auf OK gedrückt hattest solltest Du jetzt diesen Bildschirm sehen: Copyright 2017; All Rights Reserved 8 / 19

Im rechten Teil hast Du jetzt alle Deine Datenbanken verfügbar und kannst auswählen, welche mit diesem Sync-Store synchronisiert werden soll. Auch der Globale Eingang ist eine Datenbank! Danach ist ein kleiner Kreis zu sehen - das geht immer sehr schnell und Du solltest die Meldung Letzte Synchronisierung: Heute.. unterhalb Deiner Datenbank sehen. Jetzt kannst Du die Einstellungen schließen und hast Deine Synchronisation für den Desktop abgeschlossen! Synchronisation mit DevonThinkToGo Das Setup auf dem Ipad oder Iphone ist die Gleiche und kann analog ausgeführt werden. Keine Datenbank erstellen Als erstes in DTTG bloss nicht den gleichen Fehler machen, den ich am Anfang machte. Auch wenn in Deinem DTTG nichts vorhanden ist, zeige Copyright 2017; All Rights Reserved 9 / 19

ich Dir jetzt wie Du die Datenbank mit dem SyncStore importieren kannst. Einstellungen Das ist da kleine Symbol ganz unten rechts neben dem Fragezeichen. Hier einfach draufgehen. Copyright 2017; All Rights Reserved 10 / 19

Viele verschiedene Funktionen können hier eingestellt werden. Es gibt auch eine Premium-Funktion welche das Bearbeiten von PDFs innerhalb von DTTG leichter macht. Copyright 2017; All Rights Reserved 11 / 19

Dann gehst Du auf Speicherort - Bearbeiten und wähle WebDav. WebDav-Verbindung Der Eingabebereich ist sehr ähnlich aufgebaut, wie bei der Desktop- Version. Adresse Deine IP/DNS inclusive dem Ordner, wo der Sync-Store gespeichert ist Benutzer und Passwort Deiner eigenen Cloud Sync store Der Name des angelegten Sync-Stores mit der Endung.dtCloud Copyright 2017; All Rights Reserved 12 / 19

Passwort Dies ist das Passwort für die Verschlüsselung, welches Du vergeben hattest. Lade Dateien Wie viel Platz hast Du auf Deinem IOS-Gerät? Falls Du wenig Platz hast, dann schlage ich vor dieses auf manuell zu stellen. Was passiert dann? Du kannst ganz normal nach Deinen Daten suchen - alles da! Jedoch der Download der eigentlichen Datei erfolgt nur, wenn Du das bestimmte Dokument aufrufst. Hast Du viel Platz auf Deinem IOS-Gerät, dann schlage ich vor ruhig alle Daten - inklusive der Dateien - zu laden. Etiketten, Farben und Prüfung der Übertragung Dies ist die gleiche Funktion wie beim Desktop. Copyright 2017; All Rights Reserved 13 / 19

Wenn Du alles eingetragen hast dann auf Sichern gehen. Erste Verbindung Falls Du kein eigenes SSL - Zertifikat für Deine eigenen Cloud hast, dann erhältst Du eine Warnung Verbindung erlauben. Wähle Verbinden aus um Dich mit Deiner Cloud zu verbinden. Du wirst jetzt wieder in den Bildschirm Speicherorte geleitet. Verbinden mit der Datenbank Um jetzt noch die Datenbank mit Deinem IOS zu verbinden klickst Du auf Deinen geraden verbundenen Server. Hast Du schon viele Synchronisationen mit anderen Servern aufgesetzt kann es unter Umständen etwas dauern bis etwas angezeigt wird. Dies hat damit zu tun das gerade eine andere Datenbank von Deinem IOS synchronisiert wird. Copyright 2017; All Rights Reserved 14 / 19

Du kannst jetzt alle Fenster schließen und zum Hauptmenu zurückkehren. Hier findest Du Deine frisch erstellte Datenbank, welche Du sofort nutzen kannst. Der Ultimative Test Teste jetzt einfach ob die Synchronisation funktioniert, indem Du ein Dokument in DTTG erstellst und dann einfach synchronisieren lassen. Du solltest wenige Sekunden später die selbe Datei auf Deinem MAC haben. Mach den Test noch einmal vom MAC aus oder bearbeite die gerade synchronisierte Datei und sehe im IOS nach, wie sie dort aussieht. Super, wenn alles Funktioniert! Mobile-Sync-Ordner Copyright 2017; All Rights Reserved 18 / 19

Der Mobile-Sync-Ordner ist mehr ein kleines Relikt aus den vergangenen Versionen von DTTP und DTTG. Du kannst diesen getrost einfach löschen, da er nicht mehr gebraucht wird. Geschafft? Happy Snycing! Funktioniert alles? Dann hinterlasse doch einfach ein Kommentar wie es Dir bei dem Setup der Synchronisation ergangen ist. Viele Grüße, Steffi Copyright 2017; All Rights Reserved 19 / 19