Erstattungsanträge (AAG)

Erstattungsanträge (AAG) Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung Stand: 09/2017 eurodata Seite 1 von 40

Inhaltsverzeichnis... 1 1 Erstattungsanträge AAG... 3 1.1 Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung von Erstattungsanträgen... 3 1.1.1 Berechnung des Fortgezahlten Bruttoentgeltes... 9 1.1.2 Übernahme des Mandantenprofils bei Neuanlage eines Mandanten... 11 1.1.3 Abweichendes Bankkonto und feste Erstattungsart... 12 1.2 Erstattungsanträge U1... 14 1.2.1 Erfassung der Daten des Antrages... 15 1.2.2 Systemseitige Berechnung... 16 1.2.3 Manuelle Eingabe trotz systemseitiger Berechnung... 18 1.2.4 Manuelle Eingabe... 20 1.2.5 Besonderheiten im U1-Verfahren... 22 1.2.6 Beispiele Antrag Lohnfortzahlung... 24 1.3 Erstattungsanträge U2... 33 1.3.1 Erstattungsantrag Mutterschutz... 33 1.3.2 Erstattungsantrag Beschäftigungsverbot... 35 1.4 Elektronische Übermittlung der Erstattungsanträge... 37 1.4.1 Ansicht der Erstattungsanträge... 38 2017 by eurodata AG Großblittersdorfer Str. 257-259, D-66119 Saarbrücken Telefon +49 681 8808 0 Telefax +49 681 8808 300 Internet: www.eurodata.de E-Mail: info@eurodata.de Version: 1.3 Stand: September 2017 Dieses Handbuch wurde von eurodata mit der gebotenen Sorgfalt und Gründlichkeit erstellt. eurodata übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Angaben im Handbuch. Weiterhin übernimmt eurodata keine Haftung gegenüber den Benutzern des Handbuchs oder gegenüber Dritten, die über dieses Handbuch oder Teile davon Kenntnis erhalten. Insbesondere können von dritten Parteien gegenüber eurodata keine Verpflichtungen abgeleitet werden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und soweit es sich um Schäden aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Stand: 09/2017 eurodata Seite 2 von 40

1 Erstattungsanträge AAG Seit Januar 2011 besteht für Arbeitgeber die gesetzliche Verpflichtung, die Erstattungsanträge (U1/U2) aus systemgeprüften Programmen maschinell zu erstellen und elektronisch an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. 1.1 Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung von Erstattungsanträgen Voraussetzung für die systemseitige Berechnung des erstattungsfähigen Bruttoentgeltes ist, dass Sie unter dem Menüpunkt Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung die Lohnarten zuordnen, die in das AAG-Bruttoentgelt einfließen sollen. Eine systemseitige Zuordnung der Lohnarten durch eurodata ist dabei aus haftungsrechtlichen Gründen bedauerlicherweise nicht möglich. Stand: 09/2017 eurodata Seite 3 von 40

Es öffnet sich das Dialogfenster Lohnfortzahlungen zuordnen. In der Grundeinstellung sind alle Lohnarten für die Lohnfortzahlung undefiniert. Sie können diese ändern, indem Sie in der Rubrik Lohnfortzahlung die Zeile der entsprechenden Lohnart anklicken und eine Auswahl treffen. Die Auswahlmöglichkeiten sind: undefiniert keine Zuordnung Lohnfortzahlung Lohnfortzahlung 100 % Lohnfortzahlung (nur für Brutto) Lohnfortzahlung BAV AG-finanziert und haben folgende Bedeutung: undefiniert > Standardeinstellung Es wurde noch keine Einstellung/Beurteilung vorgenommen. Die Lohnart wird nicht im Erstattungsantrag berücksichtigt. Beim Berechnen erscheint ein entsprechender Hinweis: keine Zuordnung > nicht im Erstattungsantrag berücksichtigt Diese Einstellung bewirkt, dass Lohnarten nicht in der Berechnung des erstattungsfähigen Bruttoentgeltes berücksichtigt werden. Lohnfortzahlung > im Erstattungsantrag als Betrag berücksichtigt Die Zuordnung wird in der Regel bei Festbezugsempfängern (Gehalt oder Festlohn) verwendet und bewirkt im Erstattungsantrag, dass die Entgelt-Art mit Monatslohn angegeben wird. ( siehe Beispiel 1 bis 4) Stand: 09/2017 eurodata Seite 4 von 40

Bitte beachten: Aus den hier zugeordneten Lohnarten wird das Bruttoentgelt erstattungsfähig ermittelt. Das Fortgezahlte Bruttoentgelt wird dann zeitanteilig aus diesem Wert berechnet. Die Berechnung erfolgt unter Berücksichtigung der ausgewählten Kürzungsmethode und der Dauer der Fehlzeit. Ist als Kürzungsmethode arbeitstägliche Methode gewählt, wird bei der Betriebsstätte unter Kurzarbeit/Sonstiges >Entgeltkürzung nach arbeitstäglicher Methode im Merkmal Arbeitstage im Abrechnungsmonat eine Eingabe benötigt. Im Erstattungsantrag sind anwenderseitig die Fehltage zu erfassen. Daraus erfolgt die Berechnung: Summe der Lohnarten./. Arbeitstage x Ausfallzeit (siehe Beispiel 3) Lohnfortzahlung 100 % > im Erstattungsantrag 100% berücksichtigt > nur für die Lohnart Std/Krank (LFZ) Die Zuordnung wird in der Regel bei Zeitlohnempfängern verwendet. Die daraus resultierenden Beträge und Stunden werden in den Erstattungsantrag übernommen und die Entgelt-Art mit Stundenlohn angegeben. (siehe Beispiel 7) Besonderheit: Wurde bei einem Arbeitnehmer mit unterschiedlichen Stundenlöhnen abgerechnet, wird systemseitig ein Durchschnittsstundenlohn errechnet und im Erstattungsantrag verwendet. Die Berechnung erfolgt, sobald bei einem Arbeitnehmer Lohnarten mit der Einstellung Lohnfortzahlung (nur für Brutto) und Lohnfortzahlung 100% verwendet werden. Beispiel: 100 Stunden Zeitlohn x 10,00 1.000,00 Lohnfortzahlung (nur für Brutto) 24 Stunden Lohnfortzahlung Krank x 9,50 228,00 Lohnfortzahlung 100% 124 Gesamtbetrag 1.228,00 1.228,00./. 124 Stunden = 9,90 durchschnittlicher Stundenlohn Stand: 09/2017 eurodata Seite 5 von 40

Dieser durchschnittliche Stundenlohn wird im Erstattungsantrag ausgewiesen und zur Berechnung des fortgezahlten Bruttoentgeltes verwendet. Dadurch ergibt sich in unserem Beispiel ein Fortgezahltes Bruttoentgelt in Höhe von 237,60 (9,90 x 24 Stunden) Bitte beachten: Werden bei einem Arbeitnehmer Lohnarten mit den Einstellungen Lohnfortzahlung und Lohnfortzahlung 100% in einem Monat verwendet, hat dies zur Folge, dass im Erstattungsantrag immer Monatslohn als Entgelt-Art ausgewiesen wird. Stand: 09/2017 eurodata Seite 6 von 40

Lohnfortzahlung (nur für Brutto) > wird im Erstattungsantrag für die Berechnung des Bruttoentgelt gesamt und Bruttoentgelt erstattungsfähig benötigt. > für alle anderen Std-Lohnarten Diese Zuordnung wird benötigt, wenn bei einem Arbeitnehmer Lohnarten verwendet werden, die die Einstellung Lohnfortzahlung 100% haben. (siehe Beispiel 7) Lohnfortzahlung BAV AG-finanziert > werden getrennt im Antrag berücksichtigt Ab dem 1. Januar 2016 wurde im AAG-Antrag ein Feld zum Ausweis der Arbeitgeberzuwendungen zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung bzw. für den erstattungsfähigen Arbeitgeberanteil zur betrieblichen Altersvorsorge aufgenommen. Die Datenbausteine Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Arbeitsunfähigkeit (DBAU) und Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen Beschäftigungsverbot (DBBT) wurden deshalb jeweils um ein entsprechendes Feld erweitert. Diese erstattungsfähigen Anteile sollen separat ausgewiesen werden, damit es nicht zu Irritationen und Nachfragen der Krankenkassen bei den Arbeitgebern kommt. Stand: 09/2017 eurodata Seite 7 von 40

Im ersten Schritt ist nur eine Zuordnung aller bei diesem Mandanten verwendeten Lohnarten erforderlich. Verwenden Sie Lohnarten, für die Sie keine Zuordnung vorgenommen haben und es wurde eine Fehlzeit beim Arbeitnehmer erfasst, werden Sie beim Berechnen durch eine Warnung darauf aufmerksam gemacht. Um nun eine korrekte systemseitige Berechnung zu erhalten, ordnen Sie die fehlende Lohnart zu. Stand: 09/2017 eurodata Seite 8 von 40

1.1.1 Berechnung des Fortgezahlten Bruttoentgeltes Durch die Zuordnung der Lohnarten unter Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung errechnet sich im Erstattungsantrag das Bruttoentgelt erstattungsfähig. Dieses Bruttoentgelt erstattungsfähig wird dann systemseitig auf die Ausfallzeit gekürzt. Hierzu ist die eingestellte Kürzungsmethode maßgebend. Diese hinterlegen Sie unter Firma > Abrechnungsdaten > Einstellungen > Sonstige Einstellungen > Kürzungsmethode bei Teilentgeltzahlung oder, falls von der Betriebsstätte abweichend, unter Arbeitnehmer > Abrechnungsdaten > Allgemeine Merkmale > Arbeitszeit/Kürzungen > von der Betriebsstätte abweichende Kürzungsmethode Stand: 09/2017 eurodata Seite 9 von 40

Die Auswahlmöglichkeiten sind: dreißigstel Methode oder dreißigstel Methode Kürzung nach Abwesenheit Bruttoentgelt erstattungsfähig./. 30 x Ausfallzeit kalendertägliche Methode Bruttoentgelt erstattungsfähig./. Kalendertage des jeweiligen Monates x Ausfallzeit arbeitstägliche Methode Bruttoentgelt erstattungsfähig./. Arbeitstage Monat x Ausfallzeit (entspricht ausgefallenen Arbeitstagen) Arbeitstage Monat müssen auf der Betriebsstätte oder, davon abweichend, beim Arbeitnehmer erfasst werden. Betriebsstätte > Abrechnungsdaten > Kurzarbeit/Sonstiges > Arbeitstage im Abrechnungsmonat oder Arbeitnehmer > Abrechnungsdaten > Allgemeine Merkmale > Arbeitszeit/Kürzungen > Arbeitstage im Abrechnungsmonat Hinweis: Die Ausfallzeit muss im Erstattungsantrag manuell erfasst werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 10 von 40

1.1.2 Übernahme des Mandantenprofils bei Neuanlage eines Mandanten Bei der Neuanlage eines Mandanten kann die Zuordnung zur Lohnfortzahlung und andere Einstellungen von einem anderen Mandanten übernommen werden. Diese Funktion ist ein eigener Schritt im Anlageassistenten. Dazu zählen alle individuellen Einstellungen, die Sie unter Abrechnung > Einstellungen getätigt haben. Außerdem können noch selbst erfasste Buchungstexte und selbst angelegte Lohnarten mit Hilfe dieser Funktion übernommen werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 11 von 40

1.1.3 Abweichendes Bankkonto und feste Erstattungsart Markieren Sie die Betriebsstätte. Öffnen Sie das Kontextmenü KK-Monatsabrechnung (rechte Maustaste). Hier kann die Krankenkasse ausgewählt werden. Klicken Sie auf Bearbeiten. Unter der Rubrik Erstattung Lohnfortzahlung kann eine von der Standardeinstellung abweichende Bankverbindung und eine feste Erstattungsart für die Erstattungen nach AAG hinterlegt werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 12 von 40

Es ist auch möglich, mehrere Krankenkassen gleichzeitig auszuwählen, um z.b. das abweichende Bankkonto zu hinterlegen. Markieren Sie hierzu mit gedrückter STRG-Taste die gewünschten Krankenkassen. Klicken Sie auf Bearbeiten. Stand: 09/2017 eurodata Seite 13 von 40

1.2 Erstattungsanträge U1 Voraussetzung zur Erstellung eines Erstattungsantrages nach dem Lohnfortzahlungsgesetz ist das Erfassen einer entsprechenden Fehlzeit. Markieren Sie den Arbeitnehmer. Öffnen Sie das Kontextmenü Fehlzeiten mit der rechten Maustaste. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie den Grund und Zeitraum an und klicken Sie auf OK. Die erfasste Fehlzeit erscheint jetzt im Dialog. Bitte beachten Sie, dass als Von-Bis-Datum nur ein Datum innerhalb des aktuellen Abrechnungsmonats oder ein zukünftiges Datum erfasst werden kann. Möchten Sie eine Fehlzeit für einen bereits abgerechneten Zeitraum erfassen, ist dies nur über eine Korrekturabrechnung möglich. Der Arbeitnehmer muss in Korrektur gesetzt werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 14 von 40

1.2.1 Erfassung der Daten des Antrages Berechnen Sie zuerst mind. den Arbeitnehmer, um den Erstattungsantrag erstellen zu können. Markieren Sie bitte die Fehlzeit, für die der Antrag erstellt werden soll, und klicken Sie auf den Button Dienste AAG/EEL > Erstattungsantrag (AAG) stellen. Auf der ersten Seite des Assistenten sind die allgemeinen Angaben zu erfassen. Die Merkmale Erstattungsbeginn, Erstattungsende sowie Letzter Arbeitstag werden systemseitig vorbelegt. Die weiteren Angaben Ursache Unfall oder Berufskrankheit, Schädigung durch Dritte etc. sind systemseitig mit Nein vorbelegt und müssen im Bedarfsfall von Ihnen abgeändert werden. Mit Weiter gelangen Sie auf die zweite Seite des Assistenten. Stand: 09/2017 eurodata Seite 15 von 40

1.2.2 Systemseitige Berechnung Durch die vorherige Definition der Lohnarten wird das Bruttoentgelt berechnet und erscheint im Merkmal Bruttoentgelt erstattungsfähig. Außerdem wird das Merkmal Art systemseitig durch die zugeordneten Lohnarten entweder mit Stundenlohn oder Monatslohn gefüllt. Die mit einem roten Symbol gekennzeichneten fehlenden Angaben sind zu ergänzen. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 09/2017 eurodata Seite 16 von 40

In der Rubrik Erstattung ist unter Erstattungsart zwischen Gutschrift, Überweisung und Verrechnung auszuwählen. Wählen Sie Überweisung aus, wird die hinterlegte Bankverbindung in die betreffenden Felder in der rechten Spalte der Eingabemaske systemseitig vorbelegt. Sind keine Bankdaten bei der Firma hinterlegt, erscheint im Auswahlfeld auch nicht die Auswahlmöglichkeit Überweisung. Haben Sie wie in Punkt 1.1.2 beschrieben bei den Krankenkassen hinterlegt, dass der Erstattungsbetrag, der aus einem solchen Antrag resultiert, per Überweisung auf das Firmenkonto gezahlt werden soll, wird dieser Punkt des Antrages auch systemseitig befüllt. Wenn der Antrag vollständig gefüllt ist, wird der Assistent durch Fertigstellen beendet. Im Fehlzeit-Dialog wird in der Spalte AAG folgendes Symbol angezeigt: Mit Schließen wird dieser Dialog beendet. Stand: 09/2017 eurodata Seite 17 von 40

1.2.3 Manuelle Eingabe trotz systemseitiger Berechnung Die linke Spalte wird systemseitig durch Lohnartenzuordnung (Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung) gefüllt. Sollten Sie mit den berechneten Ergebnissen, aus welchem Grund auch immer, nicht übereinstimmen, können Sie die manuellen Felder nutzen. Diese werden vorrangig behandelt. Stand: 09/2017 eurodata Seite 18 von 40

Hinweis: Wenn Sie den Button Aktualisieren betätigen, werden Ihre Eingaben wieder auf die systemseitig berechneten Werte zurückgesetzt. Wenn der Antrag korrekt gefüllt ist, wird der Assistent durch Fertigstellen beendet. Im Fehlzeit- Dialog wird in der Spalte AAG folgendes Symbol angezeigt: Mit Schließen wird dieser Dialog beendet. Stand: 09/2017 eurodata Seite 19 von 40

1.2.4 Manuelle Eingabe Sind die Lohnarten undefiniert, wird das berechnete Bruttoentgelt in der Eingabemaske mit 0,00 angegeben. Die mit einem roten Symbol gekennzeichneten fehlenden Angaben sind zu ergänzen. In der Rubrik Monatliches arbeitsrechtliches Bruttoentgelt ist unter Art zwischen Stundenlohn, Monatslohn und Akkordlohn auszuwählen. Stand: 09/2017 eurodata Seite 20 von 40

Die Berechnung des Erstattungsbetrages erreichen Sie, indem Sie in der rechten Spalte der Eingabemaske manuelle Werte einpflegen. Hinweis: Ist bei der Art des monatlichen arbeitsrechtlichen Bruttoentgeltes Stundenlohn ausgewählt, muss im manuellen Feld Bruttoentgelt erstattungsfähig der Stundenlohn angegeben werden. Hier darf ein Wert bis max. 99,99 erfasst werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 21 von 40

1.2.5 Besonderheiten im U1-Verfahren Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze RV im U1-Verfahren Erhält ein Arbeitnehmer ein monatliches Bruttoentgelt, das die BBG übersteigt, ist das zu erstattende Bruttoentgelt u.u. auf die BBG zu begrenzen (je nach Satzung der Krankenkasse). BBG RV West 6350,00 (2017) BBG RV Ost 5700,00 (2017) Stand: 09/2017 eurodata Seite 22 von 40

Erstattung AG-Anteile im U1-Verfahren Die Betriebskrankenkasse Groz-Beckert (Betriebsnummer 60393261) ist zurzeit die einzige Krankenkasse, die im U1-Verfahren nicht nur den prozentualen Anteil des arbeitsrechtlichen Entgeltes erstattet, sondern auch den fortgezahlten AG-Anteil der Sozialversicherungsbeiträge. Stand: 09/2017 eurodata Seite 23 von 40

1.2.6 Beispiele Antrag Lohnfortzahlung Beispiel 1: Gehaltsempfänger Gehalt: 3000,00 5 Kalendertrage krank Kürzungsmethode dreißigstel Berechnung: ( 3000 / 30 ) * 5 = 500 davon 70 % = 350 Stand: 09/2017 eurodata Seite 24 von 40

Beispiel 2: Gehaltsempfänger Gehalt 3000,00 5 Kalendertrage krank Kürzungsmethode kalendertäglich Berechnung: ( 3000 / 31 ) * 5 = 483,87 davon 70 % = 338,71 Stand: 09/2017 eurodata Seite 25 von 40

Beispiel 3: Gehaltsempfänger Gehalt 3000,00 5 Arbeitstage krank Kürzungsmethode arbeitstäglich Arbeitstage Monat 20 Berechnung: ( 3000 / 20 ) * 5 = 750 davon 70 % = 525 Stand: 09/2017 eurodata Seite 26 von 40

Beispiel 4: Gehaltsempfänger Gehalt 3000,00 BAV AG-finanziert stsv-frei 100,00 mtl. 5 Kalendertrage krank Kürzungsmethode kalendertäglich Berechnung: ( 3000 / 31 ) * 5 = 483,87 plus ( 100 / 31 ) * 5 = 16,13 Gesamt 500 davon % = 350 Stand: 09/2017 eurodata Seite 27 von 40

Beispiel 5: Stundenlohnempfänger 160,0 Stunden (Arbeitsstunden inklusive 40,0 Krankstunden) Stundenlohn 10,00 Kürzungsmethode kalendertäglich Abrechnung > Einstellungen >Lohnfortzahlung Zeitlohn > Lohnfortzahlung Berechnung: ( 1600 / 31 ) * 5 = 258,06 davon 70 % = 180,64 Art wird als Monatslohn ausgewiesen, da keine getrennte Erfassung der Krankstunden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 28 von 40

Beispiel 6: Stundenlohnempfänger 160,0 Std. erfasst (Arbeitsstunden inklusive Krankstunden) + VWL 40,00 Stundenlohn 10,00 Kürzungsmethode kalendertäglich Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung Zeitlohn > VWL > Lohnfortzahlung Lohnfortzahlung Berechnung: ( 1640 / 31 ) * 5 = 264,51 davon 70 % = 185,16 Art wird als Monatslohn ausgewiesen, da keine getrennte Erfassung der Krankstunden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 29 von 40

Beispiel 7: Stundenlohnempfänger 120,0 Std. erfasst + Std. Krank 40,0 Stundenlohn 10,00 Kürzungsmethode kalendertäglich Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung Zeitlohn > Lohnfortzahlung (nur für Brutto) Std. Krank > Lohnfortzahlung 100% Das fortgezahlte Brutto muss nicht errechnet werden. Durch die separate Erfassung der Krankstunden sowie der 100%-Zuordnung, steht der Erstattungsbetrag bereits fest und es wird nicht mehr gekürzt. Die Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) findet hier keine Anwendung. Lediglich die tägliche Arbeitszeit muss im Antrag noch ergänzt werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 30 von 40

Beispiel 8: Stundenlohnempfänger 120,0 Std. erfasst, Std. Krank 40,0 + VWL 40,00 Stundenlohn 10,00 Kürzungsmethode kalendertäglich Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung Zeitlohn > Lohnfortzahlung (nur für Brutto) Std. Krank > Lohnfortzahlung 100% VWL > Lohnfortzahlung Berechnung: ( 40 / 31 ) * 5 = 6,45 plus 40 Std x 10 = 406,45 davon 70 % = 284,52 Art wird als Monatslohn ausgewiesen, da Stunden und ein Betrag zusammentreffen (siehe Punkt 1.2.2) Stand: 09/2017 eurodata Seite 31 von 40

Das fortgezahlte Brutto errechnet sich wie folgt: Die Stunden der Lohnart Zeitlohn spielen in diesem Fall keine Rolle für die Berechnung des fortgezahlten Brutto. Der Betrag wird aber benötigt um im Falle einer BBG-Überschreitung die Begrenzung des Erstattungsbetrages errechnen zu können. Die Stunden Krank haben eine 100%-Zuordnung und werden daher nicht gekürzt. Der Betrag wird zu 100% in das fortgezahlte Brutto eingerechnet. Die VWL wird anhand der geschlüsselten Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) entsprechend gekürzt. Der gekürzte Betrag wird in das fortgezahlte Brutto eingerechnet. Stand: 09/2017 eurodata Seite 32 von 40

1.3 Erstattungsanträge U2 Beim Verfahren U2 gibt es die Fehlzeiten Mutterschutz und Beschäftigungsverbot, für die ebenfalls Erstattungsanträge erstellt werden können. Für beide Fehlzeit-Arten existieren unterschiedliche Assistenten. Nach der Erfassung des Fehlzeit-Zeitraums und anklicken des Buttons Erstattungsantrag AAG stellen, können diese ausgefüllt werden. 1.3.1 Erstattungsantrag Mutterschutz Nach der Erfassung der Fehlzeit Mutterschutz mit dem entsprechenden Zeitraum und dem Anklicken des Buttons Dienste AAG/EEL > Erstattungsantrag (AAG), öffnet sich der Assistent Erstattung Zuschuss Mutterschutz erstellen. Auf der ersten Seite werden Erstattungsbeginn und Erstattungsende systemseitig vorbelegt. Auf der zweiten Seite sind (sofern der Arbeitnehmer bereits berechnet wurde) verschiedene Angaben ebenfalls systemseitig vorbelegt, z.b. das Brutto- und Nettoentgelt sowie das kalendertägliche Nettoentgelt. Bitte beachten: Das Bruttoentgelt wird nur dann systemseitig vorbelegt, wenn unter Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung die entsprechenden Zuordnungen vom Anwender vorgenommen wurden. Der AG-Zuschuss zum Mutterschaftsgeld kalendertäglich ( ) kann unter Arbeitnehmer > Abrechnungsdaten > SV-Merkmale oder Lohnartengruppen > Lfd. Bezug > Vergütung / EUR erfasst werden. Die Felder, die mit einem roten Symbol gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder des gesetzlich vorgeschriebenen Datensatzes. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 09/2017 eurodata Seite 33 von 40

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1.3.2 Erstattungsantrag Beschäftigungsverbot Nach der Erfassung der Fehlzeit Beschäftigungsverbot mit dem entsprechenden Zeitraum und dem Anklicken des Buttons Erstattungsantrag AAG stellen, öffnet sich der Assistent Erstattung Beschäftigungsverbot erstellen. Auf der ersten Seite werden das Beginn- und Enddatum sowie der letzte Beschäftigungstag systemseitig vorbelegt. Sie müssen nur noch das Merkmal Art des Beschäftigungsverbots bearbeiten. Stand: 09/2017 eurodata Seite 35 von 40

Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten. Die Felder, die mit einem roten Symbol gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder des gesetzlich vorgeschriebenen Datensatzes. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 09/2017 eurodata Seite 36 von 40

1.4 Elektronische Übermittlung der Erstattungsanträge ist in der Lage, Erstattungsanträge abrechnungsunabhängig zu versenden. Hierbei ist wichtig, welche Abrechnungseinheit markiert ist. Die Anträge können entweder für das Gesamtunternehmen, eine einzelne Betriebsstätte oder einen einzelnen Arbeitnehmer, losgelöst von der Abrechnung des jeweiligen Monats, an die betreffenden Krankenkassen versendet werden. Über den Menüpunkt Dienste > Erstattungsantrag LFZ (AAG) > Erstattungsanträge versenden gelangt man nach dem Speichern in einen Dialog, in dem die gewünschten Anträge zum Versand bereitgestellt werden können. Nachdem Sie einen oder mehrere Anträge zum Versenden bereitgestellt haben, ändert sich der Status von vorläufig auf archiviert. Die zum Versenden bereitgestellten Anträge werden durch das ASP-Kommunikations-Center der eurodata nachts automatisch versendet. Ist dies geschehen, wird beim Erstattungsantrag unter Versendet das Datum des Versandtages und unter Datei die Dateinummer, unter der der Erstattungsantrag versendet wurde, ausgewiesen. Versenden Sie die Erstattungsanträge nicht vorab, erfolgt die Übermittlung systemseitig bei Abrechnung des jeweiligen Monates. Stand: 09/2017 eurodata Seite 37 von 40

1.4.1 Ansicht der Erstattungsanträge Es ist erforderlich den Arbeitnehmer zuerst zu berechnen, bevor man sich den Erstattungsantrag ansehen kann. Danach kann unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen der eigentliche Erstattungsantrag angesehen werden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Erstattungsanträge angezeigt werden, die bisher erstellt wurden. Es ist nun zu unterscheiden, für wen die Anträge angezeigt werden sollen: Steht man auf der Firma, werden alle Anträge angezeigt, die in dem ausgewählten Monat erstellt wurden. Steht man auf der Betriebsstätte, werden nur die Anträge für Arbeitnehmer dieser Betriebsstätte im ausgewählten Monat angezeigt. Steht man auf einem Arbeitnehmer, werden alle Anträge für den ausgewählten Arbeitnehmer angezeigt. Auf der Firma stehend wird unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen mit Klick auf den Button Ansicht ein verkürztes Protokoll der Erstattungsanträge angezeigt. Es werden nur die wichtigsten Angaben (Name der Krankenkasse, Name des Arbeitnehmers, Grund, Erstattungsbetrag etc.) dargestellt. Angezeigt wird nur das Protokoll für die Krankenkasse, die markiert ist. Neben der Anzeige des Protokolls besteht die Möglichkeit, dieses auszudrucken oder als PDF-Dokument zu exportieren. Stand: 09/2017 eurodata Seite 38 von 40

Über den Button Gesamtansicht erhalten Sie ein verkürztes Protokoll über alle Krankenkassen, für die in dem jeweiligen Monat Erstattungsanträge erstellt wurden. Auf der Betriebsstätte stehend verhält es sich genauso. Auf dem Arbeitnehmer stehend kann man unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen das Protokoll zum ausgewählten Antrag ansehen, ausdrucken oder als PDF-Dokument exportieren, indem zuerst der gewünschte Antrag markiert und danach der Button Ansicht angeklickt werden muss. In diesem Protokoll werden alle Angaben zum Antrag dargestellt (Angaben zum Arbeitnehmer, zur Umlagekasse, zum Erstattungsantrag sowie Bankverbindung und Auszahlungsart). Stand: 09/2017 eurodata Seite 39 von 40

Auf dem Arbeitnehmer stehend wird über Gesamtansicht das verkürzte Protokoll nur für den ausgewählten Arbeitnehmer angezeigt. Es kann, wie alle anderen Protokolle auch, angezeigt, gedruckt oder als PDF-Dokument exportiert werden. Stand: 09/2017 eurodata Seite 40 von 40