Sparkasse Trier Seite 1 von 8 Medialer Vertrieb Umsetzung SEPA-Überweisungen im Internet-Banking Stand: 11.11.2013 Dieser Leitfaden soll Ihnen den Umstieg vom alten inländischen Zahlungsformat DTAUS auf das europäische Format SEPA erleichtern. Neben der einfachen Einzelüberweisung sind auch Sammelüberweisungen, terminierte Einzel- und Sammelüberweisungen sowie Ihre ggf. eingestellten Daueraufträge von der Umstellung betroffen. Überblick: 1. Überweisungen und terminierte Überweisungen 2. Sammler und terminierte Sammler 3. Daueraufträge 4. Datei-Übergabe 5. Umbuchung 6. Empfängerdaten 7. Migration vorhandener Sammelaufträge 1. Überweisungen und terminierte Überweisungen Nach der Anmeldung zum Online-Banking haben Sie zur Eingabe einer Überweisung bisher den Menüpunkt 2gabemaske für Ihre Daten befunden. Zur Erfassung einer SEPA-Zahlung wählen Sie auch jetzt den Menüpunkt [Banking] und dann anschließend den Unterpunkt [SEPA-Überweisung] (siehe Abbildung). Sie befinden sich jetzt in der Eingabemaske für Ihre Auftragsdaten. Im Vergleich zur bisherigen Inlandsüberweisung gibt es nur wenige Änderungen. (Felder, zu denen es keine Änderungen zum bisherigen Format gibt, sind nicht Gegenstand dieser Beschreibung) 1. Anstelle der bisher genutzten Kontonummer geben Sie hier die IBAN des Zahlungsempfängers an. 2. Gleiches gilt für die alte Bankleitzahl, an deren Stelle Sie den BIC der Empfänger-Bank einstellen. Beide Angaben erhalten Sie vom Zahlungsempfänger; wenn Ihnen eine Rechnung vorliegt, sollten diese Daten in der Rechnung enthalten sein. Liegen Ihnen IBAN und BIC des Zahlungsempfängers nicht vor, können Sie auch die alte Kontonummer in das Feld IBAN, sowie die alte Bankleitzahl in das Feld BIC eingeben. Beachten Sie dabei bitte folgendes: Die Umwandlung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN/BIC erfolgt NICHT in der Internet- Filiale, sondern erst nachgelagert
Sparkasse Trier Seite 2 von 8 Medialer Vertrieb in weiteren für Sie nicht mehr sichtbaren - Schritten. In der Visualisierung zur TAN-Erzeugung werden Ihnen je nach Ihren Eingaben entweder die letzten 10 Ziffern der IBAN oder die Kontonummer des Zahlungsempfängers angezeigt Aufgrund der Konvertierungsmöglichkeit können Zahlungen entweder mit "Konto und BLZ" oder mit "IBAN und BIC" vorgenommen werden. Andere Eingabekombinationen (z. B. "Konto und BIC" oder "IBAN und BLZ") werden abgewiesen. Somit können sowohl Inlandszahlungsverkehrs- als auch SEPA-Empfängervorlagen genutzt werden. SEPA-Sammelaufträge können ausschließlich mit "IBAN und BIC" verarbeitet werden. Wie bisher können Sie natürlich auch diese Daten in Ihrer Empfänger-Datenbank ablegen, indem Sie die Checkbox [speichern] oder [aktualisieren] anklicken. Haben Sie die SEPA- Daten oder Kontonummer und Bankleitzahl eines Empfängers bereits in Ihrer Empfänger- Datenbank abgelegt, rufen Sie diese wie bisher per Klick auf hinter dem Feld [Begünstigter] auf. 3. In das Feld [Referenz] geben Sie nur dann Daten ein, wenn diese vom Zahlungsempfänger z. B. wie in einer Rechnung angegeben, verlangt werden. Ansonsten lassen Sie dieses Feld einfach frei. 4. Das Feld Verwendungszweck umfasst 140 Zeichen Fließtext. Es ist ein Zähler eingebunden, der die Eingaben entsprechend "mitzählt". Zulässig für inländische SEPA- Überweisungen sind die folgenden Zeichen: 0-9 A-Z Ä Ö Ü ß a-z ä ö ü ' :?, - ( +. ) / & * $ % sowie das Leerzeichen. Für die Eingabe von terminierten Überweisungen gelten die gleichen oben gemachten Angaben. Ansonsten gibt es hier keine Abweichungen von dem bisherigen Verfahren. Beachten Sie bitte: terminierte Überweisungen im Inlands-Format sind nur noch mit einem Ausführungsdatum bis max. Januar 2014 möglich. Der Aufruf von bereits eingerichteten SEPA-Terminüberweisungen zur nachträglichen Bearbeitung oder Löschung erfolgt über den entsprechenden Navigationsreiter in gleicher Weise, wie bisher im Inlandsformat. 2. Sammler und Termin-Sammler Nach der Anmeldung zum Online-Banking haben Sie zur Erfassung einer Sammelüberweisung bisher den Menüpunkt [Banking] aufgerufen und danach den Reiter [Sammler] gewählt. Zur Erfassung eines SEPA-Sammlers wählen Sie auch jetzt den Menüpunkt [Banking] und dann anschließend den Unterpunkt [SEPA-Überweisung] (siehe Abbildung). Jetzt wählen Sie hier den Reiter [SEPA-Sammler].
Sparkasse Trier Seite 3 von 8 Medialer Vertrieb Im Vergleich zur bisherigen Inlands-Sammelüberweisung ergibt sich hier zunächst kein Unterschied. Auch hier legen Sie erst einen Sammler an oder rufen einen bereits existierenden (SEPA)- Sammler als Vorlage auf. Soll der Sammler erst zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden, geben Sie das gewünschte Ausführungsdatum ein. Beachten Sie bitte: terminierte Sammelüberweisungen im Inlands-Format sind nur noch mit einem Ausführungsdatum bis max. Januar 2014 möglich. Wählen Sie ggf. eine abweichende Auftraggeber-IBAN aus. Möchten Sie den Sammler zu einem späteren Zeitpunkt erneut nutzen, klicken Sie die Checkbox [als Vorlage speichern] an und gehen auf [Weiter]. Sie gelangen jetzt zur Eingabe der ersten Zahlung in Ihrem Sammler. Bis hierher keine Änderung zum bekannten Verfahren. Über die Funktion [Sammelüberweisung importieren] haben Sie die Möglichkeit, mit einer externen Software erstellte SEPA-Sammler einzulesen. Die Funktionsweise entspricht der des bisherigen Inlandsformats. Auch bei der Eingabe der einzelnen Aufträge gibt es nur wenige Änderungen. (Felder, zu denen es keine Änderungen zum bisherigen Format gibt, sind nicht Gegenstand dieser Beschreibung) 1. Anstelle der bisher genutzten Kontonummer geben Sie hier die IBAN des Zahlungsempfängers an. 2. Gleiches gilt für die alte Bankleitzahl, an deren Stelle Sie den BIC der Empfänger-Bank einstellen. Beide Angaben erhalten Sie vom Zahlungsempfänger; wenn Ihnen eine Rechnung vorliegt, sollten diese Daten in der Rechnung enthalten sein. Die Eingabe von Empfängerkontonummer und bankleitzahl wie bei SEPA-Einzelaufträgen ist hier nicht möglich. Wie schon bisher können Sie natürlich auch diese Daten in Ihrer Empfänger-Datenbank ablegen, indem Sie die Checkbox [als Vorlage speichern] anklicken. Haben Sie die SEPA-Daten eines Empfängers bereits in Ihrer Empfänger-DB abgelegt, rufen Sie diese ganz einfach wie bisher auf. 3. In das Feld [Kundenreferenz] geben Sie nur dann Daten ein, wenn diese vom Zahlungsempfänger, z. B. wie in einer Rechnung angegeben, verlangt werden. Ansonsten lassen Sie dieses Feld einfach frei.
Sparkasse Trier Seite 4 von 8 Medialer Vertrieb 4. Das Feld Verwendungszweck umfasst 140 Zeichen Fließtext. Es ist ein Zähler eingebunden, der die Eingaben entsprechend "mitzählt". Zulässig für inländische SEPA- Überweisungen sind die folgenden Zeichen: 0-9 A-Z Ä Ö Ü ß a-z ä ö ü ' :?, - ( +. ) / & * $ % sowie das Leerzeichen. Mit [Speichern und weiter] speichern Sie automatisch jede Zahlung und gelangen zur Eingabe des nächsten Auftrages. [Erfassung beenden] klicken Sie nach Eingabe Ihrer letzten Zahlung an. Die weitere Verarbeitung entspricht der von Inlandszahlungen. Auf Ihrem Kontoauszug werden diese Sammler immer in einer Summe dargestellt. Zur Dokumentation der Einzelposten erstellen Sie bitte im Internet-Banking eine gedruckte Liste des Sammlers als Anlage zum Kontoauszug. Der Aufruf von bereits eingerichteten SEPA-Terminsammlern zur nachträglichen Kontrolle oder Löschung erfolgt über den entsprechenden Navigationsreiter in gleicher Weise wie bisher im Inlandsformat. Sammler ändern und/oder erneut verwenden Einmal erfasste oder importierte Sammler bleiben in Ihrem Online-Zugang erhalten, wenn Sie die Checkbox [als Vorlage speichern] bei der Sammler-Anlage angeklickt hatten. Über den Menüpunkt [Banking] / [Sammler-Vorlagen] finden Sie alle bisher so angelegten Sammler, unabhängig davon, ob diese bereits gebucht wurden, oder nicht. Wählen Sie über die Reiter-Navigation SEPA-Sammler aus. Aus der angezeigten Liste wählen Sie den gewünschten Bestand durch Klick auf eines der Funktions-Icons [Anzeigen], [Bearbeiten] oder [Löschen] aus. Mit der Funktion [Bearbeiten] haben Sie hier die Möglichkeit, einzelne Posten innerhalb des Sammlers zu löschen, zu ändern oder neue Posten hinzu zu fügen. Anschließend kann der Sammler dann erneut gesendet werden.
Sparkasse Trier Seite 5 von 8 Medialer Vertrieb 3. Daueraufträge Zum Thema Daueraufträge stellen wir Ihnen eine separate Beschreibung mit dem Titel 17. Checkliste Dauerauftrag zur Verfügung. 4. Datei-Übergabe (zum Einlesen extern erstellter SEPA-Sammelüberweisungen) Nach Aufruf des Menüpunktes [Datei-Übergabe] wird die Funktion in den zwei Reitern [DTA] (für IZV-DTA-Dateien) und [SEPA] (für SEPA-XML-Format) bereitgestellt Übertragene Dateien werden, auch im Falle einer Abweisung oder eines Abbruchs während der Verarbeitung, nicht in den Sammler-Vorlagen abgelegt. Die Dateien können ausschließlich IBAN/BIC-Bankverbindungen zum Auftraggeber und Begünstigten oder Zahler enthalten. Eine Konvertierungshilfe für Kontonummer und Bankleitzahl, wie bei der Eingabe von SEPA-Einzelaufträgen, ist an dieser Stelle gesetzlich nicht zulässig. Die Verarbeitung mehrerer logischer Dateien in einer physischen Datei wird nicht unterstützt. Es kann ausschließlich eine logische Datei verarbeitet werden. Die XML-Datei kann auch als ZIP-Datei übertragen werden. Es werden die aktuellen PAIN-Formate unterstützt. Somit werden auch das Sammlersplitt-Merkmal "batchbooking" und die SEPA- Zahlungsarten ("Purpose-Codes") berücksichtigt. 5. Umbuchung Die Funktion Umbuchung wird ersetzt durch den SEPA-Übertrag. Dieser steht Ihnen parallel zur Umbuchung unter dem bereits bisher genutzten Menüpunkt [Umbuchung] zur Verfügung. Bei Auswahl dieses Punktes gelangen Sie automatisch zur Kontoauswahlliste des SEPA- Übertrag, haben hier jedoch derzeit noch über die Reiternavigation die Möglichkeit, zur bekannten Umbuchung zu wechseln.
Sparkasse Trier Seite 6 von 8 Medialer Vertrieb Sie wählen in dieser Auswahlliste Ihr gewünschtes Auftraggeberkonto durch Klick auf das Funktions-Icon. Auf der Folgeseite ergänzen Sie aus der Auswahlbox Ihr Empfängerkonto, den Betrag sowie den Verwendungszweck für die Buchung. Der SEPA-Übertrag ist limitneutral. D. h., dass Sie Buchungen zwischen Ihren Konten in unbegrenzter Höhe vornehmen können. Die Auswahl möglicher Empfängerkonten im Bezug zum Auftraggeberkonto ist daher auf eine streng reglementierte Auswahl begrenzt. Für Buchungen, deren Empfängerkonto hier nicht aufgelistet ist, verwenden Sie bitte die SEPA-Überweisung. Durch Klick auf den Button [Weiter] kommen Sie zur TAN-Eingabeseite. 6. Zusammenführung der bisher einzelnen Empfänger-Datenbanken IZV, SEPA und AZV in einer Empfänger-Datenbank Die bisher separaten Empfänger-Datenbanken für IZV, SEPA und AZV wurden in einer einzigen Empfänger-Datenbank zusammengeführt (Übersicht siehe folgende Abbildung). Die bisherige Bezeichnung und Positionierung des Menüpunkts "Empfängerdaten" bleibt bestehen. Der Ablauf für Ändern und Löschen von Empfängervorlagen ist analog der bisherigen Funktionsweise. Nach Klick auf den Menüpunkt [Empfängerdaten] wird die Bestandsübersicht der Empfängerdaten aufgerufen. Diese beinhaltet in einer einzigen Bestandsübersicht die Empfängervorlagen für: Inlands-Zahlungsverkehr SEPA-Zahlungsverkehr Auslands-Zahlungsverkehr Auswahlliste "Aktion wählen" Die über das Setzen eines Häkchens in der ersten Spalte ausgewählten Empfängervorlagen können in der Auswahlliste "Aktion wählen": im CSV-Format exportiert werden in IBAN und BIC umgewandelt werden (umgewandelte Daten stehen für den Inlands-Zahlungsverkehr nicht mehr zur Verfügung) gelöscht werden Die getroffene Auswahl wird über das Funktions-Symbol "Aktion ausführen" abgesendet.
Sparkasse Trier Seite 7 von 8 Medialer Vertrieb 7. Migration IZV-Sammlervorlagen Mit der Funktion [Auf SEPA konvertieren] können IZV-Sammlervorlagen (Sammelüberweisungen und lastschriften im alten nationalen Format) in SEPA-Sammlervorlagen konvertiert werden. Hierbei werden die IZV-Einzelposten mit Kontonummer und Bankleitzahl in SE- PA-Einzelposten mit IBAN und BIC konvertiert. Ablauf Die Funktion [Auf SEPA konvertieren] wird im Hauptnavigationspunkt [Banking] unter dem Navigationspunkt [Sammler-Vorlagen] aufgerufen. Nach Klick auf den Navigationspunkt [Sammler-Vorlagen] werden die Sammlervorlagen-Übersichten angezeigt. Das neue Funktions-Symbol [Auf SEPA konvertieren] wird nur bei IZV-Sammlern in der Spalte "Funktionen" mit angezeigt. Nach Klick darauf wird der selektierte Sammelauftrag aus der IZV-Bestandsübersicht "Sammelüberweisung" oder "Sammellastschrift" in die SEPA-Bestandsübersicht "SEPA-Sammler" verschoben und die Einstiegsseite des jeweiligen SEPA- Sammelauftrags aufgerufen. Im oberen Bereich der Einstiegsmaske werden Hinweise in Abhängigkeit zu folgenden Voraussetzungen angezeigt: Wenn vor der Konvertierung bereits die maximale Anzahl an Sammler-Vorlagen erreicht wurde: Die maximale Anzahl (200) an Sammler-Vorlagen wurde erreicht. Bitte löschen Sie vor der SEPA-Konvertierung nicht mehr benötigte Sammler-Vorlagen. Folgende Hinweise werden immer angezeigt: "Im Anschluss an die SEPA-Konvertierung können Einzelposten in andere SEPA- Sammler-Vorlagen verschoben werden." "In Einzelposten sind Verwendungszweck-Inhalte auf 140 Zeichen begrenzt." Wenn eine Nachbearbeitung erforderlich ist:
Sparkasse Trier Seite 8 von 8 Medialer Vertrieb "Wichtiger Hinweis: Im Anschluss an die SEPA- Konvertierung ist eine manuelle Nachbearbeitung der Einzelposten erforderlich." Dies kann dann der Fall sein, wenn eine Bankverbindung Kontonummer, Bankleitzahl nicht in IBAN, BIC konvertiert werden können, weil es z. B. nach einer zurückliegenden Bankenfusion die Bankleitzahl nicht mehr gibt. Nach Auswahl der Pflichtangaben und Klick auf den Button [Ändern] erfolgt die Konvertierung und der anschließende Sprung in die Übersicht des ausgewählten Sammelauftrages. Der Klick auf den Button [Abbrechen] führt ohne Konvertierung auf die IZV-Übersicht zurück. Die zur Ausführung eines SEPA-Sammelauftrags fehlenden Informationen werden mit einem Sternchen " * " gekennzeichnet. Es wird ein entsprechender Hinweistext angezeigt, der auf das Vervollständigen von fehlenden Informationen hinweist. Nach dem Vervollständigen der fehlenden Informationen und Klick auf den Button [Weiter] in der Übersicht eines ausgewählten Sammel-Auftrags wird die folgende Übersicht der SEPA- Sammler angezeigt. Nach Klick auf das Funktions- Symbol [Info] in den Übersichten werden auch die fehlenden Informationen mit einem Sternchen " * " gekennzeichnet. Mittels Hinweistext wird darauf hingewiesen, dass die fehlenden Informationen vor der Ausführung über das Funktions-Symbol [Bearbeiten] vervollständigt werden müssen. Das Funktions-Symbol für eine Ausführung [Ausführen] wird erst dann angeboten, wenn alle fehlenden Informationen vervollständigt sind. Der weitere Ablauf ist analog bereits bestehender Sammel-Aufträge. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn es im Rahmen der Umstellung zu weiteren Fragen kommt. Tel. 0651/712-4141