So einfach läuft die Umstellung auf das SEPA-Verfahren in Lohnabzug

Transkript

1 SEPA-Verfahren Ab ist das SEPA-Verfahren für Überweisungen vorgeschrieben. Nutzen Sie die Umstellungsphase und stellen Sie Ihren Datenbestand rechtzeitig um. Für die Erstattungsanträge zum U1 Verfahren verlangen die Krankenkassen bereits seit die neuen SEPA-Bankverbindungsdaten. Hier müssen Sie schon vorher die neuen Bankdaten liefern. So einfach läuft die Umstellung auf das SEPA-Verfahren in Lohnabzug Sie können jeden Betrieb zu unterschiedlichen Zeitpunkten auf das SEPA-Verfahren umstellen. Hierzu wählen Sie in den Firmendaten >> Betrieblichen Grunddaten einfach das Checkfeld SEPA-Verfahren durchführen. Führen Sie die Umstellung bitte vor den Abrechnungen durch, damit in dem Umstellungsmonat alle Daten auf das SEPA-Verfahren umgestellt sind. Am besten direkt nach dem Weiterschalten in einen neuen Monat. Sie erhalten daraufhin einen Dialog, dem Sie bitte zustimmen. Es erfolgt dann eine automatische Umstellung der eingegebenen Bankverbindungen in Lohnabzug. Sobald die Umstellung erfolgt ist, erhalten Sie eine Übersicht angezeigt. Diese können Sie sich natürlich auch ausdrucken. Neben dem Ausdruck im Dialog (Protokoll drucken) finden Sie auch einen Ausdruck über die Drucken-Lasche (unten rechts). 1 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

2 In dem Protokoll finden Sie alle Umstellungen und können die neuen Bankdaten prüfen. Sofern die neuen Bankverbindungsdaten nicht voreingestellt werden können, erhalten Sie einen (rot markierten) Fehlerhinweis. In diesem Fall erfassen Sie die IBAN und BIC bitte selbst nach. 2 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

3 Auszug aus dem Protokoll: 3 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

4 Bei der Umstellung der Finanzamtsdaten und der Versorgungsträger (Berufsständische Versorgungseinrichtungen) werden die Bankdaten direkt aus einer Datei der Finanzämtern bzw. der DASBV zur Verfügung gestellt. Fragen Sie bitte ggf. bei Ihrem Finanzamt bzw. berufsständischen Versorgungswerk nach den aktuellen Bankverbindungsdaten. SEPA-Konvertierung ergänzen/wiederholen Mit der aktuellen Version von Lohnabzug kann der SEPA-Konvertierungsvorgang mehrfach durchgeführt werden. Hierbei wird das ursprüngliche (erste) SEPA-Protokoll jeweils um die neueren Konvertierungen ergänzt. Um die SEPA-Konvertierung zu ergänzen, klicken Sie bitte erneut auf das Checkfeld SEPA- Verfahren durchführen. Dann werden die noch fehlenden SEPA-Daten ergänzt. Dies sollten Sie durchführen, wenn Sie Lohnarten mit anderen Zahlungsempfänger hinterlegt haben, die noch nicht auf SEPA umgestellt worden sind. Das können z. B. vermögenswirksame Leistungen (VWL) oder auch eine Betriebliche Altersvorsorge (BAV) sein. Es folgen bei einem erneuten Klick auf das Checkfeld weitere Hinweise. 4 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

5 Bitte bestätigen Sie diesen mit Ja, damit die Ergänzungen vorgenommen werden können. Zusätzliche Angaben in den Bank-Dialogen In allen Dialogen mit Bankverbindungsdaten, finden Sie nun parallel die Angaben zu den IBAN und BIC. Künftig werden diese die Kontonummern und Bankleitzahlen komplett ersetzen. Bitte kontrollieren Sie diese Angaben. 5 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

6 Überweisungen: SEPA-XML-Datei Im SEPA-Verfahren ist ein neuer Datensatz (SEPA-XML) für Ihre Bankdatei, zum Beispiel Online-Banking, eingeführt worden. Diese können Sie in Lohnabzug auf der bisherigen Karteikarte ( Datenträger ) für den Datenträgeraustausch erzeugen. Hierfür nutzen Sie die Lasche SEPA. Das alte DTA-Verfahren können Sie natürlich auch noch nutzen. Hierfür steht weiterhin die Lasche Datenträger bereit. Wenn Sie bereits auf das SEPA-Verfahren umgestellt haben und die Abrechnungen mit den neuen Bankdaten durchgeführt haben, erhalten Sie einen Einstellungsdialog für das SEPA- Verfahren. 6 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014

7 Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Auswahl zwischen Einzelnen Überweisungsblöcken (Voreinstellung) und Sammelüberweisungsblock o bei Sammelüberweisungsblöcken finden Sie im unteren Bereich des Dialogs noch weitere Einstellmöglichkeiten (Optionen), die Sie nach Rücksprache mit Ihrer Bank für Sammelüberweisungsblöcke nutzen können. den Speicherpfad (Datenpfad) gewünschten Ausführungstermin für die Überweisung Eilüberweisung Wichtiger Hinweis: Da nicht alle Banken alle Funktionen unterstützen, halten Sie hier ggf. Rücksprache mit Ihrem Bankinstitut. Dieses kann insbesondere für die Einzel- bzw. Sammelüberweisungen nötig sein, da davon die Darstellung auf den Kontoauszügen abhängig ist. Sprechen Sie daher unbedingt mit Ihrer Bank, in welcher Form Ihre Bank die SEPA-XML-Dateien verarbeitet. Sofern Sie ein Banking-Programm nutzen, fragen Sie bitte auch dort nach, ob Sie eine Version verwenden, die bereits SEPA-fähig ist. Nach dem Speichern des Dialogs erhalten Sie anschließend einen weiteren Dialog, um die SEPA-xml-Datei zu benennen. Voreingestellt ist hier sepadatumuhrzeit.xml. Diese Datei können Sie in Ihrem Banking-Programm einlesen. 7 SEPA-Verfahren DATALINE Lohnabzug 2014