Gestatten, bea! Ihr elektronisches Anwaltspostfach
Inhalt Gestatten, bea!........................................................ 3 bea Digital. Einfach. Sicher.............................................. 5............................................... 8 Sicherheit............................................................ 12 Technische Anforderungen.............................................. 14 beakarte und Erstregistrierung.......................................... 15 Impressum Herausgeberin Bundesrechtsanwaltskammer Littenstraße 9, 10179 Berlin Gestaltung BBGK Berliner Botschaft Gesellschaft für Kommunikation mbh www.berlinerbotschaft.de 2
Gestatten, bea! Ihr elektronisches Anwaltspostfach Das besondere elektronische Anwaltspostzum elektronischen Versand anwaltlicher für eine sichere elektronische Kommunika In Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe hat empfangsbereit eingerichtet. Auch für Syn unter https://beabrak.de. Kommunikationsplattform zur Verfügung, die nicht nur die höchsten Sicherheitsanforderungen erfüllt, sondern auch unkompliziert zu bedienen ist. Der Zugang zum Postfach ist denkbar einfach: entweder über Auch Mitarbeiter und Kollegen können berechtigt werden, die ein und ausgehende Post im festgelegten Umfang zu bearbeiten. Um das bea nutzen zu können, benötigt besitzen, denn eine solche Karte können, so geführten Personen erhalten. Herstellung und Ausgabe der beakarte erfolgen durch die Bundesnotarkammer. Bestellt werden kann die beakarte über www.bea.bnotk.de. erhalten und kann diese ggf. bei seiner ERVGesetz 3
sichere Plattform zur Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und der Justiz. bei der Übertragung als stets sicher verschlüsselt anwalt persönlich zugeordnet. Durch Arbeitsteilung mit Kollegen und Mitarbeitern abgebildet werden. Das bea kann ohne großen Installationsaufwand mit einem normalen Internetaus der Kanzleisoftware heraus genutzt werden. 4 bea Digital. Einfach. Sicher
bea Digital. Einfach. Sicher. Betrieb des bea ist die Sicherheit des Systems. Durch die Verwendung neuester Authenti Bundesweit einheitlich noch unkompliziert. Voraussetzung sind lediglich ein Computer mit Internetanschluss sowie eine Chipkarte (bzw. ein Softwarezernormalen Internetbrowser (oder eine Kanzins bea einloggen und sicher kommunizieren. Gerichte elektronisch über das bea erreich Gut investiert Hinter dem beasystem steht eine umfangreiche technische Infrastruktur. Über die grammen nachempfunden. Die bekannte Ordnerstruktur mit Posteingang, Postaus wieder und kann um eigene Ordner, Markie Die kanzleitypische Arbeitsteilung wird durch eingezogen wird. Darin sind die Aufwendun lung der beasoftware und den Support enthalten. 5
Vielseitig nutzbar Über das bea können Rechtsanwälte derzeit untereinander, mit Gerichten, Behörden, Notaren, dem zentralen elektronischen Schutzschriftenregister und den Rechtsanwaltskammern kommunizieren. Weitere Möglichkeiten werden folgen. Rechtsanwälte richten bzw. Dokumente an die am elektroni ein gesondertes bea erhalten. Auch für Syn Gerichte und Verwaltungs gerichte am elektro nischen nikation mit Strafgerichten und Staatsanwaltder Verfassungsgerichtsbarkeit in den elek Schutzschriftenregister zentrale elektronische Schutzschriftenregister eingerichtet. Schutzschriften können bei die ten ausschließlich beim zentralen elektronischen Schutzschriftenregister einzureichen. Rechtsanwaltskammern weils ein Postfach, über das sie mit ihren Mitgliedern kommunizieren können. 6 bea Digital. Einfach. Sicher
Schrittweise eingeführt 1. STUFE 2016 richten in das bea eines Anwalts senden und umgekehrt. 2017 gegen sich gelten lassen müssen, wenn sie dies ausdrücklich tet, Schutzschriften ausschließlich beim elektronischen Schutz 2. STUFE 2018 3. STUFE Strafgerichtsbarkeit 2020 Einführung der elektronischen Akte im Straf Zeitplan orientiert sich 2022 7
Einfach zu bedienen EMailSystemen, ist aber sicherer und an gang und ausgang, Entwürfe, gesendete 8 Einfach zu bedienen
Sicher anmelden Auf ein beapostfach kann über das Internet mit der einer Kanzleisoftware zugegrifsind für die Anmeldung zwei voneinander unabhängige Sicherungsmittel erforder rechtigte nichtanwaltliche Mitarbeiter. Sicherungsmittel für den Zuzum einen Chipkarten (z.b. die Nachrichten erhalten Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards werentschlüsselt und angezeigt. geschlossen, wird sie erneut weiterhin angezeigt. Die können u.a. nach Absender, Eingangsdatum oder Aktenzeichen sortiert werden. Empfangsbekenntnis versenden Ein elektronisches Empfangsmaschinenlesbaren Daten len des Gesetzgebers erst ab 2018 abgegeben werden. ein Empfangsbekenntnis len Anhang beifügen. Das Empfangsbekenntnis kann dann entweder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post bzw. tronisch signiert per bea. Die ausführliche beaanwenderhilfe kann unter https://beabrak.de 9
Benachrichtigungsfunktion Bei der Erstregistrierung am des bea ist es möglich, EMailAdressen zu hinterlegen, um automatisch über informiert zu werden. Aus Sicherheitsgründen gungsemail keine weiteren Informationen über die konkret eingegangene erst nach Anmeldung im bea entschlüsselt. Nachrichten weiterverarbeiten können direkt beantwortet beapostfach weitergeleitet werden. Zudem ist das möglich. Nachrichten markieren und kommentieren können ebenso wie Entwürfe für die kanzleiinterne Arbeitsorganisation mit Markierungen, Etiketten und Kommenkönnen beispielsweise noch farblich markiert oder einer beigefügt werden. Nachrichten versenden bea sind bereits alle Gerichhinterlegt, die über das bea erreicht werden können. werden. Auch die Angabe des eigenen Aktenzeichens und des gerichtlichen Aktenzeichens ist möglich. nicht größer als 30 MB sein geplant. Der erfolgreiche Versand Versender angezeigt. Zudem damit nachweisbar. 10 Einfach zu bedienen
Elektronisch signieren Bis zum 31.12.2017 müssen tronischen Signatur Nachrichten exportieren Die im bea eingegangenen und ausgedruckt werden. verwalten als Postfachinhaber anderen Personen, beispielsweise Mitarbeitern oder Kolle prozessual wirksam sind. Die Signatur kann mit der beakarte Signatur oder einer anderen Signaturkarte erzeugt werden. Ab 2018 tritt der neue 130a ZPO in Kraft, dann Dokumente auch ohne elektronischen Signatur bei Gericht einreichen, sofern Versand bzw. Empfangszeit kann den Speicherort für die Ist das bea in Kanzleisoftware in eine elektronische Aktenführung integrieren. Dazu gibt es einen Katalog fugnissen, die einzeln oder der Möglichkeit, lediglich den Posteingang sehen zu selbst Berechtigungen zu abgestufte Berechtigungen z.b. für die Bearbeitung Dazu muss er sich mittels der beakarte sicher an seinem beapostfach anmelden. Auch weiterhin können Post sollte deshalb wie beim Briefkasten alsbald entnom ausgedruckt und im Postfach gelöscht werden. Arbeitsteilung kann also durch das bea abgebildet werden. elektronisch signierte den, etwa durch Mitarbeiter Aktuelle Informationen und praktische Tipps www.brak.de/newsletter 11
Sicherheit schwiegenheit und Vertrauen. Das muss auch in der digitalen Kommunikation ge meldung im System über die Übertragung Stand gehalten werden, garantieren, dass Der Zugang zum beasystem erfordert die mit einer speziellen, personalisierten Sicherheitskarte der beakarte. Diese Karte erhalten ausschließlich in Deutschland zugelasse wendung (oder aus einer Kanzleisoftware, bea anmeldet. Benutzerkonto angelegt werden. Danach muss der Mitarbeiter sich registrieren und einen SicherheitsToken (z.b. eine beakarte 12 Sicherheit
Verschlüsselte Übermittlung Die sichere Übermittlung bea, anders als bei gewöhnlichen EMailProgrammen, durch eine EndezuEndeVerdem Ausgangscomputer len unsichtbar. Über das ausschließlich Sender und nierten Hackern nicht manipuliert oder gelesen werden. Kein Dritter auch nicht die oder der Systemadministra Sicherer Datentransfer Das beasystem ist so kon pünktlich ankommen unabder Auslastung des Systems. Mehrere Hochleistungsser Standorte in Deutschland, trotzdem einmal technische Probleme auftreten sollten, kann mithilfe eines lückenlowerden eine sichere Grund zungsantrag nötig werden sollte. Deutscher Datenschutz Der Datenschutz genießt bei Entwicklung und Betrieb des beasystems den höchsten in Deutschland und unterliegen damit den strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts und der (ab.de 13
Technische Anforderungen beakarte meldung am beasystem benötigt man eine spezielle Chipkarte, die beakarte, die bei Computer und Internetverbindung dert werden. Am bea anmelden kann man elektronischen Signatur benötigt man eine Si Mit ihr kann man sich am bea anmelden und arbeiter benötigen zur Anmeldung am bea Kartenlesegerät elektronischen Übersendung zum Gericht erlauben die Verfahrensordnungen (z.b. Browser oder Kanzleisoftware wendung entwickelt, die keiner umfangreichen Installation bedarf und einfach über die Internetadresse https://beabrak.de erreichbar ist. Das bea kann auch über eine Kanzleisoftware genutzt werden, die das bea integriert. sondere Anforderungen an das Kartenlesege Signaturen erzeugt werden sollen: Dazu muss Drucker und Scanner land für die Signaturerzeugung zugelassen Dateigröße und damit einen einfacheren Ver zuladen, ist ein Kartenleser mit Tastatur und manfurbea. 14 Technische Anforderungen
beakarte und Erstregistrierung registrierung erfordert aus Sicherheitsgründen vier einfache Schritte: 1 2 3 4 https://beabrak.de ein kleines Sicherheitsprogramm, die bea Client Security, auf dem eigenen Computer installiert werden. führt wurde, kann die Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach Sicherheitsfrage angelegt werden. 15
Infos und Hilfe zum bea Fragen zur beakarte? Unter www.bea.bnotk.de hat die Bundesnotar Antworten zusammengestellt. Support unter bea@bnotk.de. Bitte beachten: Die Bundesnotarkammer kann keine Auskünfte zum beapostfach selbst und zu Produkten anderer Anbieter geben. Fragen zur Nutzung des bea? Antworten: www.bea.brak.de. und praktischen Tipps: www.brak.de/newsletter. Den beaanwendersupport: beaservicedesk@atos.net.