SaaS - Leistungsbeschreibung 1 Allgemein... 3 1.1 Produkte... 3 1.2 Helpdesk / Störungsmeldung... 3 1.3 Rechenzentrum... 3 2 Hosted Exchange & BlackBerry... 4 2.1 Warum Hosted Exchange & BlackBerry?... 4 2.1.1 Einsparung von Kosten... 4 2.1.2 Steigerung der Produktivität... 4 2.1.3 Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance... 4 2.2 Features... 4 2.2.1 Server... 4 2.2.2 Postfach... 4 2.2.3 Viren- und Spamschutz... 4 2.2.4 Split Domain... 4 2.2.5 Gruppenfunktionalität... 4 2.2.6 Outlook-Access (RPC over HTTPS)... 5 2.2.7 ActiveSync / MS-Direkt Push... 5 2.2.8 Outlook-Web-Access (OWA)... 5 2.2.9 BlackBerry... 5 2.3 Postfach Pakete... 5 2.4 Sonstiges... 5 2.4.1 Administration der User... 5 2.4.2 Backup / Rücksicherung eines Postfaches... 5 2.4.3 Berechnung... 5 2.4.4 Vertragslaufzeit... 6 2.4.5 Demo-Accounts... 6 3 Hosted Dynamics CRM... 7 3.1 Warum Hosted Dynamics CRM... 7 3.2 Features... 7 3.3 Dynamics Pakete... 7 3.3.1 Hosted Dynamics CRM... 7 3.3.2 Dynamics CRM - Grundlagenschulung... 7 3.3.3 Dynamics CRM - Service... 7 3.4 Sonstiges... 7 3.4.1 Administration der User... 7 3.4.2 Backup / Rücksicherung... 7 3.4.3 Berechnung... 7 3.4.4 Vertragslaufzeit... 7 3.4.5 Demo - Accounts... 7 4 Hosted SharePoint... 8 4.1 Warum Hosted SharePoint... 8 4.1.1 Verbessern der Teamproduktivität mit benutzerfreundlichen Tools für die Zusammenarbeit... 8 4.1.2 Bequemes Verwalten von Dokumenten und Sicherstellen der Integrität von Inhalten... 8 4.1.3 Kurze Einarbeitungszeit... 8 4.1.4 Bereitstellen von auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmten Lösungen... 8 4.1.5 Schnelles und leichtes Erstellen einer Zusammenarbeitsumgebung... 8 4.1.6 Reduzieren der Komplexität beim Sichern von Unternehmensinformationen... 8 4.1.7 Bereitstellen von komplexen Kontrollmöglichkeiten zum Sichern von Unternehmensressourcen... 8 4.1.8 Eine neue Ebene der Dateifreigabe durch robuste Speicherfunktionen... 8 4.1.9 Einfaches Skalieren der Zusammenarbeitslösungen zum Anpassen an die Anforderungen des Unternehmens... 8 4.1.10 Bereitstellen einer kosteneffizienten Grundlage für das Erstellen von webbasierten Anwendungen... 8 4.2 Features... 9
4.2.1 Zusammenarbeit... 9 4.2.2 Informationsmanagement... 9 SaaS - Leistungsbeschreibung Seite 1
4.3 SharePoint Pakete 9 4.4 Sonstiges... 10 4.4.1 Administration... 10 4.4.2 Berechnung... 10 4.4.3 Vertragslaufzeit... 10 5 Spam- und Virenschutz... 11 5.1 Funktionsweise... 11 5.1.1 Tägliche Spam-Quarantäne-Benachrichtigung... 11 5.1.2 Zugriff auf die Spam-Quarantäne... 11 5.1.3 Bearbeiten von Nachrichten in der Spam-Quarantäne... 11 5.1.4 Automatische Entfernung älterer Nachrichten aus der Quarantäne... 11 5.1.5 Eine Benachrichtung pro E-Mail-Adresse... 11 5.2 Technik... 11 5.2.1 Größtes Netzwerk zur Analyse des weltweiten E-Mail-Verkehrs... 11 5.2.2 Reputationsfilterung als äußerer Schutzwall... 11 5.2.3 Mehrstufiges Filtersystem hält über 98% des Spams zurück... 11 5.2.4 Sophos Anti-Virus: Wirksamer Schutz gegen bereits bekannte Viren... 11 5.3 Sonstiges... 12 5.3.1 Administration... 12 5.3.2 Berechnung... 12 5.3.3 Vertragslaufzeit / Abnahmemenge... 12 6 E-Mail Archivierung... 13 6.1 Warum E-Mail Archivierung... 13 6.1.1 Revisionssicherheit... 13 6.1.2 Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup... 13 6.2 Features... 13 6.2.1 Allgemein... 13 6.2.2 Archivierung... 13 6.2.3 Zugriff... 13 6.2.4 Speicher... 13 6.2.5 Service Level... 13 6.3 E-Mail Archivierung Paket... 14 6.4 Sonstiges... 14 6.4.1 Administration... 14 6.4.2 Berechnung... 14 6.4.3 Vertragslaufzeit / Abnahmemenge... 14 7 Webfilter... 15 7.1 Warum Webfilter... 15 7.1.1 Sicherer Internetzugang... 15 7.1.2 Geregelter Internetzugang... 15 7.2 Administration... 15 7.3 Webfilter Packet... 15 7.4 Sonstiges... 15 7.4.1 Berechnung... 15 7.4.2 Vertragslaufzeit... 16
1 Allgemein Die SaaS (Software as a Service) Plattform bietet einen Komplettservice im Bereich der gehosteden Kommunikation sowohl für Endkunden als auch für Reseller. Geeignet ist dieser Service für Unternehmen, die hohe Kosten für Lizenzen, Serverhardware, Konfiguration und Systemwartung scheuen, aber dennoch auf hochmoderne Lösungen nicht verzichten wollen. 1.1 Produkte Die SaaS Plattform beinhaltet zurzeit folgende Dienste, welche permanent in ihren Funktionen erweitert und durch zusätzliche Services ergänzt werden: Hosted Exchange & BlackBerry Hosted SharePoint Spam- und Virenschutz E-Mail Archivierung 1.2 Helpdesk / Störungsmeldung Einen Helpdesk für alle Fragen rund um die SaaS-Plattform ist unter der E-Mail-Adresse info@itformatic.comerreichbar. Störungen können ebenfalls per E-Mail oder telefonisch (Montags bis Freitags von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr) gemeldet melden. 1.3 Rechenzentrum Die SaaS Plattform steht in Hochsicherheitsrechenzentren, welches folgende Leistungsmerkmale enthalten: Zutrittskontrolle, Kameraüberwachung für Innen- und Außenanlagen, Einbruchmeldeanlage, Klimatechnik, Brandmeldeanlage, unterbrechungsfreie Stromversorgung, mehrstufige Netzwerksicherheit durch Demilitarisierte Zonen, umfangreicher Virenschutz auf allen betriebenen Systemen.
2 Hosted Exchange & BlackBerry In den letzten beiden hrzehnten hat sich die elektronische Nachrichtenübermittlung zu einer der wichtigsten Kommunikationsmethode für Unternehmen aller Größenordnungen entwickelt. Große Anteile betrieblicher Prozesse werden zusehends über E-Mail abgewickelt und verlangen nach professionellen Lösungen, die Mobilität, Funktionalität und Flexibilität in den Vordergrund stellen. Mit dem Produkt Hosted Exchange & BlackBerry bieten wir eine moderne Bürokommunikationslösung, welche auf den Programmen MS-Outlook, MS-Exchange und BlackBerry Enterprise Server basiert. Die Lösung bietet die Möglichkeit von überall auf Welt auf Informationen zuzugreifen, die sowohl für die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens, als auch für die mit Kunden und Partnern, benötigt werden. Alle E- Mails, Kontakte, Termine oder das Firmenadressbuch stehen stets aktuell und konsistent zur Verfügung. Ob auf Geschäftsreisen, im Internet- Cafe, beim Kundenbesuch oder bei der Arbeit von zu Hause, die Mitarbeiter nehmen Ihr Büro einfach mit! Ganz flexibel und jederzeit verfügbar. Weltweit. 2.1 Warum Hosted Exchange & BlackBerry? 2.1.1 Einsparung von Kosten Eine gehostede Lösung bietet Ihnen sowohl einen deutlichen Kostenvorteil, als auch eine deutlich höhere Flexibilität gegenüber einer selbst betriebenen Exchange- und BlackBerry Umgebung. Sie haben z.b. keinerlei einmalige Kosten für die Beschaffung von Server-Hardware, Backup-Systeme, Software-Lizenzen und Erstinstallation. Weiterhin sparen Sie sich die monatlich wiederkehrenden Kosten für Betrieb, Wartung, Service und Virenschutz. Eine Erweiterung der Hardware ist auch bei wachsender Nutzeranzahl nicht erforderlich. Bei einer gehosteden Lösung bezahlen Sie nur das, was Sie auch tatsächlich nutzen. Vollkommen unabhängig davon, wie stark sich die Useranzahl in Ihrem Unternehmen verändert. 2.1.2 Steigerung der Produktivität Ihre User können überall und jederzeit E-Mails bearbeiten, Kontakte finden, Termine verwalten und Aufgaben definieren. Sei es am Arbeitsplatz, von zu Hause oder unterwegs, Hosted Exchange & BlackBerry bietet die Möglichkeit, alle Outlook Funktionalitäten in jeder Situation zu nutzen und überall auf stets aktuelle Daten zugreifen zu können. Jederzeit und überall. 2.1.3 Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance Der Betrieb in einem Hochsicherheitsrechenzentrum mit redundanten Servern und Internetanbindungen, der ausgefeilte Viren- und Spamschutz Mechanismus sowie die zentrale Datensicherung (4 x täglich) sind ausschlaggebend, für eine Höchstmaß an Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance unserer Systeme. 2.2 Features 2.2.1 Server Die Exchange-Server stellen die Zentrale der Unternehmenskommunikation dar und befinden sich in einem Hochleistungs-Rechenzentrum. Sie speichern sämtliche Daten wie z.b. E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte, welche je nach Bedarf und Berechtigung den einzelnen Clients / User zur Verfügung gestellt werden. Für Unternehmen, die zurzeit eigene Kommunikationsserver betreiben (z.b. Lotus Notes oder Novell), bieten wir eine vollständige Migration bzw. Datenübernahme an. Die Komplettlösung besteht aus mehreren, redundant konfigurierten Servern. Weiterhin kommen Switche, Router und Firewalls führender Hersteller zum Einsatz. Die Plattform ist mehrfach redundant an das Internet angebunden. 2.2.2 Postfach Den einzelnen Postfächern sowie dem öffentlichen Ordner werden je nach Packet definierte Speichergrößen zugewiesen, welche auf Wunsch jederzeit erweitert werden können. Alias-Adressen, welche neben der primären Adresse noch zusätzlich verwendet werden möchten, können kostenlos mitbestellt werden. Die maximale Größe von Attachments beträgt 30MB. 2.2.3 Viren- und Spamschutz Der komplette eingehende Mailverkehr wird durch Viren- und Spamfilter geprüft, welche mehrfach täglich auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Spamtrefferquote des Systems beträgt 98%. Mails welche als Spam erkannt werden, werden gekennzeichnet und bei der Zustellung in den Junk-Mail-Folder verschoben. Die mit Viren befallenen Mails werden vom Server sofort gelöscht. 2.2.4 Split Domain Das Feature Split Domain ermöglicht Ihnen, nur ein Teil Ihrer User auf unser System zu migrieren. Alle andern User können wie bisher über das bereits bestehendes E-Mail System arbeiten. Hierbei ist das Versenden von E-Mails ohne weitere Einstellungen sowohl über Outlook als auch über Outlook-Web-Access möglich. Um E-Mails empfangen zu können ist es notwendig, eine Weiterleitung an eine entsprechende Weiterleitungsadresse ein zu richten. Dies geschieht beim bisherigen Mailprovider. Alternativ kann die Zustellung der Mails natürlich auch per MX-Record erfolgen. Hierbei werden alle Mails, welche an eine bestimmte Domain gesendet werden, automatisch an den Exchange- Server weitergeleitet. 2.2.5 Gruppenfunktionalität Auf Basis der Gruppenfunktionalität besteht die Möglichkeit, eigene Ordner (z.b. E-Mail, Terminkalender, Kontakte, Aufgaben ) für andere Mitarbeiter freizugeben. So kann z.b. das Sekretariat ohne größeren Aufwand die Urlaubsplanung der Firma, die Terminverwaltung von einzelnen Mitarbeitern oder die für alle notwendigen Adressbücher koordinieren und pflegen. Über den öffentlichen Ordner können zudem Dateien verwaltet und für einzelne Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Weiterhin können Sie kostenlos, Gruppen E-Mail Adressen (z.b.
support@, info@ ) definieren. Nachrichten an eine solche Adresse, werden dann an alle Gruppenmitglieder zugestellt. SaaS - Leistungsbeschreibung Seite 4
2.2.6 Outlook-Access (RPC over HTTPS) Der Zugriff via RPC over HTTPS ist ab Windows XP (SP2) möglich. Zusätzlich zu den bekannten Outlook Funktionen, stehen die bereits beschriebenen Gruppenfunktionalitäten vollständig zur Verfügung. Für User, die zurzeit ein Stand-allone Outlook betreiben, bieten wir eine vollständige Migration bzw. Übernahme der Daten an. 2.2.7 ActiveSync / MS-Direkt Push Mit ActiveSync besteht die Möglichkeit, seine E-Mails und Daten mit einem Mobiltelefon abzurufen. Voraussetzung hierfür ist ein Gerät, welches ActiveSync unterstützt sowie über einen Internetzugang verfügt (z.b. iphone, HTC ). Weiterhin wird der MS-Direct-Push-Service unterstützt, welcher E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben automatisiert an mobile Endgeräte weiterleitet (push). 2.2.8 Outlook-Web-Access (OWA) Mit dem Outlook-Web-Access können Sie von jedem PC mit Internetzugang auf Ihre E-Mails und Daten zugreifen, und diese auch bearbeiten. Der Zugriff erfolgt verschlüsselt (128bit SSL) via Internet-Browser über eine Webseite und ist mit Username und Passwort geschützt. Das look and feel entspricht dem von Outlook. 2.2.9 BlackBerry Der BlackBerry Enterprise Server (BES) befindet sich ebenfalls im Hochsicherheitsrechenzentrum und arbeitet unmittelbar mit dem Exchange-Server zusammen, was eine zeitnahe und stabile Bereitstellung des BlackBerry - Access ermöglicht. Der BlackBerry-Access ist eine drahtlose Messaging Erweiterung, die vollständig in das Postfach integriert ist. Neu eingetroffene E-Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte werden somit direkt mobil auf dem Endgerät angezeigt und könnten dort bearbeitet werden. Das Einwählen und das Synchronisieren des Postfachs von Unterwegs entfällt damit. Mit dem BlackBerry-Access ist der Kunde innerhalb des GPRS/UMTS Netzwerks des beauftragten Mobilfunkproviders permanent online. Sämtliche E-Mails und PIM Daten (Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen) bleiben auf der gesamten Strecke zwischen dem BlackBerry Endgerät und dem Postfach durch den Einsatz von Verschlüsselungsalgorithmen (3DES, AES) vertraulich. Für den Betrieb von BlackBerry-Access ist nutzerseitig ein entsprechender Datenvertrag eines Mobilfunkproviders notwendig. 2.3 Postfach Pakete Um verschiedene Anforderungen abdecken zu können, bieten wir 2 Hosted Exchange & BlackBerry Pakete an. Basic Premium Postfachspeicher 1000 MB 3000 MB Öffentliche Ordner (pro Kunde) 1000 MB 1000 MB Spam & Virenschutz Outlook Web Access POP3 / IMAP BlackBerry Nein Optional ActiveSync / MS-Direkt Push Nein RPC over HTTPS Nein Groupware Nein Outlook Lizenz Nein Optional Datensicherung 4 x täglich 4 x täglich Kostenlose SharePoint Seite (10 MB) 2.4 Sonstiges 2.4.1 Administration der User Die Administration der einzelnen User kann entweder seitens ITformatic oder durch einen Administrator des Kunden erfolgen. Hierfür steht eine webbasierte Oberfläche zur Verfügung (Control Panel), in der die einzelnen Konfigurationen (z.b. User anlegen / löschen, Namen ändern, Passwort zurücksetzten, Speichergröße festlegen...) vorgenommen werden können. 2.4.2 Backup / Rücksicherung eines Postfaches Es wird 4 x tägliche ein Backup aller Mailboxen durchgeführt. Dieses Backups werden 7 Tage aufbewahrt. Eine zeitnahe Rücksicherung im Datenverlustfall ist somit jederzeit möglich. Zusätzlich werden gelöschte Elemente innerhalb eines Gelöschte Objekte Ordners 30 Tage zwischengespeichert. Erst wenn Elemente aus diesem Ordner ebenfalls gelöscht werden, kommt die Rücksicherung eines Postfaches zum Tragen. In diesem Fall werden Mailboxinhalte oder einzelne Elemente von der Datensicherung in das Postfach zurück gespielt. 2.4.3 Berechnung
Die Rechnungsstellung erfolgt rückwirkend und monatlich. Berechnet wird die Anzahl der Postfächer bzw. BlackBerry s, welche am letzten Tag eines Monats gebucht sind. Der erste anteilige Monat wird nicht berechnet. SaaS - Leistungsbeschreibung Seite 5
2.4.4 Vertragslaufzeit Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat und ist ohne Frist zum Monatsende kündbar. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht. 2.4.5 Demo-Accounts Demo Accounts können jederzeit auf unserer Webseite angefordert werden und stehen mit vollem Funktionsumfang 30 Tage ohne Berechnung zur Verfügung. Auf Wunsch können diese Accounts in reguläre Accounts umgewandelt werden.
3 Hosted Dynamics CRM Microsoft Dynamics CRM 4.0 hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen, die Beziehungen zu Ihren Kunden und die dahinterstehenden Prozesse zu gestalten und effektiv zu verwalten. Entscheidend für eine effektive Kundenverwaltung ist eine 360 Grad Übersicht über Ihre Kundenprozesse - und genau diese Übersicht bieten wir Ihnen mit der Kombination von Dynamics CRM 4.0 und den auf maßgeschneiderten Integrationsdienstleistungen. 3.1 Warum Hosted Dynamics CRM Ob Klein(st)unternehmen oder Mittelstand, die Einführung eines CRM-Systems, welches inhouse betrieben und gewartet wird, ist sehr kostenintensiv und komplex. Bei einem Hosting - System übernehmen wir die gesamte Einrichtung, Wartung und Datensicherheit. Zudem stehen wir Ihnen jederzeit per Telefon oder E-Mail für Supportfragen zur Verfügung. Es fallen keinerlei Setup- bzw. Initialisierungsgebühren an und innerhalb von 24 Stunden steht Ihnen der Service komplett zur Verfügung. 3.2 Features Kundenstammdatenverwaltung Kontakte, Firmen, Aktivitäten, Kundenüberblick, Materialverwaltung Vertriebsmanagement Kundenakquise, Interessentenmanagement, Verkaufschancenverwaltung, Mitbewerbercontrolling, Produktverwaltung, Vertriebsdokumentation, Steuerung von Vertriebsaktivitäten Marketingsteuerung Marketingkampagnen, Telefonaktionen und E-Mailkampagnen, Callcentersteuerung, effektives Direktmarketingtool Kundenservicemanagement Anfragenverwaltung, Beschwerdemanagement, Servicevertragsverwaltung, Wissensdatenbank, Außendienst Einsatzplanung, Kundenportal, Online Anfragenerfassung 3.3 Dynamics Pakete 3.3.1 Hosted Dynamics CRM Mit dem Hosted Dynamics CRM Paket steht Ihnen der komplette Funktionsumfang des Services inkl. verschlüsseltem Zugang sowie 3GB Speicherkapazität zur Verfügung. 3.3.2 Dynamics CRM - Grundlagenschulung Während dieser eintägigen Schulung vermitteln wir Ihnen sämtliche Grundlagen rund um das Thema Dynamics CRM. Die Schulung findet bei Ihnen vor Ort statt und ist auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen angepasst. 3.3.3 Dynamics CRM - Service Der Dynamics CRM - Services beinhaltet sowohl einen Telefon- als auch E-Mailsupport mit einer festen Reaktionszeit von 4 Stunden innerhalb der normalen Geschäftszeiten. Die Nutzung des Services erfolgt seitens des Kundenadministrators, welcher die Anfragen der User sammelt und weiterleitet. Voraussetzung für die Nutzung des Services ist eine Grundlagenschulung. 3.4 Sonstiges 3.4.1 Administration der User Die Administration der einzelnen User kann entweder seitens ITformatic oder durch einen Administrator des Kunden erfolgen. Hierfür steht eine webbasierte Oberfläche zur Verfügung (Control Panel), in der die einzelnen Konfigurationen (z.b. User anlegen / löschen, Namen ändern, Passwort zurücksetzten, Speichergröße festlegen...) vorgenommen werden können. 3.4.2 Backup / Rücksicherung Es wird 4 x tägliche ein Backup aller Mailboxen durchgeführt. Dieses Backups werden 7 Tage aufbewahrt. Eine zeitnahe Rücksicherung im Datenverlustfall ist somit jederzeit möglich. 3.4.3 Berechnung Die Rechnungsstellung erfolgt rückwirkend und monatlich. Berechnet wird die Anzahl der User, welche am letzten Tag eines Monats gebucht sind. Der erste anteilige Monat wird nicht berechnet. 3.4.4 Vertragslaufzeit Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat und ist ohne Frist zum Monatsende kündbar. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht. 3.4.5 Demo - Accounts Demo - Accounts können jederzeit auf unserer Webseite angefordert werden und stehen mit vollem Funktionsumfang 30 Tage ohne Berechnung zur Verfügung. Auf Wunsch können diese Accounts in reguläre Accounts umgewandelt werden.
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4 Hosted SharePoint Mit Microsoft SharePoint optimieren Sie die Zusammenarbeit von Usern unter einer Weboberfläche. Neben einer gemeinsamen Daten- und Informationsablage bietet das Groupware-Tool Funktionen wie Wissensmanagement (Wikis), Termin-, Kontakt-, und Aufgabenverwaltung, Supportforen uvm. Der Zugriff auf die jeweiligen Daten erfolgt über einen Webbrowser, den Windows Explorer oder Outlook. 4.1 Warum Hosted SharePoint 4.1.1 Verbessern der Teamproduktivität mit benutzerfreundlichen Tools für die Zusammenarbeit Bringen Sie Benutzer und die Informationen und Ressourcen, die sie benötigen, zusammen. Die Benutzer können Teamarbeitsbereiche erstellen, Kalender koordinieren, Dokumente organisieren und wichtige Benachrichtigungen und Aktualisierungen über die Kommunikationsfeatures empfangen, z. B. Ankündigungen und Warnungen sowie die neuen Vorlagen zum Erstellen von Blogs und Wikis. Unterwegs können die Benutzer die praktischen Funktionen für die Offlinesynchronisierung verwenden. 4.1.2 Bequemes Verwalten von Dokumenten und Sicherstellen der Integrität von Inhalten Durch die erweiterten Funktionen für die Dokumentverwaltung, u.a. die Option zum Aktivieren eines erforderlichen Auscheckens für ein Dokument vor der Bearbeitung, die Möglichkeit zum Anzeigen von Überarbeitungen an Dokumenten und Wiederherstellen von älteren Versionen und die Kontrolle durch Festlegen von Sicherheit auf Dokument- und Elementebene, kann mit Windows SharePoint Services die Integrität von Dokumenten sichergestellt werden, die auf Teamwebsites gespeichert sind. 4.1.3 Kurze Einarbeitungszeit Zu den Verbesserungen der Benutzeroberfläche in Windows SharePoint Services 3.0 gehören erweiterte Ansichten und Menüs, die die Navigation auf und zwischen SharePoint-Websites erleichtern. Durch die Integration mit vertrauten Produktivitätstools, z. B. Programmen in Microsoft Office System, können die Benutzer schnell mit der Arbeit beginnen. Die Benutzer können z. B. Arbeitsbereiche erstellen, Dokumente veröffentlichen und bearbeiten und Kalender auf SharePoint-Websites anzeigen und aktualisieren und dabei in Dateien und Programmen des Microsoft Office System arbeiten. 4.1.4 Bereitstellen von auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmten Lösungen Standardarbeitsbereiche in Windows SharePoint Services können bequem implementiert werden, und Organisationen, die eine benutzerdefiniertere Bereitstellung benötigen, können mit Anwendungsvorlagen schnell bestimmte Geschäftsverfahren oder Gruppen von Aufgaben bearbeiten. 4.1.5 Schnelles und leichtes Erstellen einer Zusammenarbeitsumgebung Windows SharePoint Services ist leicht zu verwalten und zu skalieren. So können IT-Abteilungen mit geringem Verwaltungsaufwand schnell eine Zusammenarbeitsumgebung bereitstellen von Konfigurationen mit einem Server bis hin zu robusteren Unternehmenskonfigurationen. Da die Bereitstellungseinstellungen flexibel geändert werden können, ist weniger Zeit für die Planung erforderlich, und die Unternehmen können noch schneller mit der Umgebung arbeiten. 4.1.6 Reduzieren der Komplexität beim Sichern von Unternehmensinformationen Windows SharePoint Services stellt für IT-Abteilungen erweiterte administrative Kontrolle bereit, um die Sicherheit von Informationsressourcen zu steigern und gleichzeitig die Kosten und den Aufwand für Websitebereitstellung, Websiteverwaltung und Support zu senken. Profitieren Sie von der optimierten Kontrolle für die Lebenszyklusverwaltung von Websites, Websitemitgliedschaften und - berechtigungen sowie Speicherbegrenzungen. 4.1.7 Bereitstellen von komplexen Kontrollmöglichkeiten zum Sichern von Unternehmensressourcen IT-Abteilungen können nun Berechtigungen sogar auf Dokument- oder Elementebene festlegen, und Websitemanager, Teams und andere Arbeitsgruppen können Self-Service-Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit und Aufgaben innerhalb dieser vordefinierten Parameter initiieren. Durch neue Features kann die IT-Abteilung Top-Down-Richtlinien festlegen, um die Inhaltswiederherstellung und die Websiteverwaltung für Benutzer, Gruppen und Teamarbeitsbereiche zu verbessern. 4.1.8 Eine neue Ebene der Dateifreigabe durch robuste Speicherfunktionen In Windows SharePoint Services werden Features für das Speichern und Abrufen von Dokumenten für Arbeitsbereiche bereitgestellt, z. B. Funktionen für Einchecken/Auschecken, Versionsverlauf, benutzerdefinierte Metadaten und anpassbare Ansichten. Zu den neuen Features in Windows SharePoint Services gehören eine erweiterte Papierkorbfunktion für das einfachere Wiederherstellen von Inhalten sowie Verbesserungen bei Sicherung und Wiederherstellung. 4.1.9 Einfaches Skalieren der Zusammenarbeitslösungen zum Anpassen an die Anforderungen des Unternehmens Mit einem Webbrowser oder den Befehlszeilenfunktionen können Sie Windows SharePoint Services bequem verwalten und konfigurieren. Verwalten Sie Serverfarmen, Server und Websites mit Microsoft.NET Framework. Hiermit können Sie eine Reihe von Angeboten für benutzerdefinierte Verwaltungslösungen und Lösungen von Drittanbietern verwenden. 4.1.10Bereitstellen einer kosteneffizienten Grundlage für das Erstellen von webbasierten Anwendungen Windows SharePoint Services stellt ein gemeinsames Framework für die Dokumentverwaltung und Zusammenarbeit bereit, auf dessen
Grundlage flexible und skalierbare Webanwendungen und Internetsites erstellt werden können, die perfekt auf die Anforderungen der SaaS - Leistungsbeschreibung Seite 8
Organisation abgestimmt sind. Durch die Integration mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 werden diese Funktionen erweitert, um unternehmensweite Funktionen für Datensatzverwaltung, Suche, Workflows, Portale, personalisierte Websites und mehr bereitzustellen. 4.2 Features Neben den hier beschriebenen Features bietet Microsoft zusätzlich 40 Anwendungsvorlagen an, welche auf die Anforderungen bestimmter Geschäftsprozesse oder Aufgabensätze für Organisationen jeder Größe ausgelegt sind. 4.2.1 Zusammenarbeit SharePoint ermöglicht Ihnen die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Daten. Hierbei wird der administrative Aufwand der Datenpflege um ein vielfaches vereinfacht und gleichzeitig die Effektivität und Flexibilität der Zusammenarbeit im Team erhöht. Benachrichtigung - Lassen Sie sich von SharePoint automatisiert über Änderungen an Dokumenten, Kalendereinträgen, Aufgaben und vielen weiteren Elementen informieren und sind Sie somit immer up to date. Aufgaben Manager - Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter eine Liste der zu bearbeitenden Aufgaben und legen Sie Priorität und Fälligkeit fest. Über SharePoint können Sie sich jederzeit über den Status und Fortschritt informieren. Ankündigungen - Verwenden Sie SharePoint für wichtige Ankündigungen oder Nachrichten. Ihre Mitarbeiter sind somit jederzeit bestens informiert und immer auf dem neuesten Stand. Foren - Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein Forum für z.b. Diskussionen oder Wissens- und Meinungsaustausch und fördern Sie somit zusätzlich die Zusammenarbeit im Team bzw. schaffen Sie eine Plattform zum Sammeln von Ideen. Kalender - Verwalten Sie gemeinsame Termine von z.b. Projekten, Urlaub oder Schulungen einfach über für jeden zugängliche Kalender und vereinfachen Sie somit die Verwaltung um ein vielfaches. Kontakte - Verwalten Sie gemeinsame Kontakte von z.b. Kunden oder Lieferanten einfach über für jeden zugängliche Kontaktordner und vereinfachen Sie somit die Verwaltung um ein vielfaches. 4.2.2 Informationsmanagement Jederzeit Zugriff auf die Informationen zu haben die man gerade benötigt, kann Ihnen im Vergleich zu anderen Unternehmen oftmals den entscheidenden Vorteil bringen. Zudem vereinfacht das SharePoint Informationsmanagement die Effektivität der Arbeit und verhindert das Verlorengehen wichtiger Daten. Dokumenten - Bibliotheken - Binden Sie einfach mit Hilfe von Netzlaufwerken Ihre SharePoint Dokumenten-Bibliotheken in Ihre Betriebssystemumgebung ein und bearbeiten Sie Ihre Daten von überall auf der Welt einfach über den Windows Explorer, einen Internet Browser oder Outlook. Lassen Sie sich auf Wunsch sämtliche Änderungen oder Versionen der verschiedenen Dokumente anzeigen und nutzen Sie zum Finden bestimmter Informationen die enthaltene Suchfunktion. Blogs - Verwenden Sie die Blog-Funktion als eine Art Zeitschrift. Ihre Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, aktuelle Dinge die Ihnen wichtig erscheinen zu posten und somit anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Wiki - Fassen Sie das Wissen Ihres Unternehmens in Wikis zusammen und ermöglichen Ihren Mitarbeitern und Kunden somit den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. Über entsprechende Zugriffsrechte können sie einzelne Daten für spezielle User freigeben bzw. sperren. Helpdesk / Callcenter - Mitarbeiter können hier Serviceanforderungen seitens Ihrer Kunden von der Problemidentifikation bis hin zur Ursachenanalyse verwalten. Auf rollenbasierten Dashboards werden die Informationen für jede Serviceanforderung angezeigt. Mit Hilfe einer Knowledge Base lassen sich verwandte Dokumente und Elemente abrufen, die zur Lösung vergangener Probleme verwendet wurden. Zusätzlich kann z.b. eine durchschnittliche Lösungszeit oder ein Leistungsverlauf angezeigt werden. Office Integration - Sämtliche SharePoint Daten lassen sich in die bekannten Office - Anwendungen wie z.b. Excel, Word oder PowerPoint integrieren und auch bearbeiten. Weiterhin ist eine Synchronisation von z.b. Kontakten, Kalender, Aufgaben, Dokumenten - Bibliotheken uvm. mit MS-Outlook möglich. Durch Verwendung des Cache Modus können Sie die Daten sogar offline bearbeiten. Bei der nächsten Verbindung mit dem SharePoint Server werden die entsprechenden Daten dann wieder synchronisiert. 4.3 SharePoint Pakete Um verschiedene Anforderungen abdecken zu können, bieten wir 2 Hosted SharePoint Pakete an. Basic Premium Speicherplatz 1000 MB 3000 MB SharePoint Seiten 1 Stück 3 Stück SharePoint Unterseiten Unbegrenzt Unbegrenzt Anzahl der Nutzer Unbegrenzt Unbegrenzt Über 25 Seitenvorlagen Datensicherung 4 x täglich 4 x täglich Freigabe von Ordnern Verwaltungscenter SharePoint Designer 2007 (kostenlos)
4.4 Sonstiges 4.4.1 Administration Die Administration der User kann entweder seitens ITformatic oder durch einen Administrator des Kunden erfolgen. Hierfür steht eine webbasierte Oberfläche zur Verfügung (Control Panel), in der die einzelnen Konfigurationen (z.b. User anlegen / löschen, Namen ändern, Passwort zurücksetzten, Speichergröße festlegen...) vorgenommen werden können. 4.4.2 Berechnung Die Rechnungsstellung erfolgt rückwirkend und monatlich. Berechnet wird die Anzahl der Pakete, welche am letzten Tag eines Monats gebucht sind. Der erste anteilige Monat wird nicht berechnet. 4.4.3 Vertragslaufzeit Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat und ist ohne Frist zum Monatsende kündbar. Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht.
5 Spam- und Virenschutz Der Spam- und Virenschutz bietet ohne Installations- und Konfigurationsaufwand ein Höchstmaß an Schutz und Sicherheit für E-Mails. 5.1 Funktionsweise Eingehende E-Mails, die der Spam- und Virenschutz nicht mit Hilfe des Reputationsfilters direkt abweist, aber dennoch als Spam erkennt, werden automatisch in eine Spam-Quarantäne gespeichert und dem entsprechenden Mail-Server bzw. Mail-Postfach nicht mehr zugestellt. 5.1.1 Tägliche Spam-Quarantäne-Benachrichtigung Täglich gegen 3.00 Uhr wird eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Betreff "Spam Quarantine Notification" an den jeweiligen Postfachnutzer versendet. Die Benachrichtigung enthält eine Auflistung aller E-Mails die seit der letzten Benachrichtigung neu in die Spam-Quarantäne verschoben wurden. 5.1.2 Zugriff auf die Spam-Quarantäne Über einen Link in der E-Mail-Benachrichtung ist es möglich, die Spam-Quarantäne bequem über ein einfaches Web-Interface aufrufen und zu überprüfen, ob es sich bei den ausgefilterten Nachrichten tatsächlich um Spam handelt. In einer Übersicht wird zu jeder E-Mail der Absender, der Betreff, das Datum die Größe und bei Bedarf auch der Nachrichtentext angezeigt. 5.1.3 Bearbeiten von Nachrichten in der Spam-Quarantäne Durch klicken auf die Spaltenüberschriften, kann die Liste der Nachrichten sortiert werden (Von, Betreff, Datum, Größe). Zudem stehen folgende Aktionen zur Verfügung: Nachrichten lesen Nachrichten als "Kein Spam" kennzeichnen (zustellen) Nachrichten löschen (einzelne E-Mails auswählen oder alle löschen) Nachrichten suchen 5.1.4 Automatische Entfernung älterer Nachrichten aus der Quarantäne Ältere E-Mails, die länger als 30 Tage in der Quarantäne liegen, werden automatisch aus der Quarantäne entfernt. Ein einloggen in die Quarantäne ist also nur dann notwendig, wenn eine bestimmte E-Mail vermisst wird. 5.1.5 Eine Benachrichtung pro E-Mail-Adresse Der Spam- und Virenschutz leget für jede E-Mail Adresse eine eigene Spam-Quarantäne an. Sollten mehrere Alias-Adressen zu einem E- Mail-Postfach verwenden werden, so werden auch mehrere Quarantäne-Benachrichtigungen pro Tag (für jede E-Mail-Adresse eine) versendet. 5.2 Technik Die TÜV-zertifizierte E-Mail Security Appliance mit integrierten Anti-Spam und Anti-Viren-Funktionalitäten setz auf einen besonders effektiven Mix von präventiven und reaktiven Filtermechanismen, um der wachsenden Bedrohung durch E-Mails immer einen Schritt voraus zu sein: 5.2.1 Größtes Netzwerk zur Analyse des weltweiten E-Mail-Verkehrs Angebunden ist die Lösung an SenderBase, dem ersten und umfangreichsten Netzwerk zur Beobachtung des weltweiten E-Mail-Verkehrs. Mit mehr als 100.000 teilnehmenden ISPs und Unternehmen erfasst SenderBase Daten von mehr als 30% der weltweit versendeten E-Mails. So verfügt Sie über eine Echtzeit-Datenbank von aktuell kursierenden Sicherheitsbedrohungen und kann diese für die Analyse und Abwehr von Spam-Mails und Viren nutzen. 5.2.2 Reputationsfilterung als äußerer Schutzwall Die patentierte Technik des Reputationsfilters blockiert über 80% der Spam-Mails direkt am Gateway. Mit Hilfe der gesammelten Informationen von SenderBase bewertet Sie anhand von mehr als 110 Parametern die Vertrauenswürdigkeit von E-Mail-Absendern. Aufgrund dieser Daten lassen sich legitime Absender von Spam-Sendern wirkungsvoll unterscheiden und eine exakte Beurteilung von IP-Adressen zum Blocken von Spam wird möglich. 5.2.3 Mehrstufiges Filtersystem hält über 98% des Spams zurück E-Mails, deren Absender-IP vertrauenswürdig erscheint und die somit den Reputationsfilter erfolgreich passieren, werden anschließend durch ein mehrstufiges Filtersystem geschleust und dort auf verschiedenste Spam-Merkmale überprüft. Nachrichten, bei denen dringender Spam- Verdacht besteht, werden in die Spam-Quarantäne verschoben und stehen dort für 30 Tage zum Abruf bereit. Sollte der Anwender eine bestimmte E-Mail vermissen, kann er anhand täglicher Reports oder mit einer Suchfunktion schnell nachsehen, ob sich diese gerade in der Spam-Quarantäne befindet. 5.2.4 Sophos Anti-Virus: Wirksamer Schutz gegen bereits bekannte Viren Der signaturbasierte Virenscanner von Sophos, einem der weltweit führenden IT-Security-Unternehmen, ist als herkömmlicher Virenschutz integriert und entfernt zuverlässig alle Viren für die bereits eine Virensignatur bekannt ist (in der Regel wenige Stunden nach Ausbruch neuer Viren). Sophos Anti-Virus ist TÜV-geprüft und verwendet branchenführende Technologie zur Erkennung und Entfernung von Viren, Würmern,
Trojanern und Spyware. Virus Outbreak Filter: Echtzeit-Erkennung von neuen Viren SaaS - Leistungsbeschreibung Seite 11
Der Virus Outbreak Filter schließt die Lücke zwischen dem Ausbruch eines neuen Virus bis zur Veröffentlichung der passenden Virensignatur durch den Hersteller einer herkömmlichen Antivirenlösungen. Aufgrund der Informationen des SenderBase- Netzwerks, das Anomalien im weltweiten E-Mail-Verkehr aufspürt, erkennt der Virus Outbreak Filter neue Virenausbrüche in Echtzeit. Er überprüft eingehende Nachrichten auf ihr Bedrohungspotenzial, um verdächtige Nachrichten temporär in eine dynamische Quarantäne zu stellen. So ist der Virus Outbreak Filter eine ideale Ergänzung zum herkömmlichen Anti-Virus-Filter von Sophos und erhöht den Schutz vor neuen Bedrohungen erheblich. 5.3 Sonstiges 5.3.1 Administration Die Administration der Domains erfolgt seitens ITformatic. 5.3.2 Berechnung Die Rechnungsstellung erfolgt rückwirkend und monatlich. Berechnet wird die Anzahl der Domains, welche am letzten Tag eines Monats gebucht sind. Der erste anteilige Monat wird nicht berechnet. 5.3.3 Vertragslaufzeit / Abnahmemenge Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monat und ist ohne Frist zum Monatsende kündbar. Die Mindestabnahmemenge beträgt 5 E-Mail Adressen.
6 E-Mail Archivierung Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. Denn in Deutschland schreibt die GDPdU seit 2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail Archivierungsservice unserer SaaS - Plattform macht Compliance bezahlbar. 6.1 Warum E-Mail Archivierung 6.1.1 Revisionssicherheit Konforme E-Mail Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit 6, 10 oder sogar 30 hre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust, die geforderte Unveränderbarkeit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Zudem zeigt sich oft erst im Nachhinein, welche E-Mails zur Dokumentation relevant sind. Der einzelne Mitarbeiter kann diese Entscheidung nicht mit hinreichender Sicherheit treffen. Auch die langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen. 6.1.2 Entlastung des Postfaches und zusätzliches Backup Alte bzw. nicht mehr benötigte E-Mails können bei erfolgter Archivierung aus dem Postfach gelöscht werden. Somit steht wieder zusätzlicher Speicherplatz für neue E-Mails zur Verfügung. Sämtliche E-Mails können jederzeit über das Webinterface des Archivierungsservices eingesehen bzw. auf Wunsch erneut dem Postfach zugestellt werden. Ein versehentliches Löschen von E-Mails ist somit ausgeschlossen. 6.2 Features 6.2.1 Allgemein Der E-Mail Archivierungsservice speichert 100% Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung Unternehmensinterner E-Mails ist ebenfalls gewährleistet. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z.b. nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden. 6.2.2 Archivierung Der E-Mail Archivierungsservice archiviert E-Mails revisionssicher auf seinen eigenen IT-Systemen. Archiviert werden E-Mails, die: a) die durch den Kunden an Dritte verschickt werden (ausgehende externe E-Mails) b) dem Kunden durch Dritte zugeschickt werden (eingehende externe E-Mails) c) unternehmensinterne E-Mails (ein- und ausgehende interne E-Mails) 6.2.3 Zugriff Auf die archivierten E-Mails können autorisierte Benutzer aus dem Internet zugreifen. Archivierte E-Mails können nach bestimmten Kriterien und Inhalten durchsucht werden um bestimmte E-Mails im Archiv ausfindig zu machen. Autorisierte Benutzer können interaktiv die erneute Zustellung archivierter E-Mails veranlassen. Auf schriftliche Anforderung von Berechtigten wird einen speziellen Zugang einrichten, der den Zugriff auf alle archivierten E-Mails eines bestimmten Zeitraums erlaubt (Prüfzugang, z.b. zum Zweck einer Betriebsprüfung). Dieser Zugang wird nach Abschluss einer Prüfung auf Aufforderung wieder aus dem System gelöscht. Berechtigte in diesem Zusammenhang sind vertretungsberechtigte Personen des Eigentümers der betroffenen Mailadressen. 6.2.4 Speicher Das Volumen der Archivierung ist auf 1,2 GByte je Benutzer pro hr begrenzt. Das Volumen wird über alle Benutzer eines Kunden des Partners gemittelt. Über das Inklusivvolumen hinaus gehende Datenvolumen wird gesondert berechnet. 6.2.5 Service Level Der Archivierungsservice garantiert die Verfügbarkeit der archivierten E-Mails für die Dauer von 10 hren ab Ende des hres, in dem die jeweilige archivierte Email versandt bzw. erhalten wurde. Voraussetzung ist die Fortdauer des Vertrags und die Erfüllung der vertraglichen Pflichten durch den Partner/Kunden. Für den Fall der Beendigung dieses Vertrags setzt die fortdauernde Verfügbarkeit den Abschluss eines Anschlussvertrags über die Aufrechterhaltung der Datenspeicherung voraus. Der Archivierungsservice garantiert die Zugriffsmöglichkeit autorisierter Benutzer auf die archivierten E-Mails im Normalfall 24 Stunden am Tag an allen Tagen im hr, im Fall technischer Störungen jedoch spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Anforderung. Ausgenommen sind geplante und angekündigte Wartungszeiten. Die Archivierung genügt den derzeitigen gesetzlichen Auflagen bezüglich der elektronischen Archivierung von E-Mails. ITformatic wird alles in seiner Macht stehende veranlassen, um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen auch im Fall der Änderung dieser Auflagen sicher zu stellen. ITformatic stellt die Geheimhaltung der archivierten Daten und sonstiger im Rahmen der Leistungserbringung bekannt gewordenen geschäftlichen Geheimnissen des Partners/Kunden gegenüber Dritten sicher. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach Ende dieses Vertrags fort.
6.3 E-Mail Archivierung Paket Paket 100% Archivierung aller ein- und ausgehenden sowie internen E-Mails über 10 hre Webbasierte Verwaltung Suche per Volltextindex nach bestimmten Suchkriterien Erfüllung der Compliance-Anforderungen (z.b. GDPdU) Bereitstellung der vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten für die Steuerbehörden Betrieb in redundanten, gesicherten Rechenzentren in Deutschland 100 MB Speicher pro User pro Monat (gemittelt auf die Gesamtanzahl der User) 6.4 Sonstiges Die E-Mail Archivierung ist nur über die komplette Domain (alle E-Mail Adressen) möglich und aufgrund der Richtlinien auch sinnvoll. 6.4.1 Administration Die Administration der User/Domains erfolgt seitens ITformatic. 6.4.2 Berechnung Die Rechnungsstellung erfolgt rückwirkend und monatlich. Berechnet wird die Anzahl der User, welche am letzten Tag eines Monats gebucht sind. Der erste anteilige Monat wird nicht berechnet. 6.4.3 Vertragslaufzeit / Abnahmemenge Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Monate und ist ohne Frist zum Monatsende kündbar. Die Mindestabnahmemenge beträgt 5 User Adressen.