Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Handbuch Kommunikationsmodul Version 1.5 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet: www.heimtec.com E-Mail: info@heimtec.com
Inhalt 1. Einleitung...3 1.1. Aufruf der Module...3 1.2. Benutzergruppen...4 2. Nachrichten...5 2.1. Das Nachrichtenfenster...5 2.2. Neue Nachricht schreiben...6 2.3. Wiedervorlage anlegen...7 2.4. Der Status von Nachrichten oder Wiedervorlagen...7 2.5. Wiedervorlagen im Hinweisfenster...8 2.6. Nachrichten verschieben...9 3. Terminkalender... 10 3.1. Administration... 10 3.2. Terminplanung... 11 4. Kontakte... 13 4.1. Kontaktbereiche... 13 4.2. Das Suchfenster... 14 4.3. Neuen Kontakt anlegen... 15 Handbuch Kommunikationsmodul Seite 2
1. Einleitung Das HVP-Kommunikationsmodul beinhaltet o Nachrichten und Wiedervorlagen, o Terminkalender für Firmen, Abteilungen oder Wohnbereiche, o Verwaltung von Kontakten (z.b. Angehörige oder Betreuer) und einer Kontakthistorie zu diesen Personen. 1.1. Aufruf der Module Wenn das Modul in der Anwendung aktiv ist, können in der Schnellstartleiste die Einträge Nachrichten (F1), Kalender (F2) und Kontakte (Strg-F4) hinzugefügt werden. Abbildung 1: Nachrichten, Kalender und Kontakte in der Schnellstartleiste Außerdem kann der Nachrichten- oder Kalenderdialog aus dem Menü Allgemein aufgerufen werden. Abbildung 2: Nachrichten aus dem Menü aufrufen Handbuch Kommunikationsmodul Seite 3
1.2. Benutzergruppen Für die Verwendung des Nachrichten- oder Kalendermoduls können Benutzergruppen eingerichtet werden. Die einzelnen Benutzer können anschließend einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden. Die Verwaltung der Benutzergruppen wird aus der Benutzerverwaltung über den Button Benutzergruppen aufgerufen. Abbildung 3: Benutzergruppen verwalten Beim Versand von Nachrichten können Benutzergruppen ausgewählt werden, um die Nachricht an alle Benutzer der ausgewählten Gruppe zu verschicken. Beim Anlegen von Terminkalendern können die Kalender einer Benutzergruppe zugeordnet werden, so dass nur Benutzer der jeweiligen Gruppe Zugriff auf den Kalender bekommen. Abbildung 4: Zuordnung von Benutzern zu Benutzergruppen Handbuch Kommunikationsmodul Seite 4
2. Nachrichten Das Nachrichtensystem enthält eine Vollständige Nachrichtenverwaltung für alle Benutzer der Heimverwaltung HVP. 2.1. Das Nachrichtenfenster Nach einem Klick auf Nachrichten in der Schnellstartleiste oder dem Allgemein-Menü öffnet sich das Nachrichtenfenster. Abbildung 5: Das Nachrichtenfenster Alle Nachrichten befinden sich in einem der folgenden Ordner: Posteingang Enthält alle Nachrichten, die an den angemeldeten Benutzer geschickt wurden. Postausgang Enthält alle Nachrichten, die der angemeldete Benutzer abgeschickt hat. Widervorlagen Enthält alle Wiedervorlagen, die der angemeldete Benutzer selber angelegt hat oder die ein anderer Benutzer für den aktuellen Benutzer eingetragen hat. Archiv Enthält alle Nachrichten oder Wiedervorlagen, die der angemeldete Benutzer in das Archiv verschoben hat. Papierkorb Enthält alle Nachrichten, die der angemeldete Benutzer in den Papierkorb verschoben hat. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 5
2.2. Neue Nachricht schreiben Nach einem Klick auf den Button Neue Nachricht schreiben öffnet sich ein Fenster zum Verfassen einer neuen Nachricht. Abbildung 6: Neue Nachrichten schreiben Der Empfänger der Nachricht kann entweder direkt im An-Feld eingegeben werden oder über den Button Empfänger aus der Liste der vorhandenen HVP-Benutzer bzw. Benutzergruppen ausgewählt werden. Es können auch mehrere Empfänger (mit Strg-Taste) ausgewählt werden. Es muss immer ein Betreff eingegeben werden, die Eingabe des Nachrichtentextes ist optional. Bei Bedarf kann mit der Nachricht ein Anhang (oder mehrere Anhänge) verschickt werden, indem auf den Button Anhang hinzufügen geklickt wird. Hinweis: Bei der Datensicherung des Systems werden die Nachrichtenanhänge nicht mit gespeichert! Für die Eingabe des Nachrichtentextes kann in der Systemkonfiguration eine einfache Texterkennung eingeschaltet werden. Nach einem Klick auf den Button Absenden wird die Nachricht an alle ausgewählten Empfänger verschickt und erscheint im eigenen Postausgangsordner. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 6
2.3. Wiedervorlage anlegen Eine Wiedervorlage entspricht im Wesentlichen einer Nachricht. Zusätzlich muss bei einer Wiedervorlage jedoch ein Datum und optional eine Uhrzeit mit angegeben werden. Abbildung 7: Neue Wiedervorlage anlegen Eine abgeschickte Wiedervorlage wird im eigenen Ordner Wiedervorlagen gespeichert. Auch bei den Empfängern eine Wiedervorlage, wird diese im Ordner Wiedervorlagen angezeigt. 2.4. Der Status von Nachrichten oder Wiedervorlagen Ob eine Nachricht oder eine Wiedervorlage gelesen wurde, kann in der Übersicht in der Spalte Gel. erkannt werden. Bei den gelesenen Nachrichten und Wiedervorlagen erscheint hier ein Häkchen. Bei den Wiedervorlagen erscheint zusätzlich die Spalte Erl., ob eine Wiedervorlage abgearbeitet wurde. Abbildung 8: Der Status von Wiedervorlagen Handbuch Kommunikationsmodul Seite 7
Gibt es mehrere Empfänger für eine Nachricht kann man mit einem Rechtsklick auf die Nachricht einen Dialog öffnen, in dem jeder Empfänger mit dem Lese-Status der Nachricht aufgeführt wird. Die Erledigung von Wiedervorlagen, kann in der Ansicht einer Wiedervorlage über den Button Status auf erledigt setzen vorgenommen werden. Solange eine Wiedervorlage noch nicht erledigt wurde, erscheint sie mit dem geplanten Datum der Erledigung in den Hinweisen. Abbildung 9: Wiedervorlagen erledigen 2.5. Wiedervorlagen im Hinweisfenster Alle offenen Wiedervorlagen, die im Nachrichtensystem angelegt und noch nicht abgearbeitet wurden, werden im Hinweisfenster angezeigt. Abbildung 10: Nachrichten aus dem Menü aufrufen Durch einen Klick auf die Wiedervorlage öffnet sich ein Info-Fenster, in dem der Text der Wiedervorlage angezeigt wird. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 8
Abbildung 11: Info-Fenster zu einer Wiedervorlage Mit Hilfe eines Klicks mit der rechten Maustaste, kann man die Wiedervorlage auch direkt im Nachrichtenfenster öffnen, um sie dort ggfs. auf erledigt zu setzten. 2.6. Nachrichten verschieben Nachrichten und Wiedervorlagen können aus dem jeweiligen Ordner in das Archiv oder in den Papierkorb verschoben werden. Markieren sie hierzu die Nachricht (mit einfachem Klick), die verschoben werden soll und Klicken danach auf Ins Archiv oder In Papierkorb. Anschließend wird die Nachricht in den jeweiligen Ordner verschoben. Abbildung 12: Nachrichten verschieben Nachrichten, die sich im Papierkorb befinden, können entweder wiederhergestellt werden (d.h. sie werden zurück in den ursprünglichen Ordner verschoben) oder endgültig gelöscht werden. Alle gelöschten Nachrichten existieren dabei allerdings möglicherweise noch im Ordner des Empfänger/Absenders der Nachricht. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 9
3. Terminkalender 3.1. Administration Einzelne Kalender oder Terminkategorien werden in der Administration eingerichtet. Abbildung 13: Administration von Kalendern Es können beliebig viele verschiedene Kalender angelegt werden. Für jeden Kalender wird einfach ein Name vergeben. Einem Terminkalender kann eine Benutzergruppe hinzugefügt werden. Nur Benutzer dieser Benutzergruppe haben dann Zugriff auf den jeweiligen Kalender. Abbildung 14: Terminkalender verwalten Handbuch Kommunikationsmodul Seite 10
Jedem Termineintrag in einem Kalender kann eine Terminkategorie zugeordnet werden. Die möglichen Terminkategorien können hier angelegt und mit einer eigenen Farbe für den Kalender versehen werden. Abbildung 15: Terminkategorien verwalten 3.2. Terminplanung Jeder Kalender kann entweder in einer Wochenansicht oder einer Monatsansicht aufgerufen werden. Die Navigation der Wochen oder Monate befindet sich oberhalb des Kalenders. Abbildung 16: Kalender mit Termineinträgen In jedem Kalender können beliebig viele Einträge gespeichert werden. Die Einträge werden in zeitlicher Reihenfolge im Kalender angezeigt. Dabei werden Einträge ohne Uhrzeit ganz oben dargestellt. Der Kalender kann über den Button Listenansicht auch als normale Liste mit allen Einträgen angezeigt und ausgedruckt werden. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird der Kalendereintrag in einem neuen Fenster mit allen Detailinformationen geöffnet. Nur der Benutzer, der den Termin angelegt hat oder ein Verwaltungsadministrator kann den Eintrag bearbeiten. Über den Button Neuer Kalendereintrag kann ein neuer Eintrag erstellt werden. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 11
Abbildung 17: Neuen Kalendereintrag erstellen Es wird angegeben, in welchem Kalender der Eintrag erscheinen soll und optional zu welcher Kategorie der Eintrag zählt. Es muss ein Datum und eine Bezeichnung vergeben werden. Für Terminserien kann der Serientyp ausgewählt werden. Die Bearbeitung eines Serientermin betrifft immer den gesamten Serientermin (nicht den Termin eines bestimmten Tages). Bei Verwendung der Dienstplanung kann ein Termin auch auf einem Dienstplan ausgegeben werden (z.b. für Mitarbeiterbesprechungen, Fortbildungen, etc.). Handbuch Kommunikationsmodul Seite 12
4. Kontakte Im Kontaktmodul können Personen und Adressen (z.b. für Angehörige oder Betreuer) und eine Kontakthistorie gespeichert werden. Abbildung 18: Kontakte aus den Stammdaten aufrufen. 4.1. Kontaktbereiche In der Administration können unter dem Menüpunkt Kontaktbereiche alle Bereiche eingetragen werden, die den einzelnen Kontakten zugeordnet werden können. Abbildung 19: Eingabe von Kontaktbereichen Handbuch Kommunikationsmodul Seite 13
4.2. Das Suchfenster Klickt man auf Kontakte in der Schnellstartleiste oder im Stammdaten-Menü öffnet sich das Suchfenster für Kontakte. Es wird die Liste aller vorhandenen Kontakte angezeigt. Durch einen Eingabe im Feld Suche werden nur noch Kontakte in der Liste angezeigt, die im Namen den eingegeben Text beinhalten. Abbildung 20: Kontakte suchen Handbuch Kommunikationsmodul Seite 14
4.3. Neuen Kontakt anlegen Über den Button Neuen Kontakt anlegen, kann ein neuer Eintrag erstellt werden. Abbildung 21: Kontakte anlegen und bearbeiten Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Stammdaten. Die zugeordneten Kontaktbereiche können in der Administration selber vergeben werden (siehe Administrationshandbuch). Nach dem erstmaligen Speichern eines Kontaktes können Einträge zur Kontakthistorie angelegt werden. Ein Eintrag zur Kontakthistorie kann über den Button Neuer Eintrag angelegt oder über einen Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag bearbeitet werden. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 15
Abbildung 22: Kontakthistorie anlegen und bearbeiten Möchte man zu einem aktuellen Kontakteintrag eine Wiedervorlage anlegen, kann man das Wiedervorlagefenster direkt über den Button Wiedervorlage öffnen. In diesem Fall wird die Wiedervorlage mit dem Kontakteintrag verknüpft und kann daraufhin auch jederzeit direkt aus der Ansicht der Wiedervorlage geöffnet werden. Handbuch Kommunikationsmodul Seite 16