Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0

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1 Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Handbuch Barbetragsverwaltung Version 3.7 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

2 Inhalt 1. Bewohnerstammdaten Barbetragskonten der Bewohner Barbetragseinträge erstellen Buchungsdialog aufrufen Barbeträge ausdrucken Saldo des Barbetragskontos erstellen Archivierte Barbeträge Barbetragslisten Aktuelle Kontostandsliste Bewohner-Buchungen Buchungssummen-Liste Buchungskonto-Auswertung Monatsarchiv-Saldoliste Monatsarchiv-Bewohnerübersicht Bewohnerstammdateneinträge Barbetragsbuchungen suchen Kassenbuchverwaltung Kassenbücher anlegen Kassenbücher aufrufen Barbetragsfunktionen Artikelverwaltung Buchungskonten Stapelbuchungen ausführen Abrechnung der Barbetragskonten Ausdruck von Barbetragskonten Lastschriftexport Fibu-Export von Barbetragsbuchungen Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 2

3 1. Bewohnerstammdaten In den Bewohnerstammdaten können Eingaben vorgenommen werden, die bei der Heimkostenabrechnung automatisch einen Barbetrag erstellen oder eine Barbetragsabrechnung durchführen. Abbildung 1: Bewohner-Heimkostenabrechnung Ist die Checkbox Letzte Zeile wird automatisch in Barbetragsverwaltung eingefügt gesetzt, wird der Betrag aus der vierten Spalte bei der Heimkostenabrechnung mit abgerechnet und automatisch als Eingang in der Barbetragsverwaltung verbuch. Hinweis: Dabei wird die Buchung nur einmal vorgenommen, d.h. wenn eine Rechnung gelöscht und neu erstellt wird, kommt es zu keiner zweiten Buchung. Ist die Checkbox Letzte Zeile beinhaltet automatische Barbetragsabrechnung gesetzt, wird bei der Heimkostenabrechnung automatisch das Saldo der aktuellen Buchungen berechnet und auf die Heimkostenrechnung verbucht. Die Buchungen werden in dem Monat der Abrechnung automatisch archiviert. Hinweis: Hierzu darf es noch keine Buchungen in dem Archivmonat geben. Auch hier wird beim Vorhandensein einer gelöschten Rechnung keine erneute Abrechnung vorgenommen. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 3

4 Weiterhin können im Reiter Barbeträge der Bewohnerstammdaten weiter Abrechnungsinformationen eingetragen werden. Es kann eine Kategorie für das Barbetragskonto des Bewohners hinterlegt werden. Es kann eine Kontoinformation eingetragen werden, die beim Aufruf des Barbetragskontos angezeigt wird. Abrechnungsempfänger und Zahlungsart können angegeben werden. Bei der Zahlungsart Lastschrift kann die Bankverbindung eingetragen werden. Ein können zusätzliche Einnahmen oder Ausgaben, die bei der Heimkostenabrechnung automatisch verbucht werden sollen, vergeben werden. Es kann ein Text eingetragen werden, der unter dem Ausdruck der Barbetragsabrechnung erscheinen soll. Abbildung 2: Bewohner-Barbetragseinträge Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 4

5 2. Barbetragskonten der Bewohner Eine Verwaltung von Barbeträgen aller Bewohner befindet sich unter dem Menüpunkt Barbeträge. Für jeden Bewohner wird ein Barbetragskonto erstellt, auf dem Ein- und Auszahlungen vorgenommen werden können. Abbildung 3: Menüpunkt Barbeträge Über den Menüpunkt Barbetragsverwaltung oder den Tastaturshortcut F12 kommt man zu den Barbetragskonten der Bewohner. Abbildung 4: Barbetragskonto eines Bewohners Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 5

6 Oben links steht Bewohner, dessen Barbetragskonto angezeigt wird. Über die Auswahlbox kann ein anderer Bewohner ausgewählt werden oder über die Pfeiltasten neben dem Bewohner bzw. über die F5- und F6-Taste kann man zwischen den Bewohnern blättern. Mit dem Button Neuer Betrag kann eine neue Einnahme oder Ausgabe erfasst werden und dabei gleichzeitig eine Quittung ausgedruckt werden. Über den Button Verschieben können in der Liste ausgewählte Einträge in einen Archivmonat verschoben werden. Der Button Aktualisieren lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank. Dies kann sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Möchte man die aktuell angezeigten Barbeträge in einer Abrechnung ausdrucken wird der Button Drucken betätigt. Über den Button Saldo erstellen werden die aktuellen Barbeträge vollständig oder bis zu einem Abrechnungsdatum saldiert und in einem auswählbaren Monat archiviert. Ein Archivmonat wird über den Button Barbetragsarchiv aufgerufen. Dort werden alle für diesen Monat archivieren Barbeträge und deren Saldo angezeigt. Über den Button Stammdaten kann von dem Barbetragskonto zu den Stammdaten des Bewohners gesprungen werden Barbetragseinträge erstellen In der Zeile über den eingegebenen Barbeträgen können neue Buchungen für das Barbetragskonto des angezeigten Bewohners eingegeben werden. Es wird das aktuelle Datum als Buchungsdatum vorgeschlagen. Mit der Return-Taste kann jeweils zum nächsten Eingabefeld gesprungen werden. Der Anmerkungstext kann mit Hilfe der Textmakros eingegeben werden. Abbildung 5: Eingabe von neuen Buchungen Über den Button Artikel auswählen kann ein vorher in der Artikelverwaltung hinterlegter Artikel mit Preis, Buchungskonto und Mehrwertsteuerinformationen für die Buchung ausgewählt werden. Nach Bestätigung mit der Return-Taste oder nach einem Klick auf den Button Speichern wird die eingegebene Buchung gespeichert und in der Liste der Buchungen angezeigt. In der unteren Statuszeile des Fensters steht immer der aktuelle Kontostand des Kontos. Ist das Kassenbuchmodul aktiv, kann die Checkbox KB ausgewählt werden, in diesem Fall wird die Buchung gleichzeitig in das zugehörige Kassenbuch gemäß Bewohnerstammdaten geschrieben. Sollen für die Barbetragsbuchungen Konten verwendet werden, kann für jede Buchung ein Konto ausgewählt werden. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 6

7 2.2. Buchungsdialog aufrufen Alternativ kann über den Button Neuen Betrag hinzufügen ein Eingabedialog geöffnet werden, in dem eine neue Buchung eingegeben werden kann. Abbildung 6: Buchung auf Barbetragskonto durchführen Der Button Löschen ist nur aktiv, wenn ein bestehender Barbetrag bearbeitet werden soll und Bearbeitungsrechte existieren. Über den Button Drucken kann eine Quittung der eingegebenen Buchung ausgedruckt werden. Die Eingabe wird gespeichert und das Eingabefenster geschlossen. Mit dem Button Speichern wird das Eingabefenster geschlossen und die Eingaben in der Datenbank gespeichert. Mit dem Button Abbrechen wird das Eingabefenster ohne Speicherung geschlossen. Am oberen Rand werden Informationen über den Bearbeiter und das Datum der Buchung angezeigt. In der Systemkonfiguration kann eingestellt werden, ob nur der ursprüngliche Bearbeiter diese Buchung nachträglich verändern darf. Buchungen, die über die Saldierung eines Kontos erstellt wurden, haben automatisch den Eintrag Saldobuchung aktiviert. Diese Buchungen werden in diversen Auswertungen nicht für die Berechnung von Buchungssummen herangezogen. Bei aktiviertem Kassenbuchmodul kann über diesen Dialog ein vorhandenes Kassenbuch für die Gegenbuchung ausgewählt werden. Werden Konten verwendet kann zusätzlich ein Konto ausgewählt werden. Bestehende Buchungen können verändert werden, indem sie aus der Liste der Buchungen mit einem Doppelklick ausgewählt werden. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem die ausgewählte Buchung angezeigt wird. In dem Fenster kann die Buchung verändert oder über den Button Löschen aus der Liste der Buchungen gelöscht werden. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 7

8 2.3. Barbeträge ausdrucken Über den Button Drucken wird das aktuelle Barbetragskonto ausgedruckt. Der Ausdruck erfolgt immer mit der Anschrift des Barbetragsabrechnungsempfängers aus den Bewohnerstammdaten. Alternativ wird über einen Rechtsklick auf den Drucken-Button eine Liste der Barbetragsbuchungen angezeigt, die ohne Abrechnungsformular ausgedruckt werden kann. Abbildung 7: Liste der Barbetragsbuchungen drucken 2.4. Saldo des Barbetragskontos erstellen Über den Button Saldo erstellen wird ein Saldo des Barbetragskontos erstellt. Bei der Saldierung des Barbetragskontos werden die vorhandenen Buchungen in einen Archivmonat verschoben und eine Saldobuchung mit dem aktuellen Kontostand im aktuellen Konto erstellt. Abbildung 8: Auswahl eines Archivierungsmonats und Buchungskommentars Es folgt eine Abfrage, welcher Kommentar für die Saldobuchung verwendet werden soll. Als Standardtext wird Saldo zum <aktuelles Datum> vorgeschlagen. Nach Auswahl von OK wird die Differenz der Summe aller Einnahmen und der Summe aller Ausgaben berechnet. Alle bestehenden Einträge werden gelöscht und der Saldo mit dem eingegebenen Kommentar als erste Zeile im Konto eingefügt. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 8

9 Abbildung 9: Barbetragskonto nach Erstellung des Saldos 2.5. Archivierte Barbeträge Wenn ein Barbetragskonto abgerechnet wird, werden alle enthaltenen Buchungen in einen bestimmten Monat archiviert. Über die Auswahl des Menüpunkts Archivierte Barbeträge können die Buchungen aus einem archivierten Monaten angesehen und gegebenenfalls verändert werden. Nach Auswahl des Archivierungsmonats, werden alle Barbetragskonten mit den Buchungen aus diesem Monat angezeigt. Abbildung 10: Auswahl und Anzeige eines Archivierungsmonats Über den Button Verschieben können ausgewählte Buchungen aus einem Archivierungsmonat wieder zu den aktuellen Buchungen oder in einen anderen Archivmonat verschoben werden. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass vorhandene Saldobuchungen manuell angepasst werden müssen. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 9

10 3. Barbetragslisten Über den Menüpunkt Barbetragslisten können eine Reihe von Listen angezeigt werden. Abbildung 11: Barbetragslisten 3.1. Aktuelle Kontostandsliste In der Kontostandsliste werden die aktuellen Kontostände aller Konten der Bewohner in der Barbetragsverwaltung angezeigt. In einer Summenzeile wird der Saldo über alle Konten ausgewiesen. Abbildung 12: Kontostand der Barbetragsverwaltung 3.2. Bewohner-Buchungen In dieser Liste sind alle Buchungen eines Bewohners für einen auswählbaren Zeitraum aufgeführt. Dabei sind in der Liste alle Buchungen des ausgewählten Zeitraums auch aus den Archivmonaten enthalten. Es werden keine Saldo-Buchungen aufgeführt, da diese nicht in der Summe der Buchungen enthalten sein sollen. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 10

11 Abbildung 13: Bewohner-Buchungen 3.3. Buchungssummen-Liste In dieser Liste sind die Summen aller Buchungen für einen auswählbaren Zeitraum der einzelnen Bewohner aufgeführt. Dabei werden keine Saldobuchungen in den Summen berücksichtigt. Abbildung 14: Buchungssummen-Liste 3.4. Buchungskonto-Auswertung Sind Buchungskonten aktiviert, kann eine Auswertung für die einzelnen Konten vorgenommen werden. Es werden ein Buchungskonto und ein Zeitraum ausgewählt. Anschließend wird eine Liste mit den Buchungssummen der einzelnen Bewohner für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Abbildung 15: Buchungskonto-Auswertung Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 11

12 3.5. Monatsarchiv-Saldoliste In dieser Liste sind kann ein Monat ausgewählt werden, für den alle Bewohner mit Buchungen in dem Archivmonat angezeigt werden. Abbildung 16: Monatsarchiv-Saldoliste 3.6. Monatsarchiv-Bewohnerübersicht In dieser Liste sind kann ein Bewohner und ein Jahr ausgewählt werden. Es werden alle Archivmonate des Jahres mit den zugehörigen Salden angezeigt. Abbildung 17: Monatsarchiv-Bewohnerübersicht 3.7. Bewohnerstammdateneinträge In dieser Liste wird eine Übersicht der Stammdateneinträge der Bewohner aus dem Reiter Barbeträge angezeigt. Abbildung 18: Bewohnerstammdateneinträge Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 12

13 3.8. Barbetragsbuchungen suchen Mit einer Suchfunktion kann nach Barbeträgen mit einem bestimmten Text gesucht werden. Es werden der Suchtext sowie ein Zeitraum für die Suche eingeben. Anschließend wird eine Liste der Treffer angezeigt. Abbildung 19: Barbetragsbuchungen suchen Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 13

14 4. Kassenbuchverwaltung In der Systemkonfiguration kann neben der Barbetragsverwaltung eine Kassenbuchverwaltung aktiviert werden. Zugleich kann in der Systemkonfiguration auch die Verwendung von Buchungskonten für Barbetrags- oder Kassenbuchungen eingestellt werden. Abbildung 20: Kassenbücher verwenden 4.1. Kassenbücher anlegen Unter Allgemein -> Administration -> Kassenbücher können beliebig viele Kassenbücher angelegt werden. Die Kassenbücher können innerhalb der Bewohnerstammdaten eingetragen werden, um festzulegen, über welches Kassenbuch Barbetragszahlungen verbucht werden sollen. Einträge können nur gelöscht werden, wenn sie bei keinem Bewohner mehr verwendet werden. Nach einer Änderung eines Eintrags ist dieser sofort bei allen zughörigen Bewohnern aktualisiert. Abbildung 21: Kassenbücher anlegen Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 14

15 Dabei können die Kassenbücher als Konto für Barbetragsgegenbuchungen konfiguriert werden. Bei einem solchem Kassenbuch können Barbetragsbuchungen gleichzeitig gegen das Kassenbuch gebucht werden. Eine Einzahlung zum Barbetragskonto führt automatisch zur Einzahlung im zugeordneten Kassenbuch, eine Auszahlung zum Barbetragskonto zur Auszahlung im Kassenbuch. Die Zuordnung des zugehörigen Kassenbuchs für ein Barbetragskonto erfolgt in den Bewohnerstammdaten im Reiter Barbeträge Kassenbücher aufrufen Ist die Kassenbuchverwaltung aktiv kann sie unter dem Menüpunkt Barbeträge aufgerufen werden. Abbildung 22: Kassenbuchverwaltung Die Kassenbuchverwaltung funktioniert grundlegend wie ein Barbetragskonto. Es können Einnahmen und Ausgaben gebucht werden und es wird immer der Saldo des Kassenbuchs angezeigt. Kassenbuchungen können wie Barbetragsbuchungen in Archivmonate verschoben werden, um Abrechnungszeiträume festzulegen. Abbildung 23: Kassenbuchungen Ist die Kassenbuchverwaltung aktiv, kann bei einer Barbetragsbuchung angegeben werden, dass sie gleichzeitig im zugehörigen Kassenbuch verbucht werden soll. Dies kann in der Schnelleingabe am oberen Rand der Barbetragsverwaltung vorgenommen werden, indem einfach die Checkbox KB gesetzt wird. In diesem Fall wird immer auf das zugehörige Kassenbuch aus den Bewohnerstammdaten gebucht. Alternativ kann bei der Eingabe eines Barbetrags über den Buchungsdialog ein explizites Kassenbuch für die Gegenbuchung ausgewählt werden. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 15

16 5. Barbetragsfunktionen 5.1. Artikelverwaltung Für Kassenbuch- oder Barbetragsbuchungen können Artikel hinterlegt werden, die automatisch mit ihrem Preis, Buchungskonto und Mehrwertsteuersatz übernommen werden. Abbildung 24: Artikelverwaltung 5.2. Buchungskonten Buchungskonten können bei allen Barbetrags- oder Kassenbuchungen verwendet werden. Sie können als Standard für Kassenbücher oder für einzelne Artikel hinterlegt werden. Sofern auch ein Fibu-Export für Barbetragskonten aktiviert ist, kann für jedes Buchungskonto optional ein Fibu-Sachkonto vergeben werden. Abbildung 25: Buchungskonten Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 16

17 5.3. Stapelbuchungen ausführen Mit Hilfe der Stapelbuchungsfunktion können gleiche Barbetragsbuchungen in einer Reihe von Bewohnerkonten gleichzeitig durchgeführt werden. Abbildung 26: Barbetrags-Stapelbuchung erstellen Es werden die normalen Buchungsdaten mit Datum, Betrag und Text eingegeben und daraufhin die Bewohner ausgewählt, in denen dieses Buchung eingetragen werden soll. Nach Klick auf den Button Speichern wird diese Buchung bei allen ausgewählten Bewohnern eingetragen. Wird in dem Dialog kein Einnahme- oder Ausgabebetrag eingeben, kann in einem Folgedialog für jeden ausgewählten Bewohner ein individueller Betrag eingetragen werden. Abbildung 27: Stapelbuchung mit individuellen Beträgen Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 17

18 5.4. Abrechnung der Barbetragskonten Über den Menüpunkt Barbetragskonten abrechnen können die Barbetragskonten aller aktuellen Bewohner abgerechnet und ein aktueller Saldo erstellt werden. Es erscheint wieder die Auswahl der Barbetragskategorie und des Archivierungsmonats. Nach dieser Auswahl werden die Einträge aller zugehörigen Barbetragskonten in den ausgewählten Monat archiviert und mit einem Saldo als erste Buchung versehen. Als Text für den Eintrag des Saldos wird Saldo zum <aktuelles Datum> vorgeschlagen. Abbildung 28: Abrechnung von Barbetragskonten Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 18

19 5.5. Ausdruck von Barbetragskonten Möchte man alle Barbetragskonten ausdrucken wählt man den Menüpunkt Barbetragskonten ausdrucken. Man hat die Möglichkeit entweder die Konten aller Bewohner oder nur einer bestimmten Barbetragskategorie auszudrucken. Außerdem kann entweder die aktuellen Konten oder ein bestimmter Archivierungsmonat ausgedruckt werden. Möchte man nur die Konten von Bewohnern mit automatischer Abrechnung (siehe Bewohnerstammdaten), kann die Checkbox Nur Bewohner mit autom. Abrechnung aktiviert werden. Nach der Bestätigung der Auswahl wird ein Druckvorschaufenster mit allen Konten angezeigt. Abbildung 29: Ausdruck von Barbetragskonten Möchte man nicht alle Barbetragskonten ausdrucken, können über den Menüpunkt Bewohnerauswahl ausdrucken die gewünschten Bewohner für den Ausdruck ausgewählt werden. Abbildung 30: Bewohnerauswahl ausdrucken Es können die aktuellen Konten oder ein Archivmonat der ausgewählten oder aller Bewohner gedruckt werden. Dabei können die Abrechnungen anstelle eines Papierdrucks auch als PDF- Dateien gespeichert werden. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 19

20 6. Lastschriftexport Zur Anzeige einer Lastschriftliste kann nach Auswahl des Monats eine Liste aller Lastschriftzahler mit den dazugehörigen Beträgen erstellt werden. Abbildung 31: Lastschriftzahlerliste Über den Export einer Lastschriftdatei wird entweder eine sogenannte SEPA-Datei erstellt, die für die monatlichen Lastschrifteinzüge an eine Bank übermittelt werden kann. In der Lastschriftdatei sind alle Lastschrifteinzüge eines Abrechnungsmonats der Bewohner mit Lastschriftangabe in den Stammdaten enthalten. Nach Auswahl des Monats wird die Datei in dem Verzeichnis gespeichert, das in der Systemkonfiguration für die Datensicherung eingestellt ist. Sollten es Fehler während der Ausführung geben, werden diese anschließend in einem Fehlerprotokoll angezeigt. Fehlerhafte Einträge sind nicht in der Exportdatei enthalten. Abbildung 32: Auswahl des Monats für die Lastschriftdatei Abbildung 33: Fehlerprotokoll des Lastschriftexports Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 20

21 7. Fibu-Export von Barbetragsbuchungen Wenn das Fibu-Exportmodul installiert ist, können Fibu-Buchungen über eine Exportschnittstelle an die Buchhaltungssoftware übergeben werden. Wie für den Export von Rechnungen existieren eine Fibu-Exportvorschau und der Export von Buchungen eines einzelnen Bewohners. In den Stammdaten eines Bewohners kann der Export von Fibu-Buchungen einzeln ausgeschaltet werden. Der Fibu-Export für Barbeträge wird in der Systemkonfiguration aktiviert. Hier werden auch die notwendigen Einstellungen und Kontonummern für den Export eingetragen. Abbildung 34: Systemkonfiguration für den Fibu-Export Beim Export aller Bewohner wird immer ein Archivmonat ausgewählt, der exportiert werden soll. Es können entweder alle Einzelbuchungen oder nur die Summe der Ein- und Ausgaben übertragen werden. Beim Export eines einzelnen Bewohners werden der Bewohner und ein Zeitraum der Archivmonate für den Export ausgewählt. Handbuch Barbetragsverwaltung Seite 21