Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0

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1 Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Handbuch Bewohnermodul Version 3.7 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

2 Inhalt 1. Start der Anwendung Die Benutzeroberfläche Allgemeine Funktionen Benutzerverwaltung Datensicherung Einstellungen Administration Passwort ändern Textmakros Suche Hinweise anzeigen Schnellstartleiste anzeigen Stammdaten Bewohnerstammdaten Reiter Allgemein Reiter Vertragsdaten Reiter Kurzzeitpflege Reiter Angehörige Reiter Betreuungen/Vollmachten Reiter Fristen/Notizen Reiter Diagnosen Reiter Beratung Reiter Sonstiges Reiter Dienstleistungen Reiter Jahreskalender Reiter Privatzahler Reiter Kostenträger Reiter Kosten Reiter Eingänge Reiter Barbeträge Reiter Ärzte Reiter Dokumente Ausgezogene Bewohner Gelöschte Bewohner Bewerber Kostenträgerstammdaten Aktuelle Kostenträger Eingabe der Kostenträgerstammdaten Gelöschte Kostenträger Ärztestammdaten Bewohnerlisten Listengenerator Stichtagsliste Aktuelle Gesamtliste Anwesenheitsliste Geburtstagsliste Angehörigenliste Handbuch Bewohnermodul Seite 2

3 5.7. Angehörigenadressen Abwesende Bewohner Abwesende Angehörige Kostenträgerliste Bewohner-Ärzteliste Freie Zimmer/Betten Eingezogene Bewohner Verweildauer ausgeschiedener Bewohner Ausgeschiedene Bewohner Gelöschte Bewohner Bewohnernotizen Bewohnerfristen Betreuungen/Vollmachten Bewohnerstatistiken Alter der Bewohner Pflegegradstatistik Pflegekassenstatistik Ärztestatistik Abwesenheitsstatistik Anwesenheitsstatistik Bewohner-Belegungsstatistiken Bewohner-Belegungstage Auslastung pro Monat Belegung pro Pflegegrad Pflegegrade pro Wohnbereich Pflegegrade pro Monat Personalbedarfstatistiken Gesamt-Soll-Personalbedarf Personalbedarf pro Wohnbereich Gesamt-EAB-Personalbedarf Personal pro Arbeitsbereich / Einsatzort Liste der Qualifikationen / Personengruppen Personal-Ist-Auswertung Handbuch Bewohnermodul Seite 3

4 1. Start der Anwendung Nach einem Doppelklick auf das HVP Desktopsymbol oder Auswahl der Anwendung aus der Programmgruppe Heimverwaltung erscheint der Anmeldedialog. Durch einen Doppelklick auf das Benutzerfeld, kann eine Benutzerliste aufgerufen werden und der Benutzername durch Anklicken ausgewählt werden. In der Anwendung können beliebige Benutzer eingerichtet werden. Die Benutzer haben verschiedene Rollen (zum Beispiel Verwaltung, Pflegeleitung, Pflegefachkraft, Pflegehelfer oder Hauswirtschaft), denen unterschiedliche Rechte für die Benutzung der Anwendung zugeordnet sind. (Hinweis: Die Möglichkeiten zur Einstellung der Benutzer, Rollen und Rechte können dem Konfigurationshandbuch entnommen werden.) Abbildung 1: Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort Die folgende Beschreibung enthält alle Funktionen, die durch einen Administrator verwendet werden können. Bei anderen Rollen kann der Funktionsumfang entsprechend den Aufgaben der Rolle individuell angepasst werden. 2. Die Benutzeroberfläche Nach dem Start der Anwendung erscheint die allgemeine Benutzeroberfläche. Abbildung 2: Allgemeine Benutzeroberfläche Handbuch Bewohnermodul Seite 4

5 In der Titelzeile wird der Name des Heims, das aktuelle Datum und der angelmeldete Benutzer angezeigt. Über die Menüzeile können die einzelnen Menüs aufgeklappt und die darin enthaltenen Funktionen gestartet werden. Unter der Menüzeile befindet sich eine Schnellstartleiste mit verschiedenen Buttons, die zu den am häufigsten verwendeten Funktionen führen. Am rechten Rand befindet sich ein Hinweisfenster, in dem Hinweise zu Bewohnern und Mitarbeitern aufgelistet sind. 3. Allgemeine Funktionen Die allgemeinen Funktionen befinden sich unter dem Menüpunkt Allgemein. Die Administrationsfunktionen werden im Konfigurationshandbuch beschrieben. Abbildung 3: Die allgemeinen Funktionen 3.1. Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung kann dem Administrationshandbuch entnommen werden Datensicherung Die Datensicherungsfunktionen können dem Administrationshandbuch entnommen werden Administration Die Administrationsfunktionen können dem Administrationshandbuch entnommen werden Einstellungen Der Dialog zu den Einstellungsfunktionen wird im Administrationshandbuch beschrieben. Handbuch Bewohnermodul Seite 5

6 3.5. Passwort ändern Mit dieser Funktion kann jeder Benutzer sein eigenes Passwort ändern. Hinweis: In der Benutzerverwaltung kann der Administrator jederzeit die Passwörter der Benutzer einsehen und ändern, falls ein Benutzer sein Passwort vergessen hat. Abbildung 4: Passwort ändern 3.6. Textmakros Textmakros dienen als Eingabeerleichterung bei der Eingabe von Texten innerhalb der Anwendung. Die eingegebenen Texte können mit Hilfe eines Tastatur-Shortcuts (z.b. ALT+1 für das erste Textmakro) aufgerufen werden. Die Textmakros werden nicht in der zentralen Datenbank gespeichert, sondern in einer lokalen Konfigurationsdatei des Client, so dass sie für jeden Anwender unterschiedlich vergeben werden können. Abbildung 5: Eingabe von Makros für Tastenkombinationen Handbuch Bewohnermodul Seite 6

7 3.7. Suche Die Suchfunktion ermöglicht eine schnelle Suche nach Bewohnern, Angehörigen, Ärzten, Mitarbeitern und Kostenträgern. In dem Eingabefeld kann ein Begriff eingegeben werden, nach dem gesucht wird. Kennt man den vollständigen Namen nicht, kann der Name abgekürzt und am Ende mit einem * geschrieben werden (z.b.: Muster* findet alle Namen die mit Muster anfangen). Das Suchfenster kann mit der F3-Taste oder über die Schnellstartleiste geöffnet werden. Abbildung 6: Die Suchfunktion Nach Eingabe einer Suche erscheint eine Liste mit dem Suchergebnis. Die Liste kann ausgedruckt werden. Bei einem Doppelklick auf einen Eintrag der Liste öffnet sich das Fenster mit den zugehörigen Stammdaten. Abbildung 7: Anzeige der Suchergebnisse 3.8. Hinweise anzeigen Im Hinweisfenster stehen Informationen zu Bewohnern und Mitarbeitern. Hierzu zählen Geburtstage von Bewohnern oder Mitarbeitern, Pflichtfelder, die in den Stammdaten noch nicht eingegeben wurden, Fristen und Betreuungsfunktionen, die eine Benachrichtigung erfordern und Abwesenheiten von Bewohnern. Außerdem können im Hinweisfenster Wiedervorlagen angezeigt werden, wenn in der HVP-Installation das Kommunikationsmodul enthalten ist. Das Hinweisfenster kann mit der F4-Taste oder über die Schnellstartleiste geöffnet und geschlossen werden. Über den Button Hinweise aktualisieren am unteren Rand des Hinweisfensters können die angezeigten Informationen jederzeit neu aufgerufen werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 7

8 Abbildung 8: Hinweise zu Heimbewohnern und Mitarbeitern Klickt man auf einen der angezeigten Mitarbeiter oder Bewohner werden Details zu den Hinweisen angezeigt. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag werden die Stammdaten des Bewohners (bzw. Mitarbeiters) aufgerufen Schnellstartleiste anzeigen Die Schnellstartleiste am oberen Rand kann ein- und ausgeschaltet werden. Ist sie eingeschaltet befindet sich vor dem Menüpunkt ein Haken und die Schnellstartleiste ist sichtbar. Über die Schnellstartleiste können folgende Funktionen aufgerufen werden. In Klammern hinter der jeweiligen Bezeichnung steht auch der Tastatur-Shortcut für den Aufruf über die Tastatur: o Nachrichten (F1) o Kalender (F2) o Suche (F3) o Hinweise (F4) o Pflegedokumentation (F5) o Dienstplanverwaltung (F6) o Bewohnerstammdaten (F7) o Mitarbeiterstammdaten (F8) o Kostenträgerstammdaten (F9) o Rechnungen (F11) o Barbetragsverwaltung (F12) Handbuch Bewohnermodul Seite 8

9 4. Stammdaten Unter dem Menüpunkt Stammdaten werden die Daten aller Bewohner, Mitarbeiter, Kostenträger, Kontakte und Ärzte erfasst. Abbildung 9: Menüpunkt Stammdaten 4.1. Bewohnerstammdaten Die Bewohnerstammdaten unterteilen sich in o Bewerber, o aktuelle Bewohner, o ausgezogene Bewohner, o gelöschte Bewohner. Die Funktionen können auch über die angezeigten Shortcuts (z.b. F7-Taste für Bewohner) aufgerufen werden. Über den Menüpunkt Bewohner, den Tastaturshortcut F7 oder die Schnellstartleiste gelangt man zu den aktuellen Bewohnern. Es wird eine Liste aller Bewohner angezeigt, die kein Bewerber sind, kein Auszugsdatum eingetragen haben und noch nicht aus den Stammdaten gelöscht wurden. Handbuch Bewohnermodul Seite 9

10 Abbildung 10: Liste der aktuellen Bewohner Die Liste lässt sich durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften nach der jeweiligen Spalte sortieren. Durch die Eingabe eines Buchstabens auf der Tastatur springt die Anzeige auf den ersten Namen mit diesem Buchstaben. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag der Liste gelangt man zu den Stammdaten des ausgewählten Bewohners. Neuen Bewohner anlegen Über diesen Button kann ein neuer Bewohner in den Stammdaten angelegt werden. Es öffnet sich ein leeres Stammdatenfenster. Liste aktualisieren Nach Drücken dieses Buttons wird eine aktuelle Liste der Bewohner aus der Datenbank geladen. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Clients gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Liste drucken Dieser Button druckt die aktuelle Liste. Wurden eine oder mehrere Zeilen der Liste markiert, können auch nur die markierten Zeilen ausgedruckt werden. Liste durchsuchen Dieser Button öffnet das Fenster mit der Suchfunktion. Bewohner öffnen Dieser Button öffnet den aktuell ausgewählten Bewohner. Eingabe der Bewohnerstammdaten Nach Auswahl eines Bewohners oder Aufruf der Funktion Neuen Bewohner anlegen können die Stammdaten eines Bewohners bearbeitet werden. Die Stammdaten sind unterteilt in folgende Kategorien (Reiter): o Allgemein o Vertragsdaten o Kurzzeitpflege o Angehörige o Betreuungen/Vollmachten o Fristen/Notizen o Diagnosen o Beratung o Sonstiges o Dienstleistungen o Jahreskalender o Privatzahler Handbuch Bewohnermodul Seite 10

11 o Kostenträger o Kosten o Eingänge o Barbeträge o Ärzte o Dokumente Handbuch Bewohnermodul Seite 11

12 Reiter Allgemein Im Reiter Allgemein werden die allgemeinen Daten eines Bewohners erfasst. Die Buttons am unteren Rand sind in jedem Reiter sichtbar. Abbildung 11: Allgemeine Bewohnerstammdaten Blättern zwischen Bewohnern In der Ansicht der Stammdaten kann mit den Pfeiltasten links und rechts neben der Nummer zwischen Bewohnern vorwärts und rückwärts geblättert werden. Diese Möglichkeit besteht auch bei jedem Reiter mit Hilfe der F5- und F6-Taste Blättern zwischen den Reitern eines Bewohners Mit Hilfe der Bild-auf- und Bild-ab-Taste kann zwischen den verschiedenen Reitern eines Bewohners gewechselt werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 12

13 Ändern einer Bewohnernummer Über den Button Nummer ändern kann die Nummer eines Bewohners geändert werden. Abbildung 12: Änderung der Bewohnernummer Die Nummer eines Bewohners ist immer eindeutig, das heißt die gleiche Nummer kann nicht für unterschiedliche Bewohner vergeben werden. Wird eine bereits vergebene Nummer eingetragen, erscheint eine Fehlermeldung und die Änderung wird nicht durchgeführt. Kopieren eines Bewohners Ein Bewohner kann mit all seinen Stammdaten und Pflegedoku-Daten vollständig kopiert werden. Dabei wird einen neue Nummer für den kopierten Eintrag vergeben. Das Kopieren eines Bewohners kann sinnvoll sein, wenn der Bewohner zum Beispiel den Vertrag von Kurzzeit-/Verhinderungspflege zu stationärer Pflege wechselt. Abbildung 13: Kopieren eines Bewohners Bewohnerbild speichern Mit dem Button Bild speichern kann ein Bild des Bewohners in der Datenbank gespeichert werden. Um ein gespeichertes Bild zu löschen, wird der Button Bild löschen gedrückt. Mit einem Rechtsklick auf ein vorhandenes Bewohnerbild, kann dieses Bild als Bilddatei auf einem Laufwerkspfad gespeichert werden. Löschen von Bewohnern Über den Button Löschen wird der aktuelle Bewohner gelöscht. Es erscheint eine Abfrage, ob der Bewohner tatsächlich gelöscht werden soll. Nach Bestätigung mit Ja ist er daraufhin nicht mehr in der Liste der aktuellen Bewohner enthalten, sondern erscheint in der Liste der gelöschten Bewohner. Handbuch Bewohnermodul Seite 13

14 Drucken der Stammdaten Über den Button Drucken kann ein Stammblatt des aktuellen Bewohners ausgedruckt werden. Es werden die in der Legende vom Reiter Allgemein aufgeführten Bestandteile der Stammdaten ausgedruckt. Mit einem Rechtsklick auf den Drucken-Button wird eine Personenbeschreibung ausgedruckt, die zum Beispiel verwendet werden kann, wenn ein Bewohner vermisst wird. Speichern der Stammdaten Mit dem Button Speichern kann jederzeit der aktuelle Stand der Änderungen in der Datenbank gespeichert werden. Sprung zur Rechnung des Bewohners Nach Drücken des Buttons Rechnungen werden die Stammdaten des aktuellen Bewohners geschlossen und die Jahresrechnung dieses Bewohners angezeigt. Sprung zur Barbetragsverwaltung des Bewohners Nach Drücken des Buttons Barbeträge werden die Stammdaten des aktuellen Bewohners geschlossen und die Barbetragsverwaltung dieses Bewohners angezeigt. Sprung zur Pflegedokumentation des Bewohners Nach Drücken des Buttons Pflegedoku werden die Stammdaten des aktuellen Bewohners geschlossen und die Pflegedokumentation dieses Bewohners angezeigt. Schließen des Stammdatenfensters Der Button Schließen schließt das aktuelle Stammdatenfenster. Wurden Änderungen an den Stammdaten durchgeführt, die noch nicht gespeichert wurden, erscheint eine Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Handbuch Bewohnermodul Seite 14

15 Reiter Vertragsdaten Im Reiter Vertragsdaten werden Daten, die sich auf den Vertrag mit dem Bewohner beziehen, eingetragen. Ist die Checkbox Kurzzeit-/Verhinderungspflege aktiviert, kann kein stationäres Einzugsdatum eingetragen werden. Abbildung 14: Eingabe der Vertragsdaten Die Checkboxen dienen dazu Informationen zur Rückgabe bzw. Vorlage bestimmter Dokumente einzutragen. Solange die Checkboxen nicht ausgefüllt werden erscheint eine Information zu diesem Bewohner im Hinweisfenster. Handbuch Bewohnermodul Seite 15

16 Reiter Kurzzeitpflege In diesem Reiter werden alle Kurzzeit- oder Verhinderungspflegezeiträume eingetragen. Abbildung 15: Kurzeitpflegezeiten eines Bewohners Mit dem Button Hinzufügen kann ein neuer Zeitraum eingetragen werden. Über den Button Entfernen werden bestehende Einträge gelöscht. Durch einen Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag, kann der ausgewählte Zeitraum bearbeitet werden. Abbildung 16: Eingabe eines Kurzzeitpflegezeitraums Reiter Angehörige Im Reiter Angehörige werden alle Angehörigen eines Bewohners eingetragen. Abbildung 17: Angehörige eines Bewohners Mit dem Button Hinzufügen kann ein neuer Angehöriger der Liste hinzugefügt werden. Über den Button Entfernen werden bestehende Angehörige gelöscht. Durch einen Doppelklick auf einen bestehenden Angehörigen, kann der ausgewählte Angehörige bearbeitet werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 16

17 Abbildung 18: Hinzufügen und bearbeiten von Angehörigen Durch einen Doppelklick auf das Nachnamenfeld, kann ein Eintrag aus den Kontakten ausgewählt werden, um zum Beispiel die Daten eines Betreuers zu übernehmen. Mit dem Button Speichern werden die eingegebenen Daten gespeichert und das Fenster zur Eingabe des Angehörigen geschlossen. Mit dem Button Abbrechen wird das Fenster ohne Speicherung geschlossen. Neben den allgemeinen Daten zu Angehörigen können auch Notizen und Abwesenheiten jedes Angehörigen eingetragen und gespeichert werden. Über den Button Hinzufügen kann eine neue Notiz dieses Angehörigen eingetragen werden. Sollte es sich um einen neuen Angehörigen handeln, der noch nicht gespeichert wurde, dann erscheint eine Abfrage, ob der Angehörige gespeichert werden soll. Bestehende Notizen können mit dem Button Entfernen gelöscht werden. Zur Bearbeitung einer bestehenden Abwesenheit kann, wird eine Abwesenheit über einen Doppelklick ausgewählt. Der Typ einer Abwesenheit ist entweder Abwesend oder Information. Für eine Abwesenheit muss immer ein Startzeitpunkt eingetragen werden. Das Ende-Datum kann wahlweise eingegeben werden. Wird die Checkbox Automatisch löschen ausgewählt, so wird die Abwesenheit automatisch nach Erreichen des Ende-Datums gelöscht. Über den Button Speichern wird die eingegebene Abwesenheit in der Datenbank gespeichert und das Fenster geschlossen. Der Button Abbrechen schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern. Handbuch Bewohnermodul Seite 17

18 Reiter Betreuungen/Vollmachten In den Betreuungsfunktionen werden die Betreuungen, die von verschiedenen Angehörigen ausgeübt werden, eingetragen. Es erscheint eine Liste aller aktuell beim Bewohner eingetragenen Betreuungen. Abbildung 19: Liste von Betreuungsfunktionen Über den Button Hinzufügen können neue Betreuungen der Liste hinzugefügt werden. Mit dem Button Entfernen werden bestehende Einträge einzeln nach Auswahl eines Eintrags aus der Liste gelöscht. Möchte man einen Eintrag (bzw. eine Reihe von Einträgen mit gleichem Angehörigen und gleichem Beginn- und Ende-Datum) bearbeiten, so wird über einen Doppelklick ein Eintrag ausgewählt und daraufhin angezeigt. Abbildung 20: Eingabe von Betreuungsfunktionen Handbuch Bewohnermodul Seite 18

19 Bei der Eingabe der Betreuungsfunktion wird ein Angehöriger ausgewählt, für den die Betreuungsfunktion(en) gelten. Aus der Liste der vorhandenen Funktionen können ein oder mehrere Einträge (mit der Strg-Taste) ausgewählt werden. Es muss ein Startzeitpunkt eingetragen werden, ein Ende-Datum ist optional. Wird die Checkbox Automatisch löschen ausgewählt, so werden die ausgewählten Funktionen automatisch beim Erreichen des Ende-Datums gelöscht. Zusätzlich kann eine Benachrichtigung für diese Funktion eingestellt werden. Stellt man eine Benachrichtigung ein, so erscheint mit dem Erreichen des Benachrichtigungszeitpunktes eine Information zu diesem Bewohner im Hinweisfenster. Mit dem Button Speichern werden das Eingabefenster geschlossen und die ausgewählten Funktionen einzeln in der Liste der Betreuungsfunktionen hinzugefügt. Mit dem Button Abbrechen werden das Eingabefenster geschlossen und durchgeführte Änderungen verworfen Reiter Fristen/Notizen Im Reiter Notizen werden alle möglichen Notizen eines Bewohners angezeigt. Dazu gehören o Abwesenheiten von Angehörigen o Betreuungsfunktionen von Angehörigen o Abwesenheiten mit Vergütung o Abwesenheiten ohne Vergütungen o Fristen o Sonstige Informationen Es erscheint eine Liste aller aktuell beim Bewohner eingetragenen Notizen. Abbildung 21: Liste von Notizen eines Bewohners Über den Button Hinzufügen können neue Notizen der Liste hinzugefügt werden. Hierzu zählen jedoch nur Abwesenheiten ohne Vergütungen, Fristen und sonstige Informationen. Abwesenheiten von Angehörigen werden bei den Angehörigen eingetragen. Betreuungsfunktionen von Angehörigen werden bei den Betreuungsfunktionen eingetragen. Abwesenheiten mit Vergütungen werden im Jahreskalender eingetragen. Mit dem Button Entfernen werden bestehende Einträge einzeln nach Auswahl eines Eintrags aus der Liste gelöscht. Möchte man einen Eintrag bearbeiten, so wird über einen Doppelklick ein Eintrag ausgewählt und daraufhin angezeigt. Es können alle Notizen über einen Doppelklick bearbeitet werden. (Hinweis: Die Änderung einer Abwesenheit mit Vergütung aus dem Menü der Notizen führt zu keiner Nachberechnung. Eine Nachberechnung kann nur über eine Eingabe im Jahreskalender durchgeführt werden.) Handbuch Bewohnermodul Seite 19

20 Abbildung 22: Eingabe von Fristen und Abwesenheiten ohne Vergütung Beim Hinzufügen werden allgemeine Notizen eingetragen. Dies sind die Typen Abwesenheiten ohne Vergütung, Fristen und sonstige Informationen. Es muss ein Startzeitpunkt eingetragen werden, ein Ende-Datum ist optional. Wird die Checkbox Automatisch löschen ausgewählt, so wird die ausgewählte Notiz automatisch beim Erreichen des Ende-Datums gelöscht. Bei sonstigen Informationen muss ein Text der Nachricht hinzugefügt werden. Bei Fristen kann ein Fristentyp ausgewählt werden. Zusätzlich kann eine Benachrichtigung für diese Frist eingestellt werden. Stellt man eine Benachrichtigung ein, so erscheint mit dem Erreichen des Benachrichtigungszeitpunktes eine Information zu diesem Bewohner im Hinweisfenster. Mit dem Button Speichern wird das Eingabefenster geschlossen und die Notiz der Liste der vorhandenen Notizen hinzugefügt bzw. geändert. Mit dem Button Abbrechen werden das Eingabefenster geschlossen und durchgeführte Änderungen verworfen. Handbuch Bewohnermodul Seite 20

21 Reiter Diagnosen Im Reiter Diagnosen können verschiedene Informationen zu dem Bewohner eingetragen werden, die auch auf dem Stammblatt ausgedruckt werden: - Allgemeine Diagnosen - Therapien - Informationen zu Körpermaßen und zur Kostform Abbildung 23: Bewohner Diagnosen Insbesondere die Körpergröße und das Gewicht beim Einzug können in der Pflegedoku für die Ermittlung des täglichen Kalorienbedarfs verwendet werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 21

22 Reiter Beratung Im Reiter Beratung können folgende Informationen zu dem Bewohner eingetragen werden: - Informationen zum Erstgespräch - Informationen zu Bezugspflegepersonen - Informationen zum Freiheitsentzug - Informationen zur Seelsorge Abbildung 24: Bewohner Beratung Ist das Pflegedoku-Modul aktiv werden Bezugspflegepersonen auf ausstehende Evaluationen hingewiesen, wenn zum Beispiel ein Pflegeplan überprüft werden muss. Handbuch Bewohnermodul Seite 22

23 Reiter Sonstiges Im Reiter Sonstiges können verschiedene Informationen zu dem Bewohner eingetragen werden, die auch auf dem Stammblatt ausgedruckt werden: - Hinterlegte Dokumente - Mitgebrachte Gegenstände - Allgemeine Hilfsmittel - Sonstige Bemerkungen Abbildung 25: Sonstige Bewohnerinformationen Handbuch Bewohnermodul Seite 23

24 Reiter Dienstleistungen Im Reiter Dienstleistungen können geplante Dienstleistungen wie zum Beispiel Friseurbesuche, Fußpflege etc. eingetragen werden. Die Dienstleistungen können in der Administration gepflegt werden. Abbildung 26: Eingabe von Bewohnerdienstleistungen Reiter Jahreskalender Für jeden Bewohner wird ein Jahreskalender für jedes Jahr der Anwesenheit angelegt. Das Jahr kann am oberen Rand des Eingabefensters eingestellt werden. Der Jahreskalender enthält Informationen zu dem Pflegegrad und Abwesenheiten mit Vergütungen eines Bewohners. Es existiert ein Feld für jeden Tag des Jahres, dem entnommen werden kann, welcher Pflegegrad Bewohner an dem jeweiligen Tag hat und ob er gegebenenfalls abwesend ist. Handbuch Bewohnermodul Seite 24

25 Abbildung 27: Der Jahreskalender eines Bewohners Der Pflegegrad wird durch eine Zahl im jeweiligen Feld angezeigt. Abwesenheiten werden farblich markiert. Bei einer längeren Abwesenheit (Anzahl von Tagen in Einstellungen) wird dies rot markiert und der Bewohner erscheint auch in den Hinweisen. Eingabe des Pflegegrads und Pflegegradänderungen Der Pflegegrad kann durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Tag im Jahreskalender, an dem der Bewohner anwesend ist, eingestellt werden. Eine Pflegegradänderung wird auf die gleiche Weise vorgenommen, indem der gewünschte Tag der Änderung angeklickt wird. Handbuch Bewohnermodul Seite 25

26 Abbildung 28: Eingabe des Pflegegrads Neben der Einstellung des Pflegegrads werden über diesen Dialog auch die Einstellungen zu den dazugehörigen Beitragssätzen vorgenommen. Nach Auswahl eines Pflegegrads sind in den darunter angegebenen Kostensätzen und der Pflegeversicherung mögliche Beitragssätze für diesen Pflegegrad aufgeführt, aus denen die Sätze ausgewählt werden können. Über den Button Speichern werden der eingetragene Pflegegrad und Beitragssätze ab dem ausgewählten Datum gespeichert. Existiert für den Zeitraum der Änderung eine Rechnung, so erfolgt eine Abfrage, ob eine Nachberechnung für die betroffene Rechnung (bzw. Rechnungen) durchgeführt werden soll. Nach Auswahl von Ja erfolgt eine Nachberechnung mit dem neuen Pflegegrad bzw. geänderten Beitragssätzen. Die Differenz zum ursprünglichen Betrag und der Grund der Änderung werden auf der Jahresrechnung im Text unter dem jeweiligen Betrag ausgewiesen. Bei einer Auswahl von Nein werden keine Änderungen an den Rechnungen vorgenommen. Abbildung 29: Nachberechnung nach Pfleggradänderung Handbuch Bewohnermodul Seite 26

27 Eingabe von Abwesenheiten Abwesenheiten mit Vergütung werden im Jahreskalender mit der linken Maustaste auf einen Tag im Jahreskalender eingestellt. Klickt man auf eine vorhandene Abwesenheit, so wird diese im Eingabefenster angezeigt. Klickt man auf einen Tag, an dem keine Abwesenheit eingetragen ist, so kann eine neue Abwesenheit hinzugefügt werden. Abbildung 30: Eingabe von Abwesenheiten mit Vergütung Mit dem Button Speichern wird das Eingabefenster geschlossen und die Abwesenheit im Jahreskalender hinzugefügt bzw. geändert. Mit dem Button Abbrechen werden das Eingabefenster geschlossen und durchgeführte Änderungen verworfen. Bei der Eingabe einer Abwesenheit muss ein Grund für die Abwesenheit im Feld Nachricht eingetragen werden (zum Beispiel Krankenhaus ). Bei der Abrechnung wird dieser Text auch auf die Rechnung geschrieben. Nach Eintragung des Ende-Datums einer Abwesenheit wird geprüft, ob für den Abwesenheitszeitraum bereits eine Rechnung erstellt wurde. Existiert für den Zeitraum der Abwesenheit bereits eine Rechnung, so erfolgt eine Abfrage, ob eine Nachberechnung für die betroffene Rechnung (bzw. Rechnungen, wenn die Abwesenheit über mehrere Monate verläuft) durchgeführt werden soll. Handbuch Bewohnermodul Seite 27

28 Reiter Privatzahler Im Reiter Privatzahler werden die Informationen zum Privatzahler eingetragen. Abbildung 31: Privatzahler der Bewohnerrechnung Als Zahlungsempfänger kann ein Angehöriger oder der Bewohner eingetragen werden. Zusätzlich kann die identische Privatzahlerrechnung als Kopie an einen zweiten Rechnungsempfänger erstellt werden. Im Feld Ausdrucke kann die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen beim Ausdruck angegeben werden. Als Zahlungsarten sind Lastschrift und Überweisung mögliche Werte, die ausgewählt werden können. Der Anmerkungstext erscheint nur auf der Rechnung des Privatzahlers. Der Text wird bei der Rechnungserstellung nicht gelöscht, sondern bleibt auch für die nächsten Rechnungen in den Stammdaten. Handbuch Bewohnermodul Seite 28

29 Reiter Kostenträger Im Reiter Kostenträger werden die weiteren Rechnungsempfänger, d.h. die Pflegekasse und das Sozialamt eingetragen. Abbildung 32: Kostenträger der Bewohnerrechnung Ein Anmerkungstext erscheint nur auf der Rechnung des jeweiligen Kostenträgers. Der Text wird bei der Rechnungserstellung nicht gelöscht, sondern bleibt auch für die nächsten Rechnungen in den Stammdaten. Soll die Rechnung der Pflegekasse an die Privatzahleranschrift ausgedruckt werden (zum Beispiel bei privaten Pflegekassen) kann die entsprechende Checkbox gesetzt werden. Ist ein benötigter Kostenträger noch nicht in den Kostenträgerstammdaten enthalten, kann er über den Button Neuen Kostenträger anlegen erfasst werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 29

30 Reiter Kosten Im Reiter Heimkosten werden zusätzliche Daten, die bei der Abrechnung eines Bewohners benötigt werden, eingegeben. Am oberen Rand werden Informationen zu dem aktuellen Pflegegrad und den dazugehörigen Kostensätzen angezeigt, die im Jahreskalender eingetragen wurden. Abbildung 33: Eingabe der Heimkosten Es kann angegeben werden, ob es sich um einen Bewohner mit erheblichem allgemeinem Betreuungsbedarf handelt (Bewohner mit EAB). In diesem Fall kann der zusätzliche EAB- Kostensatz automatisch berechnet werden. Die Berechnung erfolgt für den ausgewählten Kostenträger (Privatzahler oder Pflegekasse) ab dem angegebenen Datum. Zusätzlich können vier Felder mit sonstigen Kosten angegeben werden, die in den vier Spalten der sonstigen Kosten auf der Jahresrechnung erscheinen. Der Titel erscheint als Spaltenüberschrift auf der Jahresrechnung und auf dem Ausdruck der Rechnungen. Bei den sonstigen Kosten kann es sich um einen festen Betrag oder um eine Leistung aus den Leistungsstammdaten handeln. Bei der Erstellung einer Rechnung wird entweder die hier eingetragenen Beträge übernommen oder auf Basis Leistung berechnet. Der letzte Betrag kann automatisch in die Barbetragsverwaltung übernommen, wenn die Checkbox Letzte Kostenzeile wird automatisch in Barbetragsverwaltung eingefügt ausgewählt ist. Alternativ kann bei Auswahl der Checkbox Letzte Zeile beinhalte automatische Barbetragsabrechnung eine Abrechnung der aktuellen Barbeträge im Barbetragskonto durchgeführt werden. Dabei wird der offene Betrag auf der Rechnung aufgeführt und im Konto automatisch ausgeglichen. Handbuch Bewohnermodul Seite 30

31 Reiter Eingänge Im Reiter Eingänge können alle automatisch eingehenden Beträge eines Bewohners eingegeben werden. Am oberen Rand werden Informationen zu dem aktuellen Pflegegrad und der dazugehörigen Pflegeversicherung angezeigt, die im Jahreskalender eingetragen wurde. Abbildung 34: Eingabe der Abrechnungsdaten Im Feld Beihilfe/Pflegekasse kann angegeben werden, ob es sich bei dem Bewohner um einen Beihilfeempfänger handelt, bei dem nur 50% der Pflegeversicherung berechnet wird. Bei der Auswahl Die Pflegekasse zahlt nichts werden keine Pflegeversicherungsbeträge berechnet. Weiterhin können vier Eingänge eines Privatzahlers und vier Eingänge eines Sozialamtes eingetragen werden. Die Titel der jeweiligen Eingänge erscheinen als Spaltenüberschriften in den zugehörigen Soll- und Ist-Spalten auf der Jahresrechnung. Die Beträge werden bei der Erstellung einer Rechnung automatisch in den zugehörigen Soll-Spalten auf der Jahresrechnung übernommen. Für die Berechnung des Sozialamt kann ein privater Eigenanteil festgelegt werden, der bei der automatischen Berechnung des Sozialhilfebetrags berücksichtig wird. Handbuch Bewohnermodul Seite 31

32 Reiter Barbeträge Im Reiter Barbeträge können Angaben zur Barbetragsverwaltung eingetragen werden. Abbildung 35: Eingaben zur Barbetragsverwaltung In der Auswahlbox Rechnungsempfänger kann ein Angehöriger oder der Bewohner ausgewählt werden. Die ausgewählte Person ist dann der Empfänger der Barbetragsauszüge. Es kann ein Zahlungseingang und vier Kostensätze eingetragen werden, die bei der Erstellung der Rechnung automatisch mit dem angegebenen Text als Einnahme bzw. Ausgabe in der Barbetragsverwaltung eingefügt werden. Außerdem kann eine Kategorie des Barbetragskontos ausgewählt werden, nach der in der Barbetragsverwaltung abgerechnet werden soll. Der Text im Feld Kontoinformation wird beim Aufruf des Barbetragskontos des Bewohners als Hinweis angezeigt. Der Text der Anmerkung erscheint automatisch auf dem Ausdruck der Abrechnung. Handbuch Bewohnermodul Seite 32

33 Reiter Ärzte Über den Reiter Ärzte werden die betreuenden Ärzte eines Bewohners eingetragen. Es erscheint eine Liste aller aktuell beim Bewohner aktuell eingetragenen Ärzte. Abbildung 36: Liste der Ärzte eines Bewohners Über den Button Hinzufügen können neue Ärzte der Liste hinzugefügt werden. Mit dem Button Entfernen werden bestehende Einträge einzeln nach Auswahl eines Eintrags aus der Liste gelöscht. Möchte man einen Eintrag bearbeiten, so wird über einen Doppelklick ein Eintrag ausgewählt und daraufhin angezeigt. Beim Hinzufügen eines Arztes, kann ein vorhandener Arzt aus den Arztstammdaten ausgewählt werden. Alternativ kann auch ein neuer Arzt eingetragen werden. Ein neuer Arzt wird automatisch in den Arztstammdaten aufgenommen. Mit dem Button Speichern werden das Eingabefenster geschlossen und die eingegebenen Daten gespeichert. Es wird der Arzt beim Bewohner hinzugefügt und Änderungen in den Arztstammdaten vorgenommen. Mit dem Button Abbrechen werden das Eingabefenster geschlossen und durchgeführte Änderungen verworfen. Abbildung 37: Ärzte beim Heimbewohner Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag kann eine Bemerkung für diesen Arzt eingetragen werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 33

34 Reiter Dokumente Im Reiter Dokumente können Dokumente zum Bewohner hinterlegt werden sowie verschiedene Dokumente eines Bewohners erstellt werden. (Hinweis: Die Einstellung des Dokumentenarchivs und der Dokumentenerstellung wird im Konfigurationshandbuch beschrieben.) Abbildung 38: Dokumente eines Bewohners Dokumentenarchiv Im Dokumentenarchiv können beliebige Dokumente für den Bewohner gespeichert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag wird das Dokument mit der jeweiligen zugehörigen Anwendung geöffnet. Abbildung 39: Bewohnerdokument hinzufügen Handbuch Bewohnermodul Seite 34

35 Dokumentenerstellung Zur Erstellung von Dokumenten, müssen die Vorlagen zunächst erstellt und in einem zugreifbaren Verzeichnis gespeichert worden sein. Beim Klick auf den Button eines Dokuments, wird das jeweilige Dokument geöffnet und mit Daten aus den Stammdaten des Mitarbeiters versorgt. Bestimmte Felder im Dokument werden automatisch mit diesen Daten ausgefüllt. Möchte man mehrere Dokumente gleichzeitig erstellen, so kann man die benötigten Dokumente über die dahinterliegenden Checkboxen auswählen und mit dem Button Ausgewählte Dokumente erstellen öffnen Ausgezogene Bewohner Nach Eintrag eines Auszugsdatums in den Stammdaten eines Bewohners ist dieser Bewohner nicht mehr in der Liste der aktuellen Bewohner. Alle Bewohner mit einem Auszugsdatum erscheinen in der Liste der ausgezogenen Bewohner. Aus der Liste der ausgezogenen Bewohner kann ein Eintrag durch einen Doppelklick ausgewählt werden. Die Bearbeitung der Stammdaten erfolgt wie bei aktuellen Bewohnern. Es existieren auch weiterhin alle Rechnungen des ausgezogenen Bewohners Gelöschte Bewohner Wurden Bewohner aus den Stammdaten gelöscht, erscheinen sie in der Liste der gelöschten Bewohner. Aus der Liste der gelöschten Bewohner kann ein Eintrag durch einen Doppelklick ausgewählt werden. Die Bearbeitung der Stammdaten erfolgt wie bei aktuellen Bewohnern. Es ist jedoch nicht mehr die Möglichkeit, zu den Rechnungen eines gelöschten Bewohners zu springen, da diese nicht mehr angezeigt werden. Abbildung 40: Auswahlmöglichkeiten bei gelöschten Bewohnern Ein gelöschter Bewohner kann über den Button Wiederherstellen wieder aktiviert werden. Er verschwindet dann aus der Liste der gelöschten Bewohner und erscheint in der Liste der ausgezogenen oder aktiven Bewohner. Über den Button Endgültig löschen wird der Bewohner und alle zugehörigen Daten unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Handbuch Bewohnermodul Seite 35

36 4.3. Bewerber Nach Auswahl des Menüpunktes Bewerber kann aus der angezeigten Liste ein Bewerber ausgewählt werden. Abbildung 41: Liste der Bewerber Die Stammdaten eines Bewerbers sind bis auf die Bewohnernummer identisch mit den Stammdaten eines Bewohners. Der Bewohner kann vollständig angelegt werden, wobei die Checkbox Dies ist ein Bewerber automatisch ausgefüllt ist. Sobald die Checkbox deaktiviert wird, erscheint die Anzeige der Bewohnernummer. In diesem Feld steht zunächst noch eine 0. Sobald der Bewohner gespeichert wird, wird automatisch eine neue Bewohnernummer vergeben. Nach dem Speichern gehört der Bewohner dann zu den aktuellen Bewohnern. Abbildung 42: Bewerberstammdaten Handbuch Bewohnermodul Seite 36

37 4.4. Kostenträgerstammdaten Die Kostenträgerstammdaten unterteilen sich in aktuelle Kostenträger und gelöschte Kostenträger Aktuelle Kostenträger Die Liste der aktuellen Kostenträger wird über den Menüpunkt Kostenträger, den Button Kostenträger in der Schnellstartleiste oder den Tastatur-Shortcut F9 geöffnet. Es wird eine Liste aller Kostenträger angezeigt, die noch nicht aus den Stammdaten gelöscht wurden. Abbildung 43: Liste der aktuellen Kostenträger Die Liste lässt sich durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften nach der jeweiligen Spalte sortieren. Durch die Eingabe eines Buchstabens auf der Tastatur springt die Anzeige auf den ersten Namen mit diesem Buchstaben. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag der Liste gelangt man zu den Stammdaten des ausgewählten Kostenträgers. Neuen Kostenträger anlegen Über diesen Button kann ein neuer Kostenträger in den Stammdaten angelegt werden. Es öffnet sich ein leeres Stammdatenfenster. Liste aktualisieren Nach Drücken dieses Buttons wird eine aktuelle Liste der Kostenträger aus der Datenbank geladen. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Clients gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Liste drucken Dieser Button druckt die aktuelle Liste. Liste durchsuchen Dieser Button öffnet das Fenster mit der Suchfunktion Eingabe der Kostenträgerstammdaten Nach Auswahl eines Kostenträgers oder Aufruf der Funktion Neuen Kostenträger anlegen können die Stammdaten eines Kostenträgers bearbeitet werden. Die Stammdaten sind unterteilt in folgende Kategorien (Reiter): o Allgemein o Ansprechpartner #1 o Ansprechpartner #2 o Zusätzliche Rechnungsanschrift Handbuch Bewohnermodul Seite 37

38 Reiter Allgemein Im Reiter Allgemein werden die allgemeinen Daten des Kostenträgers erfasst. Die Buttons am unteren Rand sind bei jedem Reiter sichtbar. Abbildung 44: Allgemeine Stammdaten eines Kostenträgers Im Feld EAB-Vergütung kann ausgewählt werden, ob eine Pflegekasse für die Abrechnung der EAB-Beträge eine Rechnung erhält. Blättern zwischen Kostenträgern In dem Reiter Allgemein kann mit den Pfeiltasten links und rechts neben der Nummer zwischen Kostenträgern vorwärts und rückwärts geblättert werden. Diese Möglichkeit besteht auch bei jedem Reiter mit Hilfe der F5- und F6-Taste Blättern zwischen den Reitern eines Kostenträgers Mit Hilfe der Bild-auf- und Bild-ab-Taste kann zwischen den verschiedenen Reitern eines Kostenträgers gewechselt werden. Ändern einer Kostenträgernummer Über den Button Nummer ändern kann die Nummer eines Kostenträgers geändert werden. Die Nummer eines Kostenträgers ist immer eindeutig, das heißt die gleiche Nummer kann nicht für unterschiedliche Kostenträger vergeben werden. Wird eine bereits vergebene Nummer eingetragen, erscheint eine Fehlermeldung und die Änderung wird nicht durchgeführt. Handbuch Bewohnermodul Seite 38

39 Löschen von Kostenträgern Über den Button Löschen wird der aktuelle Kostenträger gelöscht. Es erscheint eine Abfrage, ob der Kostenträger tatsächlich gelöscht werden soll. Nach Bestätigung mit Ja ist er daraufhin nicht mehr in der Liste der aktuellen Kostenträger enthalten, sondern erscheint in der Liste der gelöschten Kostenträger. Drucken der Stammdaten Über den Button Drucken kann ein Stammblatt des aktuellen Kostenträgers ausgedruckt werden. Speichern der Stammdaten Mit dem Button Speichern kann jederzeit der aktuelle Stand der Änderungen in der Datenbank gespeichert werden. Schließen des Stammdatenfensters Der Button Schließen schließt das aktuelle Stammdatenfenster. Wurden Änderungen an den Stammdaten durchgeführt, die noch nicht gespeichert wurden, erscheint eine Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen Reiter der Ansprechpartner Im Reiter Ansprechpartner #1 und Ansprechpartner #2 werden Angaben zu den Ansprechpartnern bei diesem Kostenträger eingegeben. Abbildung 45: Eingabe des ersten Ansprechpartners Handbuch Bewohnermodul Seite 39

40 Reiter der zusätzlichen Rechnungsanschrift Im Reiter Zus. Rg.-Anschrift können bis zu zwei zusätzliche Rechnungsanschriften für Abrechnungsadressen von EAB-Leistungen usw. eingetragen werden. Abbildung 46: Eingabe einer zus. Rechnungsanschrift Gelöschte Kostenträger Wurden Kostenträger aus den Stammdaten gelöscht, erscheinen sie in der Liste der gelöschten Kostenträger. Die Liste wird über den Menüpunkt Gelöschte Kostenträger geöffnet. Aus der Liste der gelöschten Kostenträger kann ein Eintrag durch einen Doppelklick ausgewählt werden. Die Bearbeitung der Stammdaten erfolgt wie bei aktuellen Kostenträgern. Ein gelöschter Kostenträger kann über den Button Wiederherstellen wieder aktiviert werden. Er verschwindet dann aus der Liste der gelöschten Kostenträger und erscheint in der Liste der aktiven Kostenträger. Über den Button Endgültig löschen wird ein Kostenträger unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Kostenträger lassen sich jedoch nur dann endgültig löschen, wenn Sie bei keinem Bewohner eingetragen sind. Handbuch Bewohnermodul Seite 40

41 4.5. Ärztestammdaten Die Ärztestammdaten können über den Menüpunkt Ärzte aufgerufen werden. Es wird eine Liste aller Ärzte angezeigt, die noch nicht aus den Stammdaten gelöscht wurden. Abbildung 47: Liste der Ärzte Die Liste lässt sich durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften nach der jeweiligen Spalte sortieren. Durch die Eingabe eines Buchstabens auf der Tastatur springt die Anzeige auf den ersten Namen mit diesem Buchstaben. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag der Liste gelangt man zu den Stammdaten des ausgewählten Arztes. Neuen Arzt anlegen Über diesen Button kann ein neuer Arzt in den Stammdaten angelegt werden. Es öffnet sich ein leeres Stammdatenfenster. Liste aktualisieren Nach Drücken dieses Buttons wird eine aktuelle Liste der Ärzte aus der Datenbank geladen. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Clients gleichzeitig mit dem Programm arbeiten. Liste drucken Dieser Button druckt die aktuelle Liste. Liste durchsuchen Dieser Button öffnet das Fenster mit der Suchfunktion. Arzt öffnen Dieser Button öffnet den aktuell ausgewählten Eintrag in der Liste. Nach Auswahl eines Arztes oder Aufruf der Funktion Neuen Arzt anlegen können die Stammdaten eines Arztes bearbeitet werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 41

42 Abbildung 48: Eingabe der Stammdaten eines Arztes Löschen von Ärzten Über den Button Löschen wird der aktuelle Arzt gelöscht. Es erscheint eine Abfrage, ob der Arzt tatsächlich gelöscht werden soll. Nach Bestätigung mit Ja ist er daraufhin nicht mehr in der Liste der Ärzte enthalten. Speichern der Stammdaten Mit dem Button Speichern wird das Fenster geschlossen und der aktuelle Stand der Änderungen in der Datenbank gespeichert werden. Drucken der Stammdaten Über den Button Drucken kann ein Stammblatt des aktuellen Arztes ausgedruckt werden. Schließen des Stammdatenfensters Der Button Abbrechen schließt das aktuelle Stammdatenfenster ohne eine Speicherung eingegebener Änderungen. Handbuch Bewohnermodul Seite 42

43 5. Bewohnerlisten Unter dem Menüpunkt Listen und Statistiken können unterschiedliche Auswertungen für Bewohner angezeigt und ausgedruckt werden. Für Bewohner existieren neben den über den Listengenerator erstellten Listen, alle im Untermenü Bewohner vorhandenen Standardlisten. Eine Standardliste wird benötigt, wenn sich die Liste nicht über den Listengenerator erstellen lässt. Abbildung 49: Bewohnerlisten Handbuch Bewohnermodul Seite 43

44 5.1. Listengenerator Unter dem Menüpunkt Generierte Listen können eigene Listen erstellt und bereits erstellte Listen aufgerufen werden. Die Listen werden für angemeldeten Benutzer gespeichert und werden nur für diesen Benutzer angezeigt. Abbildung 50: Erstellung von eigenen Listen mit dem Listengenerator Neue Liste erstellen Wählt man den Menüpunkt Neue Liste erstellen erscheint das Fenster des Listengenerators, mit dem der Name, der Typ und die Felder der neuen Liste ausgewählt werden. Unter dem angegebenen Name wird die Liste gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden. Es stehen folgende Type zur Auswahl: o Bewohner o Mitarbeiter o Kostenträger o Ärzte o Pflege-/Maßnahmenpläne Abhängig von der Auswahl des Typs, werden die dazugehörigen Felder angezeigt. Bei Bewohnern können die Felder aus den Bewohnerstammdaten ausgewählt werden, bei den anderen Typen aus ihren jeweiligen Stammdaten. Über die Checkboxen wählt man die Felder aus, die in der Liste enthalten sein sollen. Mit dem Button Liste erzeugen wird die Liste unter dem angegebenen Namen gespeichert. Handbuch Bewohnermodul Seite 44

45 Erstelle Listen anzeigen Die gespeicherten Listen werden mit ihrem Namen im Untermenü Generierte Listen angezeigt. Wählt man den Namen einer Liste aus, wird diese angezeigt. Abbildung 51: Generierte Liste anzeigen Es werden die ausgewählten Spalten der Liste angezeigt. Die Liste lässt sich durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften nach der jeweiligen Spalte sortieren. Gelöschte Datensätze sind nicht in der Liste enthalten. Bei den Bewohnern sind alle aktuellen und ausgezogenen Bewohner in einer Liste enthalten. Für Bewerber können eigene Listen erstellt werden. Liste aktualisieren Nach Drücken dieses Buttons wird eine aktuelle Liste aus der Datenbank geladen. Liste drucken Dieser Button druckt die aktuelle Liste. Liste löschen Dieser Button löscht die aktuell angezeigte Liste aus dem Untermenü Generierte Listen Stichtagsliste Die Stichtagsliste enthält alle Bewohner, die zu einem auswählbaren Tag Bewohner der Einrichtung waren Aktuelle Gesamtliste Die Gesamtliste enthält allgemeine Daten eines Bewohners und zusätzlich den aktuellen Pflegegrad und das Einzugsdatum Anwesenheitsliste Die Anwesenheitsliste gibt einen Überblick über aktuell an- oder abwesende Bewohner Geburtstagsliste Die Geburtstagsliste enthält die Geburtstage, das Alter, das Einzugsdatum und die aktuelle Anzahl der Jahre der Anwesenheit Angehörigenliste Die Angehörigenliste enthält alle Angehörigen von allen Bewohnern. Zusätzlich gibt es eine Anzeige, ob der jeweilige Angehörige momentan anwesend ist Angehörigenadressen In dieser Liste sind die Anschriften der Angehörigen aufgeführt, um zum Beispiel Serienbriefe zu erstellen. Handbuch Bewohnermodul Seite 45

46 5.8. Abwesende Bewohner In dieser Liste sind alle aktuell abwesenden Bewohner eingetragen. Dies können Abwesenheiten mit oder ohne Vergütung sein Abwesende Angehörige In dieser Liste sind alle aktuell abwesenden Angehörigen eingetragen Kostenträgerliste In der Kostenträgerliste werden für jeden Bewohner die Pflegekasse und das Sozialamt angezeigt Bewohner-Ärzteliste In dieser Liste werden alle Verknüpfungen von Bewohnern und deren eingetragenen Ärzte angezeigt Freie Zimmer/Betten Diese Liste bietet eine Übersicht über die aktuell belegten und freien Zimmer. Für jedes Zimmer werden auch die zugehörigen Bewohnernamen angezeigt Eingezogene Bewohner Es werden alle Bewohner angezeigt, die in einem auswählbaren Zeitraum eingezogen sind Verweildauer ausgeschiedener Bewohner Es werden alle Bewohner mit ihrer Verweildauer angezeigt, die in einem auswählbaren Zeitraum ausgezogen sind Ausgeschiedene Bewohner In der Liste der ehemaligen Bewohner sind alle Bewohner enthalten, die ein Auszugsdatum eingetragen haben. Gelöschte Bewohner werden nicht angezeigt Gelöschte Bewohner In der Liste der gelöschten Bewohner werden alle aus den Stammdaten gelöschten Bewohner angezeigt. Zusätzlich wird die Anzahl der vollen Jahre der Anwesenheit angezeigt Bewohnernotizen Es werden alle Notizen der Bewohner aus dem Reiter Fristen/Notizen der Bewohnerstammdaten angezeigt. Handbuch Bewohnermodul Seite 46

47 5.18. Bewohnerfristen Für Bewohner können folgende Fristenlisten angezeigt werden: o Manuelle Beschreibung o Befreiung von der Zuzahlung o Generalvollmachten o Höherstufungsanträge o KV-Befreiung o Vorsorgevollmacht Weitere Fristenarten können in der Administration vergeben werden. In einem Auswahldialog werden die Art der Fristenliste sowie die anzuzeigenden Bewohner für die Liste ausgewählt. Daraufhin werden die bestehenden Fristen in einer Liste angezeigt. Abbildung 52: Auswahl der Listenart und Heimbewohner für die Fristenliste Abbildung 53: Anzeige der bestehenden Fristen Handbuch Bewohnermodul Seite 47

48 5.19. Betreuungen/Vollmachten Wie Fristenlisten können auch folgende Betreuungslisten für Bewohner ausgewählt und angezeigt werden: o Manuelle Beschreibung o Aufenthaltsbestimmung o Bettgittergenehmigung o DESY-Weglaufmeldung o Gesundheitsfürsorge o Heimunterbringung o Postvollmacht/Nachsendeempfänger o Rollstuhlfixierung o Vermögenssorge o Ärztliche Versorgung Weitere Betreuungen oder Vollmachten können in der Administration vergeben werden. Daraufhin werden die bestehenden Betreuungen in einer Liste angezeigt. Abbildung 54: Auswahl der Betreuungsfunktion und Heimbewohner für die Betreuungsliste Abbildung 55: Anzeige der bestehenden Betreuungen Handbuch Bewohnermodul Seite 48

49 6. Bewohnerstatistiken Unter dem Menüpunkt Statistiken können diverse Statistiken zu den Bewohnern angezeigt und ausgedruckt werden. Abbildung 56: Bewohnerstatistiken 6.1. Alter der Bewohner Die Altersstatistik kann unter dem Menüpunkt Alter der Bewohner aufgerufen werden. Es wird das Durchschnittsalter aller aktuell im Heim ansässigen Bewohner zum aktuellen Datum berechnet und die Anzahl der Bewohner mit unterschiedlichem Alter angezeigt. Abbildung 57: Altersstatistik Handbuch Bewohnermodul Seite 49

50 6.2. Pflegegradstatistik Unter dem Menüpunkt Pflegegrade wird die aktuelle Pflegegradstatistik mit der Anzahl der Bewohner pro Pflegegrad angezeigt. Abbildung 58: Anzeige der Pflegegradstatistik 6.3. Pflegekassenstatistik Unter dem Menüpunkt Pflegekassen wird die aktuelle Pflegekassenstatistik mit der Anzahl der Bewohner pro Pflegekassen angezeigt. Abbildung 59: Anzeige der Pflegekassenstatistik Handbuch Bewohnermodul Seite 50

51 6.4. Ärztestatistik Unter dem Menüpunkt Ärztestatistik wird eine Statistik über der aktuelle Anzahl der Bewohner pro Arzt angezeigt. Abbildung 60: Anzeige der Ärztestatistik 6.5. Abwesenheitsstatistik Unter dem Menüpunkt Abwesenheitsstatistik kann man eine Übersicht über alle Krankenhausaufenthalte der aktuellen Bewohner erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Zeitraum der Statistik eingegeben werden kann. Nach der Eingabe des Zeitraums öffnet sich ein Fenster, in dem für jeden Tag des ausgewählten Zeitraums die Anzahl der abwesenden Bewohner und die Anzahl der längerfristig abwesenden Bewohner angezeigt werden. Abbildung 61: Auswahl eines Zeitraums für die Anzeige der Statistik Handbuch Bewohnermodul Seite 51

52 Abbildung 62: Anzeige der Abwesenheiten mit Vergütung 6.6. Anwesenheitsstatistik Unter dem Menüpunkt Anwesenheitsstatistik kann man eine Übersicht der anwesenden Bewohner für ein auswählbares Datum einsehen. Abbildung 63: Anzeige der Bewohneranwesenheiten Handbuch Bewohnermodul Seite 52

53 7. Bewohner-Belegungsstatistiken In den Belegungsstatistiken sind verschiedene Listen zur Übersicht der Auslastung und Belegung des Heims enthalten. Abbildung 64: Bewohner-Belegungsstatistiken 7.1. Bewohner-Belegungstage In der Statistik Bewohner-Belegungstage werden die belegten Betten für einen auswählbaren Zeitraum aufgelistet. Nach Auswahl des Zeitraums und der Bestätigung mit OK öffnet sich ein Fenster, in dem alle Bewohner aus diesem Zeitraum mit Ihren Belegungstagen enthalten sind. Abbildung 65: Bewohner-Belegungstage Handbuch Bewohnermodul Seite 53

54 7.2. Auslastung pro Monat In der Statistik Auslastung pro Monat werden die Belegungstage für alle Monate eines Kalenderjahres in einer Übersicht aufgelistet. Abbildung 66: Auslastung pro Monat 7.3. Belegung pro Pflegegrad In der Statistik Belegung pro Pflegegrad werden die Belegungstage für einen auswählbaren Zeitraum pro Pflegegrad aufgelistet. Abbildung 67: Belegung pro Pflegegrad 7.4. Pflegegrade pro Wohnbereich Mit Hilfe dieser Statistik kann die Belegung pro Pflegegrad für einen einzelnen Wohnbereich angezeigt werden Pflegegrade pro Monat Mit Hilfe dieser Statistik kann die Belegung pro Pflegegrad jeden Monat eines auswählbaren Jahrs angezeigt werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 54

55 8. Personalbedarfsauswertungen In den Personalbedarfsauswertungen sind verschiedene Listen zur Übersicht des notwendigen Personalbedarfs des Heims enthalten. Abbildung 68: Personalbedarfstatistiken 8.1. Gesamt-Soll-Personalbedarf Der Soll-Personalbedarf wird auf Basis der hinterlegen Personalschlüssel und der im Heim eingetragenen Bewohner berechnet. Abbildung 69: Soll-Personalbedarf Handbuch Bewohnermodul Seite 55

56 8.2. Personalbedarf pro Wohnbereich Mit Hilfe dieser Statistik kann der Soll-Personalbedarf für einen einzelnen Wohnbereich angezeigt werden Gesamt-EAB-Personalbedarf Der EAB-Personalbedarf wird auf Basis des hinterlegen EAB-Personalschlüssels und der im Heim eingetragenen Bewohner mit EAB-Bedarf berechnet. Abbildung 70: EAB-Personalbedarf 8.4. Personal pro Arbeitsbereich / Einsatzort In diesen Listen werden alle Mitarbeiter eines Arbeitsbereichs oder eines Einsatzortes mit Ihren Stellen- und Stundenzahlen aufgeführt Liste der Qualifikationen / Personengruppen In diesen Listen werden die Mitarbeiter nach ihrer Qualifikation oder Personengruppe zusammengefasst und die Stellen- und Stundenzahlen dargestellt. Abbildung 71: Liste der Mitarbeiterqualifikationen 8.6. Personal-Ist-Auswertung Wenn das Dienstplanungsmodul aktiviert ist, kann aus den vorhandenen Dienstplänen ein Abgleich der tatsächlich geplanten Dienste mit dem notwendigen Personalbedarf vorgenommen werden. Handbuch Bewohnermodul Seite 56