Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0

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1 Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Kurzanleitung Bewohner- und Mitarbeitermodul Version 3.5 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

2 Inhalt 1. Systemvoraussetzungen Anmeldung an der Anwendung Die Benutzeroberfläche Allgemeine Funktionen Stammdaten Bewohnerstammdaten Mitarbeiterstammdaten Kostenträgerstammdaten Ärztestammdaten Listen und Statistiken Listengenerator Bewohnerlisten Mitarbeiterlisten Bewohnerstatistiken Belegungsstatistiken Umsatzstatistiken Rechnungslisten Rechnungen Bewohner Rechnungsbögen Aufbau der Monatsrechnungen Abrechnung eines Monats Kostenträgerabrechnung Lastschriftzahlerliste und SEPA-Export Offene Posten Text auf allen Rechnungen Barbetrags- und Kassenbuchverwaltung Barbetragskonten Kontostandsliste Kassenbuchverwaltung Dienstplanverwaltung Einsatzorte und Dienste verwalten Der Dienstplan Dienstplanung Urlaubsplanung Dienst- und Urlaubspläne drucken Dienstplanlisten Pflegedokumentation Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 2

3 1. Systemvoraussetzungen Die Installation der Heimverwaltung HVP beinhaltet einen zentralen Datenbankserver, der auf einem beliebigen Rechner im Netzwerk installiert werden kann. Als Datenbank wird das frei erhältliche Datenbanksystem MySQL installiert. Die Verwendung einer zentralen Datenbank besitzt eine Reihe von Vorteilen: Zentrale und langfristige Speicherung aller Daten Zugriff von beliebig vielen Arbeitsstationen Hohe Flexibilität und Performance beim Zugriff auf die Daten Die Installation der Arbeitsstationen kann auf beliebigen Windows Versionen (2000/XP/Vista/7/8/10) durchgeführt werden. Als minimale PC-Konfiguration für einen Arbeitsplatzrechner werden ein PC mit mindestens 1,8 Ghz CPU und 2 GB Hauptspeicher empfohlen. Die Bildschirmauflösung einer Arbeitsstation solle zwischen 1200 x 800 bis 1920 x 1080 Pixeln liegen. Eine Full HD-Auflösung kann bei Monitoren ab 19 Zoll verwendet werden, eine 4K-Auflösung wird nicht empfohlen. Die Erstinstallation der Anwendung wird in der Regel von HeimTec durchgeführt. Bei der Konfiguration wird HVP an die Gegebenheiten des Heims angepasst und dabei zum Beispiel die jeweiligen Hausdaten eingerichtet und ein individuelles Rechnungslayout erstellt. 2. Anmeldung an der Anwendung Die Heimverwaltung HVP unterstützt eine benutzerbasierte Anmeldung am System. Es können beliebige Benutzer mit verschiedenen Rollen und Rechten im System eingerichtet werden. Jeder Benutzer meldet sich mit einem eigenen Passwort an der Anwendung an. Abbildung 1: Anmeldung mit Benutzer und Passwort Die folgende Beschreibung enthält alle Funktionen, die durch einen Administrator verwendet werden können. Bei anderen Rollen mit beschränktem Funktionsumfang können bestimmte Funktionen nicht verwendet werden. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 3

4 3. Die Benutzeroberfläche Nach dem Start der Anwendung erscheint die allgemeine Benutzeroberfläche. Abbildung 2: Allgemeine Benutzeroberfläche Über die Menüzeile können die einzelnen Menüs aufgeklappt und die darin enthaltenen Funktionen gestartet werden. Unter der Menüzeile befindet sich eine Schnellstartleiste mit verschiedenen Buttons, die zu den am häufigsten verwendeten Funktionen führen. Am rechten Rand befindet sich ein Hinweisfenster, in dem Hinweise zu Bewohnern und Mitarbeitern aufgelistet sind. 4. Allgemeine Funktionen Die allgemeinen Funktionen befinden sich unter dem Menüpunkt Allgemein. Abbildung 3: Die allgemeinen Funktionen Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 4

5 Es beinhaltet Funktionen für die Administration und Konfiguration des Systems: Benutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung Einstellung der Firmendaten Eingabe von firmenindividuellen Beitragssätzen (z.b. Pflegekosten, Kassensätze usw.) Eingabe von Leistungssätzen für sonstige Kosten und Vergütungen Einstellung von Hausdaten wie Wohnbereiche, Stationen und Zimmer Einstellung von Berufsbezeichnungen und Mitarbeiterqualifikationen Datensicherung der zentralen Datenbank Eingabe von allgemeinen Programmeinstellungen Eingabe von Textmakros Suche nach Bewohnern, Angehörigen, Mitarbeitern, Kostenträgern, Ärzten Aktivierung des Hinweisfensters mit Hinweisen zu Bewohnern und Mitarbeitern Aktivierung der Schnellstartleiste Über die Suchfunktion können zum Beispiel Bewohner, Angehörige und weitere Stammdaten schnell gefunden werden. Abbildung 4: Die Suchfunktion Nach Eingabe einer Suche erscheint eine Liste mit dem Suchergebnis. Die Liste kann ausgedruckt werden. Bei einem Doppelklick auf einen Eintrag der Liste öffnet sich das Fenster mit den zugehörigen Stammdaten. Abbildung 5: Anzeige der Suchergebnisse Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 5

6 5. Stammdaten Unter dem Menüpunkt Stammdaten werden die Daten aller Bewohner, Bewerber, Mitarbeiter, Kostenträger und Ärzte erfasst. Abbildung 6: Stammdaten der Heimverwaltung 5.1. Bewohnerstammdaten Die Bewohnerstammdaten unterteilen sich in Aktuelle Bewohner Bewerber Ausgezogene Bewohner Gelöschte Bewohner Allgemeine Bewohnerstammdaten Im Reiter Allgemein werden die allgemeinen Daten eines Bewohners erfasst. Abbildung 7: Allgemeine Bewohnerstammdaten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 6

7 Vertragsdaten eines Bewohner Im Reiter Vertragsdaten werden Daten, die sich auf den Vertrag mit dem Bewohner beziehen, eingetragen. Abbildung 8: Eingabe der Vertragsdaten Angehörige eines Bewohners Im Reiter Angehörige werden die Angehörigen eines Bewohners eingetragen. Abbildung 9: Angehörige eines Bewohners Es können beliebig viele Angehörige eines Bewohners gespeichert werden. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 7

8 Abbildung 10: Hinzufügen und bearbeiten von Angehörigen Neben den allgemeinen Daten zu Angehörigen können auch Abwesenheiten (bzw. allgemeine Notizen) jedes Angehörigen eingetragen und gespeichert werden. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 8

9 5.2. Mitarbeiterstammdaten Die Mitarbeiterstammdaten unterteilen sich in aktuelle Mitarbeiter, Zeitarbeiter und gelöschte Mitarbeiter. Im Reiter Allgemein und Vertragsdaten werden die allgemeinen Stammdaten und die Daten zum Vertrag eines Mitarbeiters erfasst. Abbildung 11: Allgemeine Stammdaten eines Mitarbeiters Im Reiter Arbeit und Arbeitstage werden die Daten zu den Einsatzmöglichkeiten eines Mitarbeiters eingetragen. Es können geplante Arbeitstage und Sperrtage vergeben sowie ein Rahmenplan für den Mitarbeiter eingerichtet werden. Abbildung 12: Eingabe von Arbeitsdaten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 9

10 In den Reitern Urlaub und Urlaubskalender sind der jährliche Urlaubsanspruch und eine Übersicht der Urlaubstage in einem Jahreskalender aufgeführt. Abbildung 13: Eingabe von Urlaubsdaten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 10

11 5.3. Kostenträgerstammdaten Die Kostenträgerstammdaten unterteilen sich in aktuelle Kostenträger und gelöschte Kostenträger. Nach Auswahl eines Kostenträgers oder Aufruf der Funktion Neuen Kostenträger anlegen können die Stammdaten eines Kostenträgers bearbeitet werden. Abbildung 14: Stammdaten eines Kostenträgers 5.4. Ärztestammdaten Die Ärztestammdaten können über den Menüpunkt Ärzte aufgerufen werden. Abbildung 15: Liste der Ärzte Nach Auswahl eines Arztes oder Aufruf der Funktion Neuen Arzt anlegen können die Stammdaten eines Arztes bearbeitet werden. Abbildung 16: Eingabe der Arztstammdaten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 11

12 6. Listen und Statistiken Unter dem Menüpunkt Listen können unterschiedliche Listen für Bewohner und Mitarbeiter angezeigt und ausgedruckt werden. Abbildung 17: Menüpunkt Listen 6.1. Listengenerator Unter dem Menüpunkt Generierte Listen können eigene Listen erstellt und bereits erstellte Listen aufgerufen werden. Wählt man den Menüpunkt Neue Liste erstellen erscheint das Fenster des Listengenerators, mit dem der Name, der Typ und die Felder der neuen Liste ausgewählt werden. Unter dem angegebenen Namen wird die Liste gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden. Es stehen folgende Type zur Auswahl: o Heimbewohner o Bewerber o Mitarbeiter o Kostenträger o Ärzte Die gespeicherten Listen werden mit ihrem Namen im Untermenü Generierte Listen angezeigt. Wählt man den Namen einer Liste aus, wird diese angezeigt. Abbildung 18: Der Listengenerator Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 12

13 Abbildung 19: Generierte Liste anzeigen Es werden die ausgewählten Spalten der Liste angezeigt. Die Liste lässt sich durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften nach der jeweiligen Spalte sortieren Bewohnerlisten Für Bewohner existieren neben den über den Listengenerator erstellten Listen, alle im Untermenü Bewohner vorhandenen Standardlisten. Folgende Standardlisten für Bewohner können aufgerufen werden: Stichtagsliste Aktuelle Gesamtliste Anwesenheitsliste Geburtstagsliste Dienstleistungen Angehörigenliste Angehörigenadressen Abwesende Bewohner Abwesende Angehörige Kostenträgerliste Bewohner-Ärzteliste Freie Zimmer/Betten Eingezogene Bewohner Verweildauer ausgeschiedener Bewohner Ausgeschiedene Bewohner Gelöschte Bewohner Bewohnernotizen Bewohnerfristen Betreuungslisten Abbildung 20: Bewohner Gesamtliste Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 13

14 6.3. Mitarbeiterlisten Für Mitarbeiter existieren neben den über den Listengenerator erstellten Listen, alle im Untermenü Mitarbeiter vorhandenen Standardlisten. Folgende Standardlisten für Bewohner können aufgerufen werden: Stichtagsliste Aktuelle Gesamtliste Geburtstagsliste Telefonliste Gehaltsliste Qualifikationsliste Ausgeschiedene Mitarbeiter Gelöschte Mitarbeiter Mitarbeiternotizen Mitarbeiterfristen Fehlende Mitarbeiterfristen Abbildung 21: Gesamtliste der Mitarbeiter 6.4. Bewohnerstatistiken In den allgemeinen Bewohnerstatistiken sind diverse Statistiken zu den Bewohnern enthalten. Anzahl der Bewohner Statistik über alle in der Datenbank vorhandenen Bewohner mit Übersicht der Kostenträger. Alter der Bewohner Berechnung des Durchschnittsalters aller zum aktuellen Datum im Heim ansässigen Bewohner und Anzeige der Anzahl der Bewohner mit unterschiedlichem Alter. Pflegestufenstatistik Aktuelle Pflegestufenstatistik mit der Anzahl der Bewohner pro Pflegestufe. Pflegekassenstatistik Aktuelle Pflegekassenstatistik mit der Anzahl der Bewohner pro Pflegekassen. Ärztestatistik Statistik über die aktuelle Anzahl der Bewohner pro Arzt. Abwesenheitsstatistik Übersicht über Krankenhaus-aufenthalte der Bewohner. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 14

15 6.5. Belegungsstatistiken In den verschiedenen Belegungsstatistiken kann die Belegung des Heims mit den ausgelasteten Bettentagen für einen bestimmten Zeitraum oder in einer Übersicht für das Kalenderjahr angezeigt werden. Abbildung 22: Auslastung pro Monat 6.6. Umsatzstatistiken In den Umsatzstatistiken kann der Umsatz des Heims aus den erstellen Rechnungen eines bestimmten Zeitraum oder in einer Übersicht für das Kalenderjahr angezeigt werden. Abbildung 23: Umsatz pro Pflegestufe HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet:

16 6.7. Rechnungslisten Für die Bewohnerrechnungen existieren diverse Listen, in denen die Kosten und Zahlungseingänge aufgeführt werden. Abbildung 24: Rechnungslisten im Menüpunkt Listen Folgende Rechnungslisten können aufgerufen werden: Heimkostenliste alle Kosten eines Rechnungsmonats Zahlungseingangsliste alle Zahlungseingänge eines Rechnungsmonats Pflegekassenbeträge Kosten und Eingänge aller Pflegekassen Sozialamtbeträge Kosten und Eingänge aller Sozialämter Rechnungsbeträge Kurzzeitpflegerechnungen Barbetragsliste Pflegekostenübersicht Offene-Posten / pro Kostenträger Abbildung 25: Die Heimkostenliste eine Rechnungsmonats Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 16

17 7. Rechnungen Unter dem Menüpunkt Rechnungen können alle Funktionen zur Ansicht und Bearbeitung der Bewohnerrechnungen aufgerufen werden Abbildung 26: Menüpunkt Rechnungen Highlights der Rechnungserstellung: Berücksichtigung der Besonderheiten jedes Bewohners Unterscheidung zwischen Privatzahler und Sozialhilfeempfänger Monatliche oder tageweise Abrechnung Berücksichtigung der Abwesenheiten von Bewohnern Berücksichtigung der Maximalbeträge der Pflegekassen Berücksichtigung eines Pflegestufenwechsels Abrechnung von Bewohnern mit Beihilfeansprüchen Durchführung von automatischen Nachberechnungen o Nachberechnungen aufgrund von Abwesenheiten des Bewohners o Nachberechnungen aufgrund einer Pflegestufenänderung o Nachberechnungen aufgrund von Beitragssatzänderungen Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 17

18 7.1. Bewohner Rechnungsbögen Für jeden Bewohner existiert für jedes Jahr der Anwesenheit eine Jahresrechnung. Abbildung 27: Jahresrechnung eines Bewohners In den Zeilen der Jahresrechnung werden die Rechnungen aller Monate des Jahres, sowie eine Summenzeile für offene Beträge aus dem Vorjahr als erste Zeile und eine Summenzeile für das laufende Jahr als letzte Zeile angezeigt. Die Spalten der Jahresrechnung sind in fünf Blöcke und eine Summenspalte aufgeteilt: 1. Heimkosten Die Heimkosten setzen sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: o Pflegkosten o Kosten der Unterbringung und Verpflegung o Investitionskosten o EAB-Kosten o Abwesenheitsvergütung Abbildung 28: Die Heimkosten 2. Sonstige Kosten In den vier Spalten Sonstigen Kosten können die Kosten, die neben den Heimkosten entstehen, eingegeben werden. Abbildung 29: Sonstige Kosten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 18

19 3. Privatzahlereingänge Die Privatzahlereingänge sind unterteilt in vier Soll-Eingänge und vier Ist-Eingänge. Abbildung 30: Privatzahlereingänge 4. Pflegeversicherung Die Pflegeversicherungseingänge sind unterteilt in drei Soll-Eingänge und drei Ist- Eingänge. Abbildung 31: Eingänge der Pflegeversicherung 5. Eingänge vom Sozialamt Die Eingänge vom Sozialamt sind unterteilt in vier Soll-Eingänge und vier Ist-Eingänge. Abbildung 32: Eingänge vom Sozialamt 6. Summenspalte In der Summenspalte wird der offene Betrag des jeweiligen Monats angezeigt. Abbildung 33: Die Summenspalte Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 19

20 7.2. Aufbau der Monatsrechnungen Durch einen Klick auf einen Monat in der linken Monatsspalte wird die Monatsrechnung des Bewohners für diesen Monat angezeigt. Sollte für diesen Monat noch keine Rechnung existieren, erfolgt eine Abfrage, ob eine Rechnung für den Monat erstellt werden soll. In der Monatsrechnung existieren mehrere Reiter: o Kosten o Privatzahler o Pflegeversicherung o Sozialamt Im Reiter Kosten werden der Name des Bewohners, der Rechnungsmonat und die zu diesem Monat aktuelle Pflegestufe angezeigt. Es werden die Kosten des ausgewählten Monats angezeigt. Hierzu gehören alle Heimkosten, die Abwesenheitsvergütung und alle sonstigen Kosten. Im Reiter Privatzahler werden die Rechnungsempfänger der Privatzahlerrechnung angezeigt. Abbildung 34: Die Kosten einer Monatsrechnung und Angaben zur Privatzahlerrechnung Im Reiter Pflegeversicherung wird die Pflegekasse mit vollständiger Anschrift angezeigt. Im Reiter Sozialamt wird das Sozialamt mit vollständiger Anschrift angezeigt. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 20

21 Abbildung 35: Der Reiter Pflegeversicherung und Sozialamt 7.3. Abrechnung eines Monats Über den Menüpunkt Monatliche Abrechnung werden die Rechnungen eines Monats erstellt. Es wird der Monat eines Jahres ausgewählt, für den die Rechnungen erstellt werden sollen. Nach der Bestätigung mit dem Button Rechnung erstellen werden alle Rechnungen dieses Monats für alle Bewohner erstellt. Abbildung 36: Monatliche Abrechnung Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 21

22 7.4. Kostenträgerabrechnung Über den Menüpunkt Kostenträgerabrechnung können alle Rechnungen eines Kostenträgers gedruckt werden. Aus der Liste aller in den Stammdaten vorhandenen Kostenträger wird ein Kostenträger ausgewählt. Abbildung 37: Auswahl eines Kostenträger und Monats für die Kostenträgerabrechnung Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 22

23 7.5. Lastschriftzahlerliste und SEPA-Export Wurden die Rechnungen eines Monats erstellt, kann man nach Auswahl des Monats eine Liste aller Lastschriftzahler mit den dazugehörigen Beträgen und Rechnungsempfängern erstellen. Diese Beträge lassen sich in eine DTA- oder SEPA-Datei exportieren. Abbildung 38: Lastschriftzahlerliste 7.6. Offene Posten Über eine Liste der offenen Posten existiert jederzeit eine Übersicht über die Rechnungen der Bewohner. Abbildung 39: Liste der offenen Posten 7.7. Text auf allen Rechnungen Über den Menüpunkt Text auf allen Rechnungen kann ein Text eingegeben werden, der bei der Erstellung der nächsten Monatsabrechnung (Menüpunkt Monatliche Abrechnung ) automatisch auf alle Rechnungen (Privatzahler, Pflegekasse und Sozialamt) geschrieben wird. Abbildung 40: Text auf allen Rechnungen Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 23

24 8. Barbetrags- und Kassenbuchverwaltung Eine Verwaltung von Barbeträgen aller Bewohner und von Kassenbüchern befindet sich unter dem Menüpunkt Barbeträge. Abbildung 41: Menüpunkt Barbeträge 8.1. Barbetragskonten Für jeden Bewohner wird ein Barbetragskonto erstellt, auf dem Ein- und Auszahlungen vorgenommen werden können. Abbildung 42: Barbetragskonto eines Bewohners Highlight der Barbetragsverwaltung: Automatische Saldoerstellung der Barbetragskonten Automatischer Ausdruck aller Barbetragskonten der Bewohner Anzeige einer Kontostandsliste und Kontostandsstatistik aller Barbetragskonten Stapelbuchungen für viele Bewohner gleichzeitig Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 24

25 8.2. Kontostandsliste In der Aktuellen Kontostandsliste werden die aktuellen Kontostände aller Bewohner in der Barbetragsverwaltung angezeigt. Am Ende der Liste wird der Saldo aller Konten ausgewiesen. Abbildung 43: Kontostand der Barbetragsverwaltung 8.3. Kassenbuchverwaltung In der Anwendung können beliebig viele Kassenbücher geführt werden. Barbetragsbuchungen von Bewohnern können gleichzeitig eine Kassenbuchung auslösen. In den Kassenbüchern können buchungsabhängige Kontonummern vergeben werden. Zudem können pro Buchung der Mehrwertsteuersatz gespeichert werden. Abbildung 44: Kassenbuchverwaltung Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 25

26 9. Dienstplanverwaltung Über den Menüpunkt Dienstpläne können alle Funktionen zu den Mitarbeiterdienst- und Mitarbeiterurlaubsplänen aufgerufen werden. Abbildung 45: Mitarbeiterdienstpläne 9.1. Einsatzorte und Dienste verwalten Dienste werden in eine der unten angezeigten Dienstkategorien eingeteilt. Abbildung 46: Einrichtung von Diensten Den einzelnen Diensten können individuelle Zuschläge zugeordnet werden. Im System existieren folgende Zuschlagstypen: Gerontozuschlag Nachtzuschlag Samstagzuschlag Sonn- und Feiertagszuschlag Sonstiger Zuschlag Abbildung 47: Zuschläge von Diensten Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 26

27 Neben den Diensten müssen vor der ersten Dienstplanung die Einsatzorte, für die Dienstpläne erstellt werden sollen, eingerichtet werden. Abbildung 48: Verwaltung von Einsatzorten Jedem Einsatzort werden individuell Dienste, die an diesem Ort geplant werden können vergeben. Außerdem werden die Mitarbeiter, die hier zum Einsatz kommen zugeordnet. Abbildung 49: Dienste und Mitarbeiter eines Einsatzortes 9.2. Der Dienstplan Die Dienstplanung wird über den Menüpunkt Dienstplanung, einen Klick auf den Button Dienstpläne in der Schnellstartleiste oder den Tastatur-Shortcut F5 aufgerufen. Abbildung 50: Dienstplan für einen Monat Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 27

28 9.3. Dienstplanung Auf dem Dienstplan werden die Mitarbeiter in festgelegter Reihenfolge untereinander aufgeführt. Es können beliebige Mitarbeiter hinzugefügt und die Reihenfolge individuell angepasst werden. Aus dem Dienstplan heraus, können mit einem Doppelklick auf einen Mitarbeiter direkt die Mitarbeiterstammdaten des Mitarbeiters aufgerufen werden. Abbildung 51: Die Zeile eines Mitarbeiters Neben dem Mitarbeiter werden die einzelnen Tage des Monats und die dafür verplanten Dienste des Mitarbeiters angezeigt. Am rechten Rand einer Mitarbeiterzeile werden die verplanten Dienste des Monats aufsummiert und die Differenz zur Sollstundenzahl angezeigt. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Mitarbeiter öffnet sich ein Fenster mit den Zuschlagsstunden des Mitarbeiters für den angezeigten Monat. Im Dienstplan können für jeden eingetragenen Dienst die tatsächlich geleisteten Stunden angepasst werden. Außerdem kann eine Bemerkung für diesen Dienst eingetragen werden. Krankheiten und Urlaube werden automatisch mit den täglichen Stunden eines Mitarbeiters eingetragen. Über den Tagen des Monats befindet sich eine Leiste mit Buttons, in denen alle für den Einsatzort möglichen Dienste angezeigt werden. Abbildung 52: Buttonleiste der Dienste Die möglichen Dienste werden in der Konfiguration eines Einsatzortes definiert. Jeder Button wird in der Farbe, die in der Konfiguration eingestellt wurde dargestellt. Diese Farbe erhalten auch die zugehörigen Dienste im Dienstplan. In jedem Button wird die Kurzbezeichnung sowie in Klammer der Tastatur-Shortcut des Dienstes angezeigt. Ein Dienst kann im Dienstplan vergeben werden, indem ein Tag für einen Mitarbeiter selektiert wird und entweder der Dienstbutton auf der Buttonleiste oder der Shortcut auf der Tastatur gedrückt wird. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 28

29 Am unteren Rand eines Dienstplans wird eine Summenzeile aufgeführt. In der Summenzeile sind für jeden Tag die geplanten Dienste mit Soll-Kapazitäten und geplanten Ist-Kapazitäten enthalten. Abbildung 53: Die Summenzeile eines Dienstplans Anstelle einer Kapazitätsplanung für Dienste können die Dienste auch in Dienstgruppen gruppiert werden und somit eine Kapazitätsplanung für Schichten (Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht) angezeigt werden. Nach Eintragung aller Dienste und nach Ende des Monats kann man einen Dienstplanmonat endgültig abschließen. Nach dem Abschließen eines Monats können keine Änderungen an dem Monat mehr vorgenommen werden Urlaubsplanung Der Urlaubsplan kann über den Menüpunkt Urlaubsplanung geöffnet werden. Abbildung 54: Urlaubsplanung Wie im Dienstplan wird im oberen Bereich der Monat und der Einsatzort des Urlaubsplans ausgewählt. Auf dem Urlaubsplan werden die Mitarbeiter in festgelegter Reihenfolge untereinander aufgeführt. Neben dem Mitarbeiternamen werden der Einsatzort, sowie der jährliche Urlaubsanspruch und Resturlaub aus Vorjahren angezeigt. Abbildung 55: Selektion eines Mitarbeiters Aus dem Urlaubsplan heraus, können mit einem Doppelklick auf einen Mitarbeiter direkt der Urlaubskalender des Mitarbeiters aufgerufen werden. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 29

30 Rechts neben dem Mitarbeiter werden die einzelnen Tage des Monats und die dafür verplanten Urlaube des Mitarbeiters angezeigt. Sofern in einem Monat schon Dienste eingetragen wurden werden die mit einem grauen Hintergrund markiert. Am rechten Rand einer Mitarbeiterzeile werden die verplanten Urlaube des Mitarbeiters für das gesamte Jahr aufsummiert und die Differenz zum Urlaubsanspruch angezeigt. Abbildung 56: Summenspalte eines Mitarbeiters Zum Jahresende können automatisch die Urlaubsüberträge für das nächste Jahr berechnet und in den Mitarbeiterstammdaten eingetragen werden Dienst- und Urlaubspläne drucken Der Ausdruck eines Monatsplans wird immer aus dem angezeigten Dienstplan (bzw. dem Urlaubsplan) heraus gedruckt. Darüber hinaus kann für den Dienstplan ein Wochen- oder einen Tagesplan gedruckt werden. Abbildung 57: Ausdruck eines Tages- oder Wochenplans Am Ende der Liste werden an jeden Tag für alle eingetragenen Dienste die Anzahl der geplanten Personen und die Anzahl notwendiger Personen angezeigt. Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 30

31 9.6. Dienstplanlisten Zur Auswertung der Dienstpläne werden verschiedene Listen bereitgestellt. Unter dem Hauptmenüpunkt Dienstpläne können für jeden Monat eine Stundenzusammenfassung und eine Abwesenheitsstatistik aufgerufen werden. Abbildung 58: Anzeige der Stundenzusammenfassungsliste Abbildung 59: Anzeige der Abwesenheitsstatistik Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 31

32 10. Pflegedokumentation Die Pflegedokumentation eines Bewohners kann direkt aus den Stammdaten des Bewohners aufgerufen werden. Basis ist das Pflegedokumentationssystems Doku-Coach, das sich durch seine kompakte Form und zeitsparende Bearbeitung von anderen Systemen abhebt. Abbildung 60: HVP Pflegedokumentation Highlight der HVP Pflegedokumentation: Alle Formulare können sofort ohne Konfiguration verwendet werden Mehr Zeit für die Pflege durch einfache und zeitsparende Eingaben Umfangreche Listen und Übersichten wie zum Beispiel PDL-Kontrollen, Gewichtslisten, Sturzlisten, Pflegeübersichten etc. Evaluationszeiten machen auf notwendige Eingaben aufmerksam Flexibel konfigurierbar für Ihre Einrichtung Standardtexte unterstützen bei der Eingabe der Informationen Heimverwaltungsprogramm HVP Kurzanleitung Seite 32