Accantum - ein erster Überblick Archivierung Digitale Rechnung
Dokumenten Management & Archivierung Mit [accantum] DMS in das Büro der Zukunft starten, Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse! Accantum GmbH Hauptsitz im oberbayerischen Rosenheim Vertreten in D/A/CH 350 Kunden mit ca. 8000 Arbeitsplätzen Einfache Bedienung Schnelle Einführung Vollständig programmierbare Lösung Preiswerte webbasierte Lösung
Unsere Kunden Unternehmen die Ihre Dokumentenprozesse optimieren, Kosten und Aufwände in der Dokumentenbearbeitung senken und jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Dokumente benötigen. Ausgewählte Referenzen, weitere finden Sie auf unserer Website
Rechnung Eingangsverarbeitung Klafs Saunabau mit ca. 800 Mitarbeitern stellt in Schwäbisch Hall die IT für die Länder D/A/CH und deren Töchter zur Verfügung. Rechnungseingangsverarbeitung, ca. 200 Belege / Tag Rechnungserkennung und prüfung mit Accantum => Übergabe SAP Email Archivierung (Lotus Notes), ca. 100.000 E-Mails / Monat Mit [accantum] konnten wir die rechtlichen Grundlagen legen um auf einen automatisierten Rechnungseingangsprozess umzustellen. Oliver Schmidt Leiter Organisation & Auftragszentrum
Auftragsbearbeitung Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH übernimmt den Vertrieb und die Wartung von ROTAX Flugmotoren. Die FRANZ Gruppe besteht aus zwei Firmen mit ca. 35 Mitarbeitern, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden. Archivierung auftragsbezogener Belege wie Arbeitsberichts-Mappen etc. Automatische Archivierung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsbelege. Email Archivierung (Exchange) Durch den Einsatz dieser Lösung hat sich die Produktivität wesentlich verbessert, da nun alle Dokumente zentral elektronisch vorliegen. Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit langen Wegen und viel Arbeitszeit für Belegbearbeitung, -ablage sowie Recherche erzielen wir Einsparungen an direkten und indirekten Kosten. Auch die Steuerprüfung war mit [accantum] zufrieden. Aida Franz Geschäftsführerin
Verwaltung Die Residenz Bad Vöslau (Wüstenrot) ist eine moderne und staatlich ausgezeichnete Seniorenwohneinrichtung für Bewohner mit gehobenen Ansprüchen. Um die knapp 90 Mitarbeiter von den täglichen Dokumentations- und Verwaltungsarbeiten zu entlasten wurde Folgendes mit [accantum] umgesetzt: Automatische Erkennung der Dokumente Kontrollierte Bearbeitung der Dokumente mittels Workflow Elektronische Ablage aller Dokumente im revisionssichern Archivsystem. Minimierung des Zeitaufwandes für die Suche nach den passenden Dokumenten. Ein System, dass die MitarbeiterInnen, die Wirtschaftsprüfer wie auch die Unternehmensleitung, gleichermaßen begeistert. Direktor Franz Münzker, Leiter der Residenz
Alle Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool => earchiv Rechtskonforme Archivierung (Erfüllung gesetzlicher Anforderungen) Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit) Dokumente / E-Mail im Langzeitformat > 10 Jahre lesbar/verfügbar Aktualisierte Dokumente können sofort mobile per Browser eingesehen werden. Protokollierter Dokumentenversand direkt aus dem DMS per EMail Partner können Dokumente direkt über [accantum] austauschen Vertrieb Buchhaltung Gemeinsame Dokumente Partner Sofort Auskunftsfähig Service Kunde bekommt Zugriff auf seine Belege Kunde BackOffice Dokumente liegen zentral im DMS vor. Keine Mehrfachablage mehr im Filesystem
V6.1 Weboberfläche HTML5 Erfassung Bearbeitung Workflow - Verwaltung
Dokumenten Indexierung Informationen zu Dokumenten (individuelle Attribute), integrierte OCR Volltexterkennung für Dokumente = komplette Verschlagwortung der Belege
Dokumenten Bearbeitung Bearbeitung von Dokument, zusätzliche Daten/Informationen: Aufgaben, Notizen, Stempel, Anhänge, Text, Verknüpfungen & Beziehungen, Historie (Protokoll der Bearbeitung), Eigenschaften
Dokumenten Recherche Dokumentenordner Dokumente im Ordner / Suchergebnis Definierte Suchfilter Freies Suchfeld
Individualisierung Masken/Listen sowie verfügbare Funktionen für Benutzer / Abteilungen individuell konfigurierbar Anzeige der relevanten Informationen (Dokumentliste - Spalten) Anpinnen, häufig besuchter Dokumentenordner
Workflow Dokumentenprozesse im Unternehmen Archivierung Digitale Rechnung
E-Mail Management Automatische Archivierung von E-Mails Exchange / POP3 Automatisiert / regelbasiert Direkt aus Microsoft Outlook ab Outlook 2007 oder höher Journalarchivierung / Regelwerk Einzelne Postfachordner Archivierung POP3 Archivierung 1. Archivieren einzelner oder mehrerer E-Mails 2. Archivieren ganzer Ordnerstrukturen 3. Stubben von E-Mails 4. Wiederherstellung gestubbter* E-Mails 5. Suche in Accantum über Suchfeld
[accantum] Editionen Für jede Unternehmensgröße die passende Version E-Mail Server Small Business Professional Enterprise SaaS Für Unternehmen zur Archivierung von bis zu 1.000 Postfächer Für kleine Unternehmen für bis zu 35 Anwender und E-Mail Archivierung Mittelstandsunternehmen für bis zu 100 Anwender und E-Mail Archivierung Für große Unternehmen mit beliebig viel zu lizenzierenden User [accantum] mieten als gehostete Lösung Software as a Service Voll Usern steht die gesamte Funktionalität uneingeschränkt zur Verfügung. Die preiswerteren Light User sind bei der Dokumenten Erfassung funktional eingeschränkt, zumeist recherchieren und arbeiten diese mit bereits im DMS vorhanden Dokumenten.
Kompakte [accantum] Archivlösung [accantum] inklusive Hardwarelösung Archive Cube 16GB, 1TB netto Storage ILS RAID (2*1TB gespiegelt) Archivserver V6 inkl. Email-Archivierung für MS Outlook/Exchange ab 2007 [accantum] Lizenzen 3 VollUser + 5 LightUser MS-Office Integration & Storage Manager Archive Appliance 19 1HE, 32GB, 4TB netto ILS RAID (RAID mit 3*2TB RAID + 2TB HotSpare) Archivserver V6 inkl. Email-Archivierung für MS Outlook/Exchange ab 2007 [accantum] Lizenzen 3 VollUser + 10 LightUser MS-Office Integration & Storage Manager
Stärken des Produkts Gutes Preis-/Leistungsverhältnis Skalierbar - für unterschiedliche Unternehmensgröße die passende Version Branchenneutral, für fast jede Branche geeignet Einfache Bedienung / effektiver Umgang Email Management: MS-Outlook/Exchangen, Notes, DAVID Tobit Automatisierung von Dokumentenprozessen Moderne Webtechnologie Programmierbarkeit: API Webservices / WCF Mehrsprachenfähigkeit (DE/EN) Schnittstellen zu Drittprodukten (SAP, MS-Dynamics NAV, SAGE ) [accantum] ist als Software as a Service verfügbar