W-EX2003FORM Autor: Christian Münster Inhaltliches Lektorat: Peter Wies Überarbeitete Ausgabe vom 23. Mai 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Excel 2003 für Windows Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-EX2003FORM Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.
INHALTSVERZEICHNIS Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 1 Zweck und Aufbau eines Formulars...4 1.1 Was Sie wissen sollten... 4 1.2 Grundlagen zu Formularen... 5 1.3 Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung eines Formulars... 7 2 Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen...8 2.1 Ein Formular für eine Hotelrechnung entwickeln... 8 2.2 Formularentwurf in Excel umsetzen... 9 2.3 Formular gestalten... 12 2.4 Informationen für den Ausdruck ergänzen... 15 2.5 Druckseite anpassen... 16 2.6 Schnellübersicht... 18 2.7 Übung... 18 3 Formular für eine Hotelrechnung optimieren...20 3.1 Zahlenwerte individuell formatieren... 20 3.2 Eingabezellen kennzeichnen... 23 3.3 Formular schützen... 24 3.4 Formular-Tabellenblatt nutzen... 26 3.5 Schnellübersicht... 26 3.6 Übung... 27 4 Ausfüllhilfen für ein Zeiterfassungsformular...28 4.1 Tabellen mit Kommentaren versehen... 28 4.2 Das Ausfüllen wichtiger Eingabefelder sicherstellen... 31 4.3 Fehlerhafte Eingaben verhindern... 33 4.4 Schnellübersicht... 36 4.5 Übung... 36 6 Komfortable Eingabe ermöglichen... 44 6.1 Das Ausfüllen eines Formulars mit Steuerelementen erleichtern... 44 6.2 Formular für den Wintercheck mit Steuerelementen ausstatten... 45 6.3 Zahlenwerte mit Bildlaufleisten und Drehfeldern verändern... 46 6.4 Monat und Jahr über ein Kombinationsfeld auswählen... 49 6.5 Kontrollfelder zum Abhaken der Checklistenpunkte... 52 6.6 Das Formular mit weiteren Steuerelementen vervollständigen... 54 6.7 Schnellübersicht... 56 6.8 Übung... 57 7 Formulardaten in eine (separate) Tabelle übertragen... 58 7.1 Daten in ein Formular eingeben und in eine Liste einfügen... 58 7.2 Die Datenbankfunktionalität von Excel... 59 7.3 Preisliste mithilfe der Datenmaske bearbeiten... 60 7.4 Eine individuelle Dateneingabemaske erstellen... 62 7.5 Makroaufzeichnung vorbereiten... 64 7.6 Arbeitsschritte als Makro aufzeichnen... 67 7.7 Makros ausführen und testen... 68 7.8 Schaltfläche zum Einfügen des Datensatzes in die Mitgliederliste erstellen... 70 7.9 Abschlussarbeiten durchführen... 71 7.10 Schnellübersicht... 72 7.11 Übung... 72 Stichwortverzeichnis... 74 5 Formularvorlage für einen Kostenvoranschlag bereitstellen...38 5.1 Vorlagen für Formulare... 38 5.2 Formular als Mustervorlage bereitstellen und verwenden... 39 5.3 Formularvorlage bearbeiten... 41 5.4 Mitgelieferte Mustervorlagen nutzen... 41 5.5 Schnellübersicht... 42 5.6 Übung... 43
1 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 1 Zweck und Aufbau eines Formulars In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit dieser Unterlage arbeiten können was man unter einem Formular versteht 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen der Unterlage Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die einzelnen Kapitel enthalten Übungen, anhand deren Sie die erlernten Kapitelinhalte einüben können. Die Notizfelder in der Unterlage geben Ihnen die Möglichkeit, eigene Anmerkungen und Erkenntnisse sowie praktische Arbeitstechniken einzutragen. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Menüpunkte immer in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift bezeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen wie Schaltflächen, Dialogfenster, Symbolleisten etc. verweisen auf Menüs bzw. Menüpunkte (z. B. DATEI - SCHLIESSEN). kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen, eigene Symbolleisten etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Übungsdateien Die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien sind auf der Website des HERDT-Verlags im Internet unter www.herdt.com zu finden. 4
Zweck und Aufbau eines Formulars 1 Hinweis zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen der Unterlage wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2003 unter dem Betriebssystem Windows XP Professional (Service Pack 2) und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Zielsetzung der Unterlage Im Rahmen dieses Workshops wird anhand exemplarisch ausgewählter Beispiele dargestellt, wie sich in Excel auf der Basis eines Tabellenblatts Formulare erstellen und gestalten lassen. Dabei erfahren Sie beispielsweise, wie Sie leicht bedienbare Formulare in Excel erstellen wie Sie Formulare gegen versehentliche Änderungen schützen wie Sie die Formatierungsmöglichkeiten von Excel geschickt ausnutzen wie Sie eine komfortable Dateneingabe über Steuerelemente im Tabellenblatt ermöglichen wie Sie die Funktionalität Ihrer Formulare durch einfach aufzuzeichnende Makros erweitern Die Programmierung mithilfe der Programmiersprache Visual Basic for Application (VBA) ist nicht Bestandteil dieser Unterlage. Vorausgesetzte Kenntnisse Um die Inhalte der vorliegenden Unterlage problemlos nachvollziehen zu können, sollten Sie bereits über folgende Excel-Grundkenntnisse verfügen: Tabellen erstellen und bearbeiten Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten 1.2 Grundlagen zu Formularen Was ist ein Formular? Formulare sind standardisierte, besonders gestaltete Dokumente, die der Eingabe bzw. der Erfassung von Daten dienen. Beispiele für Formulare finden sich in allen Bereichen: Finanzen: Überweisungsformular, Kreditantrag Behörden: Lohnsteuerkarte, Steuererklärung, Fahrzeugschein Beruf: Zeiterfassung, Antrag auf Reisekostenerstattung Privat: Mietverträge, Lottoschein In der EDV werden Formulare in elektronischer Form zur Verfügung gestellt, wie z. B. Eingabeformulare in Programmen, Bestellformulare, Kontaktformulare, Formulare für Gästebucheinträge. Formulare können auch lediglich in gedruckter Form vorliegen. 5
1 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Vorteile der Formularerstellung in Excel In Zellen lassen sich Daten direkt am Bildschirm eingeben. Zellen können beschreibende Texte aufnehmen Die Zellinhalte lassen sich formatieren, und es können z. B. Bilder eingefügt werden. Formeln gestatten es, die eingegebenen Daten sofort auszuwerten. Tabellenblätter lassen sich ausdrucken. Mit speziellen Steuerelementen wie z. B. Kontrollfeldern und Listenfeldern können Sie Formulare erstellen, die komfortabel ausgefüllt werden können. Durch Blattschutz lassen sich Formulare vor versehentlichen Änderungen schützen. Arbeitsmappen mit ausgefüllten Formularen können Sie durch Speichern auf einfache Weise archivieren. Mithilfe von Gültigkeitsprüfungen kann sichergestellt werden, dass die eingegebenen Daten einem bestimmten Wertebereich entsprechen. Einfaches Formular mit Tabellenzellen als Eingabefeldern Ein Excel-Tabellenblatt stellt mit den darin enthaltenen Zellen bereits ein einfaches Formular dar. Ein Formular mit Steuerelementen Das Formular im Ausdruck 6
Zweck und Aufbau eines Formulars 1 1.3 Allgemeine Vorgehensweise bei der Erstellung eines Formulars Vom Entwurf zum Formular Sie sollten das Formular zunächst auf einem Blatt Papier skizzieren, bevor Sie es in Excel umsetzen. Die Skizze sollte folgende Fragen beantworten: Welche Informationen (wie z. B. Text) sollen fest im Formular enthalten sein? Welche Felder sind für die Eingaben vorgesehen? Welche Werte sollen aus den Eingaben berechnet werden? Die Umsetzung des Formulars auf der Basis des Entwurfs erfolgt in drei Phasen: Tabellenblatt erstellen Öffnen Sie in Excel ein neues Tabellenblatt. Geben Sie die feststehenden Informationen ein. Füllen Sie die als Eingabefelder dienenden Zellen zunächst mit Beispielwerten. Erstellen Sie in den entsprechenden Zellen die Formeln zur Berechnung einzelner Werte. Tabellenblatt formatieren Gestalten Sie das Tabellenblatt nach Ihren Wünschen. Ergänzen Sie - falls erforderlich - weitere Überschriften. Fügen Sie gegebenenfalls Firmenlogo und -name ein. Legen Sie die gewünschte Schrift fest, und wählen Sie eventuell einen farbigen Hintergrund. Funktionsweise sicherstellen Prüfen Sie anhand anderer Eingabewerte die korrekte Funktion der Formeln. Prüfen Sie - falls erforderlich - auch das Erscheinungsbild im Ausdruck. Tipps für die Gestaltung des Formulars Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung der Eingabe- und Informationselemente. Setzen Sie Hintergrund-, Schriftfarben und zusätzliche Linien sparsam ein. Beachten Sie, dass in einigen Formularen, beispielsweise auf Rechnungen, bestimmte Angaben stehen müssen, da sie gesetzlich vorgeschrieben sind. Eintragungen wie Bankverbindungen oder der Name des Geschäftsführers lassen sich gut in der Fußzeile platzieren. Notizen 7
2 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 2 Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie ein Formular entwickeln und in Excel erstellen wie Sie Werte und Formeln eingeben und Berechnungen mit Bedingungen erstellen wie Sie ein Formular gestalten wie Sie Seiteneinstellungen vornehmen und das Formular drucken Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 2.1 Ein Formular für eine Hotelrechnung entwickeln Der Entwurf Sie möchten als Mitarbeiter eines kleinen Hotelbetriebs ein einfaches Rechnungsformular in Excel erstellen. Bisher wurden Rechnungen manuell auf einem vorgedruckten Formular ausgefüllt. Das Formular soll folgende Eigenschaften haben. Über das Formular sollen alle erforderlichen Daten eingeben werden, wie z. B. Rechnungsnummer und -datum, Name und Anschrift des Gastes, Anreise- und Abreisedatum, der Zimmerpreis und der Verbrauch aus der Minibar. Das Formular soll als Rechnung gedruckt und zur Archivierung gespeichert werden. Das auszudruckende Formular (Excel-Tabellenblatt) soll alle erforderlichen Informationen enthalten, sodass der Ausdruck auf weißem Papier möglich ist. Für die Erstellung des Formulars haben Sie die nebenstehende Skizze angefertigt. Formularskizze Eingabefelder definieren und Berechnungsformeln zusammenstellen Die Eingaben und Berechnungen, die für das Rechnungsformular erforderlich sind, haben Sie schon zusammengestellt: Eingabefeld bzw. Wert Gast (Name und Anschrift) Rechnungsdatum Anreisetag Erläuterung zur Eingabe bzw. Berechnung Eingabe als Text Eingabe als Datum Eingabe als Datum 8
Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen 2 Eingabefeld bzw. Wert Abreisetag Aufenthaltsdauer Zimmerpreis Übernachtungspreis Kurzaufenthaltszuschlag Minibar Rechnungssumme Erläuterung zur Eingabe bzw. Berechnung Eingabe als Datum Soll automatisch als Differenz zwischen dem Abreisetag und dem Anreisetag berechnet werden Eingabe als Währungsbetrag Berechnung mit der Formel =Zimmerpreis*Aufenthaltsdauer Wenn die Aufenthaltsdauer kürzer als drei Tage ist, werden 10 % des Übernachtungspreises als Zuschlag erhoben. Der Kurzaufenthaltszuschlag soll automatisch berechnet werden. Eingabe als Währungsbetrag Soll mit folgender Formel berechnet werden: =Übernachtungspreis+Kurzaufenthaltszuschlag+Minibar Enthaltene Mehrwertsteuer Soll berechnet werden: Die Mehrwertsteuer bezieht sich immer auf den Nettobetrag. Daher wird in der Formel zunächst mit dem nebenstehenden Ausdruck der Nettobetrag berechnet. Anschließend wird von diesem Ergebnis durch die Multiplikation mit 19 % der Mehrwertsteuerbetrag berechnet. Nettobetrag: = Rechnungsbetrag 119 % Mehrwertsteuerbetrag: = Rechnungsbetrag * 19 % 119 % 2.2 Formularentwurf in Excel umsetzen Tabellenblatt erstellen und Beispieldaten eingeben Sie erzeugen eine neue Arbeitsmappe und tragen auf dem Tabellenblatt alle feststehenden Texte des Formulars ein. In die Zellen, die als Eingabefelder dienen sollen, geben Sie zunächst Beispieldaten ein. Sie finden bei den Beispieldateien eine Arbeitsmappe mit einem vorbereiteten Tabellenblatt. Es enthält bereits den Rechnungskopf, alle feststehenden Texte, den Namen und die Adresse eines fiktiven Gastes und Beispielwerte für das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer. Öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe Rechnung_Hotel. Beispieldaten eingeben Beispiel für An- und Abreisedatum eingeben Zimmerpreis und Verbrauch aus der Minibar Geben Sie in die Zelle E30 das Datum 17.09.2006 und in die Zelle E31 das Datum 23.09.2006 ein. Geben Sie in die Zelle E34 den Beispielbetrag 75 und für den Verbrauch aus der Minibar in Zelle E40 den Wert 13,5 ein. Sie können Datumsangaben in Excel auch folgendermaßen mit der Tastatur eingeben: 17/9/6 oder 17-9-6. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie Zahlen lieber nur den Nummernblock der Tastatur eingeben, denn dort steht ihnen der Punkt. nicht zur Verfügung. 9
2 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Anzahl der Übernachtungen aus Datumsangaben berechnen Die Differenz zweier Datumsangaben liefert als Ergebnis die Anzahl der dazwischenliegenden Tage. Daher kann die Anzahl der Übernachtungen direkt aus dem Abreise- und dem Anreisedatum berechnet werden. Beachten Sie, dass Sie in der Formel den früheren Zeitpunkt (Anreisetag) von dem späteren Zeitpunkt (Abreisetag) subtrahieren. Geben Sie in die Zelle E32 die folgende Formel ein: =E31-E30 Zahlenformat korrigieren Darstellung im Datumsformat Excel formatiert die Ergebnisse von Zeitberechnungen nicht immer gleich. Beispielsweise hängt die Formatierung davon ab, ob in den entsprechenden Formeln Zellbezüge verwendet wurden oder nicht. Hier wird das Ergebnis im Datumsformat angezeigt. Aktivieren Sie die Zelle E32. Öffnen Sie über den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN. Wählen Sie im Register ZAHLEN das Format STANDARD. Bestätigen Sie mit OK. In der Vorschau sehen Sie, wie der Inhalt der markierten Zelle anschließend dargestellt wird. Übernachtungspreis mit einer einfachen Formel ermitteln Der Übernachtungspreis lässt sich in einer Formel durch die Multiplikation der Anzahl der Übernachtungen mit dem Zimmerpreis berechnen: Geben Sie in die Zelle E36 die folgende Formel ein: =E32*E34 Die Berechnung des Kurzaufenthaltszuschlags an eine Bedingung knüpfen Sofern die Aufenthaltsdauer kürzer als drei Tage ist, soll auf den Übernachtungspreis ein Zuschlag von 10 % erhoben werden. Den Zuschlag können Sie mithilfe mit der Funktion WENN berechnen. Die Funktion WENN macht eine Berechnung von dem Eintreten einer Bedingung abhängig. Je nachdem, ob diese wahr oder falsch ist, liefert die Funktion WENN unterschiedliche Ergebnisse. Syntax und Funktionsweise der Funktion WENN Syntax der Funktion: WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Argument Prüfung Erläuterung Im Argument Prüfung wird eine Bedingung formuliert, die als Ergebnis den Wahrheitswert WAHR oder FALSCH liefert. Hierzu können Sie beispielsweise zwei Werte mithilfe folgender Vergleichsoperatoren vergleichen: = (gleich), <> (ungleich), < (kleiner), > (größer), <= (kleiner oder gleich), >= (größer oder gleich). Wird als Argument Prüfung nur ein Zellbezug ohne Vergleichsoperator angegeben, ergibt die Prüfung den Wahrheitswert WAHR, wenn sich in der Zelle ein Wert ungleich null befindet. Der Wahrheitswert FALSCH wird angenommen, wenn die Zelle leer ist oder den Wert 0 enthält. 10
Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen 2 Argument Erläuterung Dann_Wert Wenn die Prüfung als Ergebnis den Wahrheitswert WAHR liefert, wird das Argument Dann_Wert ausgeführt. Dabei gilt: Das Argument kann ein Wert, eine Formel oder eine Funktion sein. Wird als Wert ein Text in die Zelle geschrieben, muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden (z. B. "Keine Provision"). Soll das Ergebnis eine leere Zelle sein, sind zwei Anführungszeichen direkt hintereinander zu setzen (""). Sonst_Wert Wenn die Prüfung als Ergebnis den Wahrheitswert FALSCH liefert, wird das Argument Sonst_Wert ausgeführt. Es gelten die gleichen Regeln wie für das Argument Dann_Wert. Für den Zuschlag in der Hotelrechnung lautet die Bedingung, die überprüft werden soll: WENN(E32<3;10%;0)*E36 Ist die Übernachtungsdauer kürzer (kleiner) als 3 Tage? Ist die Bedingung erfüllt, liefert die WENN-Funktion den Wert 10 %. Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, liefert die WENN-Funktion den Wert 0. Das Ergebnis wird mit dem Übernachtungspreis multipliziert. Geben Sie in die Zelle E37 die folgende Formel ein: =WENN(E32<3;10%;0)*E36 Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer berechnen Ergänzen Sie abschließend noch die Formeln für die Berechnung des Rechnungsbetrags und der darin enthaltenen Mehrwertsteuer. Geben Sie in die Zelle E42 die folgende Formel ein: =E36+E37+E40 Berechnen Sie in der Zelle E44 die Mehrwertsteuer: =E42/119%*19% Tabelle mit Werten und Formeln Notizen 11
2 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen 2.3 Formular gestalten Zahlenwerte im Formular formatieren Zahlenwerte sollten Sie mit einer angemessenen Anzahl von Nachkommastellen anzeigen lassen. Dazu steht in den meisten Fällen ein bereits vorgefertigtes Zahlenformat in Excel zur Verfügung. Zahlenwerte sollten Sie in Formularen (wie in anderen Tabellen auch) immer in Verbindung mit der entsprechenden Maßeinheit bzw. Währungseinheit verwenden. Zahlenformate zuweisen Mit Symbolen der Symbolleiste FORMAT können Sie schnell die Einheiten und % verwenden, aber auch beispielsweise die Anzahl der Nachkommastellen festlegen. In dem Rechnungsformular sollen alle Währungsbeträge im Euroformat angezeigt werden. Aktivieren Sie die Zelle E34. Klicken Sie auf das Symbol zur schnellen Formatierung im Euroformat. Die Zahl wird mit 2 Nachkommastellen angezeigt und erhält als Einheit das Euro-Symbol Standard (vor der Formatierung) Währungsformat (Windows-Ländereinstellungen) Euroformat Prozentformat 1.000er-Trennzeichen Dezimalstelle hinzufügen Dezimalstelle ausblenden Symbole der Symbolleiste FORMAT zur Zahlenformatierung Um mehrere Zellen gleichzeitig formatieren zu können, markieren Sie zuvor die entsprechenden Zellen. Klicken Sie dazu zuerst in eine dieser Zellen und anschließend bei gedrückter STRG -Taste in die anderen zu markierenden Zellen. Zahlenformate übertragen Um nicht alle Formatierungseinstellungen immer wieder neu vornehmen zu müssen, können Sie die Formatierung schnell von einer Zelle auf andere Zellen übertragen. Aktivieren Sie die formatierte Zelle E34. Klicken Sie doppelt auf das Symbol. Klicken Sie auf die Zelle E36, und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste in Formatierung übertragen die Zelle E37. Die Formatierung wird so in einem Arbeitsschritt auf die beiden Zellen übertragen. Klicken Sie nacheinander auf die Zellen E40, E42 und E44, um auch auf diese Zellen die Formatierung zu übertragen. Klicken Sie das Symbol erneut an, um die Formatübertragung abzuschließen. Wenn Sie nur einmal auf das Symbol klicken, ist dann nur eine einzige Übertragung möglich und die Funktion wird anschließend automatisch wieder deaktiviert. 12
Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen 2 Unerwünschte Formatübertragung rückgängig machen Es werden immer alle Formatierungseinstellungen übertragen. Bei der Formatierung der Zelle E44 wurde nicht nur das Zahlenformat zugewiesen, sondern auch die Schriftgröße. Die Schriftgröße der Zeile 44 war zuvor auf den Wert 9 pt eingestellt. Weisen Sie der Zelle E44 wieder die Schriftgröße 9 pt zu. Aktivieren Sie die Zelle E44. Wählen Sie in der Symbolleiste FORMAT im Listenfeld SCHRIFTGRAD den Schriftgrad 9. Unterstreichung zur Gestaltung einsetzen Häufig wird die Rechnungssumme doppelt unterstrichen und durch eine waagerechte Linie von den einzelnen Rechnungspositionen abgetrennt. Dazu bietet Excel verschiedene Unterstreichungsarten. Aktivieren Sie die Zelle E40. Öffnen Sie über den Menüpunkt FORMAT - ZELLEN das Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN, und wechseln Sie in das Register SCHRIFT. Wählen Sie die Unterstreichungsart EINFACH (BUCHHALTUNG), und bestätigen Sie mit OK. Unterstreichen Sie den Rechnungsbetrag (Zelle E42) doppelt mit der Unterstreichungsart DOPPELT (BUCHHALTUNG). Unterschied zwischen den Unterstreichungsarten EINFACH und EINFACH (BUCHHALTUNG) Die Unterstreichungsart EINFACH (BUCHHALTUNG) bewirkt, dass bei Einträgen im Zahlenformat BUCHHALTUNG und bei Texteinträgen nicht nur die Ziffern bzw. Buchstaben des Zellinhaltes unterstrichen werden. Die Unterstreichungslinie wird über die gesamte Zellbreite gezogen. Außerdem ist der Abstand zum Zellinhalt größer als bei der Unterstreichungsart EINFACH. EINFACH EINFACH (BUCHHALTUNG) Weitere Unterstreichungen vornehmen Wählen Sie für die Zellen B50 und C50 die Unterstreichungsart EINFACH (BUCHHALTUNG). Sie erhalten So eine Line, auf der die Rechnung nach dem Ausdrucken unterschrieben werden kann. Die Unterstreichungslinie wird noch nicht angezeigt, da die Zellen B50 und C50 leer sind. Tragen Sie in die beiden Zellen jeweils ein Leerzeichen ein. Die Zellen erhalten über die Zellbreite eine Unterstreichungslinie. Notizen 13
2 Microsoft Office Excel 2003 - Themen-Special: Praxisorientierte Formulare erstellen Zellen zu einer Zelle verbinden Die Texte in dem Rechnungskopf sollen jeweils über den Bereich von Spalte C bis Spalte F zentriert werden. Hierzu können Sie die entsprechenden Zellen zu einer Zelle verbinden. Markieren Sie den Zellbereich, der zu einer Zelle verbunden werden soll, hier den Bereich C2:F2. (Der Text Hotel Hubertus ist in Zelle C2 enthalten.) Klicken Sie auf das Symbol. Durch das Anklicken des Symbols wird der Zellinhalt zusätzlich horizontal zentriert. Der Zellinhalt der linken oberen Zelle des markierten Bereichs wird automatisch der Zellinhalt der neuen Zelle. Wenn die übrigen Zellen des Bereichs ebenfalls Daten enthalten, gehen diese Daten nach einer Rückfrage verloren. Die verbundenen Zellen im Formularkopf Auf die gleiche Weise sind in dem Beispiel auch die Zellen C4:F4, C5:F5 und C6:C7 jeweils zu einer Zelle verbunden. Verbinden Sie die Zellen C50 und D50, um den Strich für die Unterschrift zu verlängern. Adressfelder formatieren Die Adresse soll in fünf (untereinanderliegenden Zellen) eingegeben werden. verbunden und linksbündig ausgerichtet Verbinden Sie den Zellbereich A11:B11 mit dem Symbol. Markieren Sie die Zelle A11, und formatieren Sie sie mit dem Symbol linksbündig. Übertragen Sie mit dem Symbol die Formatierung von der Zelle A11 nacheinander auf die Zellen A12, A13, A14 und A15. Dabei wird auch die Zusammenfassung mit der benachbarten Zelle übertragen. Zellen für die Eingabe der Adresse Um eine Verbindung von Zellen wieder aufzuheben, markieren Sie den verbundenen Zellbereich und klicken Sie erneut auf das Symbol. 14
Einfaches Formular für eine Hotelrechnung erstellen 2 2.4 Informationen für den Ausdruck ergänzen Zusätzliche Informationen in der Fußzeile anzeigen Einige Informationen, wie beispielsweise die Bankverbindung, werden zum Ausfüllen des Formulars nicht benötigt und müssen daher auch nicht auf dem Bildschirm angezeigt werden. Lediglich im Ausdruck sollen bzw. müssen diese Angaben erscheinen. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, hierfür eine Kopf- bzw. Fußzeile einzurichten. Kopf- und Fußzeilen erscheinen nur im Ausdruck können von Ihnen individuell gestaltet werden haben einen festgelegten Abstand vom oberen bzw. unteren Seitenrand Fußzeile einfügen Sie möchten die Bankverbindung und den Namen der Geschäftführerin in der Fußzeile platzieren. Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - KOPF- UND FUSSZEILE auf. Das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN wird mit geöffnetem Register KOPFZEILE/FUSSZEILE eingeblendet. Über das Listenfeld können Sie einen vorgefertigten Text (beispielsweise den Tabellenblattnamen oder die Seitenzahl der aktuellen Seite) für Ihre Fußzeile wählen. Eine Kopf- bzw. Fußzeile einrichten Individuelle Fußzeile festlegen Klicken Sie auf die Schaltfläche BENUTZERDEFINIERTE FUSSZEILE. Legen Sie - wie in der Abbildung gezeigt - die Einträge in den Bearbeitungsfeldern und fest. Über das Symbol können Sie die Zeichenformatierung für einzelne Texte definieren. Markieren Sie beispielsweise den Text Bank:, den Sie kursiv formatieren möchten. Klicken Sie auf das Symbol, wählen Sie im geöffneten Dialogfenster den Schriftschnitt KURSIV, und bestätigen Sie mit OK. Gestalten Sie auf diese Weise die Fußzeile wie abgebildet. Eingaben, die Sie im Eingabefeld platzieren, werden mittig in der Fußzeile angeordnet. 15