Newsletter 2014-Nummer 04

Newsletter 2014-Nummer 04 MOMENT Version 2.3 ILOGS MOBILE SOFTWARE GMBH 1

Sehr geehrte/r MOMENT Kunde/in! 07.10.2014 Mit der Version 2.3 hat Moment erneut Fokus auf die Bereiche Termindisposition und Planung sowie auf die Vereinheitlichung der dahinterliegenden Konzepte gesetzt. Neben einer Vielzahl von Verbesserungen und Performance-Optimierungen konnten wir das Look-And-Feel der Planungs- Komponenten weiter aufwerten, sowie weitere Planungshilfen schaffen. Am Smartphone Client kamen ebenfalls einige Interessante Features hinzu. Z.B. die Möglichkeit Aufträge zu erstellen, Berichte für Arbeitszeiten anzufordern oder die mehrfache Erinnerung wenn neue Termine nicht als gelesen bestätigt wurden. Komplett neu ist das Modul Orte über welches Formulare für hinterlegte Ort/Gebäude erfasst werden können. Z.B. kann ein Gebäude nach diversen Kriterien bewertet werden. Konnten wir Ihr Interesse wecken? Dann lesen Sie doch weiter. Ihr MOMENT Team Kontakt: ilogs mobile software GmbH Krone Platz 1 9020 Klagenfurt +43 (0)463 504 197 support-moment@ilogs.com Unsere Informationsplattform: http://momentbde.ilogs.com/ 2

1 Inhalt 2 Allgemein... 5 2.1.1 Automatischer Newsletter... 5 3 Neue Features... 5 3.1 Fieldforce... 5 3.1.1 Neue Darstellung in der Terminplanung... 5 3.1.2 Wiederkehrende Termine... 7 3.1.3 Projektzeiten über ein Formular erfassen... 8 3.1.4 Recherche Optionen auf der Seite Projektzeiterfassung... 9 3.1.5 Kostenstellen... 9 3.1.6 Berichte am Client... 10 3.1.7 Auftrag am Client erstellen... 11 3.1.8 Modul: Orte... 13 3.1.9 Erinnerung für nicht gelesene Termine... 13 3.1.10 Chat Historie... 14 4 Verbesserungen... 15 4.1 Telematics... 15 4.1.1 Nachklingzeit in den Fahrerzuordnungen... 15 4.2 Fieldforce Web... 15 4.2.1 Farbliche Darstellung von Auftragstypen... 15 4.2.2 Filter für Auftragstypen... 15 4.2.3 Verlinkung mit der Auftragdetailmaske... 15 4.2.4 Konfigurierbare Planungsintervalle... 15 4.2.5 Sofortige Terminfreigabe... 15 4.2.6 Termin sofort über die Maske freigeben... 16 4.3 Fieldforce Client... 16 4.3.1 Positionen über den Chat versenden... 16 4.3.2 Multilingualität in den Auftragsbeschreibungen... 16 4.3.3 Warnung wenn beim Abmelden noch nicht alle Daten synchronisiert wurden.. 16 4.3.4 GPS Positionen bei erfassten Formular Werten... 16 4.3.5 Eigene Position in der Kartenansicht wird anders dargestellt... 16 4.3.6 Dateinamen von Cam-Scanner Dokumenten... 16 4.3.7 Verbesserte Darstellung der Formulare bei Terminen... 17 4.3.8 Darstellung von Dynamischen Werten... 17 4.3.9 Tätigkeitsbuchungen über Formulare... 17 4.3.10 Chat Darstellung... 17 3

4.3.11 Verbesserter Filter... 17 4.3.12 Erleichterter Wechsel vom Terminpool ins Modul Termine... 17 4

2 Allgemein 2.1.1 Automatischer Newsletter Um unsere Kunden über neue Funktionen und Veränderungen auf dem Laufenden zu halten, gibt es nun einen regelmäßigen Newsletter. Dieser Newsletter ist sehr kompakt gehalten. Haben wir ihr Interesse geweckt, können Sie sich den kompletten Newsletter als PDF herunterladen oder online lesen. 3 Neue Features 3.1 Fieldforce 3.1.1 Neue Darstellung in der Terminplanung Durch neue Anforderungen und technologische Veränderungen haben wir ein neues Layout für die Terminplanung gewählt, welches mehr Möglichkeiten und Freiräume bietet. Dabei hat sich lediglich das Layout verändert, nicht aber die Funktionen, welche Sie bisher gewohnt sind. Die Termine haben nun ein sehr dezentes Farbschema bekommen. Lediglich der farbige Balken am linken Rand und ein Symbol zeigen den Terminstatus an. Die Farben für den Status wurden jedoch beibehalten: 5 Weiß: offener Termin Gelb: freigegebener Termin Grün: abgeschlossener Termin

Nachdem sich der Terminstatus diskret im Hintergrund hält, ist es möglich, für verschiedene Auftragstypen einen Farbcode zu hinterlegen. Konflikte, weil sich z.b. zwei Termine überschneiden, werden nur noch durch die rote Schrift gekennzeichnet. Um die gewählte Farbdarstellung durchzuziehen, kann für Mitarbeiter nur noch eine Farbe gewählt werden. In der Terminmaske ist es nun auch möglich, einen Status zu setzten. Je nachdem welche Option möglich ist, variiert die Anzeige. 6

Mit dem neuen Layout wurde es möglich, den Modus Monat in der Terminplanung übersichtlicher zu gestalten. Es werden nicht mehr alle Tage nebeneinander, sondern wie in Outlook auch untereinander dargestellt. Sucht man über die Filterung nach einem bestimmten Auftragstyp, wird dieser hervorgehoben und die anderen ausgegraut. 3.1.2 Wiederkehrende Termine In der Auftragsdetailmaske können nun auch wiederkehrende Termine angelegt werden. Welche Optionen haben Sie: die ganze Woche über gibt es täglich einen Termin Jeden Dienstag um 12 putzen bis Anfang 2015 (auf unbestimmte Zeit) Reinigung, Mo 10-12, Di 14-16, Do 8-10 (Mitarbeiter Anzahl) Wiederholen alle X Tage, alle X Wochen oder jeden X-ten Tag des Monats, einmal jährlich Bei den wiederkehrenden Terminen wurde Outlook als Vorbild gewählt, um den Wiedererkennungswert zu steigern. 7

Zu einem Auftrag können beliebig viele wiederkehrende Termine angelegt werden. Diese können bearbeitet, gelöscht, kopiert oder inaktiv gesetzt werden. Auf der Seite Terminplanung gibt es nun eine Registerkarte Versorgung/Wiederkehr. Hier scheinen alle unversorgten Termine auf. 3.1.3 Projektzeiten über ein Formular erfassen Formulare können nun so konfiguriert werden, dass Sie Tätigkeitsbuchungen erfassen können. Im Formular gibt es dann ein Feld für die Dauer und eines für die Tätigkeit selbst. Zusätzlich können natürlich beliebige andere Werte erfasst werden. Die erfassten Werte scheinen sowohl bei den erfassten Formularen auf, als auch auf der Seite Projektzeiten. 8

Am Client wird das Formular wie gewohnt geöffnet. Über das speziell konfigurierte Feld kann zu einer Tätigkeit eine Dauer erfasst werden. 3.1.4 Recherche Optionen auf der Seite Projektzeiterfassung Ebenfalls neu in der Projektzeiterfassung sind die Rechercheoptionen. Wählt man die Registerkarte Recherche aus, können Summen für Tätigkeiten, Projekte oder betroffene Ressourcen (Kostenstellen) gebildet werden. Die Daten können bei Bedarf mittels Excel exportiert und weiterverarbeitet werden. 3.1.5 Kostenstellen Kostenstellen sind Orte, an denen Kosten entstehen, welche an einen Kunden weiter verrechnet werden sollen. Dazu gilt es entsprechende Daten zu erfassen. In MOMENT können diese Stellen eigens erfasst werden. 9

In der Projektzeiterfassung besteht nun die Möglichkeit, erfasste Projekt/ Tätigkeitserfassungen einer Kostenstelle zuzuordnen. In der Registerkarte Recherche können Summen über die Kostenstellen gebildet werden. Der Zeitraum und die angezeigten Summen ergeben sich aus der eingestellten Filterung. Alle erfassten Daten können zur Weiterverarbeitung mittels Excel exportiert werden. 3.1.6 Berichte am Client Im Modul Zeiterfassung kann nun der Arbeits- und Projektzeitenbericht angefordert werden. Bitte beachten Sie, dass Sie eine App wie z.b. Office Suite* benötigen, um das PDF öffnen zu können. Großer Vorteil von den Berichten ist: sollten Sie auf mehreren Geräten ihre Arbeitszeiten erfassen, werden im Bericht alle Zeiten gesammelt dargestellt. In der Bilanz werden ja bekanntlich nur die Arbeitszeiten dargestellt die am jeweiligen Gerät erfasst wurden. 10

* Achtung: Durch Apps von Drittanbietern können zusätzliche Kosten entstehen. Nachdem der Bericht für Formulare bzw. einen Termin am Client angefordert wurde, kann dieser als E-Mail Attachement versendet werden bzw. kann man ihn sofort ausdrucken. 3.1.7 Auftrag am Client erstellen Am Smartphone ist es möglich, einen neuen Auftrag zu erstellen. Dazu kann ein Typ gewählt werden und man wird aufgefordert, die Eckdaten des Termins einzugeben. 11

Am Client scheint der neu erstellte Auftrag mit der Information selbst erstellt auf. Im Web scheinen selbst erstellte Aufträge ebenfalls auf. Erwähnenswert ist, dass die automatisch vergebene Auftragsnummer in das firmeninterne Auftragsnummer-Format geändert werden kann. Der Disponent hat ebenfalls die Möglichkeit, weitere Informationen zum Auftrag zu erfassen. In allen Listen, wo Aufträge aufscheinen, werden diese Aufträge mit einem kleinen Smartphone gekennzeichnet, um anzuzeigen, woher der Auftrag kommt. 12

3.1.8 Modul: Orte Neu hinzugekommen ist das Modul Orte. Mit diesem Modul ist es fürs Erste möglich, Formulare zu einem Ort zu erfassen. Verschiedene Settings ermöglichen Ihnen auszuwählen, ob sie den Ort manuell aus einer Liste, über eine NFC Karte, einen Barcode bzw. einer Kombination der Optionen erfassen wollen. Im Web scheint das erfasste Formular wie gewohnt in den Erfassten Formularen auf. Um zu verdeutlichen, dass es sich um ein Formular zu einem Ort handelt, scheint die Ortsbezeichnung mit Haussymbol auf: Klickt man auf den Ort gelangt man zur Ort- Detailmaske. 3.1.9 Erinnerung für nicht gelesene Termine Wurden neue Termine oder Chat Nachrichten nicht gelesen, kommt wiederholt eine Erinnerung in Form von LED, Vibration & Tönen. 13

3.1.10 Chat Historie Wenn Sie auf der Suche nach vergangenen Konversationen sind können Sie diese in der Chat Historie nachschlagen. Dazu kann immer ein Mitarbeiter /Ressource ausgewählt werden. In der Linken Spalte scheinen dann alle Ressourcen auf mit denen Konversation betrieben wurde. Sie können dabei auch auswählen, wie viele Nachrichten angezeigt werden. 14

4 Verbesserungen 4.1 Telematics 4.1.1 Nachklingzeit in den Fahrerzuordnungen Die Nachklingzeit gibt an, wie lange eine I-Buttonzuordnung gespeichert wird, bevor der Fahrer aufgefordert wird, sich erneut beim Fahrzeug zu identifizieren. Ist eine Nachklingkzeit von 15 min eingestellt, wird der Fahrer nach 15 min Standzeit aufgefordert, sich erneut anzumelden. Für Web User war es teilweise schwer nachzuvollziehen, warum bei einer Fahrt noch der Fahrer angezeigt wird und bei der nächsten nicht mehr. In den Fahrerzuordnungen scheint nun die Information über die Nachklingzeit auf und soll dabei helfen, die Fahrtenbucheinträge besser zu verstehen. 4.2 Fieldforce Web 4.2.1 Farbliche Darstellung von Auftragstypen Jeder Auftragstyp kann nun einen eigenen Farbcode erhalten. 4.2.2 Filter für Auftragstypen Sucht man in der Terminplanung nach einem bestimmten Auftragstyp, wird dieser farbig dargestellt. Die nicht gewünschten werden dezent ausgegraut. 4.2.3 Verlinkung mit der Auftragdetailmaske Klickt man nun in der Monatsansicht auf eine Auftragsnummer, öffnet sich die Auftragsdetailmaske. 4.2.4 Konfigurierbare Planungsintervalle Folgende Werte können im System für eine einfachere Planung in der Terminplanung hinterlegt werden: Beginn der Geschäftszeit, Ende der Geschäftszeit, Minuten pro Kalender-Zelle, Höhe pro Kalender-Zelle, Intervall-Schritt der Planungs-Zeiteingabefelder 4.2.5 Sofortige Terminfreigabe Legt man einen Auftrag/Termin an ist es nun möglich, diesen sofort freizugeben und gebundene Ressourcen zu setzen. 15

4.2.6 Termin sofort über die Maske freigeben Während der Auftragsanlage kann nun ein vollwertiger Termin angelegt werden (Freigabe, Zusätzliche Ressourcen, Mobiler Mitarbeiter, Fristschnell-Wahl, Team-Schnellwahl,...). Diese Funktion ist über ein neues Karteiblatt "Terminschnellanlage" in den Auftragsdetails des neuen Auftrages erreichbar. 4.3 Fieldforce Client 4.3.1 Positionen über den Chat versenden Es ist nun möglich eine GPS Position über eine Chat Nachricht zu versenden. 4.3.2 Multilingualität in den Auftragsbeschreibungen Die Auftragsbeschreibungen, welche am Client aufscheinen können nun auch in beliebige Sprachen übersetzt werden. Wurden die Texte in eine Sprache übersetzt, muss nur noch das Smartphone in diese Sprache wechseln, damit auch die Sprache in MOMENT wechselt. 4.3.3 Warnung wenn beim Abmelden noch nicht alle Daten synchronisiert wurden Ist aus irgendeinem Grund eine Synchronisation nicht möglich bzw. schlägt fehl, wird beim Logout/Exit darauf hingewiesen, dass die Daten noch mit der MOMENT Webanwendung synchronisiert werden müssen. 4.3.4 GPS Positionen bei erfassten Formular Werten In den Formularen kann nun auf Wunsch eine erfasste GPS Position angedruckt werden. 4.3.5 Eigene Position in der Kartenansicht wird anders dargestellt In der Kartenansicht kann es sein, dass Positionsmarker sich mit dem Marker der eigenen Position überschneiden. Damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht, wird die eigene Position nun mit einem einzigen Punkt (wie in Google Maps) dargestellt. 4.3.6 Dateinamen von Cam-Scanner Dokumenten Bisher erfolgte die Vergabe der Dateinamen, von eingescannten Dokumenten über Cam-Scanner, in einer nicht besonders benutzerfreundlichen Schreibweise. Nun wir das Format CAM_Scanner_<Datum> benutzt um die Dokumente zu benennen. 16

4.3.7 Verbesserte Darstellung der Formulare bei Terminen Gibt es zu einem Termin mehrere verfügbare Formulare, werden diese nun alphabetisch sortiert und mit Detailinfos angereichert. 4.3.8 Darstellung von Dynamischen Werten Nachdem ein Dynamischer Wert in den Formularen erfasst wurde, wird dieser nach der Erfassung angezeigt. 4.3.9 Tätigkeitsbuchungen über Formulare Über Formulare kann nun auch auf Tätigkeiten mit einer Dauer gebucht werden. 4.3.10 Chat Darstellung Im Chat Modul gibt es nun zwei Registerkarten. Eine für die Zentrale User und eine für die Mitarbeiter, mit denen man kürzlich gechattet hat. 4.3.11 Verbesserter Filter In der Filterung kamen weitere Suchmöglichkeiten hinzu. Wie bisher kann nach dem Termintyp gefiltert werden. Also Fixtermin, Fristtermin oder Terminen ohne Zeitangabe. Neu ist die Suche nach dem Typ wie z.b. Wartung, Schulung, Störung und die Suchen nach Kunden. Wurde ein neuer Filter erstellt, wird man im Header noch einmal auf die Änderungen aufmerksam gemacht. Dies ist besonders dann interessant, wenn man die Seite wechselt (z.b. von der Terminübersicht in die Monatsansicht der Termine) und Termine vermisst. 4.3.12 Erleichterter Wechsel vom Terminpool ins Modul Termine Im Modul Terminpool kann nun über Menü-> Ansicht in das Modul Termine gewechselt werden. Damit erspart man sich den Umweg über die Übersicht Seite. 17