ISSN: 1610-2142 MÄRZ 2015 danilkorolev fotolia.com Transformation mit Strategie Um die Versprechen der Digitalisierung nutzbar zu machen, ist eine umfassende Strategie notwendig, die alle Unternehmensbereiche berücksichtigt. Suche mit Apache Solr Nadeln im Heuhaufen ganz einfach finden E-Government-Gesetz beim Bundesamt für Justiz Einwandfreies Betragen effizient nachweisen DevOps Anwendungsentwicklung und Betrieb Mit Software-Containern die Entwicklungsprozesse beschleunigen
Anzeige: Materna Monitor Elektr. Verwaltungsarbeit März 2015 Wir unterstützen Sie bei der Beratung, Konzeption, Umsetzung und Integration von Dokumenten-Management- Systemen basierend auf den gesetzlichen Vorgaben für Behörden. Dabei gewährleisten wir die notwendige Interoperabilität durch die Orientierung an Standards und den Einsatz neuester Technologien. Die E-Akte- Integration von Fachverfahren über Schnittstellen und die Verwendung von Standardformaten führen zu einem lückenlosen Datentransfer. Ihre Vorteile: Lösungen für den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten, Vorgängen und Akten Effizienzsteigerung durch Verfahrensbeschleunigung Medienbruchfreie und mobile Aktenbearbeitung Nachweisbare, revisionssichere Dokumentation marketing@materna.de www.materna.de
EDITORIAL Liebe Leserinnen, liebe Leser, der digitale Wandel verändert seit einigen Jahren die Wertschöpfungsketten aller Branchen. Wer sein Geschäftsmodell nicht schnell genug anpasst, verliert Marktanteile oder verschwindet ganz vom Markt. Der US-Fotokonzern Kodak oder der deutsche Versandhändler Neckermann sind Beispiele für bekannte Marken, die zu spät auf den Einzug neuer Technologien und ein geändertes Kaufverhalten reagiert haben. Was wir derzeit erleben, ist ein digitaler Darwinismus. Viele Betriebe vom Mittelstand bis zum Großkonzern haben bis heute nicht erkannt, in welchem Umfang neue Technologien wie mobiles Internet, Social Media oder Cloud Computing das Kundenverhalten nachhaltig verändert haben. Wer sich nicht anpasst, verliert den Anschluss. Unternehmen sollten Transformationsprozesse starten, um die eigene Organisation mithilfe durchgängig digitaler Prozesse zu beschleunigen. Wie ihnen das gelingt, lesen Sie in unserer Titelgeschichte ab der Seite 10. Darüber hinaus lesen Sie ab Seite 26, wie Sie Responsive Design richtig einsetzen, moderne Kommunikationstechnologien die Kundenbindung unterstützen, Software-Container die Entwicklungsprozesse beschleunigen und wie Sie mit der Suchmaschine Solr die Nadel im Heuhaufen finden. Unsere Top-News lesen Sie bereits auf den Seiten 6 und 7: Mit Helmut Binder hat Materna seit dem 1. Februar 2015 einen neuen Geschäftsführer bzw. Chief Executive Officer an Bord. Die Redaktion heißt Helmut Binder herzlich willkommen und wünscht ihm viel Erfolg für seine neuen Aufgaben bei Materna. Haben Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche zum Materna Monitor? Dann schreiben Sie uns doch gerne eine E-Mail an: marketing@materna.de. Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Lektüre. Ihre Redaktion Christine Siepe MATERNA MONITOR 03 01/2015
INHALT 6 NACHRICHTEN Nach 35 Jahren Wechsel in der Unternehmensführung bei Materna Gepäck am Flughafen selbst einchecken und Übergepäck direkt am Automaten bezahlen Einheitliche Unternehmens- und Markenauftritte für global tätige Unternehmen Neu erschienen: Basiswissen ITIL 2011 Edition Szenarien aus dem Alltag von Systemadministratoren 10 SPECIAL Transformation mit Strategie Die Mehrheit der Unternehmen wähnt sich auf dem Weg zum Digital Enterprise. Doch oft bleiben die Ansätze in einzelnen, isolierten Projekten stecken. Um die Versprechen der Digitalisierung nutzbar zu machen, ist eine umfassende Strategie notwendig, die alle Unternehmensbereiche berücksichtigt. Denn die Auswirkungen der nun anstehenden Evolutionsstufe auf das Unternehmen und auf die Geschäftstätigkeit können signifikant sein. Digitalisierung von Geschäftsprozessen Prof. Dr. Jens Böcker von der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsmodellen. PRAXIS 16 Einwandfreies Betragen effizient nachweisen Ab sofort lassen sich Führungszeugnisse und Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz auch online beantragen. Digital Enterprise 25 PROJEKTE CLAAS beschleunigt Prozesse im weltweiten Kundendienst Internet-Auftritt des Bundesverfassungsgerichts zeitgemäß und nutzerfreundlich Elektronische Prozesse gemäß E-Government-Gesetz Neue Web-Seite informiert über G7-Gipfel Job-Börse für Haushaltshilfen neu im Netz Web-Auftritt zur Digitalen Agenda setzt auf Dialog und Barrierefreiheit 01/2015 04 MATERNA MONITOR
Partnerschaft mit Ceyoniq erweitert Portfolio für die elektronische Aktenführung MANAGEMENT 24 Neue Workshops für Technologien von BMC Das Materna Trainings-Center bietet drei neue Kurse für Technologien von BMC Software an. 26 Ansprechende Web-Seiten für jeden Gerätetyp Die Anforderungen an den mobilen Zugriff auf Web-Seiten lassen sich weitgehend mit einem Responsive Design erfüllen. 28 Nadeln im Heuhaufen ganz einfach finden Apache Solr ist heute die populärste Enterprise-Suchmaschine und flexibel einsetzbar. 30 Kommunikationstechnologie wird zum Alleskönner Lesen Sie, wie sich Kommunikationstechnologien in den unterschiedlichsten Branchen für mehr Umsatz und eine höhere Kundenzufriedenheit einsetzen lassen. TECHNOLOGIE 32 Mit Software-Containern die Entwicklungsprozesse beschleunigen Mit Docker kommt eine neue Technologie zur automatisierten Applikationsverteilung auch in Cloud-Umgebungen. Suche mit Solr RUBRIKEN 3 EDITORIAL 4 INHALT 35 VORSCHAU & IMPRESSUM KONTAKT für Leseranfragen Materna GmbH Tel. +49 231 5599-160, Fax -165 marketing@materna.de www.materna.de MATERNA MONITOR 05 01/2015
NACHRICHTEN v.l.n.r.: Dr. Winfried Materna, Helmut Binder (neuer CEO), Ralph Hartwig (CFO), Helmut an de Meulen Nach 35 Jahren Wechsel in der Unternehmensführung bei Materna Helmut Binder ist der neue Chief Executive Officer (CEO) von Materna. Er führt gemeinsam mit dem Chief Financial Officer (CFO) Ralph Hartwig das Unternehmen. Die beiden bisherigen Geschäftsführer und Gründer Dr. Winfried Materna und Helmut an de Meulen ziehen sich aus der operativen Führung zurück und wechseln zum 1. April 2015 in den Beirat des Unternehmens. Helmut Binder und Ralph Hartwig sind ab diesem Zeitpunkt für die alleinige Geschäftsführung des Unternehmens verantwortlich. Helmut Binder konzentriert sich als CEO dabei auf die Führung der sechs Geschäftsfelder und den Vertrieb, während Ralph Hartwig als CFO die kaufmännische Leitung innehat. Beide werden das Unternehmen ganzheitlich führen und weiterentwickeln. Wir freuen uns sehr, dass wir einen so erfahrenen Manager für unser Unternehmen gewinnen konnten. Seine internationale Perspektive im IT-Markt bedeutet für uns eine wertvolle Verstärkung, sagt Dr. Winfried Materna. Wir beide werden die Entwicklung unseres Unternehmens in Zukunft aus dem 01/2015 06 MATERNA MONITOR
Beirat heraus strategisch begleiten und wünschen Helmut Binder viel Erfolg bei seiner neuen operativen Aufgabe, ergänzt Helmut an de Meulen. Mit diesem wohlüberlegten Schritt schaffen wir Sicherheit und Stabilität für unsere Kunden, Partner und Mitarbeiter. Finanziell ist das Unternehmen gut aufgestellt und wir haben einen großen und wachsenden Kundenstamm. Ich freue mich darauf, mit meinem neuen Geschäftsführerkollegen Helmut Binder das Unternehmen Materna gemeinsam auch in Zukunft weiter erfolgreich zu führen, sagt CFO Ralph Hartwig. Materna ist ein langjährig erfolgreiches und technologisch führendes Unternehmen in einem mir bestens vertrauten Markt. Daher hat mich die ausgeschriebene Position sofort angesprochen und im Laufe des Bewerbungsverfahrens zunehmend begeistert. Ich bin den beiden Firmengründern für das mir gegenüber ausgesprochene Vertrauen sehr dankbar und freue mich auf die spannende Aufgabe, die Geschäftsführung nach 35 erfolgreichen Jahren von Dr. Winfried Materna und Helmut an de Meulen übernehmen zu dürfen, erläutert der neue Materna-CEO Helmut Binder. Neuer CE O ist ein Branchenkenner Helmut Binder ist ein erfahrener IT-Branchenkenner mit viel Management- und Vertriebserfahrung aus leitenden sowie Geschäftsführungspositionen. Vor seinem Wechsel zu Materna verantwortete er bei Rittal mehrjährig als Executive Vice President unter anderem das Geschäftsfeld IT-Solutions und International Sales. Rittal ist ein weltweit führender Systemanbieter für Gehäusetechnik, Klimatisierung und IT-Infrastruktur mit Sitz in Herborn. Zuvor bekleidete Helmut Binder Führungspositionen in Vertrieb und Marketing bei Sony Deutschland, der Deutschen Telekom AG und T-Systems. Zuletzt zeichnete er dort als Geschäftsführer unter anderem für die Themen Marketing, Produkt-Management und Beteiligungen verantwortlich. Helmut Binder hat in Köln und Tokio Betriebswirtschaft studiert, ist 49 Jahre alt, verheiratet und hat drei Kinder. Die letzten vier Jahre gehörte er dem Hauptvorstand des IT-Branchenverbands BITKOM an. Die digitale Transformation Materna positioniert sich auf der diesjährigen CeBIT vom 16. bis 20. März 2015 unter dem Motto Digitale Transformation in Unternehmen, Verwaltung und IT und zeigt Lösungen, mit denen in diesen drei Zielsegmenten der Prozess der digitalen Transformation deutlich effizienter gestaltet werden kann. Damit orientiert sich Materna am offiziellen CeBIT-Thema d!conomy, das ebenfalls auf die Veränderung von Wirtschaft und Gesellschaft aufgrund zunehmender Digitalisierung eingeht. Bei der digitalen Transformation dreht es sich im Wesentlichen um das digitale Kundenerlebnis, die digitale Vernetzung mit dem Kunden und um Effizienzsteigerung in den beteiligten Prozessen. Elemente wie Social Media, Mobile, Cloud und Big Data betreffen Maternas drei Hauptzielgruppen Unternehmen, Verwaltung und IT gleichermaßen. An erprobten Praxisbeispielen, innovativen neuen Lösungen und bewährten Produkten zeigt Materna auf der CeBIT die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation. Erstmalig demonstriert Materna auf der CeBIT ausgewählte Produkte und Leistungen der neuen Ausrichtung nach Business Lines, die zum 1. Januar 2015 erfolgt ist. MATERNA MONITOR 07 01/2015
NACHRICHTEN Gepäck am Flughafen selbst einchecken und Übergepäck direkt am Automaten bezahlen Materna hat ihre Lösungen für Self Bag Drop-Systeme um eine neue Kiosk-Bezahlfunktion erweitert. Die automatisierte Gepäckaufgabe hat eine hohe Bedeutung für Fluggesellschaften und Flughäfen. Materna hat ihre Lösungen für die Aviation-Branche erweitert und alle Funktionen integriert, die ein modernes Gepäckaufgabesystem benötigt, um Passagiere mit komfortablen Dienstleistungen zu versorgen. Insbesondere wächst die Nachfrage für die Bereitstellung einer Bezahlfunktion direkt am Self Bag Drop-Kiosk. Passagiere mit zusätzlichen Gepäckstücken oder Übergepäck zahlen je nach den Richtlinien der Airlines entsprechende Gebühren. Materna hat jetzt eine Bezahlfunktion in ihre Lösung integriert, sodass Passagiere diese Gebühren komfortabel mit Kreditkarte direkt am Self Bag Drop-Kiosk bezahlen können. Alternativ bietet die Lösung von Materna auch die Möglichkeit, die Gebühr beim Bodenpersonal an mobilen Endgeräten zu bezahlen. Gatwick Airport ist der erste Flughafen weltweit, der Kiosk- Payment für Self Bag Drop-Systeme einführt und so die Gepäckaufgabe für seine Kunden vereinfacht. Materna hat die entsprechende Ausschreibung gewonnen und wird ab April 2015 am Gatwick Airport 50 Systeme installieren. Das Self Bag Drop-System von Materna ist mit einer intuitiven grafischen Benutzeroberfläche ausgestattet, damit Passagiere ihr Gepäck einfach und schnell aufgeben können. Die Lösung ist CUSS-basiert und unterstützt ebenfalls CUWS (Common Use Web Services). Integrated Passenger Services von Materna Materna entwickelt und vertreibt innovative Lösungen für Fluggesellschaften, Flughäfen und Ground Handling, die die Prozesse rund um die Passagierabfertigung vereinfachen. Das Materna-Angebot reicht von Lösungen für Check-In und Bag Drop bis hin zu Sicherheit und Boarding. Zu den Kunden zählen beispielsweise Air Berlin, easyjet, Emirates, Gatwick Airport, Germanwings, Hamburg Airport, Lufthansa und der Flughafen Wien. Das Geschäftsjahr 2014 verlief sehr erfolgreich. Unter anderem installierte Materna an mehreren deutschen Flughäfen Self Bag Drop-Systeme. Weitere Informationen: www.materna-ips.com Einheitliche Unternehmens- und Markenauftritte für global tätige Unternehmen Für die Realisierung internationaler Websites und Portale bietet Materna verschiedene Leistungen an. Global agierende Unternehmen vertreiben ihre Produkte weltweit in vielen Ländern. Hierbei ist es vor allem wichtig, dass die internationalen Unternehmens- und Markenauftritte länderübergreifend einheitlich sind und für jedes Land das aktuelle Produktportfolio darstellen. Die darunter liegende IT-Lösung muss also in der Lage sein, die komplexe Pflege der multinationalen Inhalte über mehrere Marken möglichst einfach zu gestalten. Der Einstieg in ein solches Projekt beginnt bei Materna mit der Beratung bei der digitalen Strategie und der User Experience, also der Nutzerfreundlichkeit des Markenauftritts. Eine einheitliche Corporate Language sowie personalisierte Kampagnen runden die globalen Markenauftritte ab. Weitere Leistungsbestandteile von Materna sind Technologieberatung, Implementierung und Einführung auf Basis marktführender Partnerprodukte. Soll der Content von vielen international verteilten Web-Auftritten in die neue, einheitliche Lösung überführt werden, steht Materna darüber hinaus mit Redaktions-Support zur Seite. Das Maternaeigene Rechenzentrum kann für Hosting und Managed Services genutzt werden. Weitere Informationen: www.materna.de/markenauftritte 01/2015 08 MATERNA MONITOR
Neu erschienen: Basiswissen ITIL 2011 Edition Lebenslanges Lernen ist eine Grundvoraussetzung, um in der heutigen Arbeitswelt stets auf dem Laufenden zu sein. Das neu erschienene Fachbuch Basiswissen ITIL 2011 Edition Grundlagen und Know-how für das IT-Service- Management und die ITIL -Foundation-Prüfung von Nadin Ebel, IT-Service-Management-Expertin und Projektleiterin bei Materna, schließt potenzielle Wissenslücken über die jüngste Version des internationalen Regelwerks ITIL. Im Mittelpunkt stehen sowohl Grundlagenkenntnisse zum IT-Service-Management als auch konkretes Wissen rund um den ITIL Service Lifecycle. Schritt für Schritt erläutert die Autorin die fünf Lifecycle-Phasen des ITIL-Frameworks und beschreibt anschaulich die jeweiligen Kernprinzipien sowie die Rollen, Prozesse und Funktionen und deren Zusammenspiel. Weitere Inhalte vermitteln das notwendige Wissen fü r die ITIL-Basis-Zertifizierung und unterstützen den Leser bei der Vorbereitung auf die ITIL-Zertifizierungen. Nadin Ebel hat das Buch breit angelegt. Daher ist es sowohl für Einsteiger geeignet, die Grundlagenwissen benötigen, für Leser mit ITIL-Erfahrung zur Vertiefung als auch für Praktiker, die Inhalte und konkrete Übungsfragen für ihre Zertifizierungsvorbereitung benötigen. Weitere Informationen: www.dpunkt.de/buecher/4454/basiswissenitil%c2%ae-2011-edition.html Szenarien aus dem Alltag von Systemadministratoren Auf der diesjährigen CeBIT zeigt Materna die aktuelle Version ihrer DX-Union Management Suite für automatisiertes Client- und Server-Management und zeigt verschiedene Anwendungsbeispiele. Hierzu gehören die Einrichtung einer Arbeitsumgebung (Onboarding-Prozesse), zugrunde liegende Genehmigungsprozesse, das Berechtigungs-Management, die Verwaltung virtueller Umgebungen, die Netzwerkzugangskontrolle und der wirtschaftliche Einsatz von Lizenzen. Die neueste Funktion ist das Monitoring, das einen Überblick über alle Aktivitäten im Netzwerk liefert. Administratoren erhalten eine transparente Darstellung des Netzwerk- und Systemstatus und können so zum Beispiel unberechtigte Geräte identifizieren, lokalisieren sowie automatisiert aus dem Netzwerk sperren. Diese Szenarien zeigen exemplarisch auf, welche Prozesse durch die Einführung einer IT-Fabrik unterstützt werden können, um beispielsweise Geschwindigkeitsvorteile und Agilität beim Betrieb der IT zu realisieren. MATERNA MONITOR 09 01/2015
SPECIAL danilkorolev fotolia.com 01/2015 10 MATERNA MONITOR
Digital Enterprise Transformation mit Strategie Die Mehrheit der Unternehmen wähnt sich auf dem Weg zum Digital Enterprise. Doch oft bleiben die Ansätze in einzelnen, isolierten Projekten stecken. Um die Versprechen der Digitalisierung nutzbar zu machen, ist eine umfassende Strategie notwendig, die alle Unternehmensbereiche berücksichtigt. Denn die Auswirkungen der nun anstehenden Evolutionsstufe auf das Unternehmen und auf die Geschäftstätigkeit können signifikant sein. Eines der zentralen Themen, mit denen sich Unternehmen heute auseinandersetzen müssen, ist das Digital Enterprise. Abseits von Technologien geht es dabei darum, wie ein Unternehmen seine Kommunikation zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern gestaltet. Hier haben soziale Netze, E-Commerce und Smartphones neue Wege etabliert, die nicht nur im Geschäft mit Endverbrauchern nutzbringend eingesetzt werden können. Auch völlig neue Geschäftsmodelle sind entstanden. Mit der Möglichkeit, große Datenmengen quasi in Echtzeit zu analysieren, verfügen Unternehmen zudem über die Möglichkeit, sich ein genaues Bild ihrer Kunden zu machen. Sie lernen quasi ihre Kunden besser kennen und können damit auch genauer und schneller auf deren Wünsche oder Bedürfnisse reagieren. Und nicht zuletzt ermöglichen es die neuen digitalen Ansätze, bei vielen operativen Prozessen die Kosten spürbar zu senken. Insgesamt winken also zahlreiche Wettbewerbsvorteile für Unternehmen, die dieses Konzept in einer individuell angepassten Form übernehmen. Jedoch: Wenn ein Kapitän nicht weiß, welches Ufer er ansteuern soll, dann ist kein Wind der richtige. Sicher hatte der römische Politiker Seneca nicht die heutigen Technologien im Kopf, als er zu Beginn unserer Zeitrechnung diesen Ausspruch tat. Dennoch beschreibt Seneca damit sehr genau ein grundsätzliches Dilemma, in dem sich viele Unternehmen heute befinden: Zahlreichen Unternehmen MATERNA MONITOR 11 01/2015
SPECIAL Knowledge Sharing Collaboration & Wissens-Management Internationale Websites und Portale E-Commerce- und Webshop-Lösungen Interne Kommunikation & Publikation Bildungs-Management und Training as a Service Corporate Education Workforce Excellence Dokumenten-Management Sales & Marketing After Sales Händler-Support-Lösungen Digitales Marketing Service-Management- Lösungen für Produkte/Maschinen Kundenszenarien der Business Line Digital Enterprise fehlt der strategische Überbau, um die aktuellen Technologien optimal zu bündeln und den Schritt zum Digital Enterprise zielgerichtet zu vollziehen. Welchen Weg das Unternehmen bei der digitalen Transformation einschlagen sollte, ist häufig nicht wirklich klar. Nur Minderheit hat bereits Strategie So stellt etwa das Marktforschungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) in einer Studie vom Sommer 2014, bei der über 150 IT- und Marketingverantwortliche in Martin Köpke Executive Vice President Business Line Digital Enterprise, Materna Die digitale Strategie darf nicht, wie bislang die IT- Strategie, der Unternehmensstrategie untergeordnet sein. Sie muss ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie sein. deutschen Unternehmen und Behörden befragt wurden, fest: Über die Hälfte der befragten Unternehmen setzen vereinzelt digitale Projekte in ausgewählten Bereichen um, ohne dass diese in eine unternehmensübergreifende Strategie eingebettet seien. Nur 28 Prozent der Unternehmen haben demnach bereits eine umfassende Digitalisierungsstrategie definiert. Dazu gehört laut der PAC-Studie auch die Frage, wo im Unternehmen denn die Entscheidungshoheit angesiedelt werden sollte. Hier gehen die Meinungen der IT-Entscheider und der Marketingverantwortlichen erschreckend auseinander: Die mit 61 Prozent deutliche Mehrheit der deutschen IT-Entscheider glaube demnach nicht, dass das Marketing an der Definition und Umsetzung einer digitalen Strategie beteiligt werden sollte. Diese Gruppe sieht die Verantwortung vielmehr bei CIO und CEO. Dem gegenüber wollen 90 Prozent der Marketingverantwortlichen laut der Umfrage an dieser Aufgabe beteiligt werden. Ähnlich kontrovers zeigt sich die Situation bei der Frage nach den Budgets. Fast 80 Prozent der befragten Marketingverantwortlichen wünscht in den kommenden ein bis zwei Jahren verstärkte Investitionen in Lösungen zur Unterstützung von Online-Marketing. Diese Meinung teilen allerdings nur 40 Prozent ihrer Kollegen aus der IT, ermittelte PAC. Offensichtlich herrscht am Markt noch einige Unsicherheit, wie die Unternehmen sich diesem Thema nähern sollen. Auch der Begriff selbst ist alles andere als scharf definiert. Meist versteht man unter Digital Enterprise ein Unternehmen, das digitale Technologien bei internen und externen Abläufen als Wettbewerbsvorteil nutzt. Zu diesen Technologien zählen in erster Linie soziale Netze, Big Data und mobile Technologien also Methoden, die sich erst in den vergangenen zwei Jahren umfassend in den Unternehmen etablieren konnten. Das deckt sich mit den Erfahrungen aus der Praxis, wie Martin Köpke, Leiter der Business Unit Digital Enterprise bei Materna, berichtet: Aktuell sehen wir am Markt für IT-Services vier Trends: Cloud, Mobilität, soziale Vernetzung und Big Data Analytics. Alle vier Technologien und Konzepte ermöglichen 01/2015 12 MATERNA MONITOR
es, die Kunden auf ganz neue Art in die Geschäftsprozesse einzubinden und auch neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Marketing und Vertrieb als treibende Kraft Der Weg eines Unternehmens hin zum Digital Enterprise, die digitale Transformation, ist aus Köpkes Sicht ein Prozess, der auf sehr unterschiedliche Art gestaltet werden kann. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg finden, das Potenzial der aktuellen Technologien auszuschöpfen. Wichtig dabei ist jedoch die Strategie, so Köpke. Die digitale Strategie darf nicht, wie bislang die IT-Strategie, der Unternehmensstrategie untergeordnet sein. Sie muss ein fester Bestandteil dieser Unternehmensstrategie sein. Er beobachtet, dass sich diese Erkenntnis auch vermehrt in den Unternehmen durchsetzt: Die ersten Unternehmen haben bereits einen Chief Digital Officer etabliert. Diese kommen häufig aus dem Marketing oder dem Vertrieb. Generell sei der Vertrieb eine wichtige Triebfeder für diese Entwicklung, ergänzt Nicole Materna, Marketing-Verantwortliche der Business Line Digital Enterprise: Die wichtigsten Ziele der digitalen Transformation sind Kundengewinnung und -bindung sowie nicht zuletzt die Mitarbeitergewinnung. Dementsprechend sind Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Personalwesen gegenüber dem Thema Digital Enterprise besonders aufgeschlossen. Es gehe also am Ende beim Digital Enterprise immer um Personen, die angesprochen und eingebunden werden sollen. Das implizite Fachwissen ist aus Maternas Sicht inzwischen in den Fachabteilungen vorhanden. Ebenso gebe es den Trend, die Budgets für die neuen Technologien immer öfter auf die Fachbereiche zu verlagern. Damit ergibt sich allerdings für die IT ein grundsätzliches Problem: Sie wird verstärkt zum internen Dienstleister, der die Anforderungen der Fachbereiche schnell und kostengünstig umsetzen und der gleichzeitig darauf achten muss, dass die gewünschten Funktionalitäten und Prozesse sich in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Die IT verliert dabei rasant ihren Sonderstatus als oberste Technologieautorität, den sie lange Jahre inne hatte; ihr Gestaltungsspielraum wird dadurch unter Umständen kleiner. Köpke präzisiert: Oft bremst die IT entsprechende Engagements wegen Sicherheitsbedenken. Auf der anderen Seite stellen sich die Fachbereiche häufig die Umsetzung ihrer Anforderungen viel zu einfach vor, da sie die technologischen und prozessualen Feinheiten nicht überschauen können. Materna sieht sich hier als Dienstleister in einer Berater- und Vermittlerrolle gefordert. Die Schwierigkeit dabei ist, dass der Dialog zwischen IT und Business durch unterschiedliche Sprachen und Ansichten schon immer von vielen Hürden geprägt war. Es gilt, die Kommunikation zwischen beiden Seiten zu strukturieren, zu übersetzen und Methoden zu etablieren, die zu einer gemeinsamen Sicht der Dinge führen. IT als Fachberater Dafür ist zunächst notwendig, die Ziele der Digitalisierung gemeinsam zu erarbeiten. Also zunächst zu definieren, wo denn genau für das eigene Unternehmen die digitale Transformation besonders hohen Nutzen schaffen kann. Vertrieb, Marketing, Kundenservice es gibt viele Bereiche im Unternehmen, in denen durch die Digitalisierung Kosten gesenkt oder neue Das digitale Unternehmen In den vergangenen Jahren haben sich viele unterschiedliche Technologien etabliert; die Arbeitsabläufe in den Unternehmen haben sich dadurch nachhaltig verändert. Soziale Medien, Big Data, Cloud und Mobile Computing ermöglichen neue Geschäftsmodelle und krempeln vielerorts die Unternehmenskultur komplett um. Oft wurden diese Technologien zunächst belächelt. Wozu sollte auch ein Dienst wie Facebook für ein Unternehmen gut sein? Kaum jemand wird diese Frage heute noch ernsthaft stellen. Kein Unternehmen kann es sich leisten, den Kunden nicht Facebook und Co. als einen möglichen Kommunikationskanal anzubieten. Smartphones und Tablets haben gezeigt, dass sie in vielen Bereichen des Unternehmens die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Und Big Data Analytics schließlich ist der Shooting-Star der vergangenen beiden Jahre mit ungeahnten Möglichkeiten. Doch erst in Kombination spielen diese Technologien ihre volle Stärke aus: Das genaue Wissen um den Kunden, verbunden mit einem engen Dialog über die vom Kunden bevorzugte Plattform, unabhängig von geografischen oder zeitlichen Gegebenheiten noch nie konnten Unternehmen so eng mit ihren Kunden zusammenarbeiten. Ein Bestreben des Digital Enterprise muss also sein, diesen kooperativen Ansatz auch auf Partner und Mitarbeiter zu übertragen. Eine ganz neue Möglichkeit dazu hat jüngst der Social-Media-Gigant Facebook vorgestellt: Facebook at work. Der neue Dienst, dessen Termin für die Markteinführung noch nicht fest steht, kann von Unternehmen lizenziert werden und steht dann ausschließlich für die Mitarbeiter dieses Unternehmens zur Verfügung. Die Funktionen sollen im Wesentlichen denen des bekannten, öffentlichen Angebots entsprechen. Damit bietet sich Unternehmen eine durchaus interessante Alternative zum selbst betriebenen Intranet als Kommunikationsschnittstelle. MATERNA MONITOR 13 01/2015
SPECIAL Umsatzquellen erschlossen werden können. Doch wird es kaum möglich sein, alle Bereiche in einem großen Schwung zu transformieren. Es gilt, die Digitalisierung in sinnvolle Einzelschritte aufzuteilen und entsprechend zu priorisieren. Zudem ist die IT gefordert, sich als Berater der Fachbereiche zu etablieren und den Service-Gedanken in den Vordergrund zu rücken. Im Digital Enterprise ist die IT ein Dienstleister, der die internen Kunden berät, geschäftliche Anforderungen in Technologien übersetzt und dann umsetzt. Ein wichtiger Schritt dabei ist es, die bestehenden technologischen Silos prozessual zu verbinden. Bislang hat sich die IT entlang technologischer Expertise aufgestellt: Datenbank-Administratoren, Firewall-Spezialisten und so fort. Mit der digitalen Transformation des Unternehmens muss die IT jedoch die benötigten Funktionalitäten aus Sicht der Anwender in den Mittelpunkt stellen. Denn dem Marketingleiter ist nicht mit einer neuen Datenbank geholfen. Er benötigt eine definierte Funktion, deren technologische Abbildung aus seiner Warte zweitrangig ist. Gleichzeitig hat die IT klare Anforderungen, wie Technologien in das bestehende Ökosystem integriert werden, um die Gesamtfunktion, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Nur im Zusammenspiel beider Prioritäten kann die digitale Transformation funktionieren. Tiefgreifende Auswirkungen Aber auch auf der Seite der Fachabteilungen hat das Digital Enterprise erhebliche Auswirkungen. Nicht nur in der IT muss End-to-End gedacht werden. Auch Marketing und Vertrieb sind gefordert, vernetzt und End-to-End zu arbeiten. Denn mit der Digitalisierung verändert sich auch die Erwartungshaltung von Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Ein durchgängiger Auftritt über die unterschiedlichen Kommunikationskanäle, konsistente Standards im Umgang mit den Kunden und die Erreichbarkeit des Unternehmens unabhängig vom eigenen Standort oder Uhrzeit sind nur einige der Wünsche, die der digitale Kunde hat. Das digitale Unternehmen muss also nicht nur seine Technologien, sondern auch seine gesamten Strukturen, seine Organisation über die unterschiedlichen Fachbereiche hinweg überdenken. Es zeigt sich also, dass die Unternehmen bei der digitalen Transformation eine andere Form der Hilfe durch Dienstleister benötigen, als das bislang der Fall war. Die Veränderungen greifen tiefer in die bestehenden Strukturen ein, als das etwa bei der Einführung einer neuen ERP-Suite oder der Reorganisation der IT-Prozesse der Fall ist. Materna hat darauf reagiert und sich selbst neu strukturiert, um dem Bedarf ihrer Kunden auch in Zukunft optimal gerecht zu werden. Mit der Neuausrichtung, die zum Jahresbeginn erfolgte, stellt sich Materna entlang der Marktanforderungen auf und bündelt zusammengehörige Kompetenzen. Die neue Business Line Digital Enterprise steht dabei den Wirtschaftsunternehmen mit Beratung und Lösungen zur Kommunikation und Interaktion über die verschiedenen digitalen Kanäle zur Seite. Darunter fallen die Bereiche Workforce Excellence, Vertrieb und Marketing sowie After Sales Services. Hier steht Materna ihren Kunden nun als Full-Service-Dienstleister vom digitalen Marketing über die Realisierung bis hin zum Betrieb zur Seite. Wir sprechen unsere Kunden damit nicht mehr primär aus technologischer Sicht an, erläutert Köpke. Auch die Fachabteilungen adressieren wir nun gezielt aus fachlicher Sicht. Wir haben nicht nur das technologische Know-how, sondern auch eine hohe Expertise bei fachlichen Fragen, die wir durch unsere neue Struktur nun noch besser den Kunden anbieten können. Marketing-Verantwortliche Nicole Materna ergänzt: Wir sind der Wegbegleiter der Unternehmen und helfen ihnen dabei, die digitale Zukunft zu gestalten von der ersten Phase über alle Projektstufen hinweg bis hin zur technologischen Abbildung. Jan Schulze Digital Enterprise Digitalisierung von Geschäftsprozessen Prof. Dr. Jens Böcker von der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsmodellen. Materna widmet diesem Thema ein eigenes Geschäftsfeld namens Digital Enterprise. Prof. Böcker erläutert im Interview, warum sich Unternehmen jeder Größe damit beschäftigten sollten. 01/2015 14 MATERNA MONITOR
Wie schätzen Sie die Offenheit der Unternehmen ein, mit digitalen Lösungen neue Geschäftsmodelle anzugehen? Unternehmen erkennen zunehmend die Notwendigkeit, bestehende Geschäftsmodelle kritisch zu hinterfragen. Es gibt weder einen Automatismus noch eine Garantie, dass erfolgreiche Geschäftsmodelle aus der Vergangenheit 1:1 in die Zukunft übertragen werden können. Besonders deutlich wird das an dem schmerzhaften Anpassungsprozess der großen Energieversorger. Die Fähigkeit, Geschäftsmodelle kontinuierlich anzupassen und kundenorientiert zu agieren, wurde viel zu lange vernachlässigt. Diese Beispiele führen zu einer höheren Sensibilisierung der Unternehmen, sich mit neuen Chancen systematisch auseinanderzusetzen. Besonders wichtig ist dabei, Erfahrungen zu sammeln und quasi im Training zu bleiben. Die Auseinandersetzung mit digitalen Geschäftsmodellen ist für viele Unternehmen vor allem ein Lernprozess, der vom Management vorgelebt werden muss. Gute Beispiele für die aktive und positive Auseinandersetzung mit digitalen Geschäftsmodellen sind selbst in einem schwierigen Umfeld der Handelsblatt- oder Springer Verlag, die ihren Geschäftsmodellen eine klare digitale Richtung geben. Auch Unternehmen aus traditionellen Industrien wie der Stahlhändler Klöckner haben diese Richtung jetzt für sich erkannt und neue Wege eingeschlagen. Die CeBIT 2015 trägt das Motto d!conomy. Warum ist es für Unternehmen so wichtig, jetzt diesen Trend nicht zu verpassen? Die Auseinandersetzung mit neuen Trends ist Pflicht. Im Management vieler Unternehmen wurde die Erfahrung gemacht, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen dem Umgang mit Informationstechnologie und der Gestaltung neuer Geschäftsmodelle existiert. IT und TK sind ein nicht wegzudenkender strategischer Faktor für den Markterfolg. Ich hatte kürzlich ein Projekt, in dem es um die strategische Neupositionierung und Anpassung von Geschäftsmodellen bei einem großen Dienstleister ging. Das Management hat sofort erkannt, dass diese Diskussion nicht ohne den ITK-Verantwortlichen geführt werden darf. Der CIO des Unternehmens wurde deshalb von Anfang an in dieses Projekt integriert. Nach der alten Management-Philosophie wäre zuerst die Strategie definiert worden und der ITK-Bereich hätte umsetzen dürfen. Das funktioniert heute nicht mehr, vor allem kostet es zu viel Zeit. Sind es wieder nur die großen Konzerne, die sich ein solches Engagement leisten können? Social Media und Cloud Computing ermöglichen einen Quantensprung in punkto Optimierung und Gestaltung von Geschäftsprozessen. Kunden helfen sich über Social Media gegenseitig, Virtualisierung erlaubt die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung, die Aggregation dezentraler Daten ermöglicht die Ableitung von wichtigen Steuerungsmechanismen das ist nur eine kleine Auswahl der Chancen. Die glaubwürdige Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist dabei eine Grundvoraussetzung für die Akzeptanz neuer Technologien im Markt. Das hat sehr deutlich eine Studie gezeigt, die wir Anfang 2015 im Machine-to-Machine bzw. Internet of Things-Markt durchgeführt haben. Die Verfügbarkeit von Cloud-Technologien führt zu einer Demokratisierung von ITK-Lösungen. Das, was aufgrund des Investitionsvolumens nur großen Unternehmen vorbehalten war, kann nun gut vom Mittelstand oder sogar von kleinsten Unternehmen aufgegriffen werden. Ein gutes Beispiel ist der Cloud-Dienst von Amazon, der sich unter anderem gezielt an kleine Unternehmen richten. Grundsätzlich gilt: Die Bereitschaft, sich mit neuen Technologien aktiv auseinanderzusetzen und positiv zu nutzen, ist meines Erachtens keine Frage der Unternehmensgröße. Viel wichtiger ist es, dass man sich mit Offenheit, Kreativität und einer gesunden Portion Skepsis mit den neuen Technologien auseinandersetzt. Was bedeutet digitale Transformation und was können wir davon erwarten? Digitale Transformation ist gleichzusetzen mit der Anpassung von Geschäftsmodellen, unterstützt durch die aktuell verfügbaren, netzbasierten Technologien. Dieser Prozess wird uns noch Jahre beschäftigen. Möglicherweise werden wir diesen Prozess in ein paar Jahren anders bezeichnen. Im einfachsten Fall sprechen wir dann von Digitalisierung 2.0. Prof. Dr. Jens Böcker lehrt an der Hochschule Bonn- Rhein-Sieg im Fachbereich Wirtschaftswissenschaften. Sein Spezialgebiet ist die strategische Positionierung von Unternehmen in technologisch geprägten Märkten. Neben verschiedenen Beiratsmandaten sitzt er unter anderem im Beirat der Materna GmbH. Als Moderator und Key Note Speaker begleitet er viele nationale und internationale Konferenzen. MATERNA MONITOR 15 01/2015
PRAXIS Das Bundesamt für Justiz in der Adenauerallee in Bonn E-Government-Gesetz Einwandfreies Betragen effizient nachweisen Das Bundesamt für Justiz bescheinigt eine weiße Weste nun auch über das Internet. Ab sofort lassen sich Führungszeugnisse und Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister auch online beantragen. Das Bundesamt für Justiz entwickelte hierfür mit Unterstützung von Materna einen bislang einzigartigen elektronischen Verwaltungsprozess, der sowohl Antragsteller als auch Behördenmitarbeiter entlastet. Das E-Government-Gesetz, das im Juli 2013 verabschiedet wurde, ebnet den Weg für eine umfassende Verwaltungsmodernisierung. Ein wesentliches Ziel ist es, die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden zu erleichtern. Es soll Bund, Ländern und Kommunen ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Bereits kurz danach im September 2013 wurde auch das speziell für die Justiz relevante Bundeszentralregistergesetz (BZRG) dahingehend geändert, dass auch die Justiz eine 01/2015 16 MATERNA MONITOR
ihrer zentralen Leistungen künftig durchgängig elektronisch abwickeln kann: die Beantragung eines Führungszeugnisses. In dem Gesetz wurde festgehalten, dass elektronisch eingereichte Auskunftsanträge direkt bei der Registerbehörde, also dem Bundesamt für Justiz (BfJ), gestellt werden müssen. Das stellte eine wesentliche Veränderung der bisherigen Verwaltungspraxis dar, denn bisher konnten Bürger und Unternehmen ihre Anträge nur in einem der kommunalen Meldeämter einreichen. Mit der neuen Option der Online-Beantragung verlagern sich daher die Prozesse aus der Kommunalbehörde auf die Bundesebene. Online schneller zum Ziel Führungszeugnisse sind aktuell gefragter denn je: Immer mehr Bewerber, die sich zum Beispiel als Sicherheitspersonal im Asylbewerberheim oder als Betreuer in Kindergärten, Pflegeheimen oder Sportvereinen vorstellen, müssen ein Führungszeugnis vorlegen. Darüber hinaus gibt es auch eine Art Führungszeugnis für Unternehmen: Firmen, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, benötigen für jede Bewerbung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister. Beim Bundesamt für Justiz gehen täglich bis zu 15.000 Anträge ein. Mit dem neuen Online-Antrag soll künftig ein Großteil der Anträge elektronisch bearbeitet werden. Die neue Online-Anwendung spart den Gang zur Behörde und präsentiert sich als zentrale Anlaufstelle für das gesamte Verfahren. Die Lösung verfügt hierfür über Funktionen zur Antragsstellung, für Identitäts- und Plausibilitätsprüfungen sowie für den Gebühreneinzug per epayment. Auch die technische und inhaltliche Anlagenprüfung, eventuelle Korrekturen und das Nachreichen von Unterlagen erfolgen auf elektronischem Weg. Dabei behalten Antragsteller den Bearbeitungsstatus stets im Blick. Lediglich die Zusendung der Führungszeugnisse erfolgt in Papierform. Für die neue direkte Kommunikation mit dem Antragsteller entschied sich das BfJ für das Formular-Management-System (FMS) Lucom Interaction Platform (LIP), das sowohl von den technologischen Eigenschaften als auch vom Look & Feel überzeugte und bereits in anderen Bereichen erfolgreich eingesetzt wurde. Der Prozess im Detail Das BfJ bietet nun eine zentrale Internet-Seite mit den Funktionen zur Antragsstellung. Die zur Authentisierung erforderlichen Daten werden über ein Kartenlesegerät aus dem elektronischen Personalausweis (npa) oder dem elektronischen Aufenthaltstitel (eat) ausgelesen. Die Firma Lucom erweiterte ihre Interaction Platform so, dass die AusweisApp des Bundes und auch bereits die neue AusweisApp2 für die Authentisierung eingesetzt werden können. Damit ist ein sicheres Auslesen der Daten aus dem Personalausweis gewährleistet. Sind spezielle Anlagen und Nachweise gefordert, kann der Nutzer diese direkt im Antragsformular hochladen, während Christoph Rüther Leiter des Referats IT-Anforderungsmanagement, Software-Entwicklung und -Architektur, Bundesamt für Justiz Verwaltungspolitisch war die Einführung des neuen Verfahrens ein großer Schritt. Wir übernehmen als Bundesbehörde Aufgaben, die vorher eine Dienstleistung der Kommunen war, und treten erstmals unseren Kunden gegenüber direkt auf. MATERNA MONITOR 17 01/2015
PRAXIS Ab sofort lassen sich Führungszeugnisse und Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister auch online beantragen. der Prüfer beim BfJ auf einen Blick gelieferte und fehlende Unterlagen erfassen kann. Anschließend muss der Kunde eine eidesstattliche Versicherung abgeben, dass alle Anlagen korrekt sind. Im nächsten Schritt erfolgt der Gebühreneinzug. Für die Erfassung der Zahlungsdaten integrierte Materna die Komponente Saferpay. Diese dient als Schnittstelle zu der vom BfJ vorgegebenen epayment-lösung epaybl, einer Standard- Komponente des Bundes. Mit Abschluss des Bezahlvorganges wird der Antrag zur Prüfung an das BfJ weitergeleitet. Dort werden eingehende Anträge in einem globalen Eingangspostkorb erfasst. Enthalten die Anträge keine zu prüfenden Anlagen, werden sie direkt an das Hauptverfahren weitergeleitet. Andernfalls prüfen die zuständigen Mitarbeiter die Anlagen und informieren den Antragsteller, wenn es Beanstandungen gibt. Für die weitere Kommunikation mit der Behörde und die Nachverfolgung der Bearbeitungsschritte ist es ratsam, ein Benutzerkonto anzulegen. Es ist für beide Seiten von Vorteil, wenn der Antragsteller ein solches Konto verwendet, erklärt Über das Bundesamt für Justiz Das Bundesamt für Justiz wurde 2007 in Bonn gegründet und gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Bundesoberbehörde ist die zentrale Dienstleistungsbehörde der Bundesjustiz und damit Anlaufstelle und Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr. An drei Standorten innerhalb von Bonn arbeiten 900 Mitarbeiter in sechs Abteilungen sowie im Kompetenzzentrum Rechtsinformationssystem des Bundes. Christoph Rüther. Er ist Leiter des Referats IT-Anforderungsmanagement, Software-Entwicklung und -Architektur beim Bundesamt für Justiz. Sein Team hat das Projekt federführend geplant und umgesetzt. Über das Benutzerkonto können Antragsteller und Bearbeiter direkt miteinander kommunizieren. Der Bearbeiter erfasst online auf einen Blick, ob die Unterlagen vollständig sind und fordert fehlende Nachweise darüber direkt beim Antragsteller an. Die notwendigen Dokumente kann der jeweilige Antragsteller schnell und unkompliziert nachreichen, indem er sie nachträglich in das elektronische Formular hochlädt. Wir haben mit dem Benutzerkonto einen direkten und transparenten Kommunikationskanal, sodass wir auf umständliche Wege über E-Mail und Post verzichten können. Auch für unsere Behörde ist dies eine große Arbeitserleichterung, sagt Rüther. Diese Kommunikationsmöglichkeit scheint sich zu etablieren: Drei Monate nach dem Live-Gang haben 60 Prozent der Antragsteller bereits ein Benutzerkonto eingerichtet. Die klassische E-Mail wird nur noch benötigt, um beispielsweise Statusänderungen am Konto zu melden. Vereinfachte Abläufe auf beiden Seiten Das BfJ setzte bereits im April 2013 ein erstes Projekt auf, um die Grundlagen für die Online-Antragstellung zu schaffen. Ab dem Jahr 2014 unterstützte Materna dabei, den kompletten Prozess von der Beantragung bis zur Auskunft elektronisch abzubilden. Dabei standen nicht nur die Prozesse zur Online- Beantragung im Fokus, sondern auch die internen Abläufe zur Antragsprüfung. Uns war es wichtig, dass wir die Abläufe für Antragsteller und Behördenmitarbeiter möglichst effizient gestalten, sagt Rüther. Bei einer ersten Bestandsaufnahme analysierte er mit seinem Team die vorhandenen Prozesse zur Beantragung eines Führungszeugnisses in den kommunalen Behörden sowie in der eigenen Fachabteilung. Nach dem herkömmlichen Prozedere müssen die Antragsteller dafür ein Meldeamt in ihrer Stadt bzw. Kommune aufsuchen und dort ihren Antrag mittels Papierformularen stellen. Nachweise beispielsweise zur Gebührenbefreiung oder der Personalausweis zur Identitätsüberprüfung müssen mitgebracht und in der Behörde geprüft werden. Sind die für den Antrag benötigten Dokumente vollständig, scannt ein Sachbearbeiter die Unterlagen ein und übermittelt sie auf elektronischem Weg an das Bundesamt für Justiz. Dort erfolgt dann eine weitere Überprüfung, die Auskunft über Einträge und abschließend der Versand des Führungszeugnisses. In einer Reihe von Workshops erarbeitete Materna zusammen mit dem BfJ die genauen Anforderungen und beschrieb die komplexen Prozesse im Rahmen eines Feinkonzeptes so, dass sie mit der Lucom Interaction Platform umgesetzt werden konnten. Die Lösung sollte weitestgehend an das bestehende 01/2015 18 MATERNA MONITOR
Web-Layout des BfJ angeglichen werden. Da umfangreiche Anpassungen notwendig waren, um das Web-Seiten-Layout (auf Basis des Government Site Builders) und das FMS-Layout in Einklang zu bringen, entwickelte das Projektteam zur besseren Anschauung und als Grundlage für das finale Layout einen Prototyp. Bei der weiteren Entwicklung der Lösung konnte Materna auf die schon geleistete Vorarbeit aufbauen. Bei der Ausarbeitung der Formulare mussten auf der einen Seite die Formulareingabe strukturiert werden, auf der anderen Seite auch der Informationsaustausch zwischen Antragsteller und Prüfer. Die komplexen Formulare für die Antragstellung und die interne Bearbeitung in kürzester Zeit bereitzustellen und die Schnittstelle zum Kernsystem zu konfigurieren, waren besondere Herausforderungen, berichtet Dieter Steinwender, Projektleiter bei Materna. Damit die Antragsdaten fehlerfrei an das jeweilige Hauptverfahren übergeben werden können, müssen sämtliche möglichen Fehlersituationen und -kombinationen durch eine vorgelagerte Prüfung ausgeschlossen werden. Während der Konzeption der Applikation und aller Schnittstellen entstand ein umfangreiches Dokument, dessen Inhalte wir sukzessiv umgesetzt haben. In einer sehr knappen Realisierungsfrist von fünf Monaten realisierte Materna die Anforderungen, sodass die neue Lösung termingerecht im September 2014 live gehen konnte. Drei Monate später gingen schon 900 Einträge über das Online-System ein. Gehostet wird die Lösung beim Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT), dem zentralen IT-Dienstleister der Bundesfinanzverwaltung. Für die Nutzung der eid-funktion wird der Service der Bundesdruckerei verwendet. Vollständig elektronischer Prozess Verwaltungspolitisch war die Einführung des neuen Verfahrens ein großer Schritt, fasst Referatsleiter Rüther zusammen. Wir übernehmen als Bundesbehörde Aufgaben, die vorher eine Dienstleistung der Kommunen war, und treten erstmals unseren Kunden gegenüber direkt auf. Das Projekt zur Online-Beantragung für Führungszeugnisse gilt als Leuchtturmprojekt in der elektronischen Verwaltungskommunikation. In der technischen Lösung spielen mehrere Standard- Komponenten des Bundes zusammen, die es zuvor in der Konstellation noch nicht gab: das Formular-Management- System LIP, die epayment-komponente und die Ausweis- App. Mit diesen Lösungen konnten wir einen vollständig medienbruchfreien Prozess schaffen, erklärt Rüther. Nur ein Führungszeugnis zum Selbstausdrucken ist noch nicht realisierbar. Aber Ideen gibt es bereits, ergänzt er. Das BfJ möchte nach erfolgreicher Anfangsphase weitere Nutzergruppen für das System gewinnen. Beispielsweise wird der Antrag auf einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister noch vergleichsweise wenig genutzt. Dabei wäre es gerade für Unternehmen, die in regelmäßigen Abständen an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, ein enormer Gewinn, ihren Antrag per Knopfdruck zu erneuern. In vielen Haushalten ist das Bestellen im Internet gang und gäbe, sagt Steinwender. Daher ist es nur ein logischer Schritt, das private Kaufverhalten auch auf Behördenprozesse zu übertragen, so der IT-Experte von Materna abschließend. Heike Abels Vorteile der Automatisierung Reduzieren der Vielzahl an Verwaltungsschnittstellen durch eine zentrale Online-Antragsstelle Gewährleisten einer gleichbleibenden Qualität bei der Beantragung Reduzieren von Verwaltungsaufwänden und Kosten Schnellere Abläufe durch direkten Kontakt von Antragsteller und Prüfer Individuelles Benutzerkonto erspart Mail und Postversand Beantragung erfolgt zeit- und ortsunabhängig Führungszeugnisse und Gewerbezentralregisterauszüge aus einer Hand Transparente und effiziente Verwaltungsprozesse Projektsteckbrief Projektzeitraum: April 2013 bis September 2014 Aufgaben Materna: Technische Feinkonzeption, Software-Entwicklung und Realisierung des gesamten Prozesses inklusive Formularentwicklung und Schnittstellen Ergebnis: Medienbruchfreier Online-Prozess zur Beantragung von Führungszeugnissen und Gewerbezentralregister-Auskünften Technologie: Lucom Interaction Platform, AusweisApp, AusweisApp2 (Governikus), eid-service der Bundesdruckerei, Saferpay, epaybl MATERNA MONITOR 19 01/2015
PROJEKTE CLAAS beschleunigt Prozesse im weltweiten Kundendienst Materna hat mit WebTIC (Technical Information Center) eine Anwendung für die technische Dokumentation des Landmaschinenherstellers CLAAS neu konzipiert, entwickelt und implementiert. Das System ist Anfang 2015 in den Regelbetrieb übergegangen. Über die zentrale Plattform stellt CLAAS seinem Kundendienst weltweit technische Dokumente, wie beispielsweise Reparaturhandbücher, Systemhandbücher und Betriebsanleitungen, bereit. Die Techniker erhalten hiermit Zugriff auf produktspezifische Unterlagen in 33 Sprachen. Support- Anfragen lassen sich somit schneller und gezielter als bisher lösen. Die neue Anwendung WebTIC übernimmt die Funktion einer zentralen Dokumenten-Management-Plattform. Die technischen Unterlagen fallen je nach Maschine sehr umfangreich aus. Der Online-Zugriff auf diese Unterlagen war bisher mit teilweise hohen Wartezeiten für die Techniker verbunden. Die Zugriffszeiten wurden mit der neuen Software stark verkürzt, unter anderem durch intelligente Suchfunktionen. Auch lassen sich heute einzelne Kapitel der technischen Handbücher gezielt aktualisieren und austauschen. Zuvor musste das komplette Dokument ausgetauscht werden, was zu einem hohen Zeitaufwand für die Synchronisation führte. Zentrale Anforderung bei der Entwicklung war es, den weltweit tätigen Technikern jederzeit einen möglichst schnellen Zugriff auf die jeweils aktuellen Dokumente und Informationen zu ermöglichen. Dadurch sollen Standzeiten von defekten Landmaschinen verringert werden. Der Ausfall von Traktoren, Mähdreschern oder Feldhäckslern kann den wetterabhängigen Landwirten enorme Kosten verursachen, wenn beispielsweise vor einem Wetterumschwung wegen einem Maschinendefekt die Ernte nicht eingefahren werden kann. Internet-Auftritt des Bundesverfassungsgerichts zeitgemäß und nutzerfreundlich Das Bundesverfassungsgericht hat seinen Internet-Auftritt technisch und gestalterisch von Grund auf erneuert. Materna hat das Bundesverfassungsgericht bei dem Relaunch von der Konzeption bis zur Umsetzung von Technik und Design unterstützt. Neben der nutzerfreundlichen Inhaltsstruktur, der verbesserten Suche und dem Responsive Design fällt besonders die komplett neue Gestaltung ins Auge. Die neuen Seiten bieten dem Besucher gut sortierte Informationen, eine endgeräteunabhängige intuitive Navigation, einen barrierefreien Zugang sowie zielgruppenspezifische Einstiege. Die neuen Seiten können sich Nutzer, optimiert für ihr Endgerät, mit dem sie darauf zugreifen, anzeigen lassen. Zudem gibt es Inhalte in Gebärdensprache und Leichter Sprache. Eine verbesserte Suchfunktion erleichtert dem Nutzer das Auffinden der gesuchten Informationen. Der neue Internet-Auftritt basiert auf der neuesten Version des Government Site Builders (GSB), der Content-Management-Lösung des Bundes. Die Lösung wird beim Bundesverwaltungsamt gehostet. 01/2015 20 MATERNA MONITOR