Sie finden... Seite Installationshinweise 3 Allgemeines zu allen Programmpaketen 5 RZA-Lohn 6 RZA-Fibu 9 RZA-Einf 12 RZA-Fakt (Lager, Kassen) 13 2
Installationsanleitung RZA-Fakt, RZA-Fibu und RZA-Lohn Installieren Sie das gewünschte Programm bitte wie folgt, auf jedem Gerät, auf welchem damit gearbeitet wird: 1. Wenn Windows noch nicht gestartet ist, starten Sie Windows jetzt. 2. Legen Sie die CD-Rom in das Laufwerk ein. Normalerweise startet die CD nach einigen Sekunden automatisch Sie können dann sofort mit Punkt 5 weitergehen. Sollte dies aus irgendeinem Grund nicht der Fall sein, so führen Sie bitte Punkt 3 und 4 aus. 3. Wählen Sie im Menü Start die Zeile Ausführen. 4. GEBEN Sie Z:\SETUP.EXE (bzw. den Buchstaben, der bei Ihnen für das CD-Rom-Laufwerk steht) ein, und klicken Sie auf OK. 5. Klicken Sie nun auf jenes Programm, das Sie installieren möchten. 6. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Installieren. Hinweis! Unter gewissen Umständen verlangt das Installationsprogramm einen Neustart des Computer. Wird während der Installation solch ein Hinweis eingeblendet, bestätigen Sie mit der Schaltfläche 'OK'. Nachdem Ihr Computer neu gestartet ist, führen Sie bitte das Installationsprogramm erneut aus. 7. Es werden nun die Dateien kopiert. Im Fenster RZA FIBU/LOHN/FAKT- Setup haben Sie die Möglichkeit über die Schaltfläche Verzeichnis wechseln das Programmverzeichnis zu wechseln. Klicken Sie sodann auf Schaltfläche Installation starten. 8. Nun erscheint das Fenster RZA-Fibu/Lohn/Fakt Programmgruppe wählen. Sie können selbst wählen, in welche Programmgruppe installiert werden soll. Als Standardvorschlag erhalten Sie RZA-Software. Nachdem Sie die gewünschte Gruppe gewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. 9. Bei der Installation könnte möglicherweise ein- oder mehrere Male nebenstehendes Fenster erscheinen. Das Fenster Versionskonflikt erhalten Sie, wenn das Installationsprogramm eine Datei auf die Festplatte kopieren möchte, die älter ist, als jene, die sich momentan auf der Festplatte befindet. Erhalten Sie ein solches Fenster so können Sie die Frage Möchten Sie diese Datei behalten? immer mit JA beantworten. 3
10. Nachdem die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde, gelangen Sie zurück zur Installationsauswahl. Möchten Sie ein weiteres RZA-Programm installieren, so gehen Sie vor wie gehabt. Möchten Sie jedoch keine weitere Installation vornehmen, klicken Sie auf Schließen worauf das Fenster geschlossen wird. Das Installationsprogramm hat das Symbol RZA-Fibu bzw. RZA-Lohn bzw. RZA-Fakt in der gewählten Programmgruppe hinzugefügt. Klicken Sie nun auf das Symbol doppelt, um das Programm zu starten. Hinweise zur Installation unter Windows 2000 Falls Sie RZA-Internetversionen unter Windows 2000 installieren beachten Sie bitte, dass das Service Pack 1 für Windows 2000 installiert ist. Falls Sie nicht das Service Pack 1 installiert haben, kommt nach dem ersten Abschnitt des Setup-Programms die Aufforderung Ihren PC neu zu starten. Haben Sie nun den Neustart durchgeführt und führen das Setup erneut aus, kommt wieder der Hinweis zum Neustart nach Abschluss des ersten Setup-Bereichs. Dieser Vorgang wiederholt sich immer wieder. Anmerkung: "Service Packs" sind Fehlerbehebungen und Erweiterungen zum Betriebssystem. Service Packs können direkt von der Homepage von Microsoft bezogen werden. Beachten Sie jedoch, dass ein Service Pack für Windows 2000 mehr als 80 MB hat und ein Download somit sehr lange dauert. Zusätzlich ist die Installation des Service Packs für Windows 2000 nicht ganz einfach, im schlimmsten Fall können Sie bei einer falschen Installation Ihr Betriebssystem zerstören. Um Probleme und Fehler zu vermeiden empfehlen wir Ihnen die Installation von Service Packs durch Ihren Fachhändler durchführen zu lassen. Benötigte Rechte für die RZA-Software Für die Installation der Software werden ADMIN-Rechte benötigt! Für den Betrieb der Software setzen wir für die User zumindest Benutzer- Rechte (sowohl lokal als auch im Netzwerk) voraus. Zusätzlich benötigt die RZA-Software folgende Voraussetzungen für einen problemlosen Betrieb: Es muss zumindest ein Drucker unter dem jeweiligen Benutzeraccount installiert sein. Wenn das Programm vom Administratoren nur installiert und nicht auch gleich konfiguriert wird, so müssen beim erstmaligen Start der Software durch den User die Dateien RZADru.dat und RZADrusc.dat im Windows-Verzeichnis vorhanden sein (werden während des Betriebes der Software automatisch erstellt und enthalten Druckereinstellungen); diese Dateien müssen daher ggf. von einem anderen Rechner umkopiert werden 4
Benötigte USER Datei-Rechte bei lokaler Programminstallation; Daten liegen auf einem Server Vollzugriff auf Datenverzeichnis (also DatenFibu, DatenLohn, Daten- Fakt) Vollzugriff auf die lokalen Dateien RZADru.dat und RZADrusc.dat im lokalen Windows-Verzeichnis (also C:\WINDOWS bzw. C:\WINNT Für Update: Vollzugriff auf das lokale RZA Programmverzeichnis (C:\RZASoftware) Vollzugriff auf das Supportverzeichnis (liegt normalerweise am Server bei den Daten) Vollzugriff im Registryschlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA-Program Settings\RZA ALLGEMEIN Das Rechenzentrum Amaliendorf hat eine Reihe von Hilfen erstellt, die dem Anwender der RZA-Software in jeder Situation rasch die erforderlichen Informationen liefern sollen. Sie erhalten über die Kurzkommentare zu nahezu jedem Eingabefeld einen Hinweis betreffend der Bedienung. Reicht Ihnen dieser Kurzhinweis fallweise nicht aus, so drücken Sie F1 um in der Programmbeschreibung nachzulesen. In der Programmbeschreibung finden Sie auch zahlreiche Abbildungen mit Hinweisen. Wenn Sie mit unseren Internetversionen zu arbeiten beginnen, ist für Sie natürlich alles neu und ungewohnt d.h. Sie müssen auch damit rechnen, dass es eine gewisse Zeit dauern wird, bis Sie die neuen Funktionen kennengelernt haben. Sie werden natürlich auch nicht alle im Programm enthaltenen Möglichkeiten sofort nutzen können da eben, wie bei allen neuen Dingen eine Einarbeitungs- und Kennenlernphase eingeplant werden muss. Wir hoffen, dass Ihnen dieser kurze Leitfaden einen guten Überblick über das Programm ermöglicht. Für detaillierte Informationen verweisen wir nochmals auf die Programmbeschreibung, die Sie direkt im Programm mit der Funktionstaste F1 aufrufen können. 5
RZA-LOHN Haben Sie RZA-LOHN erfolgreich installiert, so können Sie das Programm über das angelegte Symbol starten. Haben Sie das Programmpaket bereits erworben, wählen Sie nach dem erstmaligen Einstieg im Menü Neubeginn die Zeile Lizenznehmer/Nutzungsberechtigungen. Geben Sie sodann bitte Ihre Lizenznummern ein. Tragen Sie den Lizenznamen und den Lizenzort bitte genau so ein, wie er auf dem Lizenzblatt aufscheint (Groß-/Kleinschreibung, Leerräume etc). Das Programm überprüft die Gültigkeit der Eingaben. Erscheint neben den erworbenen Modulen der Vermerk nutzungsberechtigt so ist alles in Ordnung und Sie bestätigen dies mit speichern, erscheint jedoch der Vermerk DEMO, so überprüfen Sie Ihre Eingaben und wiederholen den Vorgang. Sie befinden sich nun im Programm RZA-LOHN Internetversion und können nun zu arbeiten beginnen. Geben Sie zunächst die Firmenstammdaten (Menü Neubeginn ) und sodann die Dienstnehmerstammdaten (Menü Laufend ) ein. Firmenstammdaten Über Menü Neubeginn Zeile Firmenstammdaten eingeben geben Sie u.a. Ihre Daten hinsichtlich Krankenkassen, Finanzamt und Gemeinde ein. Mittels einer Reihe von Abfragen können Sie gewisse abrechnungstechnische Ausnahmen aktivieren. Dienstnehmerstammdaten Über Menü Laufend Zeile Stammdaten geben Sie die Stammdaten Ihrer Dienstnehmer ein. Arbeiten Sie die Felder der Reihe nach durch und geben Sie die Daten bitte vollständig ein. Die Stammdaten sind sozusagen das Herzstück der RZA-LOHN alle weiteren Arbeiten angefangen von der Anmeldung des Dienstnehmers, dessen Abrechnungen sowie jegliche Auswertungen werden von den Stammdaten beeinflusst. Achten Sie daher bitte unbedingt auf richtige und vollständige Stammdaten! Unter welcher SV-Gruppe ein Dienstnehmer abgerechnet wird, bestimmen Sie über die Beschäftigungsart. Sobald Sie sich in diesem Feld befinden, zeigt Ihnen RZA-LOHN aus welchen Beschäftigungsarten Sie wählen können. Entnehmen Sie der Scroll-Liste die gewünschte SV-Gruppe und geben Sie die zugehörige Nummer bei Beschäftigungsart ein. 6
Die Stammdaten sind in Form von einzelnen Registern aufgebaut. Über die Register SV, Steuern, Diverses, Einbeh./Lohnarten sowie SZ erstellen Sie die Stammdaten. Register Lehrling wählen Sie nur, wenn es sich bei dem Dienstnehmer um einen Lehrling handelt. Hervorzuheben ist das Register Meldungen Krk über das Sie jegliche Meldungen im Zusammenhang mit dem Dienstnehmer (An-/Ab-/ Änderungsmeldungen etc.) ausgeben. Lohnabrechnungen Über Menü Laufend Zeile Lohnabrechnungen können Sie nun bereits wenn Sie die Firmen- und Dienstnehmerstammdaten eingegeben haben Abrechnungen durchführen. Das jeweilige Abrechnungsmonat legen Sie über die Zeile Abrechnungsmonat, Jahr, Betrieb (Menü Laufend ) fest. Wählen Sie den gewünschten Dienstnehmer. Der Monatsbezug wird den Stammdaten entnommen. Haben Sie noch weitere Bezugsarten, wie z.b. Überstunden etc. abzurechnen, so geben Sie diese bitte in den entsprechenden Feldern ein. Sie können auch bis zu 9 Lohnarten abrechnen, wenn Sie diese zuvor im Menü Neubeginn, Zeile Lohnarten festlegen eingegeben haben (siehe nachfolgendes Kapitel). Wenn Sie alle Abrechnungsdaten eingegeben haben, dann klicken Sie auf Register Abrechnung. RZA-LOHN zeigt Ihnen dort die ermittelte Abrechnung. Sehen Sie diese durch und drucken Sie diese aus, wenn die Abrechnung in Ordnung ist. Haben Sie an der Abrechnung jedoch noch etwas zu ändern bzw. zu ergänzen, so ist das überhaupt kein Problem. Sie klicken einfach wieder auf eines der vorgelagerten Register und nehmen die erforderlichen Eingaben vor. Danach kehren Sie zurück zu Register Abrechnung. Lohnarten festlegen Über Menü Neubeginn Zeile Lohnarten, Lohnschlüssel können Sie die in Ihrem Betrieb benötigten Lohnarten erfassen. Klicken Sie einfach in die gewünschte Zeile und geben Sie die Bezeichnung der Lohnart ein (z.b. Kilometergeld, Diäten etc). Über die Gruppe steuern Sie, wie die Lohnart abrechnungstechnisch zu behandeln ist. Geben Sie die Ziffer 1 für eine lohnsteuerpflichtige Lohnart, Ziffer 2 für eine lohnsteuerfreie Lohnart bis 360,-- EURO, Ziffer 3 für eine lohnsteuerfreie Lohnart gemäß Par. 26 ein und Ziffer 4 für sonstige Lohnarten die nur DB/DZ/KommSt Bemessungen betreffen. Auf Register RZA-Beispiele sehen Sie eine Liste häufig vorkommender Lohnarten. Sie können Lohnarten aus dieser Liste in ihre Lohnartenliste übernehmen. Nur die auf Register Lohnarten angelegten Lohnarten können Sie in der Abrechnung verwenden. 7
Sie haben nun bereits die Firmenstammdaten, die Dienstnehmerstammdaten, die Lohnarten sowie die Abrechnung kennengelernt. Das sind die wichtigsten und umfangreichsten Programmteile. Alle weiteren Programme sind größtenteils reine Auswertungen bzw. bedürfen nur weniger Eingaben Ihrerseits. Das gilt auch für den Monatsabschluss (Beitragsnachweisung, lohnabhängige Steuern bzw. Kommunalsteuer, U-Bahn Abgabe) sowie für den Jahresabschluss (Lohnzettelausgabe, Beitragsgrundlagennachweis, Lohnkontendruck etc). Die soeben angeführten Meldungen für die Krankenkasse unterstützt RZA- LOHN auch für die Datenübertragung per ELDA. Im Menü Krankenkassenmeldungen können Sie die vorgemerkten Meldungen ausdrucken lassen, wenn Sie Probleme mit der Übertragung haben. Krankenkassenmeldungen Das Programm Krankenkassenmeldungen nimmt jede im Programm erstellte Meldung für die Krankenkasse auf und dient der Weiterleitung dieser Daten. D.h. Sie wählen diese Zeile, wenn Sie die erstellten Meldungen versenden möchten. Bei der Übermittlung an die Krankenkasse kann man zuerst den Inhalt der Meldungen drucken und danach ist eine Datei Meldungen.Txt in ein beliebiges Verzeichnis auszugeben. Die weiteren Arbeitsschritte erledigen Sie über das Übertragungsprogramm der Krankenkasse (ELDA). RZA-FTP-Server Ihre Lohnverrechnungsdaten können kostenlos auf unseren FTP-Server übertragen und von einem anderen Standort wieder herunter geladen werden. Gleichzeitig können Sie Daten damit auch sichern. Erforderlich ist eine Freischaltung (Freigabe eines Bereichs am RZA-FTP-Server). Schreiben Sie uns ein E-Mail mit Bekanntgabe Ihrer Kundennummer und der Bitte um Freischaltung und Sie erhalten umgehend von uns die Zugangsdaten zugesendet. Übertragen bzw. herunter laden können Sie Ihre Lohnverrechnungsdaten über Menü Hilfe, Zeile RZA-Lohn-Update (Download / Upload). 8
RZA-FIBU Nach der Installation können Sie RZA-FIBU über das entsprechende Symbol starten. Haben Sie das Programmpaket bereits erworben, wählen Sie nach dem erstmaligen Einstieg im Menü Stamm die Zeile Nutzungsberechtigungen. Geben Sie sodann bitte Ihre Lizenznummern ein. Tragen Sie den Lizenznamen und den Lizenzort bitte genau so ein, wie er auf dem Lizenzblatt aufscheint (Groß-/Kleinschreibung, Leerräume etc). Das Programm überprüft die Gültigkeit der Eingaben. Erscheint neben den erworbenen Modulen der Vermerk nutzungsberechtigt so ist alles in Ordnung und Sie bestätigen dies mit speichern, erscheint jedoch der Vermerk DEMO, so überprüfen Sie Ihre Eingaben und wiederholen den Vorgang. Sie befinden sich nun in RZA-FIBU Internetversion. Wählen Sie bitte zuerst im Menü Stamm die Zeile Firmenstammdaten. ALLGEMEIN RZA-FIBU/EINF Firmenstammdaten Geben Sie bitte die firmenbezogenen Daten ein und speichern Sie diese sodann ab. Über die Abfragen auf Register "Vorgaben" steuern Sie den "Programmumfang" von RZA-FIBU. Möchten Sie z.b. nach Kostenstellen buchen, so aktivieren Sie die entsprechende Abfrage, worauf RZA-FIBU weitere Programmmodule einblendet. Möchten Sie jedoch nicht nach Kostenstellen buchen, so belassen Sie die Abfrage inaktiv, die entsprechenden Programme werden nicht angezeigt und "belasten" Sie somit nicht. Sehen Sie die Abfragen der Reihe nach durch und aktivieren Sie jene, mit deren Funktionen Sie arbeiten möchten. Es sind im Standardpaket alle Funktionen enthalten, lediglich die Module Bilanz, Anlagenverzeichnis, Steuererklärungen sowie das Buchen nach Betrieben bzw. mehrerer Ordner ist gesondert zu erwerben. Haben Sie für die Module Bilanz, Anlagen und Steuererklärungen keine Lizenz erworben, so können Sie diese Module dennoch kennenlernen. Aktivieren Sie die Abfragen, so können Sie die Programme bedienen, aber eben in eingeschränkter Form. Die Steuererklärungen werden automatisch im Menü Jahresabschluss angezeigt. Kontenrahmen Wählen Sie zunächst die Zeile Kontenrahmen um zumindest einige wenige Sachkonten zu erfassen. Es gibt auch die Möglichkeit den RZA-Musterkontenrahmen zu übernehmen und diesen sodann nach Ihren Gegebenheiten 9
anzupassen. Über die Register "Kunden" bzw. "Lieferanten" erfassen Sie einige Personenkonten. Nachdem nun die "Rahmenbedingungen" geschaffen sind, können Sie bereits zu Buchen beginnen: BUCHEN Beachten Sie bitte, dass Sie sich innerhalb der Buchungsmasken mit der ENTER-Taste bewegen können, das ist zwar windowsuntypisch aber für ein rasches Buchen ein sehr großer Vorteil. Buchungsvorgang bei AF/EF: Geben Sie die Belegnummer sowie den Tag der Rechnungsausstellung ein. Das Feld Buchungstext wird standardmäßig übersprungen, da RZA-FIBU Texte bei AF/EF automatisch bildet. Wollen Sie diese Arbeitsersparnis nicht in Anspruch nehmen, so stellen Sie dies im Register Vorgaben dementsprechend ein. Nun befinden Sie sich beim Aufruf des Personenkontos, Sie können es wahlweise mit einem Teil des Zunamens oder mit der Kontonummer aufrufen. Findet RZA-FIBU das gewünschte Konto nicht, so können Sie es sofort - ohne das Buchen zu verlassen - anlegen, indem Sie die F5-Funktionstaste drücken. Sie gelangen daraufhin in den Personenkontenrahmen, ergänzen dort die Daten und kommen über die Bestätigung mittels der Schaltfläche Speichern wieder zum Buchen zurück. Wird ein Personenkonto nicht gefunden und es soll nicht neu angelegt werden, so haben Sie auch die Möglichkeit auf Diverse Kunden bzw. Lieferanten zu buchen. Es gibt für jeden Buchstaben eine Kontonummer für diverse Kunden bzw. diverse Lieferanten. Sodann geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung ein. Bei Gutschriften einfach Minusvorzeichen vor den Betrag setzen. Wählen Sie nun das gewünschte Sachkonto aus. Auch die Sachkonten sind wahlweise über die Bezeichnung bzw. die Kontonummer aufrufbar. RZA-FIBU schlägt nun den kompletten Betrag für dieses Konto vor. Wird nur auf dieses eine Konto gebucht, so können Sie mit ENTER weiter gehen. Kontrollieren Sie kurz die durchgeführte Buchung. Zum Verbuchen drücken Sie nochmals ENTER bzw. klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen. Um die Buchung auf mehrere Sachkonten aufzuteilen, ändern Sie einfach den Betrag ab, drücken ENTER und rufen sodann das nächste Sachkonto auf. Gehen Sie auf diese Art und Weise vor, bis der komplette Bruttobetrag auf Sachkonten verteilt ist. Das Buchen von Kassa/Bank bzw. Sonstigen Buchungen erfolgt sinngemäß. Jede Buchung wird sofort in das Journal aufgenommen. Markieren Sie eine Zeile davon, so können Sie diese Zeile wahlweise löschen bzw. korrigieren. Über das Optionsfeld Journale, Journaldruck können Sie jederzeit in die Journale des aktuellen Belegkreises wechseln und diese auch ausdrucken. 10
Wollen Sie z.b. alle Journale eines Monats ausdrucken, so können Sie im Menü Sonstiges die Zeile Gesamtausdruck wählen. Dieses Programm ermöglicht Ihnen die Anfertigung dieser Drucke in einem Arbeitsgang ohne dass Sie mehrmals ein Programm anwählen müssen. Sie haben nun bereits die Firmenstammdaten, den Kontenrahmen sowie die Buchungsprogramme kennengelernt. Bei den übrigen Programmen handelt es sich großteils um reine Auswertungen d.h. die Programme bedürfen keine bzw. nur wenige ergänzende Angaben Ihrerseits. Auswertungen Im Menü Monatlich finden Sie neben den Saldenlisten (Sach-, Kunden- u. Lieferanten) die Kassa-/Bankbücher, die Kammerumlage sowie die Zahllast. Wenn Sie die Zahllast anwählen sehen Sie eine Schaltfläche Lesen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche um die Zahllast einlesen zu lassen. Wie auch bei allen anderen Auswertungen zeigt Ihnen RZA-FIBU sodann die Zahllast am Monitor. Über die Schaltfläche Drucken haben Sie die Möglichkeit, die Zahllastdaten direkt als amtliches Formular U30 auszudrucken. Über Datei(en) erstellen können Sie eine XML-Datei für den Versand über Finanz-Online ausgeben. Die nachgelagerten Register dienen der Kontrolle der ausgeworfenen Ziffern sie ermöglichen es, die Zahllastwerte bis hin zu den einzelnen Buchungen aufzuschlüsseln und somit die Ermittlung der Werte nachzuvollziehen. Menü Laufend Im Menü Laufend finden Sie neben einer Reihe von Auswertungen wie z.b. dem Betriebsergebnis (mit Möglichkeit zur Hochrechnung), Übersichten Erlöse/ Wareneinkauf/Personalaufwand etc. auch die Kontenwiedergabe (Zeile Konten ). Über diese Zeile erhalten Sie Sach- u. Personenkonten über Monitor. Bei Bedarf können Sie auch einen Ausdruck anfertigen aber nur für einzelne Konten. Einen Gesamtdruck von Konten erhalten Sie über die Zeile Gesamtausdruck (Menü Sonstiges ). Menü OP Das Menü OP beinhaltet sowohl die Kunden- als auch die Lieferanten-OP s. Der Programmteil Offenen Posten Kunden enthält neben den offenen Posten auch die Mahnungen sowie die Möglichkeit des Rechnungsausgleichs (Austragen von Rechnungen und Gutschriften). Im Programm Offene Posten Lieferanten finden Sie neben den offenen Posten die Möglichkeit zur Ausgabe von Überweisungen (Zahlung von Lieferantenrechnungen) sowie wiederum den Rechnungsausgleich. 11
RZA-EINF RZA-Einf ist ein Programmmodul der RZA-Fibu und wird über die entsprechende Registriernummer freigeschalten. Damit die Einfache Buchhaltung gebucht werden kann, muss in den Firmenstammdaten die Abfrage 'Ertragsberechnung anstatt Bilanz' aktiviert werden. Weiters entscheidet man hier zwischen Soll- und Istversteuerung (Sollversteuerung bedeutet, dass die Mehrwertsteuer laut Rechnungen zu rechnen ist - bei der Istversteuerung nach dem Geldeingang und Geldausgang.) bzw. über die Brutto- oder Nettomethode der Ertragsberechnung. RZA-Fibu passt sich den Gegebenheiten an und verändert Menüs, Inhalte und Schaltflächen. Die Ertragsberechnung erscheint beispielsweise anstatt der Bilanz. In der Einfachen Buchhaltung kann nicht nach Kostenstellen und nach Betrieben gearbeitet werden und auch der Versandhandel und die Kostenträgerrechnung sind nicht aktivierbar. Der OP Ausgleich ist ein weiteres Modul, dass es nur in der EINF gibt. Damit die Finanzbehörden eine Einfache Buchhaltung auch tatsächlich als Einfache Buchhaltung im Sinne der Betriebsabgabenordnung ansehen, sind in der Einfachen Buchhaltung gewisse Vorgaben zu beachten. Besonders hervorzuheben ist der Umstand, dass in der Einfachen Buchhaltung nicht "doppelt" gebucht wird und dass in der Einfachen Buchhaltung nur Einnahmen und Ausgaben erfasst werden dürfen. RZA-Fibu zeigt beim Einrichten von Buchhaltungen in der Einfachen Buchhaltung auch einen abweichenden Kontenrahmen, und die Gliederung der Konten ist etwas eingeschränkt. So zum Beispiel können in der Einfachen Buchhaltung keine Vorräte gebucht werden, es gibt kein Eröffnungsbilanz- oder Gewinn- und Verlustkonten usw. Da es in der EINF keine Eröffnungsbilanz gibt, müssen Saldenvorträge von Kunden und Lieferanten bei der Sollversteuerung für das erste Buchungsjahr in RZA Fibu im Vorjahr im jeweiligen Belegkreis erfasst werden, damit bei Zahlungen auf die offenen Posten zugegriffen werden kann. In diesem Fall darf die Steuer bei der Zahlung ja nicht mehr berücksichtigt werden. Richten Sie also unbedingt vor Buchungsbeginn, das Vorjahr als erstes Buchungsjahr ein. Die Saldenvorträge für die weiteren Jahre werden automatisch gebildet. Bei der Istversteuerung hätten Sie auch die Möglichkeit, Zahlungen die Vorjahresrechnungen betreffen auf das Erlösekonto zu buchen - wenn Sie die offenen Posten des Vorjahres nicht verwalten möchten. Genauere Informationen zu den Funktionen finden Sie im Kapitel ALLGEMEIN RZA-FIBU/EINF auf Seite 9. 12
RZA-FAKT Nach erfolgreicher Installation von RZA-FAKT starten Sie das Programm über das angelegte Symbol in der gewählten Programmgruppe (RZA-Software). Beim erstmaligen Start der RZA-FAKT müssen Sie folgende Eingaben machen (das Programm führt Sie durch diese Punkte): Zunächst wird die Auswahl des Arbeitsverzeichnisses verlangt (Verzeichnis, in welchem die Daten abgelegt werden). Bei einer Einzelplatzlösung kann der Standardvorschlag (\\RZASoftware) übernommen werden; soll die Fakturierung von mehreren Benutzern gleichzeitig in einem Netzwerk verwendet werden, wählen Sie das entsprechende Laufwerk und Verzeichnis am Server aus, auf welches alle Benutzer Zugriff haben. Danach muss der Benutzername eingegeben werden, also der Namen des RZA-FAKT Anwenders. Kennworteingabe ist nicht erforderlich. Nach dem Anmelden folgt der Hinweis, dass der eingegebene Benutzername nicht existiert. Auf die Frage, ob dieser neu angelegt werden soll antworten Sie mit JA. Nun wird das Eingabefeld für die Bezeichnung des Ordners (Fakt- Datenbank) eingeblendet. Wählen Sie als Namen des Ordners am besten den Firmennamen. Verwenden Sie die Mehrplatzversion und befindet sich bereits ein Ordner im Arbeitsverzeichnis, so entfällt diese Abfrage und auch der nächste Punkt. Anstatt dessen wählen Sie einen bestehenden Ordner aus. Nachdem Sie den Namen eingegeben haben, müssen einige grundlegende Einstellungen gemacht werden. Dazu öffnet RZA-FAKT automatisch das Fenster Einstellungen. Arbeiten Sie die Punkte nacheinander genau durch und geben Sie Ihre Daten ein (z.b.: UID-Nummer, Firmenname, etc.) Haben Sie bereits die Lizenznummern erhalten (bei Kauf oder Nutzung), geben Sie diese anschließend bitte im Menü Extras, Punkt Nutzungsberechtigung ein. Achtung: Wählen Sie die Option Vollversion verwenden und geben Sie den Lizenznamen und ort bitte genauso ein, wie er am Lizenzblatt aufscheint (Groß-/Kleinschreibung, Leerräume, etc.). Geben Sie dann bitte im Menü Extras", Punkt Erlösekonten" zumindest ein bzw. alle benötigten Erlösekonten mit entsprechenden Steuersatz ein. Nachdem Sie diese Schritte durchgeführt haben, können Sie mit der Eingabe Ihrer Daten (Artikel, Adressen, etc.) beginnen und bereits Rechnungen, Lieferschein, etc. schreiben (Anleitung dazu siehe Seite 16). Eine ausführliche Programmbeschreibung finden Sie im Programm unter Menü Hilfe Zeile Bedienungsanleitung oder mit der F1- Funktionstaste. 13
RZA-FAKT ist modular aufgebaut, d.h. je nach Anforderungen des Anwenders kann der Programmumfang verändert werden. In der Demoversion können Sie wahlweise jedes Modul aktivieren bzw. deaktivieren. Öffnen Sie dazu im Menü Extras den Punkt Nutzungsberechtigung. Aktivieren Sie die gewünschten Module bzw. deaktivieren Sie jene Module, welche Sie nicht benötigen. Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick zu den einzelnen Modulen: 01. Grundmodul Fakturierung 02. Erweitertes Modul Dies ist der Grundbaustein von RZA-FAKT, welcher die wichtigsten Grundfunktionen (Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschlägen, Adressenverwaltung, Karteien, Textbausteine, Erlöseübersicht, Datenausgabe für RZA-Fibu, etc.) beinhaltet OP-Verwaltung, Kundenumsätze, Umsatzvergleich, Erfolgsrechnung, Preisvereinbarungen, Zahlscheindruck, Provisionsabrechnung, Benutzerverwaltung, etc. 03. Lagermodul Artikelstammdaten, Inventur, Bestellwesen, Lagerprotokoll, Umsatzvergleich, Einkaufs-/Verkaufsübersicht, Preislisten, Kommissionswaren, Seriennummern-/Leihartikelverwaltung, Aktionen, Mengenstaffel, Druck Artikeletiketten, Korrektur Artikelstammdaten in Listenform etc. 04. Kassenmodul Bondruck, Tagesabschluss und -journal, Monatsjournal, Kassaausgang, Anschlussmöglichkeit div. Hardware (Bondrucker, Kassenlade, Scanner, Kundendisplay), etc. 05. Filial- und Ordnerfähig Aufpreis für mehr als einen Betrieb (Filialbetrieb) und/oder mehrere Ordner 06. KFZ-Modul Kundenbezogene Fahrzeugverwaltung (Fahrgestell-, Motornummer, Fälligkeit des Service/Pickerls), Ausdruck der Kfz-Daten auf Formularen, Fahrzeugkartei, etc. 07. Automatische Abrechnung Automatisches Abrechnen von wiederkehrenden Lieferungen/Leistungen (z.b.: Miete) 08. Textilmodul Verwaltung von Textilartikel in verschiedenen Größen und Farben, (speziell für den Textil-/Schuh-/Sporthandel) 09. Baustellenmodul Erfassung von Baustellenlieferscheinen mit Kostenermittlung, Projektverwaltung, Teil-/Schlussrechnungen 10. Mobile Datenerfassung (Handwerker, Baufirmen, Installateure,...) Erfassung von Artikel für Lagerzu-/abgänge, Inventur, etc. mittels mobilen Scanner (Formula 734), Import der Daten in div. Formulare (Lagerzugang, Lieferschein, Rechnung, etc.) 11. Artikelwartung Import und Wartung von Fremdartikel (vom Lieferanten) im Fremdpreislisten Datanormformat für die Artikelstammdaten des Lagermoduls 12. SQL-Server Stabile Verwaltungsmöglichkeit von großen Datenmengen, ideal bei Vernetzung verschiedener Standort - für schnellen Datenzugriff 13. Online-Shop Datenaustausch von Artikeldaten zwischen RZA-FAKT und einem Online-Shop ("Filiale im Internet") 14. Außendienstmodul 14
KURZANLEITUNG: Grundmodul bzw. erweitertes Modul Fakt Erfassen der Artikel Um einen Artikel neu anzulegen, wählen Sie bitte unter Menü Sonstiges (bzw. im erweitertem Modul, Menü Textbausteine ) den Punkt Artikelstammdaten/Textbausteine. Über das Fragezeichen können Sie jeweils die Artikelgruppen und Untergruppen definieren. Drücken Sie die Schaltfläche Neuer Artikel um einen neuen Artikel anzulegen. Sie können sodann die Artikelnummer, Bezeichnung, Preise usw. eingeben. Mit OK (speichern) wird der Artikel abgespeichert und kann beim Schreiben eines Formulars aufgerufen werden. Erfassen der Adressen Um eine Adresse neu anzulegen, wählen Sie bitte unter Menü Sonstiges (bzw. im erweitertem Modul Menü Adressen ) den Punkt Eingabe von Adressen. Über die Schaltfläche Neue Adresse kommen Sie in die Adressenstammdaten. Nun können Sie die gewünschten Daten eingeben. Wenn Sie in den Einstellungen Allgemein Liefer- und Zahlungskonditionen angelegt haben, können Sie im Register Konditionen dem Kunden eine Kondition zuweisen. Die Schaltfläche Kartei zeigen ermöglicht Ihnen Einsicht in die Kundenkartei. Dort sehen Sie alle Bewegungen des Kunden im Überblick. Mit OK können Sie die nun angelegte Adresse speichern lassen. Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen, etc. Zum Schreiben von Rechnungen öffnen Sie bitte das Menü Fakturierung und klicken auf den Punkt Rechnungen ; oder Sie benutzen den Shortcut: STRG+R, bzw. klicken auf das Symbol R in der Symbolleiste. Sie gelangen nun zur Adressenauswahl. Hier können Sie bestehende Adressen aufrufen, neue anlegen oder bestehende Adressen bearbeiten. Mit Hilfe der Volltextsuche können Sie nach Teilen der Adresse suchen, die Ihnen bekannt sind, also z.b.: Vorname, Teile des Namens, usw. Mittels der Selektionen können Sie die Adressensuche noch weiter einschränken. Sobald Sie die richtige Adresse gefunden haben und diese markiert ist, kommen Sie mit Adresse auswählen bzw. mit ENTER zur Formularauswahl. Wählen Sie bitte zuerst den Belegkreis aus. Vorgeschlagen wird der Belegkreis Rechnung, da Sie ja über Menü Fakturierung, Rechnungen eingestiegen sind. Weiters können Sie hier aussuchen, ob Sie eine neue Rechnung schreiben möchten, ob Sie ein bestehendes Formular wiederholen möchten, oder ob Sie ein anderes Formular in eine Rechnung übertragen wollen, z.b.: Rechnung nach Lieferschein. 15
Wenn Sie nun die Positionen eingeben wollen, kommen Sie mit Weiter zur Positionseingabe oder ENTER in das entsprechende Formular. Sie können sich das Formular in der Druckvorschau, oder in Listenform anzeigen lassen. Wählen Sie dazu das entsprechende Symbol in der Symbolleiste. Nun können Sie Artikel vom Lager aufrufen, oder aber auch nur eine normale Position eingeben. Wenn Sie nur Texte schreiben möchten, verwenden Sie bitte das Register Beschreibende Texte. Unter Formulargestaltung finden Sie alle Einstellungen, mit welchen Sie Ihr persönliches Formular gestalten können. Zum Abschluss des Formulars gehen Sie bitte in das Register Formularabschluss. Hier können Sie noch einen Gesamtrabatt gewähren, Zahlungs- und Lieferkonditionen und den gewünschten Drucker auswählen. Wenn Sie über eine entsprechende Software verfügen, welche PDF Dokumente erzeugen kann (z.b. Acrobat PDF-Writer bzw. gotomaxx PDFMAILER) können Sie das Formular auch als E-Mail versenden. Es ist weiters möglich, das Formular auch auf mehreren Druckern gleichzeitig auszugeben. (Schaltfläche weitere ). Sobald Sie mit allen Einstellungen und Eingaben fertig sind, können Sie zum Abschluss des Formulars die Schaltfläche Drucken wählen, oder das Druckersymbol in der Menüleiste anklicken. Wenn Sie das Formular nur speichern lassen möchten, klicken Sie auf das Diskettensymbol. Einen Überblick über alle geschriebenen Formulare erhalten Sie im Menü Sonstiges (bzw. bei Verwendung des Lagermoduls im Menü Auswertungen- Fakt ), unter Punkt Listen. Weiters finden Sie beim erweitertem Modul eine Auswertungsmöglichkeit der offenen Formulare. KURZANLEITUNG: Grundmodul bzw. erweitertes Modul inkl. Lager Erfassen der Artikel Die Artikel können Sie unter Menü Lagerverwaltung, Punkt Artikelstammdaten anlegen. Über das Fragezeichen können Sie jeweils die Artikelgruppen und Untergruppen definieren. Drücken Sie die Schaltfläche Neuer Artikel um einen neuen Artikel anzulegen. Sie können sodann die Artikelnummer, Bezeichnung, Preise usw. eingeben. Um die Lager- bzw. Anfangsstände der Artikel einzugeben, gibt es einen eigenen Punkt Inventurerfassung im Menü Lagerverwaltung, bzw. können Sie dies auch unter Punkt Sonstige Zu-/Abgänge machen. Weiters gibt es die Möglichkeit, mehrere Preislisten für einen Artikel zu definieren (Menü Extras"). Im Register Lieferanten können Sie sich sämtliche Daten Ihrer Lieferanten eingeben, bzw. werden diese Daten automatisch nach Erfassen eines Lagerzuganges eingetragen. Unter dem Register Umsätze und Bewegungen haben Sie einen Überblick über die Bewegungen des Artikels. Mit OK (speichern) wird der Artikel abgespeichert und kann beim Schreiben eines Formulars aufgerufen werden. 16
Erfassen der Adressen Um eine neue Adresse anzulegen, wählen Sie bitte unter Menü Adressen den Punkt Eingabe von Adressen. Über die Schaltfläche Neue Adresse kommen Sie in die Adressenstammdaten. Nun können Sie die gewünschten Daten eingeben. Bei Kategorie wählen Sie bitte, ob es sich um einen Kunden, Interessenten oder Lieferanten handelt. Wenn Sie in den Einstellungen Allgemein Liefer- und Zahlungskonditionen angelegt haben, können Sie im Register Konditionen/Preise dem Kunden eine Kondition zuweisen. Unter Preisvereinbarungen ist es möglich, dem Kunden für jeden Artikel einen individuellen Preis oder Rabatt zu gewähren. Die Schaltfläche Kartei zeigen ermöglicht Ihnen Einsicht in die Kundenkartei. Dort sehen Sie alle Bewegungen des Kunden im Überblick. Mit OK können Sie die nun angelegte Adresse speichern lassen. Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen, etc. Siehe unter Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen, etc. auf Seite 16 u. 17. KURZANLEITUNG zu RZA-Kassa Bei Verwendung des Kassenmoduls erhalten Sie den Menüpunkt Kassa". Zuerst müssen Sie die Kassennummer und Verkäufer (jene Benutzer, welche die Kassa bedienen dürfen) festlegen und danach einige Einstellungen durchgehen. Geben Sie in den Einstellungen an, falls Sie folgende Hardwarekomponenten über die Software ansteuern möchten: Bondrucker, Kassenlade, Scanner, Kundendisplay. Am Anfang jeden Tages, bevor Sie noch mit dem Bondruck beginnen, erscheint ein Fenster, wo Sie das Wechselgeld, das sich in der Kassa befindet, eingeben. Danach können die Verkäufe, die Ausgaben und die Einnahmen des Tages erfasst werden. Zum Tagesabschluss wird das Tagesjournal gedruckt. Am Bildschirm werden alle Bewegungen im Detail angezeigt. Beim Druck des Journals können Sie aber selbst bestimmen, was der Ausdruck enthalten soll (Detaildaten, oder nur Zusammenfassung, etc.). Einen Überblick über das ganze Monat erhalten Sie im Monatsjournal. Bei Fragen können Sie sich natürlich gerne an Ihre Betreuer im RZA wenden: 17
Möchten Sie ein Programm erwerben, so verwenden Sie bitte das dafür vorgesehene Bestellformular. Sie können die RZA-Progamme auch über unsere Homepage www.rza.at bestellen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen umgehend Ihre Lizenznummern zu, welche Sie sodann bitte im Programm eingeben. Danach können Sie den aktuellen Programmstand über das Internet downloaden und ggf. mit den Daten der Demoversion weiterarbeiten. 18
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