Peter Wies 1. Ausgabe, 11. Aktualisierung, November 2013 Excel 2010 für Windows Grundlagen ISBN 978-3-86249-060-8 EX2010
I Excel 2010 - Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Excel 1 Excel kennenlernen...6 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel... 6 1.2 Excel starten und beenden... 7 1.3 Das Excel-Anwendungsfenster... 8 1.4 Befehle aufrufen... 10 1.5 Die Excel-Hilfe verwenden... 11 1.6 Schnellübersicht... 15 1.7 Übung... 15 2 Grundlagen der Tabellenbearbeitung...16 2.1 Im Tabellenblatt bewegen... 16 2.2 Daten im Tabellenblatt eingeben... 17 2.3 Zellinhalte verändern und löschen... 18 2.4 Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern... 19 2.5 Zellen markieren... 20 2.6 Arbeiten rückgängig machen... 21 2.7 Arbeitsblätter drucken... 22 2.8 Arbeitsmappen speichern und schließen... 24 2.9 Arbeitsmappen erzeugen und öffnen... 25 2.10 Schnellübersicht... 28 2.11 Übung... 29 3 Mit Formeln arbeiten...30 3.1 Aufbau und Eingabe von Formeln... 30 3.2 Die Funktion SUMME... 32 3.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen... 33 3.4 Formeln bearbeiten... 34 3.5 Schnellübersicht... 35 3.6 Übung... 35 Tabellenaufbau und -gestaltung 4 Die grundlegende Zellformatierung...36 4.1 Formatierungsgrundlagen... 36 4.2 Schriftarten und Schriftattribute festlegen... 38 4.3 Zellinhalte ausrichten... 40 4.4 Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden... 41 4.5 Rahmen und Linien nutzen... 42 4.6 Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen... 44 4.7 Zahlen formatieren... 45 4.8 Schnelle Formatierungsmöglichkeiten... 48 4.9 Schnellübersicht... 50 4.10 Übungen... 51 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben...52 5.1 Wiederholen und automatisches Vervollständigen... 52 5.2 Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop... 53 5.3 Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage...54 5.4 Die Ausfüllfunktion nutzen...54 5.5 Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden...57 5.6 Schnellübersicht...59 5.7 Übungen...60 6 Tabellenstruktur bearbeiten...62 6.1 Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden...62 6.2 Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen...63 6.3 Zellen einfügen oder löschen...64 6.4 Schnellübersicht...65 6.5 Übungen...66 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten...68 7.1 Aufbau und Eingabe von Funktionen...68 7.2 Auswahl einfacher Funktionen...70 7.3 Die Funktionsbibliothek verwenden...73 7.4 Fehler in Formeln finden...74 7.5 Fehlerwerte in Formelzellen...76 7.6 Die Formelüberwachung verwenden...78 7.7 Schnellübersicht...79 7.8 Übungen...80 8 Spezielle Funktionen einsetzen...82 8.1 Verschachtelte Funktionen erstellen...82 8.2 Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion...84 8.3 Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen...85 8.4 Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS...86 8.5 Mathematische und statistische Funktionen nutzen...88 8.6 Übungen...90 9 Mit Datum und Uhrzeit arbeiten...92 9.1 Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren...92 9.2 Einfache Zeitberechnungen durchführen...94 9.3 Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten...95 9.4 Praktische Anwendungen...96 9.5 Schnellübersicht...98 9.6 Übung...98 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten...100 10.1 Grundlagen zu Diagrammen...100 10.2 Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen...103 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen...104 10.4 Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern... 105 10.5 Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben... 106 10.6 Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten... 107 10.7 Diagramm mit einer Diagrammformatvorlage gestalten... 108 10.8 Daten mit Sparklines veranschaulichen... 109 10.9 Schnellübersicht... 112 10.10 Übungen... 112 11 Diagramme bearbeiten... 114 11.1 Diagrammelemente markieren und bearbeiten... 114 11.2 Diagrammelemente formatieren... 115 11.3 Diagramme beschriften... 118 11.4 Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften... 120 11.5 Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern... 122 11.6 Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern... 123 11.7 Diagramme drucken... 125 11.8 Schnellübersicht... 126 11.9 Übung... 127 12 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen... 128 12.1 Bedingte Formatierung nutzen... 128 12.2 Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren... 129 12.3 Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen... 130 12.4 Was sind Formatvorlagen?... 131 12.5 Mit Formatvorlagen arbeiten... 132 12.6 Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen... 134 12.7 Formatcodes nutzen... 136 12.8 Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen... 138 12.9 Tabellen mit Kommentaren versehen... 139 12.10 Schnellübersicht... 141 12.11 Übungen... 142 Tabellen und Arbeitsmappen 13 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken... 144 13.1 Die Druckseiten kontrollieren... 144 13.2 Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen... 145 13.3 Erweiterte Druckeinstellungen festlegen... 147 13.4 Seitenumbrüche definieren... 148 13.5 Kopf- und Fußzeilen verwenden... 149 13.6 Spalten- und Zeilentitel festlegen... 153 13.7 Schnellübersicht... 154 13.8 Übung... 155 14 Arbeitsmappen effektiv nutzen...156 14.1 Mit Arbeitsmappen arbeiten... 156 14.2 Arbeitsblätter verschieben und kopieren... 158 14.3 Anzeige der Arbeitsblätter festlegen... 159 14.4 Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden... 160 14.5 Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen... 161 14.6 Hyperlinks nutzen... 163 14.7 Arbeitsmappen schützen... 165 14.8 Arbeitsblätter und Zellen schützen... 166 14.9 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen... 168 14.10 Schnellübersicht... 169 14.11 Übungen... 170 15 Mustervorlagen/Arbeitsmappen verwalten...172 15.1 Was sind Mustervorlagen?... 172 15.2 Dokumenteigenschaften festlegen bzw. entfernen... 174 15.3 Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen... 176 15.4 Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen einsetzen... 178 15.5 Schnellübersicht... 180 15.6 Übung... 181 Besondere Techniken 16 Daten sortieren und filtern...182 16.1 Tabellen nach Zellinhalten sortieren... 182 16.2 Tabellen nach Formatierungen sortieren... 185 16.3 Den AutoFilter verwenden... 187 16.4 Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden... 188 16.5 Die Liste des AutoFilters nutzen... 190 16.6 Nach Formatierungen filtern... 192 16.7 Schnellübersicht... 192 16.8 Übung... 193 17 Große Tabellen bearbeiten...194 17.1 Schnell bestimmte Zellen markieren... 194 17.2 Tabellen zoomen... 194 17.3 Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen... 195 17.4 Zeilen und Spalten fixieren... 196 17.5 Die Rechtschreibprüfung verwenden... 197 17.6 Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen... 198 17.7 Schnellübersicht... 200 17.8 Übung... 201 Stichwortverzeichnis...202 HERDT-Verlag 3
Excel 2010 - Grundlagen Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich das grundlegende Wissen, um effizient und professionell mit Excel 2010 zu arbeiten. Sie lernen die Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Jedes Kapitel beginnt mit einer Übersicht, in der Sie auf einen Blick sehen, welche Inhalte dort erläutert werden. In den Schnellübersichten am Kapitelende können Sie noch einmal nachsehen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Um die erlernten Fähigkeiten zu trainieren und zu festigen, nutzen Sie die praxisorientierten Übungen, die die einzelnen Kapitel abschließen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. www.herdt.com). kennzeichnet Arbeitsschritte. Symbole,, ( ) kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation leichte Übung Praxistipp mittelschwere Übung Warnhinweis schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. 4 HERDT-Verlag
Zu diesem Buch Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter www.herdt.com herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach Excel 2010 suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen des Programms, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Windows- Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: www.herdt.com Möchten Sie beispielsweise Ihre Kenntnisse in Windows 7 auffrischen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Windows 7 - Grundlagen; Ihre Excel-Kenntnisse erweitern, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Excel - Fortgeschrittene Techniken sowie unsere vielfältigen Themen-Specials zu Excel. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5
1 Excel 2010 - Grundlagen 1 Excel kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile die Tabellenkalkulation mit Excel bietet wie Sie Excel starten und beenden welche Elemente das Excel-Anwendungsfenster enthält wie Sie in Excel Befehle aufrufen wie Sie die Excel-Hilfe nutzen 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Was versteht man unter Tabellenkalkulation? In einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel können Sie Daten (Zahlen, Text) in Tabellen eingeben und formatieren. Die Daten lassen sich anschließend beispielsweise mit Formeln (Berechnungsanweisungen) auswerten oder als Diagramm anschaulich grafisch darstellen. Spaltenbuchstabe Zelle B7 Zeilennummer Beispiel für eine Excel-Tabelle mit Diagramm Eine Tabelle ist - ähnlich einem Schachbrett - in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Jede Zelle kann innerhalb der Tabelle durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spalten- und Zeilenbezeichnung) genau lokalisiert werden. In der oberen Tabelle wird z. B. in Spalte B, Zeile 7 der Gesamtumsatz der Filialen angezeigt. Die entsprechende Zelle besitzt folglich den Zellbezug B7. Worin besteht der Vorteil einer Tabellenkalkulation? In einer Tabellenkalkulation können Sie durch die Eingabe von Formeln Berechnungen durchführen. In der abgebildeten Tabelle wird in Zelle B4 die Summe der gefahrenen Kilometer mit der Formel =10+20+30 ermittelt. Formel mit festen Werten 6 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen 1 Sie können die Berechnungen variabel halten, indem Sie innerhalb der jeweiligen Formeln anstelle fester Werte die Zellbezüge der Zellen angeben, in denen sich die gewünschten Werte befinden. Die Ergebnisse der Formeln werden dann von Excel automatisch neu berechnet, wenn die Werte in den betreffenden Zellen nachträglich geändert werden. Variable Berechnung mithilfe von Zellbezügen Im oberen Beispiel wird die Summe der gefahrenen Kilometer in Zelle B4 mit der Formel =B1+B2+B3 berechnet. Wenn die Werte in den Zellen B1, B2 oder B3 geändert werden, passt Excel das Ergebnis in Zelle B4 automatisch den geänderten Werten an. Aufbau einer Excel-Datei Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Diese besteht aus einzelnen Arbeitsblättern - ähnlich einem Schnellhefter, der mit einzelnen Seiten gefüllt ist. Arbeitsblätter können z. B. Tabellenblätter oder Diagrammblätter sein. Sie können die Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe löschen, umbenennen, kopieren, verschieben oder durch weitere Blätter ergänzen. Auch die Reihenfolge der Arbeitsblätter lässt sich nachträglich verändern. Tabellenblätter Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe 1.2 Excel starten und beenden Excel über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (ex) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT EXCEL 2010. Wenn Sie Excel das erste Mal starten, wird möglicherweise das Dialogfenster WILLKOMMEN BEI MICROSOFT OFFICE 2010 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Programme beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Optionsfeld OFFICE OPEN XML-FORMATE. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Excel-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Arbeitsmappe erhalten bleiben. HERDT-Verlag 7
1 Excel 2010 - Grundlagen Wurde Excel auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. Excel beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Excel-Anwendungsfensters. Falls eine oder mehrere geöffnete Arbeitsmappen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 1.3 Das Excel-Anwendungsfenster Bestandteile des Anwendungsfensters Nach dem Start des Programms wird das Excel-Anwendungsfenster angezeigt. Dieses enthält sowohl Excel-spezifische Elemente als auch Windows-Standardelemente (z. B. Bildlauffelder zum Scrollen in Tabellenblättern). Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Arbeitsmappenfenster/Anwendungsfenster) Menüband Namenfeld Aktive Zelle Bearbeitungsleiste Aktuelles Tabellenblatt Bildlauffeld Blattregister Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Excel kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 8 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen 1 Übersicht über die Excel-Bildschirmelemente Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Namenfeld Bearbeitungsleiste Hier und in der aktiven Zelle können Sie Daten eingeben und bearbeiten. Arbeitsmappenfenster Tabellenblatt Blattregister Ansichtssteuerung Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Im Namenfeld wird der Zellbezug der aktiven Zelle angezeigt. Es lässt sich beispielsweise nutzen, um schnell zu einer bestimmten Zelle auf dem Tabellenblatt zu wechseln. Wenn Sie Excel starten, ist bereits eine leere Arbeitsmappe in einem eigenen Fenster (Arbeitsmappenfenster) innerhalb des Anwendungsfensters geöffnet. Sie können das Arbeitsmappenfenster separat reduzieren, in Teilbild- oder Vollbilddarstellung anzeigen und schließen. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter, auf denen Sie Daten eingeben und Berechnungen durchführen können. Die Tabellenblätter besitzen den Namen TABELLE und eine fortlaufende Nummerierung (z. B. TABELLE1). Die Namen der Arbeitsblätter werden im Blattregister angezeigt. Über das Blattregister können Sie ein anderes Arbeitsblatt anzeigen oder neue Tabellenblätter einfügen. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Excel wechseln (Normalansicht, Seitenlayoutansicht, Umbruchvorschau ). Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige einer Tabelle vergrößern oder verkleinern. Statusleiste Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zum aktuellen Programmstatus. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Allgemeine Programmeinstellungen von Excel (z. B. Einstellungen zur verwendeten Standardschriftart) können Sie im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Excel. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf das grün gefärbte Register DATEI klicken und die anschließend im linken Fensterbereich eingeblendete Schaltfläche OPTIONEN betätigen. HERDT-Verlag 9
1 Excel 2010 - Grundlagen Merkmale von Tabellenblättern Sie können Ihre Tabellen auf verschiedenen Tabellenblättern erstellen. Mehrere Tabellenblätter lassen sich in einer einzigen Arbeitsmappe speichern. Vorhandene Tabellenblätter Aktives Tabellenblatt Tabellenblätter im Blattregister Zwischen Tabellenblättern wechseln Tabellenblätter umbenennen Neue Tabellenblätter einfügen Klicken Sie im Blattregister auf den Tabellenblattnamen. Klicken Sie doppelt auf den Tabellenblattnamen. Geben Sie einen neuen Namen ein (maximal 31 Zeichen) und bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Klicken Sie im Blattregister auf das Symbol. Excel fügt hinter den vorhandenen Arbeitsblättern ein neues Tabellenblatt ein. 1.4 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Excel, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register SEITENLAYOUT enthaltenen Elemente das Layout einer Arbeitsmappe festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das grün gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Arbeitsmappen aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Während Sie bestimmte Arbeiten in Excel durchführen (z. B. Diagramme bearbeiten), blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register zur Verfügung stehen. Zusätzliche Register Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol. 10 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen 1 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Tabellenblattes Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Wenn Sie beispielsweise in einer Zelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Excel die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Zelle anwenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste auf ein Symbol des Menübands, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Kontextmenü einer Zelle Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. ein Diagramm), um spezielle Befehle zu diesem Objekt einzublenden. Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen (= "intelligente Etiketten") stellt Excel eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen meist automatisch in der Tabelle, nachdem eine bestimmte Aktion durchgeführt wurde. Wenn Sie beispielsweise eine neue Zeile in eine Tabelle eingefügt haben, blendet Excel die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche lässt sich ein Pull-down-Menü öffnen, in dem Sie entscheiden können, ob für die neue Zeile die Formatierung der benachbarten Zeilen übernommen werden soll oder nicht. Pull-down-Menü einer Optionsschaltfläche Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 1.5 Die Excel-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Excel schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. HERDT-Verlag 11
1 Excel 2010 - Grundlagen Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit der Schaltfläche SUCHEN. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. 12 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen 1 Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihre Excel-Tabelle. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol in der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. HERDT-Verlag 13
1 Excel 2010 - Grundlagen Im Inhaltsverzeichnis stehen Ihnen - eingeordnet in verschiedene Themenbereiche (Bücher) - sämtliche Excel-Hilfetexte zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters auf das Symbol. Das Inhaltsverzeichnis wird im linken Fensterbereich eingeblendet. Klicken Sie auf ein Buchsymbol ( bzw. ), um den Inhalt des Buches ein- bzw. auszublenden. Dabei wird eine Themenliste der vorhandenen Hilfetexte eingeblendet. Hilfetexte erkennen Sie an dem Fragezeichensymbol. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes wird dieser im Hilfefenster eingeblendet. Über das Symbol lässt sich das Inhaltsverzeichnis wieder ausblenden. Die Online-Hilfe nutzen Neben den Hilfedateien, die automatisch mit Excel lokal auf Ihrem Computer installiert werden, stellt Ihnen Microsoft noch eine sogenannte Online-Hilfe zur Verfügung. Um die Online-Hilfe zu verwenden, ist eine Internetverbindung erforderlich. Klicken Sie im unteren Bereich des Hilfefensters auf die Schaltfläche OFFLINE und wählen Sie den Eintrag INHAL- TE VON OFFICE.COM ANZEIGEN aus. Es wird eine Verbindung zu den Microsoft-Hilfeseiten im Internet hergestellt und die Schaltfläche im unteren Bereich des Hilfefensters zeigt den Verbindungsstatus an. Hilfe zu Elementen des Menübands bzw. zu Dialogfenstern erhalten Excel bietet zu jedem Element des Menübands eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie mit der Maus auf das entsprechende Element zeigen. Wird eine QuickInfo angezeigt, die am unteren Rand den abgebildeten Hinweis enthält, können Sie durch Betätigen der Funktionstaste! schnell das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext einblenden. Um Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen zu erhalten, klicken Sie am oberen Rand des betreffenden Dialogfensters auf das Symbol. Ist ein Hilfetext für das Dialogfenster verfügbar, wird er direkt im Hilfefenster angezeigt. Ansonsten wird die Hilfe-Startseite eingeblendet. 14 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen 1 1.6 Schnellübersicht Sie möchten Excel starten Excel beenden allgemeine Programmeinstellungen vornehmen zwischen Tabellenblättern wechseln ein Tabellenblatt umbenennen ein neues Tabellenblatt einfügen Startschaltfläche, im Suchfeld ex eingeben, Eintrag MICROSOFT EXCEL 2010 Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN Tabellenblattname im Blattregister anklicken Tabellenblattnamen im Blattregister doppelt anklicken, Bezeichnung eingeben, Ü (Blattregister) die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln einen Hilfetext drucken das Inhaltsverzeichnis der Hilfe ein-/ausblenden Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen erhalten Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw. bzw. oder 1.7 Übung Nach Excel-Hilfethemen suchen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit der Excel-Hilfe arbeiten Sie möchten sich in Excel über das Thema "Speichern" informieren. Rufen Sie die Hilfe auf, geben Sie im Suchfeld den Begriff speichern ein und starten Sie die Suche. Wählen Sie das Hilfethema SPEICHERN EINER DATEI. Lesen Sie im anschließend eingeblendeten Hilfetext die Erläuterungen des Abschnitts SPEICHERN EINER KOPIE EINER DATEI (BEFEHL "SPEICHERN UNTER"). Sie möchten nun nach weiteren Informationen suchen. Klicken Sie in das Suchfeld des Hilfefensters, geben Sie den Begriff drucken ein und starten Sie die Suche erneut. Wechseln Sie im Hilfefenster zurück zum zuvor angezeigten Hilfetext. Blenden Sie im Hilfefenster das Inhaltsverzeichnis ein. Öffnen Sie das Buch ERSTE SCHRITTE MIT EXCEL und blenden Sie den Hilfetext NEUERUNGEN IN EXCEL 2010 ein. Wechseln Sie über den Eintrag MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE-ANSICHT in der Inhaltsübersicht zum entsprechenden Abschnitt des Hilfetextes. Schließen Sie das Hilfefenster über das dortige Schließfeld. HERDT-Verlag 15