Skript Eventmanagement

Skript Eventmanagement Luzi Heimgartner Exec. MBA Tourism FHO / dipl. Tourismusfachmann HF Leiter CAS Event Management FHO Event Management, Mai 2018 1

Luzi Heimgartner Ausbildung Koch und Kellner mit EFZ «dipl. Tourismusfachmann HF» (HFT GR) «Exec. MBA Tourism FHO» (HTW Chur) «Erwachsenenbilder SVEB I / HF-Dozent» Tätigkeit an der HFT Graubünden Studienberatung Dozent für Eventmanagement und Tourismus Leiter Verkauf Academia Engiadina Leiter «CAS Event Management FHO» Weitere Tätigkeiten Gastdozent Swiss Snowsports Mitglied der Tourismus-Kommission Silvaplana Event Management, Mai 2018 2

Arbeitserfahrung im Eventbereich 93-97 Auslandeinsätze für CIS Club Intersport (Organisation von Sport- und Showevents) 1995 1-jährige Welttournee mit Up with People, (internationale Musicalshow, Kultur-Event) 97-2000 Tourismusfachschule in Samedan (Praktikum KV Silvaplana, Langlauf-CH-Meisterschaft 99, Elvia Bike Cup 99/00, engadinwind.com 99/00) Event Management, Mai 2018 3

Arbeitserfahrung im Eventbereich 2000 04 Vizedirektor im 4*-Hotel Chesa Guardalej, Champfèr- St.Moritz (heute: Giardino Mountain), verantwortlich für Sales/Marketing sowie Incentives und Corporate Events Seit November 2004 an der Academia Engiadina als: Studienberater/Sales für die HFT Graubünden Leiter Verkauf Academia Engiadina Dozent für Eventmanagement und Tourismus Leiter CAS Event Management FHO Event Management, Mai 2018 4

Weitere Arbeitserfahrung Seit 1999 Speaker-Chef am Engadin Skimarathon Div. Speakereinsätze an Sport- und Kulturevents: (u.a. FIS Alpine Skiweltmeisterschaften 2003 St. Moritz), 2004 bis 2012 Chef Social Events FIS Alpine Ski Weltcup St.Moritz Engadin Moderation von Abendveranstaltungen, Podiumsdiskussionen etc. Mitarbeit/Voluntari: FIS Alpine Ski World Cup 2015 St.Moritz, FIS Alpine Ski Weltcup Finale 2016 St.Moritz, FIS Alpine Ski World Championship 2017 St.Moritz Event Management, Mai 2018 5

Agenda Donnerstag, 3.12.2018 (13.15 bis 17.00 Uhr, 4 Lektionen) Definition Event Der oder das Event? - Eventitis Event oder Veranstaltung? Erlebnisinzenierung Der Event im Kontext der Unternehmensführung Der Event im Kontext des Marketings Eventtypologien Klassifikation von Events Eventmarkt Schweiz, Trends Praxis-Übung und Praxis-Beispiele Event Management, Mai 2018 6

Definition Event Massgebende Definition «CAS Event Management FHO» eine Veranstaltung die zum Erlebnis wird Einmaligkeit (USP), in der Wahrnehmung des Besuchers positive Aktivierung der Besucher/Teilnehmer Organisation und geplante Inszenierung (vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1) Event Management, Mai 2018 7

Definition Events Ein Event kann auch als Produkt (Public-Event, z.b. ein Open-Air oder Sport-Event) betrachtet werden, welches anhand eines Projektmanagement-Modells zu managen und mittels Marketing-Massnahmen zu vermarkten ist. Event Management, Mai 2018 8

Weitere Begriffsdefinitionen Begriff Eventmarketing Systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle von Events innerhalb der Kommunikationsinstrumente Werbung, Verkaufsförderung und Public Relations (Nickel O., in Eventmarketing ) Event Management, Mai 2018 9

Eigenheiten von Events kann nicht verschoben oder nachgebessert werden (Tag X) Ergebnis ist einmalig Erfolg ist abhängig von der subjektiven Wahrnehmung der Besucher und Akteure Die Vorbereitung ist viel umfangreicher als der Event selber (vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 1) Event Management, Mai 2018 10

Veranstaltung versus Event Veranstaltung = ist ein organisiertes Ereignis mit einem begrenzten Zeitumfang, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt. Event = Veranstaltung + USP/Einmaligkeit Emotionen Jeder Event ist eine Veranstaltung, aber nicht jede Veranstaltung ist ein Event. subjektive Wahrnehmung (vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 23) Event Management, Mai 2018 11

Ereignis versus Erlebnis Ereignis = Etwas was in einem bestimmten Moment passiert ohne Zeitdauer (Naturkatastrophe, Unfall, Markteintritt, Transaktion, Ticken der Uhr Erlebnis = Ereignis + Zeitfaktor, um das Ereignis zu erleben subjektive Wahrnehmung des Zeitfaktors (vgl. Holzbaur, Jettinger, Knauss, Moser, Zeller, Seite 7) Event Management, Mai 2018 12

Die 5 Sinne der Erlebnisinszenierung Event Management, Mai 2018 13

Erlebnisinszenierung Ereignis Erlebnis Erkenntnis Erfahrung Erlebnisse setzen Ereignisse voraus, die aber erst durch persönliche Erkenntnisse zur persönlichen Erfahrung werden. Trend zu neuen Freizeitwerten: Freude, Genuss, Lust, Hedonismus, Spass, Sozialkontakte, Erlebnisse, Sein (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, Mai 2018 14

Erlebnisinszenierung Entwicklung der Erlebnisökonomie (Pine und Gilmore 1999) Inszenierung von Produkten und Dienstleistungen Erhöhung des ökonomischen Werts von Produkten (Wertschöpfung) Differenzierung und Anpassung an Kundenbedürfnisse (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, Mai 2018 15

Erlebnisinszenierung Event Management, Mai 2018 16

Das Erlebnis-Setting Nachfrage Angebot Einzelner Besucher Erlebnis Wahrnehmung Atmosphäre Inszenierung Umwelt Einige Umweltreize können mittels Angebotsgestaltung beeinflusst oder moduliert werden, andere wie z.b. das Klima oder das Wetter nicht. Ziel der Angebotsgestaltung muss es aber sein, in einem bestimmten Raum eine Atmosphäre zu schaffen, die dem Besucher positive Erlebnisse ermöglicht. Dies können wir mittels Inszenierung erreichen. Inszenierung ist das Instrumentarium des Erlebnis-Settings zur Schaffung einer zielgruppenorientierten Atmosphäre. (Quelle: Müller/Scheurer, Tourismus-Destination als Erlebniswelt) Event Management, Mai 2018 17

Quelle: Heitere Openair Das Erlebnis mit allen Sinnen erleben. Event Management, Mai 2018 18

PEST (Umwelt)-Analyse Event Management, Mai 2018 19

Event Management, Mai 2018 20

Der Event und seine Umwelten Die ökonomische Umwelt, positive Einflüsse + Zunahme des verfügbaren Realeinkommens + bessere Einkommensverteilung + stabile Währungslage + günstige Konjunktursituation Event Management, Mai 2018 22

Der Event und seine Umwelten Die ökonomische Umwelt, negative Einflüsse - Wirtschaftliche Krisenerscheinungen - Rückgang der industriellen Produktion (wachsende Arbeitslosigkeit, Personal- und Lohnstopp, Kurzarbeit etc.) - unstabile Währungslage - ungünstige Konjunktursituation Event Management, Mai 2018 23

Aktuelle Wirtschaftskrise Diskussion: Welches sind mögliche Auswirkungen der momentan stagnierenden Wirtschaft auf die Eventbranche in der Schweiz? Was wären mögliche Massnahmen um dieser Entwicklung entgegen zu halten? Event Management, Mai 2018 24

Der Event und seine Umwelten Die ökologische Umwelt, qualitative Belastungen - globale Klimaerwärmung (Permafrost, Gletscherschwund etc.) - Verunreinigung von Luft, Boden und Gewässer - Zersiedelung => Zerschneidung der Landschaft => Zerstörung des Landschaftsbilds Event Management, Mai 2018 26

Umweltschutz und Events Diskussion: Welches sind mögliche Auswirkungen der stetigen Sensibilisierung der Gesellschaft auf den Umweltschutz auf die Eventbranche? Wo sehen Sie in dieser Entwicklung Chancen für die Eventbranche? Event Management, Mai 2018 27

Der Event und seine Umwelten Die gesellschaftliche Umwelt (sozio-kulturell) Wohlstandsgesellschaft: Steigendes Bruttonationaleinkommen (Bruttoinlandsprodukt (BIP) - an die übrige Welt gezahlte Einkommen + aus der übrigen Welt empfangene Einkommen = Bruttonationaleinkommen Konsumgesellschaft: Konsum zu Lasten des Sparens Leistungsgesellschaft: Wachstum trotz Wohlstand Mobile Gesellschaft: mehr Mobilität Bildungsgesellschaft: bessere Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten Ambivalente Gesellschaft: Heute hier, morgen dort Freizeitgesellschaft: Freizeit als Luxusgut Überalterung der Gesellschaft Event Management, Mai 2018 29

Der Event und seine Umwelten Die technologische Umwelt Positive Einflüsse: Technische Entwicklung in der Kommunikation (Handy, E-Mail, Funkgeräte, Infrarot) Entwicklung in der Eventtechnik, z.b. Wireless- Technik oder vom PAR-Scheinwerfer zum LED- Scheinwerfer Negative Einflüsse: Zur Diskussion Event Management, Mai 2018 31

Politik Event Management, Mai 2018 32

Der Event und seine Umwelten Die Politische Umwelt Der Event wird stark von der Politik beeinflusst und umgekehrt. Je nach Staatsform unterscheidet sich die Ausprägung. Beispiel: Einfluss des Staates bei der Euro 08 oder bei den Olympischen Spielen in Peking 2008 Trend: Die Politik nimmt immer mehr Einfluss in die Tourismusstrukturen (z.b. Bewilligungen Vorschriften, Ruhestörungen oder Sicherheitsbestimmungen etc.) Politisches Lobbying ist gefragt auch punkto Finanzierung von Grossevents z.b. Olympische Spiele in der Schweiz Event Management, Mai 2018 33

Das goldene Dreieck im Eventmanagement Kosten Budget 5-Phasenmodell PSP (Organigramm) Qualität Konzepte Zeit Masterplan Event Management, Mai 2018 34

Die Event-Organisation (Audi FIS Skiweltcup St.Moritz) Stab-Linien-Organigramm Steuerungsausschuss ProjektleiterIn Administration/ Finanzen Staff/Volunteer Logistik Marketing/Kom. Catering Social Events/ Zeremonien Rennorganisation Technik/Bauten Verkehr Hospitality Medien/Kom. Piste Event Management, Mai 2018 35

Beispiel Event-Budget BEISPIEL BUDGET Evaluation Konzept Position Grobbudget Ankerbudget Zwischen Budget End Budget Differenz aktuell Event Management, Mai 2018 36 Realisation bis Konsolidierung Flyer (10'000) 10'000.00 10'000.00 10'000.00 0.00 Radio 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00 SF DRS 0.00 0.00 0.00 0.00 Printmedien 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00 Internetseite 7'000.00 7'000.00 7'000.00 0.00 Graphiker/Logo 2'000.00 2'000.00 2'000.00 0.00 PR-Arbeit 6'000.00 6'000.00 6'000.00 0.00 Total PR 81'000.00 81'000.00 81'000.00 0.00 0.00 VIP Apero, Nachtessen 25'500.00 15'000.00 25'500.00-10'500.00 Entlöhnung Prominente 0.00 12'000.00 0.00 12'000.00 Eintritt Abendveranstaltung 1'000.00 0.00 1'000.00-1'000.00 Preisgelder 4'480.00 4'000.00 4'480.00-480.00 Total Marketing 30'980.00 31'000.00 30'980.00 0.00 20.00 Startnummern 4'000.00 0.00 4'000.00-4'000.00 Verpflegung 6'000.00 10'000.00 6'000.00 4'000.00 Verkehr / Transport 9'000.00 9'000.00 9'000.00 0.00 Infrastruktur / Anlagen 30'000.00 25'000.00 30'000.00-5'000.00 Technik / Verbindung 48'000.00 48'000.00 48'000.00 0.00 Total Logistik 97'000.00 92'000.00 97'000.00 0.00-5'000.00 Interne Mitarbeiter 0.00 Externe Mitarbeiter 50'000.00 50'000.00 50'000.00 0.00 Begründung Prioritäten

5 Phasen-Modell und Teilaspekte für Events Evaluation Event- Skizze 1 2 3 4 5 Ideen-Skizze Trends Verbündete Reason-why Lösungsvarianten Lösungsansätze Grobkonzept Grobbudget Teilaspekte Logistik/Baut en Künstlerwesen Event- Technik Recht/Versicherung Speaker/Mod eration Helferwesen Sicherheit/ Sanität Umwelt & Events Catering Event- Konzept Go/ No go Prüfung Themen/ Prozesse Prüfung Realisierung Konzeption Realisation Event Ausgangslage Analyse Zielsetzungen Positionierung Strategie Zielgruppen Massnahmen Organisation Finanzen Infrastruktur Vermarktung Zeitplan Event Management, Mai 2018 37 Quelle: FAF.ch / Schmidt Consulting Sponsoring Produktgestaltung > Kernveranstaltung > Rahmenprogramm Ressourcenplanung > Staff/Personal > Finanzplanung > Infrastruktur/Logistik > Umwelt/Nachhaltigkeit Ablaufplanung > Aufgabenteilung > Prozesse > Drehbücher/Timing Kommunikation > Int. Kommunikation > Marktkommunikation > Anspruchsgruppen Realisierung > Infrastruktur > Instruktion Personal Projekt-Management Abschluss Durchführung Durchführung > Event startet/läuft > Kunde nutzt Produkt > Personal im Einsatz > Infrastruktur genutzt Projekt- Abschluss (Event) Konsolidierung Medienarbeit Inspektionen/ Feedbacks Projektcontrolling Schlussrechnung Dokumentation Abschluss- Prozedere

Teilaspekte von Events Künstlerwesen Projekt- Management Finanzierung/ Budget Sponsoring Speakerwesen/ Moderation Event-Technik Marketing/ Medien Zeitmessung Logistik Event Catering Mobile Bauten Helferwesen/ Voluntari Recht/ Versicherung Sicherheit Rettungswesen/ Sanität Events + Umwelt Event Management, Mai 2018 38

Der Event im Kontext der Unternehmung Stab-Linien-Organigramm CEO / GL Administration HR Produktion (GL) Vertrieb (GL) F&E (GL) Finanzen (GL) Marketing (GL) Produktion 1 Produktion 2 Markt A Markt B Event und Sponsoring Event Management, Mai 2018 39

Marketinginstrumente Price Produkt Place Promotion Preishöhe Gestaltung V.System/Distribution Mediawerbung Rabatte Verpackung Verkaufsmanagement Verkaufsförderung Garantie Markierung Logistik Directmarketing Zahlungsbedingung. Sortiment Public Relations Sponsoring Lieferbedingungen Kundendienst Messen / Ausst. Event ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation (vgl. Bruhn, 1997) Eventmarketing Multimedia Mitarbeiterkomm. Event Management, Mai 2018 40

Eine Typologisierung von Events Event Sport-Events Olympiaden Meisterschaften Wettkämpfe, Turniere Freizeitsport Kultur-Events Musik-Events Theater-Events Religiöse Events Kunst-Events Wirtschaftliche Events Expo / Messen Kongress Road-Shows Kick-off-Meetings Gesell.-pol. Events Politische Events Staatsbesuche Naturschutzwoche Negative Events Krieg Parade-Umzüge Natürliche (Events) Naturereignisse Naturkatastrophen Wissenschft.-Events Incentive-Reisen Gartenschau Brauchtum Seminare Eröffnungen (vgl. Bruhn, 1997) Traditions-Events Media-Events Pressekonferenz Public-Events Coporate-Events Event Management, Mai 2018 41

Klassifikationen von Events Art/Typologie Sport-, Kultur,- Wirtschaftliche-Events etc. Ziel Gewinnorientiert, kommerzielle Ziele (Public Event) Nicht gewinnorientiert, unterstützend für andere Ziele (Incentive-Reise) Grösse Akteure (Menge, Aufwand) Service (Umfang, Anzahl Personen, Kosten) Besucherzahl (Gesamt-, Spitze- und Durchschnitt) Event Management, Mai 2018 42

Grösse der Veranstaltung/Event ca. 230 000 Sportanlässe pro Jahr in der Schweiz Regelmässig bzw. unregelmässig wiederkehrend einmalig Lokal Regional - National International Global - Monosportiv Polysportiv ca. 75 Sportgrossveranstaltungen Aufgrund von Grenzwerten für ausgewählte Indikatoren (Müller & Stettler 1999) nur wenige Sport-Mega-Events (z.b. Euro 08) Übergreifende universelle Grossveranstaltung mit internationalem Charakter. Zunehmende Unabhängigkeit von Veranstaltungsort, bzw. land sowie dem gesellschaftlichem Umfeld. Erhebliche ökonomische Effekte. (Quelle: Christian Mösch, Deutscher Sportökonomiekongress, 16.11.06 in Köln) Event Management, Mai 2018 43

Spektrum von Veranstaltungen Grenzwert zu Indikatoren zur Abgrenzung Grenzwert zu einer Sport-Grossveranst. einem Sport-Mega-Event Aktive Sportler > 10 000 > 20 000 Anzahl Betreuer, Helfer, Funktionäre > 1 000 > 5 000 Anzal Zuschauer > 20 000 > 100 000 Event-Budget Mediale Attraktivität und Verbreitung (TV) > 1 Mio. CHF bzw. 0.64 Mio. EUR Direktübertragung / Teilaufzeichnung im öffentlichen Fernsehen ausserhalb der Sportsendezeiten > 50 Mio. CHF bzw. 32 Mio. EUR Verkauf der Übertragungsrechte in mind. 30 Ländern (Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Müller & Stettler 1999, S. 11) Event Management, Mai 2018 44

Trends in der Eventlandschaft CH Ökonomische Aspekte: Abhängig von der Wirtschaftslage (Problem Sponsoring) Prognose Seco: CH-BIP Verlangsamung 2011 auf 1.9%, 2012 von 1.0%, 2013: 1.8%, 2014: 2.4%. 2015: 1.2%, 2016: 1.4%, 2017: 0.9%, 2018: 2% (Stand: 13.10.17) BAK Basel Economics: CH-BIP 2009: -1,9%, 2010: 3.0%, 2011: 1.8%, 2012: 1.0%, 2013: 1.9%, 2014: 2.4%, 2015: 1.2%, 2016: 1.4%, 2017: 1.0%, 2018: 2.3% (Stand: 13.10.17) Positivere Aussichten, Gesamtmarketingbudget werden jedoch nur langsam wieder erhöht Nur langsam besteht mehr Bedarf an Man/Woman-Power Event Management, Mai 2018 45

Trends in der Eventlandschaft CH Ökologische Aspekte: Trend zu Sensibilisierung bezüglich Umweltschutz und ökologische Nachhaltigkeit Weitere Aspekte: Trend zur Digitalisierung (Hybride Events) Digital Marketing vs. Live Communication Event Management, Mai 2018 46

(Quelle: Seco, www.seco.admin.ch, abgerufen: 13.10.2017) Event Management, Mai 2018 47

(Quelle: BAK Basel, www.bakbasel.ch, abgerufen: 13.10.2017) Event Management, Mai 2018 48

Event-Konzeptraster 1. Ausgangslage (Briefing) 2. Zielsetzung 3. Zielgruppen 4. Strategie/Vorgehen/Methodik 5. Detailplanung/Massnahmen/Programmpunkte 6. Budget/Controlling Event Management, Mai 2018 49

Gruppenarbeit 1. Organigramm «Crystal Night» (organisatorisch) 2. Ablaufplan «Crystal Night» (zeitlich) 3. Ablauf Rangverkündigung an der «Crystal Night» (Grob-Konzept, Inszenierung) 4. «Kommunikations-Konzept» der «Crystal Night» (Grob-Konzept) Event Management, Mai 2018 50

Gruppe 1: Organigramm «Crystal Night» Erstellen Sie ein Organigramm für die «Crystal Night» Mittels Stablinien-Organigramm Def. der verschiedenen Linien/Org.-Bereiche Verantwortlichkeiten Etc. Event Management, Mai 2018 51

Gruppe 2: Ablaufplan «Crystal Night» Erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan für die «Crystal Night» Phase 1: Evaluierung Phase 2: Konzeption Phase 3: Realisation Phase 4: Event, Timeline des Events Phase 5: Konsolidierung Event Management, Mai 2018 52

Gruppe 3: Ablaufplan «Crystal Night» Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die Rangverkündigung der «Crystal Night» Ablauf Akteure Inszenierung (Visuell, Akustisch etc.) Event Management, Mai 2018 53

Gruppe 4: Kommunikation «Crystal Night» Erstellen Sie ein Kurz-Konzept für die Kommunikation der «Crystal Night» An welche Zielgruppen? Mit welchen Kommunikations-Instrumenten? Über welche Kanäle? Mit welcher Botschaft und wann (zeitlich)? Event Management, Mai 2018 54

Literaturhinweise - Stephan M. Hirt (2013): Event-Management Mit Live-Kommunikation begeistern. Versus Verlag. (relevant für die Vertiefung Eventmanagement) - Ulrich Holzbaur, et al (2010): Eventmanagement Veranstaltungen professionell zum Erfolg bringen, Springer Verlag, 4. Auflage. - Bruhn, Manfred, Kommunikationspolitik, München 1997 - Müller/Stettler (1999): Ökonomische Bedeutung sportlicher Grossveranstaltungen. Forschungsinstitut für Freizeit und Tourismus (FIF) Universität Bern. Bern 1999 - Bieger, Thomas (1989): Dienstleistungsmanagement, Haupt Verlag 1989 - BakBasel, www.bakbasel.ch - Staatssekretariat für Wirtschaft seco, www.seco.admin.ch Event Management, Mai 2018 55