Kreis Nordfriesland setzt auf ein zentrales Arbeitsinstrument Fallstudie: Vernetzung der Sozialzentren über ein Mitarbeiterportal Hintergrund Als Flächenkreis ist Nordfriesland stark dezentral geprägt. Bereits das Projekt von Inseln zu Netzen aus dem Jahr 2001, das die Themen Portale, Kreisnetze und IT-Strategien umfasste, hatte die sukzessive Vernetzung der Verwaltungen im Kreis zum Ziel. Als Konsequenz konnte das im Jahr 2004 eingeführte Mitarbeiterportal auch den neu geschaffenen Sozialzentren als zentrales Arbeitsinstrument dienen. Dort kommt es unter anderem bei der Abrechnung von Verwaltungskosten zum Einsatz. Portallösung Ziel bei der Einführung des Mitarbeiterportals im Kreis Nordfriesland war es, jedem Mitarbeiter die Informationen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Der Grundaufbau des neuen Mitarbeiterportals wurde mit der Portalsoftware Intrexx Xtreme der Freiburger Firma United Planet realisiert. Ausschlaggebend hierfür war die flexible Erweiterbarkeit sowie der hohe Grad an Personalisierung. Die im Folgenden dargestellte Anwendung zeigt, dass auf dieser Basis auch speziell zugeschnittene Fachapplikationen im Rahmen eines leistungsfähigen Portals als sinnvolle Ergänzung zu den eingesetzten Fachverfahren erstellt werden können. Ansprechpartner: Kreis Nordfriesland Daniel Thomsen Leitung Stabstelle Finanzen, EDV, Controlling 04841 67490 daniel.thomsen@nordfriesland.de City & Bits GmbH Jörg Raudszus Geschäftsführer 030 405055-18 joerg.raudszus@cityandbits.de Hintergrund: SGB II Optionskommunen Hintergrund der in 2006 und 2007 entwickelten Applikation zur Abrechnung des Verwaltungskostenanteils für die kommunalen Aufgaben nach SGB II ist die zum 01.01.2005 erfolgte Zusammenlegung der Arbeitslosenund die Sozialhilfe zum Arbeitslosengeld II. Das SGB II räumt 69 Kreisen in Deutschland, darunter dem Kreis Nordfriesland, die Option ein, die Arbeitsvermittlung selbst zu übernehmen. Die ursprünglichen 25 Sozialämter wurden zum 01.01.2005 zu 7 sogenannten Sozialzentren zusammengeschlossen, in denen seither (fast) alle sozialen Angelegenheiten bearbeitet werden. Träger der Sozialzentren sind 7 Städte bzw. Ämter. Jedes Sozialzentrum betreut mehrere Hundert ALG II-Fälle. Dabei entsteht ein erheblicher Koordinierungsbedarf, gemeinsame Datenbanken werden benötigt. Die Kreisverwaltung hat für diese Steuerungsaufgaben eine Stabstelle eingerichtet. Eine wichtige Aufgabe besteht u. a. darin, die tatsächlichen Verwaltungskosten festzustellen, um diese mit dem zuständigen Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung (BMAS) abrechnen zu können. Lösungspartner für Kommunales egovernment - 1 -
Abrechnung des Verwaltungskostenanteils für die kommunalen Aufgaben nach SGB II Um den genauen Verwaltungskostenanteil für die kommunalen Aufgaben nach SGB II abrechnen zu können, müssen die Kosten exakt erfasst werden. Die im Einsatz befindliche Fachsoftware deckt diese Anforderungen nicht ab. Daher wurde das bereits vorhandene Mitarbeiterportal erweitert. In Zusammenarbeit mit City & Bits wurde eine Applikation zur Unterstützung der Abrechnung der Sozialzentren erarbeitet. Im Folgenden wird das Portal und die Applikation im Detail vorgestellt. Die Regelung des Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht anstelle der pauschalen Abrechnung auch die Möglichkeit vor, die Kosten der einzelnen Verwaltungsvorgänge zu ermitteln. Dabei wird nur eine Abrechnung der kommunalen Verwaltungskosten auf Grundlage überprüfbarer und qualifizierter Belege und Nachweise akzeptiert. Möglich sind auch Zeitaufschreibungen und stichprobenartige Organisationsanalysen. Durch den Einsatz des Mitarbeiterportals ist eine dezentrale Erfassung vor Ort möglich. So können die Kosten (Personalausgaben aufgeschlüsselt nach Funktionen bzw. Leistungen, Sachausgaben, Abschreibungen, Overhead-Anteilen) direkt berechnet werden. Funktionsweise Die Applikation teilt sich in die drei Bereiche Dateneingabe, Datenfreigabe und Archiv und Auswertungen auf. Zur Dateneingabe erfassen die verantwortlichen Mitarbeiter der Sozialzentren die angefallenen Kosten. Die Eingabe erfolgt aufgeteilt nach Sozialzentren, jeder Mitarbeiter sieht jeweils nur sein eigenes Sozialzentrum, abhängig von seiner Kostenstelle. Vor jedem Abrechnungslauf werden die Angaben zu Personalkosten, Sachkosten und Abschreibungen angepasst. Abschließend wird der Abrechnungslauf durch den Mitarbeiter gestartet. Als Beleg bekommt der abrechnende Mitarbeiter eine E-Mail mit den abgerechneten Daten. Das Controlling wird ebenfalls per E-Mail informiert und kann den Datensatz direkt öffnen. Die Freigabe erfolgt dann wieder über eine Webmaske. Dadurch werden die Daten des Abrechnungslaufs in ein Archiv mit den abgeschlossenen Abrechnungen verschoben und stehen dort dauerhaft für Auswertungen bereit. Dateneingabe: Ablaufschema Datenfreigabe: Ablaufschema Archiv und Auswertungen: Ablaufschema Lösungspartner für Kommunales egovernment - 2 -
Abrechnung Sozialzentren Überblick über das eigene Sozialzentrum Datenerfassung Aufbauend auf der umfassend personalisierten Portallösung Intrexx Xtreme von United Planet wird es nur den zuständigen Mitarbeitern in den Sozialzentren bzw. beim Kreis selbst ermöglicht, Daten zu erfassen. Über personalisierbare Informationspakete (sogenannte Portlets) wird jedem Mitarbeiter eine zu seinen Aufgaben passende Startseite präsentiert. Aufbauend auf dieser Personalisierung werden die Daten in der Abrechnungsapplikation verteilt erfasst. Von Seiten des Kreises werden die Grundeinstellungen der Anwendung verwaltet. Dazu gehören beispielsweise die Metadaten zu den Sozialzentren wie Verantwortlichkeiten oder Planwerte zu den verschiedenen Kostenarten. Die Mitarbeiter der Sozialzentren pflegen die Informationen zu den monatlich angefallenen Kosten ins System ein. Dazu gehören vor Erfassung von Daten zu Mitarbeitern allem Personalkosten, Sachkosten und Abschreibungen. In Bezug auf die Personalkosten wird in jedem Abrechnungslauf berücksichtigt, welche Personalkosten angefallen sind. Dabei ist das Personalgerüst der einzelnen Sozialzentren voreingestellt. Dabei werden Teilzeitstellen ebenso einberechnet wie Funktionen, die von einzelnen Mitarbeitern nur während Lösungspartner für Kommunales egovernment - 3 -
eines Teils ihrer Arbeitszeit wahrgenommen werden. Monatlich angepasst werden muss hier im Regelfall nur die Kostenhöhe, die monatlich in Abhängigkeit der Arbeitstage variiert. Diese Routinevorgänge werden mit einem Wizard unterstützt. Dabei wird die Anzahl der Stellen ebenso erfasst wie deren Aufteilung auf die unterschiedlichen Tarifgruppen sowie die Funktionen, die von den einzelnen Mitarbeitern ausgeübt werden. Die angefallenen Sachkosten wie Reisekosten oder andere kleinere Anschaffungen werden ebenfalls monatsweise erfasst. Auch dies erfolgt durch die zuständigen Mitarbeiter in den Sozialzentren selbst. Abschreibungen, beispielsweise für die eingesetzte Hard- und Software, Büroeinrichtung oder Bauunterhaltung, werden ebenfalls mit der Anwendung erfasst. Hier ist im Regelfall keine monatliche Korrektur vorzunehmen. Die abzuschreibenden Gegenstände werden nach Anschaffung mit ihrer monatlichen Abschreibungshöhe ins System eingetragen und solange in den monatlichen Abrechnungsläufen berücksichtigt, bis das Ende des Abschreibungszeitraums erreicht ist. Erfassung abzuschreibender Gegenstände Lösungspartner für Kommunales egovernment - 4 -
Datenauswertung Ziel der regelmäßigen dezentralen Erfassung der Kosten ist es, gute Auswertungsmöglichkeiten zu den aufgelaufenen Kosten zu erhalten. Dazu sind Auswertungen sowohl auf Monats- als auch auf Jahresebene vorhanden. Abhängig von den Berechtigungen der Mitarbeiter stehen bestimmte Auswertungen nur auf Ebene eines Sozialzentrums oder aber sozialzentrumsübergreifend bereit. Die monatliche Auswertung richtet sich zunächst an die abrechnenden Mitarbeiter in den Sozialzentren selbst. Diese erhalten so einen schnellen und exakten Überblick darüber, welche Kosten in welcher Höhe in welchem Monat angefallen sind. So wird eine bessere Planung zukünftiger Ausgaben ermöglicht, da einfach Aussagen zu den verfügbaren Budgets möglich sind. Ergänzend stehen im Personalbereich beispielsweise verschiedene Auswertungen zur Verteilung der Stellenarten auf einzelne Tarifgruppen, Funktionen oder Leistungen oder zu den Sachkosten bzw. Abschreibungen bereit. Monatliche Auswertungen Neben den monatlichen Berichten gibt es Reports, die sich in erster Linie an das zentrale Controlling des Kreises richten. Diese dienen vorrangig der Unterstützung der jährlichen Berichterstattung gegenüber der Bundesebene. Diese Auswertungen auf Kalenderjahresebene verdeutlichen beispielsweise die Aufteilung des Personaleinsatzes nach Funk- Abrechnungen auf Jahresebene tionen, Stellenarten oder Tarifgruppen, die getätigten Abschreibungen oder einfach die Aufteilung auf die unterschiedlichen Kostenarten innerhalb der einzelnen Sozialzentren. City & Bits GmbH Schönhauser Allee 6-7 10119 Berlin Telefon: +49 (0)30 405055-0 Telefax: +49 (0)30 405055-29 www.cityandbits.de Lösungspartner für Kommunales egovernment - 5 -