Mai 2013 Sehr geehrte Damen und Herren, GSK wird auf elektronische Rechnungen umstellen. Es ist uns ein großes Anliegen, gegenüber Kunden und Lieferanten für eine kontinuierliche Verbesserung von Effizienz und Service zu sorgen. Um schneller auf Marktanforderungen zu reagieren und die Vorteile durch standardisierte Geschäftsabläufe nutzen zu können, implementieren GlaxoSmithKline AG und ViiV Healthcare GmbH, Schweiz, gerade ein integriertes, globales Modell mit SAP. Im Zuge dieser Implementierung bieten wir allen Lieferanten ab dem 2. Mai 2013 an, auf die elektronische Rechnungslegung via OB10 umzusteigen. Welche Vorteile bringt Ihnen ein Umstieg auf OB10 als Lieferant von GlaxoSmithKline AG und ViiV Healthcare GmbH? Sie profitieren von einer garantierten Rechnungszustellung innerhalb von 24 Stunden. Dies sichert Ihnen eine schnellere und zuverlässigere Abwicklung der Rechnungsstellung gegenüber Rechnungen in Papierform, die über den Postweg zu uns gelangen. OB10 ermöglicht Ihnen auch eine Nachvollziehbarkeit des Status Ihrer Rechnung von der Erstellung, zum Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung. Wir arbeiten mit OB10 zusammen, um Ihnen den Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung zu erleichtern. OB10 ist das weltweit größte Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung. Sie als unser Lieferant wurden in unser Einführungsprogramm aufgenommen. Wir ersuchen Sie deshalb, alle Ihre Rechnungen bis spätestens 28.Juni 2013 an uns in elektronischer Form über OB10 zu versenden. Wir haben OB10 gebeten, sich mit Ihnen innerhalb der kommenden 10 Tage in unserem Auftrag in Verbindung zu setzen, um die verfügbaren Optionen näher zu erläutern und den Wechsel zur elektronischen Fakturierung durchzuführen. Für Ihren Wechsel zur elektronischen Fakturierung ist keine zusätzliche Software erforderlich. Sobald Sie Teil des OB10-Netzwerks sind, können Sie über OB10 elektronische Rechnungen auch an andere Kunden senden, die Teil des OB10-Netzwerks sind. Damit rationalisieren Sie auch Ihre eigenen Prozesse. Für die Verwendung von OB10 fallen geringe Kosten an. Bestehende OB10-Kunden bestätigen uns aber, dass diese in den meisten Fällen durch die Vorteile der früheren Zahlung und der Einsparung von Zeit, Papier- und Portokosten aufgewogen werden. Unter www.ob10.com/country/ch/gsk erhalten Sie weitere Informationen über das Netzwerk, die Funktionsweise und die zahlreichen Vorteile für Ihr Unternehmen, wie Ihnen andere OB10-Kunden aus Erfahrung gerne bestätigen werden. Beachten Sie auch die Kundennummer von GSK: AAA128307964 GlaxoSmithKline AG AAA259628287 ViiV Healthcare GmbH Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung bei dieser Maßnahme. Wir freuen uns darauf, Ihre Rechnungen in nächster Zukunft über OB10 zu erhalten. Wenn Sie mit OB10 Kontakt aufnehmen möchten, senden Sie eine E-Mail an clientservices@ob10.com oder rufen Sie dort unter der Telefonnummer +41 (0) 445 801 466 an. Für den Fall, dass Sie mit Ihren Fragen direkten Kontakt mit GSK aufzunehmen wünschen, senden Sie diese bitte an gsk.ch-procurement@gsk.com. Mit freundlichen Grüßen Paul Fry Mag. Andreas Holzer Senior Vice President CBS Finance Services Director Finance and Administration GlaxoSmithKline Pharma GmbH 1
Häufig gestellte Fragen Warum sollten wir OB10 für den Versand unserer Rechnungen einsetzen? In naher Zukunft wird GSK ausschließlich Rechnungen akzeptieren, die auf diesem Weg gesendet werden. Bei bestehenden Verträgen kann GSK keine Zahlungen garantieren, wenn Lieferanten weiterhin Rechnungen in Papierform versenden. Ist die Fakturierung über OB10 Voraussetzung für Geschäfte mit GSK? GSK ist der Auffassung, dass die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für alle Lieferanten und Geschäftsfälle wesentliche Vorteile mit sich bringt. Ausnahmen von dieser generellen Haltung können nur in geprüften Einzelfällen und nach gegenseitiger Absprache vereinbart werden. Welche Vorteile ergeben sich für mich durch die Nutzung von OB10? Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnung verloren gegangene Rechnungen auf dem Postweg gehören damit zur Vergangenheit. Schnellere Bearbeitungszeit Ihrer Rechnungen und damit fristgerechte Bezahlung Keine Verzögerungen mehr aufgrund von fehlenden Informationen, falscher Zuordnung oder manuellen Eingriffen ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-Technologie keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich Bessere Bearbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management aufgrund von Zugriffsmöglichkeiten und Berichterstellung rund um die Uhr Umsatzsteuerkonform, unabhängig davon, wo die Rechnungen ausgestellt oder erhalten wurden Einfacher und kosteneffizienter Rechnungsversand jederzeit Muss ich diesen Service nutzen, wenn ich bereits fristgerecht bezahlt werde? Wenn Sie den Service von OB10 nutzen, können wir Ihre Leistungen auch weiterhin fristgerecht abgelten. Was geschieht, wenn ich weiterhin Rechnungen in Papierform sende? Wir können Ihre Rechnungen künftig nur noch in Papierform entgegennehmen, wenn dies ausdrücklich mit uns vereinbart worden ist. Wir empfehlen Ihnen, sich bis spätestens 28. Juni 2013 an das Netzwerk anzuschliessen und dann nur noch elektronische Rechnungen über das OB10-Netzwerk an uns zu senden. Ist dieser Service kostenpflichtig? Wenn Sie die Integrierte Lösung wählen, fallen eine Jahresgebühr sowie eine Transaktionsgebühr an. Die aktuellen Preise finden Sie im beigefügten Dokument unter OB10 Preisliste. Wenn Sie sich für das Webformular entscheiden, zahlen Sie keine Einrichtungs- oder Zugangsgebühr, um diesen Service in Anspruch nehmen zu können. Es fällt lediglich für jede Rechnung eine Transaktionsgebühr an. Was beinhaltet die Jahresgebühr für die Integrierte Lösung? Die Gebühr umfasst die Einrichtung Ihres Kontos im OB10-Netzwerk sowie allgemeine Kosten für die Bereitstellung des Services. Hierbei handelt es sich um eine jährliche Gebühr unabhängig davon, mit wie vielen Kunden Sie über das Netz Geschäfte abwickeln. Warum werden die Kosten nicht von GSK übernommen? Sowohl Sie als auch GSK zahlen für die Nutzung der OB10-Dienste eine Gebühr, da beide Seiten von diesem Dienst profitieren. Bedenken Sie auch, dass die Kosten für Papier, Druck, Versand usw. mit der Umstellung auf e-invoicing entfallen. Unserer Untersuchung zufolge ist die elektronische Fakturierung für Rechnungssteller sogar kostengünstiger, weil die Prozesse optimiert und Rechnungen zeitnah bezahlt werden können. Außerdem möchte GSK seine Lieferanten gemäß den allgemeinen Geschäftsbedingungen bezahlen und den Better Payment Practice Code (Kodex für bessere Zahlungspraktiken) einhalten. Werden von GSK Zahlungen über OB10 getätigt? Nein, OB10 ist ein Netzwerk für den elektronischen Rechnungsversand und -empfang, keine Plattform für Zahlungen. GSK wickelt den Zahlungsverkehr über die Schwestergesellschaft GlaxoSmithKline ICH Limited ab. Muss ich einen Vertrag mit OB10 abschließen? Ja, wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, müssen Sie eine Dienstleistungsvereinbarung mit OB10 abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie nur gebeten, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von OB10 zuzustimmen. Ist es erforderlich, irgendwelche Programme zu installieren? Nein, es sind keine speziellen Programme erforderlich. OB10 bietet eine einfache Lösung, bei der keine Datenformate vorgegeben werden. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in dem von Ihnen gewünschten Format. 2
Ich sende bereits elektronische Rechnungen an andere Kunden. Kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an GSK senden? Aus der Sicht von OB10 sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie auch Daten über dieses von Ihnen bevorzugte Format an OB10 senden. GSK nimmt keine elektronischen Daten direkt von Lieferanten entgegen, da wir eine einzige zusammengefasste Rechnungsdatei von OB10 erhalten, welche die Rechnungen all unserer Lieferanten enthält. Ich kann meinen Kunden die Rechnungen bereits über das Internet zukommen lassen, wobei sie die Rechnung im Internet in einem Bildformat ansehen können. Ist das eine Alternative zu OB10? Nein, das OB10 Netzwerk gewährleistet, dass GSK die von Ihnen übermittelten Daten in einem Format erhält, das sich auf unsere Rechnungssoftware hochladen lässt und gegebenenfalls mit einer Wareneingangsbestätigung kompatibel ist. Ein Abbild der Rechnung oder die Option anzubieten, die Daten in einem bestimmten Format herunterzuladen, ist für die Geschäftsprozesse von GSK nicht ausreichend. Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann? Dann können Sie auf die sichere OB10-Website gehen und mithilfe des Webformulars online Rechnungen erstellen. Dafür muss keine Software installiert werden. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Standard-Browser. Kann ich über OB10 an all meine Kunden elektronische Rechnungen versenden? Ja, Sie können über OB10 elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden senden, die im OB10 Netzwerk registriert sind, auch an andere Rechtspersonen von GSK. Es fallen dafür keine zusätzlichen Gebühren an. Wenn Sie OB10 bereits nutzen, fügen Sie bitte das nachfolgende Konto zur Liste Ihrer Kunden hinzu. OB10 wird Sie bei diesem Vorgang unterstützen. Die OB10-Nummer von GlaxoSmithKline Pharma GmbH lautet: AAA128307964 GlaxoSmithKline AG AAA259628287 ViiV Healthcare GmbH Ich plane in absehbarer Zeit die Umstellung auf eine andere Fakturierungssoftware. Kann ich so lange mit der Umstellung auf OB10 warten? Unser erklärtes Ziel besteht darin, dass alle unsere Lieferanten bis zum 31. Mai 2013 bei OB10 angemeldet sind und ihre Rechnungen über dieses Netz versenden. Das OB10-Netzwerk akzeptiert alle eingehenden Datenformate. Das heißt, Sie können sich im Netzwerk anmelden und Ihre Rechnungen senden. Sobald die neue Software einsatzbereit ist, informieren Sie OB10 einfach über das geänderte Datenformat und die entsprechenden Änderungen werden im Netzwerk vorgenommen. Somit ist ein problemloser Übergang ohne Unterbrechung der Rechnungszustellung gewährleistet. Arbeitet OB10 auch mit technischen Mitarbeitern zusammen, die kein deutsch sprechen? Wenn Sie als Schweizer Unternehmen bei der Einrichtung Ihres Kontos Unterstützung in Ihre Landessprache benötigen, rufen Sie bitte die Telefonnummer +41 (0) 445801466 oder +41 (0) 445801491 an. Darüber hinaus hat OB10 auch Servicenummern in folgenden Ländern eingerichtet: Australien +61 (0)1800035399 Belgien +32 (0)24031011 Dänemark +45 (0)80885818 Deutschland +49 (0) 69 2222 20293 Finnland +358 (0)800118871 Frankreich +33 (0)170708100 Großbritannien +44 (0)8701657420 Irland +353 (0)12477709 Italien +39 0236006340 Malaysia +60 (0)1800813158 Niederlande +31 (0)207121385 Neuseeland +64 (0)800448121 Singapur +65 (0)8001204757 Spanien +34 (0)914141472 Schweden +46 (0)850578418 Wo finde ich weitere Informationen über die OB10-Serviceleistungen? Weitere Informationen finden Sie unter www.ob10.com/gsk. Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang mit OB10? Weitere Informationen finden Sie unter www.ob10.com 3
1 / 4 e-invoicing und Ihre Optionen Melden Sie sich bei OB10 an und nutzen Sie folgende Vorteile: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen: keine verloren gegangenen Rechnungen auf dem Postweg mehr Pünktliche Zahlungen: Ihre Kunden können Ihre Rechnungen schneller bearbeiten Keine Verzögerung: Rechnungen können nur mit vollständigen Angaben eingereicht werden; keine falsche Zustellung oder manuelle Nachbearbeitung mehr Sichere Online-Verbindung: Versenden Sie Ihre Rechnungen einfach ohne zusätzliche Soft- oder Hardware Zugriff und Berichte rund um die Uhr: Profitieren Sie von einer höheren Transparenz der Bearbeitungsabläufe und einer besseren Cash-Flow-Verwaltung Steuerkonformität: Garantierte Einhaltung der steuerlichen und rechtlichen Vorgaben Einfacher und kostensparender Rechnungsversand jederzeit Es gibt zwei primäre Methoden für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über OB10. Entweder senden Sie Ihre Datendatei mit Hilfe unserer integrierten Lösung direkt an Ihren Kunden oder Sie erstellen Rechnungen online, indem Sie auf unserem OB10 Portal das Webformular verwenden. Nachstehend wird erklärt, wie e-invoicing funktioniert und welche Optionen Sie haben.
2 / 4 So funktioniert OB10 Lieferant Käufer Indem wir Rechnungen auf Dubletten kontrollieren und sicherstellen, dass sie die von Ihrem Kunden geforderten Angaben enthalten, stellen wir eine automatische, durchgängige Rechnungsbearbeitung sicher und ermöglichen so eine zügige Zahlung. Über das OB10-Portal haben Sie auch Zugang zum OB10-Archiv und zu verschiedenen Reporting-Funktionen. Bitte lesen Sie sich dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich entscheiden, ob die integrierte Lösung oder die Einreichung per Webformular über das OB10 Portal die beste Option für Ihr Unternehmen ist. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Diese Option ist geeignet für Organisationen, die eine große Menge an Rechnungen versenden. Bei der integrierten Lösung handelt es sich um ein vollautomatisiertes Verfahren, bei dem die Rechnung direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation extrahiert und direkt an das Finanzsystem Ihres Kunden versandt wird. Dies bedeutet: Wir verarbeiten Daten in praktisch jedem Format und kümmern uns um die Datenumwandlung gemäß Kundenvorgaben Keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig Sie können eine konsolidierte Datendatei für all Ihre Rechnungen versenden Sobald Sie im Netzwerk angemeldet sind, können Sie mit jedem Ihrer Geschäftspartner kommunizieren, welche das Netzwerk heute oder in Zukunft nutzen werden an andere Kunden senden
3 / 4 Kosten für die integrierte Lösung Jahresgebühr 1.100 * Transaktionskosten pro Rechnung 1 20 Rechnungen pro Monat 1,00 21 100 Rechnungen pro Monat 0,80 101 500 Rechnungen pro Monat 0,60 501 2000 Rechnungen pro Monat 0,44 Mehr als 2000 Rechnungen pro Monat 0,32 * Für die Einrichtung einer Verbindung zu Kunden wird eine zusätzliche Gebühr erhoben. Die Jahresgebühr deckt die Einrichtung und Instandhaltung Ihres Kontos für ein einziges steuerpflichtiges Unternehmen ab. Für Rechnungssteller, die Rechnungen an verschiedene steuerpflichtige Gesellschaften ausstellen, können zusätzliche Kosten anfallen. Die Höhe dieser Kosten hängt unter anderem von der Anzahl der verschiedenen Formate und der Anzahl unterschiedlicher Anbindungen ab. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner bei OB10. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis in Rechnung gestellt. Erste Schritte bei der integrierten Lösung Wenn Ihr Kunde Sie dazu einlädt, sich bei OB10 anzumelden, unterstützt einer unserer Experten Sie bei der Registrierung. 2. Webformular: Versand elektronischer Rechnungen über das OB10 Portal Das OB10 Webformular ist für Unternehmen gedacht, die pro Kunde jährlich nur wenige Rechnungen versenden. Das Portal bietet Ihnen eine sichere Verbindung an und gewährleistet einen Rechnungsversand an Ihre Kunden innerhalb weniger Stunden. So können diese Ihre Rechnung schnell verarbeiten und bezahlen. Kosten für die Nutzung des Webformulars Für den elektronischen Rechnungsversand mit Hilfe des Webformulars gibt es mehrere Preisoptionen. Bei der Anmeldung erhalten alle neuen Lieferanten automatisch zwölf kostenlose Transaktionen. Sollten Sie diese zwölf kostenlosen Transaktionen nach Ihrer einjährigen Mitgliedschaft noch nicht genutzt haben, so stocken wir Ihr Konto wieder auf zwölf Transaktionen auf, die Sie innerhalb der folgenden zwölf Monate verbrauchen können. Wenn Sie innerhalb der Einjahresfrist alle zwölf Gratis-Transaktionen aufbrauchen und zusätzliche benötigen, so müssen Sie Ihr erstes Transaktionspaket kaufen (Minimum: 25 Rechnungen). Anschließend haben Sie keinen Zugang zur kostenfreien Rechnungsoption mehr.
4 / 4 Rechnungsblöcke Preisstruktur Webformular** Anzahl der Transaktionen 1 12 Kostenlos* 2 25 35,00 3 50 65,00 4 125 150,00 * Die ersten zwölf kostenlosen Transaktionen werden automatisch zur Verfügung gestellt. Dieses Transaktionspaket ist für zwölf Monate gültig und wird am Ende des ersten Jahres aufgestockt. Wenn im Laufe des Jahres mehr als zwölf Transaktionen getätigt werden sollten, so müssen Sie mindestens 25 Transaktionen kaufen. Ab Ihrem ersten Kauf von Transaktionen haben Sie keinen Zugriff mehr auf die Option kostenloser Rechnungen. ** Zahlungsoptionen: Sie können über PayPal oder Kreditkarte zahlen. Wir akzeptieren Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo und American Express. Bei Zahlung auf Rechnungsbasis müssen mindestens 125 Transaktionen erworben werden. Zusätzlich fällt eine Verwaltungsgebühr von 15 % an. Erste Schritte um das Webformular zu verwenden Im Rahmen der Einladung zu Ihrer Teilnahme am OB10 Netzwerk erhalten Sie eine E- Mail mit einer Anleitung, wie Sie sich anmelden können. Sobald Ihre Anmeldung abgeschlossen ist, senden wir Ihnen Ihre Zugangsdaten per E-Mail. Anschließend können Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg über OB10 versenden. Weitere Informationen über OB10, den elektronischen Rechnungsversand und Ihre verfügbaren Optionen finden Sie unter www.ob10.com. Oder schicken Sie uns eine E- Mail an info@ob10.com.