Lösungen für Verbundgruppen und Franchisesysteme Eine Dienstleistung des steuerlichen Beraters
Die Lösung für Ihre Buchführung: einheitlich und individuell Aktuelle Zahlen und übergreifende Aufstellungen zum wirtschaftlichen Erfolg sind für Anschlusshäuser und Franchisenehmer ebenso von zentraler Bedeutung wie für die Verbundgruppenzentrale und die Franchisegeber. Das ist Voraussetzung dafür, dass alle Beteiligten kurzfristig auf Chancen und Risiken reagieren können. Diese Informationen werden vor allem aus dem Rechnungswesen gewonnen. Hierfür bietet Ihnen DATEV spezielle Lösungen an, mit denen eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Franchisegeber und -nehmer bzw. Verbundgruppenzentrale und -mitglied sowie Steuerberater und ggf. auch externen Partnern ermöglicht wird. Gemeinsam stärker Die DATEV-Lösungen sind auf die spezifischen Anforderungen von Verbundgruppen und Franchisesystemen ausgerichtet. Dabei profitieren sowohl Zentrale als auch Mitglied in Verbundgruppen sowie Franchisegeber und -nehmer von diesen Lösungen. Denn die Daten sind individuell aufbereitet und können über das DATEV-Rechenzentrum sicher ausgetauscht werden. Die DATEV-Programme für das Rechnungswesen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten höchste Qualität und zuverlässige Aktualität in Bezug auf gesetzliche und technische Änderungen. Dabei lassen sich der von Ihnen benötigte Programmumfang sowie die Form der Zusammenarbeit mit Ihrem steuerlichen Berater flexibel abstimmen. Ihr steuerlicher Berater steht Ihnen in jedem Fall unterstützend zur Seite, da er mit den gleichen Programmen arbeitet. Franchisegeber bzw. Verbundgruppenzentrale Definition einheitlicher Kontenrahmen Abgabe elektronischer Belege Erstellung Vergleich Anschlusshäuser DATEV-Rechenzentrum Verteilung einheitlicher Kontenrahmen Verteilung elektronischer Belege Übermittlung Monatswerte / Jahresverkehrszahlen Erstellung der Branchenauswertungen Franchisenehmer bzw. Verbundgruppenmitglied Datenübernahme aus Kassensystemen / Warenwirtschaftslösungen Erstellung Buchführung Erstellung Reporting (Monatswerte / Jahresabschlusswerte) Durchführung Controlling - Branchenauswertungen - Unternehmensauswertungen vor Ort, z. B. BWA in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Steuerberater Die beteiligten Partner im Zusammenspiel: Franchisenehmer/Anschlusshaus und Steuerberater DATEV Franchisegeber/Verbundgruppenzentrale
Inhalt 01 Prozessoptimierung in der Finanzbuchführung 02 Aussagekräftiges Reporting und Controlling 03 Lösungen für die Personalwirtschaft Zentrale Schnittstelle: das DATEV-Rechenzentrum Zentrale Basis Für die Übermittlung von Buchführungsdaten an den Franchisegeber bzw. die Verbundgruppenzentrale ist das DATEV- Rechenzentrum die zentrale Basis. Das DATEV-Rechenzentrum gewährleistet Anonymität, Plausibilitäts-Prüfungen und Aktualität. Das bietet sowohl für den Franchisenehmer bzw. die Verbundgruppe als auch für die Franchisebzw. Verbundgruppenzentrale Vorteile. Die Buchführungsergebnisse werden im DATEV-Rechenzentrum oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen gesammelt. Die Buchführungs-/Bilanz-Ergebnisse können an die Franchisezentrale über das DATEV-Rechenzentrum übermittelt oder für Internet-Portale bereitgestellt werden. Der Vorteil für die Zentrale liegt darin, nur einen Partner zu haben, der die Daten liefert. Damit sind die Daten immer verfügbar und der Prozess kann automatisiert werden. Datendrehscheibe Durch die Sicherung im DATEV- Rechenzentrum sind weitere DATEV- Dienstleistungen möglich. So ist die Datenübermittlung an den Bundesanzeiger, an Statistische Ämter sowie an die Finanzämter möglich. Die Daten sind stets verfügbar. Die Sicherheit der Daten auch in Bezug auf Virenschutz ist jederzeit gewährleistet.
01 Prozessoptimierung in der Finanzbuchführung beim Franchisenehmer oder Anschlusshaus Die Prozesse in der Finanzbuchführung können durch Standardisierungen und Schnittstellen einfach und schnell gestaltet werden. Standardisierung der Buchführung Sie möchten, dass Ihre Verbundgruppenmitglieder bzw. Franchisenehmer einen einheitlichen, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Kontenplan einsetzen? In Zusammenarbeit mit DATEV haben Sie die Möglichkeit, diesen für Ihre Franchisenehmer bzw. Verbundgruppenmitglieder zu entwickeln und über das DATEV-Rechenzentrum bereitzustellen. Die zentrale Verteilung des Buchführungsstandards an die einzelnen Buchführungen erfolgt dann durch das DATEV-Rechenzentrum an die einzelnen Franchisenehmer. Ein einheitlicher Kontenrahmen verbunden mit entsprechenden Buchungsanweisungen erleichtert die Vergleichbarkeit der Franchisenehmer und Anschlusshäuser untereinander. Durch diese Bereitstellung spart der Franchisenehmer bzw. das Verbundgruppenmitglied sehr viel Zeit. Denn eine individuelle Anpassung des Kontenrahmens an Ihre individuellen Bedürfnisse ist damit nicht mehr erforderlich. Datenübernahme aus anderen Anwendungen Mittels Schnittstellen können die Daten aus Kassensystemen und Warenwirtschaftssystemen direkt in die DATEV- Rechnungswesen-Programme übernommen werden. Dadurch kann viel Zeit in der laufenden Finanzbuchführung gespart werden. Ihr Kassensystem bzw. Ihr Warenwirtschaftssystem verfügt über keine DATEV-Schnittstelle? Wir bieten Ihnen hierfür verschiedene Standard-Schnittstellen zur Übernahme der Daten.
01 Prozessoptimierung Standardisierung Datenübernahme Elektronisches Bankbuchen Buchungsvorschläge Elektronisches Bankbuchen Ein weiterer Baustein bei der Optimierung der Finanzbuchführung ist das elektronische Bankbuchen. Dabei werden über das DATEV-Rechenzentrum die elektronischen Kontoumsätze Ihrer Banken abgeholt. Es werden Buchungsvorschläge und Zahlungsaufträge erzeugt und übermittelt. Die Einrichtung der Lerndatei erhöht das Automatisierungspotenzial. Das bedeutet Zeitersparnis, da nicht jede Bank ein einzelnes Programm und eine einzelne Anschaltung erfordert. Doppelerfassung und Fehler werden vermieden, die Qualität der Buchführung wird erhöht. Mit der Automatisierung manueller Tätigkeiten werden bei Ihnen Ressourcen freigesetzt. Automatische Buchungsvorschläge für Rechnungen Neben dem elektronischen Bankbuchen besteht auch die Möglichkeit zur automatisierten Buchung der Rechnungen: Der Franchisegeber oder die Zentrale kann eine elektronische Rechnung an den Franchisenehmer oder das Anschlusshaus über die Anwendungen im DATEV-Rechenzentrum (Unternehmen online) zur automatischen Erzeugung von Buchungsvorschlägen übergeben. Rechnungen im PDF-Format können in Unternehmen online mittels OCR- Software erkannt und Buchungsvorschläge für eine automatisierte Buchung erzeugt werden. Durch die Einrichtung einer Lerndatei und durch die Vorbelegung der Buchungssätze erhöht sich der Automatisierungsgrad. Die Buchführung gewinnt dadurch an Schnelligkeit und Aktualität. Übertragungsfehler können weitgehend ausgeschlossen werden.
02 Aussagekräftiges Reporting und Controlling Die laufende Lagebeurteilung Ihrer Franchisenehmer bzw. Verbundgruppenmitglieder muss Ihnen besonders wichtig sein. So kann eine Schieflage frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen können sofort eingeleitet werden. Hierbei unterstützt Sie DATEV mit geeigneten Werkzeugen. Ein einheitliches Rechnungswesen aller Franchisenehmer bzw. Verbundgruppenmitglieder ermöglicht aussagekräftige Auswertungen. Diese können schnell erstellt und für Vergleiche herangezogen werden, so dass die wirtschaftliche Situation der Gruppe transparent dargestellt werden kann. Neben dem breiten Angebot an Standardauswertungen, die in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen bereits enthalten sind, bieten sie die Möglichkeit, zusätzliche individuell angepasste Auswertungen aufzunehmen. Branchenauswertungen Zusätzlich besteht über die DATEV- Rechnungswesen-Programme die Möglichkeit der Teilnahme an einem anonymisierten Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche über das DATEV-Rechenzentrum. Die Durchschnittswerte werden Ihnen anhand der im Rechenzentrum gespeicherten Buchführungen berechnet (Basis sind etwa eine Million gespeicherte Finanzbuchführungs-Mandantendaten im DA- TEV-Rechenzentrum). Auf Grund der hohen Anzahl von Betrieben sind detaillierte Vergleiche in circa 400 Branchen möglich, so dass auch Sie sich mit Sicherheit darin wiederfinden werden. Der Vergleich mit dem Branchendurchschnitt ist eine bewährte Methode, beispielsweise Abweichungen der Kostenstruktur Ihres Unternehmens von branchengleichen Unternehmen auf den ersten Blick zu erkennen und frühzeitig Schwachstellen aufzudecken. Reporting an den Franchisegeber bzw. die Verbundgruppenzentrale Als Franchisegeber bzw. als Verbundgruppenzentrale benötigen Sie regelmäßig aktuelle Zahlen aus der Finanzbuchführung. Hier bietet DATEV Unterstützungsmöglichkeiten zum Übermitteln der Zahlen an die Zentrale bzw. den Franchisegeber. Es besteht die Möglichkeit, sowohl Monatsverkehrszahlen als auch Jahresabschlusszahlen aus den DATEV-Rechnungswesen-Programmen der Franchisenehmer bzw. Verbundgruppenmitglieder bereitzustellen. Dadurch liegen Ihnen qualitativ hochwertige Vergleichszahlen vor, die Sie anschließend in Ihrem System für ein zeitnahes Controlling auswerten können. So können aus den übermittelten Zahlen spezielle Auswertungen für alle Franchisenehmer, wie zum Beispiel eine Individuelle BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung), erstellt werden.
02 Reporting und Controlling Branchenauswertungen Reportings MRV-Bilanzrating Auswertungstools Beispielhafte Branchenauswertung
MRV-Bilanzrating Sind Sie bereits Mitglied im Zentralverband Gewerblicher Verbundgruppen (ZGV), besteht für Sie über Ihren Steuerberater die Möglichkeit, durch Übermittlung Ihrer Jahresabschlusszahlen an einem speziellen Bilanzrating (MRV- Bilanzrating) teilzunehmen. Das MRV-Bilanzrating (MRV: Mitgliederrating für Verbundgruppen) ist ein speziell und ausschließlich für die Mitglieder von Verbundgruppen entwickeltes, internes Bilanzrating, das passgenau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Verbundgruppe zugeschnitten wurde. Ziel des MRV-Bilanzratings ist es, dem Mitglied der Verbundgruppe auf der Grundlage qualifizierter Bonitätsbeurteilungen zielgerichtete Hinweise zur wirtschaftlichen Lage zu geben. Das MRV- Bilanzrating ist ein reines Bilanzrating, dessen Ergebnisse ausschließlich auf Jahresabschlusswerten basieren. Hierbei werden die Abschlussdaten auf elektronischem Weg über das DATEV- Rechenzentrum an die jeweilige Verbandszentrale gesendet. Im Gegenzug wird das dort erstellte MRV-Bilanzrating per Post sowohl dem Mandanten als auch das Einverständnis des Mandanten vorausgesetzt dem Berater zur Verfügung gestellt. Aus den Ergebnissen des MRV-Bilanzratings können weitergehende Beratungsansätze zur tiefer gehenden Analyse der wirtschaftlichen Lage des Mandantenunternehmens vorgenommen werden. Folgende Verbundgruppen nehmen bereits heute daran teil: Euronics Deutschland eg Intersport Deutschland eg Soennecken eg Zweirad-Einkaufsgenossenschaft eg Wenn Sie das MRV-Bilanzrating auch für Ihre Verbundgruppe nutzen wollen, dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf!
02 Reporting und Controlling Branchenauswertungen Reportings MRV-Bilanzrating Auswertungstools Auswertungstool für den Franchisegeber bzw. die Verbundgruppenzentrale Als Franchisegeber bzw. Verbundgruppenzentrale möchten Sie eine mandantenübergreifende Planung, Prüfung und Analyse der Daten der einzelnen Anschlusshäuser bzw. Franchisenehmer vornehmen. Mit Hilfe der Anwendung KOMAND (KOnsolidierung von MANDantenbuchhaltungen) haben Sie die Möglichkeit, Buchführungsbestände von verschiedenen Franchisenehmern bzw. Verbundgruppenmitgliedern aus Kanzlei- Rechnungswesen/Rechnungswesen einzulesen und auszuwerten. Sie können homogene Mandantenbuchführungen strukturiert zusammenführen, selektive Auswertungen für die konsolidierten/einzelnen Mandanten bereitstellen und einen Vergleich auf der Basis der kurzfristigen Erfolgsrechnung darstellen. Zusätzlich erhalten Sie Benchmarkvergleiche, Durchschnittsvergleiche, Vorjahresvergleiche und Chefübersichten. KOMAND-Chefübersichten Mit Hilfe der Ampelfunktion wird Ihnen schnell ein Überblick über die aktuelle Lage der Franchisenehmer bzw. Anschlusshäuser ermöglicht.
03 Lösungen für die Personalwirtschaft Mitarbeiter sind der entscheidende Erfolgsfaktor im Unternehmen. Denn der optimale Einsatz der personellen Ressourcen hat wesentlichen Einfluss auf die wirtschaftliche Bilanz. Grund genug, im Bereich Personalwirtschaft mit professionellen Lösungen zu arbeiten. Einfache Lohnabrechnung Die DATEV-Lösungen erleichtern Ihnen mit hilfreichen Funktionen und zahlreichen automatisierten Vorgängen die Abrechnung. Beispielsweise können geleistete Arbeitsstunden direkt aus dem Zeitwirtschaftssystem übernommen werden. Ein Direktversand von Lohnabrechnungen an die Arbeitnehmer ist über den automatischen Auftragsversand möglich. So erhält jeder Mitarbeiter unabhängig von den Arbeitszeiten pünktlich seine Abrechnung. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, der Lohn- und Gehaltsabrechnung eigene Anschreiben beilegen zu lassen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wichtige Informationen gleichzeitig erhalten. Die elektronische Datenübermittlung an Finanzämter, Sozialversicherungsträger etc. wird zuverlässig erledigt. Auch beim ELENA Verfahrensgesetz ab 2010 sind Sie mit DATEV auf der sicheren Seite. Übersichtliches Personalmanagement Verschiedene Standardauswertungen sowie individuelle Berichte erlauben Ihnen ein aussagekräftiges Personalcontrolling und mit einer Fluktuationsstatistik z. B. einen Vergleich zwischen den Franchisenehmern und Verbundmitgliedern. Mit den Personal-Managementsystemen ist die Personalverwaltung einfach übersichtlich. In der elektronischen Personalakte sind alle mitarbeiterbezogenen Daten gespeichert und sofort verfügbar. So haben Sie jederzeit alle Informationen rund um einen Mitarbeiter, z. B. zu Arbeitsmittel, Schlüsselvergabe und Mitarbeiterausweis, zur Hand. Auch für den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung stehen Ihnen DATEV-Programme zur Verfügung.
03 Personalwirtschaft Einfache Lohnabrechnung Übersichtliches Personalmanagement Unterstützung in allen Belangen Selbstverständlich ist die Software immer auf dem aktuellen gesetzlichen Stand und auch der Einsatz weiterer DATEV-Programme wie z. B. zum Dokumentenmanagement sowie verschiedene Online-Lösungen sind jederzeit möglich. Genauso wie die individuelle Anpassung der Programme an Ihre Anforderungen. Programmschulungen und vielfältige Serviceleistungen runden unser Angebot ab. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem steuerlichen Berater oder im Internet: www.datev.de/verbundgruppen oder www.datev.de/franchise
Partnerschaftliche Zusammenarbeit Wie sich mit DATEV-Software eine erfolgreiche Zusammenarbeit gestalten lässt, sollten Sie mit Ihrem steuerlichen Berater besprechen. Er kennt die Anforderungen in Ihrem Unternehmen und berät Sie zuverlässig in allen steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen. Sprechen Sie ihn einfach darauf an. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.datev.de/unternehmensloesungen oder unter der Telefonnummer 0800 1001116. Eine Dienstleistung Ihres steuerlichen Beraters Art.-Nr. 10390 2010-02-01 DATEV eg 2010, alle Rechte vorbehalten